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人事档案范文1
我在我们县劳动局的人才交流中心实习,因为正值七八月间,正是各高校将毕业生档案寄回毕业生户籍所在地的高峰时段,所以登记和查收当天收到的来自各地高校的学生档案便成了我首要任务.
我本以为档案的查收工作是一项很简单的工作，就是从传答室把寄到的档案拿过来，然后登记编下号，事实上却并非如此，也没我想象的那么简单．档案的查收工作主要有以下几个环节：即档案的核查﹑问题档案的处理﹑寄回执和档案登记编号．下面我就来具体介绍下每一个环节的具体操作内容．
首先是档案的核查，顾名思义就是档案的核对和检查．这一环节具体分为两个步骤．第一步是档案的核对，即三对，对数量，对姓名，对原籍地址．对数量，就是将校方提供的清单上的档案数量与实际收到的档案数量进行核对，看看两者是否有出入；对姓名，就是对档案的所有人进行核实，是否与校方提供的名单一致；对原籍地址，这一步看似可有可无，其实很关键，由于我国文化的特殊性，经常会出现同名同姓﹑同名同姓异性等情况，因此也不排除会因这种原因而把档案错寄，为了及时排除这种可能性，必须认真核对档案袋上毕业生原籍，以免带来更多不必要的麻烦．第二步是对档案内容的检查，大家都见过人事档案袋，在这类档案袋的封面上都已将档案内所包含的资料标明，我们的任务就是按图索骥，根据档案袋上所标明的数量进行逐一核对，将存在问题的档案找出登记，其中常见的问题主要有以下两个：资料的缺失和资料的错放．这些问题表明，各高校在档案管理方面存在着一定的问题．笔者曾在去年参加过学校内毕业生档案的整理工作，认为学校档案整理工作在某些环节上规范性不足有待提高．尤其在组织人员方面，对工作人员的专业素质没有严格要求，没有考虑到档案管理专业学生的专业优势．
其次是问题档案的处理．这一环节主要是对在档案核查这个环节发现的问题档案进行处理．该环节的工作是以学校为单位，当核查完当年某所学校寄返的毕业生档案后，通过电话联系校方集中处理存在问题的档案，如退返错寄档案，学校补寄错﹑漏﹑失的档案和相关资料．
接下来是把回执寄回学校,由于毕业生的档案是通过邮寄的方式寄返的，因此在完成对档案的核查及问题档案处理等环节后，务必把回执寄回学校，表明你方已收到档案，这样一来，就说明学校向原籍人事部门移交学生档案的工作已经结束．
最后是档案的登记编号．对收到的毕业生档案进行登记编号是为了便于统一管理和以后查找．根据根据各地人事部门相关政策，学生毕业时其档案将由学校统一寄回其原户籍所在地的人才交流中心保管，这样一来，既加强了对毕业生档案的管理，有效的防止了档案的流失，同时又解决了长期以来困扰各高校的挂靠在学校的应届毕业生档案只增不减的问题．档案的登记编号除了有助于档案的集中同一管理，更重要的目的为了以后的查找，以提高机关单位的办事效率．对此各地的人才交流中心都备有毕业生档案登记册，以便对本年内的应届生档案进行随机登记和编号，等到有应届生凭有效证明来取档案或者相关资料时，办事人员就可以根据登记册上的编号到档案室取档案，这样不仅缩短了办事时间，又提高了机关办事效率．
以上就是档案查收工作的四个环节，四个环节环环相扣，其中第一个环节是整项工作的基础，而第四个环节既是整项工作的关键，同时也是人事部门所有档案管理工作的基础，由此可见，第四环节档案登记编号工作对于人事机关日常工作的重要性，那么，我认为要提高人事机关日常工作整体的工作效率，就应该从这第四环节入手，那么怎么样才能使这一环节的工作有质的飞跃呢？
人事档案范文2
1 概述
人事档案在企事业单位人事管理中的作用非常重要，所有员工人事档案包括单位人员信息，只有完成人事档案信息的管理，人力资源管理才能打下基础。人事档案管理的核心是确保人事档案信息的真实性、完整性和准确性。人事档案管理改革必须有明确的目标，有计划地制定科学合理的改革方案，从而达到提高管理工作质量和效率的目的。
2 人事档案管理的作用
2.1 提高人力资源的结构配置
企业人力资源管理部门可以借助相关的员工人事档案管理，实现高效的人员管理，所以企业人力资源规划、人事档案可以根据员工的专业知识、业务性能和专业品质，将最合适的人员放在最合适的岗位，执行工作任务。此时人事档案可以促进员工潜力的激发，帮助他们实现人生价值，促进企业的可持续发展。
2.2 有助于人力资源需求的合理性和科学性
对人力资源的需求产生干扰的因素往往来自企业内部环境，辅助人事档案管理可以帮助企业人力资源管理部门有一个一生都献给了对人力资源的理解，并且可以参考企业长、短期发展目标，合理地估计和预测的需求，从而确保企业的连续性和稳定性。此外，在规划的过程中，人力资源管理人事档案材料可以使企业高层管理者和决策者对人力资源有一个清晰的理解，是奠定一个好的基础发展的战略目标，建立一个科学的人才体系，大大降低了好员工“跳槽”的现象。也就是说，人事档案可以促进人力资源管理科学和标准化的发展，这是一个重要的形式。
3 人事档案管理改革中存在的问题
人事档案管理改革的过程中，经常会有一些难以解决的问题，一方面，相关管理人员的人事档案管理缺乏全面的认知；另一方面，人事档案管理人员不具备完善的管理体系，需要提高人事档案管理的质量。具体问题表现为以下三点：
3.1 人事档案管理改革人员缺乏正确的认知
改革人事档案管理和业务管理人员对于人事档案管理、业务单元缺乏正确认知，领导还没有树立正确的思想，在一定程度上不能适应时代的发展，不能提高人事档案管理的关注。与此同时，业务单位人事档案管理的工作人员对人才档案管理存在错位的认知，忽视其重要性，很难真正实现管理系统，导致人事档案管理质量低下。人事档案管理改革存在问题，如人才稀缺，有关部门没有建设高质量的人才团队，没有钱，在提高人事档案管理的效率和质量上很难发挥出重要作用。
3.2 缺乏完善的人事档案管理系统
目前，人事档案管理工作没有建立完善的管理制度，人事档案成员的行为管理系统无法使用，导致人才流失加剧问题，很难提高业务单位人事档案管理的质量。同时，人事档案管理人员档案工作领域改革得较晚，没有建设完善的改革机制，可能存在文件丢失的问题，很难加强人事档案的管理。
3.3 缺乏更高层次的信息化
随着我国社会经济的发展，市场经济体制不断完善，引入相关的法律、法规和政府有关部门管理机制，可以努力提升信息技术水平，使人事档案管理的效率得到提高，但结合当前的现实人事档案管理，许多企业的人事档案管理信息不完善，水平相对较低，电脑只是一个简单的打印作业配置，没有实现人事档案信息电子化，也没有互联网接入功能，它会造成人力资源的浪费，人事档案管理错误率会直接影响人事档案管理的效率。
4 改革问题的解决措施
随着我国人事档案管理的改革，相关的管理人员和技术人员必须完全解决各种问题，提高人事档案管理工作效率和质量，提高人事档案发展的影响力。具体措施包括以下：
4.1 树立正确的认知
在我国人事档案管理的改革过程中，必须重视对意识的想法，主要是因为意识的正确概念有利于改变人们的思想和行动，提高管理的效率，第一，管理者必须重视员工的概念转换，使其可以面对他们的工作，与此同时，人事档案管理部门需要增加营业额，提高人事档案管理的质量，营造良好的工作环境；第二，我??国家相关的管理部门必须严格分析人事档案管理要求，形成系统的人事档案管理平台；第三，相关管理部门也应高度重视人才工作，提高员工的专业素质，使其能更好地参与管理，保证人事档案管理专业和系统的管理能力，使员工更熟练地掌握办公软件，通过这种方式提高人事档案管理改革的工作效率。
4.2 建设高素质人才队伍
人事档案管理必须具备高质量的人才队伍建设，提高人事档案管理的效率和质量。第一，我国人事档案管理部门需要严格的招聘体系，招聘人员专业素质高，要求按照规定和思想道德水平，提高人事档案管理在我国的保护水平；第二，我国人事档案管理部门在招聘员工时，应定期进行专业知识和技能培训，使其能掌握专业的人事档案管理知识和技能，并提高他们的工作质量；第三，我国人事档案管理需要做好思想政治工作，提高效率和质量的思想政治工作，加强思想政治建设系统。
4.3 建立“统一”、“分离”查询和方便的管理系统
所谓的“统一”是人事部门的要求，档案管理机构必须相互配合，紧密联系在一起，在很大程度上要避免人员的转移和流动。所谓的“分离”是在职人员档案管理和退休人员管理要分开，在职人员档案保管在单位和部门，退休人员文件由另一个部门统一管理。一方面，它在很大程度上减轻了档案管理工作的压力；另一方面，档案管理工作可以更清晰，更加方便管理。这个退休人员专业管理的方法，可以防止由于不注意导致的退休文件损坏或丢失，因此失去了重要的有价值的文档。
4.4 建立社会公共权威档案管理机构的性质
人事档案管理可以建立一个社会公共性质的档案管理机构的权威，而我国现有的人力资源机构和人力资源市场中心一段时间内难以解决这个问题，一些人的档案在归档后，他们将不会再接受这些档案，这意味着一些人事档案仍不能得到有效的保护，许多企业和机构都保持自己的单位人事档案，这造成其他人和退休人员文件没有托管，因此建立一个社会公共性质的档案管理机构的权威是必要的，它不仅有记录的作用，还很大程度地方便了个人，如人的保险信息是否有违法、违规的情况。
4.5 建立完善的创新体系
随着我国科学技术的发展、社会的进步，我国人事档案管理应该从单向到社会管理转变，相关管理部门也需要改变管理方式，减少管理存在的问题，同时企业还应重视人事档案管理方式，实现资源共享，通过人事档案的流动，加强人才选择的科学性和合理性，并?_到预期的目的。与此同时，我国人事档案管理部门需要满足社会的需要，减少人事档案管理存在的问题，加强人事档案的管理。
4.6 开发信息管理解决方案
我国人事档案管理必须注意应用信息技术，以确保合理利用人事档案电子档案的管理，减少人事档案管理存在的问题。第一，人事档案管理人员应使用电子文件，而不是采用纸质记录管理模式，减少问题的产生，避免文件损坏和遗失等现象；第二，人事档案管理需要备份，避免人员文件丢失等问题；第三，要在人事档案管理时在计算机上秘密安装防火墙软件等，以避免黑客的攻击，并确保能促进改革人事档案管理质量和效率，加强人事档案管理的改革。
人事档案范文3
［关键词］人事档案；管理；改革
1人事档案管理存在的问题
1.1单一模式
层次的多样性的矛盾。目前，我国企业人事档案管理大多采用干部人事档案管理模式，这种管理模式比较适合本单位内部人事档案，来源比较单一，仅限于本机构人员，同时这种模式也方便查找和利用，涉及面比较窄，也有利于人事档案的保护工作。但是随着我国经济体制改革的不断深入，市场经济的不断发展，我国涌现出许多类型的企业，有公有制企业，三资企业和私营企业三种形式。企业的类型较多，在这些类型的企业中，企业管理者的身份层次也很多。有选举产生的董事会、监事会成员，有董事会、经理聘任的内层管理人员。在国有企业中，也有上级党委组织部门直接任命的领导者等等。因此，职工层次的多样性决定了企事业单位的人事档案管理方法要与之相适应。
1.2部分单位在档案硬件设施上投入不足
档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，更有甚者，在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。
1.3人事档案管理方式和手段相对落后,运行效率较低
管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案管理需要专人管理单独存放。但现在大多数事业单位的从事人事档案管理的人员往往身兼数职且大部分靠手工操作未使用干部人事档案电子信息化管理系统费时、费力效率低。
2人事档案管理的建议
2.1完善人事档案管理制度
提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作。如果没有一定的制度来制约,就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要,进一步完善各项档案管理制度并在抓落实上下功夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度,对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求,更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则,使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。
2.2注重人事档案材料收集
提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础,随着政治经济体制改革的不断深化,干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多,给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
2.3采用现代化管理手段
加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率,就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,根据需要,通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。
2.4提高人事档案管理人员的素质
人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员要不断提高自身政治素质和专业素质。提高自身的政治素质,加强责任感,把人事档案工作看做是一项政治工作,在平常的管理中体现它的严肃性能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错。有了责任心.才能不厌其烦地去收集材料才能认真鉴别材料的真伪。
3结语
为转变人们对“人事档案”无用论观念和思想，我们应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的人事档案管理机制，使之能够符合社会主义市场经济发展和社会政治体制改革的需要，为新时期人才管理和使用提供更好的服务。
主要参考文献
［1］陈小薇．对企业人事档案管理存在问题初探［J］．就业与保障，2006（2）．
［2］吕春影．人事档案管理中存在的问题及完善措施［J］．濮阳职业技术学院学报，2004（11）．
人事档案范文4
[关键词]人事档案；管理；普遍问题
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）03-253-01
随着人事制度的改革，人事政策在全国的推行，人事档案管理工作显得特别重要。当前，各档案管理部门或多或少存在着一些问题，这些问题影响了档案托管人员的利益和合法权益，也不利于人事档案管理部门的长远发展。在新闻媒体和网络舆论已形成强大维权武器的信息时代，各管档部门更应不断提升自己的业务水平，紧跟时代步伐，借用科技手段，创新管理模式，促使档案管理的规范化、科学化、专业化。
一、人事档案管理人员的认识不够
保管人事档案是一项重要的职责，专职档案管理人员不仅仅要遵从保密原则，保管住档案，更要保管好档案，这是新时代的必然要求。近几年来，我国各机构改革力度大大加强，尤其是引进竞争机制的用人制度的改革打破了“铁饭碗”时代，为各用人单位和社会各类人才提供了双向选择的机会，人才流动性大大加强，人动更加频繁，这就要求从事档案管理工作的部门积极、主动地为托管人员提供跟踪服务，档案管理人员的意识也要改变。仅仅停留在过去的“就档案管档案”的层面是不够的，管档人员还应具备“就人才管档案”的认识，以人才为焦点，确保人才档案的完整性和系统性。如果没有这方面的意识，档案管理创新的步伐就无法迈开，也难以适应新形势下的新要求。
二、档案管理配套设施不完善
档案库房设施简陋，档案室建设不标准、不规范、“六防”设备不配套的现象大大存在，有些部门连档案管理的基础设施都极度缺乏，这些配套设施的不完善不仅增加了档案管理人员的劳动强度，直接影响了档案的美观整洁和完整性，也大大降低了管理的效率，更增加了管档风险。因此，管档配套设施应紧跟科技的步伐，以确保安全、方便、快捷、高效地管理档案。利用电子信息平台和新兴软件技术登记管理信息势在必行，系统化甚至网络化管理措施的推行是现代化档案管理的助推剂，是与人力资源公共信息市场化接轨的有力装备，档案管理的信息化水平依赖于配套设施的完善。
三、管理措施及收集工作力度不强
档案管理人员在调阅档案时都是采取手工方式，反复的手工接触使档案遭到磨损，人工的操作也容易导致档案放置排列失误，因此，借用先进技术手段，充分掌握现代化管理技能，提高档案管理的信息化程度是做好档案管理工作的新要求和档案管理部门发展的必然方向。此外，收集、归档工作不到位、执行不严格也严重影响了档案的质量，材料收集的全面性、完整性、及时性是充实档案和提高档案质量的前提。管档部门应积极、主动地与各单位密切配合，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能充实丰富文件资料，避免归档遗漏，为用人单位和各类人才提供齐全、准确、可靠地档案信息资源，使得滞留的死材料变为有效的活信息。
四、档案管理人员素质不高
人事档案至关重要，管档人员也应是素质较高且有专业管理知识及计算机水平较高的人员。但是，就目前来看，大部分管档人员都未进行严格选用，这就影响了管理的水平和效率。要拥有一支专业的管档队伍，各部门就必须严把选人关，例如，实行岗前培训、定期考核、目标责任制等多种细则。优化自身队伍建设是实现现代化管理的必备要求，也是提高人事档案管理水平的原动力。
五、对人事档案转移渠道的宣传解释不到位
人事档案属保密材料，不得经由个人保管，必须专人专取专管。但是，社会上也有大部分高校将档案交由毕业生个人自带，这是对毕业生极不负责的行为，而且由于毕业生对人事档案的重视程度不够，往往私自将个人档案拆封，甚至将其中的材料随意处置，这就严重损害了毕业生的终身利益。目前，毕业生毕业后，人事档案转移渠道较多，有的直接滞留在高校，有的暂寄在毕业生就业指导中心，有的转给用人单位，有的转入人才机构。多种管理渠道一定程度上加强了人事档案的流动性。而毕业生的就业方向不同，选择人事档案存放的渠道也应不同，例如，选择就业的毕业生把档案存放在正规的人才机构人才交流中心进行人事有利于以后的档案工资调整、工龄计算、户口迁移、办理养老保险等，而继续留在高校深造的学生将人事档案存放在高校较妥，暂未落实工作单位的毕业生将档案存放在毕业生就业指导中心较好。但是，就目前来看，由于高校和各档案管理部门对人事档案管理渠道的宣传解释力度不够，变相地提高了档案流失率。
所以，对档案转移的多种渠道的利弊还亟待加大力度宣传和解释，让各类人才有针对性地选择自己的人事档案托管机构。
人事档案范文5
（一）建立完整的数据库管理系统。具体操作如下：
1.完善人事档案信息综合数据库，建立信息收集网络、传递方式，制定人事信息收集内容。
2.建立人事档案信息分类数据库，保证数据采集准确，随时更新。
3.建立数字档案库，借助多媒体设备（如电子扫描仪或数码相机）将人事档案进行数字化处理，刻录光盘。
4.完善和建立办公信息数据库，人事档案管理日常的办公业务均列为办公信息数据库的服务范围。
（二）培养一支高素质档案管理队伍。人事档案管理工作需要高素质、复合型人才，具备良好的个人素质、较高的文化知识、有一定外语水平，懂得人事档案管理专业知识和计算机网络技术的应用和维护知识，全面了解和自觉执行人事档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准，在工作中具有较强的适应性、稳定性和创造性，能够下功夫研究并解决当前档案信息化建设中遇到的一些实际问题，还要善于探索未来人事档案信息化建设的发展思路。具体表现：熟练掌握信息技术的操作技能、具有管理信息资源的创造能力、熟悉掌握不同信息载体的科学化管理能力、能将安全保密措施正确用于人事档案信息处理过程中。
（三）建立健全相应的规章制度。在制定信息化建设的规章制度时，参照国家和有关部委颁发的档案信息化建设法规，研究制定以下几种制度：计算机人事档案信息管理的暂行办法；计算机人事档案信息收集与归档管理的暂行办法；计算机人事档案信息提供与利用的暂行办法；计算机人事档案的安全与保密制度等条规 ，确保各项条款的实用性。
（四）加大安全保密工作力度。要经常组织人事档案工作者开展计算机信息安全保密方面的教育活动，如业务讲座、经验交流、专家巡回演讲和展览等教育形式，不断增强广大人事档案工作者安全保密意识，逐步提高安全防范的工作能力；人事档案部门不仅要坚决贯彻落实国家颁发的计算机信息系统的安全保密方面的法律、规定，还要结合本单位实际尽快制定出计算机信息安全保密方面的具体实施办法，如计算机人事信息档案的安全与保密制度、计算机人事信息档案的安全保密防护办法，真正做到有法可依，有章可循；要结合人事档案信息的利用情况，严格确定利用对象、方式和时间，避免信息利用无序状态。为防止人事信息传输中的非法访问、非法收集和删除破坏等现象发生，应在相应的网络接口部位安装监控设备，并定期进行检测与维护。为防止计算机病毒侵入人事信息网络系统，要经常用有关清毒软件对计算机系统做好清毒，确保人事信息万无一失。
二、医院人事档案信息化的意义
（一）人事信息资源充分得到共享。有利于组织领导能直观快捷地了解和掌握员工队伍状况；提高医院人事档案信息的利用率，最大限度地保护了纸质档案；易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，降低了档案管理的成本。
（二）保证医院人事档案信息的时效性、真实性。使人事档案存放更加规范系统，使查询档案方便、快捷，做到人才流动到哪里，档案信息系统就跟踪到哪里，提升人事档案的使用价值，实现档案信息资源的合理配置，为社会提供高效、优质的服务。
（三）提高人事档案管理效率。在干部选拔任用、调整配备和交流等工作中，可利用信息库直接产生干部任免审批表、基本情况表、干部名册等，大大提高了人事管理工作的运转速度。
人事档案范文6
关键词：人事管理；人事档案；信息运用
中图分类号：G270 文献标识码：A
文章编号：1005-913X（2015）04-0244-02
一、人事档案信息是了解员工的直接材料
档案记载着一个人成长的轨迹，记载着身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况以及人才能力、性格、工作作风、思想政治表现等许多情况，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人找工作、转正定级、职称申报、办理养老保险等，都需要档案“说话”，它的作用不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障！
（一）人事档案的基本信息
人事档案是企业了解员工信息的直接途径。档案是历史的真实记录，企业通过档案可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，可全面、准确地了解员工，总结经验教训，做到知人善任、选贤举能，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。在人事档案中一般会显示员工的免冠照片，企业可以通过照片直观地看到员工的相貌气质，为企业人力资源部门给员工安排岗位提供依据。相貌气质清丽温婉的女员工可以安排在前台接待或秘书的岗位，既能体现出企业的良好形象，又能使员工的外貌资源得到充分的开发利用。外表和蔼、有亲和力的员工，可以被安排在售后服务部门。一般需要售后服务的客户心情都相对急躁，有亲和力，性格温和的员工能促使客户心情舒缓，情绪冷静。合理、高效的员工职业安排可以促进企业的各项工作顺利进行。虽然企业用人不能以貌取人，但是在初级用人阶段，这也是企业的选择之一。在员工的基本信息中一般还会有年龄和婚姻状况的信息显示，企业可以根据员工的婚姻状况为员工安排具体工作。例如，已婚，并且孩子年龄较小的员工，企业可能会选择安排尽量少出差或者不出差的工作；对于富有活力，尚未结婚的年轻员工，企业可能给他们安排更富挑战性的工作。员工的基本信息是企业人力资源管理的基础，为人员安排提供基础性的资料。
（二）人事档案的潜在信息
在人事档案信息中，员工的工作经历也是一个十分重要的信息源。员工曾经的交际圈将可能会给现在的工作带来一些有利的因素。所谓的人脉关系就成为人事档案信息中的潜在信息，同时也是员工给企业提供的隐形资源。企业的人力资源部门可以依据员工曾经的工作环境，工作特点以及工作成绩为员工安排适合的岗位和提供发展空间。在人事管理工作中，员工潜在的信息应该比基本的、直观的信息更受重视。潜在信息在某种程度上也是员工尚待挖掘的资源。企业应该利用员工所有的资源，无论智力资源、体力资源还是人脉资源。[1]在资源共享的时代里，广阔的朋友圈往往能给企业带来意外的商机，使企业在竞争中也能处于不败之地。此外，人事管理相关部门和人员应该对员工的人事信息进行合理的保密存储，不要未经本人许可随意透露员工的个人信息，以免对企业和个人造成不必要的困扰和损失。
二、人事档案信息为员工合理调配提供可靠信息
（一）人事档案信息为合理安排员工工作内容提供参考
人事档案信息将为企业人力资源部门合理安排员工岗位提供可靠的信息。在现代企业招聘过程中，企业往往更倾向于招聘具有相关从业经验的人员。而现今，城市间人口流动量大，工作更换频率，许多人一年之内就换了几个工作。人们的工作观念已经不像多年之前，寻找“铁饭碗”“终身制”的职业了。有丰富工作经验的人员，寻找薪资福利待遇更丰厚的职业和企业。年轻人虽然工作经验相对欠缺，但是有朝气，有热情，更倾向于寻找发展潜力大的职业和能为自己提供更多发展空间的企业。人事管理部门应该查阅员工档案中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料，结合工作意向，薪资要求等来合理安排员工的工作，把真正能为企业服务，能为行业发展做出贡献的人才发掘出来，并高效地利用起来。
（二）人事档案信息是员工晋升、裁撤的重要参考
人事档案信息常常会记录着员工的各项工作成绩。在用人过程中对定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总归入本人档案，因此，用人单位在人员录用、晋级、考核时，都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。企业在市场竞争中遵循优胜劣汰的规律，在经济出现危机时，很有可能遭受打击甚至是重创。此时，企业为了减轻经济压力以保存实力，必然会选择裁员，那么人事档案中的相关信息就会为人力资源部门的裁员活动提供参考。工作成绩不突出，工作能力相对薄弱，人际交往欠佳的员工都可能成为裁撤对象。这些对企业参与下一轮竞争工作帮助甚微的员工被裁撤，也是企业内部整顿的一部分，为企业今后立足，发展提供了保障。与此同时，在人事档案显示中，工作成绩突出，有上进心，有合作精神、富于创造力，敢于迎接挑战的员工，自然会被发掘、重用，成为企业的无形资产。人事档案是记录员工成长历程的重要信息库，是人事管理部门为人员发展制定方向的重要参考资料，是员工今后选择职业的参考之一，也是企业定位员工和员工寻找自我认同的重要资料。[2]
三、人事档案信息为社会保障情况提供参考资料
（一）人事档案信息为国家提供劳动保险情况
人事档案信息不仅是企业人力资源管理部门选拔、任用人员的依据，同时也是国家各项事业统计、调查的依据。中国正处于社会全面改革时期，面对人口基数大，人口流动性强等社会现状，相对准确的人事管理档案将为国家的人口统计、升学率、就业情况、生育情况以及子女教育等情况的了解、掌握提供相对可靠的依据。面对中国人口老龄化的趋势，建立相对公平、完善的劳动保险制度的呼声也越来越高。而科学、合理的劳动保险制度的建立也要依据企业职工的人事档案信息进行统计、核算。人事档案信息对员工来说是十分重要的工作证明。在人事档案中包含了员工工资金额，个人收入缴税情况以及各种保险的缴费情况，是员工各种社会信息的集合体。[3]国家相关部门将根据企业职工的各项社会信息制定并兼顾全社会劳动者利益的劳动保障机制和劳动保险体制，为劳动者日后的养老问题制定科学、可行的方案，为所有劳动者提供应有的社会保障。
（二）人事档案信息为国家提供医疗保险情况
人事档案信息中除了劳动保险信息之外，另一项重要信息就是医疗保险信息。中国现在的“看病贵，看病难”问题十分突出，成为国家和社会亟待解决的问题，社会各方面都在献计献策，希望尽快尽早解决这个关乎全国人民就医看病难的问题。人事档案信息可以为医疗保险相关政策制定部门提供员工的医疗保险缴纳信息作为医保制度建设的参考资料。促使国家相关部门制定出更合理、更有利于企业职工的医保制度。人事档案中的各项信息都有助于国家制定相关政策更具普遍性、广泛性。在人事管理过程中，企业应该尽量保证人事档案信息的真实性和可靠性，这不仅是对企业发展负责，也是对员工负责，更是对国家各项社会事业建设负责。人事档案信息应该用在正确的地方，为企业员工和国家提供更多更具体的人事信息。
四、结语
人事档案信息具有其特殊性，其中包含了众多详细的个人信息，是对一个职工个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录，不仅是职工享受各种社会待遇的凭据，解决劳动纠纷的依据，关系到职工的切身利益，是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据；更可以用于企业对人才的选拔、任用、晋升、裁撤等诸多方面，也可用于国家的各项事业建设过程中，为国家相关体制、机制的建立提供相对可靠的依据。人事档案信息不仅是个人的信息汇总，也代表着整个社会的发展进程和发展特点。人事管理部门应该妥善保管，不要随意存放，造成泄露、丢失等不良后果。人事档案是个人重要的信息资料，我们应该认识到人事档案信息的重要性，并把人事档案信息用于正途，为企业、员工和国家谋福利。
参考文献：
[1] 孙旭东，朱玉玲.浅谈自传在干部档案管理中的重要作用[J].办公室业务，2013（5）.
