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工作任务管理方法范文1
关键词:任务;管理;信息;系统
作为部门主管,您是否曾碰到以下场景:员工经常向您来请示这件事该怎么做,那件事该怎么做,打断了您对一项重要工作的思考;得力的下属突然离职,他所负责的工作陷入混乱;检查工作时才发现,早该完成的工作,下属竟然还没开始做......
有没有办法让主管摆脱这种疲于应对日常工作的困境呢?下面,我将探讨在网络信息技术条件下,如何利用“任务管理”的思路,系统性地管理日常工作,提高团队的工作效率,使主管越做越轻松。
一、什么是任务管理
企业各项战略目标的实现,是各个阶段性、局部性目标完成的集合,再细分则是一个个工作
任务保质保量及时完成。对于某个具体的企业,这些工作任务,内容相对固定并且数量有限,且其中大部分是重复性发生的,偶发事件占的比例很小。
1.管理思路:把每个工作任务作为基本元素,通过建立任务执行和任务控制两个独立的循环,实现多维度管理的管理方法。
2.构成:
如图1所示,任务管理由以下三个部分构成
1.员工与任务之间的自我更新完善的工作循环;
2.管理者对任务的监督控制循环;
3.衔接上述两个循环的信息化平台。
二、怎样实现任务管理
任务管理实施分为四个部分:一是配置资源,建立保障机制,让员工能够基本脱离主管独立执行任务;二是分析管理需求,拟定任务属性,满足多维度管理需要;三是搭建信息平台,将带有各种管理属性的任务按照关系型数据库逻辑进行管理并配置操作界面;四是如何安排任务管理的日常工作,实现任务管理的自我完善。
(一)建立任务执行的机制保障
1.持续进行的任务梳理
基于对部门任务数量有限性的基本判断,我们可以对本部门所执行的任务进行盘点和梳理,梳理的目的是弄清楚:部门内都要完成哪些任务,这些任务需要细分和清晰地界定,如邮递员投递报纸、投递邮包等,是不同的两项任务。
梳理任务不是一次性工作。在初次梳理的基础上,通过每日任务检查,我们可以逐步将还没有纳入管理的任务添加入系统中。重复性发生的任务,梳理一次后,该任务就已纳入了系统,因此,任务梳理虽然持续时间长,但后期工作量不大。
2.标准化的任务指导书
在一个专业、部门内部,任务操作流程和方法基本类似,所以每一项任务都应该可以被描述为标准的作业流程或方法,即“任务指导书”。任务指导书的内容可包括以下内容:1.任务名称 2.目的和目标 3.准备工作和资源 4.办理流程 5.资料存档 6.通报与报告 7.相关联系人及联系方式 8.其他需要说明事项等等。任务指导书应言简意赅,点明要点,应能够指导具备基本从业技能的新员工,独立完成该项任务。
编制任务指导书,需要员工熟悉任务,并系统地思考与任务完成相关的各项信息,其本身就是总结工作经验的过程。完成部门所有任务指导书的编制、更新和完善,有一定的工作量,是个在较长时间内不断积累的过程,需要耐心和恒心。在编制环节,应建立复核、审查机制,在应用环节,应建立定期评价机制,以确保任务指导书持续有效。
3.建立并持续完善共享部门知识库
任务指导书只能点明完成一项工作要点,高效完成任务还需要各方面知识的支持,尤其是历史数据和经验。建立共享统一的部门知识库,将与工作相关的各项知识用标准结构(如共享文件夹树状结构,数据库系统)管理起来,可以为任务的执行提供信息支撑。共享知识库主要由以下三个部分构成:1.任务指导书 2.来自于工作中的数据和信息,如报告、图表、分析、测算等 3.工作过程中遇到的(来源互联网、书籍、文件、档案等渠道)各项知识。
部门知识库建立和完善也需要较长的时间,由于员工之间普遍存在的竞争关系,分享经验缺乏主动性。因此,编制任务指导书和建立部门知识库需要制度或强制性安排。通过任务管理的逐步推进,员工体会到共享知识带来团队效率提高后,初期的抵触情绪会有所缓和,共享主动性会逐步提高。
4.人员的角色及权责划分
在任务管理中,有以下三种角色,定义及相关职责如下:
① 任务负责人:事前已明确,经主管授权有权调动所配置的各项资源,直接负责组织任务执行的员工,一项任务对应一个任务负责人。其职责是:在授权内,任务负责人有权安排工作计划,分派工作,调配资源,不再需要事前请示主管,但应主动向主管报告进度情况(主要借助在系统中更新进度栏的方式)。任务负责人在部门内对任务完成结果负责。
② 任务执行人:实施或参与任务执行的人,属于任务执行中的人力资源,服从任务负责人的工作指挥,对任务中自己执行部分负责。
③ 主管:任务授权人,监控人。其职责是对任务负责人授权,监督并指导任务的执行,确保任务相关资源配置,考评任务完成质量。在部门内,对任务完成情况负领导责任;对资源配置不足导致任务失败负直接责任。在部门外,对任务执行质量负责。
在任务简单情况下,任务的负责人与任务的执行人是同一个人;在多人参与的复杂任务中,则二者并不完全重合。
5.任务资源配置安排
完成一项工作,光知道怎么做是不够的,必须匹配相应的人、财、物资源。根据企业权利分布,在二层结构里,主管是资源的提供或配置者;在多层结构里,主管除为任务的执行提供、配置资源外,有些资源是需要向更高层级的管理者争取的。
在上述措施有效实施后,负责某项任务的员工基本上可以脱离主管,独立组织完成该任务了。工作的成效完全取决于员工自身的技术、组织等能力。
(二)满足多维度的监控管理要求
要实现任务管理中的监控职能,就需要满足管理者不同的关注重点。而实现这一目标的基础,就是按照管理需求,对每项任务赋予各项管理属性。管理属性可以从任务相关人员的角色、时间、重要性、工作量、工作难度等多个维度定义,并且可以在系统中随着管理深度的变化随时调整。如:
(三)利用MicroSoft Sharepoint Server&Designer搭建信息化平台
“任务管理”在逻辑上是标准的关系型数据库结构(参见表1:任务清单),因此,利用网络协同工作系统,很容易使用系统内置的数据库和表单定义功能,实现数据的录入、检索、更新等功能,满足管理者的实际需要。
笔者使用的是MicroSoft sharepoint server搭建工作网站的方式实现的。该方式的优点在于:1.内置了协同工作的逻辑;2.不需要程序开发;3.可设定个性化界面,适应工作习惯;4.查询检索便利;5.带文件共享库,可直接用于建设知识库;6.与广泛使用的MicroSoft Office软件无缝连接等等。
在服务器端安装MicroSoft Sharepoint Server,主管在IT人员的帮助下,完全可以利用Sharepoint Designer模板自行创建一个网站门户。将部门所有成员添加为网站用户后,根据系统设定,员工可在其权限内添加、修改、更新分配给自己的任务;同时可以查看其他员工的工作情况。使用系统中的数据筛选功能,按需筛选关注的任务。主管和员工通过系统交换信息。
(四)任务管理的日常工作安排
1. 两个重要的定义:岗位与岗位分工
“岗位”指的是同一类任务的集合,是任务基本属性之一。考虑岗位设置时,只需要从任务本身的属性出发,不需要考虑人员的数量。
“岗位分工”是指主管将一类业务指定给一个或多个人负责的行为。一个人也可兼管几个岗位的工作。
这里的“岗位”,完全根据任务自身的属性来定义,有多少类任务就有多少个岗位。对员工进行岗位分工后,可能一个岗位由几个员工管理,更多情况下,是一个员工同时负责几个岗位。岗位分工的安排,在新任务发生时,负责对应岗位的员工就有义务主动处理,也为主管分派任务负责人提供了参考,但岗位分工并不取代任务负责人的安排。岗位分工还构建了员工轮岗的基础。
2. 任务管理日常工作内容
员工的工作:每天定时:1.将其所负责的已纳入任务管理系统的所有任务检查一遍,并将各项任务的最新进度在进度栏中填列;2.将主管布置或从其他途径接到的本岗位任务填列入任务管理系统;3.根据岗位分工,将应隶属于本人负责岗位的尚未纳入系统管理的任务添加入系统中;4.编制或更新任务指导书;5.将工作过程中的知识存入知识库等。
主管的工作:可以:1.检查已布置任务的完成情况,需要时在指导栏批注意见。如日常工作中,关注重要性较高的任务;在特定时点可以关注阶段性任务的完成情况;在某个员工离开所负责的岗位时,可以专门处置他所负责的任务等等;2.布置新任务,可以直接将任务添加入任务管理系统并指定负责人,也可以按岗位分工,口头、书面告知员工,由其填入;3.关注例外事项和异常情况,进行必要的干预;4.优化任务流程和任务资源配置等。
三、任务管理模式与传统管理模式对比分析
对比传统管理模式,任务管理的实施预期可以实现以下效果:
1. 提高管理效率。横向看,指定岗位责任人和任务负责人可以减少了推诿扯皮现象;纵向看,所有已明确负责人的任务,一般情况下,管理者不必重复介入。随着任务管理工作地推进,将有越来越多的工作纳入任务管理机制中,需要管理者直接介入的任务范围将不断缩小。管理者可以将精力投入如何调动员工工作积极性、优化任务处理方法和流程、处理重要任务项目和例外事项上。
2. 提高了员工工作的执行效率。有了授权、作业指导和共享数据等措施,员工可以更专注于当前处理的工作。同时,任务项下的进度更新,让管理者无须打扰员工,也可以了解沟通信息。
3. 客观上,避免了工作中的“私有化”,降低管理者被胁迫屈从于某些员工,提高了管理的主动性。
四、任务管理的自我更新完善机制
任务管理将按如下机制激发员工的工作积极性并实现自我更新完善:
更多的工作纳入任务管理,工作的计划性和效率也会越高,相关知识越丰富,流程也会越优化。员工能更专注于执行―优化了执行效率,主管能更专注于机制、流程、资源上的问题―优化了管理效率,因此,任务管理可以实现自我完善。
五、结语
将任务作为管理的基本元素,在传统技术手段下,其工作量之大是不可想象的。但利用信息网络平台,按照数据库管理的逻辑:管理者可以随时检索某个时间段,某个人负责,隶属于某个岗位,不同重要性的任务信息,调阅与其直接相关的处理流程、方法和历史资料。而且实现上述目标,并不需要大幅增加工作量。
本文中任务管理是按照管理者――员工的二层结构描述的。公司级管理中也包含“例外管理”的逻辑,因此,这种二层结构有按照公司实际管理架构进行拓展的空间。同样,阶段性、跨部门专项任务,也可以应用任务管理思路进行分工管理,职责更加明确。笔者在实践工作中,运用上述任务管理的思路和方法,在本部门日常任务和跨部门的专项任务管理上,初步实现了执行层独立运作,管理者重点进行例外管理的效果,工作效率提高明显。
受客观条件的限制,任务管理的实践范围还很小,其普适性还有待检验。希望通过本文,能够得到大家的批评指正,并获得更多实践检验和反馈,让任务管理方法得以完善。
参考文献:
工作任务管理方法范文2
关键词：社交化管理；平台；社交网络；烟草；商业企业
随着社交网络的兴起，社交化管理概念应运而生。社交化管理是指利用类似微博、QQ之类的内部社交化媒体信息系统，来实现员工的信息交流与知识分享，重建组织管理模式，提升组织有效性，进行管理创新的新型管理方法。将企业内部社交网络引入到企业管理中，建立企业社交化将是未来的企业核心竞争力的关键。当前，烟草商业企业的发展面临来自内部与外部的众多挑战，如果能够应用社交化管理提高企业管理水平，将有助于提升企业应对挑战的能力。本文以株洲烟草为研究样本，浅谈社交化管理在烟草商业企业管理中的应用
1 烟草商业企业信息化管理的现状
在信息化时代背景下，几乎所有成熟的企业都在采取ERP、OA等管理系统，强调组织工作的流程化与标准化，通过数字分析改变了过去管理者“拍脑袋”做决策的方式。流程化、标准化、层级结构，更符合企业领导者的要求。以为株洲烟草为例，上线运行有OA系统、CRM系统、营销系统、绩效系统、邮件系统、网上营销平台、96368一体化营销平台、专卖系统、内管系统、财务系统、资金监管系统、腾讯通等众多信息化系统，信息化系统已经相当完备，解决了日常管理中的大多数问题。但是从中我们仍然可以发现一些不足或一些没有得到解决的管理问题，这些问题在商业企业中普遍存在：
⑴管理者难以准确掌握员工动态。在金字塔管理系统中，由于管理层级、管理幅度限制，区域分散，管理者很难即时、准确掌握下级员工的工作情况，了解基层员工的思想动态。
⑵缺少灵活、快速、互动性强的信息传递渠道。不论是办公系统、省市局门户网站还是短信平台，都属于正式的信息传递渠道，不够灵活、难以互动，使用者有诸多限制，无法对大量繁琐的日常工作进行有效管理。
⑶缺少统一的日常工作管理平台。工具多样，管理分散，比如在线沟通时有的员工习惯用腾讯通、有的员工习惯用QQ、有的员工习惯用邮件。在信息时有些信息用OA，有些信息用短信，有些信息用专卖线或营销线的独有系统。使用者必须打开相应的系统才能接收相应的信息，工具不统一、更新信息不及时提示，无形之中增加了工作量和信息传递障碍。
⑷现有系统无法成为企业文化建设的载体。由于区域分散、部门壁垒，员工之间的信息分享和传递存在诸多限制，现在系统关注工作流程而对促进交流、活跃文化作用有限，企业文化建设缺少一个统一的有形的载体。
2 社交化管理应用的可行性
社交化管理方式可以让组织的形态发生变化，以往组织的边界是清晰的，严谨的，社交化管理则能打破行政部门间的壁垒，使管理者能更加准确的掌握员工动态，使员工沟通、分享更加简单。同时社交化管理依赖的信息系统具备很强的扩展整合能力，整合设计的管理功能，可以作为现有管理系统的补充，有针性的满足管理需求。近年来烟草行业信息化水平快速提高，企业职工已经适应信息化的办公方式，员工普遍具备操作使用信息系统的能力。并且随着90后渐渐步入职场，80后成为职场的生力军，他们是伴随着社交网络成长起来的一代，他们更能适应使用社交化管理。如果我们能够应用当今流行的社交网络技术建立一个适合我们企业管理需要的社交化管理系统，从而推进社交化管理在企业管理中的应用，以上这些管理上的不足都可以加以改善，势必能够有效提升烟草商业企业的管理水平。
3 社交化管理系统的功能需求
社交化管理系统是社交化管理的载体，社交化管理的应用其实际就是社交化管理系统的使用，当前互联网上社交工具繁多，企业社交化管理工具也如雨后春笋般，那么我们需要进行怎么样的社交化管理呢，我们对社交化管理系统有怎样的需求？
⑴需求特点。我们需要的社交化管理系统，它即不是基于“兴趣”、也不是基于“人际关系”的社交网络，而是完全基于“工作关系”的组织社交网络。使用它的目的只有一个：“高效的完成工作”。引入了SNS的理念，但是其重点不是社交，而在沟通、协作、分享以高效的完成工作任务。与其它社交网络相比它具有四个突出特点：一是具有封闭性。作为企业管理的工具，信息应只在组织内部流动，系统只供确定的人使用。二是组织性，具备社交网络功能的同时，应具备组织特点，即体现现实组织中的层级、部门、职位等，使管理作用能够充分发挥。三是具有强制性。作为一个管理平台，它的管理功能应具有强制属性，如系统强制推行，工具强制使用，下级员工被强制接收上级指令和信息等。三是具有强大的整合能力。在功能上需要整合社交网络、即时通讯及各种管理需求；在技术上深度整合B/S、C/S各子系统，形成功能完备、稳定可靠、简洁一致、友好美观的管理平台。
⑵功能需求。社交化管理系统它是我们为了能实现社交化管理而设计的一个信息化网络系统。它是集成了组织管理日常工作需要的多种管理工具的组织内部社交网络。对管理者而言，这个平台是个人的新闻中心、是信息收集中心，也是工作控制中心。可以即时掌握员工动态、督促员工工作、加强政策宣贯、促进文化建设。对一般员工而言，这个平台是自我展示的平台、是交友的平台，员工可以很方便的获取自己感兴趣的信息、促进员工之间更多的沟通交流 ，能够进行自我监督。因此它主要有三大功能需求。
第一是桌面客户端，主要是文字和图片的即时聊天，文件发送功能以及作为整个系统的中心，提供单点登录，提供消息收发转、协同管理、应用管理中心等功能。
第二是协同管理功能，根据实际工作需求，集成实用的协同管理工具，包括公告、通知、员工日报、任务管理、计划管理、日程管理、员工状态显示等。以员工日报为例，是目前很多企业都使用的一种管理方法，员工每天下班以前简单的向上级报告一天的工作内容，使管理者能够即时的掌握下属工作情况。再比如任务管理功能，管理者可以将工作任务分解分配给个人或多人，并跟踪任务进展，起到控制和督促的作用。
第三是社交功能，参考当今流行的社交网络，如人人网，设计个人主页、公共主页、话题、分享、微博、好友管理、关注、留言、私信、动态显示等功能。使得平台用户之间能够进行形式丰富的信息交流与知识分享
4 社交化管理系统的技术特点
系统涉及流行的社交化应用、即时通讯与管理工具，本身不存在技术壁垒。但需求以组织内部管理为出发点，涉及员工、领导、部门间的多维管理与交互需求，对开发技术要求高。主要表现为：
⑴系统整合要求高。功能需求丰富且注重细则，稳定性与性能要求高，目前市场上有很多成熟的社交网络及协同管理系统，不存在技术壁垒，但已有独立系统往往自成体系，要根据项目需求进行整合，涉及统一的数据交换、接口规范、权限管理。
⑵研发技术要求高。本项目包括桌面应用、企业服务、门户网站多形态应用，涉及B/S、C/S架构，对研发团队和研发工程师综合能力要求较高。
⑶用户体验要求高。在功能整合基础上，不改变用户既有使用习惯，对年长的员工而言复杂而生涩的操作无疑会让他们望而却步，如何向用户提供简洁一致、友好美观的使用体验，对UE团队要求较高。
5 社交化管理应用的意义
⑴与时俱进，迎合网络办公的发展趋势。社交化管理，是信息化技术发展与互联网发展的必然结果，也是组织结构发展扁平化、松散化、虚拟化的发展过程，组织与社会的信息边界将更模糊，信息的传输将更透明、快速。现今现代企业纷纷探索社交化管理，烟草企业也应与时俱进。
工作任务管理方法范文3
一、从战略高度制定人力资源长期规划
创新是快速提升企业核心竞争力的有效途径。结合企业发展的定位和战略，加强人力资源深入研究和规划，提出人力资源五年发展规划。一是深入研究人力资源规划，分专业做好人力资源的现状分析与需求预测工作，实现用工的计划管理，为实现人员合理调配奠定基础。二是适时引进合格人才。确保人力资源在各个时点能够供需匹配是企业保持正常生产运营的前提，针对高级技术人才、技工、复合型管理人才相对短缺，人力资源储备不足等问题，从企业生产的实际出发，科学分析现有管技人员队伍、技能人才队伍的状况对公司发展所需的各类专业技术人才进行定期预测，分专业、分层次提出人才需求计划。积极吸收大学毕业生进入企业，逐步形成人才后备梯队。与此同时，鼓励并大力支持职工参加自学考试、函授、脱产、对口单招和继续教育，加大选派优秀人才赴先进企业参观学习交流力度，积极聘请有关专家教授来公司授课，从而快速有效地促进人才素质的提高。三是结合同业对标工作的开展，客观做出人才当量、培训经费投入率提升目标，深入分析影响因素和调整措施，结合中层干部队伍、技术人才队伍、技能人才队伍三支队伍建设，持续做好研究工作，重点实施职业通道建设，为优秀人才的迅速成长提供良好的环境。同时，做好公司定员定额管理的基础准备工作。四是加强人力资源规范管理。建立和健全人才和人事管理各项规章制度。如《聘用管技人员实行准入考试的规定》、《关于加强人事管理工作的若干意见》等，进一步规范了人才和人事管理的程序、标准和条件。在干部考核上，不断完善科区级领导班子和管技干部年度考核办法，在人才的使用上，我们要严格实行民主推荐、任前考核和集体研究的选才程序，对人员结构相对老龄化的问题，按照公开招聘、公平竞争、双向选择的民主方式，积极选拔年轻力盛、吃苦耐劳、工作负责、求实上进的人才，充实到技术、管理以及关键的生产岗位中去，大胆提拔使用。
二、重视人力资源培训和开发
将“三支队伍”建设作为构筑人才高地的核心任务。努力建设一支德才兼备、知识全面、经验丰富、具有开拓精神和驾驭市场能力的高级经营管理者队伍；一支代表先进水平、具有技术创新能力、在所从事学科领域或者专业岗位上起骨干和领导作用的高素质专业技术专家队伍；一支爱岗敬业、素质优良、技艺精湛的高水平技能型人才队伍，“三支队伍”是企业生存与发展的源泉和生力军。企业要根据员工在实际工作中遇到的实际困难积极开展各种形式的有针对性的培训。要建立培训激励制度，包括完善的岗位任职资格要求、公平公正客观的业绩考核标准、公平竞争的晋升规定和以能力和业绩为导向的分配原则，提高员工的积极性，确保培训的质量。帮助员工制定个人职业发展规划，制定人员接替模型，为员工指明努力的方向，积极进行人才储备，以适应不断变化的外部环境；全面推行一体化培训模式，采取分层次、分专业的针对性培训方式，对各类人员进行了培训，加强培训基地的建设。直接吸纳专业科室专工直接提出培训需求，汇总形成公司全年培训计划，并由各部门采取日常培训和现场培训相结合的方式，将针对性培训工作落在了实处；重点实施职业通道建设，为优秀人才的迅速成长提供良好的环境。建立技术、技能人才成长通道，作为专家队伍的梯队加大建设力度，促其尽早成为各专业的专家。重点抓好中层干部培训，采取与矿区一流企业对接的方式，加速思维转变，为创建一流矿井做好人员思想和基础准备工作；提升管理人员培训，结合职员职级序列规范工作的开展，侧重于提升岗位胜任能力、工作组织能力、协调力、执行力；搞好班组长培训，结合班组建设，有针对性地开展分专业培训，加强专业管理的培训，提升班组长管理能力，在员工培训上，结合岗位工作，突出岗位培训、现场培训和比武竞赛培训。以“三个质量”，即：员工质量、工作质量、服务质量为指导，加强人力资源培训，为企业全面提升核心竞争力提供了有力的支撑。
三、提高绩效管理的科学性
绩效管理是人力资源管理中的一个难点问题，它是为实现组织发展战略和目标，采用科学的方法，通过对员工个人或群体的行为表现、劳动态度和工作业绩，以及综合素质的全面监测、考核、分析和评价，充分调动员工的积极性、主动性和创造性，不断改善员工和组织的行为，提高员工和组织的素质，挖掘其潜力的活动过程。很多企业近年来不断深化绩效考核工作，推行新的业绩考核办法，建立起管理部门和二级机构差异化的考核指标和重点工作，开发研制工作任务管理系统，完善薪酬分配管理，通过建立激励与约束机制推进公司业绩的全面提升。具体做法：一是强化中层干部的绩效考核，考核其执行力、大局观、管理能力、组织协调能力等作用发挥情况。二是做好全体员工的绩效考核，重点考核工作的主动性、岗位职责履行情况及工作任务完成效果。三是加强劳务派遣用工的绩效考核，制定并执行岗位工作标准，采取分专业考核的方式进行。企业整体战略绩效相当于一棵大树，只有“根深”（创新学习能力强）、“枝壮”（内部流程有效率）、“叶茂”（顾客满意度高），最后才能结出好“果实”（财务效益好）。
四、建立激励和约束机制，完善薪酬福利制度
工作任务管理方法范文4
【关键词】协同；管理；平台；信息化；集成
引言
电力设计行业作为我国勘察设计行业中信息化工作开展较早、取得成果较多、应用效果较好的行业之一，经过20多年不懈地努力、进步和发展，信息技术在电力规划研究，优化计算、CAD绘图、三维模型设计、办公自动化、工程项目管理等方面均取得了很大成绩，一个以网络化、多媒体化、智能化为特征的现代信息技术正在勘察设计工作中得到广泛应用。信息技术己成为勘察设计最活跃的生产力，是勘察设计单位能否在同行业中占领制高点的关键；是提升勘察设计单位核心竞争能力和创造财富效益的所在。只有坚持不懈地发展信息技术，才能最终达到勘察设计工作现代化，才能更好地适应我国现代化建设的需要。
近年来，随着信息技术应用的迅速发展，设计院和行业软件供应商以更为积极的态度探索行业IT应用发展方向和行业解决方案。实现工厂设计、运营和管理的集成化和智能化，实现工厂生命周期的信息管理，建立集成应用系统，建立协同工作平台等IT应用新理念或目标，已经被行业广泛接受，并为此进行了多方面的实践。浙江省电力设计院从2007年开始开展协同工作平台构建，经过多年的建设，取得了一定成效。
1.协同工作平台构建目标
1.1 设计院信息系统总体框架
1.2 协同工作平台构建目标
在信息系统总体框架下，在当前已建成以网络为支撑，专业CAD技术应用为基础，工程信息管理为核心的信息系统基础上，建立企业信息门户，整合完善企业综合管理系统，包括办公自动化、财务管理、人力资源管理、经营管理等，集成设计项目管理系统，基本实现工程勘察设计行业信息化发展规划纲要中提出的大力发展基于网络的协同工作平台、信息资源综合利用和三维设计技术，实现设计和管理的一体化集成应用的发展目标。
2.协同工作平台建设主要内容
2.1 企业信息门户
基于MS SharePoint建立设计院统一的企业信息门户平台，依托门户集成主要的生产、管理等应用系统，统一应用系统界面，形成统一的信息和协同工作平台，提供有效的检索功能，实现信息资源的管理，形成知识管理。
门户分企业、部门、项目、个人四类，主要功能包括：
内容集成展现：通过目录系统进行统一管理，支持内容管理。
个性化：对用户个性化需求的支持。
内容管理：对内容更新的自动管理，依赖通用业务件的内容管理服务。
权限控制：统一的门户访问权限控制。信息搜索：门户内的信息搜索，依赖通用业务件的搜索服务。
统一认证：保证用户单一登录即可访问授权的整个系统资源。
2.2 综合办公管理系统
建立企业的综合信息管理系统，整合企业资源数据库与管理知识库。基于目前的各种管理系统，进一步整合和提高系统功能与性能，建立以财务管理、成本控制、计划管理、人力资源管理、物资管理、经营管理为核心的企业综合信息系统。整合经营决策信息，优化企业资源，优化工作程序，建立企业资源数据库（人力资源库、客户资源库、市场信息库、合同数据库等），充分利用知识流管理和数据挖掘技术技术，建立企业管理知识库，以支撑辅助决策。使管理信息资源得到充分的共享。
（1）日常办公管理
包括公文管理、签报管理、设备管理、车辆管理、会议室管理、办公用品管理等，分别建立相应的申请、审批流程，便于查询资源信息，了解使用成本。
（2）人力资源管理
在组织机构管理的基础上，通过建立机构、岗位、人员，实现人事基本信息管理、人员薪金管理、考核管理、教育培训管理、工程人员设计任职资格管理等。
（3）财务管理接口：通过专业财务管理软件接口，提供职工财务工资、公共资源查询、项目信息查询及财务数据分析，建立项目成本核算的基础。应用接口工具，可以从财务软件将需要的各种报表数据导入到系统中。财务信息可按照设定的权限由相关岗位人员查询、统计。
（4）经营管理：为院领导和经营管理人员及时提供任务信息、合同和收费信息，做好工程勘测设计合同的管理以及掌握收费情况，同时能掌握合同中包含外委合同的执行和付款情况，能随时查询某工程的合同基本信息、业主信息、到款情况、外委合同基本信息、付款情况等。市场信息和关联的客户信息可以及时的提供给决策部门，使决策层实时了解到最新的市场情况，对瞬息万变的市场信息进行分析和预测。具体包括客户关系管理、招投标管理、合同管理、收付费管理等。
2.3 设计项目管理系统
设计项目管理涵盖设计院生产流程的全过程管理，也是协同工作平台构建中的重点。其主要功能包括项目策划、项目范围、项目计划、项目文档、项目资源、项目质量等；实现互提资料、四级校审、成品出版、归档等流程；实现项目信息、项目计划等台帐展示以及数据统计和数据分析展现等。将设计项目整个生命周期在系统中管理起来，达到项目协作和项目过程控制的目的。
（1）项目策划管理：包括项目立项信息、项目任务通知单、 项目启动、项目经理任命、项目组成员配置、 项目设计计划编制、开工会会议纪要、专业设计计划编制、 搜资调研等；
（2）项目范围管理：包括设计工作分解及工作包编码、项目模板（计划模板、卷册模板、任务书模板、外部资料模板、互提资料模板、计算书模板、校审要点模板）等；
（3）计划任务管理：包括WBS任务分解、项目计划制定（月度计划制定、科室计划制定）、设计成品计划、顾客资料验证计划、提出资料计划、规范书编制计划、 设备及主要材料招评标计划等；
（4）质量管理：包括质量计划编制、设计质量信息采集反馈、设计质量分析、施工图卷册质量计划管理、施工图设计质量复查、数据分析控制、不合格控制、顾客投诉管理、工程回访及工程总结管理、工程项目创优和报优管理等；
（5）项目资源：包括部门人力资源、项目人力资源、工作任务人员配备、人力资源负荷统计、勘测设备资源调度等；
（6）项目监控：项目进度监控、项目质量监控、项目成本监控、项目管理月报、全院管理月报、项目任务执行情况汇总、项目任务交付文档监控等；主管院领导等各角色人员可方便进行生产统计分析。
（7）项目文档及协同管理：在该协同设计环境下，与项目有关的所有信息均可得到共享，同一项目中各专业的设计、校核、审核人员可随时或者根据权限看到其他相关专业的最新设计文件版本。
项目文档管理覆盖整个设计过程所涉及的设计输入资料、数据，厂家提供的设备资料等。专业互提资料经过审批可发送到相关设计人员手中，便于生产人员利用，对处于设计过程中的设计文件等动态的设计资料进行管理。设计校审流程在系统中进行，完成时可将设计成品及其他信息、资料、表单自动归档到图档管理系统。
2.4 工程设计集成系统
作为设计院目前核心业务的是电源和电网设计，逐步提升以工艺设计系统、工程设计系统、三维工厂设计系统等为主的智能化设计平台，重点研究与应用智能化与可视化、数据库、模型设计等技术，适当时优化工作流程，进一步提高工作效率质量。
特别的针对电源设计，逐步建立设计数据库（包括工艺、工程、三维模型数据库）和设计知识库（包括专有技术专家库、用于支撑智能设计系统的各种知识库，如设计规范和规则、自动工作流管理、设计专家知识等）。研究基于智能化P&ID（工艺系统流程图设计）的自动建模技术，加大使用三维设计系统进行配管研究和方案研究的工作，为项目前期的快速报价和估算提供较准确的设备和材料信息，提高报价水平。同时，逐步提升三维工厂设计系统应用水平，提升三维模型数据库和材料数据库，以满足市场竞争的需要，提高设计水平和促进企业国际化。
针对电网设计，建立典型设计标准知识库，研究参数化、智能设计技术，适时引进设计平台，整合各应用系统，提高设计水平和效率，迎接市场竞争。
2.5 文档管理系统
主要实现包括成品文档管理、原始资料管理、档案整编管理、文档协同管理、竣工图草图管理、图书资料管理和文档智能搜索等。通过文档数据库管理企业大量的知识财富，变个体知识资源为企业资源。
3.实施步骤和策略
3.1 实施步骤
协同平台的建设不是一朝一夕的事，需要按“有限目标、渐进滚动”进行。根据企业当前的业务状况和管理水平，按先急后缓，由易到难来分阶段实施，确定当前的有限目标，重点解决设计项目的管理和信息共享。使建成的系统具有很强的实用性，在技术上尽可能要有先进性和可扩充性、有较长的生命周期。
建设协同平台分两个大阶段：
第一阶段，建成以网络为支撑，专业CAD技术应用为基础，工程信息管理为核心，设计项目管理为主线，使勘测设计咨询与管理初步实现一体化的集成应用系统。重点建设办公自动化系统、企业综合信息管理系统、初步的工程设计集成系统、文档管理系统。同时探讨基于EPC的工程项目管理，为建设满足工程公司应用的集成系统打下基础。
第二阶段，完善第一阶段工作成果，扩大集成协同设计的程度。在工程设计方面，人员以工程项目为中心进行组织，依托参数化设计集成系统和信息资源，以二维工艺系统设计为先导，以三维模型设计/二维原理图设计为核心，按新构筑的适合的业务流程和项目角色，高质、高效、高技术经济性的进行项目的咨询、勘测设计和服务。在综合管理方面，人员以业务功能/职能为中心进行组织，依托综合管理信息集成系统和信息资源，按科学的管理方法和优化的管理流程，采用程序化方式录入数据并日积月累，围绕项目业务的开展对院的资源进行高效控制，对院的发展进行科学决策。扩大信息集成面，重点开展覆盖设计、采购、施工管理、开车服务、项目管理的工程项目管理系统建设，促进企业向工程公司方向发展，提高我院与国际接轨的程度和市场竞争的能力。
3.2 构建策略
在工程设计集成方面采用以引进国内外适用的、开发思想先进的、有发展前途的、技术支持得到保证的商业化软件和相应接口（包括自行开发部分软件接口）为主、以自行开发少数专用软件/接口为辅的集成策略。
