前言：中文期刊网精心挑选了英语写信范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
英语写信范文1
1. 你个人的基本情况（年龄，爱好，特长，理想）;
2. 向他介绍你的学习经验（至少两条）;
3. 欢迎他到学校学习参观。
注意：
1. 词数100词左右;
2. 文章的开头和结尾已经给出;
3. 将答案填写到答题卡上。
Dear Wang Lin,
It’s really my pleasure to make friends with you. I’m
Looking forward to your letter.
Best wishes.
Yours,
Zhao Gang
【满分作文】
Dear Wang Lin,
It’s really my pleasure to make friends with you. I’m Zhao Gang and I’m 17 years old. I like playing football and reading. I’m good at writing and playing the piano. But I really want to be a journalist after graduating from university. To get good marks, firstly, think listening carefully in class is most important. Then we should ask the teacher questions we have in time. Finally, getting rich knowledge out of class is also necessary. I hope the advice can help you in your studies. Welcome to our school if you have the chance. And I’ll show you our school and my favorite books. Also I can play a piece of piano music for you.
Looking forward to your letter.
Best wishes.
英语写信范文2
开篇语：Dear+称谓
首段：开篇语的黄金句式
1.I am writing to express my heartfelt gratitude for the continuous assistance you offered to me these years.
2.I would like to extend my heartfelt thanks to you for your unselfish love shown to me during my preparation of College Entrance Examination.
3. I am writing to express my appreciation for the generous help you rendered to me since I entered this university.
中间段：具体感谢内容表述的黄金句式
1.On the one hand, your generous help made it possible that I can gain a splendid academic achievement in my study career. It is because of your encouragement that now I can study in one of the leading universities of our country, and serve as chairman of Student Union.
2.On the other hand, with your help, I could get along well with my friends and have good cooperation with other members during work.
3.I will always remember your kindness and painstaking labor. Besides, It is really an honor for me to be your sister and I will cherish the goodwill you showed to me wherever I go.
4.You give me emotional security, care and love and support my study, which is part and parcel for my school days.
5.Without your assistance and care, I can not make good performance definitely. I take this opportunity to express our deep appreciation for the kind assistance you rendered me.
6. Your generous help made it possible that I pass my college entrance examination and obtain the good result. I will cherish the good will and family affection you showed me.
7. Your encouragement is my best drving force. Please accept my most cordial thanks for your best love, which I will always remember.
8. On the one hand, it is because of your encouragement and continuous assistance that now I have obtained a splendid academic achievement in my study career, and serve as chairman of Student Union.
9. On the other hand, with your help, I could get along well with classmates and have good cooperation with other members during work.
10. I will always remember your kindness and painstaking labor. It is really an honor to be your student, and I will cherish the goodwill you showed to me wherever I go.
尾段：结束语的黄金句式
1.In a word, my appreciation to you is beyond words.
2.In the years to come, I will make more effort to repay your kindness and refresh our family affection.
3.Thank you from the bottom of my heart for your kind assistance.
4.In a word, my heartfelt gratitude to you is beyond words. In the years to come, I will study harder to repay your kindness and make more progress.
落款：祝福+姓名
英语写信范文3
英语书信主要由以下几个部分组成：
① 信头(Heading)，也叫信端，指发信人的地址和写信日期。其写法主要有全部齐头式(信头位于信纸的左上角)和半齐头式(信头位于信纸的右上角)两种。
② 信内地址(Inside Name & Address)指收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格写起，低于信头一、两行。
③ 称呼(Salutation)是对收信人的称呼用语，自成一行，写在低于信内地址一、两行的地方，从信纸的左边顶格写起，每个词的开头字母用大写或至少首词和专有名词的第一个字母用大写，末尾用逗号。
④ 正文(Body)
⑤ 结束语(Complimentary Close)是写信人自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一、两行，从信纸的中间或稍右的地方开始，第一个词的开头字母用大写，末尾用逗号。
⑥ 签名(Signature)
一般低于结束用语一、二行，从信纸中间偏右的地方开始。
⑦ 附件(Enclosure, 缩写为Encl.或Enc.)
信件如有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。
答题技巧
技巧1：熟记书信格式，保证格式正确。
① 发信人和收信人地址名称从小到大书写。值得注意的是，门牌号与街道名之间不用逗号隔开，但城市名和国名之间、日月和年份之间，须有逗号。月份和日期间不用逗号。信内地址应注意先写收信人姓名、头衔和单位名称，后写地址。写信日期一般有如下几种写法：
a. May 24, 2001 b. 1st Oct, 2004
c. 10 June, 1999 d. Sept. 21st, 2005
上述四种写法中，a式最为普遍。
② 当题目没有特别给出收信人和写信人地址时，信头和信内地址可省去;但若给出了写信日期，须记得把日期写上。
③ 对男性的称呼，多用Mr.;对女性称呼多用Mrs., Madam, Miss 或Ms.。须注意，Mr., Mrs., Madam, Miss, Ms可用在姓氏前，或姓氏和名字前，不可只用在名字前。如对David Green 的称呼，应是：Mr. Green 或Mr. David Green, 不能是Mr. David。此外，对收信人的称呼也可用头衔或职位名称，不分男女性别。如：张民教授，可称作Professor Zhang Min(Professor 可缩写成Prof.)。在对外公事函件中，收信人的称呼可用Gentlemen(注意不是Gentleman), Dear Sir/Madam等。
④ 常用的结束语有：Yours truly, (Very) Truly yours, Yours (very) faithfully, Yours (very) sincerely, Yours (very) respectfully, Yours, Yours ever。 特别注意，Yours 不可写作Your。
技巧2：注意内容完整，仔细审题，找出要点。考书信通常会用汉语给出信的正文内容，正文应完全覆
盖题目要点。对于题目未要求的内容，不要画蛇添足。
技巧3：考前熟悉书信常用语句，考试中根据题目要求合理套用。
① 信件开头的常用语句
I am writing to (you )to ask about the meeting to be held next month. 写信给您，是想了解一下下个月开会的事。
In reply to your letter about the cooperation, let me tell you that… 关于来信询问合作一事，兹答复如下……
I have received your letter of June 10. 6月10日的来信已经收到。
I'm writing to apply for the position you are offering. 我希望获得你们所提供的职位。
Thank you very much for your letter dated 7th. 7日的来信已收到，非常感谢。
With great delight I learn that … 我高兴地得知……
I was shocked to learn that … 惊悉……
I am writing to introduce to you one of my good friends, Mr. Smith. 兹向你介绍我的好友史密斯。
I am obliged to you for your warm congratulations. 非常感谢你热忱的祝贺。
② 信件结尾的常用语句
With many thanks. 不胜感激。
With every kind wish for you and your family. 祝您及全家好。
Wish you the best of health and success. 祝身体健康，工作顺利。
Your early reply will be highly appreciated. 盼早日回复。
Expecting to hear from you as soon as possible. 盼尽早回信。
Looking forward to the pleasure of meeting you. 盼与你见面。
I am grateful for all your past kindness. 承蒙关照，万分感激。
Regretting the inconvenience caused to you. 对给你带来的麻烦，深表歉意。
Hoping that our goods and prices will prove attractive to you. 希望我们的商品和价格会令你满意。
l 真题示例
Directions: This part is to test your ability to do practical writing. You are required to complete a LETTER OF INQUIRY and a LETTER OF REPLY according to the following information given in Chinese. Remember to do the task on the Translation / Composition Sheet.
说明：根据下列中文信息拟一封询价信和一封报价信。
询价信 (Letter 1) ：
1. 发信人： Mr. David Johnson
2. 收信人： Mr. Peter Kevil
3. 发信日期： 2004 年 11 月 29 日
4. 内容： Mr. David Johnson 欲购买 Mr. Peter Kevil 所在的 HP 公司生产的 激光打印机 (jet printer) ，写信了解有关价格以及售后服务的情况。
报价信 (Letter 2) ：
1.发信人： Mr. Peter Kevil
2.收信人： Mr. David Johnson
英语写信范文4
关键词：商务英语信函；语境；修辞
一、商务英语信函
商务英语信函在书写时，很容易同商务英语混为一谈。实际上二者确实有许多相似的地方，但是，在进行日常的有关商务英语信函的写作教学中，实践发现商务英语信函同商务英语之间存在相当大程度的差异之处[1]。通常情况下，商务英语能够被详细的分类为口头和书面两种模式的商务英语，口头商务英语特别适合face to face式的商业洽谈会议，书面商务英语特别适合进行书面的商务英语的表达。通常情况下，利用舒心、电子网络或者电子邮件的办法进行商务的交流与传递工作[2]，所以，对我国而言，商务英语信函又被叫做商务英语函电，一般是指利用专门的书面信息为载体，进行有关英语专业的交流，从而承载国际商务信息的交流模式，因此需要更加得体的措辞，避免出现误解，此外，要求对语言进行表达时要有更加考究的修饰。需要写信人员在进行商务英语信函时，更加注意同英语的商务语境进行结合，从而实现这一目的[3]。
二、商务英语语境
想要对商务英语语境进行充分的理解，就需要先对语境一词的含义有所了解。在国内和国外的学者，对于商务英语语境就有不同的理解，并且这一理解也随着时代的迁移在潜移默化的发生改变。唯一不变的就是对于语境这个词具有相当复杂的含义。通常来讲，语境指的是宏观条件下有关的社会环境与微观条件下有关的语言环境进行统一[4]。根据大量的文献资料，能够总结出语言环境的定义是一种词汇通过自身所在的不同位置，即短语、句子成分中，起到了不同的内容作用[5]。社会环境对于物质情景和时代背景条件的概念，包括多种非语言方面的环境，诸如人文状况、政治气候、社会制度、时代思潮等。社会环境同整个社会所蕴含的经济文化背景的关系密切，所以，在商务英语中，有关语境的概念也需要包含以上内容，但是不仅仅是简单的包含，需要有更深层次的需要，同国际贸易在发展变化的进程等相结合，利用自身所接收的不同地域的文化差异，表现在不同的交际、价值观、思维中的冲击。
对于商务而言，进行微观语言环境的交流就要求密切的关注自身包含的特定人群，进行不同场合内的不同话题的交际[6]。不同与宏观的社会环境，需要结合写信者自身的商务方面的文化背景，能够更多的消除地域内存在的巨大差异。因此，要求我们在今后进行商务英语信函书写时，一定要注意更多的树立一种更加多元的有关跨文化的发展观点，持续不断的增加自身的商务英语的书写应用能力，通过不断的交流沟通与时俱进。
三、商务英语语境的修辞
想要在进行更准确地商务英语信函书写工作，就要同商务自身所处的语境结合，通过得体的修辞进行目的的表达[7]。第一点，需要对修饰有充分的认识。对于修辞的概念，目前的大部分人都认为仅仅是一种有关语言运用方面的技术。实际上，有关修辞的概念，最早出现在古典流派中，并一直延续至今。有学者认为，修辞就是根据不同的目的进行精心的安排，也就是对语言进行选择的过程。为了将所要表达的内容更加得体与精准的进行表达，也就是所修辞能够最大程度的提升语言运用方面的艺术和规律。在《英文修辞》一书中，有关与英文的修辞方式，不仅仅能够提供读者在写作中展现出来的技巧和表现，还能够对各种词汇和句型的结构进行详细的使用说明。
在一定程度上而言，通过商务活动自身的特点，如交际和谈判特性，导致商务活动的表达具有更加精准的语言和修辞[8]。修辞是一门具有极大魅力并极为复杂的艺术，利用修辞进行言语的活动，能够将语境进行更多的适应，能够将使用的语言进最大程度的约束。修辞的运用不能够脱离一个整体的使用环境。进行商务英语信函时，一定要严格的对商务英语使用的语境进行把握，也就是说在使用信函进行商务英语的书写时，一定要注意考究的修辞，将两者进行有效的结合。
四、语境论的应用
根据不同的语境选择适合的修辞方法，能够将所要表达的内容更完整的发挥出来。修辞结合语境，能欧股成功的将商务英语信函的写作艺术进行修饰。使用得当的搭配，能够更好的体现商务英语的内涵。这也要求商务人员能够从两个层面达到要求。第一，使用得体的搭配进行词句的应用。在造句时，一定要将商务英语的语言特色进行突出的表达。利用符合英文写作的安排来撰写信函。依据合理的英语结构规律，进行商务英语信函的书写，表达一定要合情合理，清晰流畅。
第二，认真思考商务英语的常变因素。如国际社会背景、交际内容等。通过对商务英语在不同语境下的得体修辞，来保证使用的规范性。要想达到修辞得体，就需要使用合乎语境的修辞方式。
关于修辞得体，需要考虑进行不同语境下的商务英语应用时，使用者的语气是否恰当。一般来讲，对于语气的含义，可以解释为一种传递信息时，具有的全面的感受。通过语境学的内容，可以看出，在商务英语的表达上，仅仅依靠单词或表达是远远不够的，还需要进行更加具体的语境选择恰如其分的语气。通常来讲，语气的恰当包括两方面：自然和客气。
（1）自然。利用得体的语气避免造作成分。结合当今的地域文化差异和生活习惯差别，使得人们的生活方式更加的轻快直接，因此进行商务英语信函的写作时，一定要注意用词自然、简洁，具有一定的生活气息，这样能够营造一个更加友好的氛围，为接下来的洽谈带来一个良好的开端。如进行开头书写时，使用以下语句。If you will give us some time during this month，or you can give us some time during the next， we`ll gratefull so much.certainly ，the time must be your free time .but we hope you could ship at the latest time at the end of this month。这段话翻译过来就是说希望你最晚能够在八月底之前装船。诸如这种信函，我们都可以直接看but之后的内容，前面多数情况下为一种客套与寒暄，这样做能够符合当代的文风，又不失现代人士进行商务时的言简意赅，抛弃模棱两可，最晚月底装船。
（2）客气。客气作为一种语气表达恰当的注意内容，需要表现出一定真诚友好的态度，在用词时一定要注意自己的礼仪。比如以下句子。We have already received your letter in October 12， full of thankful and grateful.We hope you will be interested in our products and come here to know it in October 25.意思是感谢您的信件，我们也希望您能来亲自体验我们的产品。上面这个句子充分的体现了礼貌真诚，能够符合客气的原则，语句中充满了期待合作的诚意。
事实上，商务环境是随时都在变化的，因此在实践的交流中也不会仅仅是对于商务内容的表达，还有一些层出不穷的问题需要我们去解决。但是在这一过程中，写信者一定要注意自己的措辞是否得体，也就是注意自己的态度，切实的考虑到对方的出境，能够表现出友好和礼貌，也更容易促成较易。比如再说同意对方的要求，可以用被动语态（You have earned 2.5 commission.你已经获得了2.5%的佣金）来代替生硬的主动语态（We allow you 2.5% commission）。这一语气更能够体现出对方deserve it，而不是I give it.语气中透露出对于对方的礼貌与尊重，而不是傲慢的态度。只有使用更加得体又合乎情理的表达，才能够更加到位的进行沟通，既符合自身位置，又体现自身的礼貌，只有这样才能够更加容易让他人接受。
五、总结
综上所述，随着科技的发展，商业模式也在不断的变化。对于今后，需要自身在进行商务英语信函的书写时，更加熟悉彼此的条件，并熟悉各项规章法律，通过规范程序化的国际贸易，来进行更加丰富的发展。不同的贸易话题需要进行不同的贸易措辞来沟通。根据变化的话题来进行有效的结合，从而书写出来的商务英语信函能欧股更具有时代特点，抓住其中的使用规律和语言风格，能够更好的独立进行写作书写，将修辞艺术使用的别具匠心，能够更好的实现国际商务间的有效交流。对于商务英语的推进作用，在目前的国际间进行经济贸易，在我国进行经济的发展，都具有较为明显的独特作用。（作者单位：九江学院外国语学院）
参考文献：
[1] 赵丽娜，景然.浅谈跨文化商务交际中的商务英语信函写作教学[J].商场现代化，2015，（04）：269.
[2] 赵宇佳.基于“7C”原则的商务英语信函写作[J].天津职业院校联合学报，2015，17（01）：88-95.
[3] 袁俊.商务英语信函写作中的礼貌[J].宁波教育学院学报，2014，16（03）：66-70.
[4] 裴振霞.话语分析理论运用于商务英语信函写作教学[J].赤峰学院学报（自然科学版），2013，29（20）：189-190.
[5] 刘永厚，郑双.礼貌策略在商务英语信函写作中的应用[J].上海对外经贸大学学报，2015，22（01）：79-87.
[6] 李静.商务英语信函写作中语块的应用研究[J].兰州工业学院学报，2013，20（04）：96-99.
英语写信范文5
关键词：商业书信；撰写原则
一、前言
随着我国对外开放政策的进一步贯彻，我国的对外经济交往和贸易业务必将有更大的发展。在这些活动中，电子通信是一种先进的手段，管理信息系统为企业内部管理创造了良好的条件。但书信往来仍不失为一个重要的工具。
商业英语书信（Business or Commercial English Correspondence）有时只称为Correspondence，是指交易时所用的通信。在美国，常用Business Writing，它包括书信，电报电话、电传、报告书、契约书、明信片、回忆录，只要以商业英语表达的，均包含在内。商业英语书信，以常用英语为基础，加入商业术语以及商业习惯用语所组成。要熟练商业英语通信，通常从研究商业书信开始，依次研究其他文体。本文以此为主题来探讨其撰写原则。
二、英语商业书信的撰写原则
（一）正确无误
商业书信必须写得正确。正确不仅仅是指英语语法、标点符号、拼写等正确。商业信件的内容叙述得正确，既不能有遗漏，也不能言过其实。商业贸易离不开数字，对商业信件中的数字的正确性要特别加以注意。商业书信中常常离不开商业术语。一般常用的商业术语用字简洁，意义明确。使用得当，工作进行的顺利；使用不当，就会引起误解，造成混乱，甚至产生不必要的纠纷。因此，必须正确理解和运用商业术语，力争商业信件正确无误。
（二）内容完整
一封信必须要绝对的完整确实。当答谢来信时，最好提及那封信的日期、主要内容，甚至于编号。同时回答来信所提出的全部问题及要求。重要信更须注意完整和严谨。例如，接受对方的报盘时根据是什么（如报价单，信件等），因为这种信实际上已是成交的合同，此信发出后，对方收到，即对双方都有约束力。如果不完整，有漏洞，就有可能引起不必要的纠纷。例如：
The goods you ordered have been ready. Please let us know when we can expect to receive the covering L\C，upon receipt of which；we will effect shipment without delay.（你方订购的货物已准备好了。请告知我们什么时候能收到该订货的信用证，我们收到信用证，就会立即装运）。
（三）生动具体
信要写得生动、具体和明确。特别是要求对方做出明确反应的信，或是报盘承诺等，避免含混模糊、笼统和抽象。不过，并不是所有的商业信件都要具体。在某些特定的情况下，不但允许一般化，而且笼统些反而更适宜。有时，由于手头没有确凿的事实和数字，但为了“外交”、“策略”或交易的需要，也可以避免太具体。有时，为了有意识地让对方发表或形成他的意见，或者这些具体事实或数字是否列明都无关紧要，也可以不必具体。总之，该具体的具体，不宜具体的就笼统些，看需要而定。
所谓生动，就是将书信中要阐明的问题，活泼地表达出来，给看信者留下深刻难忘的印象。如何给读者好的印象，设身处地为读者着想：他需要些什么？他希望些什么？他的利益何在？以及他的问题核心是什么？总之抓住对方的中心问题，把握对方的心理，且尽可能强调对方的重要性，说服对方，达到通讯的目的。
（四）谦虚有礼貌
我们对外所写的商业书信要体现我国外贸政策，做到不卑不亢、得体脱俗、落落大方。既要遵守国际贸易习惯，又要维护我国利益。借以通过商业书信来往，发展与各国人民的友好关系，开展同各国的经济贸易。要谨防有意或无意泄露国家商业机密或其他机密。书信内容以写得有理、有利、有节为秒、注意礼貌，不要盛气凌人，避免强加于人。因此，要尊重对方，保持You-Attitude，多为对方着想。英语的礼貌用语有很多，如：Would you like to?Thank you for…值得注意的是，Would you like to引起的许多句子不是文句，而是一种很有礼貌的请求，所以后面不要问号。另外，礼貌也可说是一种策略。如要告诉对方好消息时，采用直接法，一开始就把好的消息写出来；如果要告诉对方坏消息时，采用间接法，开头说点别的，作为“缓冲”，然后才把坏消息以适度准确的语言表达出来。例如： “Thank you very much for your interest in my work；and also thank you for your kind invitation. I do believe I have an opportunity of visiting and working in your laboratory at an appropriate time. I would make a general plan after I finish my current work at hand；and send a report to my institute if necessary. As to its feasibility and future information in connection with the joint research，I would get in touch with you as soon as possible.”此信用缓冲手段作为礼貌策略来减轻拒绝的强度，使收信人感到写信人是周到而体贴的。
缓冲作为礼貌策略的另一种作用是通过作者谦恭的话语来强调团结合作，以显得不那么粗鲁、武断、自负、无所不知，这会使双方感到更亲近，有助于建立和维持和谐关系。如例句：“To maintain our plant’s peak efficiency，we are currently replacing some of our pasteurizing machine with newer models. I feel that the process of moving this heavy machinery into and out of the place may pose a safety hazard to any children present at the time”。
英语写信范文6
[关键词]商务英语 电子邮件 写作技巧
商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。
尽管写作在今天已经被列为商业领域的关键技能之一,但在这一领域接收过全面训练的人还是少之又少的,人们要不就是在几乎无须动笔的课程上学有专攻,要么就是专攻学术写作之道,而学术写作与商务写作不是一回事。
学术写作与商务写作的不同,主要在于读者和写作目的不同。在学术写作中,写作者的目的是要让有限的读者信服自己在专业领域的博学。读者通常也是行业内的专家,他们阅读和评价论文是有报酬的。
而在商务英语写作领域,文章是写给那些可能并不了解写作题材的各行各业的读者看的。商务文章的写作,受到时间和金钱两方面的限制,另外,读者无须,也不想花时间来整理和阅读那些冗长而复杂的文章,因此,今天的商务沟通要求的是一种简洁明了易懂的文风。
因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意的一些问题如下。
一、读者
了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则即便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。
二、遣词
简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去查字典。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。
行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话就能比平常的语言更清晰更准确的解释某些概念,也有助于于技术人员读者建立起和谐友好的联系。
三、造句
句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。
商务应用文句子的平均长度为15到18个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因此长度应切成两到三个短句为宜。
最佳的商务信函应该由长短不同地句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具吸引力。
标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。
表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。
四、分段
信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的行动。意思表达的越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,
位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8行以内是最好的。
电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3行长,主题部分段落长度不应该超过5行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。
五、外观
外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。
选择合适的字体和字号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字号要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。
绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用――即对某些单词或习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。
参考文献:
[1]侯晓莉.商务英语函电教学探讨[J].北方经贸,2004,(2).
