前言：中文期刊网精心挑选了档案管理流程范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
档案管理流程范文1
【关键词】苏州 检验 检疫业务 管理流程
但是，在具体的管理过程中，主要出现了两方面的问题。一是立卷标准模糊混乱，从而导致业务证单档案在归档伊始即出现概念混淆、分类不明等问题，直接影响了后期业务证单档案的查阅与利用，究其原因，主要是由于作为业务证单档案重要立卷标准的HS编码界定难度较大。许多单位为了便于自身业务证单档案的管理，建立一套新的档号编写方法，简单的以证单形式加以区分，但在利用时相对较慢，特别是针对同类问题开展调查研究及取证时，往往会出现大海捞针的情况。二是网络环境下档案馆业务流程的变化也带来了业务流程重组的必要性。网络环境下，现代信息技术，主要是计算机技术和网络技术在档案管理中的广泛应用，使原有的管理模式发生了变化，由原来的手工作业的工作方式转为以自动化集成管理系统为主的工作方式。其业务工作的变化主要体现在以下三个方面：档案信息收集、管理方式。档案信息组织检索与提供利用方式的变革。档案编研工作的新特点。对此，我们对苏州检验检疫业务档案管理流程进行了再造与优化，并取得了初步成效。
一、建立跟随业务证单档案终生的档号，统一立卷标准
（1）专章归类法。凡是涉及检验检疫商品的首先使用HS编码，在业务档案中的项目代码不代表业务分工范围，仅在某类商品业务档案档号中起识别作用。在档案全宗中应确保某商品/业务档案档号的唯一性。
（2）借用编码法。对于同属于一章的货物，如“62”章的羽绒服装，考虑到国家质检总局将羽绒服装、羽绒制品和羽毛作为一大类商品归口管理，因此，可在羽绒制品的编码中借用羽毛HS编码使用“940000”，代表羽毛及其制品和羽绒服装，从而避免了羽绒服装与梭织服装的交叉。前两位无法确定的，再依次考虑第4位、第6位。
（3）合并与加注法。针对有的部门，如办事处、出口加工区等，检验检疫业务门类全、品种多（几乎涉及全局的所有商品类别）、批量少、无对企业监督管理等特点，本着务实的原则，结合其业务分工、岗位设置和方便档案管理与维护等实际，在确定项目代码/名称时，对其业务进行了科学、合理的合并。
（4）实际业务确定法。为尽量避免出现归档资料缺少大类、归档资料数量多少严重失衡以及资料的重复归档，即使相同的检验检疫业务也不必确定完全相同的项目代码/名称类别。
二、重新构造业务证单档案的“运行模式”，改进工作流程
（1）原有的业务证单处理模式。原有的业务证单处理模式十分线性、平面化，工作不细分，业务证单往往在最后办理完结后，一起交到归档部门，给归档部门带来极大的工作量，也极易在归档部门的归档过程中，造成资源的重复浪费或者遗漏损失。
（2）引入“分级管理”理念。结合电子监管工作，对信誉好，进出口量较大且质量稳定的企业进行分类后实行简便建档管理。
同时，也可根据出入境货物保健类别、货物的不同特性、不同风险对不同货物进行分类建档。
档案管理流程范文2
做好工程项目底图档案电子、纸质“双轨制”管理工作，底图管理部门梳理工作流程，建立健全了从归档到入库全过程的底图管理制度，做到每个环节都有规可依，有章可循，相互衔接。工作流程中应重视的几个环节：一是底图的归档验收；二是台账登记；三是底图修改；四是科学分类，合理排放；五是档案利用；六是保管和保护。
（一）底图的归档验收由于底图的重要性和出图的频繁性，为确保质量，严把底图归档入口关。纸质底图归档验收，一是查底图是否平整，字迹是否清楚，图面有无污迹。因底图是蓝图的母版，底图质量对蓝图质量至关重要，没有好的底图质量，也就谈不上高质量的蓝图质量。二是查签字手续是否齐全，签署不完整的底图，不能充分发挥其档案凭证作用。三是查工程项目文件号是否与工程名称一致，文表（图）号编制是否准确。底图项目文件号——文表（图）号，相当于每个人的身份证号，具有唯一性，它对底图档案的检索、利用、保管、统计起到关键作用。时常有年轻的设计人员对底图编号规则不胜了解，有时会出现几份不同的底图共用一个编号的现象，这给底图的日后查找利用带来了麻烦。四是装订边25mm，纵向留左边，横向留上边，成品一律左边装订发图。由于印章和签署是项目图纸文件生效的主要标志，工程项目的每张底图，都必须有设计、校对、审核等多人签字，才具有法律效力，也才能认定为档案。因此对实现电子签名的项目，纸版底图存档的同时，PDF版电子文件同时送交档案部门存档。没有实行电子签名的设计文件，做到即存即扫。DWG、PLT可编辑版电子文件，有项目文控验收，待项目结束后，刻录光盘，送交档案部门另行存档。
（二）台账登记台账登记是记载档案是否存档的重要凭证。随着公司发展壮大，现在每年新承揽几十个项目，在加上上年没完成的项目，每年都有上百个工程项目齐头并进，底图年归档数千个档号，文表达20多万页，图纸10万多自然张。为用好、管好每个项目的底图，纸质台账，以归档时间登记流水账。验收合格的底图，归档人、验收人在双方的存档登记簿上签字，作为档案归档验收凭证永久留存。为了做好档案“双轨制”管理工作，档案部门购买了《综合档案管理系统》软件，将所有的底图档案存档条目著录计算机。每条条目都包含归档日期、项目代号、文件编号、题名、阶段、版次、图纸量、文件编制人、档案验收人等三十多项信息内容。电子条目著录信息是计算机检索的重要内容，《综合档案管理系统》能够对这些信息进行单项或多项组合查询、统计。提高了底图档案利用的查全率和查准率。存档的电子文件软盘在《综合档案管理系统》互见号中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
（三）底图修改由于甲方的需要发生变化，或因施工条件的变化，需要对已归档且已请晒发放的工程底图进行了修改，为了便于区分工程项目图纸的变化，公司底图采用版次递进即“升版”的方式进行管理。在底图档案中就会出现，同一工程项目文件号有多个版次的底图，同一版次的目录包含不同版次的文表号和图号。多版设计文件同时存在，增加了底图文件的协调难度。因此在底图存档验收和底图请晒抽图配图时，一定要细心，看清楚设计文件的文表号及图号的有效版次，保证各项任务的执行者采用的都是有效版本的设计文件。升版底图电子文件存档，同一档号高版次的电子文件要覆盖低版次的文件。相应的低版次纸质底图也要下架作废。否则，底图管理就会混乱，也会给今后档案的利用者带来诸多麻烦。
（四）科学分类，合理排放对底图实体进行科学分类，合理排架存放是快速提供底图利用的重要前提。工程项目进入设计阶段后，通常有基础设计、详细设计、竣工图三个阶段。项目从开始到竣工，跨度时间长，利用频繁。我公司早期工程项目编号突出专业，我们就以专业为主分类，按专业——年代——流水号进行分类、排架存放。这种排架存放方式，可以减少底图搬移次数，高效利用柜架，但它的弱点是，同一项目的底图存放在不同的专业，或同一项目同一专业存放在不同的年度内，底图再次利用，抽图就相当麻烦。现阶段公司的底图编号是由一组数字加字母组合而成，涵盖工程项目号、阶段、单元号、专业及目录文表号级别等信息，以项目为主体。为了保存一个工程项目底图的连续性和完整性，在项目运行中，底图是一个动态管理，处在预归档阶段。档案分类方式也有所突破，我们按年代——项目——单元（装置）——专业流水号——图号进行分类，按序排架存放，并在柜架上写明底图的工程名称、单元号、专业、图号等信息。已经完成的项目，转入底图档案管理阶段。一个全厂性工程项目就几十个，甚至上百个单元（装置），与计算机排序同步，编制底图保管号，底图档案实体重新整理，再按档案管理要求进行编目、装盒、上架保存。这种分类虽然很麻烦，可效果却不一样。特别是按项目、单元（装置）抽图时，只需点击鼠标，或到库房找到这个项目的存放位，就能轻松搞定，避免了无谓的工作。
（五）底图的利用底图是工程项目建设过程中不可缺少的依据，离开了设计底图，工程项目建设就失去了方向。但归档后的底图，不能直接发送到现场，需晒制成蓝图，盖上单位专用出图章，压力容器章、以及注册建筑师、注册结构工程师章，才能用于现场施工。底图请晒，有严格的程序，必须经项目经理允许，文控填制出版委托单，详细填写要请晒的图号，晒制蓝图份数。底图人员根据委托单内容，抽图调配齐底图，送交出版室出版。晒完后的底图，由出版室及时归还给底图岗。底图人员必须再次清点回图，查是否有遗漏丢失、撕裂、破损的底图，若有须及时进行补缺、修补，保证底图再次利用的完整性和完好性。底图的原件只有一份，而且利用的频繁。图纸档案作为纸质产品，有着纸质档案的弱点，就是容易磨损、发黄变脆、破裂、易潮，不易保管。传统式手工管理无法形成资源共享，蓝图和底图都保管，导致人力、物力、财力浪费。《综合档案管理系统》软件的应用，缓解了这些矛盾。在条件具备的时候，将早期的底图档案“孤本”，用扫描仪进行扫描制成图形文本。这样是在抢救、修复底图档案的同时，也是将早期的死档案变为活档案。扫描后的图形文本，在公司《综合档案管理系统》网络中挂接，需求者通过网络等现代技术实现异地的远程利用，也可以满足多人同时使用，为需求者提供更为方便、直观、环保、快捷的档案信息服务方式和途径。电子版档案再按项目整理，储存在光盘中异质备份，需求者通过电子拷贝的方式，获取档案信息，这样就可以减少纸质档案的磨损，最大限制的保护纸质档案。已经归档的CAD电子文件还可以直接为设计人员服务，省时省力，方便快捷。对已经制成电子档案且破损严重的底图，年份稍长利用较少的工程底图，以及较老的利用率基本上没有的工程底图就可以卷放，也可以异地存放。存档蓝图不再请晒，大大缓解库房存放压力，现有资源能得到高效利用。
（六）保管和保护底图材料特殊，易发黄、变脆、撕裂、破损，不能装订，不能折叠存放，一般采取平放。因此在底图的抽图、添晒、整理过程中，档案人员和利用者必须要有高度责任心，更要珍惜和爱护底图。取放底图时，一定要维护好底图图号的排序，同时要轻拿轻放，严防图纸磨损和撕裂。而光盘体积小，对于环境要求不高，抗恶劣环境能力强，即使在平常环境下，也能长期保管。底图档案库房按“八防”要求管理，严格控制好库房的温湿度，并做好信息登记，以确保工程项目档案长期的保管和利用。
档案人员的素质
档案管理流程范文3
档案管理工作是事业单位运营的最基本工作，做好这一项工作，能够帮助事业单位更好地运行和发展，在新的信息发展形势下，档案管理工作也要符合新的信息化发展模式。目前我国的事业单位在档案管理上还存在着很多问题，如何对档案管理工作进行完善和改革，是新形势下事业单位档案管理工作发展的方向，也是提高档案管理效率的关键。
二、新形势下事业单位档案管理改革的必要性
数字化时代的到来让很多数据的应用和储存变得更加方便，是新时代的信息发展方向，应用新的技术改革事业单位的传统档案管理方式，也可以提高档案管理工作的效率，提高事业单位的工作质量。事业单位的档案管理改革是建立在信息技术的基础之上的，通过对档案的数字化和信息化处理，能够充分发挥档案的管理职能，事业单位的档案管理工作信息化与效率是息息相关的。
在互联网技术不断发展的时代下，各项信息处理的技术也在不断地完善，比如云计算技术，这种高效率的信息管理方式在社会各个领域的应用也逐渐广泛，同样身为信息管理的事业单位档案管理工作也应当将新的技术运用到工作中，适应社会的科技发展。不但事业单位档案管理工作处于改革的期间，事业单位的体制也处于改革时期，改革需要运用新的信息化技术，建立信息化发展的平台，因此加强对档案管理的改革也是推进单位体制改革的有效方式。另外传统的档案保存方法具有易丢失、易损坏、查找不便的缺点，新的档案管理方式能够加强对档案的保存力度。因此新形势下事业单位档案管理改革是非常有必要的。
三、新形势下事业单位档案管理的现状
（一）对档案管理工作认识不到位
受传统档案管理工作观念的影响，一些事业单位的管理者没有认识到档案管理工作改革的必要性，把单位的发展重心都放在了如何提供社会服务上，没有意识到档案管理的重要性。很多事业单位的管理人员和工作人员，包括档案管理的工作人员认为档案管理工作不能给单位的发展带来经济效益，这种整体的不正确意识导致在事业单位的发展过程中疏忽了对档案的管理工作，造成对档案管理工作的人力物力资源投入不合理，影响了档案管理工作的效率。[1]
（二）档案管理方式不科学
现代的科学技术不断发展，信息的处理、储存、传播的方式也在逐渐现代化，在计算机技术的支持下，档案管理工作应当变得更加先进快捷，创建档案管理系统来帮助管理者进行档案管理工作。在实际的档案管理过程中，尽管大多数事业单位都采用了计算机系统来制定管理体系，但一些时候并没有对档案系统的数据进行更新，档案管理者也是缺乏档案管理的意识和专业素质，使得电子信息技术没有很好地应用在档案管理中，造成档案管理方式不科学。
（三）档案管理工作人员的专业素质不高
档案管理工作是一项有较强操作体系的工作，对从事的管理人员专业程度要求也是非常高的，工作人员要具备档案管理工作的专业知识，掌握专业的管理方式和技巧，档案管理的工作具有一定的枯燥性和单调性，需要管理者在工作时适应这样的工作环境，培养仔细程度和耐心。由于档案管理工作不受事业单位的重视，对档案管理的工作人员审核没有那么严格，导致了很多工作人?T的专业素质都达不到良好管理档案的要求，对档案分类和整理缺乏专业性的认知，导致档案的归纳、整理、保管等操作方式不规范，降低了档案管理工作的效率。[2]
四、新形势下事业单位档案管理的改革措施
（一）完善档案管理的业务流程
完善档案管理的业务流程指要对档案管理的流程进行重构，分析在档案管理流程中每个环节的设计和工作效率，发现整个体系中存在的问题，并针对问题进行对该项环节的优化，通过信息技术实现对档案管理也无流程的升级和改造革。新形势下对信息管理提出的要求是从本质上改革，因此事业单位的档案业务流程改革也要从本质上进行。
第一要优化业务流程，完善档案管理内部部门之间的业务衔接工作流程，梳理好档案管理部门与其他事业单位部门之间的业务流程关系，动员全体员工投入到完善档案管理业务流程的工作中来。对各项的档案管理工作流程进行审核，如档案的录入、编排、维护、更新、查找、监管工作，对每个环节都要进行合理的规划。第二，规范业务流程的标准，标准化在档案管理工作流程制定中是非常有必要的，通过标准化的规定将档案管理流程的体系固定下来，根据档案管理的发展需求和实际情况，来分配职责和管理资源，明确每一位管理员工的职责和所在岗位所负责的范围，将长远发展的理念应用到对标准化流程的制定中。[3]
（二）扩展档案管理服务能力
首先要对服务的功能进行扩展，原有的档案服务功能大多数只是对信息的检索和查看，在信息化技术不断发展的时代中，档案的服务功能要借助信息技术进行扩展，可以开发数据的整理功能，让档案数据能够执自行的按类别规整、自动筛选、与其他信息建立一个清晰的对比模型，为需求者提供更多的服务。在档案的服务过程中可以增加其他的服务功能，比如说根据所查找数据提供相应的档案信息，在检索中设置高级检索，让使用者能够根据数据发生的年份或者是方向查找到一类的档案信息，做到更加迅速地找到需要的具体信息，对档案的检索功能更好地运用。其次要扩展服务的内容，传统的档案服务都是等需求者有需要时自己使用，档案管理提供的只是一个数据仓库，在新的服务模式中应当改善被动服务的局限性，逐渐朝着主动提供服务的方向发展。
（三）构建档案管理平台
构建档案管理平台分为两个方面，第一个方面是加强硬件上的建设，档案管理的平台可以以事业单位发展的平台为依托，建立属于自己的发展平台，结合档案管理的职责设计具有针对性的功能平台，建立更加科学更加快捷的档案管理平台，同时考虑事业单位对于档案管理的实际需求，制定符合档案管理发展目标的平台。第二方面是实现对资源的整合，资源的整合可以通过各类的整理软件来实现，档案管理工作的改革也是要利用好这些整理办公软件来进行的，将档案的管理工作融入整个的档案平台中来，借助管理平台实现对档案资源的整合，使档案管理工作发挥最大的效益。
五、结语
档案管理流程范文4
1
目前医院档案管理存在的问题
目前医院档案管理工作并不完善,从管理人员来看,大多数医院的档案管理工作并未配备专业的档案管理人员进行管理。在档案信息的收集、整理和录入资料过程中,仍依靠大量的人力来进行操作。再档案中,纸质性的档案占有极大的比例,而且量比较大,需要对其进行定时定期的整理、分类和保存。
同时,医院在档案管理意识上的薄弱,领导及相关人员还未树立正确的档案管理观念。观念的薄弱直接影响到档案管理的规范程度,正是因为缺少对于档案管理工作的规范性、权威性和保密性的认识,往往导致医院档案管理中会经常性地出现丢失、毁坏和随意外调等现象。医院档案管理的问题还表现在效率低下、权威性低等几大特性。
上述问题使医院的档案管理工作不能真正地适应办公自动化环境的要求,阻碍了医院档案管理的发展与进步,不能按照相应的规范对医院的档案进行规范操作。
2
办公自动化环境下进行档案管理的重要性
办公自动化就是利用电子网络等现代化手段作为辅助,帮助各事业单位及政府机关进行相应的档案资料的管理。原有的档案管理模式已经不能适用时展,办公自动化等手段的出现就是改革传统医院档案管理的重要举措,该种手段促进了医院档案管理工作的发展,改变了传统的管理模式,节省了大量的人力、物力和财力,使管理人员不必再花费大量的时间去对相关的档案资料进行分类、整理。同时,也减少了出错的概率,提高了管理效率。对推进医院运营的数字化、现代化和电子化改革都起到了良好的促进作用,为医院进行相应的管理体制改革、改善管理方式、提高档案管理人员的职业素养和人文素养都是有重要意义的。
3
办公自动化环境下进行档案管理的建议
3.1
完善医院档案管理的人员配备
医院在进行档案管理时,往往会选用相关人员兼任、轮流值班的方式。这种方式并不能真正地将医院档案管理落到实处。为适应办公自动化的要求,医院要完善档案管理工作的人员配备,提高医院档案管理人员的管理水平,提升管理人员的职业素养与人文素养,促进医院档案管理工作的进一步发展。办公自动化手段对于档案管理工作来说还是一个较为陌生的领域,要配备能够熟练掌握办公自动化手段的高水平的档案管理人员,并对现有的档案管理人员进行专业培训,使管理人员能够具备相应的技术知识,熟练的掌握相应的技巧,便于在办公自动化环境下对相关档案进行更好地管理。
3.2
规范档案管理流程,提高档案管理的安全性
在适应并实现办公自动化的同时,要重视对档案的安全保护。在进行档案管理过程中,要制定相应的档案管理规范及条例,规范整个档案的管理流程,运用计算机手段确实可以帮助管理人员提高工作效率,保证档案管理的实用性与科学性,但是也有潜在的安全风险,所以我们要格外注重档案管理流程的规范性,注重档案管理的安全性,在利用办公自动化管理手段的同时确保档案信息不能外泄,实现在网络电子平台上对档案管理工作监管的有效性。
3.3
树立相应的档案管理意识
医院档案管理意识薄弱是影响档案管理工作的最大问题。医院未能真正重视起对档案信息的管理,会导致人员配备不齐全、档案管理流程不规范等现象的发生,所以,当务之急就是要使医院的档案管理人员及领导树立起在办公自动化条件下医院档案管理的意识。理解办公自动化对于医院档案管理的重要意义。同时,医院也要对此进行大力宣传,将档案管理意识植根于每个人的思想中,因为只有树立了相应的档案管理意识,才能更好地利用办公自动化管理系统来实现对医院的档案管理。
4
档案管理流程范文5
关键词：档案管理 信息化 系统设计
中图分类号：G271.2 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）07（a）-0195-01
1 档案管理系统的研究目的和主要完成的工作
1.1 档案管理信息化建设的意义
加快推进档案信息化、档案管理现代化，是全球信息化要求的必然结果。档案信息化管理能够使档案信息资源配置更合理、管理更全面，可以为单位、为社会提供更加优质高效的服务。
1.2 研究目的
利用计算机网络技术，以档案馆档案信息化建设为中心，建立具有工作服务网络化、档案管理标准化、档案资源安全可靠的数字化档案馆，并通过本档案管理系统实现上级档案局对下属档案馆工作流程的监控和指导，建立规范化的档案业务管理体系，并为各级管理人员提供决策支持和信息服务。
1.3 主要完成的工作
在充分研究档案馆信息管理的业务流程的基础上，实现档案信息化系统的整个项目建设，即完成的系统设计内容有：档案管理系统的规划设计、系统的编码、测试、软件交付、验收、维护。
2 档案管理系统解决方案
2.1 档案管理系统功能简介
档案馆是紧紧围绕档案的“收集、保管、利用”来开展业务工作的，档案馆的主体工作流程包括。
（1）收集归档。对各类档案进行收集、初步整理、归档鉴定、整理和正式归档。档案归档包括：收集、整理、正式归档等关键子流程和业务活动。
（2）管理维护。主要是指对已正式归档档案的日常保管、维护。档案管理包括：鉴定、保管、销毁关键子流程和业务活动。
（3）有效利用。主要是指档案馆为单位和社会提供档案相关的服务。档案利用包括：借阅、归还、统计、编研关键子流程和业务活动。
2.2 档案管理系统总体设计原则
档案管理系统设计原则是：总体规划，分步实施，条块协调，统筹管理，互联互通，整合发展，资源共享。以有效利用为灵魂、以网络技术为工具、以整合共享为手段、以安全可靠为保障，使档案馆各部门实现互联、共享和利用。
2.3 档案管理系统体系结构设计
根据档案信息管理系统的工作实际，即档案信息量庞大，档案信息分布存放，但需要把档案信息提供给不同权限的用户使用，因此，在系统中，我们采用C/S+B/S的混合模式。
2.4 档案管理系统功能模块设计
该系统使用的多个数据库是分布式的、超大规模的、可互操作的。同时该系统设计了多种登陆权限，包括档案馆管理人员、下属单位管理人员以及普通网络用户，按不同的授权提供不同权限的档案管理服务。
2.4.1 档案收集归档系统
档案工作的起点是档案收集，其具体内容是通过各种渠道，如下级档案馆上交、社会各界捐赠等不同类别的档案按照规定集中保存起来。档案收集后，档案的归档更加重要，它是档案有效利用的必要前提，档案的归档及时与否，决定了档案的利用价值。
2.4.2 档案管理维护系统
档案管理维护系统主要负责档案信息资源的整理、维护与利用工作，主要包括：档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用等。
（1）档案整理
档案整理主要是对收集来的档案实物（按案卷、盒、文件、各种载体形式移交来的档案）进行整理、分类，同时进行编目、索引形成管理档案的目录信息，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。它是档案管理中的一项基础工作。
（2）档案鉴定
系统自动检索出过期的档案，形成鉴定目录；档案主管可以对鉴定申请的档案进行鉴定，更改保管期限，并形成销毁目录；销毁目录提交相关领导审批，返回审批结果；对审批后可以销毁的档案进行销毁，扔入回收站，并形成销毁目录。对到期档案能报警提示并做批量处理。
（3）档案保管
档案保管工作主要包括档案在正式存入库房档案架后的整个管理工作。
1）库房安全管理：对库房温度、湿度设定范围，当温湿度超过设定范围时，档案管理系统进行报警；
2）图形化统计：按年份、月份等条件统计温湿度变化，并形成曲线图；
3）库房图形化界面。
（4）档案统计
以统计数字反映和揭示档案及档案工作中各种现象的特征和规律性的工作。是掌握与分析档案和档案工作基本情况，研究制定档案管理与档案事业建设的方针政策和计划，实行有效监督与指导的重要依据和手段。
1）统计方式
档案统计、馆藏统计、分类统计、交叉统计、按全宗进行统计、自动生成统计年报。
2）统计条件
档案类别、著录项、档案库类型等条件形成交叉统计。
（5）档案利用
档案利用是档案整个过程的最终环节，是档案利用者通过档案信息管理系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。
针对档案利用，档案管理系统提供如下功能：
1）实体档案管理
2）电子档案借阅管理
3）借阅流程自定义
2.4.3 档案有效利用系统
负责为档案馆的使用者提供档案相关服务，主要包括：档案信息、档案查询、借阅审批子系统等。
2.4.4 档案信息安全系统
负责档案管理系统的安全，主要包括：访问控制（用户权限）、信息加密、身份验证等。
2.5 系统接口设计
通过系统接口，使档案馆OA系统产生的档案数据进入档案管理系统进行档案归档操作，从而实现真正的文档一体化。
2.5.1 系统接口实现内容
（1）实现档案数据归档；
（2）在OA中完成与档案相关的审批程序；
（3）在OA系统中发送提示信息；
（4）OA系统权限导入接口。
2.5.2 单点登陆
单点登陆技术解决了用户管理、密码管理的难题，即用户一次登录，就可在企业网络内畅通无阻，自由访问众多的应用系统和网络资源，提高企业的工作效率。
3 结语
在调查现有档案业务管理机制的基础上，采用结构化设计方法进行档案信息化系统设计，充分利用计算机技术、通信技术、网络技术、数据库技术设计并开发出符合档案馆档案“收、管、用”管理流程，满足数字档案馆建设的档案信息管理系统。
参考文献
[1] 黄朝辉.基于CS和BS结构的高校图书馆管理系统[J].松辽学刊（自然科学版），2002（3）.
[2] 张克东.软件工程与软件测试自动化教程[M].北京：电子工业出版社，2002.
档案管理流程范文6
关键词：现代企业；档案管理；模式；创新；信息化
中图分类号：G27文献标识码：A
一、现代企业档案管理模式分析
（一）集中管理模式
集中管理模式是企业所设立的档案机构(企业档案馆、企业档案室或企业档案信息中心等)和档案工作者对本单位档案实行集中统一管理的模式。集中统一管理是我国长期以来档案工作基本原则的核心。
1、集中管理模式的优势
这种模式的优势在于能够保证企业档案的整体性和安全性，便于企业档案工作的全面建设，能够有效发挥企业档案的整体功能。采用这种管理模式，档案管理系统权利集中、制度规范，在档案整理过程中能够及时发现缺档漏档现象，便于形成统一的档案信息中心，能够最大限度地体现档案的整体性，对优化企业内档案的管理和利用效果明显。
2、集中管理模式的不足
集中管理模式属于单一的档案管理模式。在当今社会，尤其是在市场经济条件下，这种单一的档案管理模式因为所存储档案的单一性、所显示信息的滞后性、所提供资料的局限性，已很难适应企业进一步变革的需要和满足企业对各类信息的渴望。
（二）分散管理模式
分散管理模式是企业没有为档案管理设立一个专门的管理部门，企业档案掌握在企业各机构或职员个人手中的一种档案管理模式。
1、分散管理模式的优势
在分散管理模式下，企业能够对档案的归属方和责任方进行清晰划分。其优势表现在：一是多元化的管理方式简捷又简单，只需要根据档案的来源进行分类、编目等简单的管理程序即可便于利用。二是充分利用企业的人力、物力、财力等资源。
2、分散管理模式的不足
企业对自身产生的档案不能行使高度的控制权，对企业自身档案的整体性了解得不够透彻，企业内没有形成一个统一的平台使档案资源能够高效运转，企业也就无法形成一个档案信息中心，难以淋漓尽致地体现档案的作用。
（三）分布管理模式
分布管理模式是指企业的档案由档案部门和业务职能部门分别保管的管理模式，分布管理也称“集中―分散式”、“网点式管理”和“联邦制”。
1、分布管理模式的优势
分布管理模式的优点主要表现在管理高效、便利，更适合各办公机构协作等方面，具体体现在：一是档案部门和其他办公部门都可以保管档案，所以在档案移交这个程序上可以任意选择最终对象，展现了分布管理模式的便利性特点；二是由于分布管理模式具有档案中心机构集中领导的特性，所以档案部门和各办公部门在保管档案方面能够有一个统一的、标准的程序和制度，避免了重复与分歧，提高了工作效率。
2、分布管理模式的不足
分布管理模式的不足之处在于，第一，对于怎样清晰划分档案部门和其他办公部门在档案管理、保存方面的先决权利是一个很难解决的问题；第二，会使许多企业渐渐忽视档案部门，因为此模式下档案部门的作用和权利都被削弱了。[1]
二、现代企业档案管理模式创新的切入点
（一）工作平台的切入
企业为提高自身在国内、国际的市场竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。
以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大;参与应用岗位人员众多;处理流程繁琐多变;数据库功能强大;信息传递迅速，易于交流;信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台:
一是快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通信，信息交流快捷流畅，并与因特网邮件互通。
二是协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理，提高机构各级领导或部门协同工作的效率。
三是公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公。
四是信息服务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段，以提高生产效率。
（二）创新流程的切入
在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，企业文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念“，它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”。文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。
在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程;意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标：一是减少流程的中间环节；二是建立并行、平行工作流程；三是建立跳转、分流工作流程；四是建立循环工作流程；五是建立交叉、条件等工作流程。
三、推动现代企业档案管理模式的创新的举措
（一）观念创新是创新企业档案工作的基础
创新是时代的要求，观念创新是各方面创新的基础。现在已进入信息时代，档案工作要适应新时期经济社会发展的需要，服务经济建设，服务企业发展，档案工作者就必须作为创新主体，主动迎接挑战。
档案工作的创新来自于对档案管理的创新想法和欲念，没有创新的认识，档案创新就无从谈起。网络经济时代是一种全新的经济时代，档案工作要适应这种新时代的要求，就应当有创新的意识和思想，档案工作者要充分理解创新工作为知识经济的灵魂，在档案工作网络化方面，渗透创新思想，开展创新实践。
（二）信息化是创新企业档案工作的重要内容
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势企业档案部门应争取领导支持，为档案信息化建设营造良好的发展环境。信息时代已经到来，如何依托计算机技术，建立高效、方便、快捷的档案信息系统，更好地服从、服务于企业的发展是档案工作面临的重要课题。但档案信息化建设必须以一定的资金、技术和人才为基本条件，因此，如何取得领导的重视与支持，为档案信息化建设创造一个良好的环境显得尤为重要。
（三）管理创新是创新企业档案工作的重要手段
1、采用“兵团协战”策略
充分利用国内外多方协作的机会，和同行业或跨行业企业精兵强将合作，攻克未来企业档案事业发展过程中的高新科技难关。
2、采用“优势互补”策略
利用网络的潜能，吸纳国内外企业档案信息和相关知识，建构档案信息库，利用光盘等高新技术“海量”存贮，以满足本企业全方位利用需求，实现信息和知识共享。
（四）创新学习是创新企业档案工作的关键
信息时代的到来，给我国档案工作既带来难得的发展机遇，又提出严峻的挑战，迫切要求用信息技术开展档案工作，以提高档案工作服务的效率和质量。档案工作者应掌握如何使用计算机网络，如何利用计算机处理信息等信息处理技术，使用网络的应用成为每一位档案工作者的基本功。档案工作者还应学会利用网络进行档案信息的应用开发，最好还能根据工作实际独立开发档案网络信息资源，在管理方面实现计算机网络管理，做到档案信息资源共享。
（五）创新服务机制，改善服务方式
市场经济的实质是效益经济，在现代企业制度下，企业的任何活动都要服从于效益原则。拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，笔者认为，档案部门可以借鉴一些服务行业的做法，开展优质服务、规范服务、承诺服务，改良服务态度，提高查全率、查准率，使利用者高兴而来，满意而归。重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”。以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。[2][3]
参考文献
[1]于晓泳.现代企业创新档案管理的思考[J].经济研究导刊，2011.17.
