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会议记录的格式范文1
在会议过程中,由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来,就形成了会议记录.
会议记录有记与录之分.记又有详记与略记之别.略记是记会议大要,会议上的重要或主要言论.详记则要求记录的项目必须完备,记录的言论必须详细完整.若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠录.录有笔录,音录和影像录几种,对会议记录而言,音录,像录通常只是手段,最终还要将录下的内容还原成文字.笔录也常常要借助音录,像录,以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证.
二,格式
会议记录的格式分为记录头,记录主体,审阅签名三个部分.
记录头的内容有:
1.会议名称;
2.会议时间;
3.会议地点;
4.会议主席(主持人)
5.会议出席,列席和缺席情况;
6.会议记录人员签名.
三,要求
会议记录的要求归纳起来主要有两个方面,一个是速度要求,一个是真实性要求.
(一)速度要求.
快速是对记录的基本要求.
(二)真实性要求.
纪实性是会议记录的重要特征,因此确保真实就成了对记录稿的必然要求.
真实性要求的具体含义是:
1.准确.不添加,不遗漏,依实而记.
2.清楚.首先是书写要清楚,其次,记录要有条理.
3.突出重点.
会议记录应该突出的重点有:
(1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;
(2)会议讨论,争论的焦点及其各方的主要见解;
(3)权威人士或代表人物的言论;
(4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;
(5)会议已议决的或议而未决的事项;
(6)对会议产生较大影响的其他言论或活动.
范文：
飞熊公司项目会议
时间:20xx年4月5日
地点:公司会议室
出席人:公司各部门主任
主持人:马燕(公司副总经理)
记录:祁迎峰(办公室主任)
缺席人员
会议主持人审阅 签字
一,主持人讲话:今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题.
二,发言:
技术部朱总:类似的办公软件已经有不少,如微软公司的WORD,金山公司的WPS系列,以及众多的财务,税务,管理方面的软件.我认为首要的问题是确定选题方向,如果没有特点,千万不能动手.
资料部祁主任:应该看到的是,办公软件虽然很多,但从专业角度而言,大都不很规范.我指的是编辑方面的问题.如WORD中对于行政公文这一块就干脆忽略掉,而书信这一部份也大多是英文习惯,中国人使用起来很不方便.WPS是中国人开发的软件,在技术上很有特点,但中国运用文方面的编辑十分简陋,离专业水准很远.我认为我们定位在这一方面是很有市场的.
市场部唐主任:这是在众多航空母舰中间寻求突破,我认为有成功的希望,关键的问题就是必须小巧,并且速度极快.因为我们建造的不是航空母舰,这就必须考虑到兼容问题.
一,各部门都同意立项,初步的技术方案将在十天内完成,资料部预计需要三个月完成资料编辑工作,系统集成约需要二十天,该软件预定于元旦投放市场.
会议记录的格式范文2
作会议记录应注意的重点问题：
笔者在整理、提供利用档案中发现，某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的，具体表现有：
一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页查阅，不仅效率很低，而且人为地增加了对案卷的磨损，不利于档案的保护和保密。
二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人；有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名；有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容；有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等，使人很难了解会议的全貌。
三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本（联席会议例外），给保管和利用带来不便。
四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用，有的本子只记录了几页就再也不用了；更有甚者，每次开会时临时找几张稿低记录，过后就不知去向了。
五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料，而且书写潦草，不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。
为了提高档案质量，笔者认为做会议记录应该注意以下问题：
一、使用固定的会议记录本。记录人员应选用纸质较好的会议记录本，按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整地做好会议记录。会议记录本前三页应写有目录，包括会议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。会议记录人应把每次会议的情况按目录栏中的要求逐项填写清楚，这样不但查找起来一目了然、十分方便，而且有利于档案的保密和保护。
二、按照规范格式做好会议记录。会议记录一般分为两个部分：
1、会议基本情况。包括会议名称、开会时间（要写明年、月、日及会议开始时间）、会议地点、出席人（人数不多的会议要把出席者的姓名都写上，注明其他人员全部到会；人数过多的会议可只写出席范围和人数）、列席人、主持人、记录人。上述内容要在会议主持人宣布开会前写好。
2、会议内容。包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容是会议记录的重点，记录时必须聚精会神，边听边记，耳、脑、手并用，不能因注意力分散而出现疏漏。
会议记录需要包括的内容
第一是记录会议的组织情况、应写明：
1、会议的名称；
2、开会的时间；
3、开会的地点；
4、出缺席和列席人员；
5、主持人的姓名；
6、记录人的姓名；
7、备注；有些会议还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。
第二部分是记录会议的内容，这是会议记录的重要组成部分。
1、要写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容，提出的建议，通过的决议等。必要时，还要记下表决情况（如全体通过或多少人同意，多少人异议，多少人弃权）。
2、记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。
会议记录的格式范文3
（1）摘要记录。
一般会议只要求有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言，以及决议，不必“有闻必录”。所谓重点、要点，是指发言人的基本观点和主要事实、结论。对一般性的例行会议，只要概括地记录讨论内容和决议的要点，不必记录详细过程。
（2）详细记录。
对特别重要的会议或者特别重要的发言，要作出详细的会议记录。详细的会议记录要求尽可能记下每个人发言的原话，不管重要与否，最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照发言稿子念的，可以把稿子收作附件，并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。需要详细记录的发言，可采取速记的方法。没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。现代化生活为会议记录者提供了方便，还可以先录音，会后再整理。
会议记录要求准确、真实、清楚、完整。
会议记录具有以下基本特点：（1）真实性。会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区别，那就是他只有记录权没有改造权。会议是个什么样就记成什么样，与会者发言时说了些什么就记下什么，记录者不能进行加工、提炼，不能增添、删减。（2）原始形态性。会议记录是会议情况和内容的原始化的记录。所谓原始，就是未经整理，未经综合。在这一点上，它与会议简报、会议纪要有着很大不同。会议简报和会议纪要也是真实的，但不是原始的。（3）完整性。会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况，对领导讲话、与会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容，都要记录下来，一般没有太多的选择性。
一、会议记录的基本作用
会议记录是会议记录者当场把会议的情况如发言人姓名、会上的报告内容、讨论的问题、与会者的发言、通过的决议等如实地记录下来的书面材料。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件、总结经验、研究工作等存查备考的一种历史资料。
会议记录的具体作用体现在三个方面：
（一）依据作用
会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。
（二）素材作用
会议进行过程中连续编发的会议简报，以及会议后期制作的会议纪要，都要以会议记录为重要素材。
（三）备忘作用
会议记录可以作为会议情况和会议内容的原始凭证。
二、会议记录的规范格式
（一）标题
会议记录标题由会议名称加文体名称组成，就是《××××会议记录》。如果使用的是专用的会议记录本，连“记录”二字也可省略掉，只写上会议名称即可。
（二）会议组织概况
1.会议时间。要写明年、月、日，上午、下午或晚上，×时×分至×时×分。
2.开会地点。这部分内容要写得具体，如：“市政府××会议室”、“市委××礼堂”、“本市×××区×××路××现场”等。
3.主持人。会议主持人的职务，姓名要写全称，如：“市长×××”、“校党委书记×××”、“局长×××”、“公司总经理×××”。
4.出席人。根据会议的性质、规模和重要程度的不同，出席人一项的详略也会有所不同。有时可以只显示身份和人数，如“本局各处室负责同志21人”、“本校各教研部门负责人”、“全体与会代表”等。如果出席人身份复杂，如既有上级领导，又有本单位各部门的主要领导，还有各种有关人员，最好将主要人员的职务、姓名一一列出，其他有关人员则分类列出。
5.列席人。包括列席人的身份、姓名，可参照出席人的记录方法。
6.旁听人。旁听人可以起到见证作用。所以，对此应作出记录。
7.缺席人。如有重要人物缺席，应作出记录。
8.记录人。包括记录人的姓名和部门，如：××（××办公室秘书）。
（三）会议内容
这部分内容随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。一般包含有以下方面：
1.会议的宗旨、目的、议题。要求完整地记录会议议题的名称。
2.会议议程。会议记录要清楚地反映出会议议程的真实顺序。
3.会议报告和讲话。对会议报告人或讲话人的职务、姓名与内容应作出清楚的记录。
4.会议讨论和发言。讨论或审议文件，应写明文件的完整标题。发言人的姓名要求写全名，不可写错字。否则，会增加日后查考的难度。
5.会议的表决情况。包括表决事项的名称、表决的方式（如口头表决、举手表决、无记名书面表决等）、表决的结果（同意、反对、弃权票数等）。如有多轮投票，都要记录在案。
6.会议决定和决议。包括对议题的通过、缓议、撤销、否决。如果是通过或否决某个文件，要写明该文件的标题；如决定、决议事先已经有了草案，应记录该草案的标题。
7.会议的遗留问题。
（四）结尾
可将会议主持人宣布的散会一项记入，也可以将散会一项略去不记。最后，由会议主持人和记录人对会议记录进行认真校核后，分别签上姓名，以示对此负责。
三、常见会议记录的写法
（一）财务会议记录
交通财务工作会议记录
时间：20****年××月××日下午
地点：交通局×××会议室
参加人员：交通局财务处全体人员及局属事业单位财务负责人（×××外出考察，×××代参加了会议）
会议主持：局财务处×××处长
会议记录人：×××
会议主要内容：
1.传达、布置了市财政局、物价局×财综[20****]190号文件《关于开展市级政府非税收入项目清理申报工作的通知》的内容。于4月26日前上报市局财务处。（局财务处负责人：×××）
注：此表严格按各单位收费许可证的内容填报。
2.布置了省交通厅×交财[20****]17号文件《关于填报20****年度交通建设债务调查表和规费收入及支出、人员情况表的通知》的内容。要求各单位于4月28日前上报市交通局财务处。（局财务处负责人：×××）
3.传达了交通部交财发[20****]114号文件《关于印发交通财务“十一五”重点工作规划纲要的通知》和省交通厅×交财[20****]12号文件《关于印发20****年交通财务审计工作要点的通知》的内容。要求各单位认真学习相关文件内容，做到了解、掌握相关财务宏观方面的知识。
4.特别强调了市交通局×交字[20****]11号文件《关于推进××交通形象标准化建设工作要求的通知》的内容。要求各单位严格按×交财[20****]37号、×交字[20****]1号文件和今年初召开的财务税费征收工作会议中布置的要求进行各单位的标准化建设工作。强调各单位必须财务负责人为此工作的项目牵头人，于4月30日前上报切实可行的标准化建设计划，以后局财务处的标准化建设工作直接对口与各单位的财务负责人联系。（局财务处负责人：×××）
5.要求各单位于4月30日前上报所有的财务、会计、审计、经济管理专业全日制本科及以上学历的人员名单及相关证书复印件，以备更好地完成交通财务人才库。（局财务处负责人：×××）
6.通报了市交通局“罚缴”分离工作的进展及下一步的工作情况。要求各单位于4月30日前上报常见违法处罚额度明细表。
上述上报材料均要求一式两份。
另外，会议还通报了市政府相关收支分类改革、费税制度改革和新的会计制度方面的信息，要求各相关人员认真自行学习。
（二）共青团基层组织建设会议记录
20****年××大学共青团基层组织建设会议记录
会议时间：20****年××月××日16时至18时
会议参加人员：×××书记，×××书记，×××书记，各院辅导员，学生会、学生科协、社联代表，各专业年级长
会议地点：×××会议室
会议主持人：×××
会议记录人：×××
会议主要内容：
一、×××书记主要针对基层组织的活动开展以及考核标准发表讲话，其中包括各基层组织要积极参加活动和会议，要坚持执行章程，各组织间要做到通力合作。同时，要组织各种校园文化活动，活动要丰富多彩，还要形成一定的品牌活动，活动前期要做好充分的准备，结束后要做好完整的汇报。
二、×××书记就团支部与分团委的验收工作做了指示，包括团支书达标验收工作，分团委的工作总结以及评选优秀分团委、优秀团支部、优秀青年团干部、优秀共青团员的工作。
三、×××书记则主要针对共青团基层组织的工作理念、指导思想以及工作性质做了讲话。他要求把共青团基层组织定位为青年人才的训练营，提出了“热心奉献、热情做事、热衷学习、热爱交友”的口号，指出基层组织的工作宗旨是“尊重源于服务”，要求对其考核应遵循“积极的态度、迅捷的行动、满意的结果”的标准。他还指出，共青团基层组织的工作性质是青年人才的管理与服务组织，要为青年人才摇旗呐喊、冲锋陷阵。最后，×××书记还就大学生培养计划作出指示，具体对课外科技创新创业工作的开展作了要求。
（三）班主任工作会议记录
理学院班主任工作会议记录
会议名称：党委副书记×××听取****级班主任工作汇报记录
时间：20****年××月××日15：30-17：30
地点：理学院资料室
主持人：×××副书记
议题：****级学风与管理建设汇报
参加人：****级全体班主任
会议记录的格式范文4
关键词：商务沟通和谈判;商务英语教学;案例教学法;能力培养
商务沟通和谈判课程是一门实践性很强的课程，其教学目的除了培养学生在具体商务环境场景中用英语进行有效商务沟通的能力外，还需要使学生在理论学习的基础上，综合能力通过实践得到有效的提高。
一、商务沟通与谈判课程中能力培养要求
综合能力培养是商务沟通和谈判课程中重要的教学目标之一。这里的综合能力主要指学生的社会能力、方法能力和个性能力等关键能力。商务沟通与谈判课程是一门实操性较强的课程，教学活动以小组合作形式展开，商务写作和演讲、电话营销培养的是学生表达能力与个性能力，而商务谈判和产品推销和展销会则主要通过模拟任务操练锻炼学生社会能力和方法能力。
从上述能力培养要求可以看出，商务沟通和谈判课程的教学不但要求学生具有灵活应用语言的能力，更要求学生有较强的团队合作能力、交际能力和综合素质能力。因此，商务沟通与谈判教学应该使用特有的教学方法，将培养学生的综合能力贯穿于整个教学中。
二、案例教学法在商务沟通和谈判课程中的运用
1.案例教学法的教学特征介绍
案例教学法结合教学主题，通过师生互动的教学环节，让学生了解与教学相关的概念和理论，培养学生的高层次能力。由于案例教学法是基于有效的师生合作，以学生为中心，充分发挥学生主观能动性的一种高效教学方法，故其常常运用在实践性和应用性较强的专业领域中。
2.案例教学在商务沟通和谈判课程中的具体实施
案例教学法根据其特点，实践操作性比较强。由于其重视任务从提出到完成的过程，因此总体实施步骤比较好把握，现就以商务谈判为具体示范，通过案例教学法的实施看如何提高学生的实际谈判能力。
案例主题：教学案例之“商务谈判会议记录”
教学任务：商务谈判的会议记录模式和现场模拟
教学目标：掌握商务谈判会议记录格式、文体特征和相关语言词汇学习
任务活动：小组讨论、口头报告、会议记录撰写和现场模拟
案例教学法具体实施步骤：
步骤一，导入。教师把学生分成2～3人一小组，并提供一段商务谈判视频（案例），让学生在5分钟内对谈判内容做会议记录，此项任务完成后让小组成员相互交流记录信息，并初步讨论谈判中会议记录的要点和特征。
步骤二，商务谈判会议记录文体学习。教师在完成上述导入步骤后，给学生提供真实的商务谈判英文文本资料（案例），让学生以小组为单位，分析总结该文本资料中的文体特征，并且找出文中文体使用表达不符合英语语言，使用不得体和不规范的地方，最后以小组为单位用英讨论总结报告。
步骤三，商务谈判会议记录语言词汇学习。教师应根据商务英语文体特征，对商务谈判文本资料中的相关商务词汇和句型通过对比的方式让学生进行相关性练习，从而巩固和强化学生的语言技能学习。
步骤四，小组模拟展示。各小组针对上述的案例，通过角色扮演还原商务谈判场景，并进行谈判会议记录撰写。
步骤五，任务完成性评价和反馈。教师根据各小组的完成情况对其组员的社会能力、学习能力和个性能力进行评价和反馈，内容可包括学生的语言使用情况、小组合作精神、分析和解决问题能力、逻辑思维能力和自主学习能力等。
3.案例教学法的实施内部和外部环境
要合理高效使用案例教学法，要考虑到学生作为学习主体这一因素。教师在课堂中实施案例教学法时需要考虑案例材料的真实性、时效性和趣味性，以便能充分发挥学生的积极性对案例进行自主学习。
三、结语
案例教学法是一种使学生的综合能力得到有效训练的一种教学方法，有较强的操作性和实用性，在类似商务沟通和谈判实操性强的课程中对学生能力培养的教学效果尤为明显。但在具体实施案例教学法的过程中，学校也需要考虑其实施的内部和外部环境，以便使案例教学法的实施能更加高效。
参考文献：
[1]苗译丹.商务沟通与谈判双语课程教学方法探讨[J].学园，2013（21）.
会议记录的格式范文5
（一）含义。
会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。会议议定事项是本单位、本地区、本系统开展工作的依据。有的会议纪要的精神也可供别的单位、别的系统参考。
（二）特点。
1．内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。
2．表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。
3．称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
二、写法
会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款、日期构成。下面主要讲讲标题和正文的写法。
（一）标题。会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。
1．单标题：由“会议名称＋文种”构成。
2．双标题：由“正标题＋副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。
（二）正文。会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。
1．导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。具体写法常见的有两种：
第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。
第二种：鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。
2．主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种：
（1）条文式写法。就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。
（2）综述式写法。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。
（3）摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。
一、会议纪要格式
会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。
标题有两种情况，一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。
会议纪要正文一般由两部分组成。
（一）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。
（二）会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。
二、会议纪要的三种写法
根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：
（一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。
（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。:
（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
三、会议纪要的特点
1．内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。
2．表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。
3．称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
会议记录的格式范文6
“好经验要大家分享！”在大家的强烈要求下，晓荷将工作心得和盘托出：“通知会议并不是一项轻松的工作，要河里洗铁盒―面面俱到。除了会议召开时间、地点以外，还要分配与会人员的角色（召集人、参与者），之后还要了解哪些人能够到会，为安排会议发言顺序等做准备，就说说4月底召开的总经理办公会议吧……”
1．会议通知 考虑周到
撰写和发送通知是会议组织的第一步。如果电话通知或逐个发邮件，效率太低，我要让聪明的Outlook来做这项工作。
打开Outlook 2003，单击左侧“导航窗格”内的“日历”按钮，使其上方显示2006年3月和2006年4月的日历（单击“导航窗格”左上和右上角的按钮可以查看其他月份的日历），接着单击日历中的“2006年4月21日”，使“4月21日星期五”的日历显示在窗口中间。假如会议安排在当天上午10：00至12：00举行，就拖动鼠标,选中日历中的1000至1100区域。
时间确定了之后，该通知参会者了。会议有大小，角色有轻重，选中的区域内右击鼠标，选择快捷菜单中的“新会议要求”（如图1），单击“收件人”按钮，在如图2所示对话框中按住Ctrl键选中与会者的邮件地址。必须参加会议的人员，单击“必选”，视自身情况决定是否与会的人员就单击“可选”，将选中的地址放入对应的框内，会议对每个人是否重要，就标明清楚了。
会议在哪儿召开呢？一定要通知清楚。在对话框的“资源”框输入会议召开地点（例如“公司总部二楼会议室”之类），确定后回到如图1所示窗口。接下来，在“主题”栏内输入会议名称，假如没有输入会议召开地点，可以打开“地点”下拉列表选择以前用过的地点。最后，在窗口下方输入出席会议需要的注意事项，比如“请携带分公司季度财务报表”，重要事项就不会耽误了。
千万别错过了开会时间！还好Outlook 2003提供了“标签”、“提前”和“时间显示为”三种“提醒”方式。打开“标签”下拉列表，可以选择一种说明会议重要性的颜色；选中“提醒”，在“提前”下拉列表中选择出席会议需要提前的时间，届时Outlook 2003会弹出对话框提醒；如果需要以电脑播放音乐的方式提醒用户，可以单击图1中的“小喇叭”图标，打开对话框选择要播放的提醒音乐文件。
好了，开始发送通知！操作上与其他邮件没有别的区别，打开“账户”下拉列表选择代表会议召集人的账户，单击工具栏中的“发送”按钮，就可以将这个会议通知发给要参会的员工了。
2．来不来告诉我
“上周三，我之前和客户约了时间见面，后来又被通知参加季度总结会和市场部的‘头脑风暴’，都不能缺席，真是分身无术。我们安排会议怎么避免参会者的时间撞车呢？”
晓荷笑着说：“冲突是可以避免的，Outlook 2003发送的会议通知可以让与会者反馈信息。”
小提示
当打开如图1所示窗口的“动作”菜单，选中“请求响应”和“允许建议新的时间”以后，接收到的邮件除了“主题”、“发件人”等信息外，日程邮件上方会有“接受”、“暂定”等按钮（如图3）。单击“接受”按钮，就意味着用户决定参加会议，这样不仅会在他的“日历”中安排该会议，他还会在召集人更改会议信息后收到更新邮件。他人查看该用户的“忙/闲”时间，则该时间默认显示为“忙”；如果不能确定是否有时间参加会议，用户可以单击图3所示邮件中的“暂定”。此后会议日程会放入该用户的“日历”，对应的时间对于其他人显示为“暂定不可用”。如果确实没有时间，这个员工会单击“谢绝”，此时会议日程不会加入该用户的“日历”（该段时间空闲），但是他与会议召集人的联系并不会中断。一旦会议日程变更，他仍然会收到通知。只要选择了其中一个按钮，就会弹出如图4所示对话框。不参加的话，给个理由先。选择“发送前编辑响应”（如图5），可以说明自己“暂定”或“谢绝”的原因，完成后单击“发送”即可将结果反馈给会议召集人；选择“现在发送响应”，可以立即把自己的决定发送给召集人；选择“不发送响应”就关闭对话框。
3．看看谁来赴会
大家把时间都反馈过来了，我们来好好查看一下。单击会议邮件中的“建议新时间”按钮（如图6），可以看到其中列出了所有与会者的姓名和邮件地址，它们的右边就是根据上面的反馈列出的忙闲状态。此时可以单击“自动选取下一个”按钮设置建议时间，也可以手工设“会议开始时间”和“会议结束时间”。完成后单击“建议时间”按钮，就可以将邮件发送出去。先征询了大家的时间，撞车的情况就不会出现了！
最后具体有哪些参会者？双击“日历”中的某个会议，打开如图7所示窗口的“计划”选项卡，就能看到被通知参加会议的所有人员列表了。鼠标指向某一时间段下面表示与会人员状态的彩条，就可以在提示框内看到有关会议时间、地点和名称的信息，而对应某个用户的彩条颜色和形状表示他能否参会（其意义显示在选项卡左下角）。“以前一个个地人工问询并记录，现在变得这么自动化，确实神奇！”
4．会议日程大家看
“现在一切都提倡透明化，我近期的会议安排要是能放到一个平台上，让大家方便看到就好了。”
“非常简单”，晓荷说：“收到会议邮件以后，单击‘日历’按钮，就可以把会议的日程放入本地日历，以后只要打开日历就可以方便地查看会议日程。”
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Outlook 2003提供的会议安排查看方式非常灵活。假如需要查看某一段时间内的会议或其他活动，只需要选中“日历”导航窗格中的相应日期，对应的日历就会显示在窗口中间。单击工具栏中的“每天”、“工作周”等按钮，就可以扩大或缩小工作日程的查看范围。
领导发话了，要需要了解会议的详细内容。没问题，只须选中“视图阅读窗格”子菜单下的“靠右”或“底端”，就可以在指定位置打开“阅读窗格”，更详细地了解其内容。如果需要改变“阅读窗格”的大小，只要把光标放到“阅读窗格”的左侧（“靠右”放置时）或上边（“底端”放置时），就可以按照光标的指示改变其大小了。单击“视图阅读窗格”子菜单下的“关闭”，便可关闭。
5．有会提醒我
每天早上，准时的闹钟让我们别迟到，而在电脑上，我们也需要一个工具来提醒自己别忘了会议。只要Outlook 2003处于运行状态，就可以根据设置进行会议提醒（如图8）。单击对话框中的“打开项目”按钮，会弹出类似图1所示的窗口，有关会议安排的更多信息就尽在眼前了。
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一遍不够？再来一遍，就像一些人早上需要两个闹钟一样。单击图8所示对话框“暂停”右侧的下拉按钮，可以从中选择再次提醒的时间间隔，单击“暂停”按钮可将对话框关闭。如果这个提醒不再需要查看，单击其中的“消除”按钮可以将其去掉（它在日历中的标签仍保留）。
6．会议记录就地取材
“会议记录是非常重要的，除了录音、录像以及纸张记录，我们还有什么好方法把会议的中心方便记下吗？”
“Outlook里的‘日记本’就不错。”单击“文件新建日记条目”，打开新的日记条目编辑窗口，输入主题，选择“条目类型”为“会议”，“单位”里输入主办单位，“开始时间”已自动填好，单击“起动计时器”按钮，在多行文本框中输入会议讨论的主要内容，完成后单击“暂停计时器”按钮，“持续时间”就是会议所持续的时间。
我们还可以在“联系人”选择这次会议的参与者，再点击“类别”按钮，选择“会议记录”。最后，点“保存并关闭”按钮，一个会议记录就编辑好了，非常实用（见图10）。
“我这里介绍的只是Outlook 2003的一部分应用，如果公司局域网用上了Windows SharePoint Services和Exchange Server 2003，会议等工作日程也上了网，Office将有更充分施展才能的空间，发挥更大作用（见图11）。”
“几乎全都自动化了，非常实用！五一放假回来我要一试身手！”
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实用会议模板
大力发扬“拿来主义”精神，借助标准化模板，会议组织将更顺利（见图9）！
会议申请：/zh-cn/templates/TC100947102052.aspx
会议室使用预约表：/zh-cn/templates/TC100622522052.aspx如果不借助Outlook，简单的表格，有时候作用也不小。
会议议程：/zh-cn/templates/TC010785062052.aspx凡事提前安排，顺序清晰，提前让参会者心中有数。
会议邀请函：/zh-cn/templates/TC011344892052.aspx邀请贵宾，格式要千万注意，这是关系到企业形象的问题。
会议桌牌：/zh-cn/templates/TC060860112052.aspx桌面上的姓名标注，三折就能成为立体标牌。
会议签到表：/zh-cn/templates/TC010175912052.aspx迟到者是否请到迟到席，就由制度而定了。
会议纪要：/zh-cn/templates/TC010184112052.aspx会议记录格式的优秀范本，要点清晰、布局合理，电子记录或手工记录都非常实用。
会议费支出报销单：/zh-cn/templates/TC100948532052.aspx会议报销专用，为一堆发票找到合适的落脚点。
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在工作中要善于运用各种武器，联合作战。
用Excel建立联系人和日程简表，用颜色直观地辅助时间管理；用Office 2003群发短信通知重要人员到会，两重保险；邀请函可以到网上下载包括Word、PPT、Publisher等在内的各种美观模板；在文件批量打印之前，注意用Word自带的校对功能查看波浪线上面的错字；对外会议，可以用Visio进行会场设计；别忘了制作一批公司标志，贴于纯净水瓶、笔记本电脑、会议礼品等处，于细微处体现公司的良好形象；用Tablet PC和One Note结合进行电子签到，还可以在入口处拍照最后用照片进行现场抽奖；会上准备一个摄像机通过Windows媒体服务器实时转播，防止后排与会者看不清主席台；最后视情况把会议光盘进行刻录，发给员工或送给尊贵的嘉宾，也是很有意义的事情……
“晓荷一口气说了这么多，看来里面的学问太大了！”
