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档案整理范文1
本规则适用于**各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的实物档案整理。
2定义
本规则采用下列定义
2.1归档实物
立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
2.2归档实物整理
将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。
2.3件
归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。
3收集
3.1收集范围
3.1.1本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
3.1.2本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。
3.1.3本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。
3.1.4本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。
3.1.5其它有重要保存利用价值的实物。
3.2收集要求
3.2.1归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。
3.2.2收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
3.2.3归档的实物应保持整洁、无破损。
3.2.4归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
3.2.5本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。
3.2.6归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
3.3收集时间
对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。
4整理
4.1整理原则
实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
4.2整理要求
4.2.1归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。
4.2.2每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。
4.3整理方法
4.3.1鉴定
4.3.1.1根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。
4.3.1.2对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。
4.3.1.3归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
4.3.2分类
归档实物应在其全宗—实物类别内，按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。
4.3.2.1按年度分类
将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。
4.3.2.2按类别分类
将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；
纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；
印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。
4.3.3排列
根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：
格式①：全宗号—实物—件号。
格式②：全宗号—实物—年度—件号。
格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。
实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实物档案较多的单位可选择格式③。
4.3.4编号
根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。
4.3.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则用“000”代替。
4.3.4.2实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。
4.3.4.3年度：见4.3.2.1
4.3.4.4类别：见4.3.2.2
4.3.4.5件号:归档实物的排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
4.3.4.6参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
4.3.5著录
每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（见图2）。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。
4.3.5.1件号：见4.3.4.5
4.3.5.2题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
4.3.5.3材质：实物的制成材料。
4.3.5.4型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。
4.3.5.5年度：见4.3.2.1
4.3.5.6类别：见4.3.2.2
4.3.5.7参见号：见4.3.4.6
4.3.5.8备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。
4.3.5.9实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽=279mm×210mm）。
4.3.5.10目录封面
实物档案目录应编制目录封面。封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目（见图3）。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。
4.3.6上架
实物档案应按分类方案排列顺序上架。
5保管
5.1实物档案应专柜保管。
对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。
5.2存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。
档案整理范文2
关键词：档案 整理工作 感悟
档案管理工作内容就是按照“遵循规律，区分价值，便于保管和利用”的原则将处于零乱状态和需要进一步条理化的文件资料，进行分类、组合、排列、编号和编制目录，将它们组成有序体系的过程。档案的整理工作是搞好档案管理与服务的基础。没有科学的档案整理，就不能使各种材料系统化、条理化，也无法分门别类妥善保管、确切统计和准确迅速地提供利用。在工作中，笔者对做好档案整理工作逐渐有了一些感悟。
一、清楚了解本单位的工作情况是做好档案整理工作的前提
档案是一个单位工作的记忆。对一个单位的档案员来说，究竟哪些文件材料应该归档，应该做到心中有数。对本单位工作越熟悉，收集的文件材料越齐全，档案工作就做得越好；反之，初来乍到，对单位工作陌生，再加上缺乏档案专业知识，要做好档案工作就会困难多多。比如，教育教学工作是学校的经常性工作，教学档案应是学校档案的主体。如果学校的档案员对教育教学工作的过程不熟悉，对教育教学过程中会形成哪些文件材料心中无数，文件材料之间有哪些联系不清楚，那么，在进行教学档案的整理中就不会做到条理清晰。
二p制定合理的归档管理办法
一个切合本单位工作实际的，以职能部门为单位的，融分类方案、归档范围、保管期限为一体的归档文件管理办法，并加以落实，能够大大提高档案整理的质量。
过去的档案归档范围是按照档案的种类制定的，部分概况性的表述与实际工作中产生文件的对应关系存在一定的出入。又由于档案收集整理与日常工作不同步，整理工作经常是在归档移交前进行突击，耗费人力物力和时间，影响档案整理的质量。而科学的档案管理办法，将归档目录与部门预立卷目录一一对应，使在工作中形成的文件材料一经产生就规范的装入档案盒中，在集中移交时，只需在平时收集整理的基础上稍作调整即可。这个“拿来即用”的目录，既能保证应归档文件收集完整齐全，又能使档案随办随归，减少集中整理的负担，从而大大提高档案整理的质量。
三p在开展档案整理工作前，制定整理方案很有必要
整理方案是整理档案，尤其是整理积存档案时不可缺少的计划性文件，是档案整理以前不可缺少的准备工作。制定方案必须在了解档案的数量、内容、成分、所属年度等基本情况的基础上进行全面考虑和周密计划。其内容应该包括：整理工作的要求和方法、分类方案表、工作程序、劳动组织以及大体完成的时间等。
有一个科学合理、可操作性强的工作方案，才能更有效地利用人力、物力、财力，保证整理工作的顺利进行。如在整理各类专题工作评估档案，撤并机构零散文件资料，和非正常离职人员遗留应归档文件资料等之前，都应首先制定整理方案，然后按照方案逐项落实，整理工作就会比较顺利地完成。
四p注意解决档案整理工作中遇到的问题
在档案整理工作中，会碰到大大小小的问题，需要我们灵活处理。比如，在整理文件中，会碰到无标题或者标题十分简单的文件，这时候就要自拟一个标题。在拟标题时，应根据文件的主要内容，用简练的语言加以概括，同时加上文种的名称。再比如，一个会议或一项工作，如果材料很多，就应把重要的材料放在前面，同时注意材料的分类。如党代会、职代会、团代会、学代会等会议，开头可放会议的批复、请示、议程、日程、报告、决议等材料，还要注意，虽然文书档案保管期限表并没有把会议主持词明确列进归档范围，但笔者通过实践感觉到，主持词实际上清楚地反映了会议召开的过程，对于今后了解会议的情况起到重要作用，因此应该把主持词予以归档。再比如，对于规格不同的文件，需要我们进行折叠，折叠时要注意技巧，折成16开或A4纸规格，同时在装订线一侧注意留出至少2厘米的空白，以免把正文订进。
五p档案整理的过程也是不断学习、不断总结、不断提高的过程
档案的整理工作可分为系统整理和技术整理两部分。系统整理包括区分全宗、分类、立卷、卷内文件排列、填写卷内目录、案卷封面的编目、案卷的排列和编制案卷目录。档案的技术整理包括卷内文件编号、修复、填写案卷备考表、案卷目录的抄写和案卷的装订。系统整理更多的是运用业务知识，体现业务水平，更多地体现操作水平和技巧。
档案整理范文3
一、全面征集散存照片资料，补充档案馆室收藏
引滦入唐工程是一项开发滦河跨流域引水的大型骨干工程。该工程1978年12月组织施工，1980年12月因国民经济调整而停工缓建，1981年汛后全线复工，1984年12月26日首次通水。施工队伍来自基建工程兵部队、水电部第五工程局、河北省水利厅工程局等，从工程施工、竣工再到指挥部撤并、工程管理初期，一直没有形成系统整理的照片档案。1994年河北省引滦工程管理局着手收集工程建设管理期间的零散照片资料，由于施工期间人员流动频繁、照片管理分散等原因，只收集到一部分照片，形成的照片档案不能系统反映各个施工阶段。
2011年，唐山市引滦工程管理局在《引滦入唐工程志》编纂过程中，再次征集历史照片资料：范围为记录引滦入唐工程相关照片，包括各级领导和著名人物参加工程建设重大公务活动的照片；工程施工建设照片；工程重大事件照片；记录工程相关地理概貌等照片。很多已退休的老同志将个人留存的历史照片交到档案室，总计征集到照片1500余张、底片700余张（其中560余张底片无样片，需扩印）。对于档案工作而言，三十多年后征集历史资料，还能找到健在的老同志协助鉴定，虽然工作量和工作难度很大，但是从长远看，对于补充完善引滦入唐工程照片档案具有重要的意义。
二、初步整理，科学鉴定
距今三十余年的工程相关照片资料，收集难度很大，整理难度更大。征集到的历史照片保存状况为：一部分照片粘贴于纸质相册，均无底片；另一部分照片与底片或混装一袋、或零散存放，需要逐一核实。因为工程建设期间办公条件限制，照片不是按照施工阶段顺序拍摄存档，而是结合典型事件集中拍摄，导致有的单项工程或某一施工阶段照片特别多，而有的单项工程照片很少，甚至没有一张照片。所以，鉴定工作中就要区分照片价值、参照资料数量采取不同的方法，尽量全面地保留反映先进技术、采用先进工艺、体现典型场面的资料；工程照片多的可以精挑细选，少的就直接存档，尽量全面地反映整体工程面貌。
零散照片经过初步整理才能有效鉴定。初步整理时，首先要核对底片与照片，一一对应暂放照片芯页中；其次要按照工程类别略分，将隧洞、埋管、明渠等不同的工程照片连同底片，一并归入不同类别；再次要将同种类工程根据数量细分成册，例如明渠照片多，可进一步细分为引滦入还段明渠和引还入陡段明渠；而单体隧洞照片很少，可将不同的隧洞归入同一册；最后按照册内照片内容、时间顺序排列。
经过初步整理的照片，尚无法确定保存价值，需要邀请参与施工建设的水利专家对各部分工程照片逐册鉴定，明确各张照片中的工程名称、时间、地点、人物等详细信息，档案人员边鉴定边整理。需归档保存的要逐件拟写照片说明，存疑照片客观标注，形成初步的档案卷册。为增加照片档案整理的科学性，照片说明定稿前需召集参与建设的工程技术和管理人员，召开阶段性的鉴定研讨会，老同志们聚在一起共同回忆、争论质疑、互相补充，最后形成趋同一致的意见，增强了鉴定工作的准确性。
三、系统整理，立卷归档
照片档案整理应遵循有利于保持档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。实际整理工作中，照片档案的底片、照片影像应一致，分别存放，即对应照片整理底片，使两者相互参见，妥善保管底片资料。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
对无照片的零散底片扩印样片后，归入不同的卷册。扩印时要注意保留底片原始信息（例如底片袋上的说明），便于日后整理。
由于工程照片大多形成于二十世纪七八十年代，了解照片详情的相关人员有的已经故去、有的意识不清，整理难度大。为使照片说明标注准确，立卷人需要查阅当时编订的《引滦入唐输水工程竣工验收文件汇编（一）》等文件资料，参照互联网查阅水利部、水电部组织机构沿革，引滦工程决策、建设情况的相关资料，经老同志、老领导协助鉴定、论证，逐一整理。
案卷备考表用于说明立卷情况，务求客观详尽，例如万里副总理视察引滦工程的照片，据当时工作人员回忆，应为1983年春节，查阅万年历确定为1983年2月13日。在照片中标明公历时间，同时在备考表中也要作相应说明。
档案整理范文4
关键词：档案管理；档案归纳整理；管理分类
档案具有原始信息记录的作用，同时这也是档案的特征，档案是普遍存在而且具有深刻的意义的社会现象，对人类文化的、历史的传承有重要作用，是跟随人类社会的产生而存在的，人类社会特有的现象，档案的保存对后世也有很大借鉴意义，因此通过分类、归纳、整理等过程，让档案能够在保管过程中不会丢失信息，而且方便查询。
1 档案管理归档整理分类现状
1.1 档案整理理念有待于进一步提高。针对当前机关档案整理仍然基于传统模式，缺乏一定现代化管理思想作为指导，缺乏一定分类归档的思想，尤其处于现代化归档的思想是其重要理论，只有更好地运用分类思想，才能发挥出觉得的档案功能，目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想，因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性，要求档案整理的准确性而非规范性，因此，传统档案整理具有一定弊端，需要转变观念，树立新思想。
1.2 档案整理缺乏专业化。据调查表现，当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业，基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的，这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性，专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础，因此笔者认为当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为：一是机关档案管理缺乏专业化整理人员；二是缺乏专业化整理方法；三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范，四是档案整理人员不稳定，档案整理人员比较灵活，直接导致整体档案整理的专业化下降，以上是笔者认为当前机关档案管理存在的普遍问题。
1.3 档案整理缺乏信息化。信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分，目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术，信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等，因此，具体表现为以下几个方面：一是机关档案管理缺乏信息化技术设备，如档案整理数据库等；二是缺乏信息化储存与保管的思想；三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。
1.4 归档装订上的错误
一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”，性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。
2 档案管理归纳整理分类技巧
2.1 档案管理技巧
在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全是指作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。
2.2 档案归纳整理技巧
在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。
2.3 档案分类技巧
在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。
结束语
档案在我们社会和生产、生活中扮演了重要的作用，针对档案现状中存在的问题，导致的档案工作困难，促使我们对档案管理、归档、整理、分类等环节的技巧进行总结，使档案工作能够顺利进行。
参考文献
[1]田真.文书整理归档的现实意义[J].中国管理信息化，2015（02）.
档案整理范文5
[关键词]档案 作用 收集 整理 措施
中图分类号：TH552 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）10-0319-01
档案的收集与整理工作是档案管理工作的重要环节，它为档案工作提供了实际的管理对象。档案收集与整理工作，就是按照党和国家的有关规定通过一定的途径和方法将各部门分散产生和形成的具有保存价值，且可供查考利用的各种文件材料集中到单位档案室统一管理的过程，这是单位档案部门获得和积累档案的一种重要的手段。档案收集工作是否科学，决定了档案收集数量多少和质量高低，因此，只有收集到丰富的档案资料，才能真正提高档案工作的质量，更好地为领导决策提供服务。
档案是在单位管理和实践中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料，其内容非常丰富。档案的收集与整理从一定程度上来讲是反映单位管理水平的一个重要标志，是单位各项工作的真实记录，档案的规范化管理是提高单位管理质量的重要保障，下面就如何做好档案的收集和整理工作浅谈几点看法。
一、提高认识，明确档案在工作中的作用
档案是具有保存价值的最原始、最准确的记录，同时具有很高的实用价值。随着社会的进步以及新形势发展的需求，档案基础工作有了进一步的发展，档案分类工作更加具体、精细，努力提高认识，在充分认识档案工作重要性的前提下，把全面加强档案资源建设作为档案工作的着力点，提高档案工作的服务水平和管理水准，因此，档案工作人员应认真履行职责，做好档案的收集、整理和归档工作，一方面保证各门类档案的齐全完整，更好地提供利用，另一方面也给国家积累档案打下一个良好的基础。
二、档案的收集与整理工作的意义
档案的收集与整理工作，对整个档案工作具有重要意义。它是档案基础工作中的关键环节。在档案工作所有环节中，收集工作是起点，提供利用是目的，而档案的整理则是承上启下的关键所在。上承收集工作，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，下继开发利用，为开发利用创造条件。因此，这是一个很重要的中间环节，其意义为：一是实现档案科学管理的基础，要有成效地进行管理，还必须善于实际地进行组织工作。档案的整理工作，就是对档案进行有序地组织，以利于查找利用，以利于档案的安全保管。二是应把档案整理工作放在利用工作的前头，档案整理得好，其分类和组卷的系统本身就具备一种检索功能，可以分担检索工具体系的一部分任务。
三、确保档案的收集与整理具有真实性
档案是历史及社会实践活动的真实记录，这是它的价值所在。它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。现代国外学者，特别是历史学家对于档案史料的重视和迫切要求，充分证明了档案史料的重要使用价值。档案记载了许许多多的历史事件和社会现象，内容十分丰富。档案又是新的社会实践最可靠的凭证和依据，档案是在生产实践和社会实践中产生的，它客观地、真实地记载着各阶段的活动，铭刻着历史上的千秋功过，保留着真切的历史标记，因此，档案发生的效用与日俱增。
四、档案收集与整理工作中存在的主要问题
一是库房问题。档案库房必须选择宽敞、通风良好的地方，避免档案收集后保存时，长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊现象；二是由于管理不科学，致使档案混乱，用时查找不到；三是有些人不了解档案在整个社会中的重大作用。
五、加强档案收集与整理工作的对策和措施
（一）做好档案的收集与整理
档案的收集是档案工作的起点和基础，这项工作做得好与坏会直接影响到档案的数量与质量，因此，要把档案这项基础工作做好，首先要做好档案的收集工作，才能更好地为经济社会发展服务。如何把档案收集齐全、完整、准确，充分发挥档案在经济发展工作中的作用，是目前档案管理部门面临的一个突出问题。目前，有些人没有认识到档案工作的重要性，认为档案没有效益，可有可无，导致档案工作人员工作热情不高，档案工作进展缓慢，这就要求我们对档案进行及时收集、整理、归档，为领导提供服务，发挥其重要作用。档案整理工作，从其中各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和编目两大部分。档案的系统化包括区分全宗、分类、组卷、卷内文件的排列、案卷的排列。案卷的编目主要包括编制卷内文件目录，备考表，案卷封面的编目、案卷目录的编制。系统化是整理工作的开始，编目是整理工作的结束；系统化是编目的基础，编目是系统化的反映。在实际工作中，二者往往交错进行。
（二）加强管理，狠抓档案工作制度落实
要改变档案工作管理混乱的前提是制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。同时，要建立相应的档案管理制度，强化规范管理，从档案收集、归档到整理都进行统一管理，制定一套严格的规章制度，防止档案分散流失。在此基础上要狠抓落实，要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，违法必究，使之逐步变成自觉的行动，以确保档案归档质量与管理。
（三）提高档案信息管理和服务水平
档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。
（四）认真宣传贯彻《档案法》，建立奖励激励机制
只有加强宣传《档案法》，依法办事，引起各级领导的重视和全社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。同时，要抓住机遇，发挥档案自身的宣传教育作用，做好档案的收集整理工作，通过建立奖励激励机制来考核档案工作人员的工作业绩、业务熟练程度、责任心的大小，从而调动广大档案工作者的工作积极性。
（五）注重文件材料的收集与整理
存档的文件、材料要随时收集并整理，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。文件资料的收集要齐全、完整、突出重点；整理要符合要求，按照归档范围进行分类整理，力求整齐美观。同时，要加强档案保管工作，确保档案机密安全。集到的原始资料和数据，要进行科学分类和归纳，使资料系统化，便于分析和叙述。
档案整理范文6
【关键词】基本建设项目；档案收集归档；整理
自1994年原工业部出台《煤矿工业企业档案分类规则》后，一直采用规则中的要求对基本建设项目的档案进行收集、分类、管理等。煤矿建设工程从开始筹划到完工验收都离不开基本建设项目的档案管理工作，这是一项动态的工作，随着工程进度的开展逐步完善相应的档案资料，真实地记录着煤矿工程施工现状。基本建设项目档案管理工作能够真实有效地进行，关键在于档案资料的收集。档案资料的收集能够保证基本建设项目相关资料的完整性，是开展档案管理工作的前提保证。建设项目档案资料的完整性与真实性直接影响档案管理工作的质量，因此收集资料时一定要做到准确，并与实际的工程进度相符合。煤矿基本建设项目的档案管理工作一定要严格按照国家的要求进行，并对档案进行分类，对有保存价值的资料必须进行妥善的统一的管理，以便日后的翻阅。
一、基本建设项目前期的档案收集工作
（一）档案资料类型的选择。完整的基本建设项目档案资料主要包括工程项目施工前期的资料、施工过程中的即时资料、运营阶段的资料、国家规定的其他资料、还有员工的信息档案。工程项目施工前期的档案资料主要有设计环节中需要的资料信息，关于工程项目可行性讨论的报告，实地考察与验证的资料，还有所有的设计文稿等资料。施工过程中的资料主要包括施工现场监管的记录文件，工程的施工图纸、工程项目的竣工效果图，施工单位的相关信息，以及承包双方的委托合同等。运营阶段的资料主要指试运行过程中产生的各种数据，还有就是正式投产后的相关资料。国家规定的资料主要是相关政策要求必须具备的工程项目的图片、录像记录资料等。
（二）档案资料时间的选择。基本建设项目档案的收集需要根据工程项目的进度，及时进行整理。新设备、新技术的引进一定要先进行书面文件的登记与备案，再进行使用。基本建设项目档案收集工作需要与工程项目施工进度同步进行，这样才可以保证档案资料的有效性。
二、基本建设项目档案管理工作
煤矿基本建设项目所有的档案资料应该都需要符合国家的相关规定，并以档案管理要求为依据，由文件档案的所属单位进行详细整理，工程项目负责单位的各个部门需要根据收到的文件的类型、内容、时间等进行年度性质的整理。档案资料的类型不同，归档整理的方式也不一样。工程项目施工前期的实地勘察与初期设计等基础性的文件资料需要依据工程项目或者专业进行归档；关于引进的技术、设备，竣工验收与试运行阶段的资料信息按照单项工程进行整理；项目施工的相关记录、工程验收的实时记录、工程质量评定的结果则归于单位工程这一类别；施工单位负责施工规程中设计方案更改、试运行数据资料、维护保养文件的整理；工程项目的建设单位负责整理项目招标文件、所用设备资料。煤矿基本建设项目档案文件可以根据文件之间形成规律和成套性的特点进行组卷管理，在不改变卷内文件之间紧密联系的前提下，进行科学的分类，合理地组卷。基本建设项目档案管理文件的组卷方式多种多样，例如，以时间、问题、单位工程等进行组卷管理。当卷宗内文件保存期限不一致时，以时限长的文件为主；文件排列顺序可以按问题严重性的大小，也可以按照时间的先后顺序，还可以依据文件的重要程度。项目案卷需要有详细的编目，将卷内文件的目录、文件的页码、案卷的封面设计等都需要包含在内。
三、基本建设项目档案归档工作
煤矿基本建设项目设计的部门比较多，有承建单位、施工单位和监管单位，各个单位部门需要在工程项目竣工后，将各自整理的工程项目的档案资料送交承建单位的档案管理部门进行归档。考虑到煤矿基本建设项目的施工期比较长，可以根据施工阶段的不同分阶段进行归档；可以依据单个工程项目的完成情况进行归档；也可以等此项建设工程竣工后统一进行归档。归档的文件资料需要形成完整体系，真实地反映建设项目施工过程中的各个细节，是对整个基本建设项目的完整回放，文件资料的每个数据、记录都要求与实际的施工情况相符合，并保证实体建设项目与图纸设计相符合，工程质量符合建设单位的质量要求。基本建设项目档案资料在由施工方进行收集、管理、归档成册后，需要由监管部门、质管部门、文件编制方三方进行会审，以确保文件档案资料的真实可靠性。
四、结语
基本建设项目的档案管理工作在煤矿建设工程中发挥着举足轻重的作用，关系着工程项目能否顺利进行验收。煤矿基本建设项目的参与单位比较多，施工过程中产生的档案资料也比较复杂，这就要求工作人员在资料的收集、分类等环节要格外地细心，必须按照国家的相关规定开展档案管理工作，一定做到有据可依，有据可查。
【参考文献】
[1]张红梅.煤矿基本建设项目档案收集归档和整理[J].河南科技，2014（10）:243
[2]朱丽娟.煤矿基本建设项目档案收集归档和整理[J].科技创新与应用，2012（14）:285
