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电子文件管理范文1
关键词：企业；电子文件；管理
随着办公自动化的不断推进，企业越来越多的文件信息都以电子的形式存在，相应也对电子文件档案管理提出更高要求。电子文件不仅成为经济社会发展的重要组成部分，也在一定程度上影响了企业电子文件的管理和创新。因此对于企业而言，如何做好电子文件的收集、归档和管理成为了企业必须解决的现实问题。特别是企业档案管理部门应该主动适应时展趋势，将电子档案管理作为主要工作方向，充分认识到电子文件管理的重要性，解决在电子文件档案管理过程中出现的各种问题，进一步提升企业电子文件档案管理效率。
1基本概念与特点
1.1电子文件定义
电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
1.2电子文件特点
电子文件与传统的纸质文件存在着明显区别，由于电子文件更依赖于现代信息技术，因此其自身也体现出以下几方面特点：1.2.1依赖性。电子文件的生成过程需要依赖一定的数字设备，由于不同历史时期信息技术的发展水平不同，相应产生的数字产品也存在一定的区别，特别是在软硬件更新换代之后，不同产品之间存在一定的兼容性差别，这就造成了电子文件在存储读取过程中对于原有的硬件设备和软件环境产生了依赖性。随着网络信息技术的不断发展，这一问题可能会得到系统的解决。但以现有的技术条件电子文件在生成和运行过程中还是对原始环境有较强的依赖性。1.2.2非直读性。电子文件与传统的纸质文件不同，不能直接进行阅读和信息获得，需要借助一定的软硬件设施才能够获得电子文件的相关信息，这就需要采取不同的手段和措施，保持电子文件的长期可读性，需要对原有的软件设备进行留存。1.2.3分离性。虽然电子文件也依附于一定的载体，但载体对于信息内容不具有原始性。因此，电子文件与载体结合的相对松散，甚至电子文件通过一定的软硬件设备，可以以其他载体的形式存在和读取使用。1.2.4复杂性。随着网络信息技术不断发展，电子文件的种类和形式也越来越多，进一步增加了企业对电子文件管理的难度。加之电子文件背景信息对文件的真实性和完整性产生的至关重要的影响。因此，在电子文件归档过程中，需要人工采取相应的技术手段对电子文件进行归档。1.2.5便利性。电子文件是在网络以及软件的基础上进行利用，其信息共享与利用的优点得到了最大化的发挥，在标准化的前提之下，电子文件可以通过一定的信息技术实现信息共享，这一信息共享不受到时空限制。1.2.6安全性。电子文件的信息安全对电子文件保管和使用至关重要。因此，在采取必要的管理措施之外，还应该提升档案管理人员的安全意识，并采取必要的技术手段实现电子文件存储、保管和传输的安全。
2电子文件管理面临的问题
2.1技术问题
电子文件的安全性和计算机保密技术息息相关，存在着不安全的隐患，由于电子文件对信息技术和软件设备具有较强的依赖性，电子信息在传输过程中容易受到病毒侵袭和黑客攻击［1］。在存储过程中也存在数据丢失，数据乱码等问题，这在一定程度上给电子文件的安全管理带来了诸多不便，而且在保管过程中，电子文件具有一定的保管期限，文件载体也具有一定的寿命周期。此外，电子文件的载体易损坏，稳定性能较差，如遇到质量较差的磁盘，会影响电子文件的可读性和寿命。电子文件在收集整理管理使用过程中会受到多重因素的影响。一是在电子文件收集过程中，部分企业的档案管理人员对于电子文件的背景信息和元数据重视程度不足，导致部分档案信息不够系统完整。特别是随着网络信息技术的不断发展，电子文件的技术环境发生了深刻变化。信息技术发展越快，电子文件的形式和载体就越多，一旦电子文件离开了特殊环境，就难以对其进行系统的利用和开发。二是在电子文件管理过程中受到网络信息、人员、规章制度等多方面影响，也在一定程度上影响了档案信息的安全性，未来如何保障档案信息安全，必然成为企业档案管理部门必须思考的现实问题。
2.2管理问题
在对电子文件的管理过程中，由于未能引起人们足够的重视，部分企业在电子文件管理过程中忽略了与电子文件管理相配套的措施，致使企业电子文件在管理过程中出现了信息丢失问题。企业在电子文件管理过程中没有形成相应的电子文件备份，一旦物理环境或软件信息系统出现故障，难免存储在硬盘或计算机系统的文件出现丢失或损毁问题。同时，部分企业在电子文件管理过程中，没有看到电子文件与纸质文件共同归档的重要性，也容易在电子文件管理过程中出现文件丢失或损毁的问题。
3电子文件管理的建议
3.1提高科学管理的认识
不少企业档案工作者都把重点放在保管档案的数字化上，很少顾及企业业务工作产生的电子文件管理，这样就加剧了信息处理现代化与档案管理手工化的矛盾，使得档案工作始终没有摆脱被动服务的状态。新形势下，企业管理者应给予电子文件管理足够的重视，加速推动企业电子文件信息化管理进程，结合电子文件管理的实际需要，对相应的制度机制进行完善和创新，确保电子文件能够得到安全有效的保护和使用，避免电子文件浪费。
3.2加强信息安全管理工作
电子文件在管理过程中应将信息安全作为重要方面，加强对电子文件的安全防护，确保电子文件的原始性和真实性。目前这方面的技术主要有：签署名技术、加密技术、身份验证、防火墙等，这些技术措施对于保证电子文件在存储、传输过程中的安全、保密都具有明显的效果。因此在信息系统建设的过程中需加强对信息系统的管理，确保电子文件的安全。要提高信息安全意识，根据企业保密管理的相关要求，电子文件档案管理人员应该系统学习相关保密知识，主动地运用到电子文件管理之中，防止出现电子文件内容失密、泄密［2］。同时要采取身份认证、数据备份、防火墙都多重安全措施，切实保障电子文件信息安全。
3.3确保完整性和真实性
电子文件完整性的主要问题是电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能使一些电子文件还未来得及归档就已经丢失。为此，在档案收集过程中，一定要做好衔接，既要明确档案收集的范围，也要与企业其他部门沟通，规定档案收集时间，通过完善电子文件档案收集制度，更好地约束档案收集行为。在档案收集的基础之上，为了确保档案电子文件的完整性和真实性，还要定期对电子文件进行存档，对于更换或调整载体的电子文件要采取专门的备份措施。对于电子文件的任何修改、传输和操作都应该进行登记备案，以防止对电子文件内容进行恶意删改，从而造成不必要的损失。
3.4开展鉴定和归档
电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要包括识别文件价值和区分文件真伪，只有那些对本单位工作具有利用价值的才有保存价值，档案部门所保管的电子档案，应当是真实的电子文件，否则电子档案就失去了凭证价值。文件编制部门必须将电子文件归档，以保持该电子文件的原始性，维护电子文件的凭证价值［3］。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定，主要包括电子文件内容的完整性、文件办理过程的完整性等。归档可以完全打破传统的归档方式和工作方法，利用文档信息管理系统，及时将生成的电子文件进行在线接收与归档，以此保证电子文件的归档的及时性与完整性。
总结
随着科学技术的不断发展，及人们认知的提高和对电子文件需求的扩大，电子文件作为一种新的重要的信息资源会倍受青睐，一些困扰着我们的技术难题也在逐步解决，管理措施与制度也不断的完善中。因此，根据电子文件自身的特点，制定出一套合理、可行的电子文件管理方案，有效地保证电子文件的管理与利用，是每一个文档管理人员需要思考的重要问题。
参考文献：
［1］刘家真编.电子文件管理———电子文件与证据保留［M］.北京：科学出版社，2009.
［2］冯惠玲编.电子文件管理教程［M］.北京：中国人民大学出版社，2007.
电子文件管理范文2
关键词 电子文件 电子文件管理 发展趋势
中图分类号：G270.7 文献标识码：A
1电子文件管理的研究现状及问题
1.1从基础理论进行研究
电子文件基础理论研究是整个电子文件管理研究领域的基石。通过分析相关论文，可得出：虽然我国多数学者对电子文件概念与特征的研究多以传统观点为主，但已有部分学者开始形成了具有一定原创性的理论观点，这些观点对于扩大研究视野、拓展新思路具有重要的意义。电子文件基础理论研究的代表性成果有：张正强、程妍妍的《论电子文件管理的基础―对电子文件概念的科学定义》，何嘉荪、史习人、章燕华的《后保管时代档案学基础理论研究―简评文件构成要素论》，何嘉荪的《后保管时代档案学基础理论研究之二―从电子文件是否具有物质属性谈起》等。
1.2从法律法规、标准进行研究
1.2.1法律法规的颁布或更新
在信息时代证据形式的发展趋势下，我国对相关法律法规进行制定与更新，主要见于《电子签名法》《合同法》等中。比如， 2003年国务院办公厅颁布的行政规章《电子公文传输管理办法》对特定条件下电子公文的凭证作用予以明确等。通过相关法律的颁布，电子文件的法律地位在一定程度上得到认可是显而易见的。但目前仍有许多影响着电子文件的法律地位的因素，例如知识产权、信息安全等。
1.2.2政策法规标准的新颁布
相关标准包括《全国档案信息化建设实施纲要》（2002年）、《GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范》、《GB/T20916-2007 中文办公软件文档格式规范》、《电子公文归档管理暂行办法》（2003年）等。标准体系的建设在电子文件管理活动中具有重要意义，因此在电子文件管理研究中标准体系构建的探讨也是一大热点。一些学者从分析当前标准体系现状与不足的基础之上，提出对电子文件标准体系的构想。例如：钱毅的《电子文件管理标准体系的基本框架和建设构想》、杨安莲，张正强的《关于电子文件管理标准体系的思考》、李泽锋的《电子文件管理标准体系参考模型构建与实施》等。
1.3从实践方面进行研究
近年来，研究逐年增多的是与电子文件管理相关的国家级和地区级研究项目、文章，众学者从实践工作中的管理方法、技术、模式等多个角度研究电子文件相关问题，其研究成果为电子文件管理理论和实践之间架起了桥梁，为我国电子文件管理理论研究提供了动力。
电子文件管理系统是电子文件管理活动得以实现的平台和承载体。例如，刘越男在其文章中认为电子文件管理主要涉及三类系统：业务系统即电子文件形成系统、电子文件管理系统和数字文件保存系统；刘家真和滕跃则以我国成功的管理实例为基础，提出重构电子办公系统与电子文件管理系统为业务信息集成管理系统，打造机构内业务信息共享平台的设想。电子文件管理系统方面的研究还有大量项目和实例的分析，如玉门油田的电子文件系统等，这些系统都已经能够较好地实现对电子文件的管理和控制。
2电子文件管理的发展趋势
2.1我国电子文件管理由机构战略转向国家战略
世界各国不约而同地提出了从国家层面上制定电子文件管理战略。2006 年 5 月，中国人民大学的冯惠玲教授首次提出“全面制定和实施我国电子文件管理国家战略”，标志着我国的电子文件管理研究走上了全面规划、集中控制的轨道。国家战略的提出使我国电子文件管理研究与国际接轨，对于避免现行分散管理状态下潜在的风险，从根本上控制各机构电子文件管理低水平重复现象，大幅提高研发效益有着重要意义。
2.2建立有我国特色的电子文件管理体系
从电子文件管理理论研究现状及问题的分析中可以看出，建构具有我国特色的电子文件管理理论体系的迫切性。以已有的国内外理论研究成果为基础，研究出我国本土的、原创的电子文件管理理论体系的建构原则与方法，从而形成具有我国国情的电子文件管理理论体系，是目前我国电子文件管理理论研究的核心思路。
2.3培养专业人才
事业发展的关键是人才，人才培养的依托是教育和培训。应在学位教育、在职培训等方面加强有关电子文件管理的内容。另外，应辅以其他方式系统地培养其对电子文件管理研究的理论与方法，为以后健全法规、标准等提供理论支撑。
3结论
我国电子文件管理的研究仍在继续前行，研究的深度、广度都有不同程度的拓展，研究视角更加多元，尤其是在电子文件管理实践的推动下，并将继承与批判、学习与创新、吸纳与反思等多元化的思维方式注入电子文件管理研究之中，为我国电子文件管理研究注入新活力，使其更加成熟、完善。
参考文献
[1] 刘越男.融合之路：中国电子文件管理体制与机制的创新[J].档案学通讯，2009（5）.
电子文件管理范文3
电子文件管理的顶层设计是一种自上而下的设计。从涉及范围而言，是以国家层面为起点，统领地区、行业、机构层面的电子文件管理，构建涵盖全国范围的电子文件管理网络体系；从实现路径而言，是以总体框架为起点，指导、带动具体对策问题的研究和实施，构建全方位的电子文件管理实施方略。因此，从总体上说，顶层设计是一种战略设计，旨在确定国家电子文件管理的发展方向、基本格局和推进步骤；顶层设计又是一种全面设计，涵盖管理层、空间、流程、功能等诸多方面，可以提供国家电子文件管理的基本指针和发展蓝图。
一、国际借鉴
从世界范围看，信息化整体水平比较高的国家大都重视电子文件管理工作，自20世纪90年代中期以来，不少国家开始对本国的电子文件管理进行自顶向下的战略设计与全面规划，实现电子文件管理从机构层面到国家层面的重大转变，进入以顶层设计带动总体规划，以国家战略带动全面发展的新阶段。
电子文件国家战略的确定没有固定模式，各国依据自身的管理传统、信息化战略、文档管理实践选择适合自己的道路。如英国以搭建政策框架为先导，明确电子文件管理规范体系，强调目标管理和绩效评估，为国家电子政府建设和数字档案的在线利用服务。美国以技术研发为驱动，以ERA（电子文件档案馆）项目为龙头，致力于研究电子文件长期保存的软件系统，通过建立满足文件功能需求的文件管理系统来实现电子文件的集中保管。澳大利亚则以档案馆的联合行动为主要线索，建立与推广电子文件形成和管理的统一标准体系。这些国家都经历了一个从自发研究、分散探索到国家规划、集中控制的发展历程。虽然采取的路径不同，但在战略视角上具有如下共性特征：
1、高度重视电子文件管理，将其纳入信息化整体战略之中，作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容。如英国将电子文件管理纳入负责国家信息化工作的“电子特使”（e-Envoy）的职责范围，制定并了《电子政务环境下电子文件管理的政策框架》；新加坡政府要求把电子文件管理作为电子政务建设的有机组成部分；美国将电子文件管理列入首批二十四个电子政府行动计划；澳大利亚则将电子文件管理作为政府绩效检查与审计的内容与依据等。
2、以国家档案馆为中心，形成电子文件管理和服务的网络体系。作为永久保管政府文件的专门机构，档案馆在电子文件管理链条上具有十分重要的作用。电子文件的保管模式从最初的集中式（哥伦比亚模式）和分散式（匹兹堡模式）之争，逐步向集中管理模式靠拢。目前，集中管理具有永久保存价值的电子文件成为越来越多国家的共识和实践，很多国家档案馆在集中管理政府各部门电子文件和协调全国电子文件管理系统的互联互通方面发挥了核心和枢纽作用。比较典型的例子如美国NARA的ERA系统，该项目在经过6年之久的基础研究阶段后开始了耗资3亿美元、为期6年的系统研发阶段，旨在使NARA捕获并保存联邦政府各部门产生的各种类型、格式的电子文件，为政府部门及公众提供便捷、有效的利用服务。ERA采用开放架构设计，软件系统将下发给各州使用，对各州政府电子文件的管理将产生全面的示范效应。英国、澳大利亚、加拿大、西班牙、新加坡、丹麦等国国家档案馆也已经或决定接收政府部门产生的电子文件。
3、联合攻关，大力开展基础研究。各国的电子文件管理规划都是在相关理论和策略研究的基础上展开的，基础理论、标准研究以及国际合作项目为各国电子文件战略提供了丰富的营养。其中文件连续体和电子文件全生命周期理论为电子文件管理活动从机构层面向国家层面、从分散管理模式向集中管理模式、从环节式分离管理向无缝式流程管理的转变提供了坚实的理论基础。英国、美国、澳大利亚的电子文件管理战略都基于ISO15489《信息与文献―文件管理》、ISO14721《开放档案信息系统参考模型》（Open Archives Information System，OAIS）等国际标准而制定。此外，类似InterPARES的国际合作项目在研究专业技术问题的同时，也致力于为国家层面电子文件管理的战略、政策和标准提供参照框架。
二、驱动因素
随着我国信息化的不断深入，电子文件的数量急剧膨胀、种类不断增加，很多地区探索电子文件管理的有效方法，一些地区如安徽、江苏等地已经开始建设基于电子政务专网的电子文件中心，在地方层面开始了由分散管理到集中管理模式的转变。国家档案局在电子文件管理的宏观引导，如制定相关标准，支持专项探索，开展示范推广等方面已取得了一定的进展。但是从总体上看，各地区、各机关电子文件管理工作仍然具有强烈的自发性和分散性特征。国家层面整体设计、统一规划、战略部署与方法指导的缺失，导致我国电子文件管理整体水平提升缓慢，对电子政务的支撑力不足，档案馆实施集中管理障碍重重，信息孤岛现象逐步加剧，电子文件的真实、完整与国家控制力面临大量风险。基于已有的实践基础和发展需要，国家层面电子文件管理的顶层设计已是不容拖延，呼之欲出。
与传统文件、档案管理相比较，电子文件管理对于顶层设计要求凸显的主要原因在于电子文件资源的控制和共享需要更加系统、全面、周密、有力、关联的手段和全方位的保障措施，否则，由电子文件构成的社会记忆的真实性、可靠性、完整性以及国家对于电子文件资源的控制力将面临极大的挑战和风险。
1、电子文件管理具有更强的环境依赖，政策、法规、体制、制度、标准等对于各级政府、机关、企业及公众认识电子文件的价值和长久保管的责任，将电子文件管理纳入信息化格局之中，具有重要的导向和规范作用。顶层设计有利于构建一个协调合理的宏观环境，展现国家电子文件管理的战略意图，保障国家对电子文件资源的控制能力，在电子文件管理战略和实施路径上获得最大范围的共识和约定。
2、电子文件管理具有更强的系统依赖和路径依赖，文件管理系统性能和管理流程的优劣直接决定电子文件的存在质量和管理水平。顶层设计可以从电子文件管理的终极目标和全程管理要求出发，提供完备的系统功能需求规范，优化的系统实现方式，合理的管理流程模版，统一的技术政策以及专业的技术指导，将系统依赖的风险降到最低。
3、电子文件各管理要素之间具有更密切的联系，构成复杂的多向网状关联。例如，电子文件全程管理功能需求是末端需求（满足终极目标）向前端需求（满足阶段性目标）的层层叠加，从而使前端管理措施对于全程管理水平具有相当程度的决定意义。而前端管理者（文件生成部门）往往主要关注阶段性目标的实现，如文件运行顺畅、机关内部方便查询等，对文件管理终极目标――证据价值维护和长久保存的意识并不清晰强烈。顶层设计可以统筹全局和全程，形成对于前端管理的有效约束，在电子文件生成、运行、保管和利用的全过程中筑起严密的安全防线，全面满足确保电子文件证据价值和永久保存的各种要求。
4、电子文件管理节点之间的互联互通具有更高的技术要求，低端分散管理（如文件信息在记录、表示、关联上的不一致，缺乏数据交换格式等）是催生信息孤岛的温床，是导致国家控制力低下、信息共享障碍的直接原因。顶层设计可以通盘应对，上下贯联，左右兼顾，从源头抓起，从规范起步，形成良好的联动机制，为不同范围电子文件的集中控制和信息共享提供良好的基础条件。
5、电子文件管理系统研发的科技含量更高，成本更高，难度更大，各自为战的低起点重复研发受目标定位、专业水平、资金、技术等多方面的制约，很难产出功能完备、技术先进的管理系统，还会造成各级国家财政和社会投入的巨大浪费。顶层设计可以发挥我国集中管理体制的优势，从满足国家控制和信息共享，保障凭证价值和方便利用等要求出发，整合力量进行基础性、应用性、前瞻性研究，在政策框架、规范体系、技术解决方案等方面合作攻关，集中智力资源、资金和技术力量，完成具有全国意义或示范意义的系统研发。
三、内容框架
电子文件管理顶层设计是一个全方位、立体式的战略设计，具有多方面的属性特征，本文分别从管理层次、流程、空间、功能等角度来描述其内容框架。
1、基于管理层次。从管理层次角度看，顶层设计的内容框架包括宏观、中观和微观三个层次。其中宏观层是政策层，旨在建立与国家信息化进程相适应的，纳入各级组织信息化体系的，跨越地区和系统的，覆盖文件生命全程的电子文件管理视角、责任和基本条件，包括国家电子文件管理的目标定位、管理方针、管理体制、总体规划和法律框架等；中观层是制度层，旨在建立符合和推动国家战略实施的相互配套、科学严谨的，能够贯彻执行的管理制度体系，包括管理制度、管理程序、技术标准体系等。微观层是管理系统和数据资源层，旨在建立具有完备功能和可延展的，安全可靠、性能价格比高、互联互通的电子文件管理系统，以及资源丰富、具有可交换性的数据库群等。
2、基于管理范围（空间）。从空间域角度进行顶层设计，需要规划全国电子文件管理网络的格局，避免各地区、各行业、各机构各行其道，保障资源共享，实现互联互通。同时也需要正视我国条块结合的档案管理体制，保障不同地区、不同行业、不同业务，甚至不同种类电子文件特殊的管理需求，设计灵活的兼顾共享和个性特征的管理制度、技术标准，避免各类文件一元化的粗放管理模式。
3、基于电子文件管理流程。从流程域角度构建顶层设计内容框架的目的在于从全程着眼，规范电子文件从生成、流转到保存的技术、方法和规则，将确保电子文件长久真实、完整、可读、可用的措施贯穿于始终。电子文件管理是全流程各项活动按照一定联系共同构成的，在顶层设计中加强对捕获、鉴定、著录、检索、利用等主要流程及其联系的规范控制，有利于引导、深化电子文件流程管理，有利于电子文件管理系统的构建，有利于维护电子文件及其管理活动的完整性。
4、基于功能管理1。从功能域角度进行顶层设计，需要加强在变化管理、配置管理、项目管理、质量控制、基础研究、风险管理等方面的总体调控和组织。鉴于电子文件管理的复杂性，在总体设计时需要对主要的功能域进行专门研究，储备相关的技术标准、管理手段和实践经验。
四、实施路线
借鉴国外经验，结合我国信息化建设和电子文件管理的现实状况，我们建议我国电子文件管理顶层设计本着总体规划、基础先行、稳步推进的路线，主要采取以下几方面的措施（各类措施之间并非基于时间的线性关系）：
1、逐步构建和完善电子文件管理的政策框架和法律框架，为电子文件营造良好的管理环境。2005年4月1日开始实施的《电子签名法》明确了电子文件生成和保存的基本要求，电子文件的证据价值得到法律意义上的认可。档案部门应与相关法律部门、行业主管部门合作，不断推动电子文件法律和政策环境的建设。
2、确立实施顶层设计的组织架构。国家层面的顶层设计，仅依靠档案行业自身的力量是难以完成的，必须大量引入外部力量，形成一个组织严密的多层架构分工实施。其中核心层是具有战略眼光和统筹能力的领导机构，中间层的是知识结构合理、按照项目管理方式运作的若干项目组，层由是由大量专家、各类合作伙伴组成的项目评估委员会和顾问咨询委员会。
3、启动国家数字档案馆核心计划。作为国家层面顶层设计的中心项目，“国家数字档案馆计划” 旨在为中央国家机关电子文件的科学管理和公众服务提供全套解决方案和系统实现，为地方电子文件管理中心和数字档案馆项目提供示范，从管理体制、制度、技术、方法等方面为全国电子文件管理体系的建设奠定基础。
4、统筹安排各专项基础研究和方案设计。由于电子文件管理各要素之间的复杂联系，各项基础研究和方案设计活动之间应当保持良好的合作和沟通，保证各研究和开发项目逻辑有序，合理呼应，而不能互相掣肘。应按照顶层设计的内容框架，拟定基本的研究指南和进度安排，通过招投标、委托、寻求合作、项目或课题申报等方式开展各项基础研究和方案设计。
电子文件管理的顶层设计是我们不可逃避的一张时代考卷，统筹全局的战略眼光，勇于探索的创新精神，务实有效的项目管理、扎实严谨的基础研究、开放包容的合作态度会帮助我们提交合格的答案。
注释及参考文献：
①露西娅娜・杜兰蒂，肯尼斯・迪波多《InterPARES国际研究项目》，山西档案 2001（3）
②美国ERA项目的Virtual workspace就是按照流程环节划分的。
③参考美国ERA项目的functional area。
④冯惠玲、赵国俊等，电子文件管理国家战略刍议，档案学通讯，[0]2006(3)
⑤刘越男，我国电子文件管理国家战略的制定与实施迫在眉睫，中国档案报 2007.3.1
⑥ nationalarchives.gov.uk
whitehouse.gov/omb/inforeg/egovstrategy.pdf
省略
nationalarchives.gov.uk/
naa.gov.au/
电子文件管理范文4
关键词：办公自动化；电子文件；管理
电子计算机的普遍应用．促进了办公自动化的迅速发展．随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流．成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应．并与之同步发展的电子文件管理体系?
以我院为例．在办公自动化方面起步虽然较晚．但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容；多数职能科室只是使用计算机单机办公．对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。
1对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理
电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。
使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。
未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖；一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。
2办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难
我院使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统，是档案行政管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求。实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我院计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，难以进行电子文件归档。
3电子文件的不安全性，影响了对它的归档管理和长期保存
电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点，这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，也给档案工作者提出了新的挑战。
如果上述问题得不到解决，电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用，阻碍了办公自动化的进程。因此，对电子文件进行规范科学的管理，这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作：
3．1提高电子文件管理意识
电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。
3．2加强制度建设
目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。
3．3做好电子文件的收集
电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。
3．4把好电子文件的鉴定、归档关
电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。
3．5加强电子文件的管理和安全防护工作
采取有效的管理措施和技术手段，一是保证归档电子档案的安全性，二是防止电子档案的遗失和被非法删改，三是加强管理，保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时，要及时进行载体转换和迁移操作，并做好记录，原载体继续保存一段时间}对磁性载体和光盘上的电子档案定期抽样机读检验，发现问题及时采取措施进行恢复；磁性载体上保存的电子档案要定期转存，防止因磁介质破坏而造成信息丢失。四是保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。五是在计算机系统上安装防毒软件，使用外来磁盘、光盘前必须进行严格的病毒检测，或不允许随便使用外来磁盘、光盘等，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，防止网络系统遭受电脑病毒的侵害。
电子文件管理范文5
关键词：电子文件 元数据 综述
“元数据”一词，由来已久，其最早出现于计算机信息领域。自1996年美国著名电子文件专家戴尔·比尔曼在第十三届国际档案大会上提出“元数据”以来，元数据开始进入档案学界研究人员的视野，并逐渐发展成为档案学界新的研究热点，尤其是对电子文件管理元数据的研究。笔者试图通过文献分析法，对2000——2011年我国电子文件管理元数据的研究情况进行归纳和总结。
1．数据统计分析
笔者选取了中国期刊全文数据库、中国期刊全文数据库-世纪期刊、中国博士学位论文全文数据库及中国优秀硕士学位论文全文数据库，使用高级检索，在“题名”检索项中填入检索词“元数据”，同时在逻辑“且”条件中选择“关键词”检索项并填入检索词“电子文件”，选择2000至2011作为检索时间，最终共获取有关电子文件管理元数据的论文134篇，其中中国期刊原文数据库搜索出132篇，中国优秀硕士学位论文数据库2篇。
通过对年度的统计分析，可以了解电子文件管理元数据的研究进展情况。依据本文所使用的检索方法获取的134篇论文，其年度分布情况如表1所示。
由表1可知，从2000年到2011年，有关电子文件管理元数据的论文数量明显呈上升趋势，并且自2002年开始，论文数量一直保持在比较稳定的水平，这说明现阶段，电子文件管理元数据问题仍是我国档案学者普遍关注的问题，有关此问题的研究也仍在持续进行中。
2．电子文件管理元数据研究的主要内容
2.1电子文件管理元数据的概念与功能研究
2.1.1电子文件管理元数据的概念
元数据最早出现于计算机技术领域，此后被广泛应用于多个领域。自戴维·比尔曼将其引入电子文件管理领域以来，档案学者开始对其进行研究，而有关元数据概念的研究自然首当其冲。目前为止，我国档案学者对电子文件领域内元数据的概念研究大致可分成三个阶段：初始定义阶段、著录元数据阶段以及电子文件管理元数据阶段。①
初始定义阶段，即直接引入计算机领域元数据的定义：元数据即关于数据的数据（data about data）。但这一概念过于宽泛，可以适用于各种不同领域，并不专门针对电子文件，无法作为电子文件领域的专业术语或概念，不具备专指性和唯一性。同时这个概念也过于抽象，档案工作人员无法正确的认识和理解它，更不知道在实践工作中如何具体的运用它。因此，档案学界继续对元数据的概念进行探索，进而进入元数据概念研究的第二阶段：著录元数据阶段。
著录元数据阶段。所谓著录元数据，即元数据是关于单一电子文件和文件组合的背景及相互关系的结构化著录数据。②其实这里的著录元数据也就是指著录信息，这一阶段支持这一观点的代表性学者有董永昌、何嘉荪、刘越男等。董永昌、何嘉荪就明确提出“元数据是著录信息”。著录元数据概念的提出赋予了元数据有关档案学的特定意义，同时由于著录这一概念对广大的档案工作者而言并不陌生，因而也大大提高了整个档案界对元数据的认识，有利于在实践工作中更好的操作和运用元数据。但这一观点也受到不少研究者的质疑，一些档案学者认为，元数据与著录信息在作用、获取方式、稳定性等方面都有所不同，因此不能单纯的将元数据定义为著录信息。为此，刘越男提出“在电子环境中可以将文件管理元数据理解为著录信息”③的论点，并从现代著录定义的拓展、国际元数据标准与档案著录标准的关联以及电子环境中两者的本质等方面对这一论点进行了论证。
电子文件管理元数据阶段。这一阶段我国档案研究者们引入了国际档案界提出的“电子文件管理元数据”概念，即“在对电子文件及其与文件创建和管理有关的人、过程和系统进行确认以及为其提供凭证和背景信息的过程中，有关文件的管理、利用和文件可理解性的元数据。” 电子文件管理元数据是专门设计用于满足电子文件管理需求，有关保证文件的真实性、可靠性、稳定性、安全性、完整性、可理解性与可利用性的数据。可以看出，这两个元数据的概念是从作用的角度对电子文件领域的元数据加以定义的，体现了元数据在电子文件管理中的作用。同时通过赋予电子元数据不同的作用和用途，将电子文件管理元数据与其他领域的元数据区分开来，使其具备档案学的专业内涵。
2.1.2电子文件管理元数据的功能
我国档案学界对电子文件管理元数据的功能进行研究的学者较多。目前主要有四种代表性观点：
（1）用系统论观点，将元数据的功能分为总体功能和局部功能。代表人物为徐维，他指出“元数据的功能就是指元数据系统在电子文件管理计算机系统中所能发挥的作用和能力。电子文件管理的目的就是通过元数据的功能来实现的。元数据的功能可以分为总体功能与局部功能。”④同时系统的阐述了元数据功能在文件阶段的不同体现以及总体功能与局部功能的关系。
（2）用比较研究法，建立新的元数据功能认识模型和联系模型。档案学者张正强通过对国际档案学者、国际标准化组织、国际元数据项目以及国际标准等提出的元数据功能系统进行比较分析，并从行为、能力和功效这三个方面对这些功能加以重新认识和理解，最终建立起基于行为功能、能力功能和功效功能的元数据功能模型及其联系模型。
电子文件管理范文6
为从根本上提高国家对电子文件信息资源的控制力，深入探讨我国电子文件国家战略的定位、框架和实施途径，准确把握国际前沿及经验教训，加强各国之间的交流与合作，从而构建适合我国国情的电子文件管理国家战略，2008年6月20日，中国人民大学信息资源管理学院及国家自然科学基金“我国电子文件管理国家战略的基础理论与框架体系研究”项目组共同举办了“电子文件管理国家战略国际学术研讨会”。会议特邀来自美国、荷兰、加拿大、澳大利亚等国的知名专家学者作专题发言，他们领导并直接参与了当今世界上最有影响力的电子文件管理项目，在该领域有卓越的实践和丰富的经验，在国际范围内享有盛名。会议通知一经发出，迅即得到各方面的高度关注与积极响应。国家档案局杨冬权局长、李和平副局长亲临会场，许多省市档案局的领导率业务骨干参会研讨，相关高校及科研单位、主管部门的专家、师生等近200名与会者济济一堂，热切关注、热烈探讨的氛围感染了每一位与会者。
中国电子文件管理国家战略构建设想
作为“电子文件管理国家战略”概念的首创者和国家自然科学基金“我国电子文件管理国家战略的基础理论与框架体系研究”课题组负责人，冯惠玲教授作题为“中国电子文件管理国家战略的特点与框架”的主报告。冯校长介绍了课题组的研究思路与战略框架。所谓电子文件管理国家战略，就是从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排。它体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路，体现为出台国家政策、制定电子文件管理标准、启动电子文件管理系统建设等表达国家意志、带有全局性的国家行为。冯校长着重指出电子文件管理事业需要在自上而下的规划、指导、规范的基础上全面推进，而不仅仅是自下而上的各自摸索前行。因而制定我国电子文件管理国家战略应该秉承“统揽全国、政策引导、融合发展、综合治理”的十六字发展方针，充分考虑三个基本要素，即遵循电子文件管理原理和规律、立足本国电子文件管理特点、借鉴他国有益经验；采取多种手段合力解决观念、体制、法规、标准、制度、技术、方法、流程、人才等方面存在的挑战。
刘越男副教授代表课题组作“融合之路：中国电子文件管理体制与机制”专题发言，基于对中国国情的电子文件管理体制与机制的特色与问题的梳理及利弊分析，着重阐释了电子文件管理体制与机制的建设思路：优化行政组织体系、优化档案馆网布局、发展社会化服务体系、构建完整职责链、审计机制的实践基础、推进合作联盟，共同实现电子文件管理体制与机制的融合之路。
钱毅副教授代表课题组介绍了“中国电子文件管理标准体系建设与实施战略”，指出电子文件管理标准体系的建设是实施电子文件国家战略的基本措施，也是电子文件管理进一步走向深入的瓶颈之一。标准体系建设必须充分考虑系统性、动态性、层次性、协调性等特点，在电子文件国家战略框架之下自顶向下开展标准体系的规划设计，加强对相关法律法规的研究和配套指导文件的制定，基于有限的制标资源分阶段逐步展开，同时应建立有效的标准体系管理机制。
作为国家档案局信息化试点单位的典范，安徽省档案局黄玉明副局长在“安徽省电子文件中心设计思路”的发言中，着重从实践的角度介绍了电子文件中心的建设目标、主要策略、业务与技术路线以及现阶段成果与社会反响。安徽省电子文件中心建设坚持开拓创新，吸收和借鉴国际标准和成功经验，结合我国实际，探索出一条有中国特色的电子文件管理之路。黄玉明副局长特别强调在电子文件中心建设过程中，深入研究、充分借鉴国际前沿研究成果、与国际接轨、加强标准建设的重要性。
美国电子文件档案馆(ERA)的现状、挑战与教训
美国文件与档案管理署(NARA)美国电子文件档案馆(ERA)项目受到全球的普遍关注。作为美国文件档案管理署(NARA)系统工程部主管、美国电子文件档案馆(ERA)项目技术负责人和ERAX2程评估委员会负责人Dyung Le先生在19日应邀作“美国电子文件档案馆项目框架与软件架构”专题讲座，20日在大会上作题为“美国文件与档案管理署电子文件管理的现状、挑战与教训”发言。他系统介绍了NARA历史和任务、电子文件带来的挑战与应对策略――建设电子文件档案馆。电子文件档案馆(ERA)是美国国家档案与文件署的一项战略动议，旨在保管美国政府生成的具有独特价值的电子文件，提供长期利用，把政府范围内所有文件的生命期管理纳入到电子政府框架之中。Dyung Le先生重点介绍了ERA项目的开发要素、系统开发时间表及最新进展与经验教训。ERA项目不仅是基于开放档案信息系统(OAIS)、高度集成的自动化系统，更是一个跨国界、跨部门的国际研究项目。Dyung Le先生还从技术开发的角度详细介绍了ERA项目系统设计的方法；顶层设计和底层设计方法中所用到的先进技术以及ERA参考架构的突出优点。Dyung Le先生还特别提到两点：第一，电子档案馆的长期需求是制定一个不断发展完善的框架，必须能够适应技术的发展，包括那些现在无法预测的情况；第二，即使全球瞩目的ERA项目业已启动，但美国各州尚未启动相关项目，因为此前需要坚实的基础研究，各州在等待借鉴ERA成果，少走弯路，节约成本。上述经验教训对我国国家与地方的电子文件管理无疑具有珍贵的借鉴价值。
欧盟电子文件管理国家战略与区域合作范例
荷兰国家档案馆馆长、数字资源长期保存高级专家Hans Hofman先生在“荷兰与英国的电子政府与文件管理”发言中，以荷兰和英国为例，首先指出电子文件管理面临重重挑战，荷兰在电子文件管理方面注重电子政务标准建设，荷兰国家档案馆为适应快速发展变化的电子政务技术环境，不断改进文件管理，明确各政府部门电子文件管理的职责分工，构建文件集成管理模式，加强互操作能力，注重元数据管理方案的研究，加强立法建设，启动“数字信息的长期可读”项目(Digital longevity)，建立数字仓储。将文件管理融入荷兰电子政务信息架构、积极参与欧洲数字保
存项目的诸多区域合作，这些都是颇有借鉴价值的成功经验。
英国国家档案馆为适应电子文件管理的需要，开展了了一系列相关研究。比较著名的项目包括：1 “无缝流程项目”(Seamless Flow)研究旨在改进文件的利用方式，保护重要文件的安全，使移交提前成为可能，处理不断增加的数字文件的能力，实施文件生命周期的全过程管理，提高文件质量和过程管理连贯性以确保文件的利用，减少成本和工作量。2 “数字连续体项目”(Digital Con-tinuity project)则侧重于保证核心政府信息的长期可用，在组织、运行和技术领域进行风险评估，由国家档案馆提供共享服务，在风险分析、评估以及如何降低风险方面提供指导。该项目始于2007年，可望在2011年全面实施。3 “网络连续体项目”(Web Conti-nuity project)着眼于网络归档和网络链接管理，以期保证对政府信息的可持续利用，当网址不再存在时可为用户提供导航工具使其可以利用已经储存在档案馆的文件；同时还可以为设计站点提供指南，帮助建立网络归档规划，利用因特网建立网络联盟和欧洲档案馆的互联互通，共享信息。
澳大拉西亚数字文件长期保存合作机制运作模式
澳大利亚与新西兰的合作是多方面的，也是“近邻”之间资源共享优势互补的范例，由此诞生了一个合成词――澳大拉西亚，即澳大利亚与新西兰联盟。澳大利亚档案馆馆长助理Adrian Cunningham先生在题为“澳大拉西亚数字文件长期保存合作机制”的发言中指出，数字文件保存合作项目(ADRI)涉及十个档案馆，其历史使命是为澳大利亚和新西兰政府提供统一的电子文件制作、保管和利用途径，确保数字文件等文化遗产的可靠性和长期利用。Cunningham先生还介绍了该项目的具体目标、指导原则、工作机制以及近期的发展。澳大利亚在电子文件领域制定了很多高水平的标准，其中不少标准还上升为国际标准，澳大利亚在标准制定、实施、监督方面的思路与举措具有很好的启发示范意义。Cunningham先生还特别强调：标准不能依靠政府强制力实施，而是需要帮助实施人员意识到实施标准给工作带来的便利，增强宣贯的积极性和主动性，确保标准的实施成效。
加拿大电子文件管理与数字长期保存规划
加拿大电子文件国家战略的主要特色是，第一，国家图书馆与档案馆合二为一，共同打造系统；第二，将电子文件管理纳入政府信息发展规划。
加拿大国家档案馆政府文件管理高级主管Johanna Smith女士在“建立公信力：加拿大政府电子文件管理”的专题演讲中，介绍了加拿大图书档案馆(LAC)的成立背景、资源采集、保存模型、提供利用等各个方面，从政策、系统、资源的角度阐述了建立电子文件的公信力的政策与举措。她指出，树立公信力意味着政府机构需要致力于消除数字存储过程中存在的不信任因素。加拿大图书档案馆(LAC)已经建立了相应的政策框架，通过网站向公众。这些政策以机构的文件管理指南为基础，支持恰当的安全级别的保护和信息资源的利用，她特别指出仅有政策是不够的。建设一个真正为信息形成人员及其用户所信赖的数字资源存储库(TDR)的过程中，机构必须建立能够充分满足数字资源长久保存需求的电子系统。该系统必须能够保存任何数字对象及其真实性、完整性，具有足够的安全措施防止载体退化、自然灾害和人工错误；能够以原始格式显示保存的数字对象，能在确保原始信息真实性和完整性情况下以新的格式予以呈现；能够维护充分的元数据以证明数字对象的真实性和完整性，记录所有载体与格式迁移信息，必须采取恰当的保存和利用措施。
加拿大安大略湖档案馆高级管理员于丽娟作题为“加拿大电子文件管理与保护战略”的报告中，首先对电子文件管理(ERM)与数字长期保存(Long-term Digital Preservation)进行了比较，分析了档案馆的角色和职责。她指出建立电子文件管理系统和可信任数字仓库，必须依托于“专业、机构、市场”三大支柱，基于中国的现状建立以电子文件管理为核心的战略行动、以数字长期保存为核心的战略行动，推动教育、培训和专业人员的职业发展。其中在比较研究的基础上对我国各机构电子文件管理战略的规划与建议尤其具有参考价值。
