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公司档案管理流程范文1
关键词：电子档案管理系统；收集整理；档案归档；档案上交；档案汇交；档案分发；档案接收
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)22-5279-02
Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving
传统档案业务的一般原理是：部门档案归档人员将实体档案提交到档案管理部门，由档案管理部门人员负责档案的入库管理。由于不能充分发挥电子文件的优势，造成手工劳动量大，操作程序复杂，人力、物力资源浪费，而且档案利用率极差。为了加快中国石油天燃气集团公司信息化的发展，统一各个下属单位档案管理规范，形成中石油档案共享知识平台，项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。
系统的原理是：部门档案归档人员将档案电子条目录入，经过归档部门领导和档案部门领导审核后，档案电子条目自动提交给档案管理部门，随即可同步提交实体档案和清单，由档案管理部门人员进行档案整理和入库维护。这部分功能主要由系统中收集整理模块完成。本文介绍收集整理模块的总体功能结构和各个子模块的工作原理。
1 总体功能结构图
“收集整理”模块主要包含“档案归档”和“档案上交”的功能。
档案归档的目标为协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案归到中国石油档案管理系统中，以达到提供借阅利用的目的。档案上交的目标是实现油气勘探开发类档案的汇交和分发。图1是收集整理模块的总体功能结构图。
2 档案归档
档案归档包含预归档、归档整理、档案整理三个子模块。
2.1 各个子模块任务
2.1.1 预归档
1）归档部门人员对待审核档案的电子条目进行录入、编辑、提交；
2）归档部门领导审核；
3）档案管理部门领导审核；
2.1.2 归档整理
1）部门归档人员对不需审核的电子条目录入、编辑、移交；
2）部门归档人员对实体档案的同步归档：归档清单打印、实体档案同步移交到档案管理部门；
2.1.3 档案整理
档案管理部门人员对归档部门提交的电子和实体档案编辑、实体整理、归档办结；
2.2 档案归档流程步骤
如图2，系统提供四种归档流程，可由各单位根据本单位业务情况选择使用。
2.2.1 标准流程归档
对应上图的全部五个步骤12345。
2.2.2 直接归档
归档流程从第四步开始，即从“归档整理”步骤开始，这种归档流程完全以实体归档发起，去掉了前面三步电子条目先归档的过程，档案归档只经过45两步流程完成。例如：总部的档案归档就是这种流程。
2.2.3 档案部门审核
对应标准归档流程去掉第二步，即1345。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由档案部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。
2.2.4 归档部门审核
对应标准归档流程去掉第三步，即1245。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由归档部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。
3 档案上交
档案上交分为档案汇交、档案分发、档案接收三个子模块。如图3，源单位（如油气田A、油气田B……）把档案上交到目标汇交单位（如勘探开发研究院）。如图4，由档案产生部门将档案分发到各个下属单位档案部门（如A单位档案部门、B单位档案部门……），由这些部门利用“档案接收”功能，将档案接收到系统的收集整理模块中，进行编辑和存档。
4 结束语
中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。作为档案系统的核心模块――收集整理，以其简洁的归档程序、严密的在线审批流程、兼容的条码和清单打印功能大大方便了用户单位的推广和使用，促进了企业的减员增效。“电子文件先归档、实体随后”的管理理念，使归档部门确保实体档案要和相应的电子档案一致，并同步提交到档案管理部门。跨部门、跨地区的不同单位间档案的汇交、分发和接收，只需几个简单步骤即可在线完成。电子条目的录入项设置严格遵守《中国石油天然气集团公司档案管理手册》规定的档案基础业务规范和档案信息化规范。系统统一了中石油各个下属单位档案管理规范，将成为中石油集团公司档案管理平台和共享知识中心。
参考文献：
[1] 师玉强,王政.大型工程档案收集整理模式探讨[J].现代商贸工业,2010(7).
[2] 刘宏.关于建设工程档案收集整理标准化的思考[J].北京档案,2010(10).
[3] 魏薇,高强.档案收集整理系统的设计与实现[J].电脑知识与技术,2011(2).
公司档案管理流程范文2
档案作为企业全部活动的真实记录和原始凭证，是企业重要的信息资源，尤其在石油石化工程设计企业向EPC工程总承包转型的过程中，档案的原始依据性、真实可靠性、现实实用性、成套专业性等特征更加突出。一方面，近年来，石油石化工程设计企业不断开拓EPC业务市场，在EPC项目管理上积累了不少经验，但是，对EPC项目档案管理的认识基本上是一片空白。另一方面，在现实工作中，工程设计企业档案室因人员调换退休频繁、管理软件落后、专业知识欠缺等因素导致在EPC档案管理上同样处于一片空白，严重影响EPC总承包模式下档案管理工作的开展。
2、EPC档案管理对工程设计企业发展的重要意义
2.1 是EPC业务发展的需要。EPC工程档案是工程设计企业的重要资源，是工程设计企业档案的重要组成部分，它对工程项目的顺利进行，对总承包企业权益的保障，对EPC业务的发展都具有重要意义。随着社会信息化的发展，EPC工程档案作为工程总承包项目管理的重要信息资源，在EPC项目建设和市场竞争中将会发挥越来越重要的作用[1]。要促进工程设计企业EPC业务的发展，就一定要做好EPC档案的管理。
2.2 是做好EPC项目的需要。EPC工程档案是EPC项目在立项、审批、招投标、设计、采购、施工、监理以及竣工验收全过程活动的真实记录，项目文件材料收集是否完整、准确，不仅关系到工程建设的正常开展，同时也对日后生产管理、工程维护和改建、扩建起着举足轻重的作用。EPC项目档案验收是EPC项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。因此，加强EPC档案管理工作，不仅有利于工程总承包企业提高工程质量、加快工程建设，也能满足建设单位对工程档案管理的需要。工程设计企业要做好EPC项目，让业主满意，就必须重视EPC工程档案的管理。
3、工程设计企业EPC档案管理现状
以笔者所在单位为例，近年来，我公司紧紧围绕“做大做强EPC业务，推动公司向以EPC业务为主体的工程公司转型”的战略目标，不断开拓EPC工程总承包市场，在工程总承包项目管理上积累了一些经验。但是，EPC档案管理却严重滞后，影响了总承包业务的健康、快速发展。
3.1 EPC项目管理中档案管理缺位。近两年，我公司不断开拓EPC业务市场，经过学中干、干中学，EPC业务走过了初级阶段，正在由小变大、由弱变强，已经具备了平行开展8-10个大中型EPC项目的管理能力，在工程总承包项目管理上积累了不少经验。但是，对EPC项目档案管理的认识基本上是一片空白。
3.2 EPC档案管理流程、标准、制度缺失。EPC档案管理是目前我公司面临的一个新课题，一直以来没有系统的标准可遵循，也没有成熟的经验可参考。由于EPC项目大多周期长，涉及单位、环节多，产生的文件材料种类繁多、内容繁杂、数量浩大；工程设计、设备采购、施工安装、监理、竣工等各段阶文件资料时序交错[2]，给EPC档案收集及管理带来了很大的困难。据笔者搜集到的网络资料显示，近年来，各大工程设计单位也在积极探索EPC档案的管理模式和方法。一些兄弟公司经过多年探索，进行了EPC档案管理的实践，积累了不少经验。但就整个工程设计行业来说，缺少EPC档案管理的流程、标准和制度一直困扰着EPC档案管理工作的开展，阻碍了EPC档案信息的交流和共享。
3.3 对EPC档案管理认识不足。在目前工作中，很多工程设计企业的档案室虽然对勘测设计档案的管理经验丰富，但对EPC项目文件和档案的形成规律、归档范围、案卷整理要求等问题心中无底，对EPC项目工程文件的归档流程更是一片空白。档案室虽然想把EPC项目档案管理起来，却不知道如何开展工作，心有余而力不足。据笔者了解，很多工程设计单位没有将EPC档案的管理纳入到日常档案管理中，档案部门也没有直接介入EPC总承包档案的管理，EPC项目部的成员中也没有专职档案管理员。这种现象的长期存在，很容易造成文件材料收集、整理工作滞后，文件材料流失，从而导致文件材料的系统性、完整性、规范性、准确性难以保证。
3.4 EPC档案管理人才短缺
由于EPC工程总承包项目一般规模大、技术含量高、业主要求严格，在立项、审批、招投标、勘察、设计、设备采购、施工安装、监理及竣工验收等各阶段形成的文件材料种类繁多、内容繁杂、数量浩大，如果没有专业的档案管理人员，很难将档案收集、管理好。目前，这种既懂档案专业知识，又熟悉工程项目管理的档案管理人才在工程设计企业极为短缺，可以说“一将难求”。我公司目前的情况是，档案管理人员熟悉勘测设计档案的管理，但不了解EPC项目管理和EPC档案的形成和特点；项目部兼职资料员熟悉项目管理和工程建设情况，但档案专业知识相对贫乏，档案意识薄弱。从目前我公司EPC项目发展的情况来看，EPC档案管理人才的短缺，将会影响到EPC档案管理工作的开展，影响到EPC项目的顺利完成。
4、EPC档案工作的努力方向
鉴于工程设计企业EPC档案管理的现状，我们要以各单位实际中标的EPC项目的实际需要为基点，通过加强档案管理人员的培训及调研学习兄弟单位EPC档案管理经验，并结合各单位档案管理和EPC业务的特点，制定出适合本单位自己的EPC项目文件材料的归档流程。
4.1 加强档案管理人员的培训。档案管理人员是做好EPC档案管理的关键，应加大对档案管理人员的培训力度，使他们熟悉有关EPC档案管理的法规、标准， 了解项目管理的特点，掌握文件材料收集、整理的方法，为制定出符合本单位EPC项目实际需要，符合档案法规、标准的EPC项目文件材料归档流程打下坚实的理论基础。还应特别加强对项目部、各分包商兼职资料员（档案员）的培训，提高档案管理水平。
4.2 档案室要主动介入EPC项目。要在实践中摸索出EPC档案的管理模式和方法，就要求档案室要主动介入到EPC项目中，及时深入到工地现场对文件材料的收集、整理进行监督和指导。
4.3 成立“竣工资料工作组”。根据《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》（2010版），项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。EPC档案竣工资料的合格与否直接关系到EPC项目的竣工验收，所以工程设计总承包项目组要成立“竣工资料工作组”，组长由分管档案的领导担任，档案室人员参与指导，项目经理、施工经理、监理等都是组员。“竣工资料工作组”的成立，将为EPC档案管理提供执行保障。
4.4 加强与有经验的兄弟单位和有关国家档案管理部门的沟通和联系。在目前情况下，工程设计企业档案管理人员应加强与有经验的兄弟单位和有关国家档案管理部门的沟通和联系。在可能的情况下，争取有关国家档案管理部门对EPC档案管理的指导，避免在收集、整理过程中走弯路，为制定科学合理的EPC项目文件材料归档流程提供权威的、专业的指导。
公司档案管理流程范文3
一、统一部署，建立档案管理机制
为了汲取在工程建设中曾经出现的归档不全、散失严重的历史教训，公司在组建项目管理部时，就统筹考虑将档案管理纳入项目管理职责范围，在综合部设立档案工作组，指定一名副部长专门负责档案工作，配备数名专职档案管理员，提前介入，全程参与，不仅管理建设单位档案，还对所有参建单位的档案形成资源管理进行指导和监督。
二、建章立制，规范档案管理流程
编制信息与文档管理程序文件。项目启动后，档案工作组编制了《信息与文档管理程序文件》，从总体上提出了文档管理计划，具体明确了责任主体该做什么，如何做，确保文件流转环环相扣，在保证文件有效使用的前提下，防止文件散失，使档案的形成具有可追溯性。
编制项目归档文件资源体系。档案工作组研究了项目工程档案的构成，从总体上把握档案架构，以项目建设过程为总体脉络，将项目档案分为前期准备、设计、施工、试生产、竣工验收等阶段档案，并对每一阶段将要产生的文件进行分类，开列文件“菜单”，进而编制了《项目归档文件资源体系》，通过贯彻学习该体系，改变了档案管理人员和工程技术人员在收集环节出现的茫然不知所措。
编制随机资料管理规定。档案工作组编制了《设备随机文件收集、归档管理办法》，明确了设备随机资料的管理责任分工，确定了设备随机文件的归档范围，对设备随机文件的分发与借阅作出了规定，同时提供了整理归档方法。
制定案卷归档整理规范。随着工程交工，文件资料归档进入倒计时，档案工作组按照国家和行业标准制定《项目案卷归档整理规范》，侧重于操作环节，为档案工作人员提供具体可操作的方法流程。
三、培训交流，提高员工素质能力
培养全员档案意识。档案工作组利用各种会议，见缝插针，强势宣传档案法律法规，用档案的实际利用价值体现强调档案管理的重要意义，用反面案例现身说法，强调档案缺失造成的严重后果，提高工程建设者的档案意识，养成注重收集整理资料文件的习惯，为档案管理工作营造了广泛的群众基础和来源基础。
加强技能培训和技术交流。档案管理人员的工程专业知识储备不足使其管理行为受到制约，为了拓宽档案管理人员知识结构，增强对工程建设的感性认识，工作组聘请专业技术人员授课，从宏观层面讲述项目的形成和总体布局，介绍概略的工艺流程和土建安装基本知识，还鼓励档案员经常下现场实地观察，克服了他们对工程建设的生疏感，提振搞好工作的信息。
四、分门别类，抓住管理关键环节
（一）项目前期档案管理。由于立项之前没有项目部统一管理，经办单位多，经办人员习惯于将文件留在手上，若等到工程竣工再来收集整理将存在极大的散失风险。作为建设单位不能将眼睛只盯着各承包单位，还要注重自身形成文件的归档，防止出现档案管理的“灯下黑”，企业要早做准备，要求经办单位随办随归。
（二）设计文件管理。档案工作组应要求各方设置文档单点联系人（DCC），所有图纸文件经由一人办理交接手续，把好进出口关，做好登记台账，保持工作的延续性，避免因错乱出现无谓的纠纷。工程竣工图是具有法律效力的图纸文件，必须如实反映现场实际。现代档案管理理论要求档案专项验收不仅是对档案形式的验收，还注重对内容的检查，竣工图除了要求设计资质章、竣工图章要齐全，签字要到位外，确保图纸归档合格。
（三）交工技术文件管理。工程建设期间，施工单位必须按照《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T3503-2007）等标准正确选用表格，记录准确翔实，签字盖章齐全，编制移交交工技术文件，要做到卷册类别清晰，层次分明；对于电力、交通、港务等独立系统工程，要求施工单位提供相关行业标准，并按其行业标准编制移交交工技术文件。
（四）设备随机资料管理。设备抵达现场后，项目部组织供应商、施工、监理开箱共检，普通设备由采购部门逐一登记保管，整体移交归档；重要设备则由档案工作组直接接收管理。设备随机资料版面大小不一，样式繁多，内容庞杂，档案工作组要做好分类，保证资料一台一档，内容完整。
公司档案管理流程范文4
[关键词] 档案管理；信息化；发展方向
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 17. 087
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）17- 0168- 02
当前，全球发展的一个趋势就是信息化，随着科学技术以及信息化的发展，原先的档案管理方式已经在信息化大潮中显得滞后。将信息化技术引入到档案管理中，能够有效地提升档案管理工作的效率。本文研究的重点在于怎样做到档案管理的信息化。
1 档案管理与信息化技术融合的必要性
档案具备历史性和长久性，在保管的时候，尤其要注意保管的周边环境，因为纸质文档比较脆弱，当灾难来临的时候文档面临着巨大的威胁，严重的时候文档会遭受损坏，这就带来非常巨大的经济损失，为此我国每年在档案管理上都投资了数量巨大的资金[1]。除此以外，反复查看档案也容易出现档案丢失或损坏的情况，这都为档案管理增加了难度。而电子文档就能够很好地解决这个问题，因此信息化的档案管理模式是必须要实行的，这与当前的时代特征非常相符。
2 档案信息化建设的有利条件
2.1 档案信息化建设渐入佳境
档案管理信息化建设在我国的发展已有很长时间，也积累了丰富的工作经验。我国对创建档案信息化理论的目的、原则、渠道、方式、任务以及信息系统的技术标准规范，已经非常明白了。特别是随着当前互联网+时代的到来，相关部门已经非常明白档案信息化的发展方向，这样一来创建合理的、科学的、实用的、健全的档案信息化理论体系就非常轻松了。
2.2 档案信息的需求日益增多
当前社会在不断的发展中，信息技术也在大范围的使用，人们对信息的需求渐显强烈，其中档案信息因其有宝贵的历史价值，有着非常大的需求量和使用率。根据当前情况看，创建档案信息化理论体系还有着较大的发展空间，体系创建的期望也较为急切。除此以外，我国的电子政务事业也在不断的发展中，从某种程度上来说，也大大扩展了档案信息化理论体系创建的发展前景。
2.3 传统档案管理模式已与时代脱节
在社会持续发展的情况下，传统的档案管理已经很难满足时代的发展需要了。当前最需要做的就是从根本上改变档案信息服务的观念，还要提升档案馆提供社会公共服务的能力[2]。因此，所有的档案馆都应该要增强档案信息资源开发的使用率，还要持续拓展档案信息的服务途径，做到方式更加灵活、手段更加丰富、系统更为完善。只有这样新型的服务模式，才能够让档案信息化稳健发展。当前处于信息时代，世界各国的联系更加频繁和密切。档案管理作为行政事务管理中的一项重要内容，在信息化建设领域，更应该通过与外界交流，吸取其他发达国家在这方面的丰富经验，以此来促进我国档案的发展。
3 档案管理与信息化技术融合的实施策略
3.1 档案数据资料与信息化技术融合
数据资料的信息化表现在档案输入的环节，这一环节需要非常认真地对待。与此同时，在输入档案的时候应当使用规范的、统一的数据格式，这样才可以方便日后的查找和管理[3]。同时，因为信息化管理与网络安全有着分不开的关系，为了确保档案处于一个非常安全的环境中，在输入、保存的时候还要备份档案，如果出现更改档案或者档案丢失的情况，还能够将原本的档案找回。另外，还能够确保在日后出现档案矛盾的时候，有原文档作为证据。
3.2 档案管理工作流程与信息化技术融合
工作流程信息化表现在后台操作上，尽管该方面是群众很少直接接触的，但是人们对档案信息化管理的满意程度取决于该流程进行的好坏。最大可能就是达到全自动化办公，尽量避免过多人员的加入。档案的信息化管理体系创建成功后，人们最重要的任务就是保护系统的安全，而其他方面的工作，就是最大化地减少人员的加入才能够确保工作效率。同时，要达到这个目标，应该制订统一的标准，规范流程，才可以达到档案管理的信息化，这也是创建全套信息管理体系的基础。如果缺少了这些标准，体系中的信息就不能够互相融合，档案信息网络就会堵塞，资源共享也就成为了一个幻想。
3.3 档案检索与信息化技术融合
要分级检索档案，让使用者通过网络可以及时、准确地搜索到需要查阅的文档。需要注意的是，在设计检索系统的时候要保证两点：①网络用户只是可读的；②搜索的内容应当分成两个部分，一部分是完全公开的，所有人都能够搜索，另一部分不是公开的，需要使用密码才可以进入。档案检索的信息化要求保证档案管理工作处于安全的环境中，这决定于网络安全性。档案既是公司企业发展的历史资料，也是个人在公司企业内的工作记录。所以，档案管理工作的安全性是一个非常重要的问题，需要高度重视。
3.4 档案管理工作人员与信息化技术接轨
不管档案管理的信息化处于什么样的程度，都离不开人员的参与。但是在档案管理信息化以后，员工就面临着更大的调整。在技能上，信息化管理需要员工熟知全套的体系，能够非常熟练地使用信息化工具，还需要非常了解网络安全。提升工作人员的素质应该从两点出发：①对将来人才的预备。也就是说在高校中设立有关的专业，让档案管理信息化这个行业拥有丰富的人才，但是这种方法只可以为长远发展做准备，不能解决当前的问题；②加强现有档案专业技术人员的培养。挑选综合素质较高的人员，创造学习条件和支持配套，有针对地进行培养，使他们乐于提高自身档案管理能力和技能。
4 结 论
随着互联网+时代的到来，档案管理工作信息化是一种必然趋势。将传统的档案管理与信息化技术相融合，利用信息化技术服务于档案管理，并在人、财、物上给予支持，将有效地提高公司企业的档案管理能力，促进公司企业健康、稳定发展。
主要参考文献
[1]许瀚文.谈档案信息化管理的利弊[J].兰台内外，2015（2）：125-126.
公司档案管理流程范文5
前端控制是建设项目档案质量控制的首要环节
建设项目档案主要由项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件三大部分组成，要确保上述文件的完整性和正确性，必须加强前端控制，也就是从各类项目文件形成的源头进行控制，梳理归档流程、加强协同管理、超前培训指导等均为控制源头的有效措施。
1.梳理归档流程，确保建设单位内部归档环节畅通
项目文件是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。项目文件的归档工作涉及的部门或单位多而且广，既有建设单位内部有关项目投资、设计、工程、设备采购等管理部门以及生产运营部门，又有外部参加项目建设的设计、施工、监理等单位；既有国内设计、设备制造单位提交的技术资料，又有引进设备、合作制造厂商提供的设备资料。而追溯源头，梳理流程，明确责任，超前控制，则是保证建设项目档案质量之根本。因此，建设单位档案管理部门首当其冲的任务应是根据国家、地方有关建设项目档案管理办法，结合本单位实际，逐项理顺建设单位内部项目文件的归档渠道、制定管理制度、固化业务流程、明确管理职责，确保各类项目文件归档环节畅通。其中，对外部参建单位的归档责任必须落实到与其签订合同的建设单位内部相关职能部门，由相关职能部门在签订合同时提出资料交付和项目文件归档要求，并跟踪、考核。
宝钢《建设项目技术资料管理办法》和《建设项目档案管理办法》就是两个从源头控制建设项目档案质量的公司管理制度，该制度明确了项目文件的归档范围、管理流程以及归档责任，为确保建设项目档案的完整性奠定了基础。
2.加强协同管理，确保外部参建单位资料交付受控
宝钢建设项目管理体系由投资管理、设计管理、工程管理、设备采购、档案管理、财务管理、审计管理、安全管理、环保管理、消防管理以及生产运营等众多部门组成。作为体系成员之一的档案管理部门，对内有关建设项目档案管理方面的要求可以通过公司管理制度来制约，而对外（如设计、施工、监理等参建单位和国内外设备供应商等）有关建设项目档案管理方面的要求则需要通过体系成员的协同管理、纳入合同来制约。
宝钢《建设项目技术资料管理办法》中明确要求相关职能部门在签订设计、设备等合同时须将档案管理部门拟定的公司专业管理标准《国外合同技术资料交付要求》、《国内工厂设计技术资料交付要求》、《国内设备技术资料交付要求》和《技术资料电子文件提供要求》等纳入相应的合同或协议之中，若在合同签订过程中对资料交付要求（尤其是电子文件交付要求）不理解的，可邀请档案管理部门参与技术资料交付要求的对外谈判，以确保技术资料（包括电子文件）的交付质量。同时，明确相关职能部门负有对合同执行情况的监控责任，档案管理部门参与监控、协同管理，使外部单位的资料交付处于受控状态，建设项目档案的质量也就有了一定的保障。
3.超前培训指导，提高项目文件归档人员质量意识
建设项目档案的主要组成部分是竣工文件，而竣工文件的完整性和准确性对日后技术改造和设备维护有着举足轻重的作用，而竣工文件的主要编制单位是施工单位。因此，宝钢档案管理部门始终将对施工单位的超前培训指导视作控制源头的其中一项重要工作来抓。在每一个重大项目建设初期即开展对所有参建单位竣工文件编制的大规模培训指导工作，将竣工文件的编制规范、审核及归档流程等印刷成小册子分发到施工、监理单位，并制作成PPT材料，以讲座的形式进行全面的培训和讲解，使竣工文件的编制和审核人员不仅能正确理解建设单位对竣工文件编制、审核和归档的具体要求，而且能认识到从竣工文件形成的源头进行文件积累和质量控制的必要性。归档人员质量意识的提高为建设项目档案完整性和准确性的提高打下了基础。
可见，建设项目档案质量控制必须从源头着手，加强前端控制，强化协同管理，超前培训指导，方能达到事半功倍的效果。
过程控制是建设项目档案质量控制的重要环节
1.资料档案一体化管理为过程监控创造了条件
大部分企业建设项目的资料管理与档案管理分属两个机构，资料管理包括国内外各类技术资料的接收、翻译、复制、分发等建设阶段的管理工作，一般隶属于建设系统；而档案管理则是对归档的项目文件进行分类、整理、编目、保管、统计和提供利用等，一般隶属于生产系统。宝钢自20世纪九十年代起将履行资料管理职能的宝钢指挥部工程资料处和履行档案管理的宝钢总厂档案处合二为一，实行集资料与档案管理于一身的一体化管理模式。这一模式可以说是将档案管理的职能向前延伸到资料管理，档案管理部门在对项目所有技术资料接收、分发的同时，留存一套作为日后核对竣工图完整性的依据，项目建设过程中设计图纸发生多少变更、升过多少版次，档案管理部门均记录在案。同时，档案管理部门定期参加公司领导主持的设计、工程等例会，一方面能及时掌握设计、施工等动态信息，根据建设进度、节点，把好资料形成、编制、归档等各道工序质量关；另一方面，也将过程管理中的有关问题提请各职能部门协同解决。资料档案的一体化管理模式为实施过程监控创造了条件，档案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被动局面得以很大的改观。
2.竣工文件编制过程的检查为档案内在质量消除隐患
宝钢档案管理部门设立专门小组负责对竣工文件的编制单位进行培训指导，对编制质量进行过程检查，对归档文件进行审核签证。其中，对竣工文件编制质量的过程检查起到了承上启下的作用，既是对前期培训指导工作的拾遗补缺，也是为后期竣工文件归档质量提前把关、消除隐患。过程检查的形式可以是多种多样的，档案管理人员可直接对口施工单位编制人员进行质量检查和答疑；也可对口施工单位项目部，对某一个单项的竣工文件编制质量进行检查，随后将该单项作为样板在该项目部推广；此外，档案管理部门还可同工程管理部门一起进行每季度一次的协同检查，作为工程质量大检查的内容之一，纳入季度考核。过程检查中发现的问题也是多种多样的，除与档案有关的复印件、漏签字以及卷内文件排列原则等常见问题外，还有与工程管理有关的表式问题、各类变更文件的完整性、准确性以及闭环问题等。通过过程检查，将这些问题消除在萌芽状态，尽量将归档审核时发现问题再费时费力地整改现象降到最低程度，为项目按时竣工验收赢得时间，同时也把好建设项目档案内在质量这一关。
2007年，宝钢建设管理系统一期工程全面投入运行，也为档案资料的过程控制提供了便利。建设项目的立项审批、设计管理、工程管理、设备采购、资料交付、竣工验收计划、节点等信息全部通过系统流转，档案管理部门作为其用户，可以及时地从中获取众多信息为档案资料过程控制所用，并跟踪管理。如：单位工程、设备设施的划分等信息，为档案组卷提供了依据；立项审批、设计、设备采购合同等信息为完整地收集前期文件提供了便利。该系统二期工程将开发与档案管理系统的接口，届时将实现内部管理性文件的电子归档，进一步提高管理效能。
3.以终版图编制竣工图不失为过程控制的又一创举
宝钢从“十五”规划项目开始提出了采用设计终版图编制竣工图的设想并积极付诸实践。设计终版图编制竣工图是指设计单位在项目实物交接后一定期限内，将所有施工过程中发生的设计变更进行汇总后出设计终版图，其目的在于毫无遗漏地将设计变更反映在最终的一张设计图纸上，施工单位在此基础上编制竣工图，将大大减少对施工图的修改工作量，同时也大大提高竣工图的内在质量。这一创举的推出光靠档案管理部门的努力是万万不够的，必须有设计、工程等管理部门的大力支持，共同研究实施方案，最后联合发文、合力推进才得以有效实施。
近两年，宝钢在实践的基础上又将这一举措进行了完善，即以升版图的形式提供设计图纸，最后一版升版图即为设计终版图。这一举措的推出，主要目的在于缩短编制设计终版图的时间，将实物交接后最终编制终版图改为过程编制升版图，每出一次设计变更即升一次图纸版次。同时，在升版的图纸上标注历次修改记录，并在修改处标上云线。
这一改革创新之举为竣工图质量的过程控制提供了又一条路径，设计变更通知单、图纸上标注的历次修改记录和云线等均为过程控制档案质量的依据。此外，要求设计单位最终提供一套电子版的设计终版图，为档案资料的数字化提供了很大便利，档案管理部门只需将电子文件信息和图像导入档案信息管理系统，就能为用户提供实时利用，无须再对纸质图纸经扫描后再提供利用，在节省人力、物力的同时，更重要的是提高了图像的清晰度和档案的内在质量。
后期控制是建设项目档案质量控制的必要环节
1.归档审核签证给予了档案管理部门一票否决权
对施工单位实行交工验收签证是宝钢建设项目管理流程中一个必不可少的环节。施工单位必须在实物交接后的规定时间内将编制的施工文件和竣工图提交监理审核，并提交生产运营单位复核，然后向档案管理部门归档，经档案管理部门检查合格后按单位工程办理交工验收证书。该交工验收证书上必须有施工、监理、生产运营单位、档案管理部门、工程管理部门等签字、盖章。施工单位在办理完所有单位工程的交工验收证书后该建设项目方能进行财务决算，也就是说档案管理部门具有影响建设项目财务结算的一票否决权。
这一票赋予了档案管理部门的权力，同时也给予了档案管理部门更重的责任。在把这一质量关时，档案管理部门注重的是竣工文件的完整性和准确性，从起初仅仅是对有关档案管理范畴内的内容进行检查，到目前已深入到对施工文件中的变更文件、打桩记录与竣工图的核对等，远远超出了档案管理部门的职责，但当一些漏网问题在这一关卡被截住时，其必要性也同时得到了各方面的认同，有人称档案管理人员是监理的监理。档案管理人员在实践中提高了自身的业务能力，同时也把好了建设项目档案质量后期控制的第一关。
2.档案自检工作进一步强化了各参建单位的责任
建设项目档案自检是建设项目档案专项验收的前奏曲，这一关的责任主要落在监理单位和建设单位各职能管理部门身上，由建设单位与监理单位共同组织建设项目档案自检工作。监理单位负责对竣工文件完整性、准确性的检查，施工单位配合检查；建设单位各职能管理部门负责对项目前期文件、竣工验收文件的完整性、准确性以及整个项目系统性的检查，设计单位等配合检查，由此将档案自检工作的责任落实到位。
建设项目档案自检工作的形式与档案专项验收基本相同，只是角色的不同。在档案专项验收中接受检查的单位或部门的有关人员，在档案自检工作中均是检查组成员。这些成员集多年参与档案专项验收的经验，对国家有关档案管理和验收的要求具有一定的认知度，为此，在档案自检工作中均能较好地发挥作用。档案自检工作要求，对发现的问题必须举一反三，全面整改，若在档案专项验收中再次发现类似问题，则对检查组成员单位进行考核。由于分工明确、条理清晰，建设单位各职能部门和监理单位共同把好了建设项目档案质量后期控制的第二关。
3.档案专项验收给予了档案工作在项目管理中的一席地位
宝钢建设项目按投资额分为A类项目和B类项目，除由国家、地方档案行政部门或有关部委档案管理部门组织的档案专项验收项目外，其他A类项目均由公司档案管理部门组织档案专项验收，B类项目则由各单位档案管理部门自行组织档案专项验收。
公司档案管理流程范文6
摘 要 文书档案作为企业档案管理的重要组成部分，对于企业和各部门有着重要的指导性作用。天津地铁作为城市建设的主打项目，运营公司是市政府大力扶持的重点企业。为适应轨道交通事业建设，运营公司推动企业重组升级，完成架构调整，根据实际业务合并与设置了新的职能、生产部门，这对原有的企业文书档案管理方式提出了新的要求。针对架构调整，本文对公司文书档案的管理方式及从业人员工作规范进一步完善，达到文书档案本身的实效性、科学性。
关键词 文书档案 分类 鉴定 企业改组 管理
天津市地下铁道运营有限公司作为天津轨道交通集团的下属公司，承担市政府规划地铁车站建设、既有线路运营和服务的职责。在公司发展过程中，形成各类重要文件，包括命令、指示、决定、公告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等，这些文件对公司高层决策、日常事务处理等各项职能运转起到重要查考功能，是地铁事业发展的可靠凭证和记录。为优化企业管理模式，实现网络化运营，运营公司响应轨道交通集团统一部署，完成架构重组调整。为确保架构调整后各部门文书档案管理工作有效对接，需要重新完善文件保管方法，做好从业人员培训，达到提高文件使用效率的目的。
一、架构调整前文书档案管理方法
尊重《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第七十一号）第三章“档案的管理”、第四章“利用和公布”等规范，对公司在经营管理、生产管理、行政管理、党群工作中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，采取按件整理的方式，进行集中保管、利用。
（一）文件收集
依据《档案法》要求，公司对本单位工作中形成的文件材料、上级主管部门或集团下发的文件材料、企业与企业之间相互抄送的文件材料、下属部室及部门上报的文件材料，按照规定，每年年初组织相关部门及从业人员向公司档案管理部门――办公室进行移交，集中管理。
（二）文件鉴定
档案管理员对收集的文件材料进行统一鉴定，确认其是否属于归档范围，剔除没有保存和查考价值的文件材料。架构调整前，公司档案管理制度中规范的文书档案归档范围包括：
1.记录地铁建设、生产、服务、经营、管理等各项活动和原有基本历史面貌的，对运营公司各项业务和企业发展具有利用价值的文件；
2.公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件；
3.公司需要贯彻执行的有关上级单位和机关的文件材料，轨道交通行业发来的需要执行或查考的文件材料；社会其他机构出具的与公司有关的文件材料；所属部门部室报送的重要文件材料；
4.国家及市档案局法律法规规定的应归档保存的文件材料。
（三）文件分类
分类是档案整理工作的重要环节，是文书档案管理标准化、规范化工作的具体表现。运营公司采用“问题―年度―保管期限”分类法，将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。文书档案的保管期限定为永久、定期（30年、10年）。
二、架构调整后存在的普遍问题和原因分析
（一）架构调整后存在的普遍问题
1.文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料。许多应纳入归档范围的重要文件材料没写入保管期限表中，尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。
2.机构问题混乱。文件材料“机构问题”存在原部门名称与现部门名称重叠情况，一套完整文件中出现两个机构问题，或是存在原部门机构问题仍未办理完结的现象。
3.表述不准确。文件材料内容使用的词语易引起歧义，同一含义内容前后使用不一致词语，或是不使用标准化用语。
（二）原因分析
公司文书档案管理在架构调整过程中造成上述问题的原因主要有：文件收集、鉴定没有严格按照新架构各部门职责的设置和说明来进行，照抄照搬原有档案管理制度要求，甚至将公司原有文件进行复制重新盖章后直接报审；部分文档管理员没有认清文件来源和事由，单纯按照时间顺序进行排列，忽视文书档案基本作用。正是上述原因导致文件材料归档质量不高。
三、改进方法
（一）完善公司档案管理制度
从公司架构调整后梳理各部门职能，重新修编档案管理制度，完善制度中关于归档范围、档案鉴定等流程。
1.公司各部门进行业务流程梳理，依据流程、法律法规和公司级部门级制度文本提出记录保存要求，形成各类文件材料归档范围和档案鉴定规范。
2.公司档案管理部门重新规范归档周期，在依据《企业档案工作规范》DA/T 42―2009“7.3.3文件归档时间”条款基础上，对于公司决策、上级重要指示、业务承办类事项相关文件材料执行随时归档原则。确保重要文件材料保管的及时性、完整性。
以上两点从归档范围、档案鉴定、归档时间方面对运营公司档案管理制度进一步完善，由办公室将修编后的初稿下发公司各部门评审和意见征集，办公室可依据实际业务的可行性，对于补充意见进行添加或删减。经讨论通过后，公司档案制度定稿、下发。
（二）做好档案从业人员培训
文书档案管理不仅是档案管理部门的职责，也是其他业务部门的职责，需要充分l挥各部门档案鉴定，确定保管期限的作用。因此做好档案从业人员培训至关重要。办公室应该周期性开展各类档案专业知识培训，及时宣贯国家、市政府颁布的各项档案法律法规。培训对象不仅局限于各部门文档管理员，更应该将知识普及到公司领导决策层，要让档案意识提升从上到下的贯彻落实。
参考文献：
