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外贸函电范文1
中图分类号：G64 文献标识码：A
原标题：基于理论教学与项目实践相结合的外贸英语函电撰写技巧的研究
收录日期：2014年3月13日
在国际贸易中，一笔交易从买卖双方取得联系开始直至合同履行完毕，往往需要经过以下步骤：建立业务联系交易磋商合同签订合同履行。其中，各环节都会使用外贸函电进行联系，尤其是前两个环节的使用频率最高。在信息化高度发达的今天，外贸函电并不局限于纸质版的，也可以是电子邮件、传真或MSN。
一、撰写外贸英语函电应遵循的“7C”原则
外贸英语函电并不要求作者使用华丽优美的词句，而是用一些简单朴实的语言准确地表达自己的意思，让对方可以清楚地了解自己想说什么。一般地，外贸函电有以下写作原则：
1、体谅原则（consideration）：就是强调对方的情况而不是自己的情况，要体现一种站在他人角度去考虑、多体谅对方心情和处境。
2、礼貌原则（courtesy）：礼貌不仅仅是指有礼而已，或者简单的用一些礼貌用语就可以，它是从一个“You attitude”的角度考虑问题。如何让对方觉得是礼貌呢？尽量不用大写英文字母；不应使用过激、冒犯和轻视的词语；第一尽量用被动态；第二用疑问句；最后用虚拟句。
3、完整原则（completeness）：在函电中信息完整很关键，一封外贸英语函电应概括各项必需的事项。如，邀请信应说明时间、地点等，切忌寄出含糊不清的信件或一件事分多次书信传达给对方。
4、清楚原则（clarity）：是外贸英语函电写作最重要的原则。一封含糊不清、词不达意的书信会引起误会，甚至会造成贸易损失。要注意修饰词的位置；选择正确、简练的词以及正确的句子结构。
5、简洁原则（conciseness）：要求用最少的语言表达最丰富的内容。要做到简洁，必须避免废话连篇；能用单词表达短语的就用单词，能用短语表达句子的就用短语，能用短句表达长句的则用短句。
6、具体原则（concreteness）：外贸英语函电必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，这样将有助于加快事务的进程。
7、正确原则（correctness）：语言和内容都要正确。具体体现在以下几点：标点符号的运用；单词的位置；介词的表达，数字前如果要用介词则须十分小心。
二、写作外贸英语函电的技巧
1、函电不宜写得过长。一般地，很多欧洲客户处理每一封函电的时间是2～3秒，也就是大致扫一眼。重要的函电，一般马上仔细阅读并回复；不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从in box拉到相应的子目录里。
2、要有明确的主题。主题明确的写法举例“ ABC inc/Home Depot vendor-solar desk/DEF Co.Ltd.”其中，ABC inc代表了客户的公司名，主题里首先加上对方公司名，表示对对方公司的尊重；Home Depot是美国第二大零售商，Home Depot vendor-solar desk明确表示自己是北美第三大零售商，既表明了实力，也勾起对方的兴趣；最后的DEF Co.Ltd.代表自己公司。
3、函电开头不宜使用“From the internet……”。实际操作中，“From the internet，we get your company name.”类似的话千万不要说！可以这样写：“We're glad to hear that you're on the market for...”。（我们很高兴获悉你对某某产品有兴趣）。
4、不要长篇大论的介绍公司或工厂。但是可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you！简单的一两句话点到重点，调起对方的胃口，让他反过来问各种问题，这样容易达到目的。
5、不要为炫耀英文水平而不简洁。外贸英语函电的精髓就是“简单、简单、再简单”。能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的绝对不写两句！
6、不宜用异样的字体。很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体、颜色、甚至放大、加粗、斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial、Verdana、Calibri、Times new roman，有时用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客户会用PMingLiU字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色。切忌在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，让对方感觉不舒服。
7、主动语态不宜用得过多。老外在英文函电写作中很少会用“We”、“I”之类的人称。相反，大多会用被动语态。比如“我们明天会寄给你样品”。中国人喜欢表述为“We'll send you the samples tomorrow. ”这句话没错，语法正确、意思清楚。但是老外通常会这样写“Samples will be sent to you tomorrow.”用的是被动语态，人称也就没有了。
8、切忌问一些毫无意义的话。比如“Do you want our products？”如果对方说No，怎么回复？外贸函电尤其是开发信还是要直接一点，直接告诉对方你是谁，做什么，优势在那里。只要清楚表述出这三点就可以了。
9、慎用附件和图片及URL链接。附件和图片很容易被国外的服务器拦截的。所以，第一次联系对方的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。
10、语气要委婉，不要过于生硬。“please，help，kindly，could，thank you，appreciate”这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和对方已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常可以不用了。
三、外贸英语函电案例
假如写一封邮件告诉客户John，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，需要价格他们重新核算，但近期内原材料涨价，希望贵方能尽快确认，以便我方采购原材料并安排生产。
Hi John，
Samples received and already passed to vendor. The material was PP，not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.
By the way，raw material increased these days，please make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production. Thanks and best regards.
上述函电几句话点到主题，简洁、清楚、准确。能用一句话表达的，不写两句，省掉一切能省的废话；表达方式尽量少用第一人称，多用了被动语态。这就是一封好的外贸英语函电。
主要参考文献：
外贸函电范文2
1.较强的礼貌性
在国际间的经济业务贸易中，难免会出现业务纠纷和摩擦的情况，所以，要想有效的处理经济业务，减少贸易纠纷和摩擦，就应该要对此类问题进行礼貌性的处理。因此，相关部门在写外贸英语函电的时候，无论是要表达何种的意见，都要注意好自己书写内容的语气，不管是要向对方索赔、抱怨还是拒绝接受对方的某种观念，都要采用礼貌性的语言，注意语气的温和性。同时，书信的措辞一定要心平气和、力求表达客气的态度，语气要尽量委婉，要尽可能的减少在书信中使用带有直接命令性的语言。只有这样，才能保证写出的书信既能够充分的将自己的观念表达出来，还可以通过温和的语言表现出对对方人格的尊重与利益的关系。对此，可以采用以下几种句式：一是，采用被动式的语句。在对同一件事进行叙述时，不同的语气会表达出不同的感觉，如果使用主动式的语句，会让对方有一种被谴责的感觉；但是如果使用被动式的语句，则可以起到缓和语气的作用，让对方能够有被尊重的感觉。二是，使用肯定式的语句。在对同一件事进行叙述时，如果过多的出现带有否定性的词语，则会让对方有不愉快的感觉；但是如果将其改为肯定式的语气，则会很容易的让对方感觉到好感。三是，采用过去时与进行时的英语语法。在英语中，有一些词语是可以用来表示人的态度的，例如，hope,want,wonder,think等此类的单词。这些单词的过去时具有试探的态度，可以将写作者的建议、劝告等于语言行为表达出来，其表达方式比现在进行时更加委婉。并且，此类成语的进行时能够也具有委婉表达态度的性质，其表达方式比一般进行时更加的客气。
2.采用准确平实的表达方法
在对外贸英语函电进行书写时，人们往往会使用可以明确表达个人态度、语句通顺流畅、逻辑关系明朗的方法来表达，例如，inorderto,asaresult等类型的词语来表达上下文之间的逻辑关系。同时，人们在书写此类函电时，对语言的简洁性也十分的注意，特别是在发送传真时。这样，一些比较常用的概念就会经常被书写者利用词组的形式来表现，从而明确的表达出自己的观念，例如cashwithorder,primaryindustry等类型的词组。此外，外贸英语函电具有的准确平实的表发方法的特点，在其用词的正确性方面也有着明显的体现。因为，外贸英语函电的主要作用是传递商业上的信息，将商务的事实全面的陈述出来，并且与企业的经济利益息息相关。所以，在书写函电时一定要注意词语的选择，尽可能的少使用那些十分华丽的辞藻，应该选择十分正规、具有较强表现力的法律性词语。
3.具有行业性特点
与其他类型英语相比，外贸英语函电带有一种独特性的行业性质，很多用于函电书写的日常英语词语都会在函电中被赋予新的意义。因此，要想对函电中运用的英语的意义和含义有一个充分全面的了解，其研究者则必须要具备商务理论和实务两方面的专业知识。相对于用于其他领域中的英语，外贸函电英语在书写时的几个词汇的特点是与普通英语不相同的，例如，order的意思不是“命令”而是“订单”；offer的意思不是“提供”，而是“报盘”；againsrt的意思不是“反对”，而是“用什么东西来交换”。面对此种情况，要想深入的理解函电中每个英文单词的具体含义，不能只是单纯的更改词汇在普通英语语境中的意思，而是要将其与函电所要表示的内容以及商务实务相结合，从而充分掌握其内涵。
二、外贸英语函电的应用
伴随信息、多媒体和网络技术的不断发展，人类社会也迈入了信息时代。在二十一世纪，人们已经逐渐的弃掉了信函在业务沟通中占据的主导地位，互联网、传真、电子邮件等传播速度快、成本低等新型交流方式成为了当今时代信息传播的主流技术。虽然当今时代，新型通信手段占据了当前信息传播的主导地位，但是从信息的传播内容和传播形式方面来看，无论是信息的基本格式，还是其表达的内容和方式，都没有发生根本上的变化。由此可以看出，信息时代只是将信函式的信息传播手段变为了网络式的传播方式，国际贸易的业务交流也随之变得更加便利。特别是电商的出现和发展，更是为我国的进出口贸易提供了便捷的交易渠道，使得经济一体化的世界经济格局逐渐形成。伴随这一经济格局的出现，国际间的商务贸易合作也愈发的强烈起来，自我国进入世贸组织后，我国企业同其他成员国之间的商业经济往来也逐渐增多。作为当今社会国际间贸易交流的重要手段，外贸英语函电的社会地位也随着国际间贸易的发展而不断的提升，并逐渐成为国际间商务贸易交流的重要组成内容，在贯穿于商务贸易的各个环节之中。无论企业间建立良好的业务交流关系、达成交易，还是对合同的执行以及在执行过程中发生的矛盾和纠纷，都需要利用函电来沟通和解决，这也使得国际贸易被称为单据贸易。另外，国际贸易在对实务进行操作时，其字各个贸易环节中进行的函电交往，都是其商务交流重要的法律依据，当出现贸易纠纷时，这些函电内容将成为解决纠纷的关键点，会对纠纷的结果产生重要的影响。
三、结语
外贸函电范文3
关键词：商务英语；商务英语函电；对外贸易；作用
在经济全球化时代和我国对外贸易不断发展新形势下，国家与国家之间如何更加有效地沟通成为一个迫在眉睫的问题。就贸易空间而言，卖方与买方处于不同的地区和国家，地理距离相隔甚远，可以说很难有机会进行面对面的商业谈判，因此，国与国之间的对外贸易主要是通过函电进行沟通和交流。因为国际上通用的语言为英语，因此这种对外贸易上的洽谈就形成一种特别的文体――商务英语函电。从对外贸易来看，与外国商贸往来的成功与否，很大程度上取决于商务英语函电的质量，因此商务英语函电已经成为对外贸易当中起到重要作用和不可缺少的部分。
一、商务英语函电概念论述
（一）商务英语的内涵
商务英语主要是指人们在从事商务活动当中用到的一种语言工具，也被称为“Business English”和“外贸英语”（ForeignTrade English）。商务英语要求言简意赅，这种特性主要体现在商务英语函电的写作上。因此，商务英语有七个原则，即Clearness（清楚）、Courtesy（礼貌）、Conciseness（简洁）、Correctness（正确）、Completeness（完整）、Concreteness（具体）、Consideration（考虑周到），其中Clearness和Conciseness就很好地体现了商务英语的言简意赅的特性。商务英语的组成部分主要有三个：商务背景知识、商务背景下使用的语言以及商务交际技能。在面对复杂的国际国内贸易环境，对外贸易能否会朝着更好地方向发展和外企以及国家能否沉稳应对各种挑战主要看能否合理运用商务英语的三个要素。商务英语一般具有专业性强、文化因素大、语言简洁明了和正式性强等特性。
（二）商务英语函电的含义
伴随着全球贸易的发展，商务英语函电成为各个外贸企业快速、准确地传递买卖双方的需求的信息。商务英语函电有效地解决了供需双方信息不对称等问题，从而使得每一方能够有效地传递和处理信息，在世界各个角落都能进行信息的传递和交流，给企业带来更多的商机。商务英语函电（Business English Correspondence）就是一个交流的过程，是一个发出者编码和接受者解码的过程。作为对外交流的主要沟通工具，“商务英语函电是以外贸知识为背景，以外贸语言为载体；在对外贸易领域中人们借以沟通交流的书面工作语言的电子书信”①传统的纸质书信和现代的电子邮件等都能够成为商务英语函电的载体，其内容主要是以专业贸易用语和缩略用语为主。“商务英语函电的分类有很多标准，常见的按照具体使用功能而分成来函处理、答复函、邀请函、联络函、祝贺函、任命函、慰问函等。商务英语函电的主要内容范围包括询盘、发盘、付款、包装、索赔、保险、仲裁等等。”②
二、商务英语函电文本特征
（一）商务英语函电语言的言简意赅性
商务英语函电是对外贸易活动当中最为常见的一种专用文体，因为其发生和服务于各种商业活动，特别是国家与国家之间的商务活动，反映跟商务有着极其密切和极其相关地专业性内容，因此其言语措辞、语法、句法、风格等都有商务的风格。商务英语函电的主题主要有合作与竞争、守约与违约、货物与货款等主题，而且每一次的表达都是力求简答明了，态度坚决而不强硬，思维严谨而不枯燥，其文体遵循“7Cs”的写作原则，即Clearness（清楚）、Courtesy（礼貌）、Conciseness（简洁）、Correctness（正确）、Completeness（完整）、Concreteness（具体）、Consideration（考虑周到）。比如：
As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles，we have bimonthly direct services.
在这句话当中“bimonthly”有两层含义，可以表示“一月两次”和“两个月一次”，这样就容易使对方产生误解。
最好是这样修改：We have two direct sailings every month from Shanghai to Los Angeles.
（二）商务英语函电语篇的格式规范和语法的句式复杂性
首先，商务英语函电具有一定的格式要求，有混合式、简化式和齐头式。一般常用的都是混合式。其次，商务英语函电的语篇主要是由三部分组成，也称作“三段式”。第一段写一些客套话；第二段写上次函电所提到的一些问题；第三段主要是写信方提出一些问题或者请求。最后，商务英语函电语法句式的复杂性。商务英语函电句子结构和语篇所使用的都是复杂句式，比如并列句和被动句，句子较长。因为复杂的句式不仅能表达复杂的意思，使得行为符合函电“7Cs”原则，而且保证主要的信息能够以词序的方式得到加强，无形当中增强函电的正式程度。③
三、新形势下商务英语函电的变化
随着国际国内政治经济形势的发展，各国之间贸易往来频繁以及全球贸易文化的交融，商务英语函电也在无形当中发生新的变化，特别是在应对国际经济形势的适应性和贸易专业化水平方面能力上有所提高，具体体现如下：
（一）在效力上，法律效力不断增强
作为对外贸易关键的一环，商务英语函电的法律效力已经越来越被认可，其中所来往的商业信息和内容，都是具有法律效力的文字依据，这样就提高了法律的约束力和规范性。所以，在商务英语函电的使用过程当中要把握好措辞和价目表的标准化，不要轻易涉及产品以外的任何信息。特别是在发盘函中，不要做出过多的邀请和承诺，保证以后在发生纠纷时，可以有效的保护自己的合法权益。在发函电过程当中，一定要遵守国际法和国际贸易制度，依照国际惯例，而非仅仅依据本国法律。
（二）在文本上，文本正规化
发函方为了更好地保证自己的合法权益和更好地体现自己的专业，都会对发函的内容和文本进行仔细推敲，这样无形当中促使商务英语函电更加正规，特别是文本格式正规和规范。在取样分析众多函件中发现，不管是常规的询问、答复还是正规的商业往来，发函方的函件都使用正规的函电格式和规范用语。函件的规范化和正规化，在一定程度上提升了自身在对外贸易中的地位和作用。
（三）在格式上，格式得到逐步更新
商务英语函电的主要平台是依托于网络，因此伴随着网络的发展，商务英语函电也在不断朝着更加简约化方向发展，表现为：1、排版的精简。传统的排版有三种方式，分别是齐头式、缩进式以及综合式。传统的排版方式会在某程度上给发函方和收函方造成一定的麻烦。为了更好地解决这一问题，跟上时代的潮流，发明了更为精简的排版方式。新的排版方式在一定程度上减少了贸易双方的时间，更为突出函件的内容，提高了商务往来的效率。2、格式的精简。以往的函电为了显示对发函者的尊敬，都在有一定的客气语词的格式，但是随着对外贸易和电子邮件的发展，函电的格式逐步进行精简，只保留一些必要的称呼、主题和正文。比如在传统的格式当中会有attention line这一项，但是现在的函电把这部分内容放在主题上，这样就精简了函电的结构。
四、新形势下商务英语函电在对外贸易当中的作用
商务英语函电是一种应用于商业往来的一种语言媒介，所有的商务往来都是体现在对外贸易的业务之中。在对外贸易当中，每项的贸易行为都可以分成三个阶段：一是贸易的准备阶段；二是贸易的谈判和签约阶段；三是履约与维系阶段。在贸易的每个阶段，商务英语函电都起到不同作用。
（一）在贸易的准备阶段时，函电起到建立业务关系（ESTABLISHING BUSINESSRELATIONS HIP）和邀请客户（INVITATION）的作用
随着国际贸易的不断发展，越来越多的商家是利用电子商务进行买卖，因此，商务英语函电有助于买卖双方通过现代电子手段进行沟通和建立业务往来。根据不完全统计，90%的交流都是通过E-mail进行的。因为电子邮件比传统的沟通方式更为便捷和有效，同时还能减少沟通成本。商务英语函电的作用类似于邮件，就是让买卖双方能够有个初步的了解，特别是让收函方知道发函方的业务范围和愿意跟自己合作，最后希望能够和收函方建立良好的合作关系。因此，此类函件的写作时要注意避免介绍地太过繁琐，要注意礼貌和措辞、涉及重点和吸引力，尽可能地让收函方知道自己发邮件的真实意图和有效性。
一般地写作格式有如下步骤：
第一，告诉收函方知道自己是如何得到对方的邮件地址。比如：WE HAVE LEARNED FROM…THAT…第二，自我介绍。如：WE WRITE TO INTRODUCE OURSELVES TO YOU AS…第三，表明你愿意与对方建立商务关系的目的和意愿。如：WE ARE WILLING TO…第四，表达你的期望对方的回复。如：WE WOULD APPRECIATED IT IF YOU GIVE US AN EARLY REPLY。
目标公司有意向跟自己公司建立业务上的关系后，让目标公司增强对本公司的客户体验和产品的认识，可以写英语函电邀请目标公司来本公司参加客户体验或者公司会展。这种函电就是为了增加客户之间的交流，加强彼此之间的联系和促进贸易，客户在参加会展后，如有意向合作，会首先考虑发函方。此时，写邀请函时应注意精简、内容明确，同时也要写清楚时间和地点。最好是能够展示发函方的热情和诚意。
一般地写作格式有如下步骤：
第一，感谢对方对己方的合作。如：WE GREATLY APPRECIATE YOUR COOPERATION AND HELP.第二，发出邀请（说明展会名称、时间、地点和目的）。如：IN ORDER TO FACILITATE BUSINESS BETWEEN US，WE ARE CORDIATELY INVITING YOU TOTHE CHINA TEXILES FAIR TO BE HELD IN SHENZHENFROM SEP.15 TO 25 THIS YEAR。第三，期待回复/见面。如：LOOKING FOR WARD TO THE PLEASURE OF SEEING YOU。
（二）在贸易的谈判和签约阶段时，函电起到交易谈判（BUSINESS NEGOTIATION）和签订合同（SIGNING CONTRACT）的作用
在目标客户清楚自己公司和品牌并且有意向与自己建立商贸关系后，发函方可以按照收函方的要求发送样品，让目标公司进行质量认证。认证通过后，自己公司要进行产品报价，这个时候一般也是通过英语函电的形式报价。此时，发函方要特别注意和严谨，因为此封函件将会具有法律效应，发送给对方后将不能随意修改，因此，发函方要同时兼顾眼前利益和长期利益。这个时候买卖双方就到了谈判阶段，这一阶段主要还是询盘、发盘、还盘和接受四个步骤，而且发盘和接受是必须进行的。谈判的四个环节能否成功，主要还是看这一阶段的商务英语函电额往来如何。
以发盘为例，介绍发盘的步骤：
第一、感谢对方的询盘。如：WE THANK YOU FOR YOUR INQUIRY OF…第二、写明货物规格详情和交易条件。如：WE ARE PLEASED TOQUOTE YOU AS FOLLOWS：（COMMODITY，SPECIFICATION，QUANTITY，PRICE，PAYMENT…）第三、写明发盘的有效期。如：THIS OF FER IS VALID UNTIL JAN.31，2012.第四、希望得到肯定的答复。如：WE LOOK FOR WARD TO RECEIVING YOURORDER SOON.
双方谈判磋商后，剩下就是签订合约。合约的签订是最为关键的一步，此时方英语函电的作用就是再次确认交易双方谈判的结果，提醒双方签订书面合同，保证交易地顺利进行。因此，在写商务英语函电的过程当中，要注意态度明确和时效。在制作合约的时候要与前面谈判函电的内容进行仔细对照，保证内容的正确性。
（三）在履约与维系阶段时，函电起到后续跟踪（FOLLOW UP）和申诉与索赔（COMPLAINTS AND CLAIMS）的作用
双方签订合约后就到履约阶段，这个阶段的主要任务就是备货、安排装运、付款收款等。商务英语函电在这阶段的作用主要是给双方传达有效的交易信息，帮助解决实现合同过程中出现的插曲，确保贸易双方能够顺利交接产品和收货款。因此，在写此类商务英语函电时要注意把相关要素进行条理化、清晰化和及时化。
在对外贸易当中，买卖双方因为各自的语言、习俗和权利义务等问题，也会经常出现争议问题，因此对外贸易也需要一种工具来维系双方之间的关系，解决双方之间出现的问题。商务英语函电就充当这样的角色，其作用就是要发现问题、提出解决思路和化解矛盾，把困难转发成为动力，重新塑造客户的信心，促进贸易业务的健康发展。在写此类函电过程当中，要注意有礼有理有力，做到顺势而变，态度诚恳，从长远角度考虑问题，切勿急功近利。
在当今的对外贸易中，商务英语函电在信息传递和沟通交流方面起到重要的作用。不论是在对外贸易的准备阶段谈判和签约阶段，还是履约与维系阶段，都少不了商务英语函电的身影。可以说，商务英语函电都能影响到对外贸易的全过程。正因为商务英语函电在对外贸易过程中有如此重要的作用，因此在面对日益发展的国际贸易和不断交融的文化环境，商务英语函电也要进行与时俱进的自我更新，提高自身的专业水平和技能，保证对外贸易信息的畅通，确保贸易能够顺利进行和完成。（作者单位：牡丹江师范学院应用英语学院）
注解：
①杨海霞.商务英语函电在国际贸易中的应用[J]，考试周刊，2012（8）：83.
②张阳.浅谈商务英语函电在对外贸易中的作用[J]，北方经贸，2015（9）：15.
③杨丽娜.外贸英语信函的文体特征分析[J]，山东外语教学，1995（1）.
参考文献：
[1]杨海霞.商务英语函电在国际贸易中的应用[J]，考试周刊，2012（8）：83.
[2]张阳.浅谈商务英语函电在对外贸易中的作用[J]，北方经贸，2015（9）：15.
[3]杨丽娜.外贸英语信函的文体特征分析[J]，山东外语教学，1995（1）.
外贸函电范文4
一、外贸英语函电的文体特征
掌握外贸英语函电的文体特征有助于准确地理解、把握外贸英语函电的语体规律和规范,并选择恰当的表达手段把原文的内容形式、文体风格准确地翻译出来。文体特征是由影响语言形式的各种语境因素决定的。语境由三大基本要素构成(Halliday, 1980 p. 5～7;胡壮麟,1989 p. 175;张德禄,1987) (1)语场,即言语交际的内容范围;(2)语旨,指人际参旨和功能参旨,涉及言语行为参与者、参与者之间的社会关系以及言语的社会功能和目的;(3)语式,指言语传递的媒介和方式。就语场而言,外贸英语函电涉及招投标、设计、生产、商品、询盘、报价、合同、订货、付款、运输、保险、、索赔、仲裁等商务活动及内容。就语旨而言,外贸英语函电的交际双方通常相距遥远,身处不同国度、具有不同的文化背景。这些要素客观上要求外贸英语函电的词汇、句法、语篇和语言风格要有独特的文体特征。
语境因素决定外贸英语函电是一种正式文体,必须使用严肃、客套的正式语体,而不宜使用随意的非正式语体。因为交际目的是为了建立商贸关系、洽谈业务、达成贸易,或为了投诉、索赔等。这些语境因素要求外贸英语函电语言必须严肃正式、严谨准确、简洁实效。另外,国际贸易函电使用的现代英语以措辞委婉、客气礼貌著称(史天禄,1984)。因此,正式规范、严谨准确、委婉礼貌是外贸英语函电基本的文体特征。
在词语选用上,外贸英语函电文体特征体现得尤为显著。语境因素要求外贸英语函电这种文体对词汇的选用要严谨准确、正式规范。首先,外贸英语函电中常用discount, inquiry, quotation, sample, commission, merchandise, consignment, delivery, invoice, specification, description等专业词汇。其次,常用一些商贸惯用语,如: revolving letter of credit, place with you an order, forwarding agents, demand and supply, tariff compact等。再者,还常用书面词:terminate, inform/advise, manufacture, inconvenience, commence等表达非正式用语end, tell, make, trouble, begin等的意思。此外,许多普通词汇在外贸英语函电中具有不同寻常的独特含义和用法:如against,普通含意是“反对”“靠着”,而在外贸英语中,它可表示:“兑换”“与......相比” “凭”。line在普通英语里指“线、行、列、排、绳索”等,但在外贸英语中,它可表示“商品、产品、经营业务”等。reference的普通含义是“参照、提及、推荐函”等,在外贸英语中,它可指“编号、涉及、资信情况、证明人”等,类似的词汇不胜枚举。
外贸英语函电文体不追求生动新奇,但讲究规范准确。如质量单位ton(吨),有long ton(长吨)、short ton(短吨)、以及metric ton(公吨)之分。Long ton是英国用的“吨”,为2240磅(约1016公斤) ;short ton是美国用的“吨”,为2000磅(约907公斤);metric ton是法国等用的“吨”,为2204磅( 1000公斤)。在外贸函电中,必须具体地说明使用哪种“吨”,以免发生分歧。外贸英语函电还常用大量的商贸缩略词,如:B/B(Break bulk), FOB(free on board),T/T( Telegraphic Transfer),L/C(letter of credit),P/A(payment of arrival),S/O(Shipping Order),D/O(Delivery Order),P. O. D.(place of delivery), W. P. P. (Waterproof Paper Packing)等。这些词语涉及报价、付款、提货、包装、单据、保险等内容,已为世界各国认可,必须熟练掌握。
称呼语和结尾敬语也不像家信或普通友人信件中那样随便、亲昵。外贸函电称呼语常用:Dear Sir(s), Dear Madam( Mesdames)或Gentlemen, Dear manager等;结尾敬语常用:Yours faithfully, Yours sincerely, Very respectfully yours, Truly yours, Sincerely或Respectfully等正式客套的形式。还常用thereafter, thereby, herein,herewith之类的古体词。这些都是正式文体的需要,他们不仅庄重严肃,而且显得礼貌客气。当然,现代外贸英语函电语言也有日常化的倾向。并与时俱进地选用一些新词,如:holiday economy; e-commerce; Euro; counterfeit(fake and poor goods)等。
礼貌委婉在外贸英语函电的句法上也体现得十分明显, please, thank, appreciate, kindly之类的词语几乎每封函电必用。这是外贸英语函电文体的另一大特色。如:(1).We thank you for your e-mail message dated November 10, 2009 in which you inquire about our Model 26-7010 of Oil Tool.(2)We sincerely invite you to participate the Hong Kong Toys & Games Fair 2009.(3)We should be appreciated (obliged) if you would let us know the result.(4). We very much regret that we are unable to deliver the goods immediately since we are heavily committed.
表示委婉礼貌的句式多种多样。使用得当,可有效促进贸易活动的进行:在向对方提出要求时它能避免命令语气,以免强人所难;在向对方表示承诺时,可给人以信心及信任感;在拒绝对方要求时,可避免生硬;在述说交易进展顺利情况时,能传达欢快的情绪。
一般说来,外贸英语函电的段落篇章较短,但句子较长是它的特征之一,如下面例句7、11、15、17。这与该文体的语境语旨有关,它的社会职能是洽谈商务、建立贸易关系,或投诉、索赔。要有效的行使其社会职能,此文体除体现语言礼貌委婉,必须语意准确,句法严谨,不允许意思摸棱两可而产生歧义或因为句子缺乏严密组织而引起曲解和误会。特别是涉外贸易条款或合同等内容,必须仔细斟酌、详尽说明,恰当运用结构复杂的长句可有效的达到此目的。
二、外贸英语函电的翻译对策
外贸英语函电是一种具有独特文体特征的实用文体。这些特征在词汇、句法和语篇模式方面均有显著的体现。与之相比,汉语商贸函电“语言以简明扼要为主,同国际贸易函电的文字差异颇大”(史天禄,1984)。翻译外贸英语函电不仅是将一种语言文字简单地转换成另一种语言文字。鉴于外贸英语函电的文体特征及英汉两种语言的差异,笔者主张把“忠实”、“通顺”作为该文体的翻译标准。忠实,首先是要“达意”,即译文必须把原文的内容完整、准确地表达出来,不得有任何歪曲、篡改、遗漏或模糊不清。其次要“达礼”,即译文应传达原文的风格、语气和委婉礼貌。商贸函电翻译不忠,会引起误会和纠纷,造成重大经济损失。通顺,是指译文要符合现代汉语商务函电的行文习惯和规范,通俗易懂,不拘泥于原文的形式。外贸英语函电的翻译应注意以下几方面的问题:
1、惯用语的翻译。外贸英语函电中有许多独特的惯用语和缩略词,翻译时应该用汉语相应的商贸用语来表达。如:shipping advice装船通知,Commercial Invoice商业发票;a sight draft即期汇票;trial order试订货,counter offer还盘等;缩略词有:C.O.D.现货付款,SPQR薄利多销,P/A货到付款,V.A.T.增值税等。还有许多普通短语在商贸英语函电中有其特定的含义,情况不同,含义相差甚远,翻译时需酌情处理,区别对待。如subject to,一般意思是“从属于”、“易于……的”;在商贸英语函电中意思却是“以……为条件”等等。如:
(1). We are making you this offer subject to your reply reaching here before the 20th next month.现特向你方报盘,以你方在下月20日前复到为有效。(2). Our quotation is subject to 5% discount if your order exceeds US $500, 000 in value.如果你方定货价值超过五十万美元,我方可按所报价格给予5%的折扣。(3). Please note that Item No. 156 can be certainly promised for immediate shipment upon receipt of your order, subject to the establishment of an Irrevocable and Confirmed Sight L/ C in our favor for the corresponding amount of the order.请注意,第156号货物,一旦接到你方订单,可马上装运,但必须开立以我方为收益人的金额与订单相等的不可撤消的保兑即期信用证。
2、抽象名词的翻译。抽象名词一般表达抽象概念,但有时有具体的含义,甚至引申义。所以有时要按词的本意直接译出;有时则须辨明词的本意和引申义,依照汉语的行文习惯,适当转换,才能表达准确。翻译时一定要仔细推敲,恰当译出。例如:
(1). Your attention is invited to the fact that the date of delivery is approaching.交货日期日益临近,特此提请你方注意。(直译)(2). We enclose a trial order. If the quality is up to our expectation, we shall send further orders in the near future. Your prompt attention to this order will be appreciated.兹随函附上我方试定单一份。如果质量合乎要求,我方近期内将再寄定单。望能及时处理此定单,不胜感谢。(译引申义,词性己转换(3) We have received your quotation in duplicate for the subject commodity. We appreciate your prompt attention.你方关于标题所列商品的报价单一式二份收到。感谢你方迅速复函。(译引申义)。
3、礼貌语的翻译。外贸英语中表示礼貌礼节的词语、句式非常多,要细心品味,慎重翻译。如kindly一词经常用来表示“请”,意义与please相近,但下例中就不宜译为“请”:
(1). You are kindly informed that the goods you ordered have been shipped on board S. S. Yueyang, which will sail for London this afternoon.诚告贵方订货己装“岳阳”号轮船。该船今日下午驶往伦敦。复函中常用We thank you for......之类的客套句式告知对方收到来函等,翻译时应恰当表达。如:
(2) We thank you for your quotation of May 8 and the samples of mobile phones.贵方5月8日报价函及手机样品已收到,谢谢。称呼语Dear Sir(s) , Gentlemen,及结尾敬语Sincerely yours, Yours faithfully也不宜直译为“亲爱的先生们”、“先生们”、“您真诚的”、“您忠实的”,因为不符合汉语函电的语言习惯。用“敬启者”或“执事先生”来翻译Dear Sir(s)或Gentlemen;用“某某敬上”来翻译Sincerely yours或Yours faithfully更加合适。既表达了原意,传达了礼节,又符合汉语的表达习惯。
4、长句的翻译。外贸英语函电中有许多长句,多涉及贸易协议、契约、合同、权益、责任等内容,翻译时需特别重视,以免造成重大失误。翻译长句时,应对原文的句法结构、时间概念和逻辑关系仔细分析,透彻理解,然后按汉语表达习惯恰当翻译。一般可采取顺译法、倒译法和分译法等。当英文句法结构和逻辑顺序与汉语基本相同时,采用顺译法,即按原文句子顺序翻译。如:(1). With the increase of the general retail costs which become conspicuous this spring, the next consignment will be much dearer, so we recommend you to take prompt advantage of this offer which is firm for a week only.由于今春以来,一般零售成本显著上涨,因此下一次的出货价格势必更加昂贵。故建议贵方从速把握时机,该报价有效期仅为一周。
(2)当原文的逻辑顺序与汉语表达习惯相反时,宜采用倒译法。如:You could benefit from higher sale with a little concession, say a 3% reduction.只要稍做让步,比方说3%,就可得到一大笔交易。
(3)分译法是把英语短语或分句译成汉语一个句子;或把英语一个句子拆开,译成两个或两个以上汉语句子。如:With this letter we enclose full details of our export prices and terms, and are pleased to say that if your order will reach us before October we can supply any quantity straight from stock.随函附上我方商品出口价格和其他交易条件的详情。并高兴地告知,如贵方订单10月份之前到达,我方可提供现货。
外贸函电范文5
关键词：外贸英语；函电教学；功能交际
在多年的函电教学中，在比较了诸多门类繁多的函电教材，笔者发现均存在这样一个共性的事实：教材编写体系都是以贸易磋商的过程为主线展开，忽略了外贸函电的交际功能，教材的难易度在中职教材和大学教材中区分不大，这直接给中职学生的学习带来了困惑。为此，笔者试图从外贸函电的交际功能入手，帮助学生更好地理解和接受英语函电在外贸实际工作中的应用。
外贸英语函电作为一门应用性很强的学科，其本质应是贸易双方的沟通和交流。而书面函电的往来只不过是双方表达看法的载体，隐藏在其中的更多是人际交往方面的基本原则，如礼貌、委婉、换位思考和简洁等，这些都是学好外贸函电的基础。在函电教学中，教师首先要向学生传达函电写作的7Cs原则，即completeness，concreteness，clearness，conciseness，courtesy，consideration，correctness.总之，学函电就是学做人。
既然函电的本质是沟通交流，函电是人际交往的一个载体。那么在实际的函电教学中，笔者结合上述函电写作原则，试图通过以下几个功能意念模块来实施教学，向学生传递学好函电的关键。在具体的工作中可能会遇到各种需要跟客户沟通的场景，在这过程中，可能发生的功能交际存在以下情形：
一、函电交际中的请求表达
在外贸业务中，交易双方通过函电交流，请求一方落实某事屡见不鲜。但交易须遵循双赢原则，命令语气的使用只会影响到另一方的情绪，不利交易的进展。所以，委婉的、礼貌的请求语句表达也就有了必要，如：We would appreciate it if you could send us your latest catalogue and price list by airmail.此句里面we would appreciate it if ...句型的使用既表达了自身的诉求，同时也给对方一种心理上平等交流的愉悦，能给对方带来一个良好的印象。
二、函电交流中希望的表达
在函电交流中，如何让对方感受你的善意，也是非常重要的。因此向对方传递肯定、积极的信息，也是函电教学的重点。
We are looking forward to your favorable reply.该句里look forward to 表达的使用会给对方一种感觉：我们非常重视此事，他们的意见对我方很重要。这样，就便于双方交易的顺利进行。类似的表达还有：We are writing to you in the hope of ...；We are writing to you for the purpose of ...等等。从上述句型表达中，我们可以看出，恰当的、礼貌的表达不但会丰富信函的内容，同时也会给他人一种暗示：写信者是一个有知识涵养的人，是一个可以信赖的商人。
三、函电交往中的感谢表述
作为一种礼貌的表达方式，在函电往来中表达感谢也是开启双方业务关系或交流的常见手段。感谢的表达往往用于信函的开始部分，它的主要作用在于告知收信人本份信函的缘起，甄别信函内容的重要与否，激发收信人的阅读兴趣。同时，感谢表述的使用，对于即将要展开的负面信息正文而言尤为重要，它可以是一种负面情绪的缓冲地带，不至于使交流一开始就陷入僵局。如：We thank you for your letter of 5yh this month and shall be glad to enter into business relations with you.在例句中我们大致可以得出一个结论：写信人是针对对方提出要求建立业务关系的一个回复，同时又为下面行文的展开作了一个铺垫，可谓一举两得。
四、函电信函写作中的遗憾表达
作为交易而言，有时适当地拒绝对方也是必要的。但是，在表达负面信息的时候必须用正面的、肯定的形式表达出来，让对方感受到你的真诚态度，避免使外贸磋商陷入僵局。一方面，表达遗憾可以使你可以站在对方的角度思考问题，符合函电写作的“You-viewpoint”原则，不致伤害到对方，从而达到“买卖不成，仁义在”的效果，为今后继续交往打好基础；另一方面，表达遗憾也是外贸交流中的一种策略，拒绝或否定对方并不是把交流引向死胡同，而是采用一种以退为进的方式实现利益的最大化。如：Referring to our Order No.123 for 1000 metric tons of Peanuts，we feel regretful that we have not received any information from you about the shipment.在例句中，虽然写信人要表达的是一种负面信息，但在表述上作者并没有简单地抱怨，而是以一种遗憾的方式委婉地表达了自身的诉求，也就是要求对方尽快装船。
五、表示回应的函电表达
在外贸业务中，对对方的要求予以及时回应，一方面能使收信人了解将要谈论的主题；另一方面也会使对方从你的及时回应中感受到你的诚意。如：Complying with your request， we are sending you under separate cover our latest catalogue and pricelist covering our exports.例句中，“comply with” 词组的使用明确了此次写信的针对性，同时以一种积极的姿态展示给对方，充分显示了写信人的诚意。
外贸函电范文6
关键词：外贸函电 实践性教学 实习实训
外贸函电课程是高等院校外经贸专业学生的必修课程，作为一门外贸专业课程，它将专业知识和专业写作技能有机地融为一体，紧扣外贸专业知识和外贸工作的具体运作环节，既提高外经贸英文表达能力，又培养具体业务的处理能力。通过课堂讲授、案例分析等手段，使学生掌握阅读、翻译和草拟英文函电的基本知识和技能，培养学生正确理解外商来函来电并译成标准中文的能力，使学生能用英文撰写一般的函电，能正确理解、翻译和起草一般的英文合同和协议等。它以培养学生实际操作技能为目标，强调学生的动手能力，旨在为外贸行业培养具有较好的外贸专业知识及专业操作能力的人才。因而实践性教学的在该课程中的开展具有十分重要的意义。然而，在具体教学过程中，实践性教学所体现出的问题日益突出，其主要体现在实践性教学场所的缺乏及实践性教学方式的缺乏。如何有效开展外贸函电课程的实践性教学，真正实现课程的培养目标，值得我们进一步思考和探索。
一、实践性教学环境的建设
外贸函电的实践性教学离不开相关实践环境的建设，因而，要有效开展实践性教学活动，必须首先对相应的场所及设施进行建设。
（一） 校内实习实训场所建设
外贸函电课程重点培养的是对外贸易行业的应用型人才,为保证实验和实训的开展, 我们需要建立专业实验室――“国际贸易仿真模拟教学实验室”。国际贸易仿真模拟教学实验室为《外贸函电》的教学提供真实互动的教学和实践环境。可以采用仿真外贸软件,让学生在模拟仿真的环境中,在可控的状态下完成实践实训的教学要求,进行外贸过程中相关函电的撰写和单证的缮制，让学生在一个实际的案例中切身体会商品进出易的全过程。其教学的核心内容是围绕外贸过程中的相关函电的书写和各类单证的填写，采用以案例教学为核心的教学思想开展实践性教学。
（二）校外实习实训基地建设
为进一步提高外贸函电课程实践性教学效力，我们应重视学生的实习实训的安排与操作。同时，加大实习实训基地的建设，加强校、企深层合作，在相关城市和企业建立学生实习和试训基地，安排相关专业学生进行《外贸函电》等外贸类课程的实践课操作以及毕业实习。同时，通过建立实习基地，模拟实践，指导学生社会实践、实习，并开展专题讲座，联合开展科研，请企业专家参与教学改革，使我们的课程内容及目标更贴近社会、行业，使学生在真实环境中学到技能。
（三） 网络教学环境建设
外贸函电的教学需要一个比较理想的模拟现场的实践环境，网络教学在多媒体教室的运用除了提供相关的外贸模拟环境，也提供了课程教学中的大量实践性材料。我们将网络技术作为构成新型《外贸函电》学习环境的有机因素，以探究式学习作为主要学习方式的教学活动。它的教学活动组织在传统的课堂、网络等方面同时展开，以加强对各种各样的网络教学实践探索。《外贸函电》课程的教师可以借助于网络技术和丰富的网络教学资源，解决传统教学环境下教学资源缺乏、理论性知识难以直观呈现的问题，真正使教师实现更大空间范围内的相互交流，提升教学能力，促进外贸函电课堂实践性教学改革，提升整体教学水平和质量。
二、实践性教学的具体实施
（一）实践性课堂教学
通过运用国际贸易（含外贸函电、外贸单证）模拟实验室的设置，采用相关外贸教学软件（具体包括教学、实践、培训等模拟软件）进行课堂实践性教学。其中，教学类系统包括学生管理、练习管理、题库管理和模版管理，这是学生进行实际模拟操作的主要系统。在该系统中，教师可以充分运用多媒体开展教学，采用生动、灵活的现代化教学设备，包括软盘、光盘、PPT课件等，增强教学效果的逼真性与实用性。课程教学中具体可采用两种实践性教学方式，即案例教学法和模拟教学法：
1、案例教学法是经贸英语专业课程教学重要方法之一，因此也适用于《外贸函电》的教学。它取材于真实的经营环境，采用相似的组织机构、人员关系和时间，运用同样的资源约束、竞争压力、数据和信息，训练学生的对函电语气的判断能力和实际处理问题的能力。在教师的指导下，学生模拟某项业务的邮件谈判，书写合格的往来函电。教师对学生的课堂表现及模拟练习进行全面的掌控。全程突出教师的讲解、演示及学生的操作和作业讲评四个步骤，尤其要发挥学生的主动性，积极参与课堂练习操作，而教师主要起到引导与辅助的作用。
2、模拟教学法是采用计算机虚拟现实技术，应用所学知识对现实的商业和企业中复杂的信息流和市场变化进行模拟，做出相应的决策，以此达到培养学生解决实际问题的能力。“国际贸易仿真模拟教学实验室”就是基于此原则。学生在计算机网络中心的电脑上根据教师提出的要求，写出相应的回复函电，教师可以在局域网上立刻对学生的函电进行批改和回复。练习题库包括了整个外贸流程中各环节函电及单证的操作的内容，完全模拟外贸操作顺序及实景知识。通过模拟练习操作，让学生真正掌握函电在外贸工作中的运用，同时进一步巩固其外贸综合知识，使学生书写相关环节函电的能力、分析解决外贸业务问题能力大大增强，培养学生的诚信意识，为今后参加国际商务师、报关、报检等业务能力测试打下坚实基础。
（二）实践性“课外”教学
结合外贸函电课程的课堂教学，通过在学生综合模拟训练和社会实践阶段，设计作业方式，让学生将相关课程知识融会贯通，并在实践中加以应用，让学生在学习、研究、实践中培养他们的专业知识、行业技能及创新的观念。
1、通过设立一个有形商品的交易形式，即外贸模拟实训室，学生自愿结成进出易伙伴，以英语方式开展谈判、订立进出口合同、履行进出口合同，并进行各环节相关函电的书写与发送。这样学生可将国际贸易基础知识与课程知识融会贯通，并能较好地完成函电的书写，达到与客户的良好沟通。在交易完成后让学生各自总结在外贸业务开展过程中对知识点的掌握、相关能力的培养和重要性、存在的问题与不足及今后应完善的地方。学生在模拟训练中还深深体会到：沟通与协调能力的锻炼，创新性地开展工作，培养工作中高度的责任感、敬业精神和良好的职业道德与诚信意识在外贸业务中是非常重要的。
2、在社会实践阶段，通过社会调研，了解家乡外贸或外向型经济发展情况，发现问题、分析原因，提出对家乡外贸发展的对策建议。在这样一个综合性项目下，学生不仅感悟了函电沟通的知识、技巧，同时也了解了家乡外贸、外向型经济发展情况，学习了专业知识，锻炼了学生分析与解决问题的能力，更重要的是增强了学生专业学习兴趣和高度的社会责任感。这里，我们可以运用项目教学法，它是由学校和用人单位共同组成，通过假期及毕业实习期在外贸单位的实践，学生可以在真实的环境中学习如何处理函电方面的问题。通过这样的教学方法，使得学生在解决问题的同时，学习和应用已有的知识，在生产的第一线培养解决问题的能力。通过深入相关外贸企业进行具体实习，如参与公司的函电收发工作。并在整个实习过程中，加强对学生的各环节具体的指导，如实习前的环境简介与操作指引、实习中的具体问题的解析以及实习后的总结与评价，使学生真正掌握实践性技能。
总之，实践性教学在外贸函电课程教学中具有十分重要的地位，只有积极建设好各项配套设置，并在相关教学环节中运用科学和教学手段和方法，才能使学生真正掌握相关外贸技能，以适应行业需求。
参考文献：
［1］王乃彦.外贸英语函电［M］.北京：对外经济贸易大学出版社，2002.
［2］诸葛霖.外贸英文书信［M］.北京：对外经济贸易大学出版社，2003.
