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采购合同规范管理范文1
1.合同审核。一般需要对供应商的经营范围和经营资格进行审查，尤其是进口仪器设备，需要对国内商的资质及其商业信誉进行调查评价。我校有专门的审计部门对合同对象的法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件进行审查，评估合同签订对方的信用状况以及履约能力，并在其合同履约过程中关注资质、信用有无变化。2.合同签订。进口设备的签订大多是与国内的商签订，为了规避汇率变动，结算方式主要为人民币包死价。但也有少量签订条款中涉及外汇结算，进口仪器设备签订合同后免税办理、清关等程序，到货周期较长，一般为3到6个月，汇率波动较大，出现结算付款与预算相差甚远，从而导致用户部门预算不够的现象。从而导致合同风险把控不严，违约处理风险增加。3.合同履行。合同签订后，合同双方应一起遵循合同约定条款，根据合同的内容、性质和目的履行义务。尤其进口仪器设备，要进行设备性能测试、分析，确保合同全面有效履行。4.合同签订后的验收、结算。合同签订后，进口仪器设备需要相关免税办理，清关到货后的验收工作一般由职能部门、用户部门以及供应商参与，如果涉及商检的设备，还需要海关等校外单位参与。进口仪器设备由于指标的复杂性、专业要求，验收有时会需要专业的场地和条件进行设备性能调试。并且严格按照合同的标的物条款进行履约验收。合同结算是合同履约过程的重要环节，既是对合同履约的监督，也是对合同条款的审查，一般由用户部门办理入库、财务部门办理结算手续。
二、汇率变动对进口设备采购合同的影响
高校的年度预算是对一年的采购计划的总体规划。其中进口仪器设备的采购计划是年度采购总预算中较为重要的部分，对年度整体采购预算计划有重要的影响。人民币汇率的变动不仅会影响采购预算的执行情况，而且对进口仪器设备采购合同的内容也会有一定的影响。我校目前采用的一般结算方式为人民币包死价，这样就最大限度地避免了汇率变动风险。但也有少部分进口设备是采用外汇结算，采购合同条款一般会注明付款结算的方式、时间等，合同结算的时间段不同所对应的人民币汇率就不同，所支付的金额就会随着汇率的上升或者下降而变化。
三、进口仪器设备采购合同流程管理
目前进口仪器设备普遍金额较高，结合我校的实际工作，超过10万元人民币的采购项目需要进行论证、招标采购。大部分的进口仪器设备都需要通过招标方式进行采购。由于进口仪器设备合同签订后采购周期较长，流程中涉及单位较多，因而在实际工作中可能会遇到更多的问题。合同管理体现了采购合同过程的闭环管理，包含合同的签署、办理免税、清关、商检、资料归档等环节。
四、进口仪器设备采购合同管理的风险防控
作为政府采购的其中一员，高校进口仪器设备采购活动，也具有商业性质，同样需要在相关法律法规的规范下开展。学校通过建立完善的经济合同管理制度，用制度法规约束，施以监督，将合同管理工作推向规范化、法制化，使其更加完善。尤其对于进口仪器设备采购合同，通过规范合同的标的物产地、型号、价格、到货时间等具有重要意义。通过对进口货物采购合同的准备、订立以及履行阶段进行合法、规范管理，我们能够做到保护学校资金、维护学校合法权益，进而有效提高进口仪器设备采购效率。
五、合同管理的信息化建设
我校已经实现集中采购合同统一管理模式，并且已初步建立了合同规范管理的采购合同管理办法以及合同章管理办法，但仍然停留在传统的手工模式。信息化合同管理系统的缺乏，导致用户在查阅采购合同时效率低下，也为学校采购合同整体管理增加潜在风险。合同管理信息化的建设是合同管理效率提升的重要保障，合同是否及时归档、合同档案分类是否便利、科学，使得合同管理信息化建设具有重要的指导意义。
采购合同规范管理范文2
关键词：公共采购；合同；订立程序
程序化和规范化是公共采购合同订立工作的内在要求，强化公共采购合同订立程序的管理已经成为一项客观需求。
一、采购信息[1]
采购信息是公共采购合同订立的首要步骤。采购活动的法律制度、政策、招标公告或采购公告、中标公告或成交结果、供应商资格条件、评价方法和标准、投诉处理决定、司法裁决、信息统计等采购信息能否平等、高效、及时地传递到所有符合相应资质的供应商手中，直接关系到公共采购合同授予的公正性和公平性，关系到公共采购合同竞争水平和采购效益的问题。采购人应及时采集公共采购的各类信息，交付信息机构进行，以有效、便利地进行信息递送。
实践中，采购信息应把握以下原则：第一，坚持平等、公平的原则。采购人可以根据项目的特点设定合理的资格条件，但应对所有供应商一视同仁，不可人为设置“歧视性壁垒”，不可提出品牌需求。第二，加强信息工作的监督管理，对违反相关规定的相关人员进行严肃处理。第三，对于的采购信息，应积极进行“降密”和“去密”处理，最大限度地公开项目的采购信息，从而确保所有具备相应资质能力的供应商参与到项目采购之中，避免寻租和垄断的滋生，杜绝“电子行业”和“行业电子”等问题。
二、遴选供应商
遴选供应商是直接关系到采购合同授予是否公正的一个关键环节[2]。评标委员会或谈判小组须依据评价方法和评价标准等客观因素，对参与采购的供应商资格、报价、能力进行评审，并向采购人提出评审报告，提出候选单位建议，列明候选单位的优先顺序；采购人根据评审报告和候选单位建议择优确定供应商，并将成交结果通知所有参与单位。
供应商遴选过程中应注意以下问题：
一方面，供应商参与采购的基本资格和条件必须完全具备。《政府采购法》、《招标投标法》和《装备采购条例》等明确规定了供应商参与采购的基本条件，要求供应商必须具备具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；要求参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录等条件。同时规定，采购人可以根据采购项目对供应商规定“特定要求，对供应商的资格进行审查。”
另一方面，为了保障评标委员会、谈判小组对供应商评审工作的顺利进行，保证评审工作的统一性、公正性和透明性，在招标文件或采购公告的同时，应明确并公开遴选供应商的评审标准。评审标准由一系列评审要素和评审指标组成，通常包括以下方面：一是技术因素，专业技术人员数量、专业人员技术掌握和运用程度、制造能力、专业设备数量和制造能力等；二是管理因素，包括供应商的管理制度运行情况、质量管理控制系统运行情况、质量管理控制能力等；三是价格因素；四是履约保障因素，关键衡量其能否及时有效地履行合同，能否及时进行维修保障；最后，对供应商信誉、保密等方面也要设定严格的评定标准。
三、谈判起草合同文本草案
无论采取招标，还是采取竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等哪种采购方式，都要通过后续谈判明确合同条款。一般来讲，公共采购合同文本一般由采购人组织起草完成，并与供应商共同协商和阅签。
谈判起草合同文本草案过程中，应当注意以下几个问题：
第一，事无巨细，详细写明所有协议内容。为了最大限度地避免纠纷的产生，为合同履行、检验验收、交接交付、纠纷处理等日后工作提供便利和依据，合同双方需将所有谈判达成的意见明确写入公共采购合同文本草案之中。第二，掌握并熟练运用谈判技巧。第三，组织合同专家参与谈判和合同文本的起草工作。公共采购合同涉及技术、价格、法律、社会实践等领域的知识，因此，为了提高谈判和文本起草的效率，应组织技术、价格、法律和谈判等专业人员组成谈判小组和起草小组，而且应保证专业人员人数不少于小组的三分之二。第四，保证合同文本内容的准确性和完整性。
四、审定合同文本草案
由于公共采购关系到公众和社会利益，所以公共采购合同文本必须按照特定程序，进行严格审查。实行公共采购合同文本审定制度，是采购主管机关（部门）行使管理职责的具体体现，对促进竞争采购，提高合同订立质量具有重要的监督和把关作用，采购合同文本的审定内容主要包括合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、技术状态、经费和价格以及其他合同条款[3]。
审定公共采购合同文本草案过程中，最重要的是严格落实全面性审查和真实性审查要求。一方面，严格把握审查内容的全面性。如装备采购合同法规要求：“装备采购主管机关（部门）应当按照国家和军队的有关规定，对装备采购合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、装备技术状态、经费、价格以及其他合同条款进行全面审查。”另一方面，严格审查文字内容的真实性、供应商资格的真实性以及供应商遴选过程的真实性。文字内容不真实，违背采购人真实意图和公共利益的，应立即进行改正；供应商资格不真实的，以及选定供应商过程不真实的，应当取消相应的成交通告，并依法追究相关人员的法律责任。
五、签订合同
采购主管机关（部门）审定并批准合同草案文本后，公共采购合同订立业务部门应及时与供应商签订合同。
公共采购合同签订过程中，应注意以下两个问题：
一方面，合同签订说明采购人和供应商之间的要约和承诺已经达成一致，公共采购合同至此宣告成立。但是，由于公共采购合同关系到公众、社会和国家的利益，因此要求经过双方、尤其是采购主管机关（部门）的签章后才能获得法定效力。
另一方面，公共采购合同签订主体要适格。公共采购合同签订主体适格就是要求代表采购人和供应商的签订主体要具有法人资格或委托授权。
六、合同签章
合同签章是公共采购合同订立工作的重要步骤，是合同生效的法定程序。《合同法》第44条第2款规定：“法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的，依照其规定。”同时《装备采购条例》规定，“装备采购合同经装备采购主管机关（部门）确认后生效”，即“签订的装备采购合同报总部分管有关装备的部门、军兵种装备部装备采购业务部门审定，并由装备采购计划部门在合同文本上加盖合同管理专用章后生效。”借鉴装备合同经验，为了充分维护社会和国家利益，维护合同的权威性和严肃性，除装备合同以外的其他公共采购合同也应经过采购主管机关（部门）的签章确认[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采购合同订立阶段的一个重要标志，是最具实质意义的环节。公共采购合同具备了法定的生效要件，即具有了法律效力，便对采购人和供应商产生预期的法律约束力。
公共采购合同效力管理工作需要注意以下三个问题：
第一，生效日期。合同生效日期应以盖章日期为准。第二，公共采购合同文本地位。公共采购合同生效前形成的协议、纪要、文件，凡与合同条款有冲突的均无效，相关内容应以合同文本的约定为准。第三，公共采购合同的无效情形。有下列情形之一的，合同无效：一方以欺诈、胁迫手段订立合同，损害公众、社会和国家利益的；恶意串通，损害公众、社会和国家利益的；以合法形式掩盖非法目的的；违反法律、法规的强制性规定的；合同当事人没有权、超越权或者权终止后签订合同的。合同确认无效后，合同双方应当相互返还非法取得的财产；给对方造成损失的，过错一方应当承担相应的赔偿责任。
八、合同备案
《政府采购法》第47条规定：“政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案。”《装备采购条例》第41条也规定：“总部分管有关装备的部门、军兵种装备部应当在装备采购合同生效之日起15日内，将装备采购合同报总装备部备案。总部分管有关装备的部门、军兵种装备部应当对装备采购合同订立情况实施监督、检查。”
设立合同备案法律制度的目的，一是通过备案制度便于采购主管机关（部门）对公共采购合同订立情况实施监督检查，强化合同订立过程的管理，防止违规行为的发生[5]。二是通过合同备案，可以及时了解公共采购合同的订立情况，采购经费的控制情况，以及便于采购经费的及时拨付。三是便于其他供应商了解、查阅和掌握采购合同的有关情况，为社会监督提供便利。总之，实行公共采购合同的备案制度对促进合同订立的规范化管理，提高公共采购合同订立质量具有重要作用。
参考文献：
[1]李,王春光.论公共采购信息制度的完善[J].公共支出与采购,2007,（5）:46-47.
[2]马海涛,姜爱华.政府采购管理[M].北京:北京大学出版社,2008:102-128.
[3]白海威,王伟,夏旭.装备采购合同管理研究[J].装备指挥技术学院学报:2005,（2）:6.
采购合同规范管理范文3
关键词:公共采购;合同;订立程序
程序化和规范化是公共采购合同订立工作的内在要求,强化公共采购合同订立程序的管理已经成为一项客观需求。
一、采购信息[1]
采购信息是公共采购合同订立的首要步骤。采购活动的法律制度、政策、招标公告或采购公告、中标公告或成交结果、供应商资格条件、评价方法和标准、投诉处理决定、司法裁决、信息统计等采购信息能否平等、高效、及时地传递到所有符合相应资质的供应商手中,直接关系到公共采购合同授予的公正性和公平性,关系到公共采购合同竞争水平和采购效益的问题。采购人应及时采集公共采购的各类信息,交付信息机构进行,以有效、便利地进行信息递送。
实践中,采购信息应把握以下原则:第一,坚持平等、公平的原则。采购人可以根据项目的特点设定合理的资格条件,但应对所有供应商一视同仁,不可人为设置“歧视性壁垒”,不可提出品牌需求。第二,加强信息工作的监督管理,对违反相关规定的相关人员进行严肃处理。第三,对于涉密的采购信息,应积极进行“降密”和“去密”处理,最大限度地公开项目的采购信息,从而确保所有具备相应资质能力的供应商参与到项目采购之中,避免寻租和垄断的滋生,杜绝“电子行业”和“行业电子”等问题。
二、遴选供应商
遴选供应商是直接关系到采购合同授予是否公正的一个关键环节[2]。评标委员会或谈判小组须依据评价方法和评价标准等客观因素,对参与采购的供应商资格、报价、能力进行评审,并向采购人提出评审报告,提出候选单位建议,列明候选单位的优先顺序;采购人根据评审报告和候选单位建议择优确定供应商,并将成交结果通知所有参与单位。
供应商遴选过程中应注意以下问题:
一方面,供应商参与采购的基本资格和条件必须完全具备。《政府采购法》、《招标投标法》和《装备采购条例》等明确规定了供应商参与采购的基本条件,要求供应商必须具备具有独立承担民事责任的能力;具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;要求参加政府采购活动前三年内,在经营活动中没有重大违法记录等条件。同时规定,采购人可以根据采购项目对供应商规定“特定要求,对供应商的资格进行审查。”
另一方面,为了保障评标委员会、谈判小组对供应商评审工作的顺利进行,保证评审工作的统一性、公正性和透明性,在招标文件或采购公告的同时,应明确并公开遴选供应商的评审标准。评审标准由一系列评审要素和评审指标组成,通常包括以下方面:一是技术因素,专业技术人员数量、专业人员技术掌握和运用程度、制造能力、专业设备数量和制造能力等;二是管理因素,包括供应商的管理制度运行情况、质量管理控制系统运行情况、质量管理控制能力等;三是价格因素;四是履约保障因素,关键衡量其能否及时有效地履行合同,能否及时进行维修保障;最后,对供应商信誉、保密等方面也要设定严格的评定标准。
三、谈判起草合同文本草案
无论采取招标,还是采取竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等哪种采购方式,都要通过后续谈判明确合同条款。一般来讲,公共采购合同文本一般由采购人组织起草完成,并与供应商共同协商和阅签。
谈判起草合同文本草案过程中,应当注意以下几个问题:
第一,事无巨细,详细写明所有协议内容。为了最大限度地避免纠纷的产生,为合同履行、检验验收、交接交付、纠纷处理等日后工作提供便利和依据,合同双方需将所有谈判达成的意见明确写入公共采购合同文本草案之中。第二,掌握并熟练运用谈判技巧。第三,组织合同专家参与谈判和合同文本的起草工作。公共采购合同涉及技术、价格、法律、社会实践等领域的知识,因此,为了提高谈判和文本起草的效率,应组织技术、价格、法律和谈判等专业人员组成谈判小组和起草小组,而且应保证专业人员人数不少于小组的三分之二。第四,保证合同文本内容的准确性和完整性。
四、审定合同文本草案
由于公共采购关系到公众和社会利益,所以公共采购合同文本必须按照特定程序,进行严格审查。实行公共采购合同文本审定制度,是采购主管机关(部门)行使管理职责的具体体现,对促进竞争采购,提高合同订立质量具有重要的监督和把关作用,采购合同文本的审定内容主要包括合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、技术状态、经费和价格以及其他合同条款[3]。
审定公共采购合同文本草案过程中,最重要的是严格落实全面性审查和真实性审查要求。一方面,严格把握审查内容的全面性。如装备采购合同法规要求:“装备采购主管机关(部门)应当按照国家和军队的有关规定,对装备采购合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、装备技术状态、经费、价格以及其他合同条款进行全面审查。”另一方面,严格审查文字内容的真实性、供应商资格的真实性以及供应商遴选过程的真实性。文字内容不真实,违背采购人真实意图和公共利益的,应立即进行改正;供应商资格不真实的,以及选定供应商过程不真实的,应当取消相应的成交通告,并依法追究相关人员的法律责任。
五、签订合同
采购主管机关(部门)审定并批准合同草案文本后,公共采购合同订立业务部门应及时与供应商签订合同。
公共采购合同签订过程中,应注意以下两个问题:
一方面,合同签订说明采购人和供应商之间的要约和承诺已经达成一致,公共采购合同至此宣告成立。但是,由于公共采购合同关系到公众、社会和国家的利益,因此要求经过双方、尤其是采购主管机关(部门)的签章后才能获得法定效力。
另一方面,公共采购合同签订主体要适格。公共采购合同签订主体适格就是要求代表采购人和供应商的签订主体要具有法人资格或委托授权。
六、合同签章
合同签章是公共采购合同订立工作的重要步骤,是合同生效的法定程序。《合同法》第44条第2款规定:“法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的,依照其规定。”同时《装备采购条例》规定,“装备采购合同经装备采购主管机关(部门)确认后生效”,即“签订的装备采购合同报总部分管有关装备的部门、军兵种装备部装备采购业务部门审定,并由装备采购计划部门在合同文本上加盖合同管理专用章后生效。”借鉴装备合同经验,为了充分维护社会和国家利益,维护合同的权威性和严肃性,除装备合同以外的其他公共采购合同也应经过采购主管机关(部门)的签章确认[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采购合同订立阶段的一个重要标志,是最具实质意义的环节。公共采购合同具备了法定的生效要件,即具有了法律效力,便对采购人和供应商产生预期的法律约束力。
公共采购合同效力管理工作需要注意以下三个问题:
第一,生效日期。合同生效日期应以盖章日期为准。第二,公共采购合同文本地位。公共采购合同生效前形成的协议、纪要、文件,凡与合同条款有冲突的均无效,相关内容应以合同文本的约定为准。第三,公共采购合同的无效情形。有下列情形之一的,合同无效:一方以欺诈、胁迫手段订立合同,损害公众、社会和国家利益的;恶意串通,损害公众、社会和国家利益的;以合法形式掩盖非法目的的;违反法律、法规的强制性规定的;合同当事人没有权、超越权或者权终止后签订合同的。合同确认无效后,合同双方应当相互返还非法取得的财产;给对方造成损失的,过错一方应当承担相应的赔偿责任。
八、合同备案
采购合同规范管理范文4
1.1电力物资采购合同
根据我国合同法定义：合同是平等主体之问设立与变更的民事权利义务关系的最终协议|21，评定主体包括自然人、法人以及其他组织。电力物资的采购合同可以被认为是由电力企业生产经营所需物资在采购中与供应方共同协商并达成一致后，共同签订的一份买卖合同。电力物资的采购合同一般包括：设备销售合同、办公设备买卖合同、办公家具买卖合同、电力工程物资采购合同、协议库存合同等形式。
1.2管理电力物资的采买合同
合同管理内容包括对合同的定义、更改、审査、实施、控制、监督等一系列管理行为。合同管理必须由合同当事人结合企业内部制度和合同要求进行实施。电力物资采购合同的管理，则是电力部门对物资采购合同所实施的管理行为。管理必须遵守国家的相关法律法规，同时遵循电力企业的内部控制制度。在企业经营过程中应当将合同管理作为企业的一项日常管理工作。
2电力物资采购合同中存在的管理风险
2.1电力物资采购风险当下市场经济中的电力物资采购存在一定风险，需要重点关注以下几点：
1)采购中存在汁划风险：采购计划是对整体采购方案的统筹安排，计划不得当可能导致采购中对物价、货物规格、数量、名称和交货期限等要求存在偏差。
2)采购中存在价格风险：由于投标环境是由供货商操纵，所以常出现互相勾搭投标，蓄意哄抬价格，导致企业采购蒙受不必要损失。
3)采购中存在质量风险：采购质量问题是所有物资采购中需要重点关注的问题，个别供货商可能会出现不按招标条件和要求进行供货，导致采购的物资在质量方面无法达到企业采购要求。
4)采购中存在验收风险：在电力物资的采购过程中比较重要的两个环节就是交付与验收。只有满足物资交付要求，并实施严格验收，才能保证采购的物资负荷企业生产需要。
5)采购中存在意外风险：天灾或者政策等不可抗拒因素常常导致意外发生，采购中需要考虑意外风险问题”。
6)采购中存在责任风险：电力物资采购过程中采购管理人员需要具备较强的责任心，杜绝假公济私或者非法谋取私利等问题给企业带来的风险。
2.2电力物资采购契约风险
1)合同文本的选择：电力企业对常规合同的制定，必须建立规范、标准的合同文本，在进行物资采购过程中，必须按照标准合同完成招标和采购合同的签订，主要条款不擅自变更。
2)签订和履行合同的授权代表：一般来讲，电力物资的采购环节需要从招标、合同签订、交付验收等方面全程对合同进行管理。该过程中涉及人员较广，而其中部分人员虽经办部分事项，但可能不涉及所在单位的法定人代表授权，或者授权范围大过经办事项内容。可能造成权限风险问题和风险问题。
3)签订合同过程中涉及印章问题：各个企业的印章管理制度不够规范和统一，在签订合同过程中，各类印章起到不同作用，代表不同规则。比如合同签订中常用到的“公章”、“合同专用章”和“业务专用章”等。
4)签订合同中的违约责任问题：违约责任的制定是对合同双方当事人的行为规范，制定过于宽松或者严格对合同双方来讲都存在利弊，可能会被仲裁委员会或者法院判定无效，不利于企业维护利益工作展开。
5)合同签订中欺诈警觉问题：签订合同过程中需要注意合同内容，防止合同欺诈现象发生，合同欺诈很难同正常合同纠纷区别。在签订合同时需要特别注意一人持多公司资格“围标”，利用虚假合同主体身份完成合同的签订，然后在接到预付款后潜逃、空壳公司等。
3强化物资采购控制合同风险的内控方案
1)提升采购合同管理风险的防范意识，采购各级管理者需要特别重视合同管理问题，支持对合同签订过程中风险的管理控制。
2)综合提升合同承办人及涉及的管理人员在采购过程中的业务能力和素养，合同管理选用责任心较强的部门人员，提升管理人员的合同风险防范意识和管控能力，确保合同签汀、管理符合企业管理内控规定，并严格遵守国家相关法律法规。
3)对企业的合同管理部门赋予一定的权威性和独立性，有效制约在合同签订过程中的招标、签订、实施、交付、结算等过程中存在的不良行为。
4)内部审计控制，加强内部审计工作对发现薄弱制动点、风险点制定针对性措施，并随机抽检以及设备监造等。对已经形成的问题进行补救方案。
5)风险规避。在电力物资采购签订合同过程中，如果存在较大的风险，且风险损失程度严重时，应当主动规避风险，放弃合同的签订。
6)风险转移。在采购合同签订过程中，如果预测可能存在一定的风险，可以对风险进行转移，对可能出现的风险损失部分进行保险投保'
7)风险承担。风险发生时，根据以往风险的损失情况，预先做好损失准备金的备用，发生风险损失后作为弥补。
4结语
采购合同规范管理范文5
关键词：合同管理；医疗设备
中图分类号：D9 文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2015）14-0197-02
医疗设备的采购是医院设备管理部门工作的起始点，医疗设备采购合同在整个采购活动中起着至关重要的作用，它是交易双方对最终形成的交易模式的真实记载。采购合同不仅能体现出双方基本交易的条件，而且是整个谈判的最终思想产物。依照合同办事，不仅有效平衡了供需双方关系，提高设备管理工作效率，并且保障了医院设备相关工作的顺利进行。
1 医疗设备合同管理的目的
合同管理是促使合同双方当事人为达成项目采购目的，履行所签订的采购合同，保护好自己的合法利益和双方当事人之间的关系，而进行的管理工作。
合同管理首要目的是要促进买卖双方认真履行各自的合同义务；其次是要充分协调好双方之间的合同行为，交易双方建立起一种伙伴型关系，同时要通过严格的过程控制使合同实施结果达到项目采购预期的效果。
2 医疗设备合同管理重点
2.1 医疗设备合同的主要内容
（1）合同的名称：一般内贸合同称为医疗设备购销合同。外贸合同称为医疗设备购销协议书。合同中产品名称、数量、品牌、规格型号、原产地、单价、总价等必须清楚明晰。
（2）合同的买卖双方：需方（买方）指设备的最终用户，一般是医院。供方（卖方）指为本合同提供货物或服务的公司。
（3）合同的价格：在合同中，价格除金额以外还要特别关注价格后缀条件，外贸合同中常有两种报价，一种是CIF（到岸价）：合同价中已包含卖方从运出口岸至到达口岸的运费与保险费用，但不包含国内运费与保险费。另一种是CIP（到院价）：合同价中已包含卖方从运出口岸至用户目的地的全部运费与保险费用。而内贸合同中价格：指货物到用户目的地的价格。
（4）合同的付款方式：一般情况是设备到货安装验收合格后支付80%～90%，余款在设备运行满一年后支付。但由部分外贸合同会在设备到达口岸时支付80%，设备安装验收合格时支付10%，最后余款在设备运行满一年支付。
（5）产品的交货期及包装与运输：交货期由买卖双方相互约定。卖方应按照合同规定的时间、地点交货和提供服务。
（6）质量标准与验收质量标准：应符合卖方所承诺的技术和性能指标。验收：指买方对货物应达到的技术规格中规定的指标进行质量和数量的查验、验收。在仪器送达交货地点后，在双方人员同时在场的条件下进行验收。
2.2 医疗设备合同编码管理
医疗设备合同是医疗设备档案管理中最为关键的部分，合同是成交双方达成一致意见的最终体现，医疗设备的售后服务及维修等都与合同的内容息息相关。因此，合同的档案标准化、规范化管理对于医院引进设备的后续工作开展起着重要作用。
信息化与自动化的快速发展促进了医院医疗设备档案管理模式的革新。从设备的出入库管理、文件的电子化到设备维修维护的动态化管理，都可以通过信息系统实现。医疗设备档案建档归档及档案查阅也正逐步实现网络化、自动化、智能化。
要实现信息化的管理，首先要对医院采购的所有医疗设备合同进行整理编码，按照一定的逻辑理顺这些合同。一般的三级医院都有大大小小上万种医疗设备，而金额上万元的设备都须签订采购合同。从医院开业之初到平稳运行，医疗设备的采购合同成千上万。如何将这些散乱的合同按照一定的规律排列起来，方便整理和查阅，成为解决问题的关键。于是我院提出对合同进行编码管理。
合同编码要体现出几个重要信息：（1）采购方式：现行医疗设备的主要采购方式有国际招投标（机电产品）、政府集中采购和招标公司组织的公开招标，以及医院自行组织的院内询价采购。（2）采购时间：采购的年度和招标的月份，以此可以获知设备大致的启用时间。因此采用字母缩写加数字的14位编码方式进行合同的编码管理是非常方便实用的。前四位字母表示是采购方式，中间的六位数字表示招标采购的年月，紧接着的3位数字是流水号，最后一位字母表示是公开招标还是询价采购。例如ZFCG201509001G，表示是2015年9月政府集中采购并且通过公开招标方式采购的设备。通过编码将杂乱无序的上千种设备的采购合同排列成有序的队列，通过技术手段，在信息系统中将固定资产管理与合同编码一一对应，方便使用科室和管理职能部门查阅检索。只要知道设备的招标方式和大致的采购时间，就能很迅速的检索出该设备的相关信息。同时也为医疗设备档案的动态管理提供了非常有利的线索。
2.3 医疗设备合同的审核管理
为确保设备合同信息的准确无误，应建立健全合同的审查制度，以发现问题并及时纠正。我院实行的是合同会签制度。首先由设备科根据招标结果和前期的厂家介绍、科室考察的总结草拟出合同的初稿，交由设备科负责人全面初审，使用科室负责人审查设备配置、型号、产地、数量等，财务科主要负责商务条款的审核，最后由招标管理办公室终审，确认无误后，才按照一式多份打印，提交分管院领导审核签字、盖章。层层把关，确保信息的准确，减少医院不必要的损失和承担不必要的风险。
2.4 合同执行管理
合同的管理最终是为了促使双方按照合同严格执行。将纸质的合同信息电子化管理之后，如何监管合同的执行力度，也是一项重要任务。总院设备提出的基于WEB服务器的系统管理平台中，其合同执行监控管理模块是有效执行采购任务的预警监控模块，负责根据事先定义的预警机制，为设备监管部门有效防范设备采购风险提供相关报警数据。该系统管理平台有效的调动资源进行动态监管合同的执行情况，是目前比较先进的管理手段，我院的管理系统也正在逐步建立类似的管理机制。通过记录和追踪合同执行过程中主要负责人员的活动和监管人员的监督活动，以确保合同条款被严格执行。
3 展望
通过对医疗设备采购合同的规范化、信息化管理，有效提高医疗设备档案信息的资源共享，同时为确保医院的利益、医疗设备的精细化管理提供便利。全面实现医疗设备合同的全生命周期管理，加强医疗设备采购风险管理，提高医院管理水平有重大意义。
参考文献
[1]罗峥，刀庆威.医疗设备采购合同管理现状分析及对策[J].中国医疗设备，2010，25（10）：67-70.
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采购合同规范管理范文6
Abstract: Running value for money audit of enterprise supplies purchasing is very important for enterprise's integral benefit growth. The meaning of value for money audit and its application are primarily studied.
关键词:物资采购;效益审计;涵义
Key words: supplies purchasing;value for money audit;meaning
中图分类号:F239 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)18-0014-02
1物资采购效益审计的涵义
物资采购效益审计是由审计部门成立审计组,依照企业管理制度及国家相应法律法规等一定的管理标准,对物资采购业务的经济性、效率性、效果性进行综合的评价,通过采购效益的优劣评价,挖掘提高效益的潜力,以促进企业改善物资采购业务管理、提高采购效益的监督活动。物资采购效益审计通过其评价功能,能够促进企业找漏洞、挖潜力,改进和调整管理方式、机能,提高采购业务的科学性,建立健全内部控制制度,从而提高企业竞争能力和获利能力,符合当前建设节约型社会的基本要求。
2企业物资采购效益审计的初探
2.1 企业物资采购业务流程梳理与风险分析。
2.1.1 企业物资采购业务流程现状梳理。结合企业物资管理工作实行“统一计划、分级采购供应”的管理模式。按照物资用途划分为生产维修物资与基建物资,按照采购权限划分为统管采购物资、委托采购物资、下放采购物资。
2.1.2 企业物资采购业务的风险分析。①物资采购外因型风险。a.采购合同欺诈风险。合同欺诈风险主要包括:以虚假的合同主体身份与采购部门订立合同,所提供商业资质为伪造、假冒的资质。签订采购合同后将签订的采购合同转手从中谋利,采购物资质量、供货时间、售后维护等无法保证;供应商不具备合同履行能力导致合同无法正常履行。b.采购价格风险。由于供应商操纵招投标、议价环境,在招投标、议价前期相互串通,有意抬高价格,使采购单位蒙受损失的价格风险;当采购单位认为价格合理情况下批量采购,但该种物资可能即将或已经出现价格下跌而引起采购风险。c.采购质量风险。由于供应商提供的物资不符合质量要求,将会对单井、区块、装置的生产运行产生安全隐患,影响到物资的使用寿命,增加维修成本,从而导致采购单位在经济、技术、人身安全、企业声誉等方面产生损失。直接影响到企业的原油产量及经济效益,威胁到企业的发展。d.技术进步风险。由于没有及时掌握技术进步情况,导致所采购的物资使用效率低下或已经被市场淘汰无法满足生产需求,造成采购物资的原材料积压等损失。e.采购意外风险。物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险。如交通意外事故等,导致不能正常供货,采购单位遭受风险损失。②物资采购内因型风险。a.采购计划风险。物资部门或需求单位岗位人员计划管理技术、方法不当或不科学,导致物资采购中的计划风险。即采购数量、采购目标、运输方式、供货时间、质量等与目标发生较大偏离。b.采购合同风险。由于物资管理部门未严格执行管理制度,导致采购单位承担潜在风险,蒙受经济损失。如对合同相对人的资质审查不严、合同履行阶段未按合同约定追究违约责任、应签订而不签订采购合同、事后签订采购合同等。c.采购验收风险。由于人为或其它因素造成所采购物资在进入仓库前,未按采购合同、采购计划及物资采购管理制度要求对采购物资数量、品种、规格、质量等多方面进行审核验收就办理物资入库手续而引发的风险。d.物资消耗风险。由于仓储管理不严、不规范造成在库物资的损耗;物资发放管理或基层领用消耗管理不严,造成以领代耗、基层单位账外料积增、物资消耗去向不清的风险。e.采购责任风险。物资采购经办部门、业务人责任心不强或管理水平不高,造成的采购风险。
2.2 企业物资采购效益审计的关注点。
2.2.1 采购计划的制定。审计应关注采购计划的制定是否包括以下环节并经有效审批。①编制依据:是否考虑库存信息、最小采购批量、采购周期等;②编制原则:是否结合物料需求计划,并充分考虑“质、时、量、价”及资金状况;是否按物资分类和编码原则编制;采购计划编制前是否对物资需求计划进行分析、审核;③编制内容:采购计划是否包含编写说明、物资名称、采购数量、采购计划单价、采购标准、等级、批量安排、供应商名称、采购进度、需求时间、需求部门、计划到货期等内容。④在执行采购计划审计时除关注上述内部控制点外,还应关注所采购物资是否必须以及怎样实施采购、采购的数量多少等因素。
2.2.2 采购供应商的选择。在买方市场下,绝大多数物资品种数量多、产品质量参差不齐、供应商资信等级差异较大,使物资采购部门有较大的选择余地,并可能成为牟取私利的空间。按照什么原则择优选用供应商、由谁来最终确认供应商、是否建立健全供应商管理机制等问题是审计的突出点。
2.2.3 价格的确定。物资采购价格的形成受多种因索变量的影响,物资产品质量等级、功能、技术配置、交货条件、付款条件、支付方式、采购批量大小等原因,都会使同样一种物资产品的采购价格不同。什么样的性价比对企业最有利、是否采取最有利的价格进行采购是物资价格审计的关键点。
2.2.4 物资的“收发存”管理。在库物资的“收发存”管理是物资采购业务中内部管理的重点,那么,仓储管理人员的责任心、对质量标准的把握、业务操作是否合规就成为审计的关注点。
2.2.5 采购业务的结算。采购业务的结算环节,结算的合理性、有效性是审计关注的重点。此处还需特殊关注的一点就是物资结算是否按照企业公司的文件要求在规定时限内完成,及时、准确的将原材料在财务账面体现出来。
3物资采购效益审计的评价原则
3.1 全面性原则。
要客观而全面地评价被审计单位的采购效益状况,采购效益的评价既要有财务指标,又要有非财务指标;既要有静态指标,又要有动态指标。这样才可避免审计工作出现遗漏,才能从不同角度进行全面、综合地评价。
3.2 先进合理性原则。
评价采购经济效益应先进与合理,即在管理上先进、在经济上合理。管理上要制定先进但不应高不可攀的目标,要通过努力可以达到;经济上要合理,但这种合理并不排斥先进性,关键是要切合实际,这样才可起到激励积极性、挖掘潜力的作用。
3.3 促进性原则。物资采购效益的评价应当对被审计单位具有促进作用,提出比被审计单位现有业务、管理水平更高的目标,只要选用比目前已经达到的水平稍高的审计目标就会产生促进作用。当然,这一目标要与公司管理制度相符合,切不可脱离实际。
