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电子合同归档管理范文1
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。是与其他法律关系主体之间设立、变更、终止、民事权利关系的局面文件，包括合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形的表现所载内容形式。合同管理是对企业各类草拟、修改、签订、履行、变更和解除、合同纠纷解决以及合同归档的基础管理，合同管理也是企业管理的一个组成部分。
笔者针对一些问题，在实际工作中就如何做好合同档案的收集、整理、利用谈点一些看法。
1.合同档案的收集
合同的收集质量的好坏直接影响到合同档案工作的质量。企业对合同的签订是统一管理，制订了《合同管理办法》。相关职能部门进行了专题讨论，并对招标项目合同承办部门、货物验收和票据结算、以及部门在合同管理、履行的过程中职责分工等问题作了进一步明确，对合同签订程序进行有序的结合，对合同立项、谈判、起草、签订、履行、变更、解除等全过程管理记录，统一管理。如杭州市钱塘江引水入城、城市地下管道的建设工程等合同，由于工程规模大，时间跨度长，这对招标项目合同管理中出现的合同签订、履行等问题，采取实时跟踪，避免“先改造后补签”情况，先斩后奏，造成了一系列的合同混乱，对签订的合同，及时收集，保证了合同管理的安全、完整、齐全。
企业合同收集的种类有企业买卖合同；财务审计部借款合同；后勤保障部租赁合同；工程建设中心的建设工程合同；科技管理部的技术合同；企业法人委托合同；企业员工的行纪合同等。到2013年底止，公司共签订合同7174份。
2.合同档案的整理
收集是档案工作的基础，整理是档案工作的升华，档案科学的管理基础在于档案整理的科学性，整理的混乱必然导致管理的混乱和利用的困难。而要科学的整理立卷，科学的整理，关键要选择适当的整理方法。根据国家档案局版发的《电子文件的归档办法》要求。在整理合同的过程中，以方便利用者为最终目的，真正发挥合同档案的作用。笔者结合公司合同档案实际情况与特殊性的要求，对合同档案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件历史有机联系，更加体现整理的合理性，对利用者的满意度起到积极的作用。合同档案具有较高的潜在经济价值。
2.1合同档案按照年度分类法
废弃立卷，以件当家。就是以每份合同文件作为一个独立的实体，进行鉴定、归档、利用等、一个年度内按月份一个流水号。以件的形式来完成合同档案的分类。保持了每份合同的完整性。合同按件进行保角。保角采取环保材料胶水，在保角的正面，编号归档号-年度-月份-流水号，在保管方式上将合同按顺序装入档案盒，这种归档方式不仅减轻了档案工作的强度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同补充归档。
2.2编制合同档案目录
笔者认为编制档案目录是档案管理中的一种检索工具，在当今是电子信息飞速发展的时代，同时为了保持纸质档案的安全完整。
2.3填写备考表
备考表是对本盒档案材料缺损、修改、补充、移出、变更等情况进行说明，对案卷的完整与完善的体现，在备考表中给予注明。
3.合同档案的利用
电子合同归档管理范文2
关键词：物资；合同管理；供应保障；作用
一、合同管理概述
近年来电力企业物资集约化管理的深度不断推进，在物资管理的各工作环节中，物资采购合同管理工作涉及面广，需要在涉及的各工程项目部门及相关部门互相支持、密切配合、通力合作，才能确保物资采购合同履约执行工作有序开展，因此认真研究物资合同的签订、履约、变更等管理变得越来越重要。鹤壁公司在物资集约化管理中，认真做好合同履约的管理工作，通过强化合同签订、执行情况、设备制造质量状况、交货进度等信息的收集分析手段，督促各供应商严格遵守合同约定，按期上报合同款项支付的各类凭证，深化物资合同管理在整个物资供应链中发挥的巨大作用，为本单位生产工程项目的建设提供了强有力的物资保障。现将目前河南省电力物资合同管理的运作概况和工作流程简述如下。
二、合同管理流程
物资合同管理从集中招标采购定标后发出中标通知书开始，包括物资合同签约、合同履行、合同变更、资金结算和合同资料归档整个过程的所有环节。下面对各管理环节依次进行论述。
2.1物资合同签约：目前在国网公司的物资集约化管理中，需求单位所有物资采购均执行以“总部直接组织采购（即国直方式）”、“总部统一组织监控，省公司具体实施（即国委方式）”为主的二级集中招标采购政策。集中招标采购的中标结果发出后，各网省公司将合同信息维护到国网电子商务平台（ECP）中，供应厂商通过电子商务平台对合同信息进行确认，生成纸质合同，由省公司统一与中标厂家签订商务合同。地市公司物资部门可以根据省公司物资部下发的通知计划安排、项目实际情况通知项目部门在合同签订前与中标供应商签订技术协议。物资采购合同的技术参数、商务条款的确定主要依据采购文件及中标人响应的投标文件。合同签订时，双方对技术条件、商务要求，包括价格、交货期、交货地点等要素必须严格按照采购结果进行签订，不得对任何实质性内容进行修改。
2.2物资采购合同文本：随着国网公司物资集约化管理的深化，合同管理广度和深度不断拓展，为适用物资管理新形势的发展，提高物资合同签订效率和履约水平，国网公司结合系统各单位实际应用情况，编制了41类设备/材料专用采购合同文本、电力设备/材料通用采购合同文本、非电力设备/材料通用采购合同文本和协议库存物资采购合同文本。编制物资采购统一合同文本可以有效防范法律风险，为深化合同结构化、标准化和自动化管理奠定基础。国网公司系统内签订的所有合同均统一使用标准的合同文本。
2.3物资采购合同履约：物资合同生效后，地市公司配合省公司物资管理部门进行物资合同的跟踪、督促、履行，及时办理物资合同变更、撤销相关手续；反馈供应商的履约情况；监控物资合同履行中的异常情况，并组织项目部门商讨解决方案。在合同履约管理中，加强对合同执行情况、设备制造质量状况、交货进度等信息的收集分析，督促供应商严格遵守合同约定，按期上报合同款项支付的各类凭证，确保合同履约管理的及时、客观、公正。合同一经签订，具有法律效力，供需双方必须严格遵守。任何单位及个人不得以任何形式泄漏或不正当地使用合同中涉及公司的商业机密和技术秘密。地市公司物资管理部门根据前期物资需求计划日期及工程项目实际施工计划进度安排，向供应商发出供应计划通知单，供应商核对供应计划通知单并按要求将货物发送至施工现场或指定地点，完成物资配送。
2.4物资采购合同变更：物资合同履行阶段发生的变更，应由市公司项目部门提出，经省公司项目管理部门确认的书面变更申请报告，提交省公司物资部按公司相关规定，经审批后与供应商签订补充合同/协议。对采购结果中的物资类别、主要技术参数等实质性内容进行重大变更时，应撤销原合同，重新纳入计划采购管理。在合同执行过程中，由于设计、工程项目变更等原因，需要进行合同的变更时，市公司项目部门提报《变更单》，在合同约定的幅度内，经省公司项目管理部门确认，报省公司物资部批准后按照《物资合同承办实施细则》执行。物资合同在签订过程中发生的变更记录，应由与会相关代表签字确认，并作为物资合同的附件。根据物资合同签订变更记录，物资需求单位应及时在ERP系统中对物资需求计划进行相应修订。
2.5物资采购合同信息管理：地市公司物资管理部门应做好合同物资的催交催运、配送仓储、移交验收、现场服务、日常协调等工作，收集、汇总、分析合同履约的相关信息和资料，及时报送上级物资管理部门。合同供应商在履约中发生违约的，按《河南省电力公司供应商违约问题处理实施细则》执行。地市公司应及时将供应商合同履约情况收集上报省公司物资部，物资部建立信息周报，对相关信息进行通报。对在合同中出现的供应商质量问题、违约行为等进行处理，必要时可以采取一定的制裁手段，如限制授标、暂停授标和在评标中减扣分等。
2.6物资采购合同归档：物资采购合同档案的建立包括从物资合同谈判、起草、订立、履约和终止全过程生成的有关资料，包括谈判记录、商务合同与技术协议文本、会签单、变更申请单、信息反馈单、违约处罚通知单等内容。各级物资合同管理部门根据工作需要建立《采购合同台账》，主要由物资采购项目名称、合同签订时间、批次、名称、规格型号、数量、单位，供应商名称、联系人及电话、项目负责人等组成，并做好台帐信息的及时更新。物资合同管理负责按照《物资档案管理标准》要求，做好所有物资合同及相关资料的整理、归档、保管和移交工作。对物资合同档案的分类归档，可以将物资合同并入工程项目建设档案，做为项目资料一同移交档案管理部门。如无工程建设档案的，可以按年度分类整理成册，编制好合同目录。
三、结语
随着电力企业物资集约化管理的深度不断推进，合同履行在物资管理中的影响越来越重要，规范合同管理模式，加强对合同履约中的跟踪追溯对合同的顺利执行起到积极的促进作用，对于各供应商来讲，可以减少合同纠纷，增加诚信度，为建立良好的合作关系打下基础。
参考文献：
[1]《国家电网公司物资集约化管理》中国电力网，2012，12.
[2]《河南省电力公司市公司物资管理标准》豫电物〔2011〕237号.
电子合同归档管理范文3
注册会计师行业信息化
最佳解决方案奖
《事务所项目管理系统V1.2》以《中国注册会计师行业信息化建设总体方案》为指导，将事务所信息建设划分为三大平台：业务制作平台、业务运营平台、业务支撑平台。
《事务所项目管理系统V1.2》以《中国注册会计师行业信息化建设总体方案》为指导，结合《中国注册会计师行业信息化建设主要工作任务分解表》、《中国注册会计师行业信息化应用功能描述》和《中国注册会计师行业信息化建设指南》等3个配套文件，将事务所信息建设划分为三大平台：业务制作平台、业务运营平台、业务支撑平台。业务制作平台包含：审计系统、资产评估系统、财务报表合并系统、网络质量控制系统。
业务运营平台包含：客户档案管理、客户关怀管理、客户接受管理、业务承接、业务委派、项目立项、员工委派、预算管理、工时管理、合同管理、合同作废管理、合同过打印管理、合同归档管理、报告发起管理、报告复核管理、报告修改管理、报告加出管理、报告作废管理、报告打印管理、报告归档管理、项目考核管理、电子签章管理、独立性核查、投资合规性核查、独立性声明。
业务支撑平台包含：人事档案管理、绩效考核管理、考勤管理、薪酬管理、发票管理、实收管理、对账管理、费用管理、账龄管理、信息管理、资产管理、车辆管理、会议室管理、行政盖章管理、决策支持管理、报备信息管理、信息查询导出、知识库管理、档案管理、系统管理。
三大平台通过《事务所项目管理系统V1.2》有机结合起来，实现数据互联互通，真正达到财政部五个统一的要求：统一承接业务，统一执业标准，统一人员招聘、培训和考核，统一质量控制和统一财务核算与利润分配。
电子合同归档管理范文4
论文摘 要:高校继续教育培训工作的快速发展，使得各类公文、档案数量激增。且由于教育培训的特殊性质，需要很频繁快速地调用各类文档，这增加了管理的难度。而引入电子文档有效地解决了这一问题。由于种种原因，电子文档在高校并没有统一规范。随着信息技术、网络技术的深入发展和教育培训工作的需求，相信必然会一步步实现完全的电子化、信息化。
近年来，高校继续教育培训进入了一个快速发展期，随着其规模的不断扩大，在其内部产生了大量的公文和档案。由于教育培训领域自身所独有的特点，使得管理者对公文、档案的存取、调用要求更高。如何高效地处理这些公文以及有效、及时地使用这些档案，是目前高校教育培训工作中面临的一个重要问题。由此，文档的电子化成为迫切的需要。而随着信息技术、网络技术的发展，电子文档以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文档大量产生的同时，如何保障电子文档的有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。
一、概念及特性
文档，即公文和档案，公文是档案的前身，档案是公文的终结。电子文档即电子公文和电子档案，电子公文是由办公自动化系统生成，电子公文流转结束后就进入了归档环节，形成电子档案。电子文档就是单位在日常运作中创建、流转和最终生成的能为计算机识别和处理，并可在网络上传递的代码序列，包括文字、图表和图像等电子化文件。电子文档存储密度高、容量大、体积小，通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅、调用，管理方便。但电子文档必须以计算机为媒介，对设备依存度较高，而且易于修改、复制、传播。
二、教育培训文档电子化的意义
(一)高校教育培训公文电子化的意义
高校教育培训的公文包括请示、资产请示、收文、报文、大型活动审批、合同审批及管理、信息审核及、通知、各类函件等，要求时效性强，需要准确、快速地完成。如果使用传统的手工方式完成，则费时费力，且易出差错。依靠网络信息技术对文档进行高效有序的电子化处理，通过电子公文传输、交换、共享，加快了公文流转速度，提高了办公效率和资源利用率，实现了跨平台的数据信息交换和信息共享，使各个层面的工作有机地联系起来。
1．办公效率大幅提高
电子公文与纸质公文的种类、要素、工作流程、归档等基本相同。高校教育培训工作的日常内部公文处理流程包括拟稿、审稿、定稿、签发、分发、催办、归档等，上级来文则有收文、登记、传阅、催办、督办、归档等，原来依靠传统的流转程序时，就拟稿、审稿、定稿程序就会反复几次修改，若是碰到领导出差的情况，只能等到领导出差回来才能签批，出差几天等几天，再呈报到下一位领导时，可能又因为别的原因而延误了批阅。这些严重地影响了公文流转的进程和速度，制约了教育培训工作的开展。而电子公文相比纸质公文来说方便、快捷、智能，依靠计算机强大的信息处理能力以及网络，不受时间和地点的限制，只要有互联网，随时随地就可签批。即使领导在大洋彼岸出差，也可以使用互联网络及时登录办公自动化系统签批公文。而且办公自动化系统具备了提醒和催办功能，从而极大地提高了办公效率。
2．加快了文件传递的速度和提高了安全性
传统的公文流转方式在向上报文或向下级部门发送纸质公文时，中间要经过很多人工操作环节，才能到达相关部门。因受时间、空间限制，阻碍了公文信息的效用。而且靠人工在传递过程中，遗失的情况时有发生。而电子公文通过办公自动化平台，利用计算机网络技术功能，无论是在制发上传文件还是向下级信息，都会在短时间内以点带面的形式信息，减少了中间环节，大大缩短了公文流转的时间，及时地传递了信息，其时效性能高的优势是纸质公文不可比拟的。而且杜绝了文件在传递过程中丢失的情况，大大提高了文件传递的安全性和时效性。
3．响应低碳、环保、节约的号召
采用无纸化办公的方式进行电子公文的流转，除了让大家“省力”，极大提高工作效率之外，还大大减少了纸张的使用。除此之外，还大大减少其他如印刷、笔墨等办公费用。这无疑是对倡导低碳环保生活的响应，为建设环保型、节约型社会贡献了一份力量。
(二)高校教育培训档案电子化的意义
1．提高档案管理工作的质量和水平
传统型档案以手工管理为主，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异。而电子公文转化为电子档案后，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求进行编制开发的专用数据库，任何人进行操作和管理，其差异都很小，从而提高了档案管理工作的质量和水平。
2．文件信息得到充分交流与共享
多年来，高校档案一直采用柜架式保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，而且查阅、利用非常不便。其管理、查询与利用需要在库房中进行，无法做到信息共享，更谈不上交流。这使得大量信息闲置于文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，而且原件容易损毁，还造成文件和信息查找困难。同时，由于传统意识的影响，国人对档案的重视程度不够，大部分人忽略了它的意义，而高校教育培训的档案管理有其独特的特点，即查询调用的需求非常频繁。档案电子化后，档案管理由案卷级可以深入到文件级甚至内容级，可以多用户共享档案信息，通过办公自动化平台，根据用户的不同职责设置不同的权限，分级共享信息。而且足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的检索功能提高了档案文件的利用效率
在查阅纸质公文时要根据时间和空间顺序在公文档案中进行查找，如果年代久远则十分麻烦和费力。而高校教育培训档案电子化后，通过计算机网络技术功能，键入相关内容的关键字、词或类目、时间、地域等进行模糊或精确检索，就可以在几分钟内搜索到相关档案信息，并且可以保证很高的查全率和查准率。
三、存在的问题及当前应对方法
电子文档的普及为我们的工作带来了极大的方便，为高校的持续发展做出了贡献，但是在应用中还存在诸多问题尚需解决。以清华大学继续教育学院为例，在向上级报文时，还是只能使用传统的手工流转程序，整个高校在整体上并没有实行电子公文，也没有统一规范，二级院系只是各自为战，电子公文仅仅在院系内部使用，出了院系的文件流转还是只能依靠传统的纸质公文流转方式完成。在财务方面，报销凭证还是需要纸质文档且需领导签字才可生效完成报销，电子文档不具效力。另外，由于印章和签署是文件生效的主要标志，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。
鉴于以上原因，文档实行“两套制”是有必要的，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。对于只能是纸质文件流转的工作，事后再利用扫描仪等设备转化为电子文件进行存储。这也是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。从历史和现实两个角度看，以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，都会同时并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
四、结语
总之，文档电子化是信息时展的必由之路，是高校教育培训发展的需要，是高校档案向信息化管理的必然趋势，也是提高高校管理水平和管理质量的重要手段。它革命性地改变了延续几千年的传统公文传递方式，其应用亦必然会越来越深入和普及，必能大力促进高校教育培训工作信息化的快速发展。而其完全电子化不可能一步到位，在工作中要力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展和实现。
参考文献
[1]杨中元.电子公文在高职院校办公室工作中的应用[J]. 职业， 2009，(15).
[2] 徐东升.信息化中电子文档的管理[J]. 成功(教育)， 2007，(10) .
[3]马学华.高职院校电子文件管理应关注的主要环节[J].办公自动化， 2009，(6) .
电子合同归档管理范文5
关键词：航空制造企业；合同管理风险；控制应用
一、航空制造企业中合同管理特点分析
航空制造企业主要指的是航空装备生产军工企业，其原材料的采购和产品的交付都需要按照军方的指令和计划进行。其所处环境并不是完全的市场环境，而且合同一旦出现差错，因风险的遭受将让航空制造企业及相关方受到的损失尤其巨大，在这种环境下，航空制造企业对于合同的管理十分重要。而且，航空制造企业对于原材料的生产及电子元器件的配套等基础的工业具有拉动作用，航空制造企业正在逐步地走向开放，走向市场，加强合同管理时防范企业市场风险的有力保障。
二、航空制造企业中合同管理风险分析
航空制造企业在合同管理当中的风险既与其他企业一样存在着常规的风险，又因其自身的特殊性，存在着个别风险，可以将这些风险概括为四个阶段，即合同准备阶段风险、合同签署阶段风险、合同履行阶段风险和合同终结阶段风险。在合同准备阶段其风险在主要是项目合同不符合或者对企业战略目标难以满足的风险，和对合同相关方调查不当引发的风险；在同签署阶段，其风险主要是在签署过程中不规范的风险，或者是对合同分送时送错及泄密的风险；在合同履行阶段，其风险主要表现为在合同一方对合同义务没有正确履行，或者合同变更时出现错误；在合同终结阶段，其风险主要是合同档案保管出现差错，或者是没有综合评价等。
三、航空制造企业中合同管理风险控制应用
(一)合同签订阶段的风险控制
1.合同立项
在合同立项方面的风险控制主要是在合同立项时，对合同立项的名称、合同立项的类别、估算的金额以及项目信息制定合同的隶属关系等信息是必须录入的，这样可以对无计划或者无预算就签订合同的情况有所避免，进而实现了企业战略目标、合同策划目标和业务目标的一致性，进而对风险进行控制。
2.合同选商
在合同选商方面，首先会监理对人的管理数据库，它可以提供给相关方供应商的信息及客户的信息，并且具有评价功能和动态维护功能。在管理供应商目录时，其全面信息都可以在系统中查询到，且通过组织机构代码或者营业执照号作为唯一的标识，好进行动态维护。
3.合同正审
在合同正审方面，系统实现了合同网上动态审查目标，包括了价格审查、计划审查和领导审批等，将合同计划、价格和法律审查设置为系统的关键审查目标，通过对价格合规且合理性、合同计划的符合性与合同条款的严密性及合法性的审查，可以实现对合同审核风险的控制。
(二)合同履行阶段的风险控制
在合同履行阶段，其具体流程图可见图1。通过图1，可以知道合同履行包括了合同履行状态的审查、填报实际履行情况等具体步骤。对于航空制造企业而言，在合同履行阶段的合同管理信息系统不但可以实现合同变更、合同违约等情况的申报，还能够对它们进行审批。而且，合同管理信息系统和企业财务系统的交换，可以让相关方充分明白合同收支款的动态信息。企业合同的领导能够对此进行检查，在发现问题时，可以及时对相关人员进行提醒。而合同管理信息系统能够利用企业数据信息平台和财务系统的集成，有效地获得合同的资金交付状况，且将合同进展和约定的资金交付时间进行比对，在资金交付日期到来时，系统会发出自动提示。在对收款情况实施监控时，系统也能够获得凭证的信息，对收款时间、收款金额、收款单位等信息进行展示。在对财务部申请结算时，需要将结算申请单提交到财务部门，然后由财务部门进行汇总并进行审批。如果合同需要进行解除，那么在合同解除之后，之前的审查过程仍然可以得到保存。通过这些航空制造企业中紧密联系的措施，可以对合同管理的风险进行良好地控制。
(三)合同终结阶段的风险控制
合同的终结阶段，包括了合同的终止、履行评价和合同归档等方面。在对合同履行完毕之后，合同的管理信息系统会要求填写一些关于合同终止等相关的信息，且在此信息结束之后将合同转移到信息系统档案资料库里，以便让相关方进行查询。系统的履行评价功能，有利于合同履行评价的实施及责任追究制度的落实，进而对合同的风险加以控制。
四、结语
通过航空制造企业中对合同管理风险的控制，可以让航空制造企业的在逐步走入市场环境的过程中增强自身对于合同管理风险的防范能力，可以让合同得到顺利的履行。
作者:刘祯 单位:中航飞机股份有限公司
参考文献：
电子合同归档管理范文6
1合同管理存在的问题
1.1纵向合同管理存在的问题
1)上级主管部门的主观意识严重。纵向合同中的部分科研合同、标准与规范编制(修改)合同、综合试验任务书等合同、以前许多国家级科研项目、部委的综合试验项目的下达均是通过项目负责人撰写申报书、试验大纲及经费预算书完成的，项目立项后，由上级主管部门说了算，不需要签订合同，致使拨款与经费使用没有依据。近几年国家对科研经费使用的监管力度不断加强，经费检查的程度日趋严格，审计的频率越来越高，基本杜绝不签合同的现象。但是，产品类标准项目的书面合同签订很少，是因为该类合同金额偏小，一般都由上级主管单位直接给立项单位下发一份立项通知，告知项目已立项，只写项目的起止时间，一般不告知经费的数量，不需要签订合同，致使项目拨款与经费使用没有依据。
2)不签订科研分合同的问题。现在的科研项目都是国家、各部委急需解决各方面实际问题而立的项，这些项目科技含量高，攻关难度大，一般一家单位完成不了，由多家单位联合参加一起攻关。主持单位(第一承担单位)和参加单位(不是第一承担单位)会同时出现在主合同里，有些主持单位会觉得麻烦，不与参加单位签订分合同，一旦发生纠纷，主持单位很被动，甚至降低自身信誉度。例如，某科研单位联合一生产厂家进行科研合作，主合同明确了科研单位为第一承担单位，生产厂家为第二承担单位;但是主合同里并没有细划双方的责任与分工、未明确最终的科研成果及知识产权归属问题，双方的关系比较好，没有签订分合同。后来主持单位的项目负责人调离此单位，接任的项目负责人与参加单位合作不是很好，由于没有分合同约束，主持单位要求参加单位提交相关资料时，参加单位迟迟不交，以至于该科研项目被迫中止，影响到主持单位的信誉度。
3)合同经费使用不合理的问题。项目负责人不按合同规定的经费预算科目执行或使用不合理，合同执行完成后，科研经费结余过多。这主要由于历史原因，在计划经济时期，科研项目结束后，上级主管单位也不管项目结余了多少经费，国家也不对经费使用情况进行审计，项目负责人也不对项目进行结题，使用结余经费3年、5年甚至更长。目前，科研经费结余的现象在逐渐减少，但是经费使用合理性的问题依旧存在。
1.2横向合同管理存在的问题
1)不重视资信调查，风险意识差。有些铁路单位在签订合同前，对合同签订对方的企业性质、注册资金、资产情况及信誉没有进行详尽调查，不索要对方当事人的企业法人营业执照，不看其是否参加当年的工商年检，不调查其是否具有签订合同的资格(是否超出其经营范围)，而盲目签订合同。在合同审查中普遍存在违约责任条款泛泛，往往只约定违约方应当依法承担违约责任的诸如此类的不规范的法律用语，有时还签订了无任何法律效力的合同(无效合同)，导致了法律赋予的权利丧失，为企业带来不可估量的损失。
2)法律风险防范意识淡薄，合同法律意识差。企业法律风险防范意识淡薄，合同管理把关不严是导致重大法律纠纷产生的一个重要原因。有的企业的法定代表人或相关负责人，不熟悉法律的相关规定，没有把合同管理纳入经营管理之中，或者在一些重大经营活动等方面的决策过程中法律风险意识不够，甚至对法律人员提出的警示置若罔闻，造成巨大经济损失。
1.3横向、纵向合同管理存在共性问题
1)合同文本不规范。目前，我国所有经济合同都有标准的合同示范文本，有些文本是由国家工商行政管理总局和一些行业管理部门，根据《合同法》联合制定并的，有些是由各大部委根据多年工作经验制作出来的。这些合同文本具有规范、可靠、完备、适用的特点，便于当事人签订合同，有利于减少当事人之间的合同纠纷。这些合同范本都是可以直接从网上下载的，既实用又方便。
2)合同管理制度不健全。有的铁路单位没有健全的管理制度，签约随意性较大，对合同审查、把关不够，权限设置混乱。有的铁路单位在法律事务的专门机构和人员配备方面仍很欠缺，大多数企业法律顾问专业人才相对短缺，甚至有的单位未设立法律事务机构，有的竟连1名专职的法律顾问都没有，有的企业用行政章代替合同专用章，一些合同经办人员认为，只要是代表单位行为，用行政章也可以签合同，结果常常出现签合同时用行政章，有些人利用这一点逃避合同监管部门的监管，给合同管理带来麻烦;有的企业对合同主体缺乏必要的审核，一旦出现问题，势必会给单位造成经济利益的损失及其他不可预见的危害。
3)先干后签或干后补签合同、只有口头协议，不签书面合同的现象依然存在。尽管各种法律法规、政策制度不断强调建设程序，尽管先干后签、干后补签合同，口头协议的问题已经给不少企业带来或多或少的损失，这种现象仍时有发生，主要存在于经常合作的一些企业，长期合作产生了诚信，彼此之间没有戒心，所以潜意识中的信用作用大于合同的作用，对于一些小型工程，往往违反建设程序，逃避招投标等程序，不签合同直接施工，待开工或完工后再后补相关手续，包括合同。
4)合同监控管理不完善、不规范。一些铁路单位虽建立了相应的合同管理机构或相应的法律顾问制度，但由于合同管理部门与其他部门之间协调或监控的程度不够，不能深入了解各类合同的履行情况，不能及时发现影响履行的原因，以致不能随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生，而使好的制度不能取得好的结果。另外，合同履行的主要环节、内容与最终结果是合同结算，各单位合同结算的执行部门是财务部门，所以单位的合同管理部门应与财务部门密切配合，把好合同的结算关，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督。
5)合同履行存在的缺陷。有些单位签完合同后，履行了一段时间，却执行不下去了，导致违约，被迫支付违约金进行赔偿或对簿公堂。主要是在合同订立时缺乏预见性，缺少对合同文本的分析，对合同条款理解得不够透彻，存在主体不当、文字不严谨、双方的责权利不够明确，不确定因素考虑得不周全，在合同实施过程中常因缺少某些重要的条款、缺陷和漏洞多、双方对条款的理解有差异、合同风险预估不足等问题发生争执，导致合同执行不下去而违约。
6)支付款额与合同额不一致。有些合同签约人不按合同法执行或根本不懂《合同法》，签约随意性大，合同额与支付金额不一致，未做到一笔款项对应一份合同。
7)合同执行完毕后不能做到及时归档。有的项目负责人习惯于自己保管合同，合同执行完毕后仍不归档。
8)合同管理部门内部管理混乱。有些单位虽然设置了合同管理部门，但合同管理人员素质不是很高，专业性差，合同管理工作混乱。合同管理人员对合同不分门别类的归档，收存随意，合同外借时不履行合同借阅手续，合同借出后，不及时催要，导致合同丢失。还有，合同管理新旧人员工作交接不到位，许多合同不知道存放位置。
9)签订虚假合同。有些合同签约人员为了一己私利，不惜损害单位利益，与对方签订虚假合同，以达到从中谋取钱财为目的。这就要求合同管理部门与财务部门紧密配合，加大审核合同的力度，防止虚假合同的出现。
2对策及建议
2.1增强合同观念和合同意识合同是企业对外进行经济活动的桥梁和纽带，在市场经济条件下，铁路企业经营活动离不开合同。与签订合同有关的部门人员要懂得《合同法》和各种规章制度，知道如何签订合同，明白履行合同应当注意的问题，避免遭到合同诈骗，杜绝无效与虚假合同的签订，全力维护本企业的合法权益。与合同有关的管理部门的人员也要学习《合同法》，树立合同观念和严格履行合同的法律意识。
2.2提高合同管理意识必须从思想上真正意识到合同管理的重要性，将企业的各项工作真正纳入合同管理范畴，切实按合同要求办事。
2.3建立专职的合同管理机构建立健全专职的合同管理机构，使合同管理覆盖到企业的每个层次，延伸到各个角落。设置专职法律顾问、合同管理人员，并具体明确合同管理人员的地位、职能，合同管理部门与其他执行部门的职责范围，规定合同管理的工作流程、制定合同归口管理制度、合同授权委托制度、合同审查制度、合同会签和审批制度、合同专用章管理制度、合同管理人员工作交接管理条例等规章制度，最终形成从合同谈判、起草、审核、履行到监督检查的全过程管理，保证合同有效实施。
2.4提高合同管理人员的业务水平合同管理人员必须具备很强的责任心，能够熟练掌握和运用相关法律和法规;精通合同业务，胜任合同拟稿、修改、谈判和解释;熟悉合同履行和工程索赔管理;熟悉工程造价和财务知识;为与国际接轨，还应该能够阅读和翻译英文合同文本。
2.5重视合同文本分析合同文本分析主要包括两个方面:一是合法性分析，包括当事人是否具备相应资格;工程项目是否合法，合同内容是否符合《合同法》和其他各种法律的要求。二是完备性分析，包括构成合同文件的种种文件是否齐全;合同条款是否完备，对各种问题的规定有没有遗漏;合同用词是否准确，有无模棱两可或含义不清楚;对工程中可能出现的不利情况是否有足够的预见性。
2.6强化示范文本管理合同示范文本是有关国家行政执法机关会同相关业务部门或各大部委根据多年工作经验，针对当事人在签订合同中经常遇到的问题，按照法律要求，结合实际情况，吸收各行各业合同文书的特点制订而成，主要条款齐全，没有显失公平或违反法律、行政法规的条款，为合同当事人提供了保护自己合法权益的有利条件。
2.7签订书面合同口头协议不具备任何法律效力，任何铁路单位在进行与经济活动相关的行为时都应该签订书面合同与协议。
2.8加强合同管理部门与财务部门的沟通铁路单位的合同管理部门与财务部门在合同管理过程中应发挥重要作用。只有这两个部门经常地沟通、联系，工作上加强配合，才会对合同执行全过程的监控。只有合同经费使用日趋合理，合同管理工作才会步入正轨。
2.9搭建合同管理信息化平台有些单位已将合同管理系统软件广泛应用于合同管理工作之中，对合同进行了详细的分类，设置了清晰的合同审批流程，明确了合同审批过程的责任，落实了法律部门对合同的主管权限，使法律程序成为合同签订的必经程序和结束程序，守住了开始和结束这两个最为重要的责任关口，杜绝了许多可能产生的法律风险。另外，对归档的合同进行扫描，保存电子文档。借用合同时，不用将合同原件带走，只需将电子文件拷走，既避免了合同外借过程中的丢失与损毁，增加了纸质合同原件的保存时间，缩减了合同管理人员查找合同的时间。当项目负责人进行工程项目投标时，不用重新扫描合同，既节省投标人员的工作量，又缩短了工作时间，提高了工作效率。
