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合同档案管理范文1
对合同档案管理工作的重视不够：目前很多医院的高层领导不够重视合同档案管理工作，认为合同档案管理不会产生直接经济效益，故而忽视在其管理方面的投入，致使医院合同档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。在实际工作过程中，档案资料不齐全、不准确等会带来严重后果，大大降低医院的服务质量和服务水平，从而影响医院未来的长远发展。现代化的合同档案管理制度不够完善：由于与合同档案管理相关的各种制度得不到完善，使得医院合同档案管理工作开展无法可依、无章可循，是当前医院合同档案管理工作中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说，合同档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高，医院各部门必须要积极配合合同档案管理机构的工作，相互协作，才能提高合同档案管理工作的效率和质量。但是，大部分医院缺乏这方面的管理制度，致使各部门不能有效地配合工作，使医院合同档案管理的质量和效率不断下降。另外，部分医院甚至未设立专门负责合同档案管理工作的部门，一般都由其他相关部门代替，致使合同档案管理工作比较滞后，很多档案资料无法完整地保存，从而制约了医院的进一步发展。合同档案管理的信息化程度不够高：随着信息技术的全面发展，社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说，必须要跟上时代步伐，充分利用现代科学技术，提高自身服务质量和医院的医疗水平，才能更好地迎接各种挑战。在实践过程中，医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式，同时还要利用信息技术改进合同档案管理工作的方式，以真正提高合同档案的管理水平。但是，大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面，没有在合同档案管理工作上灵活运用，使得合同档案管理信息化建设滞后，信息化程度不够高，无法有效地促进医院不断发展。另外，部分医院虽然重视将信息技术应用于合同档案管理工作中，但是因为缺乏既精通合同档案管理工作，又熟悉信息技术的复合型人才，使得医院合同档案管理信息化发展非常缓慢。合同档案管理队伍的整体素质不高：目前，大多数医院都存在合同档案管理队伍素质不高的问题，导致合同档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升，给医院合同档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时，医院将一些工作能力不强或年老的员工放在档案管理工作的岗位上，致使合同档案管理队伍的素质不高。随着医院合同档案管理信息化建设脚步的不断加快，很多医院都开始对合同档案资料进行信息化管理，但是原有的合同档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力，无法适应新时代合同档案管理工作的需求，造成医院合同档案管理队伍整体素质水平无法快速提升。信息不完整，合同档案利用率低：在漫长的发展过程中，医院合同档案管理遗留了很多档案信息方面的问题，合同档案管理工作人员没有进行整理和收集，造成合同档案相关信息的缺失，使医院档案信息的有效管理存在很多困难。在实践过程中，合同档案信息的整理、收集和归纳没有得到真正落实，使医院合同档案信息出现不完整问题，给医院各部门工作带来严重影响，致使合同档案利用率非常低，失去存在的真正价值。
二、医院合同档案管理工作创新的策略
创新管理意识，提高服务质量：在制定合同档案管理工作考核标准的同时，提高合同档案管理工作人员的服务意识和专业水平，从而提高服务质量。在实践过程中，将合同档案管理工作与医院核心竞争力相结合，可以促进企业市场竞争力的不断提高，从而提升医院的经济效益和社会效益。在日常工作中，还要加强对合同档案管理工作人员的监督，严格按照国家规范标准执行，确保医院档案信息的准确性、可靠性和完整性。创新管理机制，提升管理水平：在创新管理机制方面，医院必须积极学习各行业在合同档案管理方面的先进经验和国内外的先进管理技术，以根据医院的实际情况、工作性质和特点，制定出符合本医院需求的合同档案管理制度，从而保障合同证档案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同档案管理制度时，还必须将该项工作与医院的经营制度、经营模式、经济水平、企业文化等有机结合起来，确保该制度能够有效地协调各部门之间的合作，共同推进合同档案管理工作的创新。创新管理队伍，提高整体素质：医院合同档案管理工作的创新，必须要加强对合同档案管理人员的培养，提高合同档案管理队伍的整体素质。首先，必须要强化合同档案管理人员对这项工作的认识，端正自己的工作态度，在思想上重视这项工作；其次，必须要加强对合同档案管理人员的基础知识、信息技术能力等方面的培养，提高合同档案管理人员的综合能力。只有这样才能真正满足社会发展需求，推动医院合同档案管理不断创新，促进医院长远发展。创新管理模式，提高信息化程度：信息技术在医院合同档案管理工作中的应用，对于提高合同档案管理的效率和质量有着不可估量的作用。在实践过程中，不断创新医院合同档案管理模式，注重信息技术的合理应用，可以将以前纸质档案的管理方式逐渐转化为电子档案管理方式，不论是档案收集、档案编辑，还是档案存储、档案调用等工作的程序都得到了极大的简化，大大提高了合同档案管理工作人员的积极性。与此同时，信息技术的应用，大大降低了合同档案管理工作人员的工作量，使合同档案资料变得更加准确和完整，有效避免了手工管理方式出现的各种错误，大大提高了医院合同档案的利用价值和有效利用率。
作者:金银善 单位:延边大学附属医院
合同档案管理范文2
关键词：医院 合同档案管理工作 问题 创新思路
很多医院仍旧是采用传统的合同档案管理办法，使得管理工作存在很多的问题，让医院的合同档案管理工作落后、效率和质量都不高，档案的管理是医院工作的基础，因此面对这种情况，必须对其的管理办法进行创新，不断的提高管理工作的水平。
1、合同档案的含义
其是指从合同的签订到终止，在这个时间段内形成的体现了签订合同各方意志的，具有法律效力的文件以及和其相关的具有保存的价值的其它文件材料。
2、医院合同档案管理工作存在的问题
2.1合同档案保管机制不完善，缺乏合理的规章制度
医院中每个科室都有自己的工作职责，需要遵守相应的规章制度，但是在合同档案管理上虽然有相关的管理体系，但是却仍然有一些问题，具体表现在缺乏完善的管理制度、管理人员的职责范围也不完善，缺乏明确的规划和划分标准，这些都让医院的管理机构设置不统一，管理上也没有统一，没有发挥出其应有的功能，对信息资源的整理和分类的工作无法有效的展开，这让信息搜查变得难度很大[1]。整理、分类的工作都无法做好，信息资源就更加无法实现共享，这些都为科学化的合同档案管理工作带来了难度，也无法满足医院发展对于档案管理的需求。
2.2缺少专业的管理人员，对医院合同档案管理的重要性认知不足
信息化技术在其他领域中的广泛应用，在医院的合同档案管理中也不例外，可以有效的提高管理工作的效率和质量，但是还有一些人对于合同档案管理的信息化建设缺乏正确的认识，重视程度也不够，他们的思想过于陈旧，还在使用传统的卷宗档案的管理方法，而且管理人员中缺乏专业的人员，档案管理人员通常也都是别的科室来兼职的，他们缺乏专业的管理知识、方法，对于档案的管理也没有足够的意识，让医院的合同档案管理工作变成了一种形式，缺乏实质性，让医院的合同档案管理工作停步不前，与时代的发展脱节，阻碍了医院的发展[2]。
2.3合同档案利用率较低
信息资源在当今的社会中也是一种十分重要的资源，也关系着行业的发展。医院内建立合同档案，就是要为以后的工作提供借鉴和参考的资料，但是还是有很多医院并没有重视到档案的重要性，知识将档案收集整理后就结束了，并没有真正的发挥其价值，档案存在利用率低下的问题，没有对档案信息资源进行合理的开发，比如一些对医疗、教学、科研有重大意义的病历档案却放在那不加以使用，过了档案保管的期限就急于清理和销毁档案资料，让一些很有价值的合同档案信息资料浪费了[3]。合同档案如果没有充分的利用，就会让其失去它应有的价值，让医院的合同档案管理工作止步不前，合同档案信息无法物尽其用，长期如此会让医院的合同档案管理工作得不到进步，影响医院的长远发展。
3、有效提高医院合同档案管理工作创新性的策略
3.1完善合同档案管理制度
创新是需要建立在完善的基础上，因此首先应该做的就是完善医院合同档案管理的管理系统，只有完善好管理系统才能在此基础上进行创新，否则只会根基不稳。虽然我国的医疗技术一直都在发展，对于合同档案管理的工作方法和水平也都在不断增强，但是因为管理方法陈旧，使得在其管理工作中还是存在一些不足，且管理工作比较落后，因此需要先完善管理体系， 让其能够满足实际的档案管理的需求。在完善时，应该要先明确合同档案部门的职责，制定统一的管理标准以及评价标准，对医院内的不同类别的载体实行统一的管理和评价，让档案管理和医疗服务共同发展。另外还需要扩大档案管理的范围，对于医疗市场改革时进行的各项活动的资料等也要进行收集和整理工作，让采购和招标工作能够孙经理的进行，总之要把医疗有关的信息都要记录在档案中，再教给专门的合同档案管理人员进行管理。
3.2加强档案管理信息化建设
合同档案管理是医院各项工作的基础，其重要性不言而喻，体现了医院的经济活动，记录了医院的发展历史，在医院的档案管理中非常重要。对于其的管理效率有效这医院的整体管理工作。以人为本理念的提出，也对医院合同档案的管理工作提出了更高的要求。随着信息技术的发展，对于其的应用越来越多，医院的合同档案管理工作中也必须加入信息技术，让管理工作信息化是必不可少的，在档案信息检索中就必须要加入信息技术，可以提高合同档案资源的开发效率，信息化的管理可以让医院合同档案管理工作得到极大的发展，因此医院要重视信息技术的应用，加大对硬件设备以及医疗管理软件的资金投入，加强信息化[4]。足够的资金也是对其进行创新的基础，另外，还需要规范档案管理工作内容，保障档案管理的信息化建设。
3.3提高合同档案管理人员队伍素质
信息化的合同档案管理也对工作的质量提出了更高的要求，档案的管理人员也不例外，管理人员除了要掌握专业的知识以外，还需要掌握信息化技术，需要具备多方面的知识和技能，满足合同档案管理工作对管理人员的需求。因此医院需要为管理人员提供培训，提高他们的专业知识以及信息技术的能力，加强他们的职业素养和道德水平，让他们能够明确自己的只能，用认真、严谨的态度面对合同档案管理工作，提高管理工作的水平和质量。
3.4探索合同档案管理新领域
创新是发展的动力，因此医院的合同档案管理工作也要进行创新，树立创新的意识和理念，拓展合同档案管理的新领域，要根据医院的实际情况以及时代的变化，对工作的原理、方法进行改革和创新，通过创新和信息技术促进医院的发展。医院个合同档案管理工作也要改变以往传统的管理办法，主动的去改变，不断的优化管理模式，让医院的合同档案管理工作能够顺利的发展。
结束语：
当今社会，信息也是一种很重要的资源，信息的保存其中一种就是建立档案，且合同档案管理工作是医院其他工作的基础，因此医院必须要重视对合同档案的管理工作，充分发挥医院档案的价值，充分利用这一种资源，促进医院的发展，也对整个医疗科研事业具有积极的影响，医院要为管理人员提供培训，加强他们的知识和技能以及职业道德，让他们用认真、严谨的态度去面对合同档案管理工作，完善合同档案管理的机制，不断的创新管理理念、方法等，满足社会对医疗事业的需求，让医疗工作能够顺利进行。
参考文献：
[1]梁初蝉.信息化时代医院档案管理工作的创新分析[J].科技展望.2015（15）
[2]张娟.关于医院档案管理工作的现状及创新探讨[J].办公室业务.2015 （9）
合同档案管理范文3
【摘要】科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益，履行合同和解决纠纷的依据，是科研活动不可或缺的重要组成部分。本文结合实际工作，针对普遍存在的问题，提出了新的管理思路和管理方法，以便科学合理地开展科研项目合同档案管理工作。
关键词 科研项目；合同档案；管理
科研项目合同档案是记载科研项目合同履行全部情况的文字资料，具有突出的依据凭证性、形式与内容的规范性程序较高、时效性强等特点，这些特点决定了科研项目合同档案的特殊性和重要性。科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益，履行合同和解决纠纷的依据，同时为科研生产、经营管理提供依据和参考，是科研活动不可或缺的重要组成部分，所以我们要重视科研项目合同档案管理工作，不断创新工作思路，探索新的管理模式，实现规范化管理。
一 、类别
我所对科研项目合同档案进行了梳理，根据不同的内容和特点，将我所的科研项目合同主要分为以下几类：1. 科研生产合同：主要指型号科研、预先研究、装备生产、维修保障等方面的合同。2. 仪器设备合同：主要指外购仪器设备、非标设备等方面的合同。3. 基本建设合同：主要指工程建设等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他类合同。
二、存在的问题
由于科研项目合同档案种类繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出现以下一些问题。
（一）归档不完整。如合同附件或合同中提到的文件资料，归档不全现象时有发生，给合同档案的管理和利用带来不便。
（二）合同签署信息不完整。个别合同没有合同签署日期，签字盖章信息不完整，影响了合同的准确性和有效性。
（三）存在复印件、圆珠笔书写等现象。归档的合同中，如委托授权书等文件，经常出现复印件现象；签订合同时，随意使用圆珠笔等不耐久字迹材料。
（四）存在归档计划落实性差。出现随时归档或者集中大批量归档等现象。
三、管理的方法和措施
档案部门应及时掌握及归纳科研项目合同档案管理工作中存在的问题，采取有效的方法和措施，有针对性地改善合同管理工作，不断提高合同档案管理水平，满足企事业单位科研生产经营管理各项工作对档案管理的要求。
（一）健全制度，落实管理。科研项目合同档案有别于其他档案，在收集、整理、归档等方面存在很大的差异性，较难和其他项目同时归档 ，故我所档案部门与合同相关的管理部门进行了沟通，在执行档案管理标准的基础上，结合档案管理工作的实际情况，于2012 年起，将我所把合同档案作为专门档案进行管理。建立并修订完善了相关的制度来规范和实施，进一步明确了归档计划、归档范围、归档时间和归档要求，在合同规范化管理方面取得了一定的成效。从而使合同档案及时、完整归档有了制度保证，为进一步提高合同档案管理水平提供了坚实的保障。
（二）实现网络管理体系。根据科研项目合同档案的特点和要求，实行网络管理体系，由档案部门集中统一管理，专门负责收集、整理、管理全所的合同文档，同时档案部门负责监督指导各部门的合同管理工作，以确保档案完整、完全和有效地利用。各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。建立合同档案管理网络体系，明确职责，强化责任，才能事半功倍；同时进一步深化职能，加强档案管理与业务部门之间的业务交流和工作沟通，有序开展科研项目合同档案管理工作。
（三）明确管理程序。我所领导非常重视科研项目合同的制作过程，规定了合同档案必须如实记载合同签订、履行的真实情况。在合同签订前，必须将记载的全部内容，经过各相关部门领导的校对审核，由主管的所领导批准，还需要法律顾问室对法律方面审核同意后，方可签订合同，对合同档案的正确性、系统性、完整性负责，程序严明，要求明确，进一步降低风险，依法维护单位的合法权益，使合同档案充分发挥其突出的依据凭证性作用。
四、采取有效的管理措施
馆藏档案质量的好坏、完备与否，取决于档案的收集整理工作。在利用合同档案时，要充分发挥合同档案的宝贵信息，就必须有计划性地做好收集、整理等工作，同时因地制宜做好科研项目合同的归档管理工作，才能积极主动地为全所人员提供利用，使档案的作用得到充分的发挥。
（一）制定归档计划，主动介入。考虑到有些科研项目合同档案有其独特性，正式签订后需要办理免税等手续。所以，合同签订后不能马上移交归档，故建议采用按年度归档比较可行。
要做好档案合同的管理工作，必须制定完备的计划，每年年初，根据合同档案管理网络体系，档案部门要求各合同管理部门，列出预计当年新签合同清单，写明合同名称，合同数量、金额，合同甲乙方等基本信息，便于档案人员发挥主观能动性，配合业务部门有计划、有目的地开展未签或新签的合同或补充协议等的检查和指导工作，主动介入，保证科研项目合同材料完整、齐全、准确。
（二）归档时严格把关。由于合同档案的种类繁多，所以应该根据实际情况，严把归档质量关，认真做好归档接收工作。合同档案的整理应当由归档责任人负责并在归档前进行，列出合同归档清单，按照所内统一的合同编号进行系统排列。认真检查，为合同的真实性和完整性负责，检查时重申归档的合同必须为原件，合同的书写材料必须符合持久性耐久性的要求，合同附件必须完整、准确，合同中提到的相关培训材料及验收依据等必须归档完整。加强对合同的档案管理，完整保存与合同相关的证据材料，纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益，所以，我们必须重视科研项目合同档案的收集、整理和归档工作，严把归档质量关。
（三）归档、组卷工作。对于合同档案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，开发了一个合同管理平台，增加了一些合同特有的字段和检索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部门按照要求，随时录入新签合同信息，贴上各部门唯一的条形码，便于档案人员及时掌握合同信息，及时开展检查指导工作。待合同信息完整齐全后，一般于下一年年初，通过合同管理平台网上移交，档案部门仔细检查核对合同信息后扫入条码，正式组卷。
对于合同档案的分类、组卷、编号，我所是参照文书档案的管理标准来进行的，首先将“合同档案”设置为一级类目，然后按照“问题—年度”分类方法进行分类、组卷、编号。这里的“问题”，就是合同档案的类别。这个管理方法非常便于合同的统计、查找和利用，充分满足了合同管理部门的工作需求，给档案人员的工作也带来了便利。与此同时，由于合同档案不是一个独立个体，与科研生产经营管理各方面有着千丝万缕的关系，通过建立参见号，关联至各相关的案卷中去，进一步完善整个档案管理体系。
合同档案管理范文4
关键词：电子档案管理；传统档案管理；利与弊；分析；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。
一、电子档案管理同传统档案管理的比较
电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。
（一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。
（二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。
（三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。
（四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优势。电子档案管理具有诸多的优势。首先，应用电子档案管理可以有效提高管理档案的效率。因为在归档的时间以及归档的方式都节省了大量的时间，并且提高了档案的保存以及查询的效率。通过应用现代科学技术，例如应用数据传输技术，减少了文件打印、传输以及张贴的大量时间，采用专门的软件对档案的数据做好归类管理，具有一定的便捷性。其次，采用电子档案管理的方式有效减少了对纸张的利用，所以在环保工作中具有突出的贡献。由于减少了对纸张的使用，不仅能够减少资金的投入，还能够减少对树木的砍伐，有效地保护了森林资源，具有更加重要的意义。同时，采用电子档案管理的方式能够降低对订书钉、印刷和笔墨等材料的应用。
（二）电子档案管理的弊端。采用电子档案管理，虽然应用了科学技术增添了现代的元素，提高了档案管理的效率，给档案管理工作带来一定的便捷。但是，不能忽略掉电子档案管理工作中的一些弊端。首先，目前我国虽然对于电子文件管理工作制订了有关的法律法规进行约束其工作行为，但是以现有的法律规定而言，并没有得到健全和完善，还存在较多的漏洞。所以，当下电子档案管理在法律规定上还有待得到全方位的保障，怎样令电子档案真正受到法律的保障，是目前应该深入的研究的内容。其次，电子档案管理具有的最严重的弊端就是文件载体容易老化以及变质。因为如果在长期使用的情况下其很可能会造成无法读取的状况。一旦发生这种现象，就会引发文件丢失等问题，给档案管理工作带来一定的麻烦。所以，当下有关的电子档案管理部门正在寻求各种方式的保护措施，防止或者避免文件载体发生老化或变质，造成无法读取的现象。例如应用安全备份或云技术等方式，获得了良好的保护效果。再次，电子档案数据在进行传输的过程中或在实施共享的时候，对于数据的安全保护问题也是一项要考虑的问题。当下信息技术正在高速发展，给数据信息的传送带来便利的同时，也产生了黑客以及各种病毒等不利的因素。在传输数据过程中很容易对其安全性产生威胁，所以应该引起有关的管理人员的重视，并且加强防范，例如应用加密措施或者防火墙等方式，保证电子档案的安全。最后，应用电子档案管理对于工作人员提出了较高的要求。因为在归档程序中具有较复杂的程序环节，并且工作繁琐，对于技术水平的要求较高，所以需要具备高素质能力的工作人员。
参考文献：
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合同档案管理范文5
中图分类号：D926.3 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.06.380
检察档案是检察工作的重要组成部分，更是珍贵的资源财富。作为国家权利监督机关，检察机关经过数十年的发展与完善，其档案工作也得到了长足的进步，数量与日俱增，范围不断扩大，内容丰富多样，载体形式也与时俱进。随着改革开放的不断深入、法治社会的全面推进，检察档案中蕴含着大量信息资源的开发和利用也日渐得到了重视，如何改进检察机关传统的档案收集、保管和利用方式，如何将其潜在价值最大程度发挥出来值得我们去深入研究。
一、传统检察档案工作方式存在的弊端
最初的检察档案多以个人书写在纸质载体的方式为主，收集整理后用一孔三线的方式装订成卷，放入卷盒后按顺序摆放到密集架或档案柜中。照片档案则多以底片的方式保存。除此之外也少有声音、图像等方式呈现的档案。但随着技术进步以及岁月流逝，这种保管方式出现了很多弊端。
（一）载体保管时间受限
纸质的保管期限大约在70年左右，早期形成的手写档案因个人书法字体的不同，很多档案因字迹潦草而难以辨认，再经过四五十年的利用，有些已经出现字迹模糊不清的现象，纸张也出现了变薄变脆轻轻翻动便容易出现破损的问题。
（二）档案保管空间不足
检察案件数量的增多也使得形成的检察档案数量激增，单一个区级单位，每年便有数以百计的盒装档案等待上架，而保管空间的有限便成为了极大的阻碍。有些单位采用另择房间用以存放档案的方式，但这其中存在另择的房间是否符合档案库房“八防”需求、两个甚至数个档案库房之间查阅卷宗是否便利等各种问题。也有单位采用将早年的卷放置于异地新建库房中，但利用起来多有不便，而且库房的一建再建总不是问题的长久解决之计。有限的保管空间也使得如何利用更先进的方式让更多的档案资源以更小的空间容纳成为迫待解决的问题。
（三）档案检索利用耗时耗力
大量的检察档案存放在库房内，只能通过几个归档时制作的Excel表格中检索有限的几个元数据进行目录检索耗时耗力，一方面容易出现人为提取元数据错误导致检索不出要查阅的档案，另一方面也存在目录与实体更新不及时导致找到的档案并不是需求的档案的现象，这都为检察档案提供利用造成不小的阻力。
（四）实体的利用造成二次损坏
档案只保存一份实体原件，而提供利用的也正是这份原件。一方面，借给利用人使用再收回的卷宗往往会出现褶皱、页面破损、汗渍油渍等二次破坏现象，导致实体档案实际能够保存的期限大幅缩短。另一方面，实际工作中也很难保证借出的档案再收回时与原立档人形成的档案完全一致，若利用人再借出之后增加或删除了相应纸质内容，档案管理人员也很难辨别出，因此档案的原始记录性这个本质特性便很难得到保障。
因此基于以上几点，笔者认为检察档案的管理需要创新思路方法，构建一个可以容纳一定地区检察机关的信息管理系统。
二、构建检察档案信息管理系统的意义
（一）实现检察档案全过程管理，各要素有机统一
构建检察档案信息管理系统是新时期检察档案事业发展的新阶段，是运用信息化手段将传统纸质管理提升为现代信息管理的新的工作理念和工作方式。借助于检察档案信息管理系统，从文件生成之日就纳入了档案管理的范畴，不仅可以提高档案形成人员的归档意识，而且提高档案工作效率，实现档案形成者、档案利用者、数据资源库、档案管理者四者相统一，更好的发挥检察档案应有的价值。
（二）克服传统检察档案管理的弊端
具体说来，其一，延长检察档案保管年限，对于那些大量需要永久保管的检察档案来讲，信息管理系统可以通过载体更新或更换、异地备份等方式实现永久保存；其二，节约档案保管空间，通过纸质档案数字化扫描进库，电子文件电子化存储，几TB的数据便可以用一张硬盘大小的空间来保存，一台主机、几台服务器便可以将一个地区的检察档案信息集中起来；其三，检索高效利用便捷，通过统一元数据的提取和转换，信息管理系统数据资源库可以将每一份检察档案的信息完整全面的捕捉进库，提供目录检索或全文检索，瞬间可将搜索资源提供部分或全文利用，极大方便了档案的利用者和管理者，能够提高人们积极利用检察档案的意识，也能使检查档案更好的服务于检察工作，服务于社会大众。
三、如何构建检察档案信息管理系统
检察档案信息管理系统是一件复杂的系统工程，它是一系列互相关联而又相互影响的要素的集合。
（一）模型基础
系统的建立应以国际上较为通用的OAIS（ISO 14721：2003）模型为基础框架，该模型致力于电子文件的长期保存和利用，具有可理解性、可伸缩性、通用性的特点，它并不提供任何实施框架的具体方法，它没有假设或者局限与一种特定的计算机平台、系统环境、系统开发方法、数据库管理系统、命令语言、定义语言甚至是系统界面、用户界面、技术媒体等等，因此系统建设的实施者需要根据实际情况以其为基础对OAIS中提出的功能模块进行结合或者分解。OAIS符合检察档案长期保管的形式化建模要求，可以作为实际系统设计与开发的起点。
（二）各要素构成
在构建检察档案信息管理系统的过程中应当注重各要素间的互相作用，运用前端控制和全过程管理的思想，从文件的形成、归档、保管以及利用各个过程进行全程管理，环环紧扣，减少档案信息运行过程中的错误产生率。除此之外，系统还需要针对检察档案特有的部门信息内容在局部保密的特性做好安全技术保障措施，保障利用环节符合检察机关档案利用的各项规定。
1.在检察档案形成过程中，注重档案收集的及时、完整，元数据的提取全面、准确。档案收集过程是文件进入档案环节的起点，档案管理者应按照检察机关各门类档案整理收集的要求进行档案的收集，确保档案收集质量。现阶段仍接收的纸质档案做到形式符合要求、内容完整无缺、载体规范无破损，接收后通过数字化扫描的方式保存在数据库中。随着电子文件的不断发展和成熟，可以逐步替代或减少纸质文件的生成及归档。归档电子文件的内容和形式也须符合相应的规范要求，同时附加解释说明文档。移交过程需要档案管理者与档案形成者共同签字或在系统中进行电子签名认证完成移交。
2.检察档案经过加工进行元数据的提取之后，便以档案信息包的形式存在，在档案数据资源库中进行存储。系统应确保信息包在档案系统内部进行数据传送的过程中不会遭到破坏，每一次传送完成时信息包中的内容前后一致并且完整。因为时间的推移、介质的老化等原因会使得档案信息包需要进行介质更换的操作，在这一过程中，需要保证更换前后档案信息包中的内容信息和保存描述信息以及他们之间的关联信息不被更改，原保存介质的属性特征信息不丢失。同时系统也应具有错误检测的功能，如果档案信息包遭到更改破坏，系统一旦检测出错误便会将错误通知到错误日志中，此时系统应采取处理措施，对产生错误的档案信息包进行修复或者删除再处理操作，操作的结果应该进行二次认证，与原始档案信息包校对以确保传送的信息完整准确。数据资源库应做到定期离线备份，产生的备份信息需异地保存一份，新备份的产生需要同旧备份进行比对，比对一致时新备份可以替代旧备份，同时在介质替代时也应用新的介质进行备份保管。
3.在检察档案提供利用的过程中，系统应为利用者提供检索和接收信息的相关功能，主要包括为用户提供系统信息资源的接口，接收用户的请求，核查用户身份以及用户需求资源是否可用，对特别受到保护的信息实施限制存取控制，产生分发信息包，将所需资源聚集并按需加工，对用户的申请给予回复并将资源传送给用户。检察档案提供利用是其价值得以实现的最直接的方式，因此在这一部分，系统应不断完善用户体验，让不了解检察档案、不太会利用系统进行检索的人也可以短时间内上手操作。但另一方面，利用的过程也是对保密性挑战最大的方面，因利用者的不同身份、利用方式多样等各种不定性，因而在提供利用时应注重进行身份认证和权限分层控制，不同的利用者具有不同的操作权限，包括检索结果的完整性、是否允许复制等。
合同档案管理范文6
关键词：交通企业 ；档案管理； 创新
规范化、科学化、现代化的企业档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，企业档案管理只有不断创新，才能使得档案工作的开展与企业发展同步，并为企业的生产经营管理等各项工作提供优质服务，发挥它的重要作用，实现它的价值。
一、交通企业档案管理概况
交通企业特点。交通行业是一个特殊的行业，交通作为国民经济的基础设施行业，属于资产密集型、技术密集型和管理复杂型的企业。集团型企业由于其资产庞大、技术先进、管理复杂。在交通企业走向市场的大背景下，采用先进的管理思想和现代计算机技术手段，降低生产成本、提高企业竞争力，是必然的选择
二、企业档案工作基本原则
1.基本概念。企业档案工作是将企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，即应归档的企业文件材料收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。
2.交通企业档案的归档原则。（1）本企业在基本建设、改建、扩建、生活后勤等各项活动中所形成的具有查考、保存、利用价值的文件材料，记录和反映本单位生产经营活动的重要史料和证据，由各部门负责人指定有关人员负责积累、整理后立卷归档。（2）凡涉及生产技术工作的科研成果鉴定、技改及合理化建议项目评奖、基建工程竣工验收等必须由档案人员参加，并根据科技档案管理要求审核档案材料是否齐全完整。（3）文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入生产、管理、经营、科研、基建等项活动的工作计划，列入有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。（4）职工因公外出（包括出境）学习、参观、考察和参加各种专业会议，收集获得的各种文件材料应及时向综合档案管理部门归档；否则资料费不予报销。（5）各部门向外单位购买图纸及技术资料时，必须经综合档案管理部门审核后，由综合档案管理部门统一办理，归档后提供部门使用。
三、档案管理的重要性
1.现时利用档案效益——信息资源、无形资产。从档案的作用的双重性和扩展律来说，它首先是对档案的形成者有用，对档案的形成单位及相关人员有用，是现实作用，它体现的是档案的第一价值。2.社会效益——社会文化资产。从档案作用的双重性和扩展律的另一方面来说，它对全社会有用，是长远作用，它体现的是档案的第二价值。例如，某厂作为国家重点建设工程，它的设计、基建、安装、调试、生产运行及其经营管理过程和经验，都是极其宝贵的财富，它对真实反映我国的社会主义经济建设有着重要的作用，而这些作用是呈现扩大和发展趋势，这时档案的价值就在档案不断被社会各阶层利用、参考时体现出来，其价值是不可估量的。3.历史效益——工作借鉴和鞭策、产生并提高效益的有效依据。它体现在利用档案后，对促进历史研究及维护历史真实面貌、借鉴和鞭策工作、汲取经验教训、取长补短、产生并提高效益发挥重大作用。通过对档案的利用、研究，找出交通生产建设的成功经验，找出交通企业经营管理的经验教训，找出交通生产企业机制改革的思路和模式，这将对我国的交通事业发展起着不可估量的作用。
四、做好交通企业档案管理工作的措施
1.创新管理模式。（1）集中统一管理。实体集中管理模式的主要优点是档案机构精干，档案工作程序单循环，档案管理专业化；档案收集齐全、信息完整，档案实体得到妥善保管，充分发挥档案信息的规模效应：在一定规模内档案管理成本低。（2）分级管理模式。分级保管的模式适用于集团化企业，如交通企业，目前分五大集团，企业集团下属各单位之间主要是横向联系。这些企业信息流量大，对信息的完整性和时效性要求高，与此同时，各单位内部在实际工作中对技术资料或单据凭证等档案原件的利用率也高，这就要求档案分级管理。（3）职能管理模式。职能管理模式就是企业内部档案管理职能是集中的，实行统一领导，而档案实体及其信息都由各业务部门自行管理，各部门遵循本企业的档案管理标准、制度，收集保管本部门生产活动中形成的档案，定期移交到本单位档案库。由于企业规模较小，人员少，档案信息量少，往往不设独立的档案管理机构，而是只配置行使档案管理职能人员，按照国家档案管理的法规、方针、政策实行统一领导，统一规划，统一制度，对各部门的档案业务进行指导、协调和服务。
2.创新管理机构。（1）选好企业档案管理部门负责人。企业档案部门在企业是作为辅助岗位，不像主要业务部门那样引人注目，会直接产生经济效益，这是档案的工作性质所决定的。在大多数企业中，档案管理往往是被忽视的，档案人员的配置往往不尽如人意，毋庸置疑，这是普遍现象，这也是企业档案发展与企业其他工作发展不均衡的原因之一。（2）合理配置企业档案管理人员。其实档案工作是一项专业性很强的工作，人员要求也应该与之相适应，才能将工作做好。如：梯形的年龄结构，保持老、中、青的合理比例关系；合理的知识结构，一方面整体的档案管理知识水平要尽可能高，另一方面个体的知识在熟悉本单位所从事的业务专业上要有区别，能相互借鉴、吸收、补充，提高整体水平。（3）精心组织企业档案管理网络人员。档案管理网络人员相当于是档案部门与各业务部门的桥梁和纽带，是一支强大的档案人员队伍。精心组织企业档案管理网络人员对档案工作的开展至关重要。
3.创新管理机制。（1）建立激励机制。第一，确立企业档案管理目标，使档案人员有奋斗的方向；第二，尊重每一个人的权利；第三，使每人对将来永远充满希望，使他们永远保持希望并用自己的努力工作去实现；第四，建立人才竞争机制，激励优胜劣汰，选拔出懂专业、有能力、有责任心的人委以重任。（2）以人才培养制度化来保证长效激励的思想。通过人才培养制度的建立，给档案人员创造学习和受教育的机会，增加个体竞争力，为企业创造财富。以人才培养制度化作为长效的激励手段。如将档案管理员列入企业的人才培养计划，有机会被发现和培养。（3）增加档案工作者提升的机会。档案人员往往在一个岗位上干了十多年都没有变，从而导致管理绩效得不到提高。增加提升的机会，哪怕在同一岗位，但也有工资薪酬的提升机会，可以激励职工对前途充满希望，激发自身渴望提升而努力工作的动力。
五、结语
企业档案管理工作的创新是一个永恒的主题，我们要通过管理创新研究做好档案管理。交通企业档案管理工作创新工作的研究和实践表明，通过企业档案管理创新工作，不断提高档案工作者的综合素质，提高档案工作的管理水平和服务质量，能为企业的进一步发展提供档案信息资源利用保障，为企业创造经济效益、增强企业的竞争力，为建设和谐企业、和谐社会作贡献。
参考文献：
[1]成永付.新时期企业档案管理体制、模式的建构[D].安徽大学2007.
[2]张宁.基于知识管理的企业档案信息服务研究[D].河北大学2011.
