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档案归档管理办法范文1
为了认真贯彻省政府办公厅关于转发省档案局《四川省档案工作规范化管理办法》（试行）的通知（川办函[2005]103号）及省档案局关于实施《四川省档案工作规范化管理办法》的有关问题的意见（川档发[2005]22号）文件精神，推动全市档案工作的健康发展，现结合我市实际，提出如下贯彻意见：
一、提高认识，加强领导。档案工作规范化管理是继档案工作升级、目标管理后的又一重大举措，是档案工作坚持与时俱进的体现，是档案工作由部门管理向政府明确要求的重大转变，是政府机关贯彻档案法的基本要求，是推动全市档案工作迈上新台阶，更好地为经济和社会发展服务的重要举措。各级档案行政管理部门要充分认识开展档案工作规范化管理的重大意义，深刻理解和把握规范化管理的标准和操作办法，加强统筹规划和业务监督指导，确保工作的有序开展和质量。
二、明确任务，统一要求。省档案局关于档案工作规范化管理的总体要求是：从2005年起，三年内，档案馆全部实现规范化管理，三分之二达到省二级以上；机关、科技事业单位全部实现档案工作规范化管理；五年内，有条件的非国有企业实现档案工作规范化管理。
为了积极稳妥地推进全市档案工作规范化管理，保证工作质量，我市由市档案局统一组织对县（区）机关、企业、科技事业单位档案工作规范化管理省二级以上的考评，县（区）档案局组织省三级的考评。
复查是确保档案工作等级水平的有效手段。我市将从2005年至2007年期间，对按照《四川省机关档案工作等级标准》进行考评的单位进行全面复查，按照《四川省档案工作规范化管理标准》重新确定档案管理等级，并进行重新颁证和换牌，复查工作采取分级负责的办法进行，市档案局对市级单位进行复查，各县（区）档案局对县（区）所属单位进行复查。对已实现档案工作规范化管理的单位要通过定期或不定期复查，确保档案工作不滑坡，市档案局将对各县（区）复查情况进行抽查。
《四川省档案工作规范化管理标准》中档案馆标准适用于本行政区域内的国家综合档案馆、专门档案馆，机关标准适用于各级机关、团体、商业金融流通企业、中小学校、文化事业单位，企业、科技事业单位标准适用于工业企业、大专院校、职教、卫生、科研、设计等单位。
各级档案行政管理部门要按照省政府的要求，紧紧依靠当地政府，充分运用政府行政职能，明确开展档案工作规范化管理的措施，积极加以落实。要加大指导监督力度，三年内按照40%、30%、30%的机关、事业单位的进度，确保各地档案工作规范化管理步伐与省档案局的总体要求相适应。
三、坚持标准，把握内涵。《四川省档案工作规范化管理标准》是开展档案工作规范化管理的有效载体，各级各单位必须不折不扣地贯彻执行。各级档案行政管理部门要对本行政区域内已达标升级单位进行新标准培训，使各单位充分把握标准的内涵，严格按照要求开展工作。
为了保证工作的质量，我市统一规定：1、省三级必须配备计算机及档案管理软件，省二级以上必须有档案专用库房，配备去湿机、扫描仪、照相机、防磁柜等设备。2、所有单位都必须开展档案计算机管理，市级单位统一使用思源档案管理软件，各县（区）可自行决定本行政区域内统一使用的档案管理软件。3、在开展档案工作规范化管理之前三年内，不得有违反档案法事件发生。
档案归档管理办法范文2
1、基层单位档案管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理。基层单位的声像档案是处于无章可循的白由形成、自由处理状态中，大量的声像档案没有在档案室集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、基层单位档案意识不强，声像档案归档不及时。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片与底片需同时归档，近年来新形成的数码冲印照片与光盘也应同步归档，影像资料需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。但我们发现，有些的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位原始录音（影像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、基层单位保管条件差，不利于声像档案保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。当前，设置了声像档案室或配备了声像档案专柜的单位很少，有的单位是将声像档案存放在文书柜内与其他档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁柜等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣。
4、基层单位重大活动档案归档不及时，声像档案流失。众所周知，每次单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免。二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失。三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强基层单位声像档案管理工作的对策及建议
1、加强管理，制定办法，狠抓制度落实。要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作是很必要的。要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定并狠抓落实，确保有关法规和制度落到实处，同时制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
2、加强监督，分类指导，注重业务培训。针对声像档案管理现状，档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理的重要内容，针对不同情况采取不同方式进行分类指导，注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，力争整体水平的提高，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
档案归档管理办法范文3
论文关键词：供电企业 客户档案管理 现状 对策
论文摘要：随着电力市场化的深入，电力企业的竞争日益激烈，为客户提供优质的服务成为电力企业争取市场的重要手段。客户档案管理是供电企业与用电客户间各种业务办理的原始凭证和依据，是为客户提供优质服务的重要渠道。本文对目前供电企业客户档案管理的现状进行了分析，并提出了加强管理的对策建议。
一、供电企业客户档案管理现状
1.客户档案管理制度或办法相对滞后
由于受市场经济的影响，目前仍有较多的基层供电企业没有一套完整的客户档案管理办法。在基层供电企业，档案管理的职责属于局办或总经办，但其管理的范围仅为生产或客户工程项目资料，其制定的管理办法也仅是针对该范围来进行的，对于客户档案管理的职责及标准未进行明确。实际工作中该部分职责往往由营销部门负责，但营销部门在目前更注重于电费回收、优质服务等，对于客户档案资料的管理还处于相对滞后的阶段，没有建立一套完整的客户档案管理办法来对该部分工作进行规范，使必要的监督防范环节失去作用。
2.员工风险意识薄弱
客户档案的风险最主要来自于供电企业内部员工风险意识的欠缺。部分供电企业在自然垄断经营过程中形成了强烈的交易优势心理，这种心理使得部分员工缺乏基本的风险意识，对社会体系缺失的现状认知不足。同时，供电企业对员工法律知识的培训工作缺失，使得供电员工对相应的法律知识欠缺。主要问题包括轻信心理，工作草率，不负责任。
3.无专人负责客户档案资料的审核与保管
由于没有相应的管理办法或制度，客户档案管理工作职责未能要现实工作中体现，现实工作中无专人负责客户档案的审核、归集与管理，使得客户档案信息无序化。客户档案资料处于人人皆可查阅的状态，丢失风险较大。
4.无专用的客户档案保管室及相应的设备
由于该项工作未引起足够的重视，在现实工作中客户档案的保管未得到有效的控制，往往存放于营业厅的资料柜中，无相应的存放标准、装订要求及装订设备，形成客户档案资料装订要求不统一、存放不规范，保管无序。这种情况下，对客户档案资料的可控、在控能力较低。
二、加强基层供电企业客户档案管理措施
1.建立健全客户档案管理制度
制度要建立健全，执行要坚决。按照基层供电企业客户档案管理的现状，必须尽快建立相应的管理办法来约束营销工作人员的行为的同时，明确人员的责任及管理方式等。
对已经收集的文字、图纸、图片等资料，应根据客户档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如所包括客户的基本信息资料、客户配电工程的相关信息及投运时的相关资料、历次用电安全检查所形成的并经客户签字确认的用电检查单等资料。应根据基层供电企业的实际情况和具体要求，制定的客户档案管理办法或制度，办法或制度应主要明确基层供电企业客户档案的范围，归档的基本要求和基本内容，客户档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织客户档案的过程中给相关人员提供标准，增加客户档案资料整理的可操作性。
资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持客户资料建档工作按照档案管理办法或制度的要求，在业务办理过程中及时收集信息资料，并对内部应形成的资料进行整理，归档人员加强审查等工作，齐抓共管，进一步做好客户资料归档工作。
管理要及时，装盒、袋应规范。为确保客户档案齐全、完整、系统，就要把客户档案工作与业扩办理各个环节的工作相联系，同步进行，做到业扩进度到哪个阶段，档案收集就跟踪到哪个阶段。装盒、袋做到格式统一、字迹工整，同时根据客户文件材料的形成规律，对客户文件材料的内容、数量进行系统整理，按客户档案盒或袋，使档案资料做到文件齐全、分类准确，方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将整理好的档案按规定移交客户档案管理室，严格交接手续，认真核查档案盒、袋质量并确保档案的完整。
2.加强领导，建立客户档案管理组织网络
抓好客户档案工作，首先要从思想上重视客户档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管工作，建立起统一的档案管理网络，协调内部各部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；抓住每一个环节的档案收集，以保证归档档案资料的完整、准确。建立客户档案管理组织，是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员的职责，用制度管人，用制度办事。
3.完善客户档案管理目标，跟踪落实到位
缺乏有力的客户档案管理机制是一个比较突出的问题。在客户档案未归档形成时，存有档案资料散落在各工作人员或是个别领导手中的现象，应根据实际情况，把档案管理工作列入年度工作计划和责任目标考核内容，认真制订要求，并不断强化监督指导功能，特别是业务指导部门，既要做好客户档案的业务指导，又要做到定期或不定期抽查，做到点面结合、跟踪督办。形成有法可依、有法必依的局面，推动客户档案工作向规范化、标准化的方向发展。
参考文献
档案归档管理办法范文4
重大活动档案管理的现状
县级重大活动档案的管理，虽然引起社会的广泛关注，经过近几年从上到下的强化，是有所收获，但现实中还存在许多问题，现状不容乐观。
一、重视重大活动的开展，轻视活动完成后资料的收集保管。重大活动的开展，从初步制定方案到活动的圆满开展，有组织机构，分工明确，活动轰轰烈烈，重视活动的开展与运行。但活动结束后，万事大吉，资料无人问津，乱堆乱放，分散保管，忽视了资料的收集、归档。
二、活动主办单位怕麻烦，缺乏主动收集、整理、移交积极性。活动主办单位在开展活动前，积极主动热情。但活动结束后，需要收集、整理。因为此项工作繁琐，且特别是涉及到其他部门资料较多，头绪多，内容杂。有的主办单位将自己手头产生的保存起来，对其他相关部门因重大活动产生的资料不主动收集整理。
三、部门之间缺乏配合力度。每个重大活动，涉及到地方党委、政府、新闻部门、联合单位，甚至涉及到乡镇农村，部门多、资料杂，活动开展期间能积极配合。活动结束后各自为政、资料分散保管，造成重大活动档案的肢体分离，形不成一次重大活动的全貌，反映不了重大活动的整体。
四、经费的紧缺也是造成重大活动档案的收集、整理、移交进馆困难的主要因素。由于每个重大活动涉及部门多，如广播电视部门、新闻报刊部门及其他各相关部门，各单位产生的资料，因主办单位不能全部付费用，因而其他部门拒绝向主办部门移交，档案因而难以集中统一。
加强重大活动档案管理应采取的对策
重大活动档案的收集整理、进馆在山西芮城县已基本纳入正轨，根据这几年工作实践和我们遇到的实际困难，我认为加强县级重大活动档案管理应从以下几方面采取对策：
一、加强领导，制订重大活动档案管理办法。县级人民政府应当加强对重大活动档案管理的领导，重大活动档案涉及部门多，范围广，收集、归档、移交必须采取行政手段，仅靠档案部门督促是不行的。政府应加强对重大活动档案管理工作的监管。制定出本地“重大活动档案管理办法”，建立健全档案行政部门参与重大活动的工作机制，并将重大活动档案管理工作所需经费列入同级财政预算，保证重大活动档案有效开展。近几年来，国家档案局和地方都出台了重大活动档案的管理办法。但对县级来说结合地方特色也应制定自己的管理办法。我们2007年由县委宣传部和县档案局联合下发了《芮城县重大活动档案管理办法》，从制度上规范重大活动档案的收集、整理、归档。把重大活动档案的收集、整理、移交列入部门考评机制，从法律角度引起主办单位的重视。从重大活动的重要性、建档的必要性，重大活动的内容范围，建立重大活动档案程序等都做了明确的规定。使重大活动档案有规可循、有制可约，有处可存、有据可查。
二、明确责任者。主办单位牵头，主办单位是第一责任者，相关部门都是责任者。每次重大活动都有一个主办单位，特别是涉及全县的政治、经济、文化建设，一般是由县委办和政府办主办，有些可能是部门主办，如：教育、计生、文化活动等由政府职能部门主办。所以，主办单位应是重大活动档案的收集、整理、归档、移交的第一责任者，应承担重大活动档案管理重任。但每次活动又涉及广播电台、报社、通讯组、公安、司法等相关单位。所以每次重大活动开展时，主办单位应牵头成立重大活动档案管理领导组，相关单位都是领导组成员单位。由牵头单位负责分工，重大活动资料产生单位档案要按分工及时收集、归档、移交。资料收集、整理好后，由牵头单位统一编号、移交县档案馆。
三、活动经费统一管理、统一支付。前几年芮城县宣传部门组织的重大活动档案由于分散保管，在后来一次搞展览利用原重大活动档案时，通讯组原拍摄的大量照片拒绝提供利用，最后以5000元的费用才取得原始资料、图片。县委宣传部长对此体会最深，对我们提出开展重大活动档案的收集、归档工作非常支持。2006年联合下发了《芮城县重大活动档案管理办法》，为顺利完成重大活动档案的收集、整理、归档、移交奠定了基础。笔者认为，重大活动开展费用应统一由主办单位统一预算、统一管理、统一支付，把重大活动档案的收集、整理、归档工作列入预算，活动结束后，在档案资料及时移交后才可支付经费。否则，重大活动档案特别是电台、新闻、通讯部门的档案资料县财政统一已支付或者主办部门已支付，然而，资料不移交，甚至归产生单位的承办人所有，拒绝移交，严重影响重大活动档案资料的完整性，更对以后工作中二次利用无依据可查。
四、档案部门应加强监管。重大活动档案是档案工作的一个重要组成部分，地方档案部门是主管单位。所以，县级档案行政部门应采取提前介入、及时指导、登记造册、追踪拍摄、督办交接、搞好展览、定期开放等手段，使重大活动档案得到有效的收集、保管、利用。培养一批精通档案业务的人员，及时对重大活动档案进行指导、监督。保证重大活动档案的齐全、完整、管理规范、及时进馆、开发利用，更好地服务地方的政治、经济、文化建设。
1.档案局应成立专门机构。成立重大活动档案管理领导组，纳入工作规划，责成专人负责，及时与主办单位联系，召开专题会议，协助主办单位制定分类方案。
2.县档案局应配备摄像机、数码照相机、录音机、计算机等。在重大活动开展期间，追踪主动拍摄，为重大活动收集录音、录像、照片、保证重大活动档案的齐全完整。
3.及时指导。重大活动开展前，档案局业务人员应指导主办单位注意收集重大活动档案；活动开展期间，对重大活动档案进行登记，随产生随登记，以便收集齐全；活动结束后，业务人员要指导主办单位档案人员进行整理、编目、造册登记、移交进馆。
4.档案馆要设立重大活动档案专柜。档案馆应对主办单位移交来的重大活动档案单列存放。建立统一目录、建立台帐。
档案归档管理办法范文5
一、现状及问题
近几年建瓯林业技术推广中心先后承担了大量的林业科技研究和推广项目。总的来说在项目推广和研究方面取得了很大成绩，项目运行正常、科技项目档案相对正常，科技项目示范作用彰显。但有些还存在项目档案建设滞后的问题。归纳起来主要存在以下问题：
（一）重业务轻档案，档案意识薄弱。
有些林业科技人员对不够重视档案工作，林业科技部门多少都存在着重业务轻档案记录的现象，没有把林业科技档案工作看作是林业项目建设中不可缺少的基础性工作，没有把收集林业科技档案作为自己的重要职责，而看作可有可无，说起来重要，忙起来不要。没有意识到林业科技档案是项目验收的重要组成部分，是项目管理的重要内容，是项目验收、项目监测、效益评价的重要依据，常常是到了要检查验收时临时报佛脚，加班加点东拼西凑闭门造车，使档案的真实性准确性完整性大打折扣。
（二）保障不足。
有的无人分管或只分工不真管，没有领导保障；有的不给足够的设备经费、业务经费，没有经费保障；有的不按规定设机构、给编制、定职能、配人员，没有行政保障等等。林业科技项目档案管理员大多是兼职的、没有专职管理员、单位没有给予培训学习的经费和机会，档案员没有更新知识的机会，直接影响到科技档案的收集、归档从而影响到林业科技项目档案的形成的质量。
（三）档案收管用不到位。
档案的收集模式、管理手段、服务机制还是老一套，没有适应新情况新变化而加以创新，因而还不到位，不能有效地把档案收全、管好、用活，有些科技人员觉得自己做的项目就是自己的不愿意将档案材料交给档案人员，给档案人员收集材料造成难度，从而使档案材料不齐全（四）人员素质不高。主要是现在档案内容大大丰富了，载体形态和管理、利用手段大大改变了，档案工作覆盖的领域和档案工作发挥作用的领域大大延伸了，但档案人员的思想观念、知识结构、技术手段、管理办法都没有相应的改变，人员素质没有得到相应的提高，因而影响档案工作的有效开展和有效服务。
二、探讨与建议
（一）广泛宣传档案法，提高档案意识。
认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》、林业部颁发《林业科技学术档案管理办法(试行)》《福建省中央财政林业科技推广示范资金项目档案管理办法（试行）》等相关的法律法规，加大宣传力度，档案员要不断地给林业科技人员指导林业科技项目档案的收集等工作，经常上些培训班，进行林业科技项目档案业务指导，增强林业科技人员对项目档案的重要性的认识。
（二）完善归档制度。
完善归档制度，做到应归尽归，应收尽收。建立健全文件材料归档制度，及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施。凡是应归档的文件材料，要向本单位档案室移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档，档案员要根据这一条，理直气壮地向任何部门和个人收集应归档的各类文件材料。
（三）责任落实到人、稳定管理队伍。
要加强档案管理工作的领导，配备有一定专业知识的档案管理人员，保持档案管理人员的相对稳定，现在档案内容大大丰富了，载体形态和管理、利用手段大大改变了，要配备些经费给档案管理员加强继续教育，更新知识，适应新时期的要求。明确责任，责任到人，将林业科技项目档案管理工作纳入岗位责任制进行年终考核。
（四）建设与建档同步，确保档案完整。
要将林业科技项目档案的收集工作贯穿于项目的整个实施过程，落实到各个步骤各个环节、同步实施、同步收集，以确保档案材料的准确性、完整性和真实性。
（五）健全档案内容、提高案卷质量。
归档的文件资料，包括审批文件、申报书、委托书、实施方案、协议书、项目合同；调查、分析、测试、观测和各种载体的重要原始记录和数据；论文清单、推广使用证明材料、验收证书、专利证书、奖励、经费收支结算等。项目档案必须是原件和定稿，其载体与记录材料具有耐久性，字迹工整、图样清晰，签署手续完备，不得用铅笔、圆珠笔书写或复写纸复写。组卷遵循科技文件材料的形成规律进行组卷，保持案卷内科技文件材料之间的有机联系，便于保管和利用，排列顺序按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
（六）加强档案利用工作。
档案归档管理办法范文6
农村信用社会计档案是农村信用社历年各项业务和财务活动的完整记录及核算依据，是农村信用社成长发展历史和农村经济部门资金活动的重要资料，在一定时期内起着会计检查和事后查考的重要作用。但是目前农村信用社会计档案管理中存在着立档与保管不规范等一系列问题，严重制约了农村信用社会计管理水平和资源利用，因而建立科学的会计档案管理方法，夯实会计档案管理基础工作显得尤为必要。
一、当前农村信用社会计档案管理中存在的主要问题：
1、重视会计档案的日常归档管理，轻视会计档案的管理制度建设。目前，农村信用社的会计档案管理制度主要执行财政部财会字[1998]32号《会计档案管理办法》和中国人民银行银发[20xx]374号《银行会计档案管理办法》，并没有建立一套适合各单位自身的会计档案管理制度的实施细则，没有统一管理会计档案的标准。许多农村信用社机构现存会计档案都已分类造册，但部分会计账簿、会计凭证之类档案仍无法编制全宗号、目录号、案卷号，只有按年度分的档案流水号，而且没有统一规定的装订要求，外观上很不整齐。同时，实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，目前还没有及时制定相应的管理办法，多数应归档的会计数据文件散落于不同的经办人手中，造成了会计档案归档资料不完整。
2、重视有形会计资料归档，轻视无形会计档案管理。近年来，农村信用社电子化建设日新月异，会计电算化逐步融入农村信用社各个业务领域，并逐渐取代了传统的手工操作。虽然实行会计电算化后，由计算机生成的会计资料仍然按规定定期形成了较为系统、完整的书面资料，并纳入了会计档案管理之中，但是对会计软件及其生成的电子数据并未纳入或未全部纳入会计档案的管理范畴，由此造成此类会计档案的缺项，其后果是在很大程度上影响了会计档案的正常使用及科学利用的效率，从而使会计电算化仅仅停留在代替手工记账、代替手工编制会计报表等简单而单一的功能阶段，未能发挥其更为强大的其他功能。以农村信用社储蓄业务为例，每个网点每年跟储蓄有关的业务凭证、账簿，少则上百本多则几千本，一旦需查询相关数据，其过程和耗费的精力可想而知，而如果将相关电子数据一并归档，当然其中包括其适用的程序、软件，查询起来定然会非常迅速、方便，但就目前现状来看，这方面的工作确实做得不够。同时，由于农村信用社点多面广，尤其是多级法人结构的特殊性，使得农村信用社电子化建设缺乏统一的规划，开发利用的会计软件五花八门，数据间的不兼容性使得各级机构对淘汰或更新了的应用程序和软件疏于管理，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，势必导致旧系统中形成文件在新系统中不能读取，将造成大量数据资源的浪费，给今后的会计核算工作造成一定的损失。
3、重视本单位会计档案管理，轻视下属机构会计档案管理。按《会计档案管理办法》规定：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。但在实际工作中，由于大多数农村信用社机构会计档案是由会计部门兼管，部分会计机构管理人员对会计档案及时、按期归档的重要性认识不足，至使下属机构会计档案不能及时催收、归档到位，即使下级机构上交会计档案，所移交的会计档案也未得到与本单位会计档案的“同等待遇”，往往维持原状“束之高阁”，这显然不利于单位对所有会计档案进行科学有效管理。
4、重视会计数据的交接,忽视会计档案的移交。会计档案的移交本应是会计人员工作调动和网点合并等业务交接的一项重要内容，但在实际工作中却并未引起重视。一方面，部分网点会计人员办理业务交接时，往往只办业务数据的交接，而对会计档案要么未办交接，要么象征性的以会计档案保管登记簿移交清单签字了事；另一方面，部分单位会计人员对网点合并的会计档案移交手续不清、责任不明，造成所移交的会计档案管理混乱，不仅查找起来非常困难，甚至有些单位还有会计档案遗失而无从追责。
5、重视对会计档案的收集、存放管理，忽视对会计档案进行科学的鉴定、及时的销毁工作。会计档案管理既包括全面、完整的收集，科学的整理保管阶段，也包括后期的科学鉴定与及时销毁阶段。不同类型的会计档案有其不同的保管期限，必然需要对已经超过保管期限且无保管必要的会计档案进行定期鉴定与销毁。由于金融行业的特殊性，农村信用社经济活动十分频繁，会计档案形成数量之多是其他门类的档案所不可比拟的，但在实际工作中，农村信用社会计档案的鉴定与销毁工作未得到相关各方的充分重视，从而造成档案保管空间与档案管理人力等资源的浪费。
二、规范农村信用社会计档案管理的几点建议
1、加快制订科学规范的会计档案管理办法并组织实施，确保会计档案管理有 章可依、职责分明。农村信用社财务部门要结合农村信用社的特点和实际情况，按照财政部《会计档案管理办法》和人民银行《银行会计档案管理办法》制定切实可行的会计档案管理制度实施细则，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程，统一会计档案管理要求。会计档案操作规程除了立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应结合实际，制订出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，并将会计电子化系统开发、修改和使用的数据、程序资料通过磁介质收录保管，每年翻录一次，实行双备份异地分别保管，确保会计档案收集的齐全完整。
2、加强会计档案后续管理的检查、考核力度，确保会计档案归档及时、保管完整、销毁有序。首先，对原有会计档案各级财务部门要集中组织人员进行全面清理，通过搜集补救一批、规范整改一批、集中销毁一批，保证现有会计档案完整、规范，使新增会计档案有科学管理的起点。其次，财务部门要抓好会计人员调动和网点撤并时会计档案的移交工作，会计档案交接要编制移交清册，交接双方负责清点核对，会计档案交接不清的会计人员不得离开工作岗位，对清理过程中发现的因原移交人员移交不清的会计档案，必须责令当事人回原单位查明原因，避免责任不清，人浮于事，造成会计档案的遗失。再次，要严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，防止会计档案丢失和泄密，并定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理，对超过保管期限且无保管必要的会计档案及时组织销毁。
3、加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。无论多么好的制度、多么先进的技术设备，都要靠人来执行和操作，档案管理工作的好坏，其工作人员的素质、能力发挥着巨大的作用。会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
4、加大会计档案管理硬件投入，提高会计档案利用效率。存放会计档案的场所应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件，各级财务部门要及时为会计档案保管提供有利条件。同时，财务部门应充分利用现代化科技设备和手段，特别是运用会计电子化建设生成的数据，建立会计档案网络信息，方便职工随时对会计档案目录、数据进行查询，实现资源共享，只有这样，会计档案利用工作才会跃上一个新的台阶。
