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电子化档案管理方案范文1
【关键词】 企业;档案管理;电子化;问题;方法
一、企业档案管理电子化的现状以及存在的问题
1.大多数企业虽然使用计算机进行文件处理和会议通知等日常事务性工作,真正使用计算机管理档案的在整个档案管理部门占的比例很少。
2.即使使用计算机管理档案,也仅限于输入目录,处于文档分离状态,档案管理电子化处于有名无实状态。
3.部分档案管理人员对档案管理电子化缺乏正确认识,认为只要拥有和装备一定数量的计算机、复印机、扫描仪、刻录机等,就是实行了档案管理电子化。
4.一些档案管理人员年龄偏大,缺乏系统的计算机知识,操作技术不熟练,不懂得电子档案管理的要求,使档案管理与软件程序和计算机系统不能很好结合,影响了企业档案电子化管理的进程。
二、出现以上问题的原因
1.宣传力度不够。企业对档案管理电子化的发展趋势没有迫切的认识。不少企业领导和档案管理人员认为,不搞档案电子化管理也照样过得去。企业档案管理仍停留在管好纸质档案上面,不想推进档案电子化管理。
2.缺乏电子化的硬件设备。长期以来,企业的电子设备大都配备在办公、生产、技术部门,档案管理部门基本上是两手空空,无法建立电子档案系统,即使有关部门的电子档案归集到档案部门,也无法储存、保管,难以实现电子化管理。
3.国家对企业档案电子化缺少有效的政策和指导。如企业在实施档案电子化过程中的投入允许进入生产成本政策;国家档案建立合同网络,联网利用;鼓励企业档案电子化利用;开发适合企业档案管理电子化的软件等。
4.要普及提高认识,加强档案管理人员业务知识培训,提升档案管理人员电子化管理水平。
三、企业档案电子化管理的作用
1.有利于企业档案的保存、保管、保护。档案实行电子化后,简单小巧的磁盘或其他记忆材料就可容纳档案库的全部内容,不但占用很小的空间,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立备份、复制,有利于长久存档。
2.有利于企业对档案的利用和技术开发。企业档案实现电子化后,对需查阅档案的管理、技术人员实行分级授权,在网上就可查阅、下载档案资料,这就省去了管理、技术人员到档案库房查阅、摘抄、复制等繁琐的工作,大大便利了管理和技术开发工作。
3.便于各相关部门的技术交流。过去,各相关部门间的数据交流,技术人员要带上大包小包的技术资料,携带难度较大。实现档案电子化后,技术人员只需带上事先下载好的数据资料,用什么资料就从电脑里调取什么资料。
四、如何促进企业档案电子化管理
1.企业领导、档案管理人员要重视电子化管理。
2.配备知识化的档案管理人员。企业要改变过去那种把老弱病残的员工分配到档案管理岗位上的做法,要充实一些既懂档案管理,又具备电子知识、数码知识、网络知识的年轻人员。有了具备现代化、知识化、高素质的员工,才能真正有效地推进档案电子化的开展。
3.配备必要的电子、数码设备硬件。企业要投入资金为档案管理配备计算机、服务器、扫描、照像设备等电子、数码硬件,建立档案电子化的载体和数据库,实施内部局域网络,结合内部的系统资源,为储存、保护、利用、归集、开发企业的档案创造有利的硬件条件。
电子化档案管理方案范文2
1 档案管理电子化的重要性
（一）有利于提高档案管理工作效率
时代的发展，科技的进步，运用计算机进行档案的电子化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、检索速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，节省档案管理人员时间，使档案管理工作的效率得到全面的提升。
（二）能够为管理决策提供可靠的信息
档案是一种资源，地方的发展和单位所开展的业务都被档案真实的记录。制定决策时，除了要结合当前实际，还要借鉴和参考以前的决策，通过对之前决策的分析和对比，制定几个可选方案，优中选优，从而选出最佳的可行性方案，同时也可以有效避免错误决策的重复出现。档案管理信息化建设改变了以往翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低出错率，使查找资料更加方便快捷，为管理决策提供可靠的信息。
（三）有利于为科研工作提供智能化服务
计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，档案电子化在快速分析方面的优势尤为突出，此外，在进行综合研究上，也表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，但可以为今后的工作带来巨大的效益。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务效率也明显提高。
2 档案管理电子化的特点及优点
档案记录了单位日常工作的方方面面，在单位业务发展上有着不容忽视的作用。档案管理不再是以前单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用，在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统档案管理方式的优势。
档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面：一是在收集档案方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备中，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势；二是在选择档案方面。电子化的档案比传统档案更加方便和快捷，可以随时从电子设备上抽调出来，便于查询利用。三是在处理档案方面。如档案需要进行综合处理或者修改数据，电子档案随时随地都可以进行，遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
但电子档案的保管具有难度较大、范围广泛、要求严格以及成本高昂等特点。首先，要确保电子档案安全。安全是电子档案保管的首要任务。其次，要做好全程控制。电子档案的保管是全面、系统的保管，是一种对过程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生产之前就采取控制措施，能有效的预防影响电子文件安全的因素，确保其真实、完整、可读。
3 档案管理电子化的现状及主要问题
（一）对档案管理电子化的重视程度不足
首先是规范化问题。目前，电子化档案管理的方式还不够规范，没有统一的管理制度作为制约，这就导致有的档案管理者在处理电子档案时存在随意性，造成档案的错误、遗失和泄露。其次是缺乏资金支持。档案管理电子化需要一定的资金及时间投入，一些单位没有与时俱进的思想理念，不能够将设备配备齐全，或者设备达不到应有的标准。另外，计算机的软件没有定期更新，导致一些档案数据出现错误，也会给档案管理带来不必要的麻烦，影响档案管理电子化的发展。
（二）缺乏专业的电子化档案管理人才
档案电子化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，电子文件的登记、立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的，这就要求档案管理者不仅要具备档案管理方面的丰富经验及相关素质，还要具备一定的电子技术能力以及管理能力。档案管理者要熟悉电子档案的全程规范管理，还要掌握计算机系统和网络安全防护知识。然而目前，具备全面能力及素质的档案管理人员还相对缺乏。
4 提高电子化档案管理水平的途径
（一）转变思想观念，树立电子化管理意识
新的档案载体呈现出的特点，要求档案管理者转变传统管理理念，在实体档案管理方法的基础上加以创新。首先，制定电子档案收集、整理、保管、利用等相关制度，对电子档案的管理加以约束。其次，加强档案管理电子化的宣传力度，提高档案管理者对电子档案的重视程度，使档案管理者习惯使用电子设备处理庞大的档案数据。提高档案管理者电子档案保管意识，改变传统的档案保管理念，做好备份、维护数据库等工作，时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，使档案管理人员能够跟进档案管理电子化的进程。
（二）强化电子化硬件建设，确保电子化管理的实现
实现档案管理的电子化，不仅仅需要依靠人们观念的革新和档案从业人员掌握应有的现代化管理理念与技术，也需要确保档案管理电子化中所需要的设备和工具。随着计算机技术和网络的发展，极大的提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。为了强化和加快档案管理的电子化发展，需要单位管理者高度重视档案工作，加强对档案管理工作各个方面的投入，改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性，购置一些有助于档案信息化建设的硬件，并及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，保证电子设备的运行能够配合日常档案管理工作的需要，确保档案信息数据应用及时和有效，真正的把档案管理的电子化落到实处。
（三）培养档案管理电子化的创新型人才
档案管理电子化对档案管理者提出了更高的要求，需要档案管理者不仅要具备档案管理的相关知识，还要熟练掌握各种档案软件的操作和应用，因此建立复合型的档案管理队伍，提高档案管理人员的综合素质，也是档案管理电子化的重要环节。从管理单位角度，应有计划地对档案管理人员进行计算机、网络、档案软件等方面信息化技能培训，提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力。档案管理人员应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，以适应档案事业的发展。
（四）增强电子档案信息和数据的安全性
电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说极为重要。首先，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。增强档案管理人员综合分析处理数据、维护档案信息的能力，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，是提高电子档案存储设备的时效性，及时更新维护，注意档案存储设备的安全性，处理档案的电脑不得连网，不得随意插入U盘等，避免病毒的侵害。
5结语
综上，在当今网络技术和社会经济不断发展的时代，档案管理以社会信息化为基础，应用先进的现代信息技术，使档案管理工作与时俱进、开拓创新，实现真正意义上的档案管理电子化，让档案管理工作为全社会提供更好的服务，也让档案管理工作顺利健康的持续发展。
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【关键词】高职院校 毕业生档案 电子化
高职院校毕业生档案管理电子化的必要性
科学技术迅猛发展的今天，计算机技术的高速发展以及广泛普及和应用给高职院校行政管理、教育教学工作带来很多方便。毕业生电子档案便是计算机技术发展的产物，它不仅使得毕业生档案管理发展为电子化方式，方便学生、学校、用人单位的快速查询、保存，同时也实现了远程佐证。传统的高职院校毕业生纸质档案主要包括：高校毕业生登记表、学生成绩单、学生实习鉴定表、体检表、奖惩资料、高中毕业登记表、党（团）材料、高校招生报名表、志愿表等资料。这些都是高职院校毕业生档案里最原始的一手资料，基本属于手工填写，学校仅此一份，一旦遗失或损坏将对学生就业和学校教育教学管理工作带来诸多不便。因此，毕业生档案管理电子化就要从源头做起，档案管理人员应从学生入学就开始着手学生个人资料的收集、鉴定、整理及电子化录入，利用扫描设备等高科技方法实现毕业生档案管理电子化，以保障毕业生档案资料的真实性、完整性、永久性。此外，毕业生电子档案同时具有方便存储、快捷利用的优越性，主要体现在以下两个方面：
1.易于保存，便于查询
传统的纸质毕业生档案大多数会因为年数长久而引起纸张的泛黄、字迹模糊;此外，由于保存空间难以长久保持干燥的环境或者是因为一些虫子的撕咬、人为的管理不当等因素都会使纸质档案受到一定损伤。与纸质档案相比，电子档案则不需要面临以上问题，其只是保存在网络空间内，且可以多次备份，因此更加易于保存，且可以通过搜索或引索功能快速查询所需资料，具有更大的优势。
2.具有更大的服务价值
与传统的纸质毕业生档案相比，毕业生电子档案达到了信息资源共享的最大化。例如，学生学历电子档案，可以很方便地通过网络系统确定该学生的真实学历，有效发挥毕业生档案电子化网络化的重要作用，使用人单位通过本校数据库平台调取该毕业生本人的档案信息，了解学生详细资料。促进了学生就业速度，为社会各界、企事业单位“量才用人”提供真实的全面的学历信息，大大减少了毕业生就业市场不诚信的行为。
高职院校毕业生档案管理电子化存在的问题
1.缺乏统一的标准来限定高职院校毕业生电子档案的管理范围
由于我国的电子档案发展起步较晚，因此到目前为止，高职院校毕业生档案信息化管理工作还没有形成统一的管理标准来限定哪些信息应纳入电子档案管理系统中、不同类型的信息资料各自应保存多久、哪些需要重点保存等，甚至是各个单位都是独自为政，标准不一，既没有弄清哪些该单独保存，哪些应该与社会资源共享，造成毕业生档案资料没能被充分利用发挥其完整性的作用。
2.部分高职院校毕业生电子档案难以确定其真实性、原始性
由于网络环境的复杂化以及黑客、电脑病毒的入侵等使得高职院校毕业生电子档案的真实性、原始性难以确定。由于每个学生的字迹都各有其特点，纸质档案可以通过个人签名、文字、图形等有形方式来确保档案的真实准确性;而与纸质档案相比，毕业生电子档案明显更容易被篡改，且无迹可寻，降低了档案的真实准确性。
3.档案管理人员对毕业生电子档案管理的认识不足
很多院校档案管理人员，没有切实认识到毕业生电子档案管理的重要性及优势，使得他们根本就不重视甚至是忽略毕业生电子档案的归档与整理。
高职院校毕业生档案电子化管理存在问题的解决对策
1.制定科学规范的毕业生电子档案管理制度及统一标准
在毕业生电子档案的管理工作中，为更加有效地面临复杂的网络环境，就必须使其管理工作从一开始就有一套科学规范的管理制度及必须遵循的统一标准。这一规制和标准的确立必须秉承科学严谨的制定程序，详细制定从毕业生电子档案的设置整理、分类归档、保存、修改等方面的具体规则。
2.切实保障电子档案管理的原始性、真实性、准确性
在毕业生信息输入方面，设置密码时，规定采用数字、字母、特殊符号相组合的方式来设置毕业生电子档案个人密码，并时常变动，降低个人密码被盗、黑客入侵等潜在风险;在学院档案部门集体信息录入及确认中，配合使用电子指纹录入、电脑拍照，使得信息与指纹、照片三者相符合，保障毕业生电子档案的真实准确性;在毕业生电子档案管理中，对于个别重要档案资料，同时要进行纸质档案保存，并扫描到电子档案管理系统中，保障电子档案的原始性。
3.加强档案管理人员信息技术培训和对电子档案管理的规范性认识
应加强高职院校毕业生电子档案管理人员信息技术的培训，不断提高现代化技术操作水平，及时更新毕业生电子档案管理内容，促使高职院校毕业生档案电子化管理从根本上从传统档案管理的思维方式向网络化、数字化的毕业生电子档案管理方向转化。
结 语
高职院校毕业生档案电子化管理要想实行科学有效的规范管理，必须从网络的大环境下考虑，采取内外结合的双重保护措施。在毕业生电子档案管理的过程中要综合考虑到技术、环境、人员素质、网络等多方面的因素，并结合本院校的实际情况以及毕业生电子档案管理的自身优缺点，要重视相关电子技术的学习以及新型科技的运用，同时要注重本单位档案管理工作人员个人职业道德素质的培养，保障电子档案的安全性、信息的真实可靠性。
参考文献：
[1]张同宇、李哲：《电子档案管理方案的实施与注意事项》，《企业管理资讯》2009年。
[2]余屹：《浅谈电子档案管理系统的实践应用》，《有线电视技术》2004年。
电子化档案管理方案范文4
电子档案逐渐走向网络化、电子化的发展方向，这也可以说是划时代的变化，这项档案管理系统，对于管理人员来说，也算是一种挑战，能更有效的提高管理人员的管理水平。
（一）电子档案呈现计算机的数字化信息形态电子档案都是以代码如入的形式形成在光盘、磁盘、磁带、U盘、软盘等等存在的。从多张纸质档案关系文件转变成为一个小小的光盘、磁盘等几亿字的数据，可见这般变化可谓惊人。
（二）电子档案管理信息是独立的，纸质的档案载体和内容是不可分离的一个整体但是，伴随着电子档案的出现，使得档案管理的信息已经呈现更大的独立性。并且其内存的位置还不是固定的，可以从一个储存载体转换到另一个载体，并且，其中的内容信息不会发生改变，却可以通过计算机网络进行转换。
二、电子档案管理
（一）现在，很大部分的档案室都会
将电子文件的档案转换成纸质文件进行保存主要是因为电子文件档案的管理制度、管理设备、证据性、管理技术与方法、通讯设备等各个方面还依旧存在问题。当然，在这些问题没有得到更好的解决办法之前，对于这种电子文件和纸质文件双套的归档状况，一定会存有必要性和合理性：第一方面，在档案管理系统中，如果没有技术过硬的员工，优越的科学管理制度的条件下，在档案室管理的工作人员不能轻易的使用电子文件档案来替代纸质文件档案管理保存；第二方面，在使用电子文件方式来做档案管理保存，也是非常有着积极的作用意义，依据这样的方式就可以实现双套归档的局面形成。可说在相当长的一段时间里，电子文件档案和纸质文件档案双套归档的管理局面依旧继续存在。随着社会的不断进步，档案管理技术的成熟以及各个方面的条件一应俱全时，将会有越来越多的电子文件逐渐转换成为电子档案①。在建立起的双套归档管理中，会对管理人员增加较大的工作量，而且，在两种管理档案系统要建立起准确的标识关系。如：在电子档案管理中的每个内容都要详细的标注相互对应的纸质档案管理库的目录、柜号、编号等详细信息；同样，在纸质档案中也要同样详细标注相互对应的电子档案的编号、存放的地址等信息。两者之间必须保证相互对应，内容相互一致②。
（二）可靠性的原则
电子档案管理是必须准确无误的，可靠性可为是电子档案管理的根本。虽然说电子档案管理要比纸质档案管理有着很多的优势，纸质档案管理在修改内容上是有着明显的很急的，而电子档案管理的缺点却在于此，在电子档案管理中要进行修改或者文件签署上都是直接在计算机网络中进行更改和录入的，却不能留下任何痕迹，而数据的可靠性和证据性确是电子档案管理的生命，这也是人们为什么会在电子档案管理的可靠性和证据性有着过多的疑虑。这个问题也是困扰着众多在职电子档案管理的工作人员，所以，在关于电子档案管理也采用了很多种措施，电子档案管理的可靠性是必须遵守的③。在归档电子档案管理的过程中，要严格的规范工作人员严格遵循工作制度，不仅要对收集的资料严格检查把关，确保归档的电子文件的数据要有着真实性、有效性、可靠性，还要注意在管理电子档案中的调阅、复制、鉴定、整理等各个环节都要保证依照正规的流程走，并且，在电子档案归档完成后，还有建立相应的备份文件，防止日后档案中的信息丢失而导致的损失，所以，电子档案的可靠性一定要严守遵循的。
（三）效率原则
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关键词：文书档案 管理 电子化
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1007-0745（2013）05-0196-01
随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。
一、文书档案管理信息的电子化的优点
电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。
1，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。
2，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。
第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。
第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。
二、文书档案管理信息的电子化的缺点
首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻： 现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都对电子档案的安全性构成了威胁。人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。
第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
第四，电子文件兼容问题。电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。
三、加快推进档案信息化技术的基本原则
1、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。
2、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。
3、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。
四、改革措施和解决办法探讨
针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文书档案的传输控制在一个ip地址范围内，防止文件流向外网。比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的ip地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，加强人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，加强思想教育，树立较强的责任意识，从根本上杜绝管理人员私自泄露档案的事情发生，达到档案管理的保密要求。
五、结束语
现代社会是一个信息高速发展的社会，是一个科学技术不断进步的社会，文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载历史发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件，成为历史轨迹的再现者。现在，科学技术正在日新月异的发展着，信息科学已经影响着我们的生活方式，电子档案也成为了当前社会发展中主要的档案管理手段。信息化文书档案管理已经逐步取代老式的纸质档案管理，更是实现档案管理过程中对其精确化划分和系统化整理的有力基础和前提条件。文书档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。因此在其工作中实现电子化成为其发展过程中的必然结果和前提条件，为电子化档案提供了理论基础。加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
参考文献：
[1]南剑茜；文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第03期
电子化档案管理方案范文6
一、企业档案管理存在的主要缺陷
（一）企业对档案管理重要性没有足够的认识。当前很多企业的档案管理工作显得相对陈旧，缺乏科学性，造成这种现象的根本原因在于企业往往将档案管理工作边缘化。一些企业的管理者将管理的重点放在经济效益的获得上，但是却没有意识到档案管理在提升企业经济效益上的推动作用，导致了很多企业档案管理工作浮于表面、流于形式。企业的不重视导致了企业工作人员对档案管理工作也不重视，他们对档案管理工作缺乏热情和责任感，通常档案管理工作没有专人负责。这种企业上下觉得档案管理无用的观念导致了企业发展严重失衡。
（二）企业缺乏完善的档案管理制度。企业缺乏制度化的档案管理模式，主要表现为以下几个方面：首先，档案收集过程不规范。企业没有专门的档案收集制度，部分企业虽然设置了相应的规章制度但也只是流于形式。其次，企业档案收集过程不规范。企业内部一些档案管理人员专业知识浅薄，尤其是一些新入职的工作人员缺乏相应的工作经验，由于档案管理人员素质良莠不一，档案将会在立卷中会出现很大的问题。一次立卷现象的出现不仅仅会影响档案查询，还违反了事毕立卷的工作原则。最后，企业档案管理综合力度不强。当前很多企业档案管理采取的是班组管理模式，这种管理模式在行政管理上的权限有限，在档案管理的重大问题上不可自主决定，需要向上级主管汇报，而上级主管通常并不是档案管理专业人员，他们很难完全顾及档案管理工作，这导致了档案综合管理存在一定的障碍。
（三）企业档案管理信息化建设不足。虽然很多企业在内部管理上已经大力推行了信息化建设，但是档案管理在文件传输和资料输入上仍然信息化程度不高，这导致了档案管理质量一直难以提升。由于企业没有建立完善的档案管理信息系统，难以给予大力的技术支撑和强力的系统保障，这也是档案管理信息化不足的一个重要原因。一些企业虽然建立了档案管理信息系统，但是却和档案管理工作实际状况相去甚远，使得档案管理效率低下，导致档案管理科学化、创新化一直受到阻碍。
二、促进档案管理科技建设和创新的对策
首先，企业要转变档案管理理念。企业的领导者和档案管理工作人员应该意识到档案管理的重要性，将管理的重点扩展到经营管理之外，把档案管理工作纳入到企业管理体系之中并将之作为管理的重点，充分意识到档案管理工作对于企业价值提升的重要作用，企业的管理者应该加大宣传力度，让员工意识到档案管理的重要性，各级领导要以身作则，与时俱进，积极运用现代化的管理手段和相应的科学技术来完善企业内部档案管理工作。档案管理工作效果的提升需要资金的支持，企业应该加大力进行档案管理的基本设施建设，使得管理设备逐步完善，让档案管理体系走向创新化、科学化、信息化和现代化的道路。另外，档案管理人员要不断进行专业素质的提升，和其他工作人员进行交流和沟通，吸收先进的工作经验和方法，在工作中责任感强烈。
其次，企业要建立完善的档案管理制度。高质量的档案管理工作需要健全的档案管理制度作为依托，档案管理欲实现科学化和创新化就必须在管制度的完善上努力。企业应该遵循《中华人民共和国档案法》、《档案管理整理规划》等法律法规，并在此基础上建设档案管理相关的制度，档案管理制度一方面要切合企业实际，另一方面则要达到国家的制度要求，符合国家标准。另外，档案管理制度要考虑企业生产服务的需求，企业各个部门的领导者和档案管理人员要切实沟通，商讨档案管理需求和要点，全面讨论之后起草档案管理方案。企业制度好的档案管理制度应该采取首先试运行，在个别部门进行试点，在运行中发现不足之处可以及时进行针对性修改，使得档案管理走向创新和科学的道路。
