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法律档案管理范文1
关键词:个人信用档案管理 法律关系主体 规制
个人信用档案管理的法律关系实则是以个人信用档案为核心在征信机构、个人信用档案主体、信用档案信息提供者、信用档案使用者之间形成的多重法律关系,这种法律关系的内容体现为法律上的权利和义务,因此法律关系主体的权利与义务是立法的重点①。由于目前我国没有个人征信法起草的计划,最有可能尽快出台的全国性征信法规仍是《征信管理条例》。因此,笔者将结合《征信管理条例》(征求意见稿),具体阐述对个人信用档案管理法律关系主体的规制,并对《征信管理条例》(以下简称《条例》)提出改进意见。
一、对个人信用征信机构的规制②
个人信用征信机构,指经有关部门批准成立的,专门从事采集、存储、加工处理信用信息,提供信用档案和其他信用咨询服务的组织。它是独立于信用交易双方的第三方,具有中介性质。
目前,我国现有的法律体系中,对征信机构的管理,以地方政府规章或部门规章为主,尚没有法律位阶较高的专门法对征信机构的从业资格、经营范围进行监管。征信机构设立无序、混乱。笔者认为应从以下方面对征信机构的义务做出规范。
1.尊重个人信用档案主体权利的义务
征信机构应充分保障公民对自己的个人信用档案信息的知情权、异议权。这在《条例》中也有所规定,“第四十条 信息主体认为其信息存在错误、遗漏的,有权向征信机构提出异议,要求更正。征信机构应当按照国务院征信业监督管理部门的规定受理异议申请,并在收到异议申请之日起20个工作日内完成对异议信息的核查和处理,书面答复异议申请人。个人提出异议申请,征信机构未按照前款规定办理的,该信息主体有权以书面方式要求该征信机构一次性删除其全部信息。”但是《条例》中缺少了对征信机构通知、确认等义务的规定,通过立法要求征信机构记录信息主体不良信用信息时,即负面信用信息将被列入‘黑名单’时,征信机构应通知本人,并核实信息的真实性、完整性与准确性。美国信用档案管理中,对于负面信息入库,一般会有2-3次的友情提醒。
2.对个人信用档案信息规范化管理的义务
在个人信用档案信息收集时,首先须有特定的、合法的目的,并且需要依照法律规定的途径和方式进行,不得以欺骗或其他违反法律规定的手段取得他人信息。《条例》中第十五条也体现了“合法收集的原则”,但是却没有对“限制收集”做出明确的规定,应尽快完善。限制收集是指,将需收集的个人信息限制在最小的范围内,尽可能不收集或者收集最少的个人信息,即可收集可不收集的信息,采取不收集的原则。
在个人信用档案使用时应采用限制原则。征信机构利用个人信用档案,应通知个人信用档案主体,并征得个人信用档案主体的同意,法律规定的除外。征信机构还应对信用档案申请使用者的身份、使用目的进行严格的把关,以保证信用档案的使用在法律规定的范围内。这在《条例》中也有所体现。
《条例》第十七条规定,征信机构对所收集的信息应当客观、及时进行整理、保存和加工,不得歪曲、篡改,并应当采取必要、合理的措施以确保信息的及时更新。这正是征信机构保障个人信用档案信息准确性、真实性的义务。信用信息真实、准确是个人信用档案发挥作用的生命线。因此征信机构在收集信用信息时,就应按照法定的程序征集、审查,制定相关的内部操作机制与校对机制,保证信用信息处理前后一致。
《条例》第二十三条规定,征信机构应当建立健全征信信息保密管理制度,建立信息查询内部分级管理制度,在信息收集、整理、保存、加工和使用过程中确保信用信息不被泄露。征信机构的工作人员应严格遵守保密制度,不得擅自查询或越权查询该机构拥有的信息,不得泄露在业务工作中获悉的信息。这对征信机构的安全保护义务起到很好的法律规范作用。
3.保持独立、公正的义务
信用信息对个人关系重大,信用信息的公正性就显得尤其重要。如果征信机构受某种利益的左右,信用档案信息失去了公正、客观性,不仅不能服务于社会,提高经济运行效率;相反还会贻害于人,成为扰乱市场的一个根源。因此,征信机构作为独立于市场交易的第三方,应客观、公正地收集信用信息,提供信用信息服务。不应受到除法律以外的政府、企业或个人的干涉。《条例》中对于这点并没有提出,笔者认为在总则或征信机构的一般规则中应有所体现。
二、对个人信用档案主体的保护
个人信用档案主体,就是指其信用信息被征信机构收集、处理和利用的人,即被征信人。对于个人信用档案主体的称呼,美国使用的是“消费者”,而欧盟使用的则是“数据主体”。一般而言,个人信用档案主体应当为个人(即自然人),而不包括法人或其他组织。
整个信用档案管理流程是围绕个人信用信息展开的,个人信用档案的建立又是以个人信用信息在一定范围内公开为前提的,因此不可避免地会涉及到个人信用档案主体的隐私问题,这也是个人信用档案立法的焦点。《条例》对个人信用档案主体的保护,从“总则”中的基本原则到“分则”中的具体规则都有体现。但是笔者认为《条例》对于个人信用档案主体的保护是不全面的,随着个人权利空间的逐步拓展和权利种类的渐趋细化,与个人信用档案有关的个人权利不仅包括隐私权,还有可能涉及个人的信用权、自由权、姓名权、名誉权等多种人格权。因此应充分明确个人信用档案主体的信息权。
为了有效规避公民信息在经济社会中可能受到的侵犯,我国个人信用档案立法应强调个人信用档案主体享有以下信息权利③:
个人信用信息同意权,是指个人信用档案主体决定其信息是否被该征信机构征收,基于何种目的、以何种方式在什么范围被处理、利用的权利。《条例》也规定除了行政机关、司法机关以及法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织已经依法公开的信息和其他已经公开的信息外,征信机构收集、保存、加工个人信息应当直接取得信息主体的同意。
个人信用信息知情权,是指个人信用档案主体有权知道其信用信息处理情况。个人信息知情权是实现个人信息权其他方面的基础,因为只有个人信用档案主体才会对自身的信息存在高度的敏感性,最容易发现个人信用信息中的错误,能积极主动更改错误信息和已过时信息,从而保证收集和使用信用信息的准确性和完整性。《条例》第三十九条中的“信息主体有权按照国务院征信业监督管理部门的规定向征信机构查询自己的信用档案。信用档案应包括信用信息、信用信息来源和信用信息查询记录”正体现了这一点。
个人信用信息更正权,是指个人信用档案主体发现其信用信息不正确、不完整、未更新,可要求有关征信机构更正、补充的权利。个人信用信息更正权的赋予,既是个人信用信息知情权演绎和发展的必然逻辑,也是实现对个人隐私权保护的有效制度安排。
个人信用信息删除权,是指个人信用档案主体要求征信机构删除其信息的权利。在个人信用档案管理中,对确认为错误的信息,征信机构非法储存、超范围储存、逾期储存个人信用信息的,个人信用档案主体均有权要求予以删除。
应该说《条例》中以上规定对公民的信息更正、删除、保密权的保护是比较完善的,但是对异议处理完毕以后除了书面答复个人信用档案主体外,还应免费提供一份信用档案,以保证个人信用档案主体了解自己的异议处理的最终情况。
个人信用信息救济权,当个人信用档案主体的权利受到侵害时,应获得事后的民事、行政、司法上的补救。《条例》第四十一条规定,信息主体认为征信机构、信用信息提供者和信用信息使用者侵害其合法权益的,可以向国务院征信业监督管理部门投诉。救济制度可以启动个人信用档案主体对征信机构、信用信息提供者、信用档案使用者的监督程序,使我国对个人信用档案主体的保护制度更加完善。
个人信用信息封锁权,是指个人信用档案主体对其信用信息的准确性向征信机构提出异议,在异议未解决期间,个人信用档案主体有权要求征信机构以一定方式暂停信息继续处理和利用。另外,当双方对信用资料的正确性发生争议,征信机构又无充足理由证明的情况下,也必须对该信用信息进行封锁,不能予以提供。这是《条例》中所欠缺的,笔者认为有必要增加。个人信用档案信息的封锁权可以保障异议处理期间,公民的合法权益。
三、对信用档案信息提供者的规制
个人信用档案信息提供者,是指为征信机构提供其掌握的关于公民的信用信息的社会组织或个人,如银行、保险公司,公共服务部门(如水、电、气)等。
信用信息的正确性、及时性、完整性很大程度上依赖信用信息提供者的行为规范,但我国对于信用信息提供者约束的法律条款少之又少。对于征信法律关系中重要的当事人之一,如何对其行为进行规范,明确其法律责任,是一个值得深入探讨的课题。
笔者认为,信用档案信息提供者的义务应包括类似于征信机构义务的方面,因为他们都涉及到信用档案信息的传输环节。要保证信用信息的准确性、完整性和及时性,对信用信息保密,应当告知信息主体该信息特定的提供对象和提供该信息可能产生的不利后果,并取得信息主体的书面同意等。
四、对个人信用档案使用者的规制
个人信用档案使用者,是指利用征信机构为其提供的个人信用档案进行授信、雇佣等活动的个人或机构。当前社会中,信用档案使用者往往也正是个人信用档案信息的提供者,如诸多的商业银行、保险公司。
笔者认为,个人信用档案信息使用者的义务主要应该有④:
一是使用目的限制。个人信用档案信息的使用者,只有在法律允许的范围内或取得个人信用档案主体的授权后才可使用。
二是信用档案信息来源披露义务。信用档案信息使用者根据信用档案信息,做出不提供服务或拒绝交易的决定后,有义务以口头或书面的形式,告知个人信用档案主体关于做出决定的依据或原因,并且提供出具信用档案征信机构的联系方式,还应清楚、全面地告知个人信用档案主体提出异议的权利和途径,这样一方面有利于信息主体及时向征信机构查证征信机构所收集的自身信息的准确性、全面性和及时性,另一方面还可以及时发现和制止某些不法行为,如身份盗窃行为。
《条例》对信用信息使用人也进行了使用限制,并规定了侵害的法律责任。但是对使用范围定位的缺失,不能不说是一种缺憾。笔者认为,应出台相关的法律法规对信用信息披露进行约束,可将个人信用档案信息的披露限制在以下方面:
一是金融机构、保险机构等向公民提供相关业务服务时,调查其信用状况,以判断其支付能力与偿还能力;二是有关政府机构做出行政许可时的调查;三是潜在雇主需要了解个人诚信情况,以便做出是否雇佣的决定;四是个人信用档案主体申请查询本人的信用记录或授权他人使用;五是法律、法规规定可以披露的。
注释:
①吴国干.个人信用征信基本法律关系探略[J]. 湖北社会科学,2008(8):131-134.
②谢静翀.关于征信机构的几个法律问题[J]. 社科纵横,2006(7):90-91.
法律档案管理范文2
【关键词】办公室;档案管理;效率;方法
一、办公室档案管理原则及要求
档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则,才能够准确客观和及时地完成相关工作,更好地发挥档案管理工作职能,为办公室的其他业务及管理打好基础。
(一)准确,客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带,档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息,也就无法为单位领导等提供决策帮助,则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求,则档案管理必须具备全局观念,具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略,不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录,确保信息真实有效,才能够合理地协调下级部门及人员工作,进而促进办公室管理的更好实现。
(二)严谨,一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率,档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达,并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中,档案管理工作必须严谨认真,遵循严谨性原则,一丝不苟地完成相关工作,才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则,就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理,档案管理工作同样如此。合格的档案管理,必须关注细节,并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调,以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕,对工作中的细节进行充分地记录与分析,见微知著,并在动态环境中寻找规律,才能够不断提升档案管理的胜任力。此外,办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则,对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管,对文件进行保密管理,不对任何人泄露文件信息,并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作,不可以越权行事,也不可以利用职务便利谋求不正当利益。
(三)利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下,档案管理工作必须做到高效率,才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见,高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则,档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧,灵活运用现代化信息技术及其他管理工具,进而提升档案管理工作的效率,更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识,对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求,并正确恰当地运用相关技术,更高效的完成档案管理岗位工作。
(四)合作,正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存,而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中,办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作,确保档案管理能够了解内外部信息,并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求,档案管理人员必须保持合作意识,并加强人际交往与沟通能力,以客观的立场和态度,对档案管理相关工作进行处理。
二、 办公室档案管理存在的共性问题
(一)归档不及时。办公室档案归档不及时,与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后,办公室(档案室)才会收录全部的医疗服务信息,而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况,后续也很难补齐,则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料,这不仅影响档案管理的效率,还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。
(二)档案管理不规范。办公室档案管理质量不高,包括资料不全、资料内容混乱。甚至,非常多的办公室档案管理中,档案管理人员由办公室人员兼任,他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存,而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如,在某办公室的档案管理中,档案室并不上锁,单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪,并且经常出现编号错乱、丢失等情况,严重影响档案管理效果。
(三)权责不明。办公室档案管理中,权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档,其后的归还等也并不及时,这就影响了办公室档案完整性,同时也可能造成文档信息外泄,这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况,然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员,患者等可以拍摄或者影印档案,这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确,责任的追究与处罚就会出现新的问题。
三、改善办公室档案管理效率的方法建议
(一)改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位,分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作,提升档案管理的及时性。同时,还需要对档案管理制度进行完善,对于借调档案资料等具体情况,进行授权约束,避免档案管理中的机密信息外流等。
督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系,明确主管领导、档案人员的职责范围,保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中,让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作,保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。
(二)不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训,提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时,为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力,更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求,针对自身素质存在的不足进行及时的改进,确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时,档案管理者需要因时而动,灵活应变,在动态环境下,更好地尊重职业道德,运用工作技巧,恰当地处理相关工作,发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养,还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。
(三)增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题,本文认为符合办公室立体化、动态化的特点,办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中,可以在原始档案基础上,进一步建立数字档案编号制度,将档案关键信息或者关键词录入其中,方便后续管理。在档案归档中,如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等,则需要及时核查,在档案库中对信息进行补充登记,确保信息完整。
【参考文献】
[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发,2015(12).
法律档案管理范文3
(一)民生档案管理工作相关法律法规。随着国家对民生问题的关注,今年推出的《关于加强民生档案工作的意见》(以下简称《意见》)确定了民生档案的工作范畴,明确要求我国档案资源体系建设和利用体系实现面向普通百姓的根本性转变。但并未涉及民生档案服务工作的具体实施层面,法律条款的相应界定也未被明确提出,导致档案服务面临着一系列法律问题,致使民生档案工作的开展也存在这样或那样的问题。
(二)各民生档案管理部门的工作。从各民生部门的档案管理具体工作来看,主要是做一些文书档案的整理工作,并且各部门之间没有具体的管理民生档案配套管理制度,而实际民生档案的单位比较多,工作内容丰富,造成了部分民生档案分散保存,由于没有具体的管理制度,部分部门不能及时整理出档案,不利于档案的集中管理工作。
(三)民生档案管理工作人员。从各个单位的民生管理人员来看,由于管理制度的缺少及民生档案部门的复杂性,大部分工作人员不具备专业知识,档案人员的成分复杂,业务水平参差不齐。档案管理人员并没有足够的民生档案意识,不能做好及时的工作管理与监督。
二、民生档案管理工作的问题
(一)民生档案相关法律制度不健全。从我国民生档案相关法律法规现状来看,我国的档案法律意识淡薄,管理人员没有认识到民生档案管理工作的重要性,并且全民没有形成一种良好的公民和社会群体自觉守法、共同维护档案管理秩序的意识。严重缺少民生档案相关法律法规制度,在现有的法律法规中,缺少对民生档案管理工作的具体工作的规定,没有比较完备的专门的民生档案管理法规和制度,并且社会民生工作越来越复杂,相关法规不能有效地实现与实际情况相同步,造成我国现有法规比较落后。
(二)民生档案工作管理分散。由于民生档案涉及的内容很广泛,民生档案管理部门也很复杂,加之缺少统一的管理规定与工作制度,民生档案工作形成了各自管理、多种工作制度的情形,有的部门甚至脱离组织的管理,根据实际工作自行制定管理办法,处于无人管理的状态。
(三)民生档案信息整合资源不合格。主要原因一是工作人员素质不高,不能按照专业规定顺利完成民生档案信息资源的整合工作。二是大部分部门只重视档案的形式,而忽视档案的具体内容,花费大量人力、物力在建档阶段,而忽略信息资源的质量。三是各个部门缺少严格的民生档案管理工作体系,没有统一的给你工作章程遵循及相关的监督核查制度。
三、民生档案管理工作的创新方案
(一)建立健全民生档案法律制度体系。(1)健全民生档案管理的法规制度体系主要是对民生档案管理部门具体工作的规定,由于民生档案种类较多,内容丰富,档案行政管理部门要根据不同的行业和部门的实际情况,与各行业主管部门共同探讨,增加各个部门的交流,联合制发与实际相符的民生档案管理的规范性文件,并根据实际情况与集中管理相结合修订早期的关于社区档案、企业职工档案的法律规定,从各个角度完善民生档案管理的法规制度体系。从而使得民生档案管理工作有法可依、有法可循。(2)通过各种方式提高全民的档案意识,争取政府对民生档案工作的重视与支持,以此来切实解决民生档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等实际问题,通过政府支持构建完善的档案管理工作监督体系,保障档案管理相关法律法规的实施。通过专门的档案管理工作的的学习及宣传,提高全民的档案意识,做到人民的事情人民自己监督,各部门工作人员要严格遵守民生档案法规制度,共同推进依法管理民生档案工作的进程,有利于法律法规的贯彻与实施。
(二)统一民生档案管理工作章程。为保障民生档案管理工作的秩序,实行统一指导管理。档案行政管理部门要充分做好统一管理工作,与各个部门管理人员及时交流与沟通,集合各个部门民生档案的形成、整理、保管的工作情况,制定统一的合理的民生档案管理规范,贯彻实施标准化、制度化的科学管理。
法律档案管理范文4
关键词:行政执法;档案管理;问题及对策
随着我国政府越发重视档案的管理效率,使得我国档案管理水平得到了显著的加强。但结合实际情况而言,我国行政执法档案管理中存在了很多问题,如:行政档案管理方法不统一、档案管理人员素养低、档案损坏情况严重等问题,这些问题的存在严重阻碍着我国行政执法档案管理水平的提高,因此,如何解决好行政执法档案管理中的问题是我国各地区有关机构需要重点研究的问题。
一、强化行政执法档案工作的必要性
1.有助于各项档案法律法规更好的落实和执行。当前,我国形成了较为健全的档案法律法规体系。但如何使有关档案管理的法律法规得到更好的执行,这就需要借助于有关档案行政部门力量,进而解决行政执法档案管理中出现的问题。
2.有利于加强人们社会档案法制意识。在逐步开展档案普法与行政执法过程中,档案法制建设得到了令人满意的成绩,社会档案法制意识也有了显著的提升,但结合实际情况来讲,还需要进一步提高。目前,对于违法行为,只是提出了一些整改意见,一般情况下不会实施行政处罚。相对而言,消极行政行为要多于积极行政行为,尤其是在行政执法档案管理过程中这一情形特别明显。
3.有利于防止档案违法行为的发生。自从我国出台《档案法》后,各级档案行政管理部门都严格按照这部法律要求自身的工作,加大了执法力度,也提高了工作水平,档案行政执法工作获得了很好的成绩。但不能因为取得一点成绩而沾沾自喜,需要看到在档案行政执法中存在的违法行为,并且这些违法行为还是很突出,唯有强化档案执法工作,才可以妥善解决这些违法行为,真正促进行政执法档案管理工作的高效化与规范化。
二、深圳市宝安区文体旅游局行政执法档案管理的现状
1.档案管理方法不统一。通过调查发现,宝安区文体旅游局在整理档案工作中,其方法不统一,具体体现在如下两点:第一点,在装订档案中并不使用部门统一的装订方式,有的是使用组卷方式装订,有的是使用装盒方式装订。第二点,在排列行政执法档案中使用不同的排列方法,有的档案是以文书档案形式展开排列,而有的档案是单独进行排列的。这两点问题的存在,很大原因在于我国并没有专业的行政执法档案管理规范,并未结合各类行政执法的特征,明确规定出专业的、统一的保管形式,进而导致行政执法档案管理出现了多种工作格局。
2.行政执法档案管理安全隐患太多。可以说信息化管理行政执法档案还处于不成熟的阶段,当前多数行政执法档案管理依然运用以前老套的管理方法,很难满足信息时代的今天对行政执法工作提出的多样化要求,造成管理过程中出现了很多与标准不符的要求,在收集和处理档案中经常出现问题不及时、随意修改等问题。同时,宝安区文体旅游局中的档案管理部门并未做到明确权责,导致档案管理人员不知道自身该负责什么工作,造成出现了问题也找不到相应责任人的混乱局面。再加上在职责分工中交叉现象过于严重,档案管理工作人员在做有交叉的工作中,就会产生懈怠心理,导致档案管理整体效率不高。
3.档案管理队伍职业素养低。当前宝安区旅游局行政执法档案管理队伍整体水平参差不齐,与信息时代背景下对档案管理人员的要求有着很大的差距。真正出身于档案管理专业的人员是少之又少,大多数都是其他专业出身的,再加上整体队伍学历水平并不高,缺乏现代科学理论知识,实践能力又不强。从这几点状况而言,行政执法档案管理人员队伍急需要整改。4.档案归档过程混乱。相对而言,行政执法档案管理是一项严格按照流程进行的工作,它需要管理档案的人员遵循具体的规范和要求来管理。但在具体工作中,因为档案管理人员多数都是专业水平有限的,在管理档案中,不知道如何分类档案,对档案管理的理论知识也不了解,导致在查阅和管理档案中出现了重重困难,严重影响着执法工作的顺利进行。
三、强化宝安区文体旅游局行政执法档案管理工作的措施
自从颁布和实施《档案法》后,在各级档案管理部门共同配合与努力下,档案管理工作质量得到了明显的提高,已经基本形成了依法治档的格局。但也要明确,因为深圳市安保区档案管理部门在实际工作中,并未严格有力进行行政执法工作,造成依法治档水平依然没有得到提高,影响着档案事业的继续发展。所以,为了更好的进行档案行政执法工作,将档案管理与法制结合,真正落实每部与档案管理的法律法规,这对于提高档案管理部门工作效率意义重大。
1.建立健全的档案法规机制。虽然相继颁布了很多部有关于档案管理的法律法规,但总体上来讲这些法律法规内容过于笼统,而真正与档案管理有关的法律并未完善,这确实给行政执法档案管理带来了很大的难度。所以,深圳市宝安区应严格以《中华人民共和国档案法》为依据,根据自身具体状况,尽可能在短期内制定出与自身发展需求相符的方案,并制定相应的规定,加强档案管理的可行性与操作性,促使执法人员能够切实的做到依照相关法律严格办事。各大法律法规既然将行政执法权赋予给了档案行政管理部门,此部门就应该充分发挥自身价值,从法律法规的严肃性与权威性来真正做到维护档案法律的权威性与严肃性。唯有做到这样,才能够真正按照相关法律规定来解决档案管理中的问题。
2.加大对档案管理人员的培训力度。行政执法档案管理工作并不是一蹴而就的,这是一项长期的工作,并且对专业性、工作能力要求非常高。想要确保安保区文体旅游局行政执法档案管理部门能够真正做到档案工作,首要任务就需要培养专业的、素质高的档案管理人才。可以通过定期或者不定期给档案管理人员发送行政执法资料,并经常培训他们的执法意识,让他们从根本上意识到执法资料的重要性,强化他们处理执法文件的能能力,进而成为新时代档案信息管理的专业人才,为促进档案事业的健康发展而发挥更大的力量。
3.做好移交和转档行政执法档案工作。结合行政执法资料特征,制定有效的收集档案资料制度,根据文件材料分类方法,保管好和收集好档案信息;结合每一类行政执法档案管理要求实施整理和合理组卷,有序排列档案内的文件,简单标明上档案标题与序号,确保档案封面的整洁和美观。同时,在管理档案中,有关人员还需要不断学习档案管理理论知识,便于不断提升自身工作能力。4.注重档案安全管理工作与构建完善激励机制。一是,从思想上和行为上高度重视行为执法档案的安全管理。有关工作者应对《档案法》深入了解,加强自身保护档案的意识。保护档案的安全和完整,这是作为一名档案管理者需要做好的基本工作。确保行政执法档案的有效与安全,还需要严格把关档案管理每一环节工作,保证在利用档案中不会损坏和涂改档案,保证档案信息不会泄露出去。二是,建立完善的激励机制,对于档案管理中表现优异的职工,给予奖励,以此来提高他们工作的热情和积极性。
四、结语
总而言之,在信息时代的今天,行政执法档案管理工作水平日益提高,但还需要有待于提高。深圳市宝安区文体局旅游局中的档案管理人员应充分意识到信息时代背景下给档案管理工作带来的机遇与挑战,应充分抓好机遇,并迎接好挑战,对于出现的问题第一时间内妥善处理,最大程度上保证行政执法档案管理效率,进而推动现代化档案管理工作的顺利稳定进行。
参考文献:
[1]海,吴雁平.“依法管档”研究的主要内容、特征及问题分析[J].档案学通讯,2015,(04):4-9.
[2]海,吴雁平.论档案行政执法司法化[J].档案学通讯,2014,(01):80-85.
法律档案管理范文5
随着社会主义市场经济体制的不断发展,人们对档案的需求越来越大,对档案管理人员的职业道德要求也越来越高。
那么,在新时期,我们应该如何加强对档案人员的职业道德教育呢?本文从 “两个教育,一个落实”(即:加强法制宣传教育、加强思想道德教育、落实好单位责任人的发律责任)加以研究。
一、 加强法制宣传教育
我国档案法,在第一章第一条明确指出:“为了加强对档案管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案……制定本法。”并在第二章、第三章等分别明确了档案机构、职责、管理、公布和利用等情况,并且要求档案人员熟悉和掌握法律法规,同时要求档案管理人员有较高的责任心和服务意识。但是,在我们的实际工作中,由于许多单位和部门宣传教育的力度不够,加之一些单位的领导重视不够,对档案管理的观念淡薄,起不到良好的导向作用,使档案管理工作落后,管理的意识不强。因此,我们要不断地加强档案法律法规的宣传教育,使人们重视档案工作,支持档案工作,创造一个能够及时、准确、有效的档案服务信息,更好地为人们的工作、学习和生活提供方便。
二、 加强思想道德教育
在当今信息高速发展的时代,要努力提高档案信息的利用价值和服务价值,更要致力于提高所有档案人员的思想觉悟。
我们要建立一支高素质的档案管理人员队伍,首先要提高档案管理人员的水平。档案管理人员要具备过硬的思想政治素质,具有良好的工作责任心和职业道德,这是做好档案管理工作的前提;其次,作为档案管理人员还要具备丰富的档案管理理论知识,努力掌握档案归档整理、档案管理学和档案保护技术等方面的专业知识;最后,在当今信息社会的环境下,随着信息技术的不断发展,档案管理人员要熟练掌握计算机应用技术,熟练地运用档案管理系统完成档案的电子录入、调用和管理。传统的手工管理模式已经难以满足新的需求,通过现代化的信息技术手段进行档案的数字化管理势在必行。所以,设计和开发档案的数字化管理,具备实用、操作简单的档案管理系统非常必要,通过档案管理系统将实现档案管理工作的数字化、科学化和自动化。
“法度之力有限,道德之力无限”,我们要高度重视档案人员的思想建设,组织广大档案人员,认真学习“三个代表”,用科学发展观为指导,做好档案管理工作,学习政治理论知识,树立正确的人生观、世界观和价值观,以人民的利益为重,爱岗敬业,坚持原则——不造假档案、不出假证明、不做违背档案法律法规的事情。在这方面,我们的档案管理人员,要特别注意,千万不能只顾领导的意图、用户的需求,而违背原则,违背自己的职业道德。
据报道,上海某公司,因对本公司实习的大学生江某不满,在没告知其本人的情况下,私自伪造处分档案,并将其档案里放入两份处分决定,导致该大学生屡次找工作碰壁。
据律师分析,该事件首先是该公司剥夺了江某的知情权,其次,是该公司的档案管理人员的职业道德败坏!
《中华人民共和国档案法》第五章第一条明文规定:“有下列行为的,由县以上档案行政管理部门,对直接负责的主管人员或其他人员依法予以行政处分;如果构成犯罪的,该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http://总第522期2013年第39期-----转载须注名来源将依法追究其刑事责任。”该法其中的第三条就是:“涂改、伪造档案……”
也就是说,伪造档案,是违法行为,是我国法律所不允许的,是要受到惩罚的,同时,也是档案人员职业道德所不容的!
从上海某公司私自伪造档案的行为不难看出,在市场经济体制下,个别市场主体法律意识和职业道德的缺失,不得不令人担忧。
由此可见,加强档案人员的职业道德教育刻不容缓!
三、 落实好单位责任人的法律责任
出现的不足。在我们的现实工作中,很多单位对档案管理工作做的都十分认真,但是也有部分单位对档案的重要性认识不足,他们没有意识到档案对于我们工作的促进作用。这些单位在档案管理、收集、归档等方面投入不足,档案的归档整理等一系列工作均由一人独揽成,有的管理部门甚至没有配备专职的档案管理人员,因此也导致了档案的收集、整理过程中不断出现错误。例如:档案填写不规范、内容单一、信息量不足、材料缺失等等现象。
另外,有部分单位,对档案管理这项工作缺乏相应的《工作规范》和《考核标准》,管理体制不完善,档案管理工作人员缺乏工作的积极性和主动性,造成了档案管理质量较低。
解决方案。针对以上这些状况,笔者认为,首先,各单位各部门,一定要把档案管理当作一项常规性、基础性的工作常抓不懈,从思想上重视,同时,建立健全归档材料的形成、收集和传递制度,真正把档案管理工作纳入议事日程。其次,归档材料要使用统一纸张、按照统一标准填写,在打印文件资料时,应选择静电复印件或激光打印件,收集材料时,对于不符合标准的材料一律退回原形成单位重新处理。在档案归档、建立、收集时,严格以规范收集本单位各个阶段的材料。
各单位在档案管理方面,一定要把档案管理工作与档案管理人员的工作绩效相挂钩,确保档案管理人员的工作主动性和积极性。档案管理人员还要不断加强学习,利用新技术实现档案快速、高校的数字化管理,真正实现档案:录入快捷、查询方便、管理高效的目的。
因此,单位责任人,特别是分管档案工作的负责人,落实好他们作为档案管理的法律责任的承担者,对加强档案人员职业道德教育,具有一个直接的、强有力的督促和指导作用。
法律档案管理范文6
在现在这个社会发展的背景下,农村社会养老保险金越来越重要,它是推动我国社会制度的重要因素。随着现在国家社会保障制度越来越完善,农村参保人数越来越多,在社会养老保险档案上的管理工作也越来越困难。所以我们要加强农村社会养老保险金档案的管理,就变成了我国提高社会保障制度上的重要一步。本文主要就社会养老保险档案管理所出现的问题及怎样加强和规范农村社会养老保险档案的管理。
一、关于农村社会养老保险档案管理出现的规范性问题及如何加强
随着现在社会保障制度的完善和经济的发展,人们越来越富裕,越来越多的人开始选择参加养老保险。但是关于农村养老金保险的管理工作上,就出现了很多的问题。首先就是关于农村和城镇的起点不同问题,因为城市的发展更加的迅速,相对于农村来说,国家也会给予更多资金上的支撑,所以在养老保险档案管理工作上,就已经有了相对完整的养老保险档案管理制度。而农1险制度本身就要落后于城镇的养老保险制度,相对的档案管理也就并不是十分的完善。这就使农村社会养老保险档案的管理缺乏应有的的规范性,这是农民群众不能很好的享受应有的利益,影响了社会保障制度的发展。面对农村养老保险制度缺乏规范性的问题,我们可以用一下几种方法进行加强:
1.建设相对完整的农村社会养老保险档案管理制度。我们现在还没有一个相对完整的农村社会养老保险档案管理的制度,所以在档案管理上存在很多的漏洞。如果想要尽快的加强农村社会养老保险档案的管理,一个相对完善的农村社会养老保险档案管理制度是十分重要的。
2.政府加大对农村社会养老保险档案管理的资金投入,城镇的社会养老保险档案管理,相对于农村存在着很大的差距,政府的支持是很重要的因素。所以想要提高农村社会养老保险档案的管理,政府可以加大对农村社会养老保险档案管理的资金投入,来给予支持。
3.提高农村社会养老保险档案管理人员的素质。不论在什么方面管理人员的素质,都是管理工作上的重要因素。所以加强农村社会养老保险档案管理人员的素质,是可以更好的对农村社会养老保险档案进行管理。
二、关于农村社会养老保险档案管理出现的法律问题及加强方法
到现在为止,我国关于农村社会养老保险档案管理的法律基本没有,所以在农村社会养老保险档案管理上没有相对的法律规范。由于没有完整的法律体系的压制,人们在对待农村社会养老保险档案管理工作就会出现懈怠,导致了农村社会养老保险档案管理的工作十分的不稳定。还有就是农民们大多文化程度并不高,没有很好的法律意识,也就导致了不能很好的维护自身的利益,给很多不法行为创造了空间,以至于农村社会养老保险制度发展的滞后。所以为了可以使农村社会养老保险制度的发展和管理工作可以更好的进行,我们要有一个相对的法律制度。这个法律制度的建立,必须要从实际出发,针对农村最基础的情况进行分析,制定出相对合理的法律,来规范农村社会养老保险管理工作。还要加大对农村的相关法律宣传,来提高农民的法律意识,让他们可以用法律的武器来维护自身的利益。
三、关于农村社会养老保险档案管理的档案保存的问题
目前来说,农村养老保险档案都是用纸质手写进行保存的。随着经济的发展,农村流动的人口越来越多,就涉及到了档案的调入和调出的问题。在这种档案经常的流动的情况下,这些档案就会出现一定的破损和丢失。还有就是环境的因素,在农村生活的环境相对较差,国家建立的相对的机构的建设也没有很全面,不论是办公地点还是办公设备,都存在着明显的不足。还有就是对于档案的存放地点,它的环境要相对来说更加差。就是因为在这样艰苦的条件下,导致了农村社会养老保险档案的残缺和丢失,这对于农村社会养老保险档案的管理工作也是一个相当大的问题。对于档案的丢失、磨损、参缺这些问题是不可避免的,我们只能尽最大可能得去降低档案的受损与丢失,并且建立档案丢失后的应对对策。
1.降低档案的丢失和受损。我们可以提高档案存放的环境,管理人员对档案要做定期的维护。
2.可以建立两个份档案,一份固定存档,一份流动处理,这样一来就可以有一份备用的档案。