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建设单位档案管理范文1
1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。
2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。
3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
建设单位档案管理范文2
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
随着社会的进步与发展，现代化的科学技术与信息化水平在不断地提高，这也对事业单位档案管理产生了一定的影响。事业单位档案管理信息化建设这已经成为事业单位改革的必由之路。所以，在新的历史时期，事业单位的档案管理工作应该适应社会发展的大趋势，有效地提高计算机信息化的水平，建立事业单位档案信息资源共享系统。在事业单位改革发展的关键时期，加强事业单位档案管理的信息化建设，不仅是社会进步发展的需要，也对事业单位的改革打下了坚实的基础。
一、目前我国事业单位档案管理信息化建设中存在的问题
事业单位的档案管理的信息化建设主要包括档案管理的科学规划、档案信息化管理平台的有效建设以及档案内容的数字化处理。但是，当前我国很多事业单位档案信息化管理工作中，对档案管理工作不够重视，档案信息的收集不完整，缺乏明显的科学性和整体性，造成信息档案的使用率非常低，再加上有些事业单位档案工作人员的综合能力不高，这些问题都影响了事业单位档案工作的开展。
（1）事业单位档案管理信息化建设平台更新速度慢。当前，我国许多事业单位对员工档案信息都建立了比较完备的信息系统，但是在具体的管理工作当中缺乏对管理工作的重视，从单位领导到档案管理工作人员都对其不重视，这就使得事业单位档案管理信息化系统更新换代的速度非常慢，事业单位的档案信息内容不能进行有效地的更新，严重影响了事业单位人才的优化管理工作。[1]
（2）事业单位档案管理信息化建设平台使用率较低。事业单位进行档案信息化管理的主要目的是通过信息化的档案管理来降低单位的管理成本和工作人员的工作量，提高事业单位的工作效率，提高档案信息资料的有效查询率。[2]但是，当前我国很多事业单位的档案管理信息化建设还遗留着很多问题，档案管理信息化建设平台的使用率还很低，这严重影响了信息化平台有效的发挥其作用。
（3）事业单位档案管理的工作人员综合素质水平较低。在事业单位档案管理的信息化建设中，还有很多档案管理工作人员的专业技能还没有达到信息化的标准，还有一些工作人员的综合素质不能适应事业单位档案管理工作的要求，对计算机技术没有足够的认识，没有较高的知识储备和专业技能，档案管理人员的服务水平也不高。这些问题的出现，在新的历史时期，严重影响了事业单位档案的信息化建设。
二、深化事业单位档案信息化管理的有效措施
（1）提高事业单位档案管理人员的专业素质。事业单位提高档案管理工作的信息化建设水平，就要从根本做起，不断提高档案管理员工的专业素养，这才是促进事业单位档案管理信息化水平的根本措施。首先，想要提高档案管理人员的专业素质，就要加大对管理人员计算机技术的培训，并且不断提高他们的工作能力和综合素质，根据企业单位档案管理的实际情况，培养出适合事业单位档案工作发展的人才。事业单位还要健全对档案管理人员的考评制度，提高工作人员的积极性，以此来培养适合事业单位档案管理信息化建设的高素质人才。
（2）加快档案管理的硬件建设。事业单位为了能够有效地保存档案资料，就必须保护硬件设施性能的稳定，并且保证硬件设施不被外界所破坏。事业单位想要提高档案管理工作所需要的硬件建设水平，就要不断重视档案管理工作所需要的硬件建设，只有这样，才能不断提高事业单位档案工作的管理水平，才能科学有效的保存事业单位的档案资料。[3]我们还要不断引进高水平的科学技术设备，充分发挥高科技电子储存的优势功能，提高电子储存的储存量，只有这样，才能保证事业单位档案工作能够顺利地开展。
（3）完善事业单位档案管理的应用软件的开发工作。事业单位想要不断提高档案管理的信息化水平，提高档案管理工作的效率，就要提高事业单位领导对于档案管理网络系统更新换代的重视程度，将档案网络系统升级换代当作事业单位档案工作发展进步的首要关键，加大对档案管理工作所需要的软件设备的投入，不断完善软件的升级换代工作，做好硬件和软件的配合工作，只有这样，事业单位的档案管理信息化水平才能更上一层楼。只有这样，事业单位的档案管理才能为事业单位的发展服好务。
（4）制定符合事业单位发展的档案管理信息化总体规划。事业单位为了进一步推动档案信息网络建设统筹发展，就要更加注重档案信息化系统的可扩展性，提高档案信息系统的科学性和灵活性，根据事业单位发展的实际情况合理制定档案管理信息化的发展策略。努力打造成一个符合事业单位发展，符合社会经济发展的网络管理模式。只有坚持对档案信息化建设不断投入与更新，这种网络管理模式才能为整个事业单位的发展提供坚强的保障。
（5）建立一个实用的档案信息网站。档案信息网站是事业单位档案管理部门根据自身情况建设的特殊网站，所以事业单位建立一个拥有科学性、完整性的信息化档案网站，是事业单位实现档案管理工作又好又快发展的关键。档案信息网站能以网页的形式给相关工作人员提高信息档案的服务，网上查询、电子档案的整理、下载以及浏览使用等服务功能全部可以在信息网站上实现。这不仅是事业单位档案管理信息化的重要标志，也是实现档案信息化的重要手段。[4]所以，事业单位要不断提高档案信息系统的建设能力，促进档案信息资源的有效共享，只有这样，才能不断满足新时期档案网络化管理的发展趋势，才能促进事业单位档案信息化建设更好地开展工作。同时，事业单位还要坚强对国内外实力雄厚的软、硬件公司的沟通联系，让他们对事业单位量身打造一个适合事业单位发展的档案管理操作系统，提高档案信息的更新换代频率，从而促进事业单位数据信息的有效管理与使用。
三、结束语
事业单位档案管理信息化不仅是社会进步发展的产物，也是网络科学信息技术发展的产物。事业单位档案管理信息化建设在一定程度上也推动了社会进步与科学技术发展，也对事业单位的人才管理机制进行了统筹优化。在新的实力时期，在事业单位档案管理工作中，要不断提高档案管理的信息化水平，结合事业单位的实际情况，探索出一条事业单位档案管理工作发展的新路子，在网络平台建设和计算机技术基础之上，对档案进行科学有效的管理，以此，来促进企业单位档案管理工作的开展。
参考文献：
[1] 全国档案事业发展“十五”计划（摘要）[J].中国档案，2001（02）.
[2] 湘彤.浅谈科研院所企业化管理的档案特色建设[J].浙江建筑，2007（09）.
[3] 杨付彬.人事档案管理利用及信息化建设小议[J].人力资源管理，2011（03）.
建设单位档案管理范文3
1、缺乏完善的档案管理信息化制度
我国事业单位档案管理信息化建设起步比较晚，档案管理信息化建设的制度并不完善，导致事业单位档案管理工作不能得到有效地开展，事业单位领导不明确档案资源的对于事业单位发展建设的重要作用，档案资源没有得到完整有效的管理，导致档案资料的价值得不到充分的发挥，事业单位的档案管理信息化建设无法顺利的进行。
2、档案管理人员的素质能力不高
档案管理工作是由档案管理人员进行的，要实现档案管理信息化建设就需要进一步促进档案管理人员素质能力的提升，档案管理人员需要具有较高的专业化业务知识和素质，然而在实际的档案管理工作中，档案管理人员的素质能力还有待提高。事业单位也缺少对档案管理人员的教育培训，导致档案管理人员的专业性不强，不能有效地利用信息化技术进行事业单位的档案管理工作，档案资源以及信息的收集管理没有信息技术手段作支持，档案管理的信息化建设无法顺利的进行。此外，档案管理人员还缺乏一定的职业道德与素质，也不利于档案管理信息化建设的实现。
二、事业单位档案管理信息化建设的有效对策
1、正确认识档案管理信息化建设
事业单位要实现档案管理信息化建设就必须正确认识档案管理信息化建设的重要作用，将档案管理信息化建设纳入到日常管理工作中的重要位置上，认识到信息化档案管理对于促进事业单位健康发展的重要意义。认识到档案的保密性，将事业单位的档案室建在一个安全性高、保密性的位置，保证档案的安全。并由专门的工作人员进行档案室的看管，禁止无关人员进行档案室，保证档案管理的质量和效果[2]。
2、完善档案信息化管理制度的建立
事业单位档案管理的信息化建设离不开完善的档案管理制度，因此事业单位应建立完善的档案信息化管理制度，促进档案管理信息化建设的顺利进行，使事业单位档案管理信息化工作的开展有据可依，严格规范档案管理人员的行为，不同事业单位根据自身发展的实际情况，建立符合自身档案管理信息化建设的管理制度，使事业单位的档案管理实现信息化建设。
3、加强档案管理人员的教育培训
档案管理人员的素质能力在一定程度上影响着档案管理效果的实现，事业单位应加强档案管理人员的教育培训工作，促进档案管理人员信息化管理意识的提升，明确档案管理信息化建设的重要意义，强化档案管理人员的计算机技能，档案信息能够得到系统、准确的评价，促进档案管理工作的正常进行，促进档案作用的发挥。档案管理人员也应强化自身的责任意识和职业道德，能够全心全意的、以饱满的热情投入到事业单位的档案管理工作中，促进档案管理信息化建设，为事业单位今后的发展提供科学的依据。
4、加强档案管理硬件建设
档案管理信息化建设离不开档案管理硬件的建设，因此加强档案管理硬件建设是十分必要的，事业单位的档案管理部门应保证计算机、网络、数据库以及数字化存储设备支持，因此要加强硬件设备的投入，保证档案管理信息化建设的顺利进行。事业单位的档案资料数量比较大，也比较复杂，需要有足够大的光盘对档案资料进行储存和管理，因此要选择不容易受到外界破坏的硬件设备，使档案资料得到有效地保管[3]。事业单位的档案主要是纸质形式存在的，要实现档案的有效便利管理，应实现档案资源的信息化转变，利用数字转化对档案资源进行保管，在档案转换中应保证档案资料的连续性，实现完整的档案资料库。在事业单位的档案管理过程中，应积极创新管理方式，实现高效的管理模式，促进档案管理效果以及质量的提升，实现事业单位的良好、快速发展。
三、结束语
建设单位档案管理范文4
关键词：行政事业单位；档案管理；信息化；建设平台
中图分类号：K206 文献标识码： A
一、行政事业单位档案管理实现信息化建设的必要性
档案管理的信息化实际上就是指改变以往单纯保存档案实体的形式，实现以档案实体的信息化建设向人们提供服务的方式。对档案实体进行信息化建设，能够有效的对档案信息资源进行分析、分类、加工和提取，从而提高档案的管理效益。如今的电子档案和传统的档案资料相比，它能够实现档案的修改、保存和查询，并且可借助于计算机实现快速传递，大大提高了档案的管理效率和利用效率，在一定程度上降低了档案的管理成本。
但是，当前的行政事业单位还没有真正将档案管理的信息化建设工作落实，还是比较习惯于传统的手工操作，部分单位虽然安装了“人力资源管理系统”但经常习惯性的只把一个人的资料输入计算机中，在进行资料检索和调阅档案时，仍然是手工操作。因此，我们现在经常所提及的“无纸化操作”只是流于形式，而未得到真正落实。所以，新形势下，为了顺应时展的要求，行政事业单位在对档案的管理上必须改变以往的单一传统模式，必须朝着信息化的方向建设发展。
二、目前我国行政事业单位档案管理信息化建设中存在的问题
档案管理的信息化建设主要包括档案管理的规划、管理平台的有效建设以及
对档案内容的数字化处理。但在当前我国的行政事业单位档案信息化管理中，许多事业单位并没有对档案的管理工作引起足够的重视，使得档案管理在信息化建设中存在着档案信息更新速度慢，使用率较低和工作人员素质不高等问题，从而影响 了档案信息化管理作用的充分发挥。
（一）档案管理信息化建设平台更新速度较慢
目前我国许多行政事业单位虽然已经建立了较为完整的职工档案信息管理系统，但在实际的工作中由于缺乏对档案管理工作的重视，使得档案管理信息化平台的模块设置更新较慢，导致一些新近的职工档案信息不能得到及时的更新，从而影响行政事业单位人才的优化管理。
（二）档案管理信息化建设平台使用率较低
行政事业单位进行档案的信息化管理目的在于通过信息化的档案管理来降低管理成本和工作量，提高档案信息资料查询的快捷性与高效性。但在目前的事业单位档案管理信息化建设中，档案管理信息化建设平台的使用率并不高，影响了信息化平台作用的发挥。
（三）档案管理的工作人员综合素质较低
在行政事业单位档案管理的信息化建设中，许多档案管理人员的专业技能并没有达到所需要的标准，其综合素质仍待提高。如许多档案管理人员对计算机技术缺乏足够的认识使得他们的知识贮备和专业技能较低，同时由于档案信息需求量的日益加大，管理人员的服务态度也有待于进一步提高。
三、行政事业单位档案管理信息化建设的总体规划
在制定档案管理信息化建设的总体规划时，应该立足实际，应最大化程度的满足行政事业单位的发展需求，从行政事业单位自身的特点和发展目标出发，经过不断地调查和研究，从而制定档案管理信息化建设的长远规划和近期目标，从而能够在网络模式下，促进档案管理信息化的建设发展。
（一）实现档案管理信息资源的数字化
档案信息资源的数字化是档案信息化建设的的重要内容，也是对档案文件进行保护的重要方式。档案的数字化应该通过利用先进的科学手段，将档案的物质载体形式转化为数字化的信息，从而建立档案的目录数据库，以提供服务。档案的数字化管理办法应与传统的档案管理办法相结合，通过相互补出的形式，以此来推动档案的信息化建设发展。
（二）档案信息化应做到标准化和规范化
标准化和规范化是衡量当代档案管理水平的重要标志，它是档案信息化建设中的一项重要内容。因此，行政事业单位在进行档案信息化建设时，应该按照国家颁布的信息化管理标准，然后根据实际的发展需求来制定内部的管理标准体系，通过不断的实践来完善档案的管理制度。其中，档案目录数据库的建立不仅应该满足实际操作的简便性，还应该符合国家的标准。其中，应该对档案及单位文件的着录项目、内容、数据库架构和格式等作出统一的规定，同时还应统一规范档案数据库管理的软硬件的数据指标、文档格式等。
四、加强和推进我国事业单位档案管理信息化建设的策略
（一）加强档案管理人员与网络技术人员二者之间的合作与工作协调性
要保证高效的档案管理的信息化建设不仅需要网络技术人员对档案信息的录入与更新，还需要管理人员对信息平台建设的及时维护以及为他人提供优质化的服务。因此，在事业单位的档案管理信息化建设中要通过有效互通机制的建立
来加强档案管理人员与网络技术人员的合作，从而确保档案信息录入与更新的及
时性，促进信息化管理效率的提升。同时在日常的管理中，还要加强对管理人员服务意识的培养，让他们在工作中更加注重信息管理的规范化，从而为他人提供更好的服务。
（二）加强信息化建设平台推广模式的构建
事业单位档案管理信息化平台的建设目的在于为广大的信息需求者提供更优质化的服务，因此，在实际的工作中，事业单位的相关管理部门要加强对档案管理信息建设平台的推广与宣传，以提升信息化建设平台的影响力和知名度。同时还要借鉴一些大型企业档案信息管理的先进经验，通过信息化建设平台使用效率的提高来更好地促进事业单位的人才档案管理信息化建设。
（三）加强对工作人员专业技能的培训，促进他们综合素质的提高
档案工作人员的专业技能和综合素质在事业单位的档案管理信息化建设中发挥着重要的作用，工作人员综合素质的高低直接影响着档案管理的信息化建设
进程。因此，事业单位在进行职工档案的信息化管理中要加强对相关工作人员专
业技能的培训，让他们在计算机和信息平台使用技能的不断提升中促进自身综合
素质的提高，从而有效地推动档案管理的信息化建设。
（四）强化服务意识，提高档案档案管理服务水平
档案管理人员应树立档案管理的服务意识，把“主动服务”作为工作的出发点和落脚点。这就要求档案管理人员在档案的信息化建设过程中，要把档案管理系统与行政事业单位的管理系统紧密的联合起来，构建一个一体化的管理系统，将各个部门的信息综合的统筹进去，实现资源的共享，使得档案的管理能获得来良好的系统效益和综合效益。同时，对于一些较为复杂的档案信息要做到合理的分类、标引和管理，使档案信息能够最大程度的发挥其利用价值。此外，工作人员应注重档案的数字化管理，才能满足当今社会科技和发展的需求，进而提高服务水平。充分发挥好档案信息资源的作用，提高服务质量，已成为当今档案管理工作者职业发展的必然要求。
结语
综上，在新时期内档案管理工作必须紧跟时展的步伐，转变管理观念，提高服务意识，采取创新的手段，积极的探索新的管理模式，从而来不断提高我国档案信息化的建设水平。
参考文献
[1]于明明. 浅论事业单位人事档案管理创新[J]. 城建档案. 2013（01）
[2]周祥路. 论事业单位档案管理的现状及其完善[J]. 办公室业务. 2013（01）
建设单位档案管理范文5
档案管理工作是一个系统工程，所以它的收集、保管、利用都是同等重要的，每个环节都紧紧相扣，缺一不可。因此，档案装备要齐全、充足、符合规范要求，各门类、不同载体档案的存放需科学、有序，既方便日常查找，又能保证突发事件中的及时抢救。要积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，有条件的事业单位档案部门应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化录入和管理，积极建设全文数字库和多媒体系统，尽快实现档案全文信息的电子化查询，不断提高服务效率和质量。
二、提高人员素质是档案管理信息化建设的前提
随着社会信息化、网络化、数字化的运用，档案信息化管理工作面临机遇与挑战，对档案管理人员必要的素质和开发档案信息的能力，提出了更高的要求。一是要充分发挥档案管理人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。强化档案管理人员继续教育，尽快培养出既能掌握新技术又能熟悉档案专业知识的复合型人才，才能完成档案管理现代化的任务。二是档案管理人员应当练就过硬的业务技能。档案工作既是一项专业性的工作，又是一项管理服务性的工作，这就要求从事档案工作的人员，既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的来临，许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式出现，将产生大量的非纸质档案，这就要求档案管理人员具有操作现代化设备的能力。因此档案人员不但要学习业务知识，还要努力掌握现代新技术，以适应时展的要求。三是档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节步骤，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，还要在理论和实践相结合的基础上，敢于与时俱进地在档案管理上有所创新，有所突破。
三、建立规范的管理机制是搞好档案信息化建设的保证
1、建立健全档案信息化管理制度。用健全的工作制度来规范事业单位档案信息化管理，就要根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，结合传统的档案管理措施，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的电子档案安全保密措施，明确档案管理人员和计算机管理人员工作职责，确保电子档案的安全性与完整性。
建设单位档案管理范文6
一、对档案集中统一管理，符合档案形成规律
一个单位的档案，就是单位在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成以科技档案为主体，包括前期工程、计划统计、往来文书、财务管理、劳动工资和党、政、工、团等方面档案，过去人们研究高速公路管理单位档案，往往是把它理解为技术档案、文书档案和财会档案等几个部分，而最被重视的是技术档案，其它在运营管理中形成的档案往往被忽视。所以习惯上各类档案分散保管。比如，前期工程的文件由计划部门管理，设备档案由设备科保存，财务档案在财务科管理，没有将全部单位档案按整体来管理，而是按档案自然来源由形成部门管理。从实践上讲，高速公路建设和管理不论是前期工程，工程施工还是进行新技术改造，从项目提出、计划跑办到施工的具体实施都是围绕整个单位的生产、运营而进行的，单位生产建设运营活动的发展不是某一方面因素作用的结果，而是在一定条件下受单位多种因素制约和影响的。因此，档案信息是多方面的、多层次的，又是互相联系、呈现出整体特征。就是说，整个单位的各项活动都是为生产服务，形成的档案也必然应该是一个不可分割的整体，它反映了一个单位生产的过程。这是单位档案的自然形成规律，如果硬性把他们分成几块分别进行管理，就违背了单位档案形成规律，这种管理是不科学、不实际的。它没有反映出整个单位真实面貌，不是健全的单位档案工作。
二、综合档案室建设需要解决的问题
综合档案室，是国家各机关、事业单位统一保管和管理本单位各种门类档案的独立实体。建立综合档案室，就是将一个单位里的文书、会计、科技及其它门类、载体档案集中起来统一保管和管理，并提供利用，为单位服务。
建立综合档案室，为单位档案工作奠定了基础，而更好地发挥档案室的作用，使库内档案为单位发展服务，才是档案工作的根本。可是近几年来，一些单位领导只顾抓经济效益，档案意识淡薄，单位档案工作长期得不到应有的重视，多数单位完整的档案管理体系如同虚设，只有档案人员独立支撑着单位的档案工作，一些单位档案人员调动频繁，人员素质差，档案工作不能发挥作用，更谈不上为单位生产提供服务。有的单位档案管理混乱，库房保管条件不符合八防要求，档案收集工作困难等等。这些问题如不采取必要措施，势必影响综合档案室建设。
1、加大档案工作的宣传力度
单位领导对档案工作的重视程度，是档案工作好坏的关键。档案部门要采取多种形式和利用现代化设备对档案工作进行大力宣传。推广、介绍一些作用发挥好的单位经验，利用一切可能的机会多说多讲，宣传档案法规、宣传档案的特点及社会效益，提高单位领导的档案意识，使其自觉关心和支持档案工作。
2、档案部门要加强宏观管理力度
档案部门与单位主管机关联合监督、管理档案工作是单位档案工作取得的成功经验。档案部门可以配合单位主管部门定期布置、检查档案工作；把单位档案工作纳入单位领导的岗位责任制，与奖惩挂钩，也可以采取现场会，组织单位领导、档案人员到较好的单位学习观摩，以借外力推动较差单位的档案工作。这些方法效果明显，可大力推广。
3、开发档案信息资源，变被动服务为主动服务。
单位综合档案室是单位的信息中心，以前被动式的服务方式已远远不能适应市场经济的需要，档案人员要转变观念，变被动型为主动型、开放型服务。主动参与单位生产经营活动，掌握单位各项工作需求，主动把档案信息送上门，把死档案变成活信息，为单位的生产、经营、新产品开发献计献策，发挥档案应有的效益。只有这样档案工作才能引起领导的重视，被社会认可，提高档案工作的地位。
4、提高档案人员的自身素质。
档案工作做不出成绩，起不到单位的助手作用，领导怎能支持、关心档案工作。这将造成一种恶性循环，使档案工作处于更加被动局面，因此，必须提高档案人员的政治素质和业务素质，以适应档案工作的需要。
档案工作专业性强，加之档案内容的变化、知识的更新，更需要档案人员一是要全面掌握档案业务技能；二是要有默默无闻的奉献精神。只有档案人员的自身素质提高了，档案工作的发展才有保证。
