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法院档案管理范文1
一、电子文件档案管理与传统档案管理的区别
1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
二、法院电子文件在归档方面的现状与分析
从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题：
1、原稿被忽视，随意遭删改.在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
2、归档程序不明确，存贮载体不安全.电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
3、归档不鉴定，真伪不辨别.电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。
4、人员素质低，专业人才缺.电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。
造成上述问题的原因主要有两个方面
1、思想认识问题。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。
2、管理工作滞后问题。目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之
三、提高单位电子文件管理水平的对策
把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：
1、从电子文件的收集、积累基础工作入手
在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅影响了档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”
2、严格电子文件的归档管理
电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为通用标准，如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，数据文件宜采用DBF文件，图像文件宜采用JPG格式等，在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。
3、健全电子文件管理的检查审核制度
2001年10月16日，国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。
4、规范公文制作和控制程序
对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。
5、加强电子文件软、硬件设施管理
要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
6、重视和加快电子文件管理人员的培养
电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
参考文献：
法院档案管理范文2
关键词 数字化 档案管理 法院审判 信息技术 管理模式
一、引言
人民法院档案是国家档案的重要资源，真实地记录和反映了人民法院的审判工作和其他各项活动，也是社会的宝贵财富。人民法院档案工作既是基础工作，也是保障工作，是展示人民法院审判历史面貌的重要凭证。随着经济社会的发展，法院档案拥有量和使用量日益增多，档案管理工作的任务日趋繁重。做好人民法院档案工作，实现规范化、制度化、科学化、便捷化，使其更好地为审判工作服务，具有重要意义。一方面应充分认识档案管理工作的重要意义。人民法院档案包括诉讼档案以及其他各类档案。诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，又是人民法院进行审判活动的重要依据和必要条件。同时，诉讼档案又是审判人员审理案件和执行案件劳动的成果和智慧的结晶。诉讼案件归档是实行案件流程管理中的最后环节，法院档案管理工作是司法政务管理的一个重要方面。另一方面应明确法院档案管理工作指导思想，即坚持以科学发展观统领档案工作，努力建成一个门类齐全、结构合理、管理科学、功能多样，高效服务，具有人民法院特色的档案管理工作体系。全面实现档案管理工作规范化、制度化、科学化、便捷化，充分开发利用法院档案资源，拓展和延伸服务领域，在保证档案安全，不泄露国家秘密的前提下，充分提供利用，发挥档案的社会效益和经济效益，更好地发挥司法档案在服务大局，服务审判，服务社会，服务人民群众方面的重要作用。加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能。西方国家在法院档案管理中已经形成了一套流程清晰、规范明确、使用便利的数字化管理模式，我们在数字化档案管理模式上可以充分的借鉴和参考，取其精华为我们使用。
二、数字化档案管理的意义
法院推行档案管理数字化建设是适应社会数字化潮流、服务审判管理信息化的必然要求，也是人民法院进一步提高法院信息传递速度，节约诉讼资源，方便群众诉讼的重要手段。可以依托档案数字管理系统，建立当事人查询平台。另外，还可以专门设立电子阅卷室，当事人、律师、公安局、检察院等需要查阅卷宗，档案员不需要调出纸质卷宗，只需要阅卷人通过内网提出申请，档案员审批并网上授权后，阅卷人按照指定权限范围调取电子卷宗，需要复制件的，可以打印后加盖档案室的公章。数字化的档案管理，可以有效地提高法院在审判过程中档案管理的检索成效，推动法院工作进一步提高效率。此外法院档案工作实行数字化管理后，必将在服务大局、服务审判、服务社会、服务人民群众等方面发挥更加积极的作用。一是决策层可以通过对汇集的审判业务大数据进行分析，从而全面掌握法院审判运行态势，及时发现审判业务数据异动，有针对性地作出科学决策，确保法院审判执行工作健康有序运行。二是法官可以利用这个平台采集数据、分析案件动态，实现二级业务流转一体化设置；案件上诉后，二审法官能够及时查看一审案件所有信息及电子卷宗；二审结案后，一审法官能够及时查看二审裁判结果。
三、法院档案管理数字化的探索
（一）成立专门的数字化管理队伍
法院在档案管理数字化的过程中，要充分重视对于人才的引入和培养机制。数字化档案管理是一项长期的工作，需要数字化档案管理队伍沉下心来，在繁杂繁琐的档案中，摸索管理机制，优化档案管理的流程，提高数字化档案进程的进一步的推进。数字化的管理队伍关系到法院在审判过程中档案管理的成效，作为法院主管部门，要切实的加强数字化档案管理队伍的业务培训和专业素质的提高，把数字化档案管理成为一项长期的机制落实下来。
（二）采购有力的数字化管理工具
数字化档案管理中，有力的数字化管理工具是必不可少的。法院在档案数字化的进程中，要及时地为管理队伍配好鞍马，让他们能够充分发挥自身的主观能动性，推动数字化档案管理的成效。
（三）档案数字化的过程中，做好监管事务
在数字化的管理中，法院要做好档案管理的监管责任，对于一些、保密级别达不到公开的要求、案件为完成等的档案，要在数字化的过程中做好监督保密义务，防止档案外泄。此外在由于一些档案时间较长、保存不是很完善，在数字化的过程中要尤为注意保护好档案资料。领取和交回都要以保护档案为首要责任的情况下进行，不能因为档案被扫描、拍照了，对于原档案就放松了保护和爱惜的思想认识，法院要全面落实监管义务，促进档案数字化进一步完善。
四、结语
实践证明，在法院档案管理中，充分的引入数字化技术的管理，可以有效地提高法院档案管理成效，方便办案人员查阅档案和卷宗。法院在进行开庭审理和相关业务办理流程中产生的大量纸制文档凭证、图像、音频、视频等证据资料文件，这些卷宗及庭审资料文件对于法院来说都是关键的业务数据，需要对此进行电子化保存留档及备份，以方便日后业务的溯源和查询。随着图像技术与网络技术的发展应用，档案电子影像处理系统已对文件影像化提供了有力的支持。
（作者单位为濮阳中级人民法院）
参考文献
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法院档案管理范文3
[关键词]综合档案；医院档案；信息资源
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.146
[中图分类号]R197.32 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）24-0-01
医院综合档案是医院管理工作中的关键，它记录着医院每天所有的医疗活动，对研究医疗事业具有重要的实践价值。保存医院档案的信息资源主要是文件、图像及音像等形式的信息收集，研究者通常对收集到的信息进行整理、分析，找出具体的医院对策和计划，发挥指导和协调工作的作用。
1 医院综合档案管理中存在的问题
目前医院的综合档案管理还存在一些问题，具体主要有以下几方面。①没有完善的管理制度，医院对档案的综合管理没有建立科学、合理、完善的规章制度，导致在医院实际实施过程中出现工作人员散漫、不积极的现象，降低了医院的工作效率。②宣传力度和内容不够，在医院综合档案管理中要大力宣传相关的法律法规和医院档案中的信息资源，不断提升内容的丰富性。③管理人员的综合素质不高，医院在综合档案管理中没有利用现代科学技术，在传统模式下使工作人员降低了积极性和管理意识，降低了人员的工作效率。④医院对管理档案的设备也不够先进，目前很多医院在保存档案管理中还只是手写的整理方式，没有利用现代信息技术与网络技术，这种落后的设备不仅导致信息资源的储存量减少，也加大了使用者的难度。
2 加强医院综合档案管理的对策
2.1 加强宣传教育
档案作为医院最有价值的核心资源，要使档案管理成为医院的主要发展趋势，就要加强工作人员的意识。在实际工作中向工作人员进行宣传，由于医院的工作人员每天的工作都比较枯燥、疲劳，所以在宣传过程中要利用不同的宣传形式吸引工作人员。要定期对工作人员进行知识培训，使他们能了解档案管理中的相关知识，特别是一些档案管理中的法律知识，提高人员的综合素质。还要对档案管理中的潜在要素进行分析，使工作人员积极转变观念、主动学习，拓宽知识面。档案的管理工作范围比较大、任务量繁重，在实际工作中就需要工作人员有一定的管理能力和奉献精神。
2.2 建立档案管理体系
如果要加强医院综合档案管理的工作质量就要建立相关的科学体系进行制约，在档案实际管理工作中，每个工作环节都要根据医院的实际情况、各类规章制度以及档案管理的法律法规来实施。例如在收集资料、保密资料、统计数据以及销毁现象等工作中都要进行全面的管理制度。在建立的档案管理体系中，要求工作人员明确自己的工作目标和责任，尽量做好自己的本职工作。随着医院的不断发展，还要对档案管理体系实时更新，对那些不合理的、已经过期的管理制度进行补充和完善，建立更完善的、适应医院发展的档案管理体系。
2.3 信息化管理
随着社会的不断发展和信息技术、计算机技术以及网络技术的普及，将科学技术应用在医院的档案管理中也具有重要意义。不仅降低了工作人员的劳动强度，提高了工作人员的管理效率、社会效率和经济效益，而且网络系统的建设也实现了医院档案管理的电子建设服务。
2.4 开发医院档案信息资源
医院的档案信息资源能促进医院的业务工作、信息管理以及患者的服务工作，所以对医院的档案信息资源开发首先就要加强综合档案的宣传，可在医院中利用多媒体定期进行传播，使工作人员认识到档案信息资源的重要性，对表现优秀的工作人员要给予鼓励和宣传，提高医院资源的开发效率。还要积极开展咨询工作，使档案使用者能利用正确的方法找到所需要的资料。然后利用先进的信息设备，如检索工具、搜索引擎等为使用者提供更方便、更高效的服务，在新时期改革形势下，医院主要是利用计算机辅助立卷实现的文档一体化建设，在互联网严密的监控下实现了各项功能的管理。最后还要加大对医护人员的培训，组织专业的人员对他们进行培训，使他们能利用准确、科学的档案使用方法为需要者提供资源信息，为适应当代信息技术的快速发展，就要培养大批的医院技术型人才。
3 结 语
将医院档案中的管理工作做好非常重要，它不仅能保证医院的正常运行，也能提高医院在社会中的知名度。目前我国医院在档案管理中虽然还存在一些问题，但在信息技术快速发展的今天，将科学技术应用在档案综合管理中能为保护信息资源做出重要的保障工作，不仅提高了工作人员的办事效率，也推动了医院建设的现代化进程。
主要参考文献
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法院档案管理范文4
随着医疗体制改革的不断深化和现代科学技术的进步。档案管理作为医院管理工作中的一个不可分割的重要组成部分，越来越受到重视。医院档案管理工作通过围绕医院经营和管理涉及的临床、医学、科研等方面的信息开展服务，为医务人员、患者乃至社会公众服务，从而促进医院科学发展。
档案管理促进医院科学发展主要体现在以下几个方面一是利用科技档案能够促进医院科研发展。充分开发利用科技档案资源，挖掘科技档案中蕴藏的科技信息，能够为科研立项、实施以及科研成果临床推广应用提供重要依据；二是强化病历档案能够提高医疗技术水平。把病案中大量的医疗信息资料进行全面系统的收集分析，及时准确的向医务人员提供有价值的医疗信息，进而提高医疗质量；三是利用人事档案能够提高医院人才管理。人事档案通过提供借阅全面、系统、准确的人事档案信息资料，来完成医院各类人员的合理分配，在人才资源的合理利用以及行政、临床科室结构的调配等方面都发挥着重要的作用。四是利用医德医风档案促进医院行风建设发展。医德医风档案是医务人员进行医德实践活动的真实记录，“是病人对医生医疗技术和服务质量的评定，病人及其家属的表扬与投诉等”。医德医风档案是提高医务人员职业道德素质、提高行风建设的重要举措。
二、当前医院档案管理中存在的问题
（一）管理不明、职责不清
由于有些医院领导者的不重视和医疗行业特殊性的影响，目前有些医院档案管理分为综合档案和病案两个档案室；在日常工作、生活中形成的文书、科技、会计、实物、音像档案等由综合档案室收集、存档，业务管理由医院办公室负责；而“医疗诊治过程中形成的医疗文书档案、影像资料档案、诊断依据则由医务科和病案室负责”；单位的人事档案，由人事科负责；会计凭证、会计帐薄等会计档案则由财务科负责。医院内部形成多部门、多头管理档案的局面，造成档案管理格局混乱职能不明确，缺乏统一管理。
（二）管理理念和方式落后
大部分医院档案管理工作一般是被动的收集、整理、检索，信息量小，收集力度小，缺乏主动性，没有积极搜集档案信息资源，存在资料流失，严重阻碍了档案的开发、利用。而现代的科技管理技术也没能发挥原有功能，有的只为应付上级考核检查配设，没有结合工作实际，无操作性。部门档案材料普遍存在管理不系统、涂改、记录不完整等现象。
（三）管理队伍整体素质低下
在信息技术条件下，医院档案管理的模式发生了变化，目前医院高层次的档案管理专职人员较少，大部分为即将要退休的工作人员和专业素质偏低的工作者，专业知识贫乏。而且医院为了节省人力资源，档案工作人员一般都由其他工作人员兼职。医院档案管理人员培训力度也不够，使得档案管理人员的素质满足不了信息技术条件下档案管理的要求，也不能满足临床、患者和医院科学发展的需要。
三、强化医院档案管理的措施
（一）健全制度、严格归档
为规范医院档案管理工作，促进医院科学发展，就必须完善科学的档案管理制度，必须将医院各个部门、不同载体、不同类别的档案全部纳入集中管理范围。严格按照医院档案归档整理原则开展工作是加强医院档案管理工作的保证。按照医院档案管理方案，统一收集、归档，做到资料归档及时，整理条理有序，分类明确合理，查寻参考方便，便于操作利用。
（二）重视开发，充分利用
加强医院档案管理工作的目的就是为促进医院发展建设，为临床医疗科研提供服务。档案管理工作人员要全面树立服务的理念，积极开展各种编研活动和信息开发，为临床医疗、诊治、科研工作提供多方面信息。档案管理人员在做好日常档案收集工作的同时，要主动丰富档案内容，优化档案结构，掌握档案利用的新动态，积极开辟档案信息资源，加强档案利用反馈信息的管理，以满足医院、患者乃至社会各界对档案信息的需求，真正发挥医院档案管理工作的作用，充分发挥其社会效益。
（三）强化培训，提高素质
在当前形势下，医院档案管理工作对工作人员的素质提出了更高的要求，不仅需要档案管理人员强化档案管理专业知识的学习，不断提高自己的文字表达能力、分析能力和专业技术水平，还需要“加强对计算机知识和档案管理软件知识等信息技术知识的学习，掌握现代信息管理技术”。因此，医院应该加强对现有档案管理队伍的培养，给档案管理工作人员提供良好的培训，让他们打破传统档案管理管理手段，用信息技术提高档案管理水平。
（四）引进新理念、提升管理水平
档案管理人员要能主动开发档案资源信息，把封闭式被动管理转变为开发式主动管理，在档案管理中，将有用的信息传递给医院相关部门，同时要扩展病历档案的技术价值，为临床诊疗服务，提升专业技术水平，提高医院的经济效益。如何加快档案的现代化管理进程，增加档案管理工作的附加值，是当前档案管理研究的重要课题。我们只有在日常工作中不断进行理性思考、总结不足、提出新理论和管理方法，才能够最大限度地发挥档案工作的作用，辅助医院其他各项业务的有序进行。
法院档案管理范文5
【关键词】 医院 档案管理开发利用
【中图分类号】R197.322【文献标识码】 B 【文章编号】1005-0515(2010)005-072-02
档案记载了一个单位历史发展的过程,它从不同的角度全面客观的反映各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等,是历史的见证。随着我国知识经济和市场经济飞速发展,医院的建设与发展处在一个非常时期,医院档案管理面临新的问题:国有非营利的事业单位性质与市场经济模式下的企业管理,这对医院档案管理提出新的内涵。医院档案不仅涉及到医院本身历史发展的全貌,更涉及医院在工作活动中形式的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案,它是医院的宝贵财富,加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要,同时也为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料等等。因此,准确把握新时期医院发展的特点,加强医院档案管理,是医院档案实行现代化管理的根本任务。
1. 领导高度重视,提高全员意识
领导重视是档案管理工作的关键。现代科学技术迅猛发展,人类社会以惊人的速度跨入“信息时代”。各种管理的日趋规范化,导致了大量文件的产生,使医院档案急剧增多,档案在医院卫生工作中起到了举足轻重的作用。加强《档案法》的学习,增强医院干部、职工的档案意识,特别是领导干部的档案管理意识,把档案管理纳入医院领导班子重要议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传档案工作,提高医院领导、医院管理者、医院职工对档案意识和法制观念,进行档案工作的基本法律宣教,遵守档案工作的法律、法规和方针政策,认识到医院档案的潜在价值,及其所带来的社会效益和经济效益,自觉参与档案的管理与利用。
2.完善档案工作职责,强化档案基础和管理
(1)建立健全档案管理的规章制度,是档案规范化管理的根本。长期以来在医院管理中,一般都按照卫生部要求制定了适用于本院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责,而涉及档案管理的制度、职责较少,没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中,一般也没有将档案管理纳入目标考核,制定相应的考核制度,致使实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。档案收集归档过程缓慢、档案的利用和开发利用效率低下、档案的工作组织不甚得力,并且受到人员、设施、经费等方面的限制,档案管理工作很易受到冷遇。档案管理是一项长期工作,要使各级严格把关,责任到人,须建立相应的考核制度。医院根据《档案法》,档案目标管理的需要,结合单位实际情况定出具体规定,制定医院档案实行集中统一管理的实施细则,确定档案管理部门的职责,健全机构设置,有专职档案人员负责档案工作,完善档案管理的归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密、库房管理制度,使档案工作各环节的运行有章可循,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。这是使档案得以规范化管理的根本所在。
(2)加强硬件建设,是档案管理工作的基础。硬件的建设合理与否,直接关系到医院档案管理工作的成效,同时在一定程度上反映了医院的管理水平。加强资金投入,引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备,如档案库房的去湿、空调设备,高效灭虫、灭火设备,这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容;另一方面要引进计算机管理,用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案,方便使用者及时查找、阅读,既节省时间也节省人力、物力和财力,提高了工作效率,同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间,保存信息方便简单,也增加了其保密程度。
3.重视人才培养,提高人员素质
重视医院档案管理人员的培养。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才,又是管理型人才。医院档案管理人员是整个医院档案规范化管理的具体实施者,是规范化管理的灵魂,这就要求培养高素质的档案管理人员,目前档案工作人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,与时展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身人员较少,专业知识老化,知识面较窄,知识结构不合理,学历普遍偏低,现代科学知识贫乏,外语水平不高,高层次的档案专业人才较少,这些情况已不适应新形式下的档案事业发展。随着档案事业的规模日益扩大,档案数量日益增多,内容日益丰富,信息载体日益多样,管理手段日益先进,对档案专业人才的素质建设提出愈来愈高的要求。档案管理人员的素质影响档案管理水平。在医院人才培养中,一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求,许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展,缺乏创新和活力。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,通过专业培训、知识更新、进修学习等,提高业务水平,建立档案管理人才梯队,适应档案业务发展,推动档案管理水平的提高。档案工作人员要熟悉档案业务,认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准,树立高度的工作责任心,做好档案据的录入工作,积极参与档案学术研究,不断提高理论研究水平。
4.掌握档案管理新技术,开发利用档案资源
(1)随着科学技术的发展,档案管理手段的不断更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。医院应充分利用计算机管理,设计完善的应用软件和网络等现代化办公设备,实现档案管理的自动化、现代化。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用,将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机,这具有检索快捷、方便、高效等优点,使查档案材料费时费力的原始劳动,变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。这样既是人类劳动能力的解决,更是工作质量的飞跃。可以使医院各种门类和载体的档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现,使档案信息的处理、传输获得积极的效果,提高了工作效率。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平,也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。
(2)拓展档案的归档范围。医院由于处于一种特定的条件下,面临诸多新的问题。由于受医院职能特殊性的限制和不同种类档案作用特点的表现形式的影响,致使许多重要的珍贵的文件资料分散在各个部门、各个科室,甚至损坏丢失,给医院工作带来诸如多不利。因此,拓展归档范围,加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营方面,所进行租赁、承包、核算的方案、协议等应实行归档收集。又如提倡采购招标,其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以,要进一步健全档案管理组织,落实专人收集。
(3)组织建设医院档案管理网络,是开展档案管理工作的保证。文书档案以机关职能部门为主,其中包括党群工作、行政管理、医疗、护理、预防保健、基本建设、设备仪器和会计管理,业务管理以临床科室为主体,包括内科、外科、妇产科和儿科等。科技档案以科研教学为主。各部门明确负责人兼管档案工作,形成了较完整的医院档案工作网络,让他们收集和接收所在部门管理范围内具有保存价值的档案资料,并做初步的档案整理工作,使档案管理工作得以保证。建立健全医院档案管理网络,充分利用各种信息管理新技术和外智内用,与其他信息管理融合的一体化信息管理模式。
(4)开发档案资源,为医院工作服务。档案资源的开发利用是档案管理的主要目的,让档案信息资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥重要作用。因此,档案管理人员要树立服务意识,通过档案深层次开发,开展多种档案编研活动,编写各种专题汇编,为利用者提供多方面、有实效的信息,提高档案的使用价值,为医院管理、临床医疗、教学、科研工作及患者服务。例如可为医院的机构改革、人事任免、编史修志、职称评定等提供了资料。基建档案的利用,保证了大型建筑物的及时修缮。医疗设备档案的利用,有力地保证了设备的及时维修,确保了临床工作的正常运转。同时,还要加强档案利用反馈信息的管理,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益同时,通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益。
5. 加大改革力度,争创新水平
近年来开展档案目标管理的评审等级医院活动,档案工作逐渐受到医院的重视,档案信息在院领导科学决策以及其它工作中起到了依据作用和参考作用,医院各级人员充分认识了档案在医院管理及文化建设所具有的其他文献资料不可替代的作用。加强档案工作的基本建设,进一步完善档案工作体系,使档案管理向着规范化管理的轨道健康发展,使医疗卫生改革和医院事业上新水平,服务上新水平,管理上新水平。
参考文献
1.沈海霞.《加强医院档案管理 促进医院持续发展》 中华现代医院管理杂志,2004,2(12):1130.
2.《做好医院档案管理工作 为医院改革建设服务》 中华现代临床医学杂志, 第1卷 第1期.
3.何小媛.《关于实现医院档案管理现代化的几点思考》中国当代医学,2005年6月 第4卷 第11期.
4.陈水佛.《计算机在医院档案管理中的应用体会》引进与咨询,2002年 第3期.
5.张唏,赵斌《医院档案管理计算机网络化应用探讨》中华医学丛刊, 2004年 第4卷 第6期.
法院档案管理范文6
【关键词】医院;会计档案;管理
医院会计档案是记录和反映医院医疗业务活动、账务收支状况及其结果的重要史料和证据,医院会计档案对指导医院经营管理、总结医疗工作等具有重要作用。由于同医院自身运营有关的信息70%左右来自会计资料[1],因此,依法加强医院会计档案的管理工作具有十分重要的意义。
1医院会计档案管理工作存在的问题
《会计法》、《会计档案管理办法》的实施,有效地规范了会计档案管理工作。但在工作实践中,医院会计档案管理仍然存在一定的问题,主要表现在以下几个方面:
1.1材料归档不及时。多数医院只重视文书档案的管理,而忽视会计档案的管理,会计档案由医院会计部门自己保管,未按时移交医院档案管理部门;在一些已实行会计电算化的医院,会计资料只移交了纸质档案,磁性介质或光盘存储会计数据却一直保存在会计部门,没有把电子会计档案与纸质会计档案同步移交,严重破坏了档案全宗的完整性。
1.2与档案管理工作不衔接。医院会计档案是会计核算的产物,它产生于医院会计业务工作中,是会计工作的延伸和终结。但在实际工作中,医院会计人员对会计业务非常熟练,经常参加会计知识的培训和学习,却没有参加过会计档案管理知识的培训与学习,特是对会计档案规范化整理标准知之甚少,不少医院只重会计业务,轻会计档案管理,存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象;会计档案管理制度也不完整,多数医院没有配备专人管理会计档案,甚至由出纳会计兼管会计档案,这是不符合规定的。
1.3监督指导不到位。会计业务主要接受财政部门的监管,而财政部门和档案部门很少联手对新形势下会计档案的管理进行监督指导。财政部门只监管会计业务规范与否,而对会计档案规范与否少有问津,档案部门也很少主动介入,致使会计档案管理基本处于失控状态。
1.4鉴定销毁不及时。有的医院把凭证、账 簿等会计档案自成立以来一直保存至今,大大超出了其保管期限,没有及时进行鉴定销毁,从而造成空间和档案装具的浪费。
2依法加强医院会计档案管理工作
针对上述医院会计档案管理工作中存在的问题,笔者认为,要做好会计档案的管理工作,必须运用法律手段,依法加强管理,应突出做好以下几个方面的工作:
2.1 提高依法管理会计档案意识。《会计档案管理办法》 第二条规定“国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织,应当依照本办法管理会计档案”,第四条规定“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”,有关法律法规明确规定各单位都必须加强会计档案的管理,因此,各医院的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识,从法律的高度加强管理,使会计档案管理走上法制化的轨道。
2.2 依法完善会计档案管理制度。各单位应严格按照《档案法》、《会计法》及《会计档案管理办法》等法律法规的有关要求,制定适合各自医院的会计档案管理办法。明确会计档案归档收集、立卷、保管、借阅、移交及鉴定销毁制度等,作出具体可操作性强的规定,使会计档案管理的各个环节都有章可循。同时,还应制定一套电算化会计档案的管理制度,以便使电算化会计档案的管理形成制度化。
2.3 依法强化会计档案知识培训。《档案法实施办法》第八条规定“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定,履行下列职责:组织、指导本行政区域内的档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训”,因此各级档案行政管理部门及卫生行政部门应依法对卫生事业单位的档案从业人员进行培训,改变以往只重视文书档案整理知识培训的做法,把会计档案整理及其他门类档案整理知识也列入其中,使各医院的档案人员全面掌握档案工作知识。同时,应将会计档案管理及操作技能的培训纳入医院会计人员上岗前的培训,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能。
2.4 依法加大医院会计档案监管力度。《会计档案管理办法》明确规定“各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查”,因此,各级财政部门和档案管理部门应该联手做好医院会计档案的监督指导工作。采取定期、不定期的方法,对会计档案进行检查指导,发现问题及时纠正,保证医院会计档案管理工作的健康开展。各级财政部门应在对各级医院会计业务工作检查中,将会计档案的规范化管理纳入其中,加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
2.5 依法开展医院会计档案鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条规定“保管期已满的会计档案,除本办法第十一条规定的情形外,可以按照以下程序销毁……” 因此,各医院应依照《会计档案管理办法》的有关规定,遵照法定的程序定期进行会计档案的鉴定销毁工作。
总之,医院会计档案是一项即复杂细致而又要求严密的工作,必须认真贯彻执行《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》等法律法规的相关规定,把医院会计档案管理工作做到专业化和规范化,使其真正起到为医院发展建设发展服务的作用。
