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档案管理的重要意义范文1
关键词：信息化；医院；综合性档案；重要性
近年来，国家对卫生信息化建设非常重视。医院档案信息管理如何满足医院乃至社会各方面对医院档案信息利用的需求?如何根据医院档案形成规律和特点，建立实用共享的医院档案管理信息系统?这是我国各级各类医院档案管理部门目前普遍关注但又尚未解决的新课题。
1医院综合档案管理现状
1．1缺乏完善的档案管理体系
目前，我国大部分医院的综合档案管理制度相对不是很完善，各科室间缺乏有效沟通，应该归档的材料一般都由各部门自行保管，使得综合档案的管理工作不具备科学性、完整性，容易导致医院档案管理工作的滞后和混乱。
1．2档案管理工作不被重视
不少医院的综合性档案管理问题不受领导重视，是因为有些医院管理者认为综合档案管理不能直接给医院带来经济效益，且需要消耗大量资金，是可有可无的项目。缺乏领导重视和资金来源的直接后果就是造成档案管理工作的落后和不规范［1］。
1．3档案管理信息化水平不高
工作效率低下信息技术在医院综合档案管理中的应用率还是比较低的，由于缺乏技术支持，致使不少珍贵资料难以保存下来［2］。因为资金投入不足，使得档案管理者无钱购买相应的软硬件设施，直接后果就是使用者无法在短时间之内迅速检索到所需的资料。
2使用信息化管理医院综合性档案的重要性
2．1档案是医院发展和建设的重要资源
档案是医院工作的重要资源，对医院今后的发展和建设具有重要的指导意义。建立一套科学有体系的综合档案管理系统是提高整个医院管理水平的基石。
2．2信息化是时展的必然趋势
伴随着计算机技术、信息技术和通讯技术的不断发展，不少行业为了提高工作效率、经济效益和社会效益，纷纷引进了信息化管理这一概念。同样为了有效开发利用医院的档案资源，可以充分利用网络资源，建立属于自己的档案数据库。
2．3方便医院职工及时获取相关资讯
不仅仅是医务工作人员，在医院工作的每一名职工可以通过便捷的现代化网络平台，及时获取各部门的通知、公告，可以加强职工对医院的认知感。同时也可以为医院职工的好人好事提供传播途径，以增加职工的工作使命感。
3建立健全医院综合档案信息管理系统
3．1整合信息资源完善信息系统
档案信息资源整合不是简单的数据库集合，而是对独立的档案信息资源系统中的功能结构进行类聚和重组，形成一个新的档案信息资源体系，最终建立一个效率更高的系统模块。目前，国际领先的技术结构是采用B/S结构(即Browser/Server———浏览器/服务器)，网络办公不再受地域限制，用户端只需要单一的浏览器软件，通过使用Internet的超文本、多媒体传输技术，就可以访问文本、图像、声音等信息，完成网上信息查询、打印、录入等操作，具有系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便等优点。
3．2合理设置综合性档案信息管理系统基础模块
医院综合档案信息管理系统最重要的是模块设置，大多数医院的信息系统包括:医疗文书档案、科研教学资料、医疗设备资料、人力资源资料和党建、行政管理及其他信息资料这5大模块。但是对于模块内容的归档存在一定的难度，因为各部门职能不同，自身形成的文件和档案类别有所差异。在运用计算机对各类文书档案进行归档的时候，必须由专职人员严格按照统一的格式、标准进行分类输入，确保信息系统的准确性、实用性［3］。
3．3加大资金投入配备基础网络通讯设备
医院要真正实现综合性档案的开发利用和资源共享，必须要加大资金投入力度，配备基础的网络通讯设备，以医院局域网为基础，利用网络传递运输技术、通讯技术、扫描技术、多媒体技术、数据库技术、数据压缩与上传技术等辅助手段，为医院综合性档案信息化管理提供保障。档案信息化建设势在必行，为开创档案管理工作的新局面创造良好的条件。以往对档案管理所采取的传统的手工管理模式已经不能满足现下快速发展的社会需求，并且正在逐步被先进的应用计算机技术、网络技术等信息化管理模式所取代。随着信息化程度的稳步提升，医院综合性档案管理工作也有着巨大的变化，档案信息管理系统正逐渐步入规范化、科学化的时代。
参考文献
1陈文德．医院综合档案管理的现状及对策［J］．产业观察，2015，(8):171．
2朱方华，宫洁丽，王建军，等．利用信息管理系统对医院综合档案进行管理［J］．河北医药，2013，(3):773－774．
档案管理的重要意义范文2
无论是个人职业发展还是用人单位选拔人才，都需要档案作为参考、考察依据。档案是跟随个体一生的、公平记录其经历、发展、历程的文本，是一个人工作、生活状态的全面反映。针对档案进行管理，能够充分发掘人事服务作用，档案管理者需要充分认识工作的重要性，深度发掘档案的社会价值和岗位价值，从而使档案管理工作成为促进组织发展、社会安定和谐的有利因素。
一、档案管理工作的重要性分析
1.信息全面，真实客观
档案能够全面记录个人或单位工作、发展的相关信息，对于管理层来说，则能够通过档案对单位效益、管理水平等直观了解。在档案当中，会详细记录单位发展相关的各类信息，而管理者利用档案查阅，有利于对未来发展趋势进行分析和部署。随着时代与科技的不断发展，档案管理不再局限与信息记录，其应用作用更是不断被强化，应用价值也再不断被发掘。对于决策者来说，利用档案查阅制定组织发展计划、提升经济效益、增强组织竞争力有着极高的可行性，通过档案资源整合制定出更有利于组织发展的战略规划。
档案管理工作的意义首先体现在考察依据方面，档案具有法律效力，因此其中所记录的信息更加真实客观。在使用档案的同时也能够有效提升信息公信力。严谨的档案管理能够避免资料被篡改，因此在实施方面更具可靠性。档案管理涉及层面较广，记录内容更为广泛，如果管理层或者相关人员需要资料查阅，都能够在档案中获取相应信息，并寻求解决问题的方法，从这一点来看，档案的参考价值非常明显。
2.能够对人事管理提供参考依据
档案内容涵盖了个体学历、资历、各种学习社会经历等信息，能够较为全面的反应出个体的成长轨迹这些信息为用人单位选拔人才提供了一定依据，其参考价值不容忽视。在组织内部，档案管理已经成为人员调动、职业晋升、制定薪资标准的重要依据，尤其是在薪资标准的制定中，不但需要根据人员现有工作业绩作为考评依据，更需要结合档案内容对其工作年限、岗位成绩等进行综合评价，同时档案中还有针对人员成绩、过失、思想道德等方面的评价，这些都具有较高的参考价值，是组织人员晋升、调整工资等级的主要依据，由此可见，档案管理具有重要的社会价值。
档案管理不但对组织发展有着重要的引导作用，同时也关系到组织人员的职业发展，因此，档案管理具有双重性。作为档案管理人员，需要深刻认识到档案管理的重要性，在日常工作中强化规范管理意识，加强工作的严谨性和科学性，从根本上提升档案管理成效。
二、加强档案管理工作的可行措施
1.注重对档案管理工作人员的培训
作为单位领导，需要对档案管理的重要性有全面认识，只有这样才能在人力物力方面给予更多支持，只有领导重视才能使档案管理人员对工作岗位的重要性有重新认识。单位需要定期组织人员参加档案管理专业培训，加强《档案法》学习，利用正规培训提升档案管理人员的专业能力。
2.注重档案收集工作
在日常管理当中，工作人员需要做好档案收集、整理工作，只有不断更新档案内容，才能体现出管理价值。管理层需要多方督促档案收集工作的落实，保证相关部门及时上交资料，促进档案内容及时更新并归档。
3.注重档案价值鉴定
档案鉴定是在种类繁多的档案中选择有价值的内容进行专项管理。这就需要管理人员具备良好的甄别能力，能够从现有档案中发掘其价值所在，通过历史档案分析，结合国家政策、组织发展需要等，确定档案的保存价值。
4.注重对现代化技术的利用
随着信息技术的发展与普及，在档案管理当中引入信息技术有利于提高管理效率和管理质量。利用信息技术能够实现档案管理的及时更新，在档案搜索、查阅、归档方面提高效率。通过信息技术处理，档案管理效率将得到全面提高，管理质量也会同步发展。
档案管理的重要意义范文3
一、人事档案管理在医院管理中的作用
在很多医院档案管理中，其管理体系逐渐健全，人事档案管理的整体作用逐渐凸显出来。在医院实施信息化以后，部门之间可以实现互通，实现档案信息多元化发展。人事档案管理效率也在逐步增加。
1.人事档案管理具有时效作用。医院的档案不仅要服务于各个职能部门，而且也需要服务上级主管部门和病人。在各部门的信息被档案管理部门获取之后，需要在最短的时间内进行电子化、系统化的处理，方便获取信息和利用。档案管理部门提供现代通信网络服务以及光盘存贮服务和公共信息网服务、视听传播服务，他们的服务对象都可以通过不同的途径来获取档案的信息，这就使他们节省了大量的时间，提高了工作效率。同时，在进行档案的管理过程中，其整体的档案管理机制也在逐渐地健全。
2.人事档案管理具有较好的灵活性。在进行人事档案的管理过程中，我们需要采用多种不同的方式让档案信息得到共享。因此，在进行档案管理的过程中，我们可以采用多种纯文本的形式进行信息文本的优化。在进行整体的服务过程中，可以采用电子文件和视听档案呈现，如图像文本影像和声音。档案存储的方式变得多样化，不仅减少了处理的空间，还扩大了档案存储的内容和范围，并且可以保持档案的完整性，延长档案的寿命。
二、人事档案在管理中的不足
1.档案信息化工作中技术标准不一致。在进行人事档案的管理中，同样需要对医院的各种信息进行整体性的健全。由于人事档案存在一定的机动性，因此在医院的信息化体系还未全面建立的情况下，档案信息工作与技术标准还未能达成一致。这样，医疗机构在系统软件的服务上还未能达成统一。因此，认识档案的信息统一化是目前人力资源管理体系优化的当务之急。
2.档案信息化难以满足更多利用者的需求。在进行档案信息的管理过程中，大部分档案在进行信息的录入时程序还相对复杂。由于在进行人事资源管理的过程中，其信息的录入需要采用多种不同的方式让档案信息建设的效率得到提高，这就导致网络信息与档案信息管理存在一定的差异。所以，采用多种不同的方式使得人事档案管理的效率得到提高相当重要。
3.档案管理水平有待提高。在进行医院人事档案的管理过程中，其整体的档案管理水平还不够高。部分档案管理人员在档案的管理上过于传统，在思想观念以及管理水平上无法跟上时代的步伐，缺乏创新活力。因此，在进行人事档案管理的过程中要加强人员的培养。
三、人事档案在医院管理中的建设思考
1.构建档案信息管理体系。建立一个相对稳定的档案信息化管理体系，档案工作向信息化前进的一条必经之路，也是档案在工作历史和未来之间的连接。所以需要加大力度投入资金来确保档案信息的建设，以及各方面软硬件设备的齐全。与此同时，档案信息化建设，也应当和医院的网络建设进行同步改进，在进行医院网络和档案网络之间设置密码权限。以档案室为中心，将整个医院的计算机进行内部互联网的控制，在任何一台机器上都可以查到有关资料，这就实现了资源共享和时效管理，对完善档案信息、实现办公自动一体化有重要推动作用。
2.实现电子文件管理规范化、制度化和标准化。在进行人事档案管理的过程中，其需要采用多种不同的方式加强档案管理的规范性。同时，还要实现电子文件的整体管理。让档案管理的制度逐渐标准化以及信息化。在人事档案的整体管理中，还要做好相应的档案分类。采用多种不同的方式让档案信息能够更为清晰化以及明确化。
档案管理的重要意义范文4
医院档案是医院发展过程中最可靠的原始记录，是最具有权威性的凭证。尤其是珍贵的历史性档案资料，一旦损毁、消失其原貌将无法复原再生，其损失无法估量。因此，强化档案管理，对于保护档案资料，提高档案服务质量，充分发挥档案无可替代的凭证作用，至关重要。
医院档案管理是医院历史进程中的原始记录和权威凭证，是医院管理不可分割的重要组成部分。档案管理应从提高档案管理人员的综合素质、强化医院领导重视档案管理工作的意识、实现档案管理的标准化、信息化等方面入手，加强医院档案管理工作。医院档案类别很多，包括病历、图书、基建、设备、财务、文书文件、人事、科研等方面。面对日益深化的医疗改革和竞争，如何加强医院档案管理，如何更好地为医疗、教学、科研服务，实现档案管理现代化，是目前医院档案管理人员应该思考的问题。
一、医院档案管理现状
1991年，卫生部的《医学卫生档案管理暂行办法》第二章第七条规定，各级医药卫生部门要理顺档案管理体制，建立综合档案工作机构，负责本单位的档案工作和统一管理本部门形成的全部档案。然而在一些医院中，工作的中心是医疗，医院管理的重点是如何提高医院技术水平，改善环境条件，从而为患者提供更加优质的服务，因此，在对医院的管理和建设工作中，一些管理者还没有对医院的档案管理工作给予足够的重视。
现在各级医院在档案管理方面还存在一些问题：首先档案管理意识薄弱，对档案的利用率相对低下。重经营、轻档案的意识普遍存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。这就造成目前很多医院对档案信息资源开发不足，对其利用率不高的结果。
其次，档案管理制度不健全。目前，我国医院的管理工作中，各医院一般都按照卫生部要求制定了适用于自己的、较为健全的管理制度以及对各类人员工作职责，然而涉及档案管理的制度、职责却相对不健全，还没有一个统一的建档制度，一些相关的制度和检查考核措施等也都有待于进一步改进和完善。
第三、缺乏正规的档案专业人员，直接影响档案的管理。长期以为，医院的档案工作由医院办公室的工作人员兼管，由于工作人员的精力有限，造成档案工作人员负担过重，而无力顾及，直接影响到档案管理的质量。
二、医院档案管理工作的新思路
随着医院医疗卫生体制改革和社会医疗保险制度改革的不断深入，对医院档案管理工作也提出了新的要求。因此，要搞好医院的档案管理工作，促进医院档案事业的积极发展，必须探索一条适应医院档案管理工作发展的新思路。引进专业人员，对档案进行管理档案管理水平高低、档案服务质量如何，决不单纯地取决于档案管理人员数量的多少，而是取决于档案管理人员的整体素质、专业技术水平、先进的工作方法和科学的管理体制。档案管理水平和档案服务质量的提高，档案事业的健康发展，以及今后档案工作逐步全面实现专业化、规范化、统一标准化管理，特别是现代化管理，都需要拥有一定数量的学历高、素质高、多功能的复合型档案专业人才。这种档案专业复合型人才，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识，精明强干，以少胜多，能一兼数职，办事效率高;能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术;有较强的应变能力。在他们的带动下，档案管理才能真正发挥其作用。
档案资源是一种潜在的生产力。随着医院管理向科学化、现代代和标准化发展，档案工作已成为为医院管理的重要组成部分，因此，要建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍，自觉参与档案管理工作，已经成为医院档案工作的当务之急。实现档案管理的现代化，提高档案资源利用率
对档案进行管理，是为了发挥其作用。当前，广泛利用互联网开展网上服务业务已经成为为社会和各单位提供相应档案服务的一种重要形式。运用计算机进行档案管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，给档案工作注入了生机和活力，利用计算机进行档案管理也增加了其保密程度。
档案工作者的重要任务就是开发和利用档案信息资源，通过计算机网络为用户提供服务，促使档案管理现代化，从而为医院各项工作的顺利开展做好服务工作。
三 档案管理向标准化、信息化迈进
医院综合档案部门是医院保存和管理本单位各种门类档案的独立部门，要建立健全归档工作体系，实行文件处理部门立卷制度。办理完毕应当归档的各种形式和载体的文件材料，由文件材料承办部门负责收集和整理后，送交医院综合档案管理部门或档案工作人员进行归档保存。档案管理部门或档案工作人员负责档案质量检查和验收。档案工作的标准化，就是要符合档案的各项标准化内容，包括组卷的方式和格式、分类规则、档案著录和标引规则、档案文献编纂规则等。特别是档案整理工作和著录、标引工作是否规范化，对计算机等现代化技术的应用有着重要影响，做到标准化管理，实现档案管理信息化问题就迎刃而解了。
档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。近年来，随着医院办公自动化、信息化程度日益提高，传统的“手工操作”、“立卷归档”的工作模式和“重保管，轻利用”的工作思路已经不能满足医院档案管理工作的需要。医院档案管理信息化程度的高低，直接影响到档案资源开发利用的水平。如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，成为医院档案管理工作的重要议题。这要求医院尽快建立档案数据库，特别是医院人事档案，要使人事档案的管理实现数字化;有计划地把缩微、光盘技术应用于档案的应用管理;充分利用局域网及办公自动化网络系统，实现档案（电子版）管理系统网络化。
总之，在医院领导的关心和支持下，将综合素质较高的档案专业管理人员放在这个重要岗位，实现档案管理的规范化、信息化，同时认真贯彻执行《卫生档案管理暂行规定》等法律法规，医院档案管理工作一定会更好地服务于卫生事业，并大力推动医疗事业的发展。
参考文献：
档案管理的重要意义范文5
关键词：医保档案;信息化管理;重要性
目前覆盖城乡的全民医保体系已经基本形成，但城乡差距及医保制度差异仍存在于城乡医保制度体系中。医疗保险档案不仅是记录和反映医疗保险事业发展的第一手材料，而且是研究医疗保险事业发展的宝贵史料，因此做好档案管理已成为医疗保险经办工作的一项重要环节。
一、医疗保险档案信息化建设的重要性
所谓医疗保险档案的信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化建设。医保档案管理工作是医保管理机构各项工作的基础性工作，体现着医疗保险基金的管理水平、医疗保险部门的服务质量，同时也关系着广大人民群众的根本利益。
档案的信息化管理是档案管理工作与时俱进、不断创新的结果，很大程度上简化了医保档案管理的流程和手续，提高工作效率，实现既定的社会效益和经济效益。
二、如何进行城乡居民医疗保险档案信息化管理
目前我国的医疗保障制度是以城镇职工基本医疗保险、城镇居民基本医疗保险、新型农村合作医疗和城乡医疗救助为主体，覆盖城镇就业人口、城镇非就业人口、农村人口、城乡困难人群，解决了部分人群医保缺失的不公平问题。但是，由于城乡二元结构使得居民健康水平、医疗服务存在较大差距。而不同医疗保险制度在医保保障范围、缴费标准、待遇水平、报销比例等方面存在较大差异。同时，新型农村合作医疗、城镇职工基本医疗保险和城镇居民基本医疗保险存在着制度交叉，不同的管理体制造成了制度运行的低效率。同时工作人员业务水平不佳、软件应用相对薄弱、工作基础较差、缺乏统一标准和规范等导致医保档案管理十分繁杂，因此需不断加强医保档案的信息化建设，保障城乡居民医疗保险工作顺利进行：
（一）与时俱进，建立健全医院档案信息化管理规章制度
与时俱进地建立健全各种与医保档案发展相适应的规章制度以及档案信息化管理的规范性文件。根据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》修订一系列有关档案信息化管理的规章制度，如《计算机信息系统保密管理规定》、《档案信息资源暂行规定》、《电子文件光盘存储、归档与档案管理制度》等。这些制度的进一步修订与完善，将使档案信息化管理工作有章可循，更加适应新形式的发展与挑战。
（二）推进档案信息化管理，提高系统整体水平
根据医保档案信息化管理要求，档案信息化建设应着眼整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。同时应充分重视系统中的每个节点，因为部分节点的障碍，都可能影响系统的畅通。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。医保单位应以利用频率和使用效率考核数据库，并把综合数据库与医院档案目录库结合起来，通过网络连接形成开放的分步式数据库群，从而提高系统整体水平。
（三）加强档案信息化管理系统的维护
随着档案信息化管理系统的建设，引进了大量的设备和软件，因此计算机系统的维护工作也越来越重要。首先要做好硬件系统的维护。对新购买的设备要及时建立档案，不但要记录设备型号、采购时间和地点，还要建立原始配置记录、变更记录、故障档案记录、电池电压值记录等。
（四）加强档案信息化管理的安全防护
档案实行信息化管理，档案信息借助互联网实现传输，档案信息在传输过程中的安全性将在一定程度上受到影响，使其有可能被窃取、篡改或伪造。因此，必须根据档案的内容、价值、密级等把档案划分为数个安全层次进行不同的管理。同时，设置系统管理员，监控敏感信息，检查系统安全措施，排除系统障碍。
（五）加强领导，健全网络，组织考核
随着医保档案工作的进一步完善，工作面越来越宽，工作内容越来越多。为搞好档案工作，首要问题是建立较科学的档案管理工作体制和管理网络，建立健全档案工作网络，实现各种形式的档案及有关资料的统一管理。
三、总结
总而言之，在信息化时代，加强医保档案信息管理对完善社会保障产生了极大的推动作用。但也不能忽视新科技给医保档案信息管理带来的严峻挑战。我国医疗保险档案信息化的工作正逐渐深入的开展，在深入的过程中可能会种现各种问题，若能提出合理的对策现解医疗保险档案信息化建设中存在的问题，就能让信息化建设能够继续进行下去。 因此，加强信息化时代对医院档案信息管理的研究，具有重要的战略意义。
参考文献 ：
档案管理的重要意义范文6
1.1完善的档案资料收集制度是前提
医院档案资料的收集制度是建立制度化和专业化医院档案的前提，档案只有在全面的、及时的、准确的收集好之后，才能进行更好的管理，一切的档案管理制度和档案管理工作都是建立在档案收集的基础之上的。首先要确定档案资料收集的范围，确定哪些是应该收集的档案资料，哪些是无用的信息。要将规划设计、调研、审批、施工等各个环节产生的图表、文字、音像形式的资料、图纸、收据等文件收集起来，根据各个项目的规模将资料做好分类，列出清单，做到全面准确，减少遗漏的现象。只有建立完善的档案资料收集制度，做好档案资料收集的基础工作，才能确保档案资料的完整、准确，为医院的档案管理工作打下坚实的基础。
1.2建立好档案资料整理立卷装订的制度
在收集好档案资料后，下一个环节就是对档案资料进行整理，将整理好的档案资料整理成卷，再进行装订，这个环节就需要完善的档案资料整理立卷装订的制度对这些环节进行详细的规定，使得档案资料整理的各个环节都按照规定有序地进行。但是目前许多医院都没有相应的档案资料整理立卷装订的制度，档案的整理和装订只是随意进行，致使许多档案资料长期的堆放在办公室，无人整理。有的虽然经过整理，但是由于缺乏相关的系统的制度规定，整理的不够规范，不方便档案的查询。因此，全面的档案资料整理立卷装订的制度是十分必要的，有了制度的规范，档案的整理工作就会有序的进行，而且方便档案的查阅。
1.3档案验收移交是保证档案完整的重要环节
档案经过整理立卷装订后，要经过验收的程序，这一环节也需要相关的制度规定，判断整理过后的档案是否符合要求，对于符合要求的档案才能移交。医院要制定相应的标准，档案管理人员要按照规定的标准验收档案，符合标准的档案可以通过验收，对于不符合标准的档案要退回给相关人员重新整理。对于验收通过的档案要及时移交，如果验收过的档案还是堆放在原来的位置，不移交给相关的人员存放起来，档案就得不到很好的保管，很难保证档案的完整和齐全。因此医院要制定相应的制度规范档案的验收和移交，所需要的手续必须齐全，不能遗漏，做好各个环节的签收手续。只有建立完善的验收移交制度，才能做好档案的验收移交工作，确保档案能够及时的按照规定的要求，完整的移交给相关单位保存起来。
二、有利于明确档案管理的责任
制度化和专业化的医院档案管理，有利于档案管理人员分工合作，明确自身的责任。制度化和专业化的医院档案管理，能够明确各个单位、各个科室、每个档案管理人员的职责，每个单位、部门都有自己的责任，每个单位和部门在清楚了自己的职责后才会更加清晰明了的完成自身的任务。传统的医院档案管理工作十分混乱，各个单位和部门的职责划分不清，经常会出现工作内容重复，或者某些档案管理工作无人负责的情况，一旦出现问题便会互相推诿，档案工作执行起来十分混乱。而医院档案管理进行制度化和专业化管理，就使得各个部门和单位的职责明确，积极配合，更好的完成医院档案的管理工作。责任到人、责任到岗的档案管理制度，明确了每个人的工作范围和工作内容，使得档案工作变得清晰明了，能够有序的进行，可以提高档案管理工作的质量和工作的效率。
三、有利于促进档案保管人员素质的提高
多数医院对档案管理工作的重视程度较低，档案保管人员的素质也不高，职业素质较差，缺乏相关的专业知识，处理不好医院档案的管理工作，致使医院的档案信息经常丢失、遗漏甚至外流，造成严重的影响。档案管理者较低的业务水平会严重影响医院的档案管理工作，有时会产生严重的后果，损害医院的形象，因此医院档案管理制度化和专业化建设是十分必要的，用制度规范档案管理人员的工作，促使他们提高对档案管理工作的重视程度，提高工作的效率和准确性，提高档案管理人员的专业素质。
因此医院要制定明确的制度规范档案管理人员的行为，还应为档案保管人员提供培训的机会，使他们提高工作的专业化水平，提高专业素质，严格管理并且完善医院的档案管理工作。加强对档案管理人员的教育、培训和考核，提高档案保管人员的工作能力和管理水平，不断优化档案保管人员结构。档案保管人员自身也要规范自身的行为，严于律己，认真负责，做好档案的管理工作。
