前言：中文期刊网精心挑选了电子档案管理模式范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
电子档案管理模式范文1
【关键词】档案管理；电子信息化；管理模式
一、新时代下发展档案管理电子信息化的必然性
电子信息化模式下的技术发展改变了传统的档案管理模式，互联网时代有大量的办公软件被开发出来，被人们用于工作生活中。利用软件进行的工作方便快捷，准确性高，利于查找也利于记录。电子信息化几乎取代了大部分的传统管理方式。新的电子信息化的管理模式已经成为了新时代信息管理的主要模式。
二、电子信息化下的新档案管理模式的优势
计算机是互联网时代必不可少的生产力工具，通过将文字、声音、图片、视频等传入计算机，可以使档案变为数字形式，即快捷可更改，又能够及时分享，存储安全且便捷，比起传统档案管理模式优势极大。
（一）档案的共享与办公自动化
在全社会进入办公自动化的背景下，资料的录入工作变得轻而易举，办公系统可以轻松与档案管理系统对接，实现资源实时共享，信息一体化，同时，档案的归档也可以实时进行，实现档案整理的同步。这样既有利于档案的利用与整理，又有利于办公自动化的发展，增加了工作效率。
（二）更快的检索档案
电子信息化最大的优势，便是效率。传统的信息查询不仅慢而且低效，这种低效不仅仅是在时间上，也表现在正确率上，而电子信息化下的档案管理，既快速，又准确，极难出现错误，而具体使用的时候，既能精确查找，又能模糊查找，极为方便。在增加了工作效率的同时，也减少了工作人员的负担。
（三）时效性和管理效率
传统档案管理模式流程繁琐，这加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，这使得档案管理的效率同步降低，而新的电子信息化的档案管理，优化了管理流程，提升了管理效率，档案的产生到使用精确迅捷。因为减少了大量人工操作环节，利用档案管理系统实现了档案的管理与录入，减少了许多人工操作的失误，所以大大提升了档案的管理效率，使档案管理人员可以有足够多的时间去保证档案的真实性和质量。
（四）简化了管理流程，加大了信息存储能力
档案管理工作是一项非常复杂的工作，涉及到许多方面，传统的档案管理工作是通过大量的档案管理人员经过反复整理和查阅在复杂多样的档案库里找寻需要的档案，这样效率低下，误差多，时效性差，也浪费了大量时间。在档案进行存储的时候，也会因为传统档案管理系统的复制性而难以录入，并且还有信息录入量太少，大量的信息难以录入的问题。而新的电子信息化的档案管理系统，可以高效精准的查阅和录入资料。并且因为电子信息化的档案管理系统读写方便的原因，即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库，纳入档案管理的系统当中。
（五）优秀的存储媒介
传统的档案管理的存储媒介大都是纸质的，文件体积大，易受潮，易燃烧，不易备份，不易保存，不易转移的问题。容易出现火灾或自然灾害后档案丢失的现象，这极不利于档案管理工作的展开。而电子信息化的档案管理则很好的避免了这个问题。电子信息化的档案管理容易备份，而且利用硬盘存储体积小，重量轻，发生灾害时易转移。即使是水浸或者被切割，也有技术手段可以修复。而且可以利用互联网进行备份，资料很难丢失。
三、电子信息化下档案管理的新职责
（一）收集信息
借助计算机系统为载体，收集需要的信息录入网络，存储电子档案。完成建立网络电子档案的工作，建立档案的信息库，形成移动档案库。
（二）整理信息
在收集电子档案的时候，将收集到的档案进行整理，进行编号，进行有序化处理，制作逻辑目录，层层衔接，紧密相扣。
（三）系统维护
在档案管理的计算机系统当中，硬件问题较少出现但出现后难以解决，需要有较好的备份处理。而软件问题需要经常调试，有专业人员维护，以此保持档案管理系统的高效运转。
（四）对档案信息系统的保密
保密工作，一部分是因为隐私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用档案信息。因此，建立档案系统的保密性十分重要。
（五）增加利用环节效率
利用环节是档案管理中的根本环节，利用电子信息化系统，可以使档案管理与互联网结合起来，可以增加多种查阅方式，增加阅读和检索方式。总而言之，在当今社会互联网的冲击下，传统的档案管理已经难以跟上时代，互联网在给其巨大帮助的同时也对传统档案管理提出了新的要求。复杂多样且难度较大的档案管理系统肯定会被电子信息化的档案管理系统所取代。所以，建立电子信息化的档案系统是新时代下的必然趋势。而顺应趋势，建立新的顺应时代的电子信息化的档案管理系统是我们行业贡献社会的职责及必然要求。
电子档案管理模式范文2
（一）建立“双套制”模式
确保重要信息完整。所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
（二）规范电子档案利用方式
避免不可挽回损失。一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。二是依据电子档案内容的密级层次进行有效地管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。三是在采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据。
（三）加强档案工作人员管理
提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案工作人员的管理，从思想上认识到电子案管理工作的重要性，从技术上确保电子档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度地被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效地保护。
二、电子档案管理工作中应注意的问题
（一）要重视电子文件的存放环境
电子文件的载体基本上是光盘和磁介质。由于介质的特殊性，电子文件的存放环境也十分关键。在光盘上存放，要避光、防潮、防有害气体，存放时一定要采用书立式以防光盘的变形，影响数据的读取。磁介质包括软磁盘和硬磁盘。软磁盘稳定性差，而硬磁盘稳定性还可以，但是要防磁，远离磁场的干扰。为了保证介质存放的万无一失，必须电子文件与纸质文件同进并存，以备有据可查。但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，加大资金的投入力度，不断引进现代化办公设备，争取采用自动化监控、库房温湿度的自动控制等先进技术，使电子文件档案管理的环境更加有利于档案的存放。
（二）电子文件归档要及时
电子档案管理模式范文3
机构自行分散管理模式机构自行分散管理模式是指由档案的形成机构自行保管具有保存价值的电子档案，电子档案的长久保存不一定像传统档案一样将其上交给档案馆，而可以由形成机关自行保存。这种管理模式的目的是要摒弃集中模式将文件管理和档案管理相互分离的致命弱点，将文件到档案整个过程的几个阶段融合在一起，即把文件管理与档案管理合并到一个连续的过程中。机构自行分散管理模式是建立在文件连续体思想之上的管理模式，主张对电子档案的管理从现行工作领域入手，在电子档案的形成阶段通过建立登记制度、职能分类制度来建立对电子档案的处置控制措施，从而识别和保护电子档案的原始结构，以信息技术比较发达的日本为例，多数机构选择了机构自行分散管理模式，电子档案都放在形成部门[4]。
我国电子档案管理模式
我国目前电子档案管理模式从应用类别上划分为机构分散管理模式和档案馆集中管理模式，但是从应用范围上划分，仍然以机构分散管理模式为主，机构管理模式主要在广大企业中应用，机构分散管理对硬件、软件要求不高，档案信息量相对较小，档案馆集中管理主要在国家机关和事业单位中应用，这类档案大多是地方史志、重要法律法规，这些档案馆里的档案具有很大的历史价值和文化价值，保存的安全性要求非常高[5]。在我国实际电子档案管理应用中，在档案信息载体方面，实行双套制管理模式，所谓双套制主要针对电子档案信息载体，即纸质载体和数字载体，纸质载体主要指原始纸质档案文档，数字载体主要指计算机硬盘、U盘、光盘等信息载体。国家档案馆在档案管理要求中明确指出，档案馆的档案入库，必须保障纸质载体和数字载体配套，以此确保原始档案的追溯性。我国机构分散式管理模式中，主要以纸质载体档案为主，电子档案为辅；档案馆集中管理模式中，主要以电子档案为主，纸质档案为辅[6]。
结论
电子档案管理模式范文4
一、当前城建档案管理模式的现状与问题分析
城建档案馆为了适应发展，一直十分注重运用现代化技术进行档案管理，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作，无论是早期只能对馆藏档案进行目录管理的单机运行档案管理系统，还是对城建档案馆内各项工作和档案资料进行全方位、多层面管理的档案信息管理系统，都在很大程度上解决了档案管理上信息共享、自动化处理以及数字化档案的初步要求，但它仅仅是实现了一些新技术的运用，这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟。并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在：
（一）电子文件这一新型载体的产生，给传统管理模式带来了的极大冲击
20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”“数字城市”建设日新月异，信息技术在行政机关办公活动中，在城市规划管理建设过程中广泛应用，出现了新型载体文件-电子文件，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。“电子文件的产生，决不仅意味着一种新型载体档案的诞生，而且也标志着人类记录信息、传达信息、存留信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来，是近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，他直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念”。
（二）电子政务的加快推行，对传统管理模式提出了挑战
2002年初国家信息化领导小组，决定把电子政务建设作为我国信息化工作的重点。随着各级政府机构信息化建设的迅速发展，电子政务系统逐步成为机关公文处理的平台，作为政务信息化建设的一个重要内容，电子文件的归档问题受到广大档案理论专家、电子政务的建设者、以及实际工作者共同关注。
2002年8月，国务院在部署全国政府系统办公业务资源网建设工作时，明确提出了加强“电子公文的归档”的工作任务，同年国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》强调档案部门要积极参与电子政务建设，把电子公文归档管理作为电子政务建设的重要环节纳入其总体设计框架。
档案理论也冲破传统的档案学的束缚，摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围，进入到信息与信息系统领域。针对传统档案管理的“一元理论”，提出了档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”，以及将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”，这些崭新的现代档案学理论，为我们实际工作提供了指导方向。
（三）纸质档案与电子档案并存的现状，对改变传统的管理模式提出了迫切的要求
城建档案涉及行业众多，其信息技术手段应用水平参差不齐，而“存在了上千年的纸张已经作为一种传统，深深扎根与人类社会”，以其载体的稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。同时电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列棘手的问题还摆在我们面前。因此电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案，二者的将。
现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对社会需求多样化的现状，城建档案馆迫切需要建立一套新的管理模式来面对的重大挑战和发展机遇。从传统的管理模式到档案信息化管理是一场历史性的转变，是城建档案部门发展的必由之路。
城建档案馆必须树立“以人为本”的观念，从对档案馆人员需求的多样性，和变化性出发，培养一只高素质人才队伍。才能从更本上保证新的管理模式的顺利实施。
电子档案管理模式范文5
【关键词】城建档案管理模式 ；多元化；并行
On the exploration of a new model of urban construction archives management
Wu Yuan
(Weinan City Construction Archives Weinan Shaanxi 714000)
【Abstract】City information technology and e-government progresses, the traditional management model brought a great impact. The traditional management model of adaptive basis, the article discusses a new model of urban construction archives management in the actual work of running form and direction of development.
【Key words】Urban construction archives management;Diversification;Parallel
在改革开放和社会经济全面发展的新形势下，城建档案工作发生了深刻的变化。城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工作方式，这一方面为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，另一方面也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。面对机遇与挑战，城建档案馆如何适应社会需求，开拓创新，是摆在我们面前的首要任务。
1. 当前城建档案管理模式的现状与问题分析
城建档案馆为了适应发展，一直十分注重运用现代化技术进行档案管理，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作，无论是早期只能对馆藏档案进行目录管理的单机运行档案管理系统，还是对城建档案馆内各项工作和档案资料进行全方位、多层面管理的档案信息管理系统，都在很大程度上解决了档案管理上信息共享、自动化处理以及数字化档案的初步要求，但它仅仅是实现了一些新技术的运用，这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟。并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在：
1.1 电子文件这一新型载体的产生，给传统管理模式带来了的极大冲击。 20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”“数字城市”建设日新月异，信息技术在行政机关办公活动中，在城市规划管理建设过程中广泛应用，出现了新型载体文件——电子文件，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。“电子文件的产生，决不仅意味着一种新型载体档案的诞生，而且也标志着人类记录信息、传达信息、存留信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来，是近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，他直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念”。
1.2 电子政务的加快推行，对传统管理模式提出了挑战。 2002年初国家信息化领导小组，决定把电子政务建设作为我国信息化工作的重点。随着各级政府机构信息化建设的迅速发展，电子政务系统逐步成为机关公文处理的平台，作为政务信息化建设的一个重要内容，电子文件的归档问题受到广大档案理论专家、电子政务的建设者、以及实际工作者共同关注。 2002年8月，国务院在部署全国政府系统办公业务资源网建设工作时，明确提出了加强“电子公文的归档”的工作任务，同年国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》强调档案部门要积极参与电子政务建设，把电子公文归档管理作为电子政务建设的重要环节纳入其总体设计框架。 档案理论也冲破传统的档案学的束缚，摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围，进入到信息与信息系统领域。针对传统档案管理的“一元理论”，提出了档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”，以及将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”，这些崭新的现代档案学理论，为我们实际工作提供了指导方向。
1.3 纸质档案与电子档案并存的现状，对改变传统的管理模式提出了迫切的要求。 城建档案涉及行业众多，其信息技术手段应用水平参差不齐，而“存在了上千年的纸张已经作为一种传统，深深扎根与人类社会”，以其载体的稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。同时电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列棘手的问题还摆在我们面前。因此电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案，二者的将。
现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对社会需求多样化的现状，城建档案馆迫切需要建立一套新的管理模式来面对的重大挑战和发展机遇。从传统的管理模式到档案信息化管理是一场历史性的转变，是城建档案部门发展的必由之路。
电子档案管理模式范文6
关键词：建筑设计院档案管理档案信息化
前言：档案，它的特殊功能具有的其他文献所不能代替的作用，它在总结一家公司发展壮大、启发教育新人有着令人信服的凭证作用和参考作用。其内容是丰富的，它是各部门和个人广泛利用的资料。
1.当前档案管理模式的现状与问题分析
为了适应发展，建筑设计研究院的档案管理一直以来十分注重运用IT技术进行档案管理，在档案工作中运用最新的IT技术，如对归档档案进行目录管理的初级单机版档案管理系统，后又发展为对档案管理的各项工作进行全方位、综合管理的网络版档案信息管理系统，都在很大程度上提升了档案管理上信息共享、数字化档案的基本要求。
但是这些还仅仅是实现了一些新设备、技术的运用，也就是在传统的档案管理模式融入了一些IT技术，并没从根本上真正改变管理方式。在这样的管理模式下，档案管理只是围绕纸质实体档案进行的，对档案知识的提取、信息的转化、利用与交流都停留在较为初级的基础上，不适应信息化建设的发展远景及对档案管理新的需求。具体体现在：
1.1 信息化的加快推行，对传统管理模式带来了牵引
现阶段，我国明确提出了加强“电子公文的归档”的工作任务，国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》强调档案部门要积极参与信息化建设，《国家档案局第8号令》对档案的保存期限作了明确的规定，这些都把电子文档的归档管理作为信息化建设的重要环节纳入其总体设计框架。
1.2 纸质与电子档案并存，对传统的管理模式提出了改变的要求。
建筑设计院的档案涉及行业众多，纸质档案作为一种传统深深扎根于人类社会，它以其载体的稳定、信息的可靠等优势，应发挥其原生性，同时电子文档的可读性、可快速搜索等特性的也展示在面前。因此纸质与电子档案二者将长期并存。
另一方面现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对服务需求多样化的现状，档案管理需要建立一套新的管理模式来应对现状。从传统的管理方式过渡到档案信息化管理将是一次深刻的转变，是档案管理发展的必由之路。
2.档案管理新模式的探索与实践
2.1 以内部标准为依据，实现信息接收的控制
档案收集工作，是档案流程作业中的一个环节，正因为档案的特殊功能具有的其他文献所不能代替的作用，完整的档案工作流程也是不可或缺，包含了档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编目、编研。
设计院在建筑档案的收集方面要实施档案登记制度，以企业标准的形式，将建筑工程、市政工程、地下管线工程、及相关照片、录像档案的信息编目工作纳入归档整编要求之中。明确档案实体、档案信息必须同时归档，使得新模式的实施从源头有了标准可依。成立专门的档案管理室，赋予管理全院档案工作的职能和依规开放查询的权利，在体制上充分保证档案接收归档渠道的畅通。
在参与电子文件生成、运转、归档过程的管理同时在办公自动化管理的基础上，利用业务管理和档案管理有机连接，减少档案录入、整理环节，实现电子文件从登记、立卷到归档、编目的一体化管理，实现了档案的自动生成。 加强了对电子文件积累、鉴定、编目、归档等环节的监督、指导，保证了归档电子文件完整、有效、真实。为电子档案接收归档做好各项准备。其中最主要的是该系统的编目标准、规范全部参照规定提供的标准，保证了电子档案管理的科学化、规范化、标准化；更保证了档案从源头的规范，节约了人力物力，提高了管理水平；为实现文件、档案、信息一体化管理迈出坚实的一步。
开发《设计院档案服务子系统》，建立标准电子档案接收数据格式，在全院贯彻实施、推广应用，实现档案信息以电子载体形式与档案实体同时归档。实现信息管理的提前介入，促成档案生产者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的档案信息，从而保证我们能勘定、保存和引用真实、可靠、完整的文件和档案。从根本上解决档案编目数量大、时间长、费用高的问题，改变由档案员来进行数字化的被动局面，为将来实现真正意义电子文件归档系统奠定了基础。
2.2 信息处理的多维化
通过开发完成的《设计院档案服务子系统》，对档案的原始信息进行编目，系统建立十五类档案数据库，对分类档案进行三级编目，系统的编目功能较传统的分离式三级编目方式更实用,以建筑工程项目为主线，采用层次编目法，维护工程项目、单项工程、案卷、文件之间的内在联系，在检索查询时可通过工程名称、案卷、等查询到文件级，同时直观真实地看到扫描后的文件和图纸原貌，全面准确揭示了档案的原始信息。
同时根据建筑档案的特性，系统设计实现特色档案数据库，建立各类档案的“信息关联”，查询功能的设计能支持任意条件的快速查询、组合查询、模糊查询，提供了快速检索的手段，此外还特别设计了各类档案、多种载体档案互相的“信息关联”，将建筑工程档案, 规划建设用地档案, 建筑管理档案,照片录像档案等各类档案通过一定的关联号,将其关联起来,只要查询到其中的一类信息就能同时找出其他各类的信息。使之成为一个信息关联体,达到“全维度攫取”，满足了各所室多层次对建筑档案信息的综合需求。提高了查询率,查准率,又为不同的利用者提供了综合信息。实现了高效、快捷的服务。此外还通过强大的信息统计汇总功能，对建筑档案信息可进行全方位统计。
结束语：
新模式下， 我们将档案管理与IT技术实现全面融合，将体制改革、观念更新、流程再造、资源整合、集成管理和服务创新等全面应用到档案管理的全过程，实践档案管理的变革与创新，提高工作的有效性，促进信息资源知识转变和社会化共享。
参考文献：
[1] 王学军．与时俱进 创新发展 提升档案管理与服务水平――山东电力工程咨询院档案信息化建设侧记[J]．山东档案．2006，01．
[2] 成永付．新时期企业档案管理体制、模式的建构[J]．安徽大学．2007，04．
