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档案智慧管理范文1
关键词：智慧城市 数字化档案管理
实现智慧化的城市服务和管理，是21世纪初以来在全球开展的未来城市的新实践。概括来讲，智慧城市包含无处不在的网络环境、无所不包的海量数据环境与共享、无所不容的业务管理和服务模式。随着国家大数据战略的实施，智慧生活、智慧城市、智慧政府离我们越来越近，也给数字化档案管理新的机遇和挑战。本文仅从几个方面进行论述。
一是数字化档案实现资源共享，消除“数据鸿沟”，推进智慧城市建设。前些年，很多城市规划管理的各类材料均以纸质文件为主，即使各经办人有电子文件，也无统一标准，且零星分散存放于各自电脑中，而且资料版本混乱、共享程度低，形成了严重的信息孤岛和数据鸿沟。为了不断推进规划管理向便捷化、数字化、精细化、高效化发展，确保实现城市规划系统业务档案和图形数据的资源共享。在规划管理信息平台应用之后，首先，项目从报建开始到审批结束，通过“边办理、边归档”，自然而然地形成了业务档案的累积，使这些数字化档案成为运用高科技手段服务智慧城市的点睛之笔。用户在系统中可方便的查询各类档案，档案利用效率得到很大提升。同时，通过对整个系统内总规、控规、专项规划、规划审批红线等空间数据进行梳理，制定各类标准，建立更新机制，实现统一建库、管理与一张图应用，解决了数据版本混乱、信息孤岛问题，为规划编制审批和管理提供了科学可靠的图形支撑。信息技术普遍在规划部门的应用，促进了“智慧城市”建设。
二是数字化档案成为延伸智慧城市公共服务平台整体框架建设的神经末梢。我们看到智慧城市公共服务平台实现平台与教育、医疗、社保、养老、交通、旅游、食品追溯等信息化系统的互联互通和数据共享，构建整个城市在线公共服务体系，让公众切实感受到智慧城市建设带来的便利和实惠。比如推广健康档案、电子病历、远程医疗等智慧医疗应用，全面深化医疗卫生服务信息化。还有深化社会保险、社会救助、优抚安置等领域的信息资源共享和网上服务整合，建立健全覆盖城乡的社保信息服务体系，拓展社会保障卡发行和应用范围，提升社会保障智慧化水平。这些都需要精准地落实落细在数字化档案上。同时，结合无线城市网、城市物联网建设，优化智能交通系统在交通监测、拥堵疏导、预测预警等方面的功能，提高智能交通管理水平，健全智慧出行体系。
档案智慧管理范文2
1.地质资料档案是地质工作者工作成果的重要体现。地质工作优先于其他行业，是一项最基础的工作，是社会经济发展的保障和先行者。伴随可持续发展概念的提出，没有任何一个国家的经济发展不依靠矿物原料。在社会工业化发展进程中，人们常常通过地质找矿。而地质工作者工作的最终成果便是地质资料。因此，对地质资料的收集和管理显得尤为重要。经济社会的发展对地质工作的依赖说到底就是对其成果的依赖，地质资料具有重大的使用价值。
2.地质资料档案的使用价值。首先，地质资料具有三个鲜明特点：其一，地质资料是上游产品。地质资料是上游产品主要体现在其价值伴随经济增长而增长。若社会发展进步快，则对矿产资源的需求量大，从而使得对地质资料信息的需求量就越大；反正，则其使用价值变小。其次，地质资料是多环节产品。地质资料档案是多环节产品的原因有几点：（1）形成周期长；（2）投入成本高；（3）专业技术强。无论哪一个矿床的地质资料形成都需要一个漫长的过程，每一个技术环节都是极其复杂的，其都具有不同的使用价值。三是潜在价值大。通过在原有的地质资料档案上的探究，进一步加强工作力度便能得到地质成果。综上所述，地质工作越来越受到人们的重视，地质资料的需求决定了其社会地位和价值。
二、地质资料档案社会化服务的现状
伴随信息技术的飞速发展和在全国各行业中的应用，“数字国土”正被逐渐推广。《图文地质资料数据库》项目改变了地质资料的存储方式，人们可以更为方便的对相关资料进行查阅。国务院《关于加强地质工作的决定》颁布后，国土部门首先对涉密资料进行逐步清理。建立、建全地质资料网络服务体系；成果地质资料电子文件汇交格式等一系列的配套文件，为开展地质资料的社会化服务提供了充分的政策依据、技术标准和规范。
三、地质资料档案社会化服务存在问题及解决对策
1.地质资料档案社会化服务存在问题。（1）资料管理与服务跟不上时代步伐。我国现今的地质资料管理分为国家和省级管理。即国土资源部对全国的地质资料进行统一的管理，各省国土资源厅对基层的地质资料进行统一管理。由于管理重点及职责分工上的差别，使得资料管理的责任不明确，交叉管理的现象存在。（2）资料汇交不及时。资料汇交不及时主要体现在地质成果资料汇交一次验收合格率过低；管理体制不顺，地质资料管理部门长期以来隶属政、企不分的地矿部门管理，从而使部分汇交人担心自身利益受损而拒交资料；法制观念不强，对汇交的地质资料的有关规定不了解法律制度不完善，汇交人担心资料汇交后权益得不到法律保护；汇交管理手段不硬，缺乏有效制约拒交、欠交的办法。（3）落后的社会化服务方式。
档案智慧管理范文3
首先，继续强化社保档案管理的理解与认识
一、加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。
随着社会保险改革的逐步深化，“社会人”将是必然发展趋势。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。
二、加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。
一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等，作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人帐户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。
三、加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。
档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。
其次，理性审视社保档案管理的现状
一、对社会保险档案重视不够。由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况普遍存在，甚至对相关信息管理混乱，随意性较强。
二、社会保险档案多头管理。管理不统一，其结果就是责任缺位。社会保险档案由于涉及的面比较广泛，在我国不一样的类别社会保险档案分别归属不一样的部门管理，形成了多头管理问题，造成不一样的档案分属不一样的部门，各部门之间资讯沟通困难，一个人的保险资料分别保存在不一样的机构，不少社保经办机构不遵循档案集中统一管理的原则，综合档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室。且管理办法各异，没有一个完整的档案资讯中心能够查询到一个人的全部社会保障档案资讯。
三、缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范。社会保险档案管理缺乏国家标准，造成社会保险档案的各地管理办法不统一。在社会保障档案的不一样专业类别中，管理的规范和水平也不一致。哪些资料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些资料不需要归档，如何销毁；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管理，如何管理；客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序。主观上也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。
四、社保档案人员业务培训少，业务水平亟待提高。社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。
此外，努力创新社保档案管理工作
一、建立健全相关制度，规范程序，理顺社保档案工作管理机制。依据《档案法》，《保密法》等法规政策，制定社保档案分类大纲和保管期限。对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险档案的集中管理。
档案智慧管理范文4
［关键词］ 职业学校；内部审计；档案管理
职业学校内部审计档案是学校内部审计部门在执行审计任务、履行审计职责时收集、制作与使用的各种材料。档案形式有文字、图表、声像、实物、电子光盘等［1］。内部审计档案内容包括以下4类文件材料：①立项类文件材料；②证明类文件材料；③结论类文件材料；④备查类文件材料。
1职业学校内部审计档案管理工作的重要性
随着职业教育改革的深入开展以及各级政府和社会各界对职业教育投入的增加，职业学校的办学规模在不断扩大，职业教育经费的使用已越来越受到公众的关注。因此，加强对教育经费使用的监督十分重要。职业学校内部审计档案是学校审计工作的重要组成部分，它是审计活动的真实记录，也是考查内部审计工作质量、研究审计工作历史的重要依据。因而，建立完整而系统的职校内部审计档案有着重要的现实意义。
1．1 有利于提高内部审计工作的管理水平，促进内部审计工作积极、高效开展
当前，我国职业学校内部审计工作质量还不高，做好审计档案管理工作，首先将有助于内审工作者进行工作质量评估，并不断创新，为职业教育的规范管理创造条件；其次有助于评价内审人员的工作业绩和业务水平，有助于新参加工作的审计人员业务能力的提高。
1．2有利于节约审计时间和人力
学校内部审计常常要参照以往的审计数据、审计方案等内容，学校建立的内审档案规范、管理有效，在学校开展内部审计时就能合理利用审计档案资源，充分发挥内审档案的参考和借鉴作用，可以节约人力、物力和时间。
2 职业学校内部审计档案管理现状
当前职业教育已从快速发展期进入精致管理期，内部审计档案管理工作由于起步较晚，研究探索较少，加之领导重视不够，尚处于不完善状态，已不适应现代职业学校管理的需要，存在的问题主要有以下几方面。
2．1对内部审计档案管理的认识存在偏差
职业学校对内审档案管理的重要性认识不够，缺乏相关的制度指导和规范。内部审计管理人员在做审计项目时，往往出具了审计报告，提出了审计意见，审计项目就算完成，有关文件资料没有及时按相关法规要求归档、管理，待今后工作中需要查找相关资料时，因没有及时归档而无法查阅。
2．2 内部审计档案管理方法有待改进
由于内部审计档案管理人员多数是由财务部门工作人员兼职的，没有经过档案业务知识的专门培训，不熟悉档案管理的基本操作流程，缺乏档案管理工作经验；另外，档案设施不完善，没有专门的场地和必要的存档工具，文件资料随处堆放，时间稍长，难免丢失。
2．3内部审计档案人员管理能力有待提高
由于内部审计档案管理人员多数是兼职的，本身对审计档案的开发与利用认识不够，难以真正发挥内部审计档案的作用。
3加强职业学校内部审计档案管理的几项举措
内部审计档案的管理质量直接影响着学校内部审计的工作质量。只有正确处理好审计档案管理与审计工作的关系才能有效开展审计工作，加强职业学校内部审计档案管理的举措有以下几方面。
3．1正确树立内部审计档案管理和档案服务的理念
内部审计档案管理是学校做好审计工作的基础和前提，档案服务是档案管理的目标。内部审计相关人员应充分认识内部审计档案对加强内部审计工作所起的重要作用。
3．2建立和完善内部审计档案管理制度
制度是行为规范，学校应按照上级部门有关规定，根据学校具体情况制定适合本单位的内审档案管理制度和内部控制制度，统一立卷归档的程序、范围，有相对固定的档案管理人员，明确档案员的职责和权限；建立档案安全保密制度，避免审计风险；审计档案管理制度化且具科学性。
3．3提高内审档案管理人员的业务素质和职业道德修养
制度要靠人来执行，档案管理工作的好坏，取决于工作人员的综合素质。因此要通过多渠道加强对档案管理人员的培训，不断提高业务技能，增强敬业爱岗、保守秘密等职业道德修养。
3．4做好内审档案管理的监管工作
内审档案立卷、归档一般按照“谁审计，谁立卷”的原则，即项目审计组组长为内部审计档案立卷责任人，负责项目审计过程中形成的全部文件材料的收集、整理、鉴别，并作合理的取舍，经内部审计处负责人审核通过后按立卷方法进行组卷，再移交给审计处档案员。档案管理人员负责将这些案卷进行收集、分类，然后登记编号归档。为确保内部审计档案安全、完整，应当将档案入专柜保管至次年6月30日，再向学校档案管理部门移交。内审部门负责人要经常督促、检查内审档案管理人员的工作，使他们及时做好立卷、归档工作，不断提高内审档案的管理水平。
3．5采用内部审计纸质档案和电子档案并存的管理方式
审计档案管理人员要努力提高电算化水平，能熟练应用计算机软件。对一些利用频率高、又需查阅原件的纸质材料可选择性地通过扫描等方式转化为储存在磁性介质上的电子信息，充分利用计算机储存量大、查阅方便的特点，首先将要查阅的资料快速、准确定位，然后再查原始资料，以此减少查询工作量，提高工作效率。
职业学校要根据内部审计发展的时代特点，结合内部审计工作的实际，切实加强内部审计档案管理工作，进一步完善学校内部审计档案管理的方式与方法，使内部审计档案管理制度化、规范化、现代化，为学校加强内部管理发挥更大的作用。
档案智慧管理范文5
关键词：企业；社会保障；人事档案；对策探究
0引言
基于我国社会保障制度体系建设在维护国家安定、社会稳定，促进我国社会经济发展、保障全体公民安居乐业所担当的重要社会角色，文章分析了在我国社会保障体系建设及运行当中，仍然面临诸多矛盾和问题，存在许多不尽人意的地方，尤其是企业人事档案管理工作在社会保障体系建设中的不到位，引发了太多的纠纷，从而导致上访、投诉案件的增多，给我国新常态下的社会稳定造成影响。为此，笔者就此展开论述。
1当前企业人事档案管理工作中存在的问题
1．1企业改制导致职工档案的管理缺失
随着我国经济体制改革的深入，改制企业的劳动关系是否理顺则成了重点和难点，有些改制企业在工作中忽视人事档案的重要性，移交操作过于简单，如：有的改制企业把职工的社会养老保险费和社会医疗保险费以及人员名单交给社保部门就算完成改制任务，而遗留问题及改制时因该完善的工作往往用一句简单的“企业已改制，档案已托管到社保”加以推诿。由于改制企业职工的人事档案移交管理不到位，继而出现这样的现象：改制破产后企业职工人事档案有的移交社保部门、有的移交主管部门、有的仍堆放在企业，有的干脆放在个人口袋里。然而档案毕竟是个人的历史资料，往往在关键时候体现它的作用。当有政策出台可享受优惠而需要开证明时，问题就来了。档案放在社保的，还可从社保开具房改货币化补贴证明、出国经济收人证明、购房经济收入证明、购房贷款证明等。但是对子女教育、工龄认定、办理遗属供养生活费等证明，由于社保部门本身毕竟没有档案管理这项职能，也没有时间和精力将人事档案管理工作细化到家，所以很多时候这样的证明社保部门无法开具，给个人带来一些不便和影响。可以说，由于改制破产企业职工档案移交管理的不到位，给档案所有人、社保部门造成许多不利的影响，而且给原本就承担繁重工作任务的社保机构带来额外的负担。
1．2特殊工种记录不完善
根据国家的有关规定，特殊工种审批统一由各级地方劳动保障部门根据企业上报材料对从事特殊工种名称、从事时间、公示结果、企业上报备案材料及本人档案记载等情况进行核对，并严格把好审核、审批关，对没有原始档案或原始档案没有记载特殊工种经历的，不得作为特殊工种提前退休依据。根据以上政策，劳动障保部门审定特殊工种的重点也是唯一依据，是国家和各省所定的特殊工种目录中从事某项工种记载的原始记录，因此，对提前退休特殊工种的审批，档案管理尤为重要，这项工作做好了，既能保护在特殊岗位上职工的合法权益，也能遏制企业违规办理职工提前退休、审批把关不严、审批条件掌握不一，甚至违反规定审批的不良现象。综上，原始档案的管理成了维护职工合法权益、规范职工退休审批制度，促进养老保险制度改革的有力保证。目前由于改制企业或某些历史原因，许多档案遗失或档案记录不全。有的企业虽有档案，也有记录，但职工工作岗位转换后，不及时记入档案，很难保证档案真实性与合法性；有的档案记录不全，工资单上反映特殊工种的补贴，不能证明职工自己从事的特殊工种职业岗位时间。所以说，改制企业职工档案管理工作的缺位，将给特殊工种的认定带来巨大的困难。
1．3合同制职工档案管理存在的问题
实行劳动合同制是《劳动法》的主要内容，是加强企业经营机制转换的一项重大举措，是企业人事制度建立，并与社会主义市场经济体制相适应的必然要求，也是企业实行人员聘任制度的必然途径。实行聘用制后，双方可以协商约定聘用时间，打破了以前以岗位定终身的用人制度，用工形式日趋灵活，人才流动更加频繁。但目前有些企业对合同制职工的档案管理不规范，有的甚至无劳动合同，对续聘、解聘、岗位调整、职务升迁、工资待遇、奖惩尚无据可寻，致使用人单位与职工之间矛盾冲突常有发生。企业随意解除合同，损害了职工的切身利益，在发生劳动争议时往往因职工与单位没有一份完整的用工记录，没有劳动合同，给劳动争议仲裁带来麻烦，更是影响到了劳动争议仲裁的公正性。
2对策与措施
2．1加大宣传力度，以提高全社会的共识
与社会保障体系建设的发展进程相比，企业人事档案管理工作目前存在着一定的差距，表现在：社保信息提供不准确、不及时；改制单位职工档案不完整；人事档案管理基础工作较为薄弱；部门与部门之间存在差距等。这一方面影响了政策的贯彻落实，另一方面也影响了政府部门的形象。所以提高各单位及企业人事干部对档案管理重要性认识尤为关键。只有从基础抓起，保证各企业所提供档案的准确性、及时性，才能保证在落实各项社会保障待遇及开展劳动争议仲裁等各项工作时的准确、公正，更好地保障职工的合法权益。
2．2明确目标任务、以突出工作重点为前提
一是加快社区档案信息平台建设。托管社保人员在档案进入社保后，由于从单位人转向社会人，单位对职工推向社会就不再履行管理手续，而社保在收到“两费”后，就只停留在“两费”管理，而忽视了人员的其它管理，造成职工需要档案时，无处可查，给职工本人和社保工作造成了许多麻烦。社区建立档案信息平台后，实现社区与社保计算机信息联网，社保部门通过社区提供的各种信息，及时了解职工的生存状况、健康状况、工作变动情况，以及其他有关信息，通过及时地归档，建立完整的个人信息数据库，为提供全面、准确的档案服务打下良好的基础。二是加强特殊工种档案的管理。涉及有特殊工种的用人企业应加强特殊工种管理档案，将本企业职工从事特殊工种的名称、从事特殊工种起止时间及变换工种（工作）岗位等情况做出完整人事档案记录，将单位从事特殊工种职工花名册报当地劳动保险部门登记备案或建立数据库实行计算机管理，确保劳动保障部门对所辖提前退休的特殊工种的职工进行年度检查审核。对职工符合提前退休条件，在办理提前退休手续时，劳动部门根据每年年检从事特殊工种的名称、起止时间及累计从事特殊工种年限进行审核，以此为据进行公告，在无异议情况下，方可办理提前退休审批，以便杜绝过程中的人情“风”、钻空子等不公正的现象。三是加强劳动合同的管理。全面推行劳动合同用工制度，不是一项孤立的工作，需要企业的严格管理和重视。所以，有关部门要加大《劳动法》执法力度，督促企业与职工签订规范合法的劳动合同，并建立用工合同档案管理制度，做到各种争议案件有据可依，切实维护劳动关系争议双方的合法权益。劳动争议仲裁实践表明，劳动争议案件的处理关键是事实清楚，材料准确，档案完整。而这些都离不开档案管理部门所做的基础工作，所以说档案管理的成效直接影响着仲裁工作的准确性、公正性。
2．3努力完善工作制度，以提高管理水平
俗话说，没有规矩，不成方圆，要让企业人事档案管理工作为社会保障工作提供有效的服务，就必须建立一套较为完整的企业人事档案管理制度，并由熟悉企业人事档案管理的工作人员规范社保人事档案管理。企业人事档案收集手段要不断改善，社保部门要尽早介入。要尽可能创造条件，并利用现代先进管理手段，建立计算机信息平台，加强现有企业档案室的管理。加强企业人事工作人员培训交流工作，让他们树立一种全新的档案理念。只有做到企业人事档案资料的真实和完善，才能实现社保工作的公平、公正，才能保障职工的合法权益。企业人事档案的收集、保管和利用，正成为我国劳动保障部门解决劳动纠纷、认定工龄、提前退休审批、养老保险金认领等各项工作必不可少的重要环节。所以应积极探索企业人事档案工作的新思路、新方法，善于创造性的开展工作，努力实现企业人事档案工作的创新发展。
参考文献
1高文丽．基于信息网络环境下的档案管理探究［J］．办公室业务，2012（9）
2贡小玲．规范人事档案管理为社会保障提供服务［J］．探索与创新，2011（2）
3赵亚敏．基于开放和实用的人事档案管理改革研究［J］．山东大学学报，2007（9）
档案智慧管理范文6
1 社保档案的特点
社保档案在整个社保工作中具有非常重要的地位，是实现社会保障信息交流与共享的保证，是参保者维护其合法权益的重要凭证，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。作为一项专业的管理工作，社会保险档案具有以下特点：一是，数量庞大。随着我国社保制度的改革，参与社保的人口已从城市覆盖到农村，最终实现全民参保，这就是社保档案数量的庞大。二是，动态变化。个人的社保档案会随着个人工作单位的变化，而发生关系转移，各项社保缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化，这就决定了社保档案的动态变化。三是，以人为本。社保档案以人为基本对象来办理的，个人是社会保险档案的最基础的形成单位。社保档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证。就如人事档案一样，随着个人变化，产生相应变化。四是，规范性。社保档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在：一是，办理活动的规范，即各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准；二是，形成材料的规范，即各类社会保险都有规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。
2 加强社保档案管理的必要性及重要意义
一是，加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。随着社会保险改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。二是，加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人账户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。三是，加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。
3 完善八个环节，提高社会保险档案管理水平
基础不牢，地动山摇。要想社会保障事业取得长足健康的发展，首先就需要从基础工作抓起，夯实档案在社会保险工作中的基础地位，充分发挥好档案的服务作用重点做好以下八个方面的工作。
3.1 科学分类
档案分类不仅是档案文件整理中的一个工作程序，更重要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定社会保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其它各项工作的有序展开。
3.2 日常归档
平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，今日事今日毕，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。
3.3 合理编号
整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。同时，搞好编制目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）、备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号。责任者是指制发文件材料的组织或个人。文号即发文的字号。题名即文件材料的标题。日期即文件材料的形成时间。页数即填写一件文件材料的总页数。备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
3.4 标准化装订
按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和社会保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。
3.5 填写卷面和档案装盒
案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。这里需要明确几个栏次的概念：（1）全宗号。全宗号栏内按同级档案局给定的全宗号填写，暂未给定的此项可空置，待同级档案馆给定全宗号后再行填写。（2）年度。年度栏内填写盒内文件的形成年度。填写时要采用公元纪年，以4位阿拉伯小写数字表示，不得简化。（3）保管期限。保管期限栏一般以汉字全称表示，分为“永久”、“长期”、“短期”。长期为16-50年，短期为15年以下。（4）机构或问题。机构或问题栏是指按哪种类目进行分类。如果档案按科室分就是“机构”，如“办公室、业务科”；如按照业务类目分就是“问题”，如“基金核定表”、“业务台账”。卷面填写完毕后，根据不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。
3.6 定期移交
按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。
3.7 规范排列
案卷移交档案室后，管理档案人员要将一个年度、一个类别的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序。便于查找利用。
