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档案管理的难点范文1
【关键词】：城建档案；管理；难点问题；解决对策
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
引言
近年来，城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着人们的工作方式，这一方面为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，另一方面也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。面对机遇与挑战，城建档案工作如何适应社会需求，如何开拓创新，是摆在当前的一项重要课题。
一、城建档案对城市建设的意义
1、是城市规划工作的依据
城市规划是对城市各种要素、现状条件和基本特点等方面的动态变化进行全面、综合、科学的预测和设想，通过论证制定规划的方案，经审批后付诸实施。城建档案为城市基本建设提供了有力依据，不仅能缩短规划设计时间，也能大大缩短施工期，全面提高了工作效率。
2、是城市管理工作的凭证
随着城市的飞速发展，城市的现代化建设突飞猛进、日新月异。如今的城市地上高楼林立，铁路、道桥纵横交错;地下给排水、煤气、通讯、人防等工程管线密集如织。要对这些城市基本设施实施有效的管理与维护，就必须有完整、准确、系统的城建档案做依据。城建档案资料提供的可靠依据和凭证有着不可替代的重要作用。它完整、齐全、准确与否直接影响着人民生活的正常进行，因此要做好城建档案的收集、归档工作。发挥城建档案的社会服务功能，满足广大群众对档案利用的需求。
3、是城市建设工作的基础
城建档案是城市建设发展过程的真实记录，是具有长期和永久保存价值的城市建设档案资料，也是城市建设和维护工作必不可少的重要依据，为城市拆迁、修建、扩建工程各方面的工作提供大量真实准确的数据。合理地利用城建档案，能促进城市建设顺利有序的健康发展。反之就会造成不可估量的损失。
二、城建档案管理重难点
1、人才短缺
由于城建档案整理工作繁琐、枯燥，重复劳动多，劳动强度大，一般人员干不长就想转行，院校专业档案管理人员不愿意来，再加之档案管理人员由于职业原因容易吸入粉尘、易过敏，得腰（颈）椎病等职业病，留住人才非常困难。城建档案管理工作在几十年的不断发展中，业务工作大都是老带新，代代传，从档案专业毕业的大学生比较少。高素质、懂业务、善创新、拓展能力强的档案管理人才成为制约档案管理事业科学发展的“瓶颈”。
2、技术滞后
当前城建档案的管理虽然已开始运用计算机、光盘等现代化工具，但它仅仅是实现了一些新技术的运用，这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟，并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。
3、缺乏完善的城建档案法制法规
近年来，国家相继颁布了《档案法》、《城市规划法》、《建筑法》、《城市管线工程档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，使城建档案事业的发展有了法律依据和法律保障，对推进城建档案工作规范化、科学化起到了重要作用。但是城建档案法规建设还远远不能适应改革开放和现代化城市建设的需要。主要有三方面原因：
（1）目前城建档案工作已发展成为具有全国规模的事业体系，而城建档案立法工作进展缓慢，滞后于实际工作发展的需要。
（2）城建档案法规与建设行业以及文书档案相关法规的衔接与配套方面存在一定的矛盾。
（3）城建档案法规体系尚未形成。中央、地方已形成的城建档案法规不配套，地方法规相对较多，全国统一的法规较少。
4、城建档案管理信息化有待进一步深入
现在城建档案管理存在信息化认识不足的问题，档案管理没有完全进入信息化时代，而是纸质管理和电子管理并存。由于城建档案随着城市的发展越来越多，而不同的城建档案管理部门对信息化认识不够全面，认为纸张是最可靠的；现在的城建档案信息变动越来越频繁，纸张管理将会产生大量的档案材料堆放在一起，这些材料在需要时查找与使用的不便越来越明显，这就要求城建档案管理部门要正确认识电子信息技术的强大功能，将纸张档案转变为电子档案。目前，城建档案管理部门正在加紧转变，但由于管理人员的文化程度与技术水平仍停留在纸质管理水平，对电子信息技术的应用还有待加强，导致这种转变过渡时间很长。这种对电子信息管理的不适应阻碍了城建档案管理信息化建设的步伐。
三、提高城建档案管理水平的对策
1、健全城建档案管理机构和法规制度
各县区要建立健全城建档案工作机构，配备专职人员。要加强各类工程档案的收集和管理，把各类工程档案的报送纳入城乡规划、建设管理程序，努力收集和保存城乡规划、建设过程中形成的重要城建档案，为记录城乡建设发展历程和日后工作查考留下宝贵资料。国务院、住建部、各级政府已经出台了很多城建档案的管理法规和政策，各地要据此制定出加强城建档案管理的细则和方案，使城建档案管理纳入法制化轨道。
2、加强城建档案的信息化建设
要创新城建档案管理模式，首先要加强城建档案信息现代化建设。各级各地城市建设档案馆都应将城建档案信息化建设作为当前和今后一个时期城建档案事业发展的战略任务。近年来，不断加大投入，加强计算机配备，并实现计算机连结上网，实现档案信息快速传输检索和利用。做好计算机软件的选用和设计，从档案管理的实际出发，综合数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，以满足档案管理的要求。为了应对档案信息多元化的挑战，需优化传统的服务方式。我们要主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，利用城建声像档案的优势，用专主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。
3、实现案卷规范化
按照规定城建档案案卷中的文字材料幅面尺寸规格是A4幅面(297mm×210mm)。凡小于A4幅面的，可由A4幅面纸以衬托法衬托，大于A4幅面的应折叠成A4幅面。纸张采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应该是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。竣工图的制作要符合国家规范要求，并加盖“竣工图”标志章，而且采用手风琴式折叠法统一折成A4幅面(297mm×210mm)，图标栏露在外面。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。案卷不宜过厚，一般不得超过40mm，如果案卷过厚、内容混乱就要进行重新组卷。尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。组合案卷的过程中对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标准不清楚的案卷要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。
4、加强人才队伍建设
人才是城建档案信息化建设的关键，是档案信息化成功之本。人才对其他各要素的发展速度和质量有着决定性的影响。各级档案部门必须引起高度重视，建设一支能驾驭档案信息化建设，掌握档案信息化管理的专门人才队伍。
结语
总之，城建档案管理信息化建设要长抓不懈，尽快从纸张管理过渡到信息化管理，我们必须首先从整体上着眼，从宏观上把握，在具体的工作中，力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展，加强认识，完善系统和数据库，加强安全意识，让城建档案更好的服务于城市发展。
参考文献
【1】江伟琴，浅论城市建设档案信息化建设，科技信息2008年第34期。
档案管理的难点范文2
一、当前我国档案管理面临着的难点问题
（一）档案管理流程的不明确
档案从收集一直到录入档案，这中间需要的步骤是相当多的，而这些步骤的处理，对于今后档案的使用率以及利用率存在着很大的影响。而就目前的档案管理来说，存在着流程不清楚的情况，从档案资料的收集，到档案资料的整理，到档案的坚定，再到档案的保管与管理以及检索工作的建立，最后到档案的标引。这些繁琐的工作是不可缺少的，也是能够帮助档案管理建立流程的过程。但是当前档案的管理流程的不明确，在档案的整理过程中仅仅重视档案资料的收集等等一些重要的步骤，未能对一些小细节的重视，档案的管理工作也未能够深入的开展，最终也将影响到档案资料的使用价值。
（二）档案管理人员的重视程度不够
就目前来说，档案的管理需要的更多的是专业人员能够对相应的资料进行科学的整理。二就目前来说，档案人员管理首先在思想上的不重视，会造成在资料的收集以及最终的整理过程中都存在着障碍的。而在另一方面，档案管理人员重视不够也体现在专业素质上，为具备较高的专业素质，未能够对档案资料的管理提供专业的档案的管理能力，从而保证档案的管理的有效性。一方面是思想上的不重视，另一方面是专业能力未能够达到时代的要求，这两者情况的出现，都影响了档案资料的最后作用的正常的发挥。
（三）档案管理方式的简单化
随着经济的不断发展，各个组织之间的各项活动逐渐增多，所形成的档案资料是相当多的，而这对于档案管理的压力是相当大的。所以说，采用科学化的管理的方式，对于档案资料的管理是相当有意义的。其实就目前来说，很多地方的而管理方式未能具备实现计算机管理的条件。很多档案管理仍旧是采用人工归档的方式，这样的档案管理，影响了档案管理的有效性，在一定程度上影响了基础档案的工作效率。同时依靠人工进行的档案管理，对于档案的编排以及最后的查找都形成了一定的阻碍。并且此时他们的档案管理仅仅停留在保证资料的完整性上，已经忽视了档案其他的参考价值。
二、提高我国档案管理的解决措施
（一）进一步完善档案工作的制度建设
对于档案工作的管理，首先应该建立明确的制度流程，保证档案从收集到最后的录入档案，能够有一个流程制度，去保证工作的的顺利进行。而在这其中，需要从业人员具备专业的素质，能够对当前的工作流程了然于胸，从资料的收集、保管、鉴定等流程制定相应的工作标准流程规范。与此同时还应该加强，档案工作的校核力度，这样能够保证档案资料的正确性。而一旦出现资料的错误，也能够及时的挽救，从而保证了资料的有效性。当然要在这个过程中，仍旧是需要一定的监督机制的。因为这是档案管理工作出现问题追责机制的基础，也能够更好去规避在档案管理中可能出现的问题。
（二）不断提升档案管理人员的专业素养
随着计算机技术的不断发展，越来越多的管理方式受到了计算机技术的影响，当然了，档案管理工作也不例外。就目前来说，我们需要通过培训以及资料的宣导等多种方式去帮助档案管理人员去建立一个高效的、专业的档案管理素养，提升他们的档案管理技能。首先，要让他们从思想上重视档案管理工作，档案的管理不仅仅是简单的资料的保存，其中还是需要其他很多的方面的，比方说资料的查阅、资料的总结等等，都是需要档案管理从中发挥作用的。在思想上的重视，接下来便是需要提升从业人员的专业素质，可以通过日常工作的总结，还有一些先进经验的学习。
（三）加快档案管理工作的现代化
计算机技术的使用，能够更好的帮助我们进行档案的管理，不断提升档案管理工作的效率。提高档案管理工作的效率，需要加快档案管理工作的现代化，应该积极推行以及使用各类新型计算机信息技术，帮助在重新组合案卷、统一分类号、规范档案等方面的作用，同时建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。
档案管理的难点范文3
关键词：机关事业单位 档案管理 难点 解Q对策
中图分类号：G271 文献标识码：A
1、引言
随着中国经济社会的快速发展，档案的价值变得越来越大，用途越来越多，档案管理工作变得愈发重要。然而，在机关事业单位档案管理中还存在一些不可忽视的问题。
2 、机关事业单位档案管理工作的难点
2.1 对档案管理工作的重要性认识不够
个别机关事业单位对档案管理工作不重视，没有安排专职人员负责档案管理工作。有的档案管理人员对档案管理工作缺乏正确认识，忽视档案管理工作的重要性，态度不端正，工作不用心，有的档案该存档的不存档，该保密的不保密，档案没有及时整理、归档、移交，造成了单位档案缺失、不完整的严重后果。
2.2 缺乏规范化的档案管理体系
现阶段，部分机关事业单位的档案管理混乱，缺乏规范的管理体系和管理制度，档案管理工作杂乱散漫，没有制定工作标准，甚至没有进行统一的存档制度。档案管理制度的不完善，使得很多优质资料和数据丢失，严重阻碍了机关事业单位的发展，机关事业单位的信息管理和档案管理存在严重的脱节问题，失去了档案和信息的统一性，更影响了档案的完整性，进而阻碍了机关事业单位跟随时展的需要。
2.3 管理人员专业素质不高
一些机关事业单位不重视档案管理人员素质的提升，有的单位甚至运用一些年纪大的、快退休的老同志进行档案管理，认为档案管理是一份无关紧要的工作，还有的单位没有专职的档案管理人员，档案管理工作往往由其他科室的工作人员兼职或代劳，或者有的单位频繁地更换档案管理人员，使得档案管理工作得不到专业的、科学的管理，造成了机关事业单位档案管理工作的混乱瘫痪或者丢失文件等事件发生。
2.4 档案信息化管理程度不高
据统计，我国目前已存在信息档案数据库大约四千余个，其管理也十分成功，但不足之处是内容不够丰富，重复的情况较多，也就是说信息化资源的质量还有待提高。而且，开放性的综合档案资料还不到总量的25%，数量极少。因此，信息化档案管理质量还较低，还有很多空间和资源可以开发。同时，信息化档案管理主要依存计算机技术，检索的效率、速度和精准率都依赖于计算机的检索技术。可是，大多数的机关事业单位虽然引进了档案管理的信息化，可工作人员依旧运用手工检索式的管理模式，不熟悉或不习惯使用信息技术，导致无法运用计算机检索技术来提升检索效率和准确性。
3、机关事业单位档案管理工作的解决对策
3.1 提高对档案管理工作的认知度
在档案管理的过程中，必须认清其职责，提高档案管理的重视程度，建立健全档案管理机制。档案管理人员不仅要更新档案管理知识和技能，还要提高档案管理意识，认真履行职责，不断学习，增强工作技能和工作效率。单位还应通过相关管理部门制定相关的管理规定，有针对性地培训档案管理人员，增强对档案管理的认识和了解，使他们明白自己的职责。
3.2 完善档案管理体制
从实践来看，在机关事业单位中，任何一项工作形成制度后，效率都会有很大提高，档案管理工作也应该形成相应的规章制度。单位应根据自身实际情况，建立健全档案管理制度，并坚持落实制度，切实提高档案管理工作质量。可以想象，机关事业单位只有建立健全档案管理制度，才能把实际工作的方针政策落实到实践中，才能从根本上改变混乱局面，使档案管理质量得到提高。
3.3 加大档案管理资金投入
机关事业单位应根据自身实际，投入资金建设标准规范的档案室，以保证室存档案的安全性，方便档案的存放和查找使用。由于档案管理人员的工作任务较重，工作人员不仅要对档案系统的进行管理，还要对大量的档案信息进行分类和存储。所以，单位应购买先进的技术设备，做这些工作会变得容易得多。此外，档案管理部门还应该投入资金开发一个文件管理软件，通过使用这种专门的软件，提高档案的使用效率，把档案的作用发挥到极致。
3.4 提升档案管理人员的专业技能
现阶段，机关事业单位档案管理工作的最大困难就是工作人员的素质较低，档案管理工作得不到单位重视，档案管理部门不注重新鲜血液的引进，缺少一定的专业性人才。因此，相关部门应该注重档案管理人员专业素质的培养，定期进行专业的培训和学习，提升工作效率，与时俱进。提高其对档案管理工作的认识，提高其对本职工作的重视和热爱，提升计算机技术管理能力以及档案管理工作中的突发事件处理能力，进而提高机关事业单位档案管理的工作效率。
3.5 提高档案管理信息化水平
随着科技的发展，信息化技术已经被人们运用到生活的各个领域中，信息化的使用使人们的工作生活更加便捷，机关事业单位的档案管理工作也不例外。需要注意的是，机关事业单位档案管理工作的信息化建设，要结合自身的工作特点，科学地实施信息化档案管理工作，以数字化的管理方式促进机关事业单位档案管理的高效率。档案管理人员首先要掌握过硬的技术，处理好网站的管理工作，单位相关部门也要做好设备的维护以及网络技术的应用，充分利用先进的信息技术手段，提高档案管理的成效。
4、结束语
总之，随着社会的发展进步，机关事业单位的档案管理观念和制度也急需更新。档案管理过程中，工作人员的专业素养和工作态度，档案管理工作的制度和流程，以及档案管理的信息化水平都是机关事业单位档案管理工作的难点所在。针对以上问题，需要从提高人员素养、完善制度规定以及加强信息化建设等方面来完善。
参考文献：
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[2] 赵悦.加强信息化建设提升事业单位档案管理时效[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2016，11：41-42.
[3] 张宝燕.事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2015，01：26-27.
档案管理的难点范文4
关键词：物联网；档案管理；智能化
中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2012）11-0047-02
高校档案是衡量学校管理水平、评估教育教学质量、评价科技成果、考核教职工的重要依据。目前高校档案管理随着科技的发展，已经广泛应用了计算机、互联网等先进信息技术和设备，逐步向现代化管理迈进。在这一过程中，物联网跃入人们的视野，引起多个领域的关注。对于繁琐而复杂的高校档案管理工作来说，发展和应用物联网技术是一个值得深入探讨的课题。
一、物联网以及智能化趋势
目前国内比较公认的物联网概念为：通过射频识别（RFID）、红外感应器、全球定位系统、激光扫描器等信息传感设备，按约定的协议，把任何物品与互联网相连接，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络概念。简单说，物联网将各种感知技术、现代网络技术和人工智能与自动化技术等进行聚合和集成应用，使人与物智能对话，或者说在人的指令下进行物与物对话，从而在“物―物”相连的基础上实现智能管理。
物联网是继移动通信网、互联网之后的人类第三次信息革命浪潮。继2009年国务院正式批准同意支持无锡建设国家传感网创新示范区（国家传感信息中心）以
来，我国各地对发展物联网给予重视，长三角、珠三角、京津唐等各地重点培育物联网产业。2010年1月5日，国家发改委委托中国工程院启动我国物联网发展战略规划的研究，对智能物流、智能电网、智能交通、智能家居等行业展开调研。目前，工信部已将物联网规划纳入到“十二五”专题规划，正在积极研究推进。因此，可以预见，这样一种物与物智能相连的方式会逐渐进入人们的生活，甚至在许多情况下取代人对物的机械操作。
二、物联网与高校档案管理
需要说明的是，在物联网时代，几乎万事万物都处于物联网的智能状态下，可以智能相通。这里讨论档案管理的物联网，实质是说物联网中关于高校档案管理的部分，讨论如何让高校档案管理赶上和紧随物联网热潮，早日实现智能化管理。
高校档案管理是一项极其繁琐的工作，从档案的收集、整理，到鉴定保管、著录，整个过程纷繁复杂。单从档案收集来看，一所高校每年在教学、科研、党政管理、外事、财务等方面都有大量的文字材料、图像、音频和实物，要将这数万件文档、材料、实物收集分类，其工作量是可想而知的，而目前高校档案管理工作虽然应用了计算机等较为先进的设备或技术，大大提高了工作效率，但绝大多数工作还是以人工为主，管理方式相对来说远远落后于实际需求。加上各种各样的需求，不同的档案查询、检索，使得以人工管理为主的整个档案管理工作更为繁杂和棘手。一种智能化、自动化的管理方式是档案管理长期以来的需求，物联网正是提供这种智能化系统的网络，同时也是一种基础设施。正像创造智能交通、智能能源、智能城市一样，发展和应用物联网构建“智能档案”是必要而且必需的，基于物联网实现高校档案管理智能化是高校档案管理的迫切要求。
事实上，物联网是抽象出来的概念，它的具体业务形态已经存在于我们的生活中，并且初步实现了智能化，如ZigBee路灯控制系统、智能交通系统（ITS）、上海浦东国际机场防入侵系统等。我们可以从现有的互联网及其他信息科技中找到物联网的基础，体察到基于物联网的高校档案管理智能化的前景。从2009年无锡国家传感信息中心试点以来，一个物联网大发展的社会环境和科技环境在中国迅速形成：国家发改委在物联网应用示范试点方面，科技部在863计划等重大专项方面，工业与信息化部在物联网的技术标准和产业政策引导方面出台了针对性宏观举措；2010年6月23日，工信部通信发展司司长张峰在上海“2010中国国际物联网大会”上表示，物联网被正式列为国家重点发展的五大战略性新兴产业之一，将成为全球信息通信行业的万亿元级新兴产业，到2020年之前，全球接入物联网的终端将达到500亿个；在政府的重视与大力推动下，信息产业商家首先在物联网建设上倾注精力，中国移动、中国联通等与政府协议合作，在传感器技术、传感网络技术等方面推进建设；清华大学、北京邮电大学、东南大学等高校研究机构也成立了传感网研究中心；上海、北京等城市也相继成立了一系列颇具规模的物联网中心，将物联网作为一大产业全力推进，在物联网器件、芯片、材料、软件、服务等方面逐渐起步；传感系统和3G技术快速发展……借此之势，“智能档案”的物联网建设：一方面有社会环境，另一方面有科技基础，将物联网在信息产业的成果转接到档案管理中是完全有可能的，是可行的。因此，物联网是高校档案管理工作智能化建设的一大契机。
三、基于物联网的高校档案管理智能系统构建
（一）基于物联网的高校档案管理智能系统
高校档案管理物联网是一个基于物联网的高校档案管理智能系统，是利用各种感知技术获取档案信息，通过数据分析技术自动对这些信息进行鉴定、分类，并使之得到有效利用。可见，这一智能系统的基础是档案智能识别子系统、档案保存子系统、档案查询子系统，除此之外，还有系统维护和安全保证两部分。档案智能识别系统能够自动扫描出需要存盘的文件，并赋予这些文件统一的电子标识；借助M2M的联网通信技术，这些文件的电子标识会传送到数据子系统中进行分析，根据上一环节电子标识的区别而分类出不同的档案，并得出保存建议；在人工协助作出相应保存处理后，系统将保存处理数据和前期整理有效数据提取到查询子系统中，满足档案查询者的多种查询需求。在这个系统中，档案管理工作是由各个相互关联的子系统自动完成的，人只是做辅工作，或采纳与不采纳系统建议的决定工作。这样，通过机器与机器之间的信息交换和联通，档案管理的各环节工作在人脑之外自动关联起来，按照人预设的命令一步一步进行下去，并自动进行系统维护，提供安全保证。这就是基于物联网实现高校档案管理智能化的目标――智能档案。在智能档案的“照应”下，繁琐的高校档案管理工作不再牵制更多的人手，管理效率得到有力的提高，甚至可以做到随时从各个部门收集有保存价值的材料、档案，随时为各个部门提供“万能”的档案查询，为高校的其他各项工作做好“后勤”工作。
（二）高校档案管理物联网构建的难点和关键点
这样一个“全自动”物联网系统，从目前高校档案管理的基础来看，难点在于资金和技术。从某种意义来看，物联网是一项重要的国家战略，一项波及全社会的庞大工程，充足的资金保障是这一工程往下推进的基础。尤其是对高校档案管理来说，部分高校对档案管理工作还未给予足够的重视，多数高校档案馆在资金上存在着或多或少的困难，从而将档案管理工作局限在日常的人工材料保管上。物联网技术属于新兴科技，需要相对先进的机器设备，也有无数的技术难题有待探索和攻克，高精尖人才的培养和挖掘，这些作为前期投入，都需要强大的资金保证，这对于当前绝大多数的高校档案馆来说都是难点。
在保证资金的基础上，实现智能档案还面临技术难题。目前档案管理还处于人工主导的状况，谈物联网技术还言之过早，档案管理的自动化往往局限在自动化办公、电子档案管理上，要将档案管理推进到物联网时代，技术是瓶颈。在四大关键技术中，卫星定位技术和网络传输技术相对已较为成熟，商业化程度比较高，但RFID和传感器技术作为物联网业务的前提和基础，其核心领域尚未全面进入产业化。一方面，要实现智能档案，就要将这些相对成熟的物联网技术与档案管理对接、融合，使之为档案管理所用；另一方面，要着眼于新的物联网技术，研究和提高相对薄弱的技术，力图抢占物联网的产业化先机，使其在档案管理上大有作为。
（三）高校档案管理物联网构建的目标
简单说，智能档案系统的目标就是智能化，具体来讲，包括：实现档案物标识方法的一致性，档案流程管理的全自动，多种档案管理的一体化。
将可能成为档案的物品、材料都赋予一致标识方法的电子标签，就能让档案馆像超级市场扫商品条形码一样采录档案信息，是档案信息后期处理的前提。当然，这样的标识方法是需要高端技术支持的，仍需深入研究。将这些采集的档案信息传送到档案流程管理的软件中，这样的档案管理软件已出现在市场上，并且不少档案馆已应用这种软件管理。在这些软件的基础上，可以逐步实现对档案的自动分类、自动保存、智能动态调控和利用。这样，不管是电子档案、实物档案，还是纸质档案也将更合理地融入到同一管理系统中，科学地分类保存，提供更便捷和准确的查阅服务。这是高校档案管理物联网构建的目标，也是“智能档案”的方向。
有了资金和技术的支持，把握好物联网建设的关键点，集中力量重点突破，才能构建起高校档案管理的智能系统。乘着物联网建设之热潮，发展档案的信息化、自动化，繁琐的高校档案管理工作才会变得简单而高效，“智能档案”的前景指日可待。
参考文献：
[1]王炳辉.构建可运营可管理的物联网[J].信息通信技术，2010，（2）.
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档案管理的难点范文5
新时代环境下，声像档案的保存形式逐渐从以前的照片、胶卷、磁带、录像带等不便读取的存储介质转变成数码的光盘、存储卡、磁盘阵列、存储服务器等新的存储设备介质。本文就新时代声像档案管理中质量控制存在的难点及要素进行了浅析，并着重对新时代下声像档案质量控制的要素进行了探究。声像档案表达直观、形象生动，是记录和反映企业发展状况的重要载体，是特殊形式的档案资料，现已成为各单位用以进行宣传报道和企业文化建设的有效方式。在记录和反映信息能力上，声像档案具有文字文件材料不可替代的优势，不仅其历史功能毋庸置疑，在某些情况下，其现行功能亦是文字文件材料所不能实现的。
一、新时代声像档案的特点
伴随着数码产品的不断升级，声像档案的保存形式已逐渐从以前的照片、胶卷、磁带、录像带等实物存储介质转变成数码的光盘、存储卡、磁盘阵列、存储服务器等新的存储设备介质。这些存储介质具有占用空间小、保存时间长、更新速度快、服务器多地备份等特点，具有更多可开发、可探究的优势，并且依然保留着传统声像档案直观、形象，不受文化差异影响等特点。应根据声像档案的这些特点制定出新的管理制度及流程，这些管理制度及流程在实施过程中带来的质量控制问题值得我们进一步探讨。
二、声像档案管理工作中的质量控制
声像档案管理工作主要包括前期的拍摄、中期的收集和整理以及后期的保管和利用三大环节。在整个过程中会产生拍摄策划及准备计划，资料的详细记录、移交记录，存档的档案记录、查阅记录，以及老旧资料的检查等过程记录。通过这些过程记录的帮助，可形成一个PDCA的戴明环(PDCA即质量环，是管理学中一个通用模型，最早由休哈特于1930年构想，后由美国质量管理专家戴明特博士在原循环概念的基础上进行修改，形成新版本的PDCA循环，称为戴明环，是全面质量管理所应遵循的科学程序)：P（Plan）计划——前期的拍摄策划、准备计划、收集计划。D（Do）实施——资料的拍摄、收集、整理、保管、利用过程。C（Check）检查——查看资料内容是否与前期的计划相符合，老旧资料是否还能正常播放。A（Action）改进——采取措施，对资料的缺失、重点内容不突出进行补拍或重新收集，对老旧资料进行翻拍翻录。我们本着对历史、对单位、对资料负责的精神开展声像档案管理工作，并将质量管理的有关概念和方法有机地融入到声像档案管理中，发现在这个循环中，存在着一些质量控制的难点。
三、声像档案质量控制难点
1.声像档案的拍摄
摄录人员是声像档案的产生者，他们决定着声像档案的数量和质量，这一环节是声像档案产生的最前端，但其重要性常常被忽视。摄录人员由于工龄长短不一、专业知识及技能层次不同等因素，会导致其业务水平参差不齐。而摄录人员的摄录意识不强，摄录重点把握不准确，也可能造成与一些珍贵的镜头失之交臂，给声像档案的产生及以后归档利用留下隐患。因此，拍什么、怎么拍一直都是摄录人员比较纠结的问题。
2.声像档案的收集、整理
很多单位在召开重要会议或组织重大活动时都会安排人员进行摄录和信息采集，这样会形成许多有保存价值的声像档案。但在拍摄完成之后，对于谁收、怎么收，归档与否等问题却不加以重视，摄录过程结束后往往没有了下文。究其原因，主要是没有明确统一的声像档案收集整理的制度办法，造成声像档案的去留界限不清，致使很多有保存价值的声像档案流失。另外，据调查发现，因摄录人员工作岗位的原因，导致他们常常感到拍摄的压力高于整理的压力，这同样也是造成声像档案不能及时加以整理归档的重要原因。
3.声像档案的长期保管
声像档案的载体不同于一般纸质文档，它包含磁带、光盘、存储卡、硬盘、相片等各种介质，其要求的保管条件比纸质文件要严格得多，声像档案保管过程中对温度、湿度、磁场、辐射等因素都有相应的要求，一旦出现纰漏，保管条件不到位，声像档案载体就会出现问题，轻则发生霉变、图像模糊等问题，重则磁带消磁、张力变形，无法正常播放。保管条件欠佳或不符合条件，会对声像档案造成损害，声像档案的利用也会受到影响，甚至造成无法弥补的损失。
4.声像档案的利用和检索
数字化声像档案检索一直是一项难题。它不像纸质文件那样，找到文件标题就能知道是否是自己想要的文件材料，因为声像档案文件标题往往并不能全面反映事件或活动的全部内容。声像档案在数字化之后，检索需要预览中间的内容，才能确定检索的准确性，给查阅利用带来诸多不便。同时，随着数码产品的快速发展，声像档案的容量一直在逐步扩大，单个声像档案占用的存储空间越来越大，对计算机的要求也越来越高。举例来说，现在高清摄像机拍摄出来的内容，十分钟的视频资料占用的空间就可达十几Gb，在检索过程中会大大降低计算机的检索速率，严重的甚至会出现死机现象，声像档案的安全性存在一定的风险隐患。
四、声像档案质量控制的要素
1.编制管理制度
为了保证声像档案的收集范围、整理分工、归档保管方法和利用流程明确规范，使声像档案质量管理做到有章可循、有法可依，要制定一套严格的制度对声像档案进行质量控制。声像档案质量控制是一个复杂、繁琐的过程，需要全程跟踪，做好质量记录，步步为营、环环相扣。对不同介质的声像档案应制定标准化的收集办法，规定需要收集的声像档案类别，统一进行分类、排列、编号、编目等工作。为真正达到声像档案的长期保存和有效利用，实现声像档案管理制度的有效执行，各单位档案行政主管领导和档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并将其作为各单位体系建设和档案目标管理的重点内容来抓。随着新时代的不断发展，声像档案管理水平也在不断提升，这就需要让管理制度也不断提升，适应新的产品、新的模式的要求，制定新的制度并不断改进，以实现更高的工作效率。
2.确定规格标准
应根据声像档案管理制度对声像档案进行收集和整理。应对声像档案的格式以及存储介质进行标准化，这是提升声像档案内容质量、提高声像档案管理效率的基础。在新的电子化、信息化时代，应制定更适应现代管理的新标准。应结合单位OA办公自动化系统及档案管理系统，建立一个专用的声像档案服务平台，实现声像档案接收一体化、声像档案归档网络化、声像档案管理自动化、声像档案借阅便捷化的体系。避免因管理的零散性、下属单位人员的非专业性等因素造成珍贵声像档案的遗失。
3.提升控制对象的能力
在质量管理中常常会提到“端口前移”，也就是从源头去抓问题。声像档案的源头就是声像档案的拍摄采集。针对声像档案质量控制难点的现状，要侧重摄录人员的业务培训，全面加强相关人员的专业知识和技能培训，让摄录人员知道怎么拍；相关档案人员应介入拍摄，从档案的角度出发，让摄录人员知道拍摄完成后需要归什么，从而了解前期要拍什么，从根本上保证声像档案的数量和质量。声像档案管理人员要适应新时期声像档案管理的要求，不断加强自身业务学习，提高自身素质，进行定期培训，了解声像档案载体保管的相关知识，针对新型声像载体的分类和保管要细分层次、及时修订和完善相关的档案管理制度，最大限度地发挥声像档案的作用。
4.建立稳定的质量管理技术措施
从长久保护和利用方面考虑，声像档案应尽早地进行全面数字化工作，重点将之前留存的照片、磁带等对保存环境有特殊要求的介质进行扫描，不能扫描的进行翻拍翻录。最终将数字化的内容存放在声像档案归档服务器中，以便于备份、保管和后期利用。在声像档案数字化前提下，声像档案的利用也应该更加便捷。据调研了解，国内已有多家公司针对声像档案的特点研发了一整套声像档案管理系统。我们可以借助这样的系统，搭建一套声像档案服务系统，根据各单位的工作流程，结合其内网平台，做到电子化借阅、利用，使利用者不用离开自己的工作地点就能便捷地搜索想要的声像资料。通过该系统提供相对完善的记录能力，可降低错记录、漏记录的风险，不仅能保障质量检验的能力，而且也可以大大地减轻档案管理人员的工作压力，使他们能够有更多的时间去接收、整理档案，而不是把更多的工作时间花在调阅档案和与利用者的沟通中。数码产品的升级使声像档案具有了容量越来越大的特点，这就需要声像档案管理系统具备自动降码保存的能力，在查找和检索时利用低码率档案在线预览、编辑，能够更准确、更高效、更低耗地完成声像材料的利用，提高工作质量，保障质量检验的效率。档案管理人员日常工作量很大，不仅要接收、整理、借阅归档档案文件材料，还要将档案工作深入到项目工程中，到业务工作一线介入指导。通过对这些质量控制要素的改善和提升，我们可以更好地解决声像档案管理工作中存在的质量控制难点。解决了这些控制难点，也就意味着解决了工作中的难题，这将在很大程度上减少档案管理人员的日常工作量，从而达到事半功倍的效果。
总而言之，声像档案的拍摄、收集、整理、归档、保存和利用是一条紧密联系的“链条”，无论“链条”的哪一个环节出现差错都会让声像档案管理这根“链条”断裂。现阶段，声像档案的质量管理还没有一套完善的体系来支撑，声像档案的质量控制仍是一个值得探究和摸索的过程。我们希望质量控制能内化于心、固化于制，从根本上解决声像档案管理工作中遇到的难题，将整个“链条”紧紧地扣在一起，并能持续改进，使声像档案管理工作能够适应新时代的环境，逐步走上标准化、规范化、科学化发展的道路。
作者：陈盛 单位：中国舰船研究院
参考文献：
[1]乔德红.声像档案的质量控制.机电兵船档案,2014(4)
档案管理的难点范文6
关键词：高职院校；档案管理；规范化
高职院校档案管理脱胎于企业档案管理，在对档案管理工作进行完善过程中，更多地借鉴了其他高校成熟的档案管理经验。高职院校档案管理的本土适应性差，契合高职院校的档案管理规范与措施的缺失，使得高职院校档案管理不能与院校建设相适应，造成档案利用率低、学术成果不能更好地推广，档案资源未能更好地推动高职院校健康发展，反而成为其发展的阻力。要改变高职院校档案管理现状，首先要在思想认识层面端正对档案管理的态度，充分地认识到档案管理的重要性，其次在制度方面进行有效规范，使档案管理规范化、体系化，最后在资源上进行倾斜，使档案管理网络化、信息化，使档案资源的作用得以充分发挥。
一、高职院校档案管理存在的问题
总结而言，高职院校档案管理存在两个突出问题，其一是对档案管理重要性的认识不足，其二是对档案资源利用率低下。首先，对档案管理重要性的认识不足，使档案管理工作长期处于学院管理的底层位置。高职院校现阶段将主要管理精力放在教学管理中，学科建设、学术研究、学生管理等工作是学院管理的重点，对待档案管理的态度则是需要时查阅，不需要时无人关注。陈旧管理制度下的档案管理，也不能发挥出档案资源的价值，在学院建设中，对档案管理的资源投入较少，管理人才滞后、管理设备落后等因素，严重制约档案管理的正常发展。其次，对档案资源的利用率低下。现阶段高职院校档案管理中，档案资源只是作为被查询的资料，被动服务于高职院校建设，而档案管理的目标，是档案资源主动服务于高职院校建设。档案资源的利用率低还表现在档案资源的共享性差，区域内高职院校的档案管理工作各自为政，导致档案管理的重复建设，档案资源不能共享，使得档案资源的深层次价值不能更好地挖掘出来。
二、高职院校档案管理规范化路径
规范高职院校档案管理，应从以下几点做起：以制度为保障，以人员为基石，以技术为支撑，以服务为目的。
（一）以制度为保障
统一化、科学化的管理机制才能保证高职院校档案管理工作的顺利开展，才能实现档案管理工作的标准化和规范化。高职院校应出台针对档案管理的规章制度，以此来强化档案管理，使档案管理真正成为高职院校管理的重要环节。高职院校档案管理制度的出台，要借鉴成熟院校档案管理的先进经验，并以自身特点作为基础，对档案管理中的各个环节进行规范，制定行之有效的档案管理制度。
（二）以人员为基石
档案管理工作的质量与工作人员的素质密切相关。现阶段档案管理工作未受重视，档案管理工作人员也是鱼龙混杂，普遍认为档案管理工作所需要的专业性不高，因此担任管理的人员多不是专业出身。另外，由于对档案管理工作的认知误区，使档案管理工作待遇不高，难以留住专业人才，人员流失现象严重。如果要把档案管理工作提升到一个新的台阶，就必须建立一支专业性强、有责任心、综合素质高的队伍。在吸收专业人才的同时，也要注重现有员工的知识更新，轮番进行技能培训，使专业的管理团队成为档案管理工作全面提升的动力。
（三）以技术为支撑
高职院校应积极推行档案管理信息化系统，使档案的收集、整理、检索更加高效。完善高职院校办公自动化的建设，将文献资料进行数字化处理，丰富档案资源拓展档案服务范围。在档案管理中，不仅要对传统的管理模式进行优化，更要结合信息技术、网络技术、大数据技术等，以技术手段提高档案管理效率，提高档案资源利用率。
（四）以服务为目的
传统的档案管理，更注重档案的归档、保存，新时期的档案管理，其目标是档案资源价值的深层次挖掘。档案管理要突破传统观念，档案资源不仅是记录历史的凭证，更要成为建设高职院校的武器。
三、结语
综上所述，高职院校档案管理的规划化，要从思想认识入手，以行之有效的制度规范档案管理的各个流程，做好高职院校档案管理工作，提高档案管理部门的服务质量与服务意识，立足于档案管理工作是服务于院校建设的基本点，进一步推动档案管理的数字化建设，为高职院校的发展做出应有的贡献。
参考文献：
［1］张艳．浅谈高职档案管理的创新与优化［J］．职业，2016（5）．
［2］殷志伟．如何做好高职院校档案管理工作［J］．天津中德职业技术学院学报，2016（5）．
