前言：中文期刊网精心挑选了智慧档案管理范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
智慧档案管理范文1
关键词：物联网智慧档案馆档案实体管理服务模式
Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，国际电信联盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物联网的概念，指出物联网是基于各种网络系统的一种全新的动态网络体系，它将信息和通讯技术领域从任何人之间随时随地地连接扩展到了任何人和物之间随时随地的互联。[1]该技术的发展与应用为人与物、物与物之间的信息交换创造了一个全新的平台。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主张更透彻的感知、更全面的互联互通和更深入的智能化。此概念一经提出，便受到了世界各国的关注，有关“智慧”的理论研究与实践探索如雨后春笋接踵而至。
近几年来，档案学领域也掀起了研究智慧档案馆的概念、特征、顶层设计等内容的热潮，但是智慧档案馆的建设是一个长期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文着重探讨在构建基础层次的全面感知型智慧档案馆的过程中，物联网技术对档案管理产生的重要影响，进而提出基于物联网技术构建的全面感知型智慧档案馆的档案实体管理与服务模式。
一、智慧档案馆的概念
我国对智慧档案馆的研究尚处于起步阶段，目前档案学界对“智慧档案馆”还没有一个统一、明确的正式定义，不同研究视角的学者对智慧档案馆进行了不同的描述。杨来青等人从智慧技术应用于档案信息管理领域的角度，认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。[2]毕娟认为智慧型档案馆是以一种更智慧的方法，通过利用新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，提高档案馆服务的灵活、准确、便捷，进而实现智慧化服务和管理的档案馆模式。[3]陶水龙则从建设实践的角度出发，认为智慧档案馆是应用集成方法将系统与建筑优化融合，通过对设施设备的自动监控，对各类服务性资源的整合和综合管理，将各职能系统和资源有机地结合，营造安全、舒适、良好的综合环境。[4]
虽然不同学者对智慧档案馆的定义有不同的见解，但是仍然存在一些共性认识，即不是重点关注档案信息资源的智慧管理，还是关注提供全面的泛在服务，智慧档案馆都离不开新的信息技术，尤其是物联网技术的应用，它是实现智慧档案馆全面感知化的重要保障。目前，随着信息化的逐步推进，物联网的相关技术已经成功应用于物流仓储、零售、交通、门禁管理等众多领域，特别是在图书行业的广泛应用，为档案管理领域应用物联网技术提供了大量可借鉴的经验。部分省市档案馆已经进行了一些有益的尝试，例如，在整合视频监控系统、幕帘报警系统、多媒体系统等基础上，江苏省太仓市档案局利用超高频射频识别技术，实时联动档案实体和数字档案资源，实现了档案实体的区域追踪定位、移动终端管理、自动盘库等功能，创新构建了档案的安全防范体系。笔者认为，智慧档案馆是在传统的实体档案馆和数字档案馆的基础上，利用新兴的智慧技术，实现档案馆内多种资源的智慧管理，从而提供更加主动、立体互联的深层智慧化服务。
二、物联网环境下智慧档案馆的档案实体管理
依托物联网技术构建的智慧档案馆形成了一个智慧的系统，可以实现档案、馆舍、设备、用户与档案管理者随时随地地沟通和感知，[5]从而可以为档案馆中的任意物体提供智慧的互联服务。但是无论是传统档案馆、数字档案馆还是智慧档案馆，其主要功能之一都要求实现对档案实体资源的保管和利用，主要是围绕档案实体进行收集、整理、利用、统计等管理活动并对档案实体保管环境进行维护，物联网技术的应用将使档案实体的保管更加安全，利用更加便利。
（一）传统档案实体管理
20世纪80年代以前，对档案实体进行维护和管理的技术都较为简单，主要以手工方式完成档案整理、检索、利用等各项工作，如用手写方式对归档文件材料进行编号、手工编制档案目录、手工翻阅目录进行检索、手工调档、手写出具档案证明等；同时采用较为简单的物理、化学技术进行档案实体的保管和保护，如采用在地面洒水的方式为档案库房加湿，采用放置木炭、生石灰、硅胶等方式为档案库房降湿等。[6]
随着档案信息化建设的不断发展，依托现代信息技术，有效提高了档案实体管理水平和档案利用查找效率，基本实现了对档案实体的目录、全文等信息的收集、存储和检索。但是目前的档案信息管理系统中，各种技术的应用、流程的改进大多是针对档案虚拟信息的，由于档案实体本身无法自动发送和接受任何指令，因此在对这些虚拟信息进行研究之后，并没有有效的途径反馈给档案实体；而由于档案信息管理系统中存储的都是档案的虚拟信息，无法对档案实体进行实时监控和管理，如果发生档案实体丢失的情况，档案信息管理系统无法得知。
同时，在目前的档案利用过程中，档案用户通过档案信息管理系统查阅到相关档案，如需借阅档案实体，主要依赖档案的分类摆放来进行档案实体的定位查找。然而，经过频繁的借阅和归还，难免造成档案错位放置，给工作带来诸多不便，如需查找错位放置的档案，将耗费大量的人力和时间。
另外，为了有效保障档案实体的安全保管，目前多数档案馆会配备防火设备、防盗监控和温湿度控制等安全管理系统。但总体而言，这些系统的自动化程度不高，很多还需要依赖人工管理实现，并且这些系统一般彼此独立运行，无法形成统一有效的整体管理，存在一定的安全隐患。
（二）基于物联网的档案实体管理
引入物联网技术，在所有档案实体上设置一个带传感能力的电子标签，将会彻底解决档案馆中档案实体与现有的档案信息管理系统之间缺乏沟通桥梁的难题。由于物联网中每个联网节点都具有独立寻址的能力，因此通过植入传感节点的方式可以实现对每一份档案的实时感知和监测。同时，通过建立物联网管理系统与现有的档案信息管理系统的无缝链接，可以有效实现档案资源共享和档案实体快速灵活地查找、准确地区域定位、图形化导航索取、快速查库等智能化管理。
通过为每一份纸质档案粘贴附有该档案题名、存放位置等相关信息的电子标签，档案管理人员可以利用读写设备对档案密集架上的档案进行盘查扫描，以检测每一件档案的状态，并将扫描到的信息与档案信息管理系统中的信息进行比对更新，从而及时发现档案丢失或者错位放置的问题。一旦出现档案实体的错位放置，读写设备就会报警提示，并通过精确的位置引导信息找到错位放置的档案，使其正确归位，从而提高档案信息管理系统对档案实体的监管能力和档案管理人员盘库的工作效率。
物联网环境下，用户在利用档案的过程中，如果需要借阅档案实体，借阅的过程将会变得更加方便与简捷。首先通过档案信息管理系统查找到档案目录，随后可以利用嵌入的传感器节点去图形化导航索取对应档案实体的物理位置并完成实体借阅。同时，由于每份档案都具有独一无二的电子标签，在通过读写设备完成档案实体借阅的过程中，档案实体的档号、题名、借阅人、借阅次数等多种信息被自动地记录到档案信息管理系统中，为后期的档案统计工作提供了极大的便利。
另外，档案资源不可再生的特点要求保管档案的库房环境必须符合相关的要求。基于物联网技术构建的智慧档案馆中，可以将馆内的所有安全防护系统集成一体，形成一个统一的安全管理平台。随着技术的不断发展，还可以在传感器节点上增加更为复杂的深入感知能力，实现对档案实体周围的温湿度、光线等信息的传感，管理平台通过预先设定的程序对库房温湿度、光线等环境情况进行不需人工干预的智能化调节。例如，当档案实体处于温湿度不合适的环境时，传感器节点能够自动向对应的管理节点发送提醒信息，并采取有效措施消除安全隐患，从而有效降低了因温湿度不适宜而导致档案实体发生霉变或脆化等风险。管理平台可以通过档案实体中的传感器节点和视频监控系统共同对档案实体实施监控，如果档案实体未经授权出库，库房门口的传感探测器就能及时检测并报警，同时管理平台可以自动以手机短信、E-mail等方式向预设的管理人员发送警报情况，从而便于管理人员能够随时随地了解库房情况。
因此，随着传感器节点的智能程度不断提高，档案实体被赋予了主动思考和处理事务的智慧，可以感知自身状态和周围环境，并能与档案信息管理系统进行信息交互，使得现有的档案信息管理系统不再是一个被动的信息查询系统，而真正起到了连接用户和档案实体的桥梁作用。档案实体的自我感知能力和简单信息处理能力，也是构建未来智慧档案馆的关键基础。
三、物联网环境下智慧档案馆的服务模式
如果说传统档案馆以对档案实体的保管为重，那么未来的智慧档案馆将更侧重于服务。随着互联网应用的不断深入，档案信息的公_程度将越来越高，档案信息的需求将越来越大，因此档案信息的服务范围、服务方式和服务质量也将越来越重要。[7]智慧技术的应用催生了智慧服务的革新，采用物联网技术构建的智慧档案馆，其应用架构将发生根本性的转变，它提供的服务模式也会随之发生改变。
（一）由静态被动服务转变为智慧主动服务
现阶段的档案信息管理系统与档案实体之间相互孤立，只能管理档案的虚拟信息，无法直接管理档案实体。档案服务过程中，档案实体更多时候呈现出的是一种静态的、被动地等待查找利用的传统特性。
而物联网由传感网络设备、传输网络和应用控制网络系统构成，具有全面感知、可靠传递和智能处理三个重要特征。[8]植入了传感器节点的档案实体可以主动地向档案信息管理系统发送信息，实时更新系统中的数据信息；同时也可以随时随地接受档案信息管理系统的管理，获取应用对象的信息，从而给档案信息管理系统提供更为全面翔实的档案状态数据。当用户需要通过档案信息管理系统查询到某一档案实体的相关信息时，档案实体中的传感器节点将对用户寻找档案实体的过程进行引导，此时的档案实体富有智慧，成为利用活动中的主动参与者。
（二）由水平单向服务过程转变为立体互联的服务过程
现阶段的档案馆中，用户、档案实体和档案信息管理系统之间主要形成如图1所示的服务关系模型。在该模型中，档案信息管理系统是信息交换的核心，用户和档案实体之间无法直接进行信息传递，只能通过档案信息管理系统进行中转。而档案信息管理系统与档案实体之间的联系则呈现为明显的服务单向性，即档案信息管理系统仅在入库前采集一次档案信息，随后，系统中只随时记录档案的借阅信息。由于档案实体本身缺乏信息接收的能力和传递的载体，档案信息管理系统几乎不再与档案实体交互任何信息，从而导致档案信息管理系统与档案实体之间脱节。而档案信息管理系统和用户之间虽然可以进行相互的联系，但是更偏重的仍是用户与档案信息管理系统的联系（比如用户可以通过系统查询档案、订阅电子档案、申请借阅、网上延期等），档案信息管理系统向用户却只提供比较有限的信息反馈服务（比如档案催还提醒、档案借阅审批通知等）。
而基于物联网的智慧档案馆中，用户、档案实体和档案信息管理系统之间则形成了如图2所示的网状服务模型。在该模型中，档案信息管理系统与档案实体都是具有计算能力的智慧节点，相互之间可以进行更为广泛的信息交互。通过这种信息交换，档案信息管理系统中存储的档案虚拟信息与档案实体一一对应，从而加强了档案信息管理系统与档案实体之间的联系。而用户可以通过持有智能设备加入到该物联网系统中，不仅可以和档案管理信息系统进行顺畅的信息交换，还可以通过手持设备和档案上的传感节点建立联系、直接通信。当用户漫步在开架档案旁时，不仅能够实时感知到附近档案的主题内容等信息，而且可以由嵌入其中的传感节点引导用户快速高效地找到目标档案实体。
（三）由孤立的浅层档案服务转变为互联的深层信息服务
现阶段的档案信息管理系统对档案实体的信息存储有限，且实体信息很难更新，无法对档案实体进行实时有效的管理，缺乏足够的档案信息进行用户服务。其能够为用户提供的大多是一个个孤立的档案资料，既无法将所有档案联系为一个整体，也o法提供档案管理与利用过程中产生的相关信息，因此，目前的档案服务往往局限于浅层的资料服务。
然而基于物联网构建的智慧档案馆中，每个档案实体都被赋予了智慧能力。物联网的感知和控制能力使得应用对象在提供感知信息后还能够相互传递信息，同时各个智慧节点自身都具有智慧化的信息处理能力，它们又通过物联网形成了一个有机的整体，相互之间可以进行信息的交换与共享，因此除了丰富的档案内容信息之外，还将产生大量的档案全生命周期过程中的辅助信息。在此基础上，能够自动分析用户的需求，挖掘各种档案知识，对各节点之间的档案知识进行汇聚和融合，从中获得一些隐藏的有价值信息，从而为用户提供综合的深层次的信息服务。
四、结语
随着档案进库量和利用量的快速增长，传统的管理手段难以对所有档案实体资源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物联网技术构建的智慧档案馆，能够使档案信息与档案实体实现有机结合，从而实现更加高效、安全的智能化管理，服务模式也将比现阶段有更为全面的发展。虽然智慧档案馆的研究仍处在探索阶段，物联网环境下智慧档案馆的实际建设也将面临成本、人才等多方面的问题，从而不能在短期内完成，但是笔者坚信，物联网技术的发展和复合型人才的培养与储备终将促进智慧档案馆的健康发展。
注释及参考文献：
[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.
[2]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）：68-70.
[3]毕娟.智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探[J].北京档案，2013（2）：13-16.
[4]陶水龙.智慧档案馆建设思路研究[J].中国档案， 2014（6）：67-69.
[5]许德斌.智慧城市新环境下的智慧档案[J].山西档案，2014（5）：72-74.
[6]贾玲，周晓林，陆江，陈东.从档案实体管理、信息管理到档案知识管理[J].中国档案，2012（2）：42-44.
智慧档案管理范文2
（平泉县人力资源和社会保障局，承德067500）
摘要： 本文就对社会保障在档案管理方面法制化的建设现状加以分析，对社会化保障管理档案法制化建设路径加以推进。
关键词 ： 社会保障；改善民生；建设法制化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）03-0318-02
作者简介：张蓟红（1976-），女，河北承德人，研究方向为人事档案信息化。
0 引言
社会保障是一种对民生加以改善的比较基本的制度。党在十的报告中曾明确指出要加强对社会的建设，将改善民生作为社会工作的重点内容之一。在进行民生改建事业构建过程中，也要求各个部门之间要进行相互的协作，在这一构建过程中，社会保障的档案记录过程起着重要的作用，本文基于对我国的社会保障局的档案管理进行现状分析，从而对社会保障档案管理进行法制化建设的实施路径加以探讨。
1 社会保障建立法治档案管理的基础探析
对社会保障管理档案进行立法的建立基础主要是社会档案保障管理相应的法律依据。因为对社会档案保障管理在立法方面的建设，主要还是在社会立法保障以及对档案进行管理立法的交叉范围内。因此在这一过程中的法律依据主要有在社会保障这一方面的法律以及法规，同时对地方性的立法以及一些具有规范性的相关文件。通过立法的角度进行分析，在我国进行社会档案保障管理方面的立法基础主要有以下几方面组成。
1.1 国务院中各部委相关方面档案制定以及社会保障局方面的规章 社会档案在保障管理方面会涉及到人力资源以及国家档案局还有社会保障局和民政部几个部门，一些相关的规定也是围绕着这几个部门展开的。部门中相关的规章比较多，本文重点就两方面展开探析，一是由国家档案局加以实施，通过国务院审批的《档案法实施办法》，这一法规对社会档案在保障管理方面进行立法有着重要的意义。另一项法规就是由人力资源以及社会保障部还有国家的档案管理局一同制定并实施公布的《社会保险业务档案管理规定》，这是目前在我国唯一的一部有关于社会档案保障管理方面的部门规章，是各个地方在进行社会保险的档案管理方面法制性建设的依据。
1.2 省以及自治区和直辖市有关社会保障法制性建设地方性的法规 在进行社会保障档案管理方面相关建设的时候，在省自治区以及直辖市都是有着明确的档案调理的；在对社会进行救助方面，每一个省以及自治区和直辖市都专项制定了“最低生活保障的办法”以及“社会救助办法”这些规章制度。对社会保险进行制定的管理方面，各个省份以及自治区还有直辖市也相应的制定了“失业保险加以实施方法”，在进行各个地方的社会档案保障管理立法建设方面这些地方性立法也提供了比较重要的依据。
2 社会保障在立法管理建设方面现状分析
在党以及政府方面的文件中对于社会保障的表述有着并不统一的特性，但是通常会将社会保障以及社会救助还有社会福利作为比较基础的相关制度。本文就这几方面的制度进行讨论，对社会保障在进行法制性建设管理方面的现状加以分析。
对社会保障档案进行管理的工作是在社会保障工作中比较重要的部分，对其制度化方面的建设相对是比较晚的。浙江省是对社会档案保障管理工作比较重视的，也是比较早在这方面加强建设的省份，其早在十五计划开始之前，就有了“关于加强社会保障档案工作的意见”这样的制定内容。十七大将对民生加快改进步伐作为社会建设的工作重心之后，国家级档案局就了关于加强民生的档案管理方面工作意见，在全国范围进行对社会保障在档案管理方面法制性的建设，中央以及地方政府也都相应的有这一方面立法活动，在民政局以及办公厅都有相关的一些法规建设。地方性的各级政府相继了关于本地区对最低的生活保障方面档案管理的建设办法。社会保障部门以及人力资源，在国家档案局《社会保险业务档案管理》实施之后，地方性各级政府分别推出有关对社会保险业务方面进行规范的档案管理的建设文件。
社会保障的建设过程是一个具有比较广阔包含内容的体制，并对社会保障以及社会救助和社会福利这几大领域进行体系构建。社会保险主要包括五险以及新农合还有新农保这些方面的内容。社会救助是对低保以及五保还有灾害救助方面的内容进行构建。社会福利主要是对老人以及妇女儿童还有残疾人提供一定的福利。不过，就目前的中央以及地方政府的一些联合性社会档案在保障管理方面的法规性文件分析，主要有几方面内容的构建，首先就是对最低保障方面档案管理进行构建。我国的国家性档案局在相关最低保障生活方面的通知中，就曾明确的对最低生活保障档案加以分级进行管理，采用主要将基层作为主导，分级的进行负责，出台相关法律法规的管理细则以及实施办法。目前浙江以及上海还有甘肃多地都已经推出了这一方面的相关文件。其次就是要将社会保险在业务领域方面的档案加以管理。人力资源以及社会保障局推出《社会保险业务档案管理规定》以后，极大程度地推动了各个地方政府对相关方面立法加以推行的积极性。比如北京还有河北和青海很多省份都就社会保险方面的业务档案提出了实施办法，以及管理方案。
3 对社会管理档案进行完善立法管理的途径分析
社会保障在档案管理方面进行法制化的建设是可以通过各个部门之间进行相互协作，从而完成推进作用的，下面本文就具体对社会管理档案进行完善立法管理途径进行分析。
3.1 认识内涵，构建基础 认识内涵主要是对社会保障档案方面内涵要认清。我国的中央政府对于社会保障方面的命名并没有比较明确的法规，以及比较规范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的劳动保障厅以及档案局联合制订了浙江省方面的社会保障管理办法，对有关养老保险以及医疗保险还有失业保险方面业务的办理，通过文字以及影像多种形式进行管理记录。在这样的对保障档案方面的建设，是混淆了保险同保障的概念，这样档案的构建，很大程度上是将进行社会保障的管理范围缩小了，因此加强对社会保障方面的内涵认识，是对档案管理进行立法的重要前提，也是实施法制化基础建设的前提。
3.2 规划统筹，避免分割 对统筹的规划主要就是中央对国家档案局进行统筹的规划，相应的出台一些法规条例对一些救助方面的档案加以管理规范，在进行社会救助方面管理档案建设时应该避免出现分割立法的现象。现在很多立法在低保档案进行管理方面都是有着比较灵活的方法的，但是大部分档案并不包含其他社会救助方面的内容，也就使得出现了分割立法的形式，因此要加强对统筹的规划，尽量避免分割的出现。
3.3 三步战略，循序推进 第一步就是对平行的单项部门法规进行制定，也就是社会保险相关的业务在档案管理方面的规定，社会在业务救助相关的档案规定，社会福利方面档案滚利规定，通过各地方政府统一构建。第二步就是要把相关内容记录在社会保障方面的基本法中，在实施颁布的社会保险法中就有明确规定，对社会人员进行缴费档案的管理要有明确的登记记录以及支付结算方面的凭证。在社会保险的档案建立方面提供了比较完善的法律依据。第三步主要就是要在前两步构建基础之上，当时机成熟时，由国务院对社会保障进行统一的在社会保障档案立法方面管理的建设工作。
4 结语
基于对社会保障多方面建设现状中存在的问题加以分析，本文就这一方面建设提出相应的民生改善方法，对社会保障管理档案的法制性作用加以分析，总结出相应的办法，希望可以有助于我国社会对档案进行法制性建设的立法实施。
参考文献：
[1]刘静.社保档案管理是社会保障事业的基础工程[J].山东人力资源和社会保障，2013（05）.
智慧档案管理范文3
首先，继续强化社保档案管理的理解与认识
一、加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。
随着社会保险改革的逐步深化，“社会人”将是必然发展趋势。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。
二、加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。
一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等，作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人帐户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。
三、加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。
档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。
其次，理性审视社保档案管理的现状
一、对社会保险档案重视不够。由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况普遍存在，甚至对相关信息管理混乱，随意性较强。
二、社会保险档案多头管理。管理不统一，其结果就是责任缺位。社会保险档案由于涉及的面比较广泛，在我国不一样的类别社会保险档案分别归属不一样的部门管理，形成了多头管理问题，造成不一样的档案分属不一样的部门，各部门之间资讯沟通困难，一个人的保险资料分别保存在不一样的机构，不少社保经办机构不遵循档案集中统一管理的原则，综合档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室。且管理办法各异，没有一个完整的档案资讯中心能够查询到一个人的全部社会保障档案资讯。
三、缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范。社会保险档案管理缺乏国家标准，造成社会保险档案的各地管理办法不统一。在社会保障档案的不一样专业类别中，管理的规范和水平也不一致。哪些资料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些资料不需要归档，如何销毁；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管理，如何管理；客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序。主观上也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。
四、社保档案人员业务培训少，业务水平亟待提高。社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。
此外，努力创新社保档案管理工作
一、建立健全相关制度，规范程序，理顺社保档案工作管理机制。依据《档案法》，《保密法》等法规政策，制定社保档案分类大纲和保管期限。对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险档案的集中管理。
智慧档案管理范文4
［关键词］ 职业学校；内部审计；档案管理
职业学校内部审计档案是学校内部审计部门在执行审计任务、履行审计职责时收集、制作与使用的各种材料。档案形式有文字、图表、声像、实物、电子光盘等［1］。内部审计档案内容包括以下4类文件材料：①立项类文件材料；②证明类文件材料；③结论类文件材料；④备查类文件材料。
1职业学校内部审计档案管理工作的重要性
随着职业教育改革的深入开展以及各级政府和社会各界对职业教育投入的增加，职业学校的办学规模在不断扩大，职业教育经费的使用已越来越受到公众的关注。因此，加强对教育经费使用的监督十分重要。职业学校内部审计档案是学校审计工作的重要组成部分，它是审计活动的真实记录，也是考查内部审计工作质量、研究审计工作历史的重要依据。因而，建立完整而系统的职校内部审计档案有着重要的现实意义。
1．1 有利于提高内部审计工作的管理水平，促进内部审计工作积极、高效开展
当前，我国职业学校内部审计工作质量还不高，做好审计档案管理工作，首先将有助于内审工作者进行工作质量评估，并不断创新，为职业教育的规范管理创造条件；其次有助于评价内审人员的工作业绩和业务水平，有助于新参加工作的审计人员业务能力的提高。
1．2有利于节约审计时间和人力
学校内部审计常常要参照以往的审计数据、审计方案等内容，学校建立的内审档案规范、管理有效，在学校开展内部审计时就能合理利用审计档案资源，充分发挥内审档案的参考和借鉴作用，可以节约人力、物力和时间。
2 职业学校内部审计档案管理现状
当前职业教育已从快速发展期进入精致管理期，内部审计档案管理工作由于起步较晚，研究探索较少，加之领导重视不够，尚处于不完善状态，已不适应现代职业学校管理的需要，存在的问题主要有以下几方面。
2．1对内部审计档案管理的认识存在偏差
职业学校对内审档案管理的重要性认识不够，缺乏相关的制度指导和规范。内部审计管理人员在做审计项目时，往往出具了审计报告，提出了审计意见，审计项目就算完成，有关文件资料没有及时按相关法规要求归档、管理，待今后工作中需要查找相关资料时，因没有及时归档而无法查阅。
2．2 内部审计档案管理方法有待改进
由于内部审计档案管理人员多数是由财务部门工作人员兼职的，没有经过档案业务知识的专门培训，不熟悉档案管理的基本操作流程，缺乏档案管理工作经验；另外，档案设施不完善，没有专门的场地和必要的存档工具，文件资料随处堆放，时间稍长，难免丢失。
2．3内部审计档案人员管理能力有待提高
由于内部审计档案管理人员多数是兼职的，本身对审计档案的开发与利用认识不够，难以真正发挥内部审计档案的作用。
3加强职业学校内部审计档案管理的几项举措
内部审计档案的管理质量直接影响着学校内部审计的工作质量。只有正确处理好审计档案管理与审计工作的关系才能有效开展审计工作，加强职业学校内部审计档案管理的举措有以下几方面。
3．1正确树立内部审计档案管理和档案服务的理念
内部审计档案管理是学校做好审计工作的基础和前提，档案服务是档案管理的目标。内部审计相关人员应充分认识内部审计档案对加强内部审计工作所起的重要作用。
3．2建立和完善内部审计档案管理制度
制度是行为规范，学校应按照上级部门有关规定，根据学校具体情况制定适合本单位的内审档案管理制度和内部控制制度，统一立卷归档的程序、范围，有相对固定的档案管理人员，明确档案员的职责和权限；建立档案安全保密制度，避免审计风险；审计档案管理制度化且具科学性。
3．3提高内审档案管理人员的业务素质和职业道德修养
制度要靠人来执行，档案管理工作的好坏，取决于工作人员的综合素质。因此要通过多渠道加强对档案管理人员的培训，不断提高业务技能，增强敬业爱岗、保守秘密等职业道德修养。
3．4做好内审档案管理的监管工作
内审档案立卷、归档一般按照“谁审计，谁立卷”的原则，即项目审计组组长为内部审计档案立卷责任人，负责项目审计过程中形成的全部文件材料的收集、整理、鉴别，并作合理的取舍，经内部审计处负责人审核通过后按立卷方法进行组卷，再移交给审计处档案员。档案管理人员负责将这些案卷进行收集、分类，然后登记编号归档。为确保内部审计档案安全、完整，应当将档案入专柜保管至次年6月30日，再向学校档案管理部门移交。内审部门负责人要经常督促、检查内审档案管理人员的工作，使他们及时做好立卷、归档工作，不断提高内审档案的管理水平。
3．5采用内部审计纸质档案和电子档案并存的管理方式
审计档案管理人员要努力提高电算化水平，能熟练应用计算机软件。对一些利用频率高、又需查阅原件的纸质材料可选择性地通过扫描等方式转化为储存在磁性介质上的电子信息，充分利用计算机储存量大、查阅方便的特点，首先将要查阅的资料快速、准确定位，然后再查原始资料，以此减少查询工作量，提高工作效率。
职业学校要根据内部审计发展的时代特点，结合内部审计工作的实际，切实加强内部审计档案管理工作，进一步完善学校内部审计档案管理的方式与方法，使内部审计档案管理制度化、规范化、现代化，为学校加强内部管理发挥更大的作用。
智慧档案管理范文5
（一）工作任务骤增，管理体制分割，认识存在偏差
由面向城市至覆盖农村，工作量的增长是几何级的，且社会保障体系涉及民政、卫生、劳动人事和工会、残联等多个部门，实践中许多从业人员仍然采用传统手动管理方式，习惯报批审签，对建立社会保障体系档案档案的数字化、信息化认可度低，且相关管理知识比较缺乏，认识程度不高。
（二）档案管理顶层设计缺位，全局性技术支持不力
作为政府及档案主管机关，对社会保障体系的档案管理尤其是信息化建设顶层设计缺失。社会保障政出多门，简单依靠这些部门建立统一标准和规范显然是不可能的。
（三）基层建设相对滞后，软硬件设施均不完善
由于历史和现实的原因，我国基层公务人员素质特别是过渡型公务员素质相对较低，由于区域性的经济差异，我国某些地方的计算机和网络普及力度不够，部分地区未实现办公自动化和局域网的建设，基层数据录入传输尚有困难。
二、实现社会保障体系档案管理信息化策略分析
档案管理的信息化不局限于是简单的运用计算机技术，也不只是纸质档案数字化，其内涵在于档案管理信息化是以实现档案信息资料的高度共享和资料网络化为目标，进而引起管理模式的转变。
（一）以人为本，增强管理者信息化管理意识和提高档案工作人员的综合素质
社会保障体统档案管理现代化的灵魂是管理者观念的现代化，只有管理者树立依靠科学管理和科技进步的思想观念，形成符合时代潮流的档案意识，才能变被动式服务为主动式服务、开放式服务。与此同时档案工作人员的素质高低直接影响到档案管理水平的优劣，通过管理者的主观能动作用，多途径、强手段加强培训、学习，使其能力见长、水平见高，以不换思想就换人、不换能力就换岗的勇气和决心重视档案工作者，从而更好地使社会保障档案管理适应社会经济发展的需要。
（二）完善设施联动，规范标准体系，建立信息服务平台
社会保障体系档案管理应当借鉴已有的成果和经验，将档案与互联网、办公自动化等系统连通，完善计算机网络和数据库系统，扩大现代信息设施覆盖面。全局层面上应制定统一的标准规范化体系，使档案信息化建设有章可循。档案管理主管部门层面应组织研发和强制推广相关管理软件，推广云技术服务平台，通过数据的聚合、分布和虚拟化操作，探索实现区域联网，实现信息资源共享。
（三）探索实施社会保障体系档案管理的“第三方”运作模式
当前国际社会对管理服务由社会“第三方”行业组织运作方兴未艾，90年代美国、日本便实现了全国民政信息的联网。而我国党和政府习惯包揽了许多管不了也管不好的事情，市场化、社会化服务相对弱化。
智慧档案管理范文6
1 社保档案的特点
社保档案在整个社保工作中具有非常重要的地位，是实现社会保障信息交流与共享的保证，是参保者维护其合法权益的重要凭证，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。作为一项专业的管理工作，社会保险档案具有以下特点：一是，数量庞大。随着我国社保制度的改革，参与社保的人口已从城市覆盖到农村，最终实现全民参保，这就是社保档案数量的庞大。二是，动态变化。个人的社保档案会随着个人工作单位的变化，而发生关系转移，各项社保缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化，这就决定了社保档案的动态变化。三是，以人为本。社保档案以人为基本对象来办理的，个人是社会保险档案的最基础的形成单位。社保档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证。就如人事档案一样，随着个人变化，产生相应变化。四是，规范性。社保档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在：一是，办理活动的规范，即各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准；二是，形成材料的规范，即各类社会保险都有规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。
2 加强社保档案管理的必要性及重要意义
一是，加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。随着社会保险改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。二是，加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人账户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。三是，加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。
3 完善八个环节，提高社会保险档案管理水平
基础不牢，地动山摇。要想社会保障事业取得长足健康的发展，首先就需要从基础工作抓起，夯实档案在社会保险工作中的基础地位，充分发挥好档案的服务作用重点做好以下八个方面的工作。
3.1 科学分类
档案分类不仅是档案文件整理中的一个工作程序，更重要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定社会保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其它各项工作的有序展开。
3.2 日常归档
平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，今日事今日毕，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。
3.3 合理编号
整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。同时，搞好编制目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）、备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号。责任者是指制发文件材料的组织或个人。文号即发文的字号。题名即文件材料的标题。日期即文件材料的形成时间。页数即填写一件文件材料的总页数。备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
3.4 标准化装订
按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和社会保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。
3.5 填写卷面和档案装盒
案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。这里需要明确几个栏次的概念：（1）全宗号。全宗号栏内按同级档案局给定的全宗号填写，暂未给定的此项可空置，待同级档案馆给定全宗号后再行填写。（2）年度。年度栏内填写盒内文件的形成年度。填写时要采用公元纪年，以4位阿拉伯小写数字表示，不得简化。（3）保管期限。保管期限栏一般以汉字全称表示，分为“永久”、“长期”、“短期”。长期为16-50年，短期为15年以下。（4）机构或问题。机构或问题栏是指按哪种类目进行分类。如果档案按科室分就是“机构”，如“办公室、业务科”；如按照业务类目分就是“问题”，如“基金核定表”、“业务台账”。卷面填写完毕后，根据不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。
3.6 定期移交
按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。
3.7 规范排列
案卷移交档案室后，管理档案人员要将一个年度、一个类别的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序。便于查找利用。
