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材料档案管理范文1
企业档案是企业管理的一项基础性工作，也是企业持续健康发展的重要保证，它是企业发展成长的历史见证，更是企业不可替代的资产和财富。为保证档案管理工作的制度化、规范化，公司制订了比较完备的档案管理制度，如档案管理办法、档案分类方案、保密制度、安全制度、统计台帐、档案交接制度、档案借阅制度等，使档案管理工作与企业现代化管理同步发展。
目前，我集团下属有四个分公司，各分公司都有自己的档案管理人员，由集团档案室统一进行管理，有档案管理专职人员4人。整个集团的设计工作量很大，但同时设计人员大量的时间花费在查找资料、查阅图纸、更改审批等环节上，真正用于设计的有效时间不到40%；分散存放的图纸等技术资料难以有效控制和管理，技术泄密时有发生；各设计者之间、产品与生产、采购、销售、供应等部门之间信息流通不畅，技术资料分散存放在设计者本机上，难以集中收集，无法实时共享。针对以上的种种问题，我集团出资引进了《Caxa图文档管理20__》系统软件，提高了档案工作中对技术档案资料的管理。下面对该软件进行详细概述。
CAXA图文档20__概述
CAXA图文档是面向中小型离散制造企业，为工程技术部门提供易于部署易于使用的数据管理平台，重点解决各种图纸和文档的安全和共享问题。CAXA图文档结合CAXA电子图板、实体设计、工艺图表等CAD/CAPP软件工具，可为中小企业提供较为完整的创新设计与协同管理解决方案。
CAXA图文档采用电子仓库对图纸和文档进行集中管理， 并在管理时提供数据加密等安全性措施；在数据集中管理的基础上，实现图纸版本管理，支持快速查询；针对机械制造企业，系统提品结构管理，以结构树的形式描述产品部件、零件间的装配组成关系；在数据共享的基础上，CAXA图文档支持零部件的借用和复制， 帮助工程师在基础产品上快速构建新产品；CAXA图文档还支持到产品数据管理系统(PDM) 的升级
CAXA图文档20__系统特点：
文档安全
系统提供多种安全手段， 包括数据加密、本地不保留文件、封锁CAD 系统的另存功能等多种手段， 配合系统本身的权限设置等，提供多级的安全控制手段。
图纸导入
对大量的历史图纸， 系统支持从明细栏和标题栏中提取信息，自动构造产品结构树， 并把相应的图纸导入到电子仓库中。此功能对DWG图纸同样适用。
在线操作
在电子图板、AutoCAD 等CAD 系统中嵌入图文档管理菜单， 设计人员能直接执行查询、出库、入库、保存等操作，在CAD环境下完成对数据的管理。
CAXA图文档20__的主要功能和特点
安全管理
包括的子功能模块有用户管理和数据加密。用户管理中有人员管理、
角色管理、相关用户管理，权限设置可以控制到零部件级；数据加密包括电子仓库中文件格式的加密、电子仓库所在目录的加密、CAD内文件输出控制等。
产品结构
结构树是面向离散制造业用户的主视图，系统以结构树的方式组织零部件，图纸和文档围绕零部件进行组织。结构树建立可以通过CAD图纸信息提取和手工两种方式建立。
文档管理
包含对图纸和文档的管理，图纸指的是CAD系统产生的二维图纸、三维模型等各种电子图型文件，文档可以是各类电子文件。系统提供共享的文件夹对文档进行分类管理。
版本控制
版本管理与文档的生命周期相关联，生命周期包含有新建、入库、出库、、重、归档等阶段，对应的文档有版本和工作版本之分。支持版本回滚和清除。
数据查询
数据查询在数据集中管理的基础上，实现对企业设计数据和信息的查找。输入查询条件，服务器则把所有符合条件的结果返回给客户端，对于查询结果可以直接利用。
数据重用
为提高新产品的设计效率，对现有数据的应用，其中主要包括两方面的内容，一是借用现有零部件和图纸；二是复制现有零部件和图纸，在原有图纸的基础上进行修改。
报表统计
CAXA图文档提供的报表类型有：产品明细表、 部件明细表、自
制件明细表、外购件明细表、标准件明细表，并提供分类报表。明细表报表格式由用户定制。
支持工具
CAXA图文档提供的工具包括批量入库、图纸出库、拼图打印、表单定义、报表定义等。
系统运行在局域网环境下；
支持Windows98以上操作系统；
客户端普通PC，128M以上内存；
服务端推荐PC服务器，1G以上内存；
服务端需要安装SQL Server数据库
材料档案管理范文2
一、电子文件定义
及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：
1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；
2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；
3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；
4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件与传统税务档案的区别
（一）电子文件的归档方式与传统档案不同
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
（二）电子文件在保管方式上和传统档案有差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。税务档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
（三）电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同
因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
（四）电子文件查询利用方式和传统档案不同
只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响
（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的阅卷归档制度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊
性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
四、电子文件在税务档案管理中的运用
（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
（二）解决好电子文件的保存问
题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。
材料档案管理范文3
难点一：项目建设体制变革，投资及管理主体多元，造成档案管理的不确定性。
随着经济体制改革的深入，重大建设项目在建设管理、投资、运行诸方面处于动态变化状态。管理体制变化，主体多元化，造成了档案管理的不确定性。
首先是档案管理的主体不确定。重大建设项目在立项及可行性研究阶段，一般由政府主管部门负责，文件也由其形成并保管，如计划、水利、交通、城建等行政主管部门。这个时期短则几年，长的需十几年甚至几十年，形成积累了大量可行性研究、立项申报材料。立项批准后，往往又成立一个临时性指挥部，负责项目建设前期准备及工程实施工作。正式开工以后，建设单位、投资主体基本确定，十几个甚至几十个施工和监理单位进场。在建设过程中或交竣工后，还会发生投资、运行主体的变化。文件形成主体和档案管理主体因建设主体、投资主体、参建单位的不同，呈现多元化态势和不确定性，造成档案来源复杂，管理难度大。
其次是档案归属不确定。档案的本质属性是原始性、真实性、成套性、惟一性，文件形成的自然法则要求“谁形成，谁整理，谁保管”。但为利用之目的，要求档案集中统一管理，同时还要从国家管理需要和大档案概念出发，档案需要多套形成，向城市建设档案馆、国家综合档案馆及有关主管部门移交。这就带来了档案的惟一性和多头性、集中统一保管和分散形成的矛盾。这一矛盾的存在，在文件材料形成阶段必然导致目标不明确、步调不一致，容易陷入混乱。
第三是管理规范不确定。由于文件形成主体的多元性，不同的管理主体对档案的侧重点不同、要求不同、标准依据不同，存在着管理规范不确定性。另一方面看，档案行政管理部门在出台相应的规定、实施行政监管方面相对滞后，也导致了项目文件管理上的无规可依有规难依局面。调查发现，大部分项目在文件的形成和管理上普遍存在四重四轻：重项目批准文件轻附件材料保管，如成册的可行性研究报告、勘察设计报告作为附件难以与批复文件一起妥善保管；重征地拆迁批文和红线图，轻征迁协议书管理，如重大建设项目大多数实行委托征地，形成的协议书不完整或多是复印件，有的甚至是复印件也没有；重招标中标文件，轻开标会议材料和未中标文件的管理；重建设过程文件轻交工后试运行文件的管理。上述四重四轻现象，已经给项目审计、工程后评价、项目改扩建带来了不良后果。一些工程在解决政策处理遗留问题时，文件材料不齐全与档案管理不完善已成为引发矛盾纠纷和社会不安定的因素。
难点二：参建施工单位多，人员不稳定，形成施工文件质量较差。
施工文件是反映工程建设历史面貌、体现工程质量的重要历史记录，也是工程运行、维护的重要依据，是工程档案的主体。施工文件的重要性已得到社会各界的认同，各项目采用合同管理制、保证金制度等积极措施，以加强文件管理。但由于参建施工单位多，人员不稳定，对文件质量认识有差异，对档案工作的认识也还有一定距离，施工文件不同程度地存在一些问题。一是施工技术表式文件格式混乱，存在不统一不规范问题，随意性大。目前仍有不少项目的管理部门、质量监督部门尚未意识到施工技术文件对档案的重要性，放任自流，没有对施工技术文件做统一规定。大多数施工单位依据习惯做法自行制作表格，造成一个项目的表式文件内容、格式不一致，给档案的统一保管、统一利用带来不便；二是质保材料不符合要求，多为复印件且模糊不清，有的材料报验单没有做统一的归档要求，质保材料不完整；三是竣工图绘制不符合规范要求，竣工说明未说明执行原设计的情况，未说明施工主要材料的来源及其质量，未说明施工中遇到的各种问题和采取的措施以及工程质量检测情况，工程变更的依据图文分离，变更文件与竣工图不一致等问题；四是技术文件形成积累有序性不够，未能体现工程文件的成套性特点，给档案整理和利用带来困难。此外，不少文件存在签字不规范、字迹材料不耐久、文件的有效性不符合规范要求。
难点三：设计单位游离于档案工作之外，档案管理存在着盲区。
目前还有不少国家重大项目的设计依然是指定设计。设计阶段处于项目建设的前期，在正式开工前设计单位即已开始项目运作，项目管理单位还无暇对之提出档案管理要求，加上没能像施工单位一样受招标文件的约束，设计单位在工程档案的管理中如入无人之境：施工图大量使用复印的白图，图纸清晰度低，影响竣工图编制质量；设计技术联系单和变更文件没有使用统一的文件编号，造成管理上无序；变更文件大量使用传真件、复印件。不签字不盖章，为档案永久保管埋下了隐患；竣工图编制规范执行不力，存在编制说明不详、编制方法不符合要求等问题。
难点四：监理单位未能切实履行档案监理职责，档案的真实准确性难以得到有效保障。
根据国家档案局制定的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的规定，监理单位除了做好自身档案管理以外，还需要对施工单位形成的文件质量和归档情况进行监理，包括施工单位各单位工程、分部分项工程齐全完整情况，归档的施工文件是否符合真实准确要求，等等。经检查的文件，监理单位需在文件上签字确认。当前，监理单位在职责的履行方面，因缺乏相应的约束，与设计单位一样存在很多不足。有的对监理文件归档范围不明确，很多该归档的没有按规定归档；有的对施工单位文件的监理不到位，马虎了事；有的不重视竣工图监理，竣工图存在没有按实际变更或变更方法错误等现象；有的监理文件未能体现工程监理程序，有编造、伪造监理文件之嫌。
解决难点问题的对策
重大建设项目文件管理是否到位，直接关系项目档案的质量，关系项目能否顺利投产及其运行。有效解决重大建设项目文件材料管理的难点问题，需要一个良好的档案法制环境，需要全社会档案意识的共同提高，需要有关方面的高度重视和不懈努力。笔者认为，应着力抓好以下几方面工作：
1． 完善标准，明确文件质量要求。文件是档案的前身，是档案的来源，文件管理在档案管理中起着重要的基础作用。近年来，国家出台了一系列档案管理规范，但是涉及文件材料管理阶段的规定并不多，即使有也是原则性的，或操作性并不强，或规定不够具体明确。如招投标文件的管理，相关标准规定了中标文件的管理要求，未中标文件是否保存及保存时间、保存方式，并没有作明确规定，有的项目建设单位在招投标一结束，就将之作为不归档文件予以销毁，实际上这些未中标文件在项目审计、稽核及违法行为的查处过程中，利用率还是挺高的。
2． 关口前移，建立文件质量控制机制。关口前移，就是指项目档案工作，要从文件材料形成开始，把好档案材料来源即文件的质量关。把好文件材料的质量关，关键是建立健全质量控制机制。一是要建立岗前培训制度，将档案业务培训作为施工单位和监理单位人员上岗的必修课，同时建立项目档案人员网络。二是将文件材料质量管理纳入相关人员的岗位职责，建立考核奖惩制度。三是健全建设项目招投标管理，完善施工合同和监理合同，在合同中进一步明确文件管理和档案管理的具体要求，同时将档案的质量作为归还施工单位保证金的条件。
3． 同步检查，实施文件质量的全过程跟踪管理。文件与工程建设的每一个阶段每一个环节同步形成积累，并实行同步检查，才能及时发现问题并解决问题，确保文件在转化为档案时符合质量要求。同步检查，要求档案检查与工程建设同步，尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工竣工验收阶段，等等。文件材料的质量检查可以单独进行，也可以与工程质量、进度检查一并进行。每一次检查都要注重实效，避免走过场，发现问题要及时提出整改。
材料档案管理范文4
一、当前企业档案管理工作现状
（一）文件归档存在问题
随着现阶段人们档案意识的提升，很大一部分档案材料可以第一时间的完成归档工作，但是还是有少部分企业管理人员档案意识薄弱，很多有价值的档案材料无法及时的收集归档，严重的影响了档案材料的完整性和全面性。在档案材料的归档过程中普遍存在的问题有：文字资料使用不耐久的笔书写、文件表格不规范、使用格式不统一、档案材料装订不结实、归档时无法区分材料的轻重缓急和归档顺序等。
（二）档案管理基础较差
就我国当前企业的实际情况而言，很大一部分都对自身的盈利能力十分的注重，关注与自身财务目标的实现与达成，在档案管理工作这方面却未曾在意，不论是工作投入还是档案工作所创造的效果都不能很好的体现出来。有些企业虽然配备了档案管理工作人员，但是很多都是处于兼职或者一岗多职的状态，难以清晰的划分责任，管理者也没有重视这方面的情况，导致了档案管理工作缺少稳定性，档案管理工作水平也无法得以切实提高。
（三）档案管理工作混乱
当企业处于破产改制的状态下，很多企业并没有将档案管理工作划分到破产清算程序中，这些企业的档案材料不但没有进行系统的整理，更没有对检索工具进行编制就把档案材料混乱的放到编织袋中或者仓库内，档案材料完全处在无人管理的状态之下。有少数一部分企业的职工个人档案材料通过其他社会保障部门代管，但是还有很多企业的职工个人档案材料依旧属于企业主管部门保存或者根本就无人管理。
（四）档案存在丢失现象
企业档案管理工作仅仅停留在归档和管理的层面之上，因为管理人员综合素质不高，档案企业发生产权变动时，往往会导致档案材料流失等问题，企业有些重要的档案材料随意堆放，在档案材料的借出过程中不重视相关手续的办理，还有很多有价值的档案材料被企业员工无故带走，造成档案材料不能得到很好的利用，给企业带来严重的损失。
（五）档案利用水平较低
对于企业单位档案管理工作者而言，不管是档案材料的收集归档，还是保存工作，最终都是为了让档案材料能够更好的为企业的生产经营活动服务，为企业管理者的决策提供依据，其最终目的在于对档案的高效率的利用。但是当前很多企业在进行档案管理工作的过程中存在重保密、轻利用的问题，档案利用率很低，虽然部分企业也进行了档案服务的开发，但是依旧会有档案利用形式单一、查阅范围有限等问题，档案管理工作处于一种被动服务的状态。
二、新时期加强企业档案管理工作的思考
（一）提高对管理工作的认识
企业管理人员必须认真对待档案管理工作，将其放在企业的战略高度上来对待，把档案管理工作纳入企业议事日程中去，根据档案管理工作的要求对其进行科学的管理，对于企业各项生产经营活动所产生的档案材料要进一步完善，在收集归档的过程中要进行严格的把关，确保档案的完整性和准确性，逐渐推动档案管理工作科学化和规范化。
（二）做好档案材料收集工作
要做好企业单位管理材料的收集工作，将一些重要的有极大利用价值的档案材料第一时间进行收集归档，并及时的提供给企业的科研部门，让其能够从这些档案材料中提炼出有价值的信息，帮助企业研究和开发更好的产品，为促进企业经济效益的提升作出贡献。企业档案管理部门必须要站在整个企业的角度出发做好档案材料收集工作。
（三）企业内部部门相互合作
企业档案部门应该努力加强和企业内部其他部门之间的沟通和交流，形成齐抓共管的局面，从而保证各种档案材料能够第一时间的受到科学的管理。档案管理部门要结合企业发展的实际情况以及自身特点，采取有针对性的合理的管理方法，积极和工商、税务等部门合作，将企业档案管理工作纳入到行业检查范围进行实时的监督，会同其他部门共同做好档案管理工作的监督检查，对档案流向、档案管理等具体情况及时的进行指导和管理。
（四）组建高素质的档案管理队伍
企业要把档案管理工作纳入到企业的年度工作计划中，积极组建高素质的档案管理人才队伍，选择思想认识高、专业水平高、档案管理经验丰富的员工担任档案管理工作，同时要确保档案管理人员的稳定性。此外，企业还应该积极的开展档案管理知识培训教育课程，组织档案管理人员外出学习交流，提升他们的业务水平和理论素质，增强他们的档案管理能力。
（五）开发多种档案管理服务
作为一项服务型的工作，档案管理工作的服务应该是多样化综合性的，档案管理人员必须要对企业各个部门对档案服务的需求有充足的了解，主动的去搜集档案信息和其他编研材料，同时有针对性的开发一些档案服务，为企业各项生产经营活动服务，扩大档案工作的影响力，提升企业职工对档案材料服务功能的认识。
材料档案管理范文5
【关键词】人事档案管理问题对策
人事档案是人才信息的重要载体，是人才成长的主要信息资源，是每个人自身成长过程中的历史真实记录，是个人身份、学历、资历等方面的重要凭证和依据，用人单位可以通过利用人事档案这个重要的信息资源来历史地、全面地考察职工，发现人才、使用人才和管理人才。
随着我国人事制度改革力度的不断加大，人事档案管理出现了许多新情况、新问题。如何面对新的挑战，人事档案的科学管理就显得更为重要了，因为人事档案管理工作涉及到每一个职工的切身利益，它是历史地、全面地了解一个人和正确选用人才的基础，也是做好人事管理工作的必备条件之一，这项工作的好坏直接影响到人事工作的效率和质量。因此，加强人事档案管理工作、提高人事档案管理水平，管好用好人事档案，就可以为本单位人事工作进行科学决策和科学管理提供重要的参考和依据，同时对人才资源开发、人才预测等方面都起着十分重要的作用，笔者结合多年来人事档案管理的实践，就当前基层事业单位人事档案管理工作中存在的问题及对策谈几点体会。
一、当前基层事业单位人事档案管理工作存在的主要问题
1.一些基层单位领导对人事档案管理的重要性认识不够。
由于人事档案管理工作是一项默默无闻的工作，不容易取得明显成绩，所以一些单位的领导特别是基层单位领导对人事档案管理工作不够重视，他们认为人事档案工作就是简单的收存材料、抄抄写写、装订成册、一般的保管等事务性工作，对单位的主流工作来说是无关紧要的工作，只要保证人事档案不丢失，能应付外调、查档就是就万事大吉了。因此，在实际工作中就存在着基层单位领导未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成了忙起来就忘掉、用的时候才想起的现象。正因为这些领导对人事档案工作的重要性认识不够，导致本单位的人事档案管理工作长期处于被动应付的状态，这不仅影响了人事档案管理人员的积极性和人事档案管理的工作水平，更重要的是这样的人事档案管理情况很难高质量地为人才队伍建设、人才资源开发和人才流动提供服务。
2、人事档案管理不够完善
2.1在一些基层单位中人事档案转递及交接工作存在较多的问题。第一，档案转递不及时。一些单位对档案转递工作不够重视，往往是职工已调离本单位但档案转出手续却迟迟没有办，致使档案还滞留在原单位，造成人档分离现象；第二，个别人事档案管理人员在接转档案、调出调入、审核工资或工龄、退休等工作需要查档案时，不能严格履行查阅档案手续，也不按规定办事，什么人都能查阅，致使个人信息泄漏；第三，一些单位的各个部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，而是将档案借离管档单位，甚至有的是借出好长时间不归还，其中不乏有个别人借机钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性；第四，按人事档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，但在一些单位档案管理人员离岗或调动工作时，档案工作的移交不按程序办，也不按档案交接工作的基本要求去做，对要移交的档案不检查，不清理，不登记，没有移交手续，造成工作程序不完整，移交的材料不齐全、责任不明确。
2.2、人事档案材料及时收集、归档工作还很不到位。第一，由于形成材料的部门对人事档案管理工作认识还不够等原因，对所形成的档案材料没有及时收集、转递和归档，造成人事档案材料内容不完整。例如：一些毕业生的成绩单、授予学位决定、派遣证、毕业生登记表等材料在转递中有缺失；一些调动人员的档案中缺少转正定级材料、参加保险情况、工资审批表、考核材料、入党团等材料；第二，一些档案管理人员在收集过程中一直是以被动的方式进行收集，在接收档案时，他们只针对转出档案单位的现有目录清查材料的数量，而没有认真查阅档案中必备的材料是否齐全，也没有想方设法把所缺的相关材料补齐，等到整理档案时才发现缺少材料，这时再去寻找时，往往因相隔时日已久，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集整齐，致使有相当一部分人员的档案中材料缺失，造成档案材料收集不齐全。第三，一些基层人事档案管理人员在人事档案的分类、整理工作中，没有仔细认真地核实过档案中是否还缺少相关材料，只是把档案中现有的材料进行分类整理和装订成册，这就造成人事档案材料的内容不完整、资料缺漏等。
2.3对人事档案管理经费投入不够，基础配套设施不到位，造成保管条件比较落后。由于一些基层单位对人事档案管理工作重视不够，在设备配备上大多采取“因陋就简”的原则，没有专门配备的档案室，即使配备了档案室也是办公、阅档、仓库共用一间，没有按人事档案管理的要求将“三室”分开；还有一些单位没有配备必备的设施设备，甚至有的单位就连防火、防潮、防盗等手段也只是停留在较低的水平上，致使人事档案无法得到有效的管理。
3、基层单位人事档案管理力量薄弱，专业人员少、业务知识不熟悉。
3.1有些单位虽然有专职的人事档案管理人员，但管理档案人员配备不到位，没有按规定比例去配备工作人员，使得人均管理的档案数量过多，整理工作量大，不能满足档案工作的正常开展。
3.2一些单位档案管理人员队伍不稳定，经常更换、变化较大。由于人事档案管理工作的衔接是要有一个熟悉的过程，管理人员业务刚熟练就被换走，新来的人又要有一个熟悉过程，这样就容易造成业务断层现象，也会造成人事档案管理工作滞后。
3.3一些单位没有设专职人员对人事档案进行日常管理，都是兼职人员。由于这些人身兼数职，人事档案管理工作只是他们工作的一部分，他们平常主要精力都放在要完成的主要岗位的工作任务上了，没有更多的时间来管理人事档案，由于工作精力投入不足，他们对所形成的人事档案材料只能作为要保存的资料加以收集堆放，档案材料多年不能进档，或只是机械的放入档案袋中，致使人事档案管理工作只停能留在收、存阶段，无法进入鉴别、分类、整理、归档等规范管理阶段。
3.4人事档案管理人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐，大多数基层单位的人事档案管理人员都是半路出家，他们虽然具备相应的文化水平，但缺乏档案管理工作的专业知识和基本技能，其业务知识和管理能力只能依靠自己在档案管理工作中的摸索来慢慢地积累，可以说，这些基层人事档案管理人员在思想观念和管理水平以及分析处理问题的基本能力上还跟不上时展的需要。
4、人事档案管理的科学化、现代化、信息化建设还不到位。
随着科学技术手段的不断更新，计算机信息化的水平也在不断提高，人事档案工作的现代化、信息化也成为一个单位办公自动化的重要组成部分。但是由于计算机技术还没有在人事档案管理中得到广泛运用，再加上一些基层单位人事档案管理工作人员专业基础知识及基本技能还不够扎实，致使一些单位只是把个人信息、档案目录输入计算机，而在资料检索、调阅档案等工作程序中仍习惯用手工操作，无纸化办公基本没有实施，这样既不利于人事档案的保管，又影响了人事档案管理的质量和工作效率，也大大降低了人事档案信息资源的利用率，不利于人事档案服务于人事工作，也不利于人才开发和人才竞争快捷高效的需要。
二、新时期基层事业单位人事档案管理工作的对策与思考
1、提高思想认识，强化档案意识。
从人事档案工作所面临的问题来看，首先是要解决好基层单位领导的思想认识问题，因为领导重视是做好人事档案管理工作的前提，领导支持是提高人事档案管理水平的关键。因此，各单位领导一定要充分认识人事档案管理工作的重要性，要把人事档案工作放在事关本单位人才队伍建设、人才开发的高度来对待，并将其纳入本单位的重要议事日程，对人事档案工作要给予必要的支持，做到经常过问，定期监督、检查与指导，同时还要注意调动档案管理人员的积极性，加强对他们的培养和教育，以增强他们做好人事档案工作的责任感、光荣感和紧迫感，肩负起自己的职责，提高人事档案管理的工作水平，更好的为人才队伍建设、人才资源开发和人才流动服务。
2、加强基础建设、完善人事档案管理制度，提高人事档案管理水平。
2.1、基础建设是提高人事档案管理水平的基础，同时也是保证人事档案管理质量的基本手段，而单位领导的支持则是提高人事档案管理水平的关键，也是提升人事档案管理水平的坚强后盾。因此，要想让人事档案得到有效管理就必须加大经费投入，做好人事档案管理设施的基础建设和更新，只有将必备的基础配套设施配备齐全，才能为人事档案的有效管理提供可靠的保证。
2.2、要提高人事档案管理水平，首先是要让人事档案管理人员真正认识到管理档案的重要性，提高管理意识、增强责任心，其次是要加强人事档案的制度化建设，因为制度不仅是指导我们工作的一种手段，更是规范人事档案部门使其顺利工作的保障。进一步完善人事档案管理工作的各项规章制度，可以使单位的人事档案管理工作更加有序化，规范化，同时也可以规范人事档案管理人员的行为，激励他们工作的积极性，使其能够严格按照各项规章制度对人事档案进行管理和提供利用，防止管理中的任意性，使人事档案管理工作标准更高、要求更严，工作水平得到有效提升。
2.3、认真做好档案转递、利用及交接工作。
在档案转递、利用及交接工作中必须做到：①、在人事档案转入、转出过程中，档案管理人员要严格按规矩办事，档案随人走，特别是针对人员流动与档案转递不同步的，该转递的一定要及时转递，尽量避免“人档分离”情况的发生；②、在档案利用过程中，必须建立健全档案利用的管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料要有登记，查阅、借阅档案要有登记并且不能将档案借离出档案保管单位，这样就可以有效地制约档案材料造假、销毁、涂改等人为因素；③、在档案管理人员离岗或调动时，一定要严格遵循《档案管理工作规范条例》的原则，严格按照人事档案管理程序办理，对要移交的档案要严格按照档案交接工作的基本要求去做，认真检查，认真清理、认真核实，确保所有档案材料真实、准确、全部交接。④、对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究，真正做到以制度维护管理，以管理保证质量，切切实实做好人事档案管理工作。
2.2、加强人事档案材料收集、归档工作，保证人事档案材料的完整性。
维护人事档案的齐全、完整、准确与安全，是人事档案管理的基础性工作和重要内容，档案材料的及时收集和归档，是人事档案材料内容完整的重要保证。人事档案材料是否准确和完整，涉及到用人单位对一个人的正确评价、培养和使用，也关系到每个职工的切身利益和前途。因此，一定要加强人事档案管理部门档案材料收集、归档等管理工作。首先，形成档案材料的部门要加强人事档案材料及时归档意识，对新形成的档案材料收集、整理好后及时移交到管档单位；接收档案的单位要将收集到的与档案有关的各种材料，认真筛选、细致鉴别，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回材料形成的部门进行补办，避免出现遗留问题，对符合要求的档案材料做到及时入档，避免时间长了人事档案材料的遗失，这样就可以确保人事档案内容真实、准确、规范、完整。
3.加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。
3.1人事档案管理工作是一项对管理人员素质要求较高的工作，它集服务性与保密性于一体，特别是在新形势下要做好人事档案管理工作，就必须要有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面具有高素质的档案管理队伍。因此，各单位要注意加强人事档案管理工作队伍的建设，在选用人事档案管理人员时一定要选择政治上可靠、作风正派、责任心强、热爱档案工作、熟练档案业务、安心本职工作、具有奉献精神的工作人员来从事此项工作，并要注意对他们的培养，充分发挥他们的积极性和创造性。
3.2人事档案管理是一项专业性很强的工作，其管理人员业务的熟悉程度来自于长期经验的积累，如果人员频繁变动，不仅不利于人事档案工作人员业务水平的提高，也不利于人事档案管理工作水平的提高。因此，人事部门应该按照要求配备档案专职人员或者配备至少是以人事档案工作为主的兼职档案人员来负责人事档案管理工作，并一定要保持人事档案管理人员的相对稳定，以减少档案管理工作中差错的发生，这样才能增强人事档案管理人员做好工作的信心、增强责任感、充分发挥他们的积极性与创造性，才能使他们真正为提高人事档案工作的管理水平做出贡献。
3.3人事档案管理人员的素质是搞好人事档案管理工作的重要保证。人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于管理人事档案的工作人员，而不断增强档案意识和提高做好人事档案工作的自觉性，是做好人事档案工作的前提，不断提高自身的政治素质和专业素质是做好人事档案管理工作的重要保障。因此，人事档案管理人员要想提高工作效率、提高人事档案管理的质量，就必须了解管理档案的重要性，增强责任心，要认真钻研人事档案管理的业务知识，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，不断提高自己管理档案的技术水平，以便准确地掌握人事档案管理知识，并能将其熟练地运用到工作中去，自觉地做好人事档案管理工作。另外，人事档案管理人员还要培养自己踏实细致的工作作风、不怕苦、不怕累、勤勤恳恳、任劳任怨、不计名利、甘于奉献；还要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科学管理的原则和方法，积极探索新的管理模式，以便提高人事档案管理的质量和工作效率，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
4、利用现代化、信息化管理手段加强对人事档案工作科学化管理。
材料档案管理范文6
关键词：档案管理；研究；高职院校科研
1.科研档案的含义及作用
科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。
高校的科研档案，是高校知识产权的重要载体，凝结了高校科研人员在实践中创造的科技成果、经验和思维，其中储藏着大量的科学技术成果、发明创造、工艺方法等。因此认真做好科研档案管理，合理利用科研档案，能大大提高科研工作水平，为知识创新、技术进步发挥重要作用。
2.高等职业院校科研档案归档范围
目前，依据高职院校科研活动的内容和特点将科研档案大致分为科研项目档案和科研综合档案。
2.1科研项目档案归档内容
2.1.1科研项目准备阶段
准备阶段收集的管理文件有：开题报告与课题论证材料，科学基金及重大项目申请报告及批件，任务书、协议书、委托任务书、合同，课题研究计划等。科技材料有：文献调研、综述报告，实验方案，应用前景调研报告，市场预测、应用前景分析报告，开发工作方案等。
2.1.2研究实验阶段
立项后的项目进入实验阶段，需要收集的管理文件有：课题研究计划执行情况表、进展报告表，计划调整与撤销报告等。科技材料有：重要的实验、测试、原始记录，数据处理材料，设计文件和图纸、技术说明、使用说明，阶段工作小结，重要的照片、底片、录音、录像带等。
2.1.3项目验收阶段
验收阶段需要收集的管理文件有：工作总结，科研投资和经费决算材料，鉴定证书或视同鉴定证书，鉴定会材料、验收评价意见，使用意见，经济效益和社会效益的证明材料等。科技材料有：研究报告、研制报告，论文和专著，工艺技术报告，技术诀窍报告等。
2.1.4成果推广应用阶段
推广应用阶段需要收缴的管理文件有：成果被引用情况材料，成果宣传报到材料，转让合同、协议书，生产定型鉴定材料，成果推广投产后反馈意见，技术展览会的材料等。科技材料有：国内外学术交流材料，开发和推广应用方案及实施情况材料，扩大生产的设计文件工艺文件，市场调查、分析报告等。
2.1.5成果申报和奖励阶段
成果申报和奖励阶段收集的管理文件有：科技成果登记表、报告表，科技成果奖励申报书及批件，获奖材料（奖章、奖状、证书），专利申请书和证书等。
2.2科研综合档案归档内容
科研综合档案是学校科研的重要组成部分，主要包括：上级有关部门科研工作的文件及学院的上报材料，学院科研工作的规章制度，关于科研机构设置的请示、批复，学院学术委员会成员名单，学院科研成果受奖情况，上级下达的科研计划、任务，学院上报的科研计划、总结，学院科研成果登记表及重大科研项目执行情况，学院评选先进科技工作者的文件材料，学院召开科研专项会议的文件材料，学院组织开展的科研经验交流活动的文件材料，学院举办或承办的课题研讨活动的文件材料，学院有关科研活动的交往活动、外事活动的记录材料，学院编印或出版的科研论文集以及反映学院科研动态和成果的报纸、刊物等。
3.科研档案管理工作存在的主要问题及原因分析
3.1科研档案材料收集不完整
科研人员在完成科研项目后，收集的材料主要是一些结果性和部分依据性材料，项目实施性材料归档较少，这使得科研成果档案在为连续性研究提高参考和使用时，出现一些科研成果档案材料不完整的缺陷。主要是因为科研工作人员档案意识薄弱，在收集科研成果档案时只注重科研项目的结果性材料，重点是收集科研项目中的研究成果，诸如论文、著作等，而在科研项目实施过程中形成的材料，却很少关注和收集。此外，科研人员将自己的科研成果视为个人私有财产，许多珍贵材料，如获奖证书、专利证书、论著等材料不愿意上交或推迟上交，有些科研人员则认为自己的科研成果是专门用来申报专业职务所用，不愿意将原件归档。这些都导致了科研档案不完整。
3.2科研档案管理人员配备相对不足
科研档案管理人员占主体力量的是兼职人员。一方面，大多没有受过档案工作的相关培训，对科研档案管理缺乏规范性。另一方面，科研档案管理人员兼作其他工作，没有充足的时间和经历从事科研档案管理。
3.3行之有效的科研档案管理制度缺乏
科研档案管理大多参照、借鉴常规性档案管理办法，缺乏相应的科研档案管理制度、办法和实施细则。档案管理人员只能在口头上做一些说明、解释，而不能做硬性要求，监督力度非常小，这是因为没有相应的制约手段。
3.4科研档案利用价值范围比较窄
科研档案归档后，档案管理部门一般只将科研档案向从事项目研究的科研人员提供参考，并未将成果应用于教学等环节，使得科研成果利用价值范围比较窄。
4.科研档案管理的建议
4.1完善科研档案管理制度
完善的科研档案管理制度是档案工作的基础，是学院科研管理的重要部分。应结合学院实际，制定和完善科研档案管理制度，对科研档案的收集、整理、利用、保管、鉴定等做出明确规定。真正做到科研档案的形成、管理与科研项目的立项、中期检查、结题验收的全部过程同步进行，使科研档案具有客观性、真实性、系统性、连续性和完整性，确保科研档案的利用价值。
4.2强化科研档案意识
学院可创造一系列的档案培训、外出学习和经验交流机会，加强科研档案管理人员与科研人员的档案意识。
4.3明确科研档案分工
明确科研档案管理部门的职责与分工，对相关人员，如科研管理部门（包括科研部门和系部管理人员）和项目负责人，分别建立科研档案规定职责，制定科研档案归档范围，及时做好科研档案收集、整理、归档，形成职责明确的科研档案管理工作机制。
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