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档案管理核心范文1
高职院校学生档案是反应学生在校期间学习情况、个人经历、思想表现等信息的重要载体，是用人单位了解高职毕业生、录用高职毕业生的重要凭证和依据。做好学生档案管理工作，对于帮助高职学生尽快走上理想的工作岗位有着重要的意义，因此，高职学生档案管理工作应以就业服务为核心。基于以上观点，本文将就如何实现以就业为核心的高职学生档案管理提出一些思路与实践对策，期望为高职院校学生档案管理工作的创新与改革提供可行的参考。
【关键词】
高职；学生档案；就业服务
管理好、利用好高职学生档案，对于促进高职毕业生更快、更好地就业有着积极的作用。但在实践中，我国高职学生档案管理工作普遍效率不高，在高职毕业生就业活动中的作用也并不明显，且学生档案的利用率相对较低。究其原因，主要与高职学生档案收集不全、形式化严重、内容单一、利用价值偏低等因素有关。这直接制约了学生档案价值的发挥，乃至影响着高职毕业生的就业。
1.树立以就业服务为核心，以人为本的管理原则
学生档案管理的最终目的在于帮助学生成才，帮助学生就业，因此，要提升学生档案管理成效就要首先树立以就业服务为核心的工作理念。通过与用人单位进行充分沟通来了解他们需要知道学生的何种表现、何种信息，并以此为依据不断改善和调整学生档案管理工作的手段与内容；其次，学生档案最终要为学生所用，因此高职学生档案管理工作要树立以人为本的意识，结合学校教育活动的开展节奏和学生的实际情况开展学生档案的收集、管理、开发与利用工作。
2.丰富学生档案内容，提升档案参考价值
目前，高职院校学生档案的内容主要有：招生录取材料、大学生入学登记表、成绩表、奖惩文件、入党入团材料、报到证存根、体检表等，总的来说档案内容较为单一，参考价值偏低，不能全面地反映学生能力、素质、道德品质、专业技能，用人单位很难通过学生档案发现学生的闪光点。为了解决这一问题，高职院校学生档案管理工作中应丰富档案内容，扩大档案信息的收集范围。对此，首先要强化对学生参与各种社会活动、公益活动的记录，以及学生贷款信用信息的收集，以更好的反应学生的道德素质与个人修养；其次，除记录学习成绩外，职业院校学生档案应更重视专业证书的取得情况的录入，以体现应用型人才的实践技能和动手能力，对此，学生档案管理过程中应将学生获得的各种技能证书、上岗证书、技术等级证书等信息收入档案中；最后，应将学生在校期间所受的处分及处分的撤销情况进行详细记录，这样一方面能使档案更真实地反映学生的在校经历，另一方面也对高职院校学生的危机行为起到显著的遏制作用。
3.强化学生档案挖掘，提高档案利用率
高职院校学生入校后,其档案经学生档案部门的整理后就被归档入柜。从入学到毕业,档案材料虽会不断补充,但在选拔干部、用人单位招聘时,往往很难真正派上用场，这使得学生档案资源长期闲置浪费，老师与用人单位均不能通过学生档案更全面、更详细地了解学生的素质与特点。且高职毕业生面试和就业时，学校的档案通常很难真正发挥作用，而学生自己携带的简历，用人单位又不能完全信服，可见学生档案的有效利用率是较低的。为了解决这一问题，在学生档案管理中，应强化对教师评价、同学评价、心理状况评估的信息的挖掘和收集，并将其及时纳入学生档案范畴，在学校教师、用人单位需要了解学生时及时向其提供相应的信息和材料，以提升学生档案的有效利用率，在强化学生档案资源开发的同时减少其闲置浪费。
4.强化人员教育培训，提升档案管理成效
目前，我国职业教育事业快速发展，高职院校招生规模不断扩大，高职毕业生数量不断增加，而社会对应用型人才的需求有限，这就使得高职毕业生面临着严峻的就业形势，在此背景下，要实现科学有效的学生档案管理工作，需要依托于一支高素质的学生档案管理队伍。因此，高职院校档案部门必须在牢固树立以就业服务为核心的工作理念的基础上，不断强化档案管理队伍建设。对此应注意以下几点：首先，要对“以就业服务为核心”、“以人为本”的学生档案管理理念进行积极宣传，使学生档案管理工作人员真正意识到学生档案的利用价值及其对学生就业的深远影响，自觉地将自身工作与学生未来的就业联系在一起；其次，要积极利用各种培训教育途径（如专题讲座、专业知识竞赛、专业素质考核、继续深造、外出学习等）不断提升学生档案管理人员的专业素质、信息化管理技能，为学生档案资源的开发与利用奠定良好的基础；最后改制院校档案部门应积极引进高素质档案人才，不断为高职教学档案管理队伍注入新鲜血液，为高职院校学生档案管理工作带来新思路、新方法，为更好的服务高职毕业生的就业创造更多可能。
5总结
综上所述，在就业形势日趋严峻的今天，树立以就业服务为核心的高职学生档案管理理念，是帮助高职毕业生缓解就业压力，尽快走上理想工作岗位的重要途径，也是维持职业教育事业稳定、健康发展的必然选择。
作者：于金霞 单位：宝鸡职业技术学院。
参考文献：
[1]胡忠英.高职院校就业与创业档案的建立与管理研究[J].兰台世界,2015(1):84-85.
[2]秦捷英.高职院校学生档案管理中的问题与对策[J].档案与建设,2011(5):17.
[3]刘国华.高职教学档案管理研究[J].职业教育研究,2012(7):47-48.
档案管理核心范文2
【关键词】 人事档案 高职院校 档案管理 科学管理
高职院校的人事档案是真实反映高职院校在人事活动中所形成的档案文件，它集中体现了教职员工的个人履历、岗位晋升、道德品质、学历内容、工作业绩等档案管理文件，它集中以文字、表格以及其他记录形式进行整理收集。在当前新的社会形势下，充分要求高职院校的人事档案工作必须牢固树立“以人为本”的管理理念，加强档案管理的信息化建设，深入开展人事档案工作服务于组织人事部门，谋求其在高职教育改革和经济建设中发挥的指导性作用，积极探索高职人事档案管理的有效途径与方法，实现人事档案管理的现代化功能。
一、新形势下人事档案管理的核心价值
在高职院校中进行人事档案管理，它取决于人事档案管理彰显的核心价值，体现在其对于高职院校、教职员工和行政管理等一系列管理措施上，主要从以下几个方面进行：
1.1妥善保管和归档教职员工的个人信息
高职院校的人事档案真实客观地记录了高职院校教职员工的履历、升迁、考核、学历、资格培训、专业技能等个人信息，它是对于教职员工学习、工作和成长的真实反映，也是对于教职员工在学院人事管理活动中形成的记录和德才表现。目前，我国的社会人事档案管理工作还很落后，教职员工的档案管理都是依托于高职院校的人事档案记录与保持的。同时，人事档案管理能够真实地反映教职员工的工资待遇、福利保障、业绩考核、科研奖励、职务升迁等信息，这样就为高职院校的各部门竞聘人才和岗位流动提供了依据，也凸显了人事档案管理的信息价值。
1.2凸显教职员工的个人价值和综合素质
目前，我国的新高职院校大多是从多个中专院校合并而来，高职教职员工大多是从旧的院校转化而来，在应聘和竞岗过程中，高职院校需要通过笔试、面试和复试等层层筛选，而人才选拔的重要依据就是人事档案记载的个人信息。档案信息中记载的教职员工信息能够真实地反映个人履历、学历证明、学术记录和科研成果，可以真实反映一个人的专业水平、教研能力和敬业精神；档案信息中记载的职务变迁和任职经历，可以真实反映一个人的道德品质和业务能力。高职院校的领导者通过全面衡量教职员工的人事档案材料，可以充分了解员工的成长履历，也可以充分掌握教职员工的综合素质，为人员招聘和岗位晋升提供重要的人事参考数据。
1.3辅助高职院校的教职员工行政管理
随着国家越来越重视职业技术教育，高职院校的规模日渐庞大，所涉及到的专业科系也越来越多，这就给高职院校的行政管理工作带来了非常大的压力。当高职院校开展一系列的岗位考核、职务晋升、工资调整、岗位轮换和奖金发放的时候，行政主管部门需要建立起一套严谨、系统和科学的考核方案，真正做到公开、公平和公正，真正符合高职院校教职员工的切身利益。在院校开展一系列的行政管理工作，一方面需要人事档案的归纳和总结，另一方面也需要教职员工人事档案基础资料的不断总结和完善，从而能够为行政管理工作的开展提供佐证，也能充分满足行政管理人员的工作需要。
二、新形势下人事档案管理的有效途径
在新的社会形势和发展需求下，在高职院校开展有效的人事档案管理，凸显人事档案管理的核心价值，需要保证档案材料的严谨性，提高档案管理员工的岗位素质，建立完善的人事档案管理体系。
2.1加强科学引导，强化档案材料的严谨性和权威性
当前社会已经进入到飞速发展的信息化时代，每天都会产生大量的信息数据，也对于人事档案的搜集和整理提出了非常高的要求，也对人事档案的管理提出了迫切的要求。在高职院校的人事管理过程中，档案是高职历史的积累，人事档案工作是为高职院校的行政改革和教育改革提供服务性、建设性的工作，而其基础就需要强化档案材料的严谨性和权威性。在实际操作过程中，开展完善有效的人事档案材料收集政策，深化对于高职院校干部的履历、升迁、考核、学历、教学培训、专业技能等需要入档案材料的认真搜集，做到准确无误。档案管理人员必须对收集与人事档案有关的各种材料进行鉴别筛选，做到档案材料取之有据，存之有物。在搜集整理、鉴别筛选过程中，对不符合高职院校人事档案管理的材料及时进行更正、退回和销毁，手续不齐全的材料要退回原部门进行补充和完善，充分确保档案材料的手续齐全，材料完整，保证档案材料的严谨性和权威性。
2.2提高科学管理，提高档案管理员工的综合素质
档案材料真实地反映了高职院校的人事状况和组织架构，它也是高职院校历史演变的见证，这样就对档案材料的安全性提出了非常高的要求，也对档案管理员工的综合素质提出了非常严的要求。首先，我们的高职院校应该充分认识到人事档案管理的重要性，从硬件设施上加强档案室建设，每个部门都要配备专门的人事档案专柜，人事档案室应该独立健全，认知做到防火防盗、防尘防潮等措施。其次，我们的高职院校领导应该充分认识到人事档案管理的重要性，牢固树立人事档案意识，将人事档案纳入到全面了解和选拔党员干部的工作轨道上来，提高人事档案的人员编制，也充分改善人事档案员工的工资水平和生活状况。最后，档案管理员工需要充分加强自身专业素质的培养，积极参加专业技能培训，多与兄弟单位的人事档案管理人员沟通和交流，充分学习先进的人事档案管理技术，倡导和提高人事档案工作绩效的提高，从而为全面开展科学的人事档案管理工作提供保障。
2.3加强信息化建设，建立完善的人事档案管理体系
当人类社会进入21世纪，我们也步入到信息化时代，网络信息技术、电脑多媒体技术和移动通讯技术已经越来越深入到高职院校的人事档案管理中，它体现在人事档案资料的输入，人事档案材料的调阅和整理，也体现在高职院校的人事档案管理中。它满足了档案调阅管理的便利，节省了档案存储的空间，保证了档案保存的安全，也方便了学院各部门、兄弟单位之间的调转和便捷。
通过倡导档案实体的信息化管理，建立人事档案的电子版，可以建立完善的人事档案管理体系，其突出表现在两点：一是可以实现人事档案管理资料的原始文件电脑化、数字化，这样可以及时保存和归档档案资料，能够充分保护人事档案纸质载体，真实记录新建高职院校的人革和岗位升迁，充分提高人事档案的利用率，减少材料的人为磨损。二是把数字化的人事档案信息网络化，从而实现人事档案管理系统化、资源化和信息化，实现教育体系内人事档案信息的接收、归纳、传阅和共享。
三、总结
综上所述，随着我国高职院校的不断涌现，高职院校的办学规模也随之不断扩大，进一步加剧了高职院校内部的人事档案管理工作压力的大增，针对这一现实状况，我们的高职院校应该充分认识到人事档案管理的重要性，开展切实有效的归纳、整理和保持工作，实现人事档案的有序流通和共享，真正实现人事档案在高职院校管理中应尽的责任，提高人事档案管理的规范性与合理性。
参 考 文 献
[1]许文君.大数据时代高职院校二级学院档案管理工作模式探析[J].宝鸡文理学院学报（社会科学版）.2015（04）
档案管理核心范文3
档案实行信息化管理，在市场经济条件的发展和推动下，是医院必经的一个管理过程。相比较于传统的医院档案管理系统保存时间较短、难于查阅、难以统一分类等对医院档案管理有一定阻碍作用的缺点，信息化建设的医院档案管理则更加方便快捷，既省时省力，能够长久地保存医院档案，指导医院的长远发展，可以推动医院的持续发展。
1医院实现信息化建设档案管理的重要性
1.1加强医院与患者之间的沟通和交流作为一所医院，最主要的工作当然还是治病医人，只有在自己的本质工作上做好了，才能赢得人们的信赖。信息化建设下的医院档案管理，可以较大地跨越医院的管理工作，极大的改善医院与患者的关系。信息化的档案管理建设不仅是使档案信息全自动化，而且极大地推进了交流信息与档案管理的医疗内部机构的发展，保障了医患之间的沟通能够无障碍，在管理档案信息的安全方面也能够得到保障。因为信息化建设下的医院档案管理融合了现代化管理手段，还在信息化档案管理系统设计中，融入了更加先进的管理查询档案方法，对患者的相关信息能够及时进行更新和接受，对医院患者的服务品质与工作效率也就可以得到很好的提升，从而提高整个医院的品牌形象与工作效率。
1.2体现了高层次的医院管理水平医院的管理水平高低体现了医院的整体素质高低，提高医院的整体素质和管理水平，是身为医疗事业主要组成的医院必须重视也必须做到的。随着社会的科技水平与经济发展水平不断得到提高，也不断地扩大了我国各医疗机构在档案管理方面的规模，提高了各医院在档案管理方面的要求。医院在档案管理上实施信息化建设的管理方式是更加科学的管理模式，信息化的档案管理系统建设，不仅可以提供机遇和可能性给医院的档案管理工作，而且还能够重新将医院的业务进行组合，使医院在医疗工作方面能够更加深入和了解，从而在档案数据信息方面为医院的整体医疗水平发展奠定稳固的基础。
1.3提高医院档案管理人员的综合素质在医院档案管理的各个工作环节中，实行信息化建设管理的话，不仅提高了医院档案管理工作方面的工作效率和管理方式，而且还可以大幅地提高档案管理工作人员的综合素质。一般而言，一名合格的医院档案管理工作人员需要在服务技能和服务意识方面进行提升，在医疗工作的专业素养方面则需要培养处应有的职业道德素养。而信息化建设的医院档案管理工作人员在工作能力和素质方面会有更高一层的要求，除了需要具备以上两点基础素养外，他们还要不断地提高自身的心理素质和素养，掌握一定的计算机应用技能和基本的网络技能，从而能够在运行档案管理信息系统的时候真正进行实践操作，信息化建设的医院档案管理系统还要求其相关管理工作人员注重细节问题，避免在管理医院档案信息的过程中出现严重错误。
2医院实现信息化建设档案管理的必要性
2.1提高医院核心竞争力的必然要求对一所医院而言，它的规模再大、建筑楼再高、外观再美观，医疗器械再先进，也比不上一所医疗水平足够高的医院，因为医院的核心竞争力就在于它的医疗水平。由此可见，医疗水平对一所医院的重要性，与其医疗水平相适应的医疗档案管理信息化建设也对医院的核心竞争力有着重要影响。医疗水平再高的医院，只有低水平的信息化档案管理也不能够将它的核心竞争力提升上去，影响医疗水平持续进行提升的主要还是医院档案信息管理信息化水平的高低。只有在医院档案管理的信息化水平上打好并打稳基础的医院，才能够将及时的医学参考信息和临床医疗信息传送给医院的医护人员，医学参考信息和临床医疗信息等这些都是医疗机构的重要信息，使这些重要信息得到了保障，那也就是医院的医疗水平得到了保障。医院的医护人员和其他工作者的整体职业素质和个人素养也是医院核心竞争力的重要体现，为他们提供信息化实时的档案管理信息，才能使他们的整体素质得到提升，从而提高他们在先进信息化管理中的业务水平和医疗技能。
2.2上级进行决策的必需品将所有患者的相关档案信息进行实时录入和永久保存是信息化建设医院档案管理的主要特点之一，这些重要的患者档案信息为上级领导在进行决策时提供了数据方面的基础。当上级领导需要进行相关制度决策时，就可以自行通过网络虚拟通道下载相关档案信息，这样既省时省力，又能确保上级领导在下载档案信息的同时进一步检视和查询相关患者档案资料。上级领导还可以根据下载的相关档案信息资料，拟定未来医疗事业的发展情况，从而在相关政策制度方面进行更加科学的布局和决策，信息化建设的医院档案信息管理为上级领导提供了决策方面的参考和指导，是上级领导进行医院发展决策的必需品。
2.3档案管理发展的必然结果相比起传统的医院档案管理模式，信息化的档案管理模式只需要进行计算机系统操作，从而对珍贵的档案原件进行了保护，并且改善了各类医疗档案文件资料的归档方式，在整合、检索和共享档案信息资源的时候，信息化的档案管理模式也会更加的方便和快捷，它使整个医疗机构的档案管理模式都有了很大的提升和改善，信息化建设档案管理是医院档案管理工作随着社会进步和发展而产生的必然结果。
2.4提高医院管理水平的内在要求国内目前许多医院在档案管理信息化上的建设都实现了创新和发展，以此来提升自身的管理水平。信息化建设下的医院档案管理模式在医疗服务方面的模式得到了创新，从而使医院的服务质量以及服务效率得到了提升，使医疗卫生机构的服务能力和服务水平得到了大幅改善，而在计算机图像处理技术方面的发展和成熟，则为国内各医院提升管理水平和建立医学影像信息系统提供了技术手段上面的支持。信息化建设医院档案信息管理的成本相对合理，还可以在护理流程、临床和行政管理等区域进行跨域管理，使各个区域的经济核算都能得到合理的分析，为医院建设高校、全面的平台来进行质量管理服务提供了系统支持，将医院的管理水平提高到患者和管理者的目标管理水平。从而使得在信息化建设下医院档案管理方面的工作能够使医院的整体管理水平得到提高，更好地实现为患者和社会服务。
档案管理核心范文4
在旧体制管理下，人事档案存在着立卷不及时、对学习工作奖罚情况记录不明确，或随着人员调动档案缺失等问题。解决这些实质问题，人事档案必须要顺应时代而发展。社会各行各业的发展都离不开计算机，在档案管理上应用这一先进技术不但方便快捷，还减少了人为记录造成的错误。从传统实体的记录保管方式转型为现代化档案信息记录，是提升企业选取员工择优录用的有效途径。不单是在技术上，各单位在对档案的保存分类上也要进步，国家宏观经济发展作用下对各工作岗位员工编制划分也逐步明确，一些管理岗位人员人事档案划分复杂。及时跟随政策对档案分类做出新规划，对企业用人有很大帮助，更方便后期人员调动，使之从事擅长的工作。
二、新时期人事档案管理工作中存在的难点
（一）身份认定的复杂性
新技术的应用解决了旧体制下很多问题，同时对工作人员技术水平要求也增大，促使了很多新问题产生。身份认定就是一项繁琐的任务，也是很是问题的根源所在。一些企业被兼并鲜闻易见，很多国企也转变为私有企业，这当中就涉及到原企业员工下岗或重新雇佣的问题，员工不管是重新找工作还是留在现有企业，档案都会滞留在原单位，应对大变动没有应对能力。由于重新成立的企业对编制划分不同，员工档案分类有所改动，对原单位管理层人员会有重新安排，就造成了身份认定复杂。新成立企业面对问题较多，着重与人员安排雇佣，企业投入生产正常运转，往往疏忽了人事档案管理，不能做到实时立卷记录。为后期身份认定岗位调动埋下了隐患。
（二）政策执行的差异性
在目前中国的国情下，编制的差异直接决定了各种政策执行的差异，这些具体的项目都会在人事档案中得到详细体现。其一，工资待遇差异。根据目前中国的现实，一般存在四种人事档案，行政、事业、国有企业其他非国家供养的所有人事档案。在现有的政策框架内，其工资待遇有着根本性的区别。其二，职称评定差异。同上述，编制不一，在各种专业职称的认定上，也有着根本性的区别。其三，社会保障的差异。当前，企业单位实行的是“五险一金”，即养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险和住房公积金，各种保险已经属于社会保障。但是，行政、事业单位只实行“三险一金”，即养老保险、医疗保险、失业保险和住房公积金，出现了双轨制现象，成为社会的焦点之一。
（三）人事档案管理上存在混乱现象
根据传统的人事档案管理制度，人事档案管理机构一般设在党政机关和国有企事业单位。随着体制改革的深入，出现了一大批非国有的组织和企业，人们的择业观念也随着发生了很大变化，自主择业、流动性大等特点最为突出。应运而生的人才交流中心也只是保存档案而已，根本谈不上科学管理。所以出现了“死档弃档”、“虚假档案”、“手提档案”等现象，而且日渐增多，使得用人单位难辨雌雄，不能实现人力资源的合理配置。
三、新时期做好人事档案管理的几点探索
（一）档案精细分类管理
既然人事档案各种差别的存在绝大部分源自于体制，那么其管理工作就在立足当前体制的情况下，做出框架内的创新。第一，根据编制性质分类。立足上述编制情况，对各种编制人员人事档案做出分类，这种分类让当事人的职务、职称、工资及其等个人动态项目在人事档案中很容易体现出来，便于对职工的行政管理。尤其是在相关政策、法规的引用上更加科学，避免运用不当对单位与个人造成不必要的伤害或损失。当前，行政编制和事业编制的人事档案管理都采用这种分类管理。第二，根据岗位分类。这种分类抛开编制的区别，只依据岗位和个人实际才能做出分类。这种分类可以真正发挥人事档案对单位人力资源的优化整合作用，如把每个人的业务能力作为首要档案内容，这种管理对单位用人决策具有推动性的影响。在实际工作中，可以实现唯才是举，在用人的标准上实现体制性的突破。企业编制的人事档案多采用这种管理办法。第三，根据专业分类。无论是什么编制性质，或者是保管在人才交流中心等部门的人事档案，都会有其具体的专业学习与成长项目内容。立足在该内容上，可以把人事档案的主体按照其专业适应性分类，这种分类对于人力资源的整合与调度，更具有指导性的意义。
（二）共性集中管理
人事档案是以人为核心，那么，也就会立足在围绕人的管理方面产生很多的共性。作为人事档案管理者，在现实的管理中，要注意加强研究，发现其共性，总结在面对性质不同的人事档案中，简约管理办法。笔者认为，就目前我国人事体制下，有以下两种共性：一是管理的法规政策共性。无论是任何性质的人事档案，其所依据的法律、法规都是一样的，因而，管理者要立足相关的法律、法规对各种人事档案做出整合，既可避免违法管理失误，也可以让自己的工作更有说服力。二是工作年限共性。与国家的相关工龄年龄段结合起来，对所有人事档案做出分类管理，如10年以下的，11年至20年的，20年以上的等，按照这样的共性管理，无论是在工资还是在职称及其它待遇的管理上，都会节约更多的管理资源。
四、建立用人与档案管理分离的人事档案管
理机构随着社会的快速发展和体制改革的不断深入，人事档案利用的范畴不再仅仅局限于党政机关和国有企事业单位，越来越多的非国有组织和企业成为当代大中专毕业生择业的首选对象，如一些合资企业、外资企业就很受年轻人的青睐。所以，这些非国有组织和企业逐步成为人事档案利用的生力军。针对这一现实，笔者认为政府部门应该建立专门的人事档案管理机构，这种机构不以盈利为目的，社会公信力强，为用人单位无偿提供人事档案利用服务。这种人事档案管理机构的建立，还可以大大减少“死档弃档”、“虚假档案”等现象，从而实现人力资源合理配置最大化。
档案管理核心范文5
［关键词］档案管理；电子文件；双套制
随着互联网技术的普及和信息化进程不断深入，信息技术已经渗透到了我们社会活动的各个方面，正在逐步改变着人们的生活和工作方式。档案作为人类改造自然实践活动的原始记录，是人类社会发展进步的宝贵财富，是重要的历史文化遗产，它记载着人类前进的脚步，传承着民族的优秀文化。档案信息化管理是社会信息化的重要组成部分。
一、数字化档案文件的管理问题
1．数字化资源的档案化问题
数字化信息的构成复制多样并且存量庞大:图像文件、电子邮件、电子报表、视频文件、网页文件、数据库文件等。大批量的数据被无序的存储在电脑或数字存储器中，其中很大一部分最终因存储空间的有限而被定期销毁，数字媒体信息在档案化的管理过程中基本处于随机状态，长此以往很可能发生重要档案资源的毁坏和遗失，造成不可挽回的损失。(1)传统类型文件管理流程的不适用。组织业务流程所产生的大量数据是档案工作的主要工作对象，当一个业务流程工作完成后，适时的把相关文件归档，形成组织的过程资产以备查阅。为了长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性，组织机构人员会定期从文件对形成者和社会的意义大小两方面来判别其价值，然后把分布在各个机构的文件按照规定的时间汇集到档案馆集中保存。纸质文件档案化的方法体系已经建立，各类档案管理工作的流程已相当成熟和稳定。文件的档案化管理主要依赖于业务运转的流程和规则，而相当一部分数字化信息，因不能纳入组织的日常业务流程被排除于组织档案化管理过程之外。“电子邮件”是伴随网络最早出现的电子交流工具之一，现今已经成为我们在工作和生活中不可或缺的交流工具，并广泛应用于各级政府和企业的业务系统中。电子邮件的传输和接收协议的制定确保了邮件信息的正确发送，而有关电子邮件的存储和管理方面却没有成熟的规则可循，还有一个很重要的原因就是电子邮件的所属性质不好界定，可能涉及到个人隐私方面的法律问题，这些问题的存在导致电子邮件长久处于一种随机管理状态，更谈不上实施档案化的管理。(2)数字媒体数据的存储问题。很多媒体资源经数字化处理后生成为非文本型数据，而在传统的数据定义中，认为非文本型数据是不能够完整地表达一个事项的，并且其信息组织方式与数据结构复杂多样，很难用结构化的关系数据库进行存储和管理，不能用传统的文本文件管理方式进行处理，所以大多不再归入档案管理。伴随着社会信息化进程的不断推进，电子文件的种类和数量也与日俱增，而档案管理部门的工作重心仍停留在对文本型电子文件的归档和收集，没有认识到多媒体数据和非文本型数据归档工作的重要性，即使要做也苦于没有统一的规范和工具。数据库文件还需不需要档案化的管理?一直是档案界争论的问题，认为数据库系统本身就是来管理和存储相关文件的工具，数据库文件已在数据库中得到了妥善的管理和维护，没有必要再转化为所谓的档案文件。早期，大部分组织都建立了支撑业务流程的关系型数据库，用来管理业务处理所生成的过程数据，随着业务流程的改进，过程数据也在不断的更新变化，而过程数据的形成在结构上具有连续性，这就很难将数据按文件类型简单的分开，传统档案管理方式已经不再适用。这些支撑着机构业务运行的数据，是机构的核心资源，绝大多数具备档案价值，但又不能够按照纸质档案管理办法来进行整理和保存，数据库管理系统也只是对相关数据进行简单拷贝或以备份数据库的方式同构备份数据，并不能进行深层次的整理和分析，不能很好的发挥其组织过程资产的作用。(3)网页格式的文件筛选与存储问题。现今各类组织机构都建设了自己的网络平台，大量的数据以网页的形式存在于流动的网络环境之中，而这些信息中有很大一部分是与组织日常工作相关联的，是组织工作过程的组成部分，应整理和保存，但由于网页文件的内容繁杂、重复率高，而且存在量巨大，很多组织机构都不对其作档案化处置，只是在需要的时候再进行检索和使用。这种处置方式很可能因为网页的不断更新而造成档案信息的缺失。
2．电子文件的存储管理问题
电子文件就是以数字化方式记录的文件。电子文件因其多样的数据格式和海量数据内容倍受档案界的关注，电子文件的档案化主要涉及三个问题:(1)电子文件的类型划分问题。数字化信息的编码格式复杂多样，导致读取和存储过程迥异，有些数据还需要专门的读写工具才可以获取，如何将电子文件有效合理的归类管理，是需要长时间的分析和实践才能完成的工作。(2)电子文件的证据效力。如何证明以数字方式所记录信息的真实性，谁可以证明?(3)信息数字化的相关技术问题。信息的数字化是利用计算机技术实现的，但首先要借助相应的信息技术设备对原始信息进行收集、处理、传输和存储，这样的工作模式导致了数字化信息的设备相关性，特定的信息数字化过程与硬件系统、软件系统紧密相关。包括中国在内的很多国家都作了相当多的研究和尝试来解决上述问题。首要的基础工作是制定系统无关性的电子文件管理规范，还要制定与之相关的档案管理标准。目前，我国档案管理层已制定了许多数字化规范，2005年国家档案局了关于纸质档案数字化问题的行业标准《纸质档案数字化技术规范》，该标准的出台规范了档案信息的数字化过程。通过制定文件管理元数据规范、文件系统设计、文件管理等方面的国家标准，并规范相关实施程序标准，有效解决了电子文件归类和管理问题。针对数字档案长久保存问题，研究和开发系统化的保管方式是下一个阶段档案管理的新课题。随着信息技术的不断发展，各类管理系统已成为人们日常工作中不可或缺的工具，随之也生成了大量各种类型的数字化信息，若不进行科学有效的管理，久而久之就会出现“信息孤岛”问题，导致大量数据信息单元不能自动地实现信息共享与交换，成为垃圾数据。
二、双轨制与双套制问题
目前的电子文件无论从法律保障还是从安全性角度而言，还不能完全取代纸质文件，人们依然存在着对纸质档案的心理依赖和对电子文件的不确信感，纸质文件和电子文件不可避免地在一段时间内相依共存。随着信息系统在各类机构的业务管理中比例不断提高，文件的档案化管理也将会从双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但这也是一个需要长期改进的过程，逐渐消除人们脑海中固有的档案思维。组织业务规程的改进速度还没有完全跟上信息化的进程，是造成双套制普遍存在的根本原因。还有就是缺乏对电子文件长久保存和长期可用等问题的认识，不能很好的掌握与电子文件相关的技术手段。其次的原因是国内的各级各类档案馆将大量地纸质档案转变成电子档案。档案数字化以后就可以轻松实现档案信息资源的网络应用，为需求者提供足不出户的档案查询服务，但如果只是无选择无限度地对档案进行初步的电子化，而不再进行更深层次的数据挖掘和整理，这样的结果只会带来大量人力和物力的浪费，失去创建数字化档案馆的真正意义。虽然信息化发达国家在信息化进程中都把“无纸化”作为信息化的战略目标，但档案的双套制管理还将存在很长的时期，只有当人们的生活和工作活动方式及各类组织的业务流程真正的信息化以后，才能实现真正意义上的单轨制。
三、档案信息数字化的原则和要求
为确保数字化档案的质量，档案数字化工作必须遵循“使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求”这一基本原则，在此原则的基础上遵守以下要求。
1．标准化要求
档案信息数字化以后必须要具备可用性，而标准化的制定正是为了满足这个要求。标准要求:“所有数字化的档案信息必须按照规定的文件格式、技术模式和工作标准进行数字化，在没有特殊要求的前提下尽可能采取通用标准”，只有标准化的基础上开展档案信息数字化，才能确保数字档案信息的通用性。数字档案信息的存储与传递必须依照统一的规范和标准执行，档案数字化标准的制定，首先有利于档案内容的长久保存并节约管理成本，其次避免了在利用网络平台提供高效的档案检索服务时，因系统平台和存储格式的不同造成降低信息存储与传输的效率事件发生。2005年国家档案局制定并了《纸质档案数字化技术规范》，成为了我国档案信息数字化工作的行业标准，其他媒体档案如:照片、录音、录像和缩微影像档案的数字化标准也在逐步制定之中。
2．安全性要求
“安全”是开展档案信息数字化工作之前必须考虑的问题。安全要求有两层含义:(1)档案原件的安全对原始档案进行扫描和摄录是档案数字化工作的必要步骤，为了保证这项工作的顺利进行，就必须做好档案原件的拆卷和搬移等准备工作。对档案进行数字化处理是为了以另外的方式更好的长久保存档案，并不能替代原始档案存在的价值，所以必须在保证档案原件完好性的前提下进行档案数字化处理工作，避免造成档案原件内外部特征的损坏。对于历史久远且具有文物或史料价值的档案，遵守这一点尤为重要，因为一旦发生损坏或丢失可能就没有了挽回的余地。为了确保原始档案的安全性，在开始数字化处理工作前必须合理设计工作流程，工作中严格按照操作规程执行，把数字化工作对档案原件的安全威胁降至最低，确保数字化工作安全有序地开展。(2)档案信息的保密性我国档案行业标准要求“纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定”“对所要进行数字化的对象要按照一定的原则和方法进行确认”。进行数字化处理的档案一般都是开放性文件，保密级别很低，但这只是针对一定的范围而言，超出了界定的范围则可能涉及到档案保密性问题。因技术和专业人员等方面的原因，档案数字化工程需要外部人员参与或直接指定专业的数字化化处理公司承担，这就必须要对参与数字化工作的公司和相关人员进行严格的安全保密教育，在签订安全保密协议的前提下严格限定其操作权限，管控每一个工作流程，确保保密工作的认真履行。对于内容级别较高或有非常严格使用权限的档案文件，应指定持有相应保密资质级别的专业公司采用特殊设备进行数字化。
3．原真性要求
档案信息的数字化处理工作必须以保持信息内容的原真性为前提。数字化处理只是改变了档案信息的存在形式，是以另外一种更能长久保存档案内容的形式备份了档案原件。“忠于档案原文”是档案数字化工作的首要原则，数字化处理后的档案信息要与原载体上的信息内容保持一致，若信息内容大量的缺失或改变，对档案进行的数字化工作也就没有了意义，所以，应在档案信息数字化处理的每个环节中，都要严格把控原真性的原则，最大限度地呈现档案信息的原始特征。在实际操作中，为了保证信息内容的原真性，必须要对信息生成的文件格式、文件大小和系统处理速度等方面进行测试，采用最佳的配置方案。虽然在文件格式的选取和技术参数的设定等方面都进行了验证，也严格遵照处理规程的执行操作，但由于原始档案的某些特性和处理技术的限制，在某种程度上的信息失真是不可避免的。研发先进的设备，采用更加科学合理的技术方案，把信息失真度控制在允许的范围内是档案数字化工作的终极目标。在档案数字化处理过程中，要保持档案的原始面貌，不要对档案所呈现的内容作额外处理。例如，一个图像文件只要它是原件信息的真实反映，就不能因其有瑕疵而利用图像处理软件对其进行“修正”。又如音频和动态视频文件，由于模拟信号精度较低，其声、像常常伴有背景噪音，我们在对其数字化后不可人为地使用降噪音技术进行额外处理。但是，为避免数字化后的档案信息被改动，采用数字水印等技术对其进行“防篡改”处理则是被允许的，这种处理不但不会改变档案的内容，相反对数字化档案信息的真实性起到了“固化”作用。
4．实效性要求
档案数字化工作耗时耗财，而且工作对象繁杂并数量巨大，因此在工作中必须强调效率和实用性。在进行档案数字化工作前，应当从工作流程、生成文件格式、信息存储模式和加工系统等多方面充分研究，选择最佳的档案数字化方案。在实际工作中，技术方案的选择往往决定着整个数字化工程的成败，而高效可靠的数字化处理系统是工程顺利进行的保障。高效的数字化处理系统由硬件设备、软件系统、工作流程和人员的合理配置组成，而其工作的效率与设备投入并不完全成正比，所以一味追求高配置的硬件设备，而不考虑人员的配置和使用等管理问题，最终导致设备使用效率低下，造成时间和资金的浪费。档案的数字化工作需要大量的资金支持，所以在进行此项工作之前必须认真分析效益成本比，充分确认其必要性。对档案进行数字化处理的最终目的只有两个:(1)更加长久的保存珍贵易损档案而构建数字化复本。(2)提供档案网络检索功能而数字化。深入分析可以看到，无论出于何种目的的档案数字化都只需要进行有限范围的工作。数字化档案的构建并不是原有纸质档案的简单复制，而是为了更好地利用各种电子设备和互联网技术，实现更加多样和便捷的档案应用服务。保证全网档案信息资源的全面和充足的前提下，各档案馆在选定数字化档案时，要加强协作，强化专题特色，侧重将具有自身特色和社会利用价值高的档案首先转化为数字资源，从而实现整体上的互补，减少重复劳动，避免网上数字化档案信息的冗余与浪费。互联网为我们提供了超越时空的广阔环境，原有的时空阻隔被完全打通，网络用户可以有条件的使用存储在网络任一节点上的数字化档案信息。因此，档案机构在确认档案数字化的范围时必须充分考虑网络共享的这一特点。
四、档案信息化管理软件的选择
档案管理软件应具有的功能:
1．各种载体、文本数据的著录及数字化加工，根据需要建立档案目录、图像、文本三种数据库
2．不同格式电子数据的转换著录
3．缩微胶片转换后的图像处理、调整和挂接
4．计算机自动标引、辅助标引、词表抽取及词表索引
5．规范统一的档案XML元数据存储库伴随着档案信息化管理的不断发展，国内外很多IT企业都纷纷介入档案管理软件的开发和应用市场。例如:brother、edoc2、紫光、量子伟业、上品AMS等。随着计算机和网络技术的发展，档案用户的需求越来越多元化，时效性已经成为评价档案服务的重要标准，传统的档案管理和功能服务模式已经无法满足用户的需求发展，因此，建立支撑档案信息资源共享的技术平台，实现档案信息资源的安全性共享和档案信息的网络化传输，将成为新时期档案信息化管理的核心内容。
［参考文献］
［1］杨公之．档案信息化建设导论［M］．北京:中国档案出版社，2001．
［2］梁正银．归档文件整理指南［M］．武汉:湖北人民出版社，2003．
［3］武刚．信息化管理与运作［M］．北京:中央电大出版社，2007．
档案管理核心范文6
一、当前对医院人事档案进行管理的重要性
医院人事档案管理是在医院档案管理的一个重要部分，是主要反映和记录医务人员的个人工作能力和医德等内容的记录。它的主要记录形式是文字记录，主要记录的内容是医务工作人员工作期间的工作业绩、学历背景、工作技能以及在院期间的医德表现等内容。随着信息技术的发展，我国大部分医院开始逐渐使用数字化信息系统建立人事档案。人事档案是医院资源管理部分的主要档案，是医务人员在院期间最真实的工作记录，是考核、任用以及选拔人才的历史数据和原始资料。除此之外，医院人事档案还是医务人员评定职称、学习深造、办理退休等工作的重要依据，因此对医院人事档案进行管理在医院发展中有重要现实意义。
二、目前医院人事档案管理中存在的问题
（一）管理意识不到位
医院人事档案管理工作中管理意识不到位的表现主要是医院管理人员对人事档案的管理工作不重视[2]。同时还表现为医院员工的意识薄弱，在平时工作中重视医疗工作而轻视档案管理。管理意识不到位的现象对心怀不轨的工作人员提供了可乘之机，对档案随意更改、凭空捏造。比如在档案中伪造学历、年龄状况等，档案中存在着虚假情况，导致人事档案有较大的随意性，降低了档案的可靠性和真实性。
（二）管理方式落后
医院人事档案管理工作人员基本上是由人事科室的有关工作人员进行管理。查阅医院人事档案时大部分是依靠手工进行查找，没有专业的管理档案软件以及计算机系统等。同时管理档案的工作人员没有完善的管理制度，没有及时收集人事档案。对用于业绩考核、科研教学、继续深造以及考评职称的档案不及时归档，导致人事档案没有真实的反映出医务工作人员的真实情况，最终使人事档案管理工作不完整。
三、新形势下加强医院人事档案管理的措施
（一）强化管理意识
医院的人事档案管理在医务人员入院工作初期就开始建立，医院管理人员要把人事档案的管理工作列入到医院会议工作报告中，对管理工作中的存在的问题要及时提出并且加以研究，立即将存在的问题解决。另外明确管理人事档案人员的责任和权力，对人事工作加强管理和指导，制定完整科学的管理考核制度，保证各项考核工作都落实到具体管理人员中。及时改进管理工作的方式，推动人事档案管理工作的科学化以及现代化。
（二）加快信息化管理建设
医院管理工作中，科学管理人事档案工作与分析医院人力资源情况有紧密联系，制定人才工作的计划是否合理科学，对档案发挥作用有重要意义。为适应社会新形势下的发展，医院人事档案管理要以建设人才队伍为出发点，将人事档案的工作做好要对档案内容进行综合分析，为了将人力资源的管理水平和开发水平提高，必须要建立起人事档案的管理系统，建立通过个人姓名就可以完成检索的系统。扩大管理档案的内容，保证医院人事资源管理在干部聘用、职称晋升等方面公平合理的采用人才，为医院稳定发展奠定基础。
（三）建立健全管理制度
医院人事管理部门要根据管理中的实际工作内容进行管理，医院管理部门根据国家颁发的《医院人事档案管理法》等法规制定系统、完整以及科学的管理档案制度[3]。将医院所有医务人员的档案进行统一管理，使用统一的标准进行系统规范的分类，建立多样化的分类方式。在管理中建立多种多样的检索方法，方便医院档案实施的科学化、标准化以及规范化的管理，更要有利于档案信息资源的开发以及利用。管理档案的人员要根据管理档案条例以及档案法等法律法规实施档案管理，充分理解法律法规中所规定的精神，按照制定的法律法规进行实施，消除档案管理意识薄弱的现象。同时还应该在管理中落实责任制度，对管理中出现的问题及时找管理人员问责，实施奖惩制度，保证管理人员管理档案的公平性以及透明性。
