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行政档案管理范文1
企业行政管理部门是政令，管理办公室事务、人力资源、财产管理的部门，其在工作中会产生大量有价值的文件，这部分文件就是文书档案的前身。其中最常见和重要的是行政公文，行政公文是行政部门在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。它能为企业负责人在计划或决策时提供参考作用，能为单位或个人在诉讼、解决纷争时提供凭证的作用，所以，它是有价值的，必须得到很好的保存。企业的行政管理部门必须将办理完毕的、按照有关规定将确定为档案的那部分文件向档案部门移交，档案部门接收后必须按档案管理的规定进行管理。
二、档案管理人员必须具备全面的岗位知识
档案管理人员要做好文书档案的收集、分类整理、利用保管等工作必须要对文件的种类、运转和档案整理知识有所了解，才能掌握文件的完整性、准确性、有效性，才能真正做好档案管理工作。通常所讲的文件是指公文。公文的文种有党、政之分，党的公文文种有14种（决议、指示、公报、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等），行政公文文种有13种（命令（令）、公告、通告、议案、决定、通知、通报、意见、报告、请示、批复、函、会议纪要等）。公文的写作都有规范、严谨的格式。版头是发文机关标识，居中套以红色的大号字体，下方是发文字号，再下方为红色横隔线；发文字号，由机关代字+年份+序号组成；标题，由机关名称、内容、文种三部分组成，小标宋体2号字，引用公文应当先引标题，后引发文字号，一份公文只能用一种文种，不能同时用两种文种，“请示报告”、“关于…的通报的通知”是两种文种，都是错误的用法；正文，始于主送机关名称下一行，采用三号仿宋体字，文件的结构层次为：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每页22行，每行28字，行距为固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2个字符；发文日期使用汉字，零写成〇；公文生效的标志，印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证，郑重盖在日期上。收文的处理，签收、审核、批办、承办、催办、归档；发文的处理，草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、归档等程序。档案管理人员掌握上述基本知识后，要检查接收的文件准确性，必要时可以指导行政工作。
三、行政管理人员必须确保文件的质量
行政档案管理范文2
行政单位各类档案是指在行政单位各项活动中，对行政活动，科研项目、行政管理以及人事管理等等信息和资料，通过文字、图片、声音、影像等其他方式进行记录，保存下来的载体。而行政单位各类档案管理就是对这些载体进行有效的管理。行政单位各类档案形成主要包括以下几个方面：首先，我国的文化已经有了几千年的历史，在发展过程中蕴藏着大量的政治思想、文化以及技术等内容，也为行政单位各类档案的建立打下了基础。其次，在现代行政单位的治疗过程中，通过接诊、诊断、治疗以及康复善后工作的全过程，也孕育着行政单位各类档案的形成。
行政单位的档案管理记载着行政单位发展的历史过程，既是工作研究的基础，也是各项事业活动正常有序展开的基本前提，更是行政单位进行宣传和教育的生动的并且具有说服力的资料。行政单位的档案既为行政单位服务，也为社会服务，更为人民服务。行政单位各类档案管理是行政单位管理工作的重要部分，做好行政单位各类档案管理工作，有利于提高行政单位的工作效率和工作质量，是维护行政单位历史面貌和推动行政单位发展的必要条件和重要工作。在行政单位管理过程中，档案管理工作是非常重要的一个环节，也是行政单位发展的基础性工作之一。行政单位各类档案关系到行政单位各项工作的决策性，它记录着行政单位各种工作事迹或者科研项目的优秀成果，为行政单位的经营活动和发展，提供了基础性资料，是行政单位管理和计划制定的基础依据。行政单位各类档案完善与否体现了这家行政单位管理制度的规范性、科学性和基础性，同时还关系到行政单位面向社会的形象，因此行政单位管理中必须重视对档案的管理，它对行政单位的整体发展发挥着不可替代的作用。行政单位各类档案涉及范围较广，管理十分复杂，如何有效提高档案管理水平，对广大行政单位各类档案管理人员是一种挑战，因此在现阶段行政单位体制改革的大旗下，我们要敢于转换思路，不断创新，为推动行政单位各类档案管理工作的发展，创造良好的发展机遇。
一、行政单位各类档案管理发展现状及存在的问题
随着社会发展速度的加快，我国人民生活质量有了显著的提高，对行政单位的服务质量的要求也变的越来越严格了，目前行政单位管理水平整体发展速度呈现跨越式发展，自行政单位体制改革以后，不管从硬件还是软件方面与原先相比都发生了翻天覆地的变化，取得了许多优秀的成果，尤其作为行政单位基础工作的档案管理方面，管理理念和管理方法都有了很大的改善，各大行政单位建立了行政单位各类档案体系，实行了信息化管理，有效地推动了行政单位的发展，但是我们也看到，目前行政单位各类档案管理中仍存在着一些难题，有待我们去解决，主要体现如下：
（一）重视程度不足，管理理念落后
目前，很多行政单位对档案管理工作的重视力度不足，行政单位的主要精力仍然只是单纯的放到了经营、行政、科研等方面，对作为行政单位基础管理的档案工作只是一带而过，简单的认为档案管理就是对行政资料进行立卷、归档以及保存。行政单位对档案管理的投入甚少，使得行政单位各类档案管理软、硬件设施陈旧，工作环境较差，这种落后的管理观念，严重影响这行政单位各类档案管理工作的发展速度。
（二）缺乏有效的档案管理制度
有的行政单位虽然对档案管理加强了重视，但是在行政单位各类档案管理制度建设方面，做的仍然不够到位，存在制度内容的制定缺乏科学性、实际性和可行性。例如，首先，对档案信息建立的实效性、准确性等方面缺乏统一的标准作为规范，导致行政单位各类档案管理工作比较盲目。其次，对档案管理工作的职责范围、岗位设定方面，存在不够明确的问题，使得责任不能到人，出现互相推诿现象，给工作的推进带来了一定的阻碍。第三，在档案管理工作流程方面，缺乏科学的评测，使得各档案岗位衔接工作存在很多漏洞，造成各种纠纷的发生。
（三）行政单位各类档案管理人员管理能力较差
现阶段，行政单位各类档案管理人员的管理理念、业务能力以及文化水平等方面各不相同，但从整体形式看档案管理素质较差。一方面，是由于行政单位对档案管理人才的培养机制不重视，把职工教育和选拔的重点放到了行政、科研、经营等方面。另一方面，档案管理人员自身观点理念的错误，自认为档案管理岗位属于行政单位二、三线工作，于是自暴自弃，缺乏对工作业务学习的进取心，只是墨守成规的开展工作。
二、推动行政单位各类档案管理的有效措施和方法
通过对上述行政单位各类档案管理中存在问题进行的分析，让我们感到发展行政单位各类档案管理工作，仍然任重而道远，那么如何有效推动行政单位各类档案管理工作呢，我认为应当从以下几个方面入手：
（一）加大档案管理重视力度，转变落后的管理观念
思想上得到了足够的重视，是推进行政单位各类档案管理工作向前快速发展的基础，首先，要转变传统落后的只重经营，而轻管理的观念，行政单位管理人员要充分认识到档案管理基础工作的重要性，对档案工作对行政单位发展的作用有一个正确的认识，将行政单位各类档案管理正式归入行政单位各项的重点工作之中，并给予落实。其次，加强对档案管理工作的投资，在硬件方面引进国内外先进的档案管理设备，改造行政单位各类档案管理环境，实现行政单位各类档案管理的信息化。在软件方面，加强现代行政单位各类档案管理理念的学习，并迅速掌握，与行政单位实际情况相结合，应用到现实工作中，快速推动行政单位各类档案工作的发展。
（二）建立健全的档案管理制度，强化科学、规范性的管理
行政单位各类档案管理工作的有效开展，需要制度进行约束、规范与管理，建立健全行政单位各类档案管理制度是推进行政单位各类档案管理发展的必须。行政单位各类档案管理制度的建立应当首先根据国家有关部门颁布的《档案法》和《行政单位卫生档案管理办法》等相关规定作为指导，结合行政单位自身档案工作的特点，进行制定。内容一般涉及到行政单位信息档案立档、入档、保养管理制度、行政单位各类档案岗位及工作流程管理制度、行政人员考核档案管理制度、工作风气档案制度、行政人才档案管理制度等等方面。同时为了加强落实管理制度的执行，需要有严格的考核管理制度作为基础。通过建立一系列切实可行的管理制度，实现行政单位各类档案规范化、制度化、科学化的管理。
（三）加强行政单位档案人员技能素质的培养
首先，行政单位管理人员应当将档案管理教育正式纳入年度行政单位职工培训大纲，将对档案管理职工培训工作当做重点教学工作去抓。其次，引进目前先进的行政单位各类档案管理理念和方法，使档案管理人员能够迅速掌握，不断更新他们的知识，使其保持管理理念和技术能力的新鲜性。第三，建立人才选拔机制，对档案管理人员进行定期考核，做到优胜劣汰，促进档案管理人员自我学习的意识。
参考文献
行政档案管理范文3
行政法是调整国家行政管理中各种社会关系的法律规范的总和，行政法的“重心是控制和规范行政权，保护行政相对人的合法权益”。[1]《档案法》（包括《档案法实施办法》）是行政法，但是，档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，这不仅不利于依法治档，也不利于档案行政管理依法行政，应该引起档案界同仁的重视。
1 对《档案法》的认识与实施
《档案法》的颁布实施之初，对《档案法》的认识还是比较到位的。在《档案工作》杂志1987年第10期的社论中指出：“我国《档案法》具有显明的社会性，它不只是为档案部门行使权力的一种立法，而且是立足于国家和着眼于让会，……正确地调节国家与集体和个人之间正当利益的行为规范。各级档案部门和档案工作者，必须明确，在法律面前不仅应当和其他普通公民一样享有完全平等的权利，而且，从自身工作职责而言，应当具有更加严格的遵法义务和高度的遵法意识。这就要求，我们必须认真学习《档案法》，全面理解其精神实质，而且，要以身作则，……自觉地树立严格依法办事的法制观念。要虚心接受人民群众的监督，……使自己成为执行《档案法》的模范。”[2]1987年9月7日印发的《国家档案局关于认真贯彻执行<中华人民共和国档案法>的通知》中也强调：“各级档案部门在开展档案工作中，要依法办事，制定各种规章制度必须以《档案法》为准绳；处理一切档案事务必须遵循《档案法》的原则，绝不能超越《档案法》允许的范围。”[3]从中看出，当时，已认识到《档案法》既赋予了档案行政管理部门一定的权力，又将其控制约束在一定的范围内，并强调档案行政管理部门要依法办事，不能超越《档案法》允许的范围，做执行《档案法》的模范。然而，随后的认识却发生了变化，形成几乎“一边倒”的现象，就是基本上把《档案法》作为管理档案事业的权力工具来看待，最典型的是把《档案法》当“武器”的观点。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中以“《档案法》”并且包含“武器”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，共检索到相关文献815篇，时间从1987年一直持续到2012年。这里，随手摘录几段：
把《档案法》当“武器”的认识，最早是1987年王庆成提出的，他认为：“《档案法》作为法律是档案工作者手中的一种武器。”[4]
1988年，石怀川认为：“《中华人民共和国档案法》的颁布施行，……为我们档案工作者依法行使职权，发展档案事业给予了思想武器和法律武器。”[5]
2002年，张姣荣认为：“《档案法》是搞好档案工作的有效武器。”[6]
到2012年，依然有人认为：“《档案法》是我国档案事业的准绳，……又是各级档案部门和广大档案工作者做好档案工作的有力武器。”[7]
从上述来看，把《档案法》当做“武器”的认识在档案界很普遍，这种认识值得商榷。所谓“武器”，是用来对付敌人，把《档案法》当做“武器”，实际上，有把档案行政管理相对人当“敌人”来对付之嫌。“‘武器’从来是对别人不对自己，而《档案法》对各级档案行政管理部门和各级各类档案馆也都有规定和约束，它们都是《档案法》管理的对象，把《档案法》当做武器，实际上，是将档案行政管理者自己置于《档案法》的约束之外了。”[8]明显地有违于行政法“控制和规范行政权”的重心。
把《档案法》当做“武器”来使用的典型做法，就是把《档案法》当手电筒只照别人，不照自己。应该说在《档案法》实施之初，1988年由国家档案局、国务院法制局组成联合检查组进行的执法检查与国家档案局对《档案法》的认识是相一致的。那次档案执法检查的对象包括“各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作，各级档案行政管理部门的工作，各级各类档案馆的工作”。[9]“那次档案执法是‘手电筒’，也是‘镜子’，照别人，也照自己。”然而，“那次全国性的检查后，各地在档案执法实践中，出现了检查范围的‘缩水’。渐渐缩小为只对所辖区域内各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的检查。档案行政管理部门和国家综合档案馆从被检查的范围内退出，不再是档案执法的对象。档案执法成了‘手电筒’，只照别人，不照自己”。[10]以至于“某些档案人员至今仍有一种误解，‘依法治档’就是我用法来治人”，[11]从而导致档案行政管理部门一直游离于《档案法》的约束控制之外。
档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，也可从文献中反映出来。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中分别以“对档案局执法检查”、“对档案行政管理部门执法检查”或以“《档案法》”并且包含“行政权制约”、“控制行政权力”、“控制行政权”、“行政权力约束”、“行政权约束”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，检索到期刊相关文献均为0篇。从中看出对这个问题，无论是实践还是理论研究都基本处于空白。
2 《档案法》对档案行政管理权力的约束
《档案法》对档案行政管理权力的约束主要有两个方面，一是《档案法》本身的约束，二是要遵从行政法基本原则的约束。就《档案法》对档案行政管理权力的具体约束，可分为两个方面：
2.1 管理范围的约束。管理的范围又分为“事”和“物”两个方面
2.1.1 管理“事”的范围。《档案法》第六条规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”《实施办法》第八条第三款规定：“监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为。”第四款规定：“组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”也就是说，《档案法》将档案行政管理“事”的范围限制在档案工作、档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训这些方面。
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2.1. 2 管理“物”的范围。管理的“物”就是“档案”，需要说明一下，档案行政管理不直接管理“档案”，而是，通过管理拥有档案的档案行政管理相对人的档案事务来管理的。《档案法》调整的档案范围，即《档案法》第二条的规定：“本法所称的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治……活动直接形成的对国家和社会有保存价值的……历史记录。”就是说，档案行政管理部门管理“物”的范围是那些产生和保管“对国家和社会有保存价值的”档案的国家机构、社会组织以及个人的档案事务。
2.2 具体管理权的约束。《档案法》对档案行政管理权力约束控制的具体条款并不多，也不太明显，但这并不等于没有约束控制。按照行政法对行政管理机关“法无规定不可为”的基本原则，《档案法》对档案行政管理部门赋予了一定的权力就等于约束限制了权力，档案行政管理部门只能行使《档案法》规定的权力，超出规定的权力范围，就有违法之嫌。下面，就主要的具体管理权作以阐述。
2.2.1 对监督和指导权的约束。《档案法》第六条规定了监督和指导的权力，对此，《中华人民共和国档案法实施办法释解》中的解释为：监督是指“通过对法律、法规、规章实施情况的检查，督促有关方面依法做好档案工作”。指导是指“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”。[12]这实质上是对监督和指导的权力进行了约束限制。尤其对“指导”权力的约束是非常明显的，这里的“指导”与常说的“业务指导”大相径庭，是指行政指导。
2.2.2 对查处档案违法行为的约束。《档案法实施办法》第八条第三款规定，“依法查处档案违法行为”，这就要求档案行政管理部门在查处档案违法行为时，要程序合法、规范，要以法律为准绳依法查处。这里的法不仅指《档案法》，还包括其他相关法律，主要是相关行政法律。
2.2.3对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理约束。对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理不能像国有档案的档案事务那样细，管到“集中管理”、“定期向档案馆移交档案”等。只能按照《档案法》第十六条规定来管理，即“对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购”。实际是在限制档案行政管理部门管理非国有档案所有者的档案事务的程度。
2.2.4 对行政强制权的约束。《档案法》第十六条对集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案，采取代为保管、收购或者征购的规定，是《档案法》中唯一的行政强制项目，并对其行使限制了条件。虽然条件比较笼统需要细化，但表明不能随便行使这一权力。
3 超越《档案法》对档案行政管理权力约束的现象
3.1 扩大管理范围现象。以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》第二条规定：“本办法所称民营企业档案，是指民营企业在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的……历史记录。”按照《档案法》的规定，档案行政管理部门对非国有档案只管其中那些“对国家和社会有保存价值的”档案事务，具体管理程度范围应该限制在第十六条的范围内。该《办法》明显的是越权扩大了管理范围。其他一些地方档案行政管理部门制定的《民营企业档案管理办法》、《家庭档案管理办法》、《社区档案管理办法》、《村级档案管理办法》基本大致相同，而且有些连立法依据的条款都没有。
3.2 扩大管理权限现象
3.2.1 扩大对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务管理权限现象。还以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》对民营企业的档案的管理如建立档案机构、明确档案管理部门与人员、实行集中统一管理、档案工作部门的职责、分类、归档时间等都作了规定。明显超出了《档案法》第十六条的范围，是越权扩大了管理权力。再以《哈尔滨市家庭档案管理办法（试行）》为例，该《办法》第五条规定：“家庭应确定一名家庭成员负责家庭档案的收集、整理、保管和利用，学习掌握必要的档案法律知识和档案管理技能，定期整理家庭档案，并向家庭成员通报家庭档案整理情况。”这明显地超出了《档案法》的管理权限范围，显然，有侵犯公民权利、干涉公民对家庭事务处置权之嫌。
3.2.2 “指导”权力的扩大。对于“指导”，档案行政管理部门至今很少是按照“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”的要求去进行的，多数情况下，还是按照计划经济时代的“业务指导”方式去行使“指导”权的，“业务指导”的权力明显地超过“行政指导”的权限，而且，在现在还有扩张的趋势，最明显的表现，就是将业务指导与档案执法相结合。有的是“执法与业务‘合力’增强”，使“业务指导更有权威了”；[13]有的是“档案业务指导工作必须借助档案行政执法来促进，两者应紧密结合”。[14]这些做法，实际是在超越《档案法》的约束扩大“指导”权力。
3.2.3 超越《档案法》权限的现象。在现实中，超越《档案法》权限的现象时常发生，甚至引起了行政诉讼，最典型的是湖南省芷江县村民状告县档案局案。案由是：芷江县档案局“芷档法字[1999]o1号”《关于宣布芷江档案馆保存的126号全宗125号案卷第138页和140页档案后添写部分不具有法律效力的通告》（简称“1号通告”），致使村民以失去15亩山地所有权为由，向县人民法院提起档案行政诉讼。经法院审理，县档案局败诉。法院作出判决的理由是县档案局的“1号通告”“运用法律错误”。“档案行政管理部门应当依法行政，而县档案局作出添写的档案内容无效的宣布，法律依据不足。”[15]其原因就是该县档案局超越了法定职责权限。
4 控制约束行政管理权力的趋势
依法行政的首要标志就是要加强对行政权的控制，随着依法行政的深入，对行政管理权力控制约束也越来越严。一是从立法上，行政立法正由部门立法向专家学者立法转变；二是限制行政许可。依据《行政许可法》和行政审批制度改革的有关规定，国家档案局按照要求分三批取消33项国家档案局行政审批项目，到2004年只保留行政许可项目3项和非行政许可审批项目3项。许可项目在逐渐减少。从这种趋势看，无论《档案法》如何修改，扩大档案行政管理部门行政权力的可能性是不大的，而控制约束的可能性会增大。
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行政档案管理范文4
一、充分认识工商行政管理档案工作面临的主要问题和加快档案信息化建设的紧迫性
(一)工商行政管理档案工作面临的主要问题
第一。企业登记注册纸质档案经过无数次查询、翻看和复印，难以永久地保存原件。一份完整的企业登记注册档案，不论是变更登记档案、注销登记档案，还是被吊销登记档案，都不会像普通的文书档案一样可以在一定时期后进行上报、鉴定，然后销毁，而是要求永久保存，这一要求必然和传统的档案管理方法相矛盾。随着市场经济的不断发展，公、检、法及其他政府机关、金融机构、企业主体以及社会公众对工商行政管理部门管理的企业登记注册档案需求日益增加。市场主体兴办企业，签订合同，解决产权、股权纠纷等，都要求查询工商行政管理监管的专业数据，以保护自身合法权益。这些纸质档案每天都会被查询、调出、查阅、反复翻看、复印，而现在的管理方法要想永久保存一份纸质档案几乎不可能。在经济飞速发展的今天，对于不断增加的企业登记注册档案和每天大量的查询人数来说，人工管理档案是一种浪费人力和不安全的解决方法。对于现在平均每天几十甚至上百人次的查询来说，一份要永久保存的纸质档案，经常被机器复印和人手触摸，很容易使原件模糊和遗失。
第二，档案检索调档，手续烦琐且费时费力。随着信息化产业的迅猛发展，传统意义上的档案管理手段已很难适应飞速发展的时代需要，报纸、广播不再是信息传播的唯一途径，取而代之的电视、互联网在人们的生活中越来越重要，要想在这些媒介上传播，档案就必须走信息化的道路。对于工商行政管理部门来说。要在网上公布开业、变更、注销、吊销的企业信息。就必须首先将自己的信息数字化。
(二)工商档案数字化建设的紧迫性
一是工商行政管理档案形势发展的需求。当前，工商行政管理档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设服务，为社会各界服务。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。随着档案管理的对外开放，信息资源部门之间的共享，利用数字信息化管理拓宽创新服务手段和服务领域迫在眉睫。其一。工商行政管理部门负责国有、民营、外资企业的登记注册工作，保存着积累多年的数量巨大的企业开业、变更、注销、年检档案资料，是提供利用档案信息的主要部门。目前，档案的保管、利用与形势的发展要求不相适应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，信息化并不是真正意义上的信息化。所以，建设信息化档案迫在眉睫。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案管理信息化。近年来，纸质档案载体迅速被磁盘、磁带、光盘所取代，电子档案的出现给档案管理提出了一个亟待解决的课题，那就是档案管理的信息化。
二是社会群体和各级职能部门的强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，各职能部门工作决策需要迅速、准确；社会广大公众对档案信息的需要量不断增加，一些部门在日常工作中需要随时查阅企业基本信息档案；还有一些外商投资者，只有在了解地区的整体情况下，才敢投资，这就迫使信息保管和提供利用的工商行政管理部门，必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案部门藏存的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
二、工商行政管理档案信息化建设的内容
(一)推进工商行政管理档案信息化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，工商行政管理档案信息化的现状是档案标准化、规范化滞后，严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
(二)工商行政管理档案信息化建设要着眼于提高系统的整体水平
工商行政管理档案信息化建设应着眼于整个系统，组成系统的纵向和横向各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
(三)工商行政管理档案信息化建设要有重点地提高数据库建设水平
目前，工商行政管理档案信息化系统从总体上看，仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。
三、工商行政管理档案信息化建设的做法与设想
(一)继续完善工商行政管理档案数据库
第一步，信息采集。从1991年开始，分局把室藏个体工商户的登记注册档案的文件以及目录输入数据库。2008年对所有录入信息进行核对，检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性、有效性和权威性。截至2009年，已输入相关信息2.7万多条，分局已经将录入工作纳入到日常工作流程中。第二步，采用扫描仪设备将所有登记注册类的档案实现原文件信息数字化。工商行政管理档案涉及内资、外资企业登记注册档案，这些档案利用十分频繁，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，工商行政管理档案数据库的建立大大提高了工作效率，利用者可以随到随查。
(二)建立工商行政管理档案网站与政务网、公众网联网，实现资源共享
在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，逐步实现政务公开。营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境。目前，国内许多单位利用互联网开展的网上服务，成为为社会和单位提供档案服务的一种重要形式。随着工商档案内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联网企事业单位网站，并在网站上提供有限制性或非保密文档查询、利用服务，实现电子档案信息资源共享。建立工商档案查询网页，开展网上利用服务，其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高，为用户提供更好的服务。
(三)开展在线服务
行政档案管理范文5
人口和计划生育行政执法是履行法律法规赋予的职责,是代表国家行使行政管理权,是依法治育的重要手段。人口和计划生育执法档案是执法工作的主要业务内容,是人口和计划生育档案的重要组成部分,它为将来人口和计划生育行政执法的学习和发展提供依据,对保障人口和计划生育基础地位、维护育龄群众合法权益、保护人民健康和社会稳定都有重要作用。
一、人口和计划生育行政执法档案的特点
1.专业性强。人口和计划生育行政执法档案是人口和计划生育行政执法活动的产物,是一定专业执法活动的真实记录。不同的专业法都有不同的专业执法活动的范围、相对人,都有它的法律法规和特点。这就决定了它在档案的内容、形成过程及适用的法律法规上各不相同,并明显反映出一定的专业特点。例如社会抚养费征收、行政处罚、执法人员管理等,它们活动的范围空间、对象目标等都有明显不同,表现出较强的专业性。
2.成套性。一方面,一个独立的专业执法活动,如在社会抚养费征收执法中,从立案到作出征收社会抚养费决定形成一套完整的档案,主要包括立案、调查取证、案件合议、送达告知书、听证、作出征收社会抚养费决定书、行政复议等全过程,直到结案所形成的全部档案是一个整体,不可分割,也不可能与其他专业案件的档案混淆。另一方面,执法档案是必须成套提供利用的,拆开会影响其使用价值。
3.现实性。主要表现在人口和计划生育行政执法档案与现实的经济、社会关系密切,不仅反映依法行政的查考作用,而且在提供利用中还有现实的作用,一经利用就能收到经济效益和社会效益,故有现实性。
4.存储性。执法档案一般是某一专业执法活动的结果,记载了专业执法活动全过程的真实情况,如案件发生地、相对人,违法事实违反了哪一条法律法规,调查取证是怎样进行的,依据什么来作出处理决定等等,在档案中都存有大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据,必要时在执法上可以借鉴和利用。
二、人口和计划生育行政执法档案的作用
1.人口和计划生育执法档案是执法活动的依据和凭证。在人口和计划生育执法活动中,一切活动都程度不同地具有连续性,前一案例为后一案例提供依据。人口和计划生育执法档案的依据性同人口和计划生育执法自身的复杂程度以及记述的各起案例的复杂程度成正比,所记载的内容越复杂,依据性越强。主要表现为:一是管理工作依据。在管理工作中,无论是执法工作评价,还是社会效益分析等,都离不开档案;二是执法人员的劳动凭证。在执法人员的考核、选拔中,除人事档案外,还需要有执法档案做依据;三是在追究行政执法错案责任时起凭证作用。
2.人口和计划生育执法档案是进行交流的工具。在人类社会发展史上,各种各样的交流占有重要位置。同样,人口和计划生育执法工作也需要交流。目前,人口和计划生育行政执法刚刚起步,执法体系正在深化改革,执法力度不断加大,逐步走向规范化。执法档案正是交流、协作、借鉴的有力工具。
3.人口和计划生育执法档案是积累经验、提高执法水平的手段。一是执法活动的真实记录,它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平,记述了查办案件的全过程和最终结果;二是作为办案思路、办案方法、办案结果的载体,具有积累办案经验和提高执法水平的作用,使得人口和计划生育行政执法档案成为办案经验和提高执法水平的工具和手段,对于一个执法单位来讲,如果有质量较高、数量较多的执法档案库藏就标志着它有比较雄厚的办案技术储备。
三、人口和计划生育行政执法档案业务的主要工作内容
1.收集。就是把分散形成的、有保存和利用价值的执法档案接收过来,集中保存在执法档案室,以利于有关人员使用。
2.整理。就是把分散收集来的执法档案,按规定程序,将其分类、系统排列和科学编目,便于安全保管,更重要的是满足对执法档案利用的方便需求。
3.鉴定。就是鉴别执法档案的价值,需对档案不断进行去粗取精的鉴别工作,挑选那些需要定期或永久保存的档案,以及销毁那些无须保存的部分。
4.保管。就是采取一定的措施,保护好执法档案的完整与安全,保守机密,防止并克服各种自然的、社会的不利因素对执法档案的损坏,不断延长执法档案的保管寿命。
5.编目与检查。人口和计划生育执法档案数量庞大,成分复杂,要根据归档时的情形而形成程序,按照一定的方法整理和保管。人口和计划生育执法档案分类应从实际出发,当前可分为社会抚养费征收、行政处罚、执法人员管理档案等,在征收社会抚养费中又分为一胎违法生育、二胎违法生育、多胎违法生育处理等。同时,需要通过各种途径和形式提示档案的内容和成分,提供查找档案的手段,方便有关人员的查找和利用。
6.利用。就是创造各种条件满足对执法档案利用的各方面要求,积极做好应有的准备,包括编制各种查考工具,汇编各种参考资料,以及时、有效的方式,介绍和提供执法档案为各项执法工作需要服务,这也是保存执法档案的目的。
四、做好人口和计划生育行政执法档案管理的几点建议
(一)在编制专题性统计分析材料时,应注意以下几个问题:
1.要积极争取业务部门的配合。档案管理人员根据所选题目,以站藏档案为依据,在完成对各年度相关数据统计后,可交予业务科室,由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行,又有一定的深度。
2.统计分析时间跨度要大。统计分析材料的时间跨度越大,越能揭示出规律性、本质性的信息,越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短,就没有多少实用的价值,不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。
3.统计数据真实准确完整。编研不是杜撰,它必须以档案材料为依据,是在分析档案原件内容的基础上,根据选题对数据进行取舍。因此,如实地采用档案数据,是决定编研质量及可靠程度的前提。有时,某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来,就需要档案人员认真研究档案材料,找到相关的数据进行计算而得出,不能图省事而主观杜撰。另外,数据必须要准确完整,不能随意遗漏,要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类,同类项目才能进行有关的计算。计算要正确,并要经过复核。
4.形式新颖好看。编制专题性统计分析,往往以表格、数字、文字为主,形式比较单一刻板。我们可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术,使编研材料做到图文并茂,色彩鲜艳,生动直观,新颖好看。
(二)档案人员应具备专业知识
档案人员要努力开发档案信息资源,做到编研材料有特色,为人口计生业务服务,这是人口和计划生育行政执法档案工作不断发展和进取的需要。同时,这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求。做人口和计划生育行政执法档案人员,做好编研工作,应具备的专业知识应有两层含义,一是档案编研专业知识,一是人口和计划生育行政执法专业知识。目前的人口和计划生育行政执法档案人员多为“半路出家”,因此加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习是十分必要的。这是做好编研工作的基础。另一方面,档案人员只有学习和掌握了人口和计划生育行政执法专业知识,才能阅读和分析业务技术报告和总结,才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型,这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外,在编研材料的编制过程中,即使请有关的业务人员配合进行,也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上,与业务人员进行充分的交流,才能共同完成对档案信息的深层次加工。当然,这并不是要求档案人员要成为人口和计划生育行政执法专家,但应该做到“耳熟能详”。还有,档案人员还应走出门,向兄弟单位学习编研工作的经验,这也是提高编研水平的捷径。总之,为进一步开展有专业特色的编研工作,深入开发卫生防疫档案信息资源,档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。
(三)加强领导,建立组织
搞好人口和计划生育行政执法档案的管理,领导是关键。要建立档案管理工作领导小组、档案鉴别小组等组织,应把档案列入执法工作的议事日程,使档案工作有领导、有组织、有管理地开展,使之逐步规范化、标准化,走上依法建档的轨道。
(四)制订制度,明确职责
制订档案管理各项规章制度,是搞好档案管理工作的关键,是规范管理者行为的主要手段。要按照《档案法》的规定,制订《档案管理制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管保密制度》等,进一步明确档案管理人员的职责。
(五)加强培训,掌握技能
首先,要选用政治素质较好、熟悉档案管理工作、懂人口和计划生育法律法规、热心于人口和计划生育行政执法工作和责任心较强的执法人员担任人口和计划生育行政执法档案的管理员。其次,加强学习培训,既要管理人员掌握人口和计划生育法律法规和档案知识,又要学会建立档案的实际操作技能,还要掌握计算机的应用技术,不断提高管理者的业务水平。
(六)规范管理,开发利用
行政档案管理范文6
关键词：城市建设；档案整理
城建档案在提供公共服务、维护城市安全、社会管理、保障城市正常生产生活秩序以及应对城市突发事件等工作中起了重大作用，城建档案就是城市建设的真实记录，是城市发展不可或缺的重要资源，为建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监督和执法监督提供了重要依据。因此，保证城建档案的整理工作顺利有效进行必须进行合理优化，完善城建档案管理系统。
当前城建档案整理工作中存在的问题
城建档案管理体制落后
随着城市发展越来越迅速，城建档案的管理难度也随之提升，要想保证城建档案的管理工作顺利稳定进行必须完善城建档案的管理体制。而当前城建档案的管理仍然是按部就班的进行着，不能推陈出新即不能创造出更高的价值。城建档案整理速度缓慢，查找困难，遇到紧急情况不能及时解决，管理人员落实不到位即体现出了当前城建档案管理体制的滞后情况，我们应从实际出发改善落实城建档案管理体制的改革。
城建档案队伍整体素质不高
工欲善其事，必先利其器。城建档案队伍是整个城建档案管理系统的核心人员，城建档案队伍的职业素质好坏将直接影响到档案整理的效果。然而，城市建设的速度不断提升，城建档案整理系统起步不久，跟不上城市建设的进度，再加上城建档案队伍的职业素养得不到专业提升，在城建档案的整理过程中必然做不出好的成果，更有人利用职权之便做出腐败渎职行为，产生了不少“小金库”，因此提升城建档案队伍的整体素质迫在眉睫。
城建档案整理不够规范
城建档案的开发利用在当今城市发展中取得了显著的经济效益和社会效益，但城建档案的整理还存在着不少问题，档案资源结构失衡，信息化建设步伐缓慢等等已经限制了城建档案整理体系的发展。城建档案的整理是需要很多环节的，包括城建档案的收集、接收工作等等，在这一系列的环节中如果不能保证城市建设项目的完整性、安全性，那么城建档案的整理就是多余的，起不了作用整理了也没用，所以城建档整理一定要规范。
完善城建档案整理工作的具体措施及应用
切实加强对城建档案工作的领导，完善城建档案管理体制
各级建设行政部门应该重视城建档案的整理工作，将城建档案事业的发展纳入到城市建设事业的发展规划中，列入日常工作职责范围，定期听取档案整理的工作情况汇报，实时了解城建档案的发展动向，及时研究和解决城建档案整理工作中存在的重大问题。设立监督小组，对各个城市建设项目设立监督小组，督促该项目的城建档案整理工作，及时向领导汇报情况，保证城建档案整理过程能及时有效完成。深化城建档案机构改革，强化城建档案的机构管理职能，推进信息化建设的进程，为城建档案整理的顺利进行提供必要的保障。
加大教育培训工作力度，注重人才培养
我们应针对目前国内的城建档案整理团队进行一些必要的教育培训工作，提升城建档案事业的发展进度。首先，开展多层次的教育培训，定期召集城建档案整理人员进行业务知识教育，如有条件的可以举办培训班，定期举办档案业务、现代化管理的相关知识讲座，建立起一支集专业知识和现代化管理为一体的先进城建档案整理团队，拉动其他人共同进步。其次，加强新生代档案事业的人才培养，年青人的接收能力比较强，积极发展高级职称人员的数量，保证档案事业紧跟时代不落后。最后，多次开展业务交流和专题学术研讨及专业岗位业务观摩等活动，介绍先进管理方法和手段，提高领导和业务人员的管理水平。
加强业务建设，规范城建档案，提高现代化管理水平
整理城建档案，质量是关键。加强业务制度建设，做好城建档案的收集、接收工作，进一步规范工程档案验收、建设工程档案保证金退款、档案利用等一系列重要事宜，使这些工作有理可据，防止出现腐败渎职行为。采用高新科技智能化现代管理软件，对城建档案进行系统的归类，将城建档案做的井井有条才能保证城建档案的质量。就拿南通市来说吧，2006年即迈入了档案数字化、信息化的新阶段，经过3个多月的的加班加点，将以前的工程档案进行了著录，共著录建设工程规划档案6583个项目，建设用地规划档案4442个项目，整理完后对档案信息的集中统一管理提供了方便。对于纸质版的档案整理应当更加重视，置放纸质版城建档案的室内应保持空气流通，并做好防火防潮的相应措施，以免产生不必要的损失。
总结
总而言之，城建档案是城市规划、建设及管理的真实记录和重要依据，是城市可持续发展的重要条件，城市建设离不开城建档案的管理，完善城建档案的整理工作对城市发展有着重要意义。我们只有完善城建档案管理体制、注重人才培养、提高现代化管理水平才能不断优化城建档案的整理工作，更好的为城市建设服务。
参考文献：
[1]王传雷;李大心;祁明松;;地质雷达技术在城市基建特殊工程地质问题勘察中的应用[A];1995年中国地球物理学会第十一届学术年会论文集[C];1995年.
