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档案信息管理制度范文1
[关键词]信息公开；档案管理；保密工作
[中图分类号]G647
[文献标识码]A
[文章编号]2095-3712（2013）13-0059-03
[基金项目]2011年度广西高等学校一般资助立项科研项目“广西高校信息公开制度构建及有效性研究与实践”（200103YB112 ）。
[作者简介]赵嵘（1977―），女，河北晋州人，广西财经学院党委、校长办公室副主任，讲师，研究方向：高等教育，档案管理。
当前，高校信息公开在不断推进和发展，为教育事业的改革发展注入了强大的动力，对推进现代大学制度建设有积极的促进作用，但同时也存在诸多问题，包括档案信息公开与档案公布的法律冲突、档案信息公开与学校保密工作的矛盾等。因此，必须加大对高校信息公开的研究力度，构建合法合规的档案管理机制，进一步深化高校信息公开，促进高校依法治校，提升高校管理水平，推进和完善现代大学制度建设。
一、高校信息公开与档案保密的关系
（一）信息公开与档案保密的内容具有同源共生性
高校信息公开制度是高校民主政治建设中的一项重要工作。教育部《高等学校信息公开办法》明确阐述了高校信息公开的内容、信息公开的途径和要求、信息公开的监督和保障等。高校通常利用校园网站、信息公开栏、电子屏等媒体，及时向师生和社会公开相关信息，广泛听取师生的意见和建议，接受师生的监督，保障师生知情权。其内容包括学校干部任用、基建招标、大宗物资采购、职称评定、评先评优、工资晋级、住房分配等有关学校建设发展和师生切身利益的事项。开展信息公开工作是学校深入贯彻落实科学发展观、构建和谐校园的一项重要举措，是学校加强民主管理和民主监督、增加工作透明度的重要环节，也是学校各项事业内涵发展、科学发展的重要保障。档案保密工作是档案管理工作中的一项重要内容，是高校保密工作中的重要组成部分。学校档案收集了学校各个时期管理活动的情况，真实记载了各个时期的办学定位、办学理念、规划设计、教学科研、服务社会、学生工作、校园建设等各个方面的内容，完整地呈现出了学校发展的全部历史和成果。同时，《档案法》第三章第十三条明确规定：“各级各类档案馆、机关、团体、事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配制必要的设施，确保档案安全。”由此可见，信息公开与档案保密的内容具有同源共生性，校务公开是高校管理的一部分，它所反映的内容也是是高校档案的重要组成部分，都来源于对学校的基本情况的客观真实反映。
（二）信息公开与档案保密的形式具有矛盾相生性
档案是国家机构、社会团体或个人在各种社会活动中直接或间接形成的各类有价值的历史记录。从保密的角度划分，高校档案可分为档案和非密档案。档案从狭义上定义，是指具有一定密级且在保密期限内归档保存的涉及学校重要的科研、党群、行政、教学、外事等各类档案。《中华人民共和国档案法》对档案保密内容提出了具体要求，明确说明了高等学校对下列信息不予公开：涉及国家秘密的，涉及商业秘密的，涉及个人隐私的，法律、法规和规章以及学校规定的不予公开的其他信息。而同时，推进信息公开工作，保障广大师生员工、社会公众依法获取学校信息，提高学校工作的透明度，又是高校加强民主管理、民主监督，推进依法治校、民主治校的一项重要工作。信息公开在保障全校师生员工在内的社会公众的知情权、参与权和监督权的时候，通常利用学校主页、专门信息公开栏目、专门信息公开网站、校园BBS校务信箱与校长信箱、校内公告栏、海报栏和校园电子屏幕等信息公开的途径与方式，加强信息公开工作的透明度与实效性。而这些媒介手段通常具有广泛渗透性，这决定了它存在开放性与保密性之间的矛盾关系。一方面，高校要求档案室充分发挥其职能作用，做好涉及学校机密档案的管理工作；另一方面，信息公开又要最大限度地对广大师生员工提供确有必要的资源信息。
二、高校信息公开与档案保密工作对策
（一）利用时差关系处理信息公开与档案保密工作
在信息公开工作的日常推进过程中，高校充分利用现代化手段信息，使得信息公开的时限与公开的内容相适应，采取定期与不定期相结合的形式开展。《高等学校信息公开办法》第十七条明确指出：“属于主动公开的信息，高等学校应当自该信息制作完成或者获取之日起20个工作日内予以公开。公开的信息内容发生变更的，应当在变更后20个工作日内予以更新。”高校档案一般是高校信息中已经失去保密价值但具有保存价值的、反映学校活动真实的内容。通常学校对于涉及政策规定、工作制度、工作程序、办事机构等固定的内容长期公开，常规性工作定期公开，阶段性工作逐段公开，临时性工作随时公开。对于重大或复杂性的问题，根据公开后反馈的意见进一步完善，必要时再次公开。重要内容公示的时间一般不少于一周。而《档案法》第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。”在实际操作中，高校各二级职能部门、各学院形成的档案资料一般是在形成之后的第二年上半年向高校档案馆（或综合档案室）移交。这样，可以利用这个时间间距上的差异，妥善处理好信息公开的内容和保密档案的管理工作。
（二）利用适度原则把握信息公开与档案保密工作
长期以来，高校面对信息公开和档案保密工作的矛盾时，总是强调“保密”而宁可舍弃“公开”，或多或少存在着“重保轻开”现象。如今，为深入贯彻落实《高等学校信息公开办法》，进一步提高学校工作透明度，加强学校民主管理，促进依法治校进程，按照教育部党组关于加快推进高校信息公开工作的要求，各高校积极推行推进信息公开工作，在健全信息公开组织、加强信息公开培训、完善信息公开制度、深化信息公开内容、加大信息公开力度等方面做了大量的工作，保障了学校广大师生员工的知情权、参与权和监督权。但同时，在客观上要求高校在处理信息公开时既要坚持有所保密，把确实需要保密的信息保密住，又要把握适度原则，坚持相对公开的信息，真正做到“保开适度，保得严密，开得透明”，使得信息的公开更加透明，范围更加适度，保密更加准确，服务更加高效。只有正确把握好了学校信息公开与档案保密的关系，才能确保学校的秘密安全，稳步地推进学校各项事业的发展。
综上所述， 一方面，高校信息公开工作给档案保密工作带来了发展契机，另一方面，也对高校档案保密管理提出了新的挑战。高校在增强公开意识、夯实工作基础、推动主动公开、落实工作责任的同时，也要注重对各部门的保密意识教育，要求既做到防止不断扩大保密范围损害公民的知情权，又重视防止失泄密事件的发生。
参考文献：
档案信息管理制度范文2
一、城建档案信息资源整合概述
（一）城建档案信息资源的价值。城建档案信息资源作为城市发展建设的记录，对于城市发展具有历史价值、实用价值以及服务价值。历史价值指得是城市建设档案是对城市的建设的进程各个方面的记录，是城市发展建设的重要资料。实用价值指得是城市建设档案资源能够对城市的建设、规划提供一定的信息和依据，对于城市的再规划有一定的指导作用。服务价值指得是城市档案信息资源汇集了城市建设的各个行业信息，包含了城市各个方面建设发展所需要的资源，故而其服务的范围比较大。
（二）城建档案信息资源整合与效应内容。城建档案信息资源整合内容广泛，资源的整合、机构的整合、人才的整合以及服务的整合均属于其范畴；资源整合是对城市城建档案实体以及信息等各个方面的资源进行整合，对软、硬件资源以及信息资源进行整合；软、硬件资源整合是对城建档案管理所需的设施以及软件平台进行整合；机构的整合是城建档案信息资源整合的基础，能够推动城建档案事业的发展；人才的整合是档案信息资源整合能否顺利开展的关键，通过对人才资源进行整合以达到城建档案信息资源整合优势互补；服务的整合是将城建档案信息资源服务放大化，提高城建档案信息效应，提升档案信息服务效率。
（三）城建档案信息资源整合意义。城建档案信息资源整合对于整个城市发展具有重要意义，有助于优化城建档案信息资源管理各个部门的职能关系，有助于提高城建信息的价值和利用率，有助于提高城建档案信息的重要性，增强城建档案信息的服务效应。城建档案信息资源加强整合可以合理优化信息，促使城市信息交流加快，提升城建档案服务效应。同时，信息资源整合有助于提高城市对档案信息的进一步了解，进而充分发挥档案的作用，加深城市对于城建档案信息的理解，从而提高城建档案的地位。
二、加强城建档案信息资源整合的措施
（一）建立城建档案信息整合体系。由于城市城建档案信息内容的广泛性，其信息服务效应比较分散，因此需要建立城建档案信息整合性的服务体系。首先，城市档案相关管理部门要明确其信息资源管理的职能，加强各相关部门的沟通，进而实现城建档案信息管理的互补。其次，注意对城建档案各个行业信息的整合，加强信息共享，实现城建档案信息的整合，充分发挥城建档案信息的功用。最后，采用科学有效的信息整合方法，利用现代化技术建立城建档案数据库，通过计算机网络实现城建档案服务的社会化，最终建立城建档案信息服务体系。
（二）完善城建档案信息管理制度。完善的城建档案信息管理制度是其开展信息整合的保证和基础，因此必须不断完善城建档案信息管理制度。比如在城市的档案管理部门设置档案信息整合部门，对档案信息的整合进行指导和监督。此外，还可以建立相应的档案信息管理制度，从而提高对档案信息整合管理的监督。同时，城市档案部门还应加强对内部信息进行整合，整理好城建信息资料，对各行业信息进行规划整合，从而提高城建档案信息的使用率，实现城建信息资源共享。
（三）丰富城建档案信息资源整合形式。当前，我国很多城市的城建信息整合仅仅限制在档案管内部，导致其服务效应并不明显，因此有必要丰富档案信息整合形式。首先，城市可以通过互联网技术建立共享信息服务体系，从而提高资源的服务效应。其次，完善城市各档案管理机构的协调工作体系，加强各机构间的协作。充分发挥城市档案合作优势。最后，建立城市档案信息公共检索数据库，开放档案信息，加强信息分享率，从而提高档案信息的服务效应。
档案信息管理制度范文3
【关键词】医院 档案管理 对策
中图分类号：R197.323 文献标识码：B 文章编号：1005-0515（2012）2-264-01
青州市中医院始建于1982年，是一家有着中医历史的老医院。经过中医院人二十多年的努力，终于形成了一所集医疗、教学、科研、预防、保健于一体的综合性二级甲等医院，也是省教学医院。医院现有正式职工183人，其中高级职称23人、中级职称78人、初级职称72人、管理人员10人。竣工落成的病房楼建筑面积达9000m2，开放床位260张，病房内设施齐全，环境优美，医疗设备先进，一个如此庞大复杂的医院系统，档案信息管理工作的要求可想而知。
作为医院管理工作的一个基础性重要部分，它仍无法与日益发展的医院医疗、科研和行政管理对它的要求相适应。本文就我院在信息时代如何改革档案管理，以跟上时代的步伐思考如下。
1 医院档案管理中存在的问题
目前医院的档案管理已达到了一定的规模和水平。档案管理组织机构方面：成立了由分管院长领导、院办公室主任负责，并建立了全院档案管理网络。档案管理规章制度方面：以国家“档案法”为依据，结合本地区和医院自身特点和要求，建立了15项档案管理制度。档案共分8类：党政群管理类、医疗管理类、科学研究类、基本建设类、设备仪器类、财务会计类、专业技术类、病史管理类、声像照片类。医院的档案管理工作虽然有不小的成绩，但目前仍存在一些问题，具体表现在：档案收集归档过程缓慢、档案的利用和开发利用效率低下、档案管理现代化的差距较大。这些表现的原因主要有以下几点。
1.1 医院档案管理网络体系和制度的不足
医院虽然建立了三级档案管理网络，但它的运行效果目前不很理想，不少有关人员档案意识较淡薄，一些有关人员为图方便，将档案材料随意存放在自己的办公抽屉里，归自己所有，导致档案材料的丢失或损坏。
1.2 医院档案与其他信息分体管理体系的缺陷
目前医院实行的信息管理体系是档案与其他信息分体管理的体系。这个体系主要由信息科和综合档案室两部分组成。
2 医院档案管理工作发展的新思路
21世纪随着医院医疗卫生体制改革和社会医疗保险制度改革的不断深入，对医院档案工作提出了新的要求，要搞好档案管理，促进医院档案事业的发展，必须探索一条适应医院档案管理工作发展的新思路。
2.1 进一步建立健全和加强医院档案管理制度和档案管理网络
医院建立健全档案管理制度内容十分广泛，如建立档案收集和归档制度、档案利用、保管等制度，制订档案保管期期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院岗位责任制和考核办法之中。由于医院档案工作具有其内容繁多复杂、部门众多而又分散、专业性技术性强、档案保管要求及机密程度高低差异悬殊等特点，因此，应建立符合医院实际情况的档案管理制度，并在工作中不断加以完善。
2.2 建立医院档案与其他信息管理融合的一体化管理模式
社会信息是一个集合概念，它包括多种记录形式，诸如图书、情报资料、文献、档案和其他一些形式。虽然他们名称各异、形式多样，但都有着一个共同的本质――信息。医院运作和管理的过程是一个获得信息、处理信息、利用信息的过程，医院作为一个综合的管理系统，档案管理系统就是一个信息资源子系统。将这个子信息资源系统融入医院整体信息化工作中，不但可以节约人力、物力和财力，而且还能够提供更多的综合信息，形成更具有综合效益的资源库。
当前医院体制改革正在向纵深发展，精简、高质、高效是改革追求的目标和要求。实行信息科和综合档案一体化管理，使两个部门的关系协调起来，这样不但精简机构设置，减少不必要的设备重复，减少医院经济负担，又能充分发挥信息管理功能，做到人尽其才，物尽其用，财尽其力。所以，实行信息、档案一体化管理是完全符合医院当前的体制改革要求的。医院要将档案信息资源网络的规划、设计、管理和运行纳入医院信息化建设总体规划、统筹安排实施。
2.3 档案编研工作，提高档案编研水平
提高医院档案编研水平对档案的利用开发有着直接的影响作用，这一工作的重要性不能轻视。
随着社会的不断进步与发展，关系人民群众医疗卫生大事的医院单位也将有很大的发展空间，特别是我国正在进行的医疗卫生体制改革和社会医疗保险制度的改革，对医院的管理工作提出了更大的挑战。医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面紧跟时代的步伐。这也要求我们医院档案工作者不断学习、不断进取，以满足社会进步和医院发展对档案管理的不断提高的要求，为建设有中国特色的社会主义医院档案事业作出贡献。
参考文献
档案信息管理制度范文4
一、档案数字化工作中遇到的问题初探
（一）资金投入力度有待加大
由于数字化建设需要计算机技术和相应的技术设备支持，与传统纸质档案管理方式不同，因此建设成本比传统的档案管理成本要高，但在数字化建设时，技术设备的采购工作中存在严重的资金缺乏现象，从而导致服务器或计算机等硬件设备短缺，不能满足资料存储的需求，因此档案管理的数字化建设进程发展缓慢，数字化建设工作难以有效开展。
（二）档案管理制度有待健全
档案信息化管理和运用比较混乱，主要表现在内部档案信息难以保持协调稳定状态。现在我国大部分组织单位没有明确的档案管理制度，只是将重点放在档案建设的表面工作上，真正能够用于研究应用的档案信息少之又少，所以导致现在很多档案失去了其本身的意义和价值。
（三）管理人员建设有待加强
档案管理工作是系统性和复杂性的工作，对档案管理工作人员的要求较高，不仅需要有丰富的专业知识，还需要对城市建设及相关内容有所了解，在档案录入时要求具备有较高的计算机水平，从而满足档案的录入、存储及管理需要。就目前来看，在档案管理工作中，大部分管理工作人员的专业知识储备不足，技术水平及计算机操作水平较低，难以满足城市档案管理数字化建设的需要，存在严重的人才短缺现象。
（四）安全管理工作有待落实
对档案进行数字化管理虽能有效提高管理水平和工作效率，但在管理的同时也存在较大的安全隐患，由于纸质档案具有真实性和准确性强的特点，易于长时间保存。但数字化管理工作是在计算机基础上操作的，将档案录入到计算机中，并进行网络共享。在档案管理工作中需要有先进的计算机技术和设备支持，存在较强的依赖性，当数字档案受到外界环境影响时，就会发生系统故障或受到外界黑客攻击，从而引发档案数据丢失或损坏，恢复工作十分困难，对城市建设工作来说较为不利，不利于促进城市的发展。
二、档案数字化工作中的优化策略
（一）加大投入，完善软硬件设施建设
软硬件设施建设是开展档案数字化的基础和前提，因此，要加大资金投入，购置先进的微机、扫描仪、备份磁盘、档案系统管理软件等设施；要加强档案数字化管理软件的研发利用工作，不断改进和完善与档案数字化建设相匹配的档案基础设施建设，以适应档案数字化建设的要求。
（二）加强管理，建立健全管理制度
1.档案数字化制度制定的时候，要对单位内部的实际发展情况进行分析，对国家的相关档案管理法规进行仔细的研究，保证制定的档案管理制度既能符合单位具体发展的需求，也能规范于国家的档案管理法规。
2.数字化管理制度。即是针对档案资源的收录和信息管理，对信息查询与信息利用提供方便，在档案资源录入时应采用同种方式录入，并对同种类型的档案资源放入同一个数据库存储，数据库的资源要进行及时更新，确保档案的时效性。
3.信息化标准。在信息收集和信息格式、信息网站建立中都需要有严格的标准支持，对档案信息管理工作进行统一的设计与规划，从而加强档案网站的规范化管理。
（三）重视人才，加强管理人才建设
首先，要引进不同知识结构的熟练掌握计算机、网络应用技术的特殊人才，进行档案数据管理和系统维护，确保档案数据的开发利用和安全。其次，要合理配备和使用现有档案工作人员，利用他们己有的档案管理经验开展数字化工作，以提高工作效率，少走弯路。最后，要定期对档案数字化工作人员进行业务和软件应用技能培训，不断提高其业务素养，以更好地胜任所承担的档案数字化工作。
（四）强调安全，强化安全管理体系建设
随着计算机网络技术的迅速发展，档案信息安全问题日益凸显，档案数据安全问题应引起高度重视，在档案馆（室）开展数字化工作时，要严格按照国家的规范标准，制定相应的安全保障制度和措施，通过各种手段和技术，提高抗风险能力，建立起完整配套的档案实体安全与数据安全体系，从而排除档案数字化建设中各种安全隐患。
此外，要推进落实网络档案管理平台的建设。当前阶段数字化的档案管理还需要建立专业化的网络档案管理平台，数字化档案管理的本质是要将档案转化为数字化内容进行管理，但如果仅仅将档案内容转化为数字化内容，而不通过网络进行资源共享，则仅仅是将纸质档案中的内容传输到物理媒介中，只是换了个存储的方式，并没有实际的意义。因此，必须要建立专业化的网络档案管理平台。通过这种平台档案管理人员可以及时对相关档案进行管理，用户也可以实现档案的及时查阅，这就使得档案管理的便捷性不断增强。档案网络管理平台的建设是一个较为复杂的过程，在这个过程中，相关部门需要根据单位的特点对管理平台进行规划与设计。同时，充分利用现代化的网络技术，提高平台的运行效率，从而提高档案管理的效率。
档案信息管理制度范文5
二十一世纪是知识经济时代，信息产业对各行各业的产生了巨大的影响。但目前，医院档案信息管理存在缺陷，阻碍和制约了了医院档案资源的开发和利用工作。利用信息技术作为现代化管理手段，提高档案信息管理水平，最大化的发挥出档案在医院建设中的作用，才能变革医院的传统经营模式和服务，切实促进医院健康长远的进步。笔者结合自身工作经验，浅析档案对医院发展的作用，并提出完善医院档案信息管理的几点建议措施。
一、医院档案信息管理的作用
1.医院档案信息资源是医疗工作的保证
在医疗工作中，往往碰到需要紧急抢救的突发事件或是疑难杂症的病例。要在第一时间准确分析病症，使用最佳的治疗方法来挽救生命，就需要档案信息资源的支持，这样医护人员才能在最短的时间里找到以往成功的救护病例所获得的医疗经验。在借助先进的仪器设备和操作技术，及时开展抢救工作。
2.解决医患争端中所发挥的法律依据性作用
医院的档案信息管理中的病历档案已不仅仅是医疗活动的记录，它还为维护医院、医护人员和患者各方面的基本权益保驾护航。实践工作中，出现医疗纠纷在所难免，这时病历档案就能成为司法机关做出法律坚定和判决的法律依据，切实保护医院或是患者的基本权益[1]。
3.可服务全局的融会贯通作用
医院档案信息管理工作，可服务于医院各部门，满足各部门对信息的需求。二十一世纪是信息大爆炸的时代，我们经常发现自己拥有大量信息，但却缺乏对信息整合加以有效利用。医院档案信息管理，能够良好的将各种收集的资料加以整合，在将各整理好的信息资源应用穿插于医院的各部门，达到资源共享，服务全局的融会贯通作用。
4.医院文化建设中的作用
医院档案信息管理不止能为医疗、科研做出贡献，也能将医院的发展历史状况及过程概貌真实地记录下来。因此，医院的文化建设离不开医院的档案信息管理。只有拥有日积月累的医院档案，才能建设出医院独特的文化体系和员工精神，有效激发员工的工作积极性。
二、提高医院档案信息管理的建议措施
1.完善医院档案信息管理的制度
完善的制度建设是提高工作质量的前提基础，如何完善医院档案信息管理的制度？第一，增强档案管理意识。意识决定行为，只有重视档案管理意识，才能树立完善档案管理制度的动力。因此，作为医院管理层，应加强对医院档案管理的重视。第二，熟悉档案工作。对于医院档案信息管理工作者，要熟悉档案管理的工作，在《档案法》的基础之上，结合医院的实际情况，建立健全医院的档案信息管理制度。例如，对于子档案的辨认和判断，医院应从管理层面、业务层面及技术层面建立标准化体系，保证子档案信息的采集、分类和储存等规范化。
2.加强宣传实现档案管理的全员化
在实践工作中，可以开展档案知识竞赛、优秀档案资料展及宣传档案与日常生活和工作的紧密联系等多种形式的宣传工作。加大宣传首先可以从思想层面上提高医院广大职工对医院档案信息管理的重视，让广大医院职工对档案管理从不闻不问到主动了解，从一无所知到有所了解。其次提高各职工干部对档案管理工作的重视程度，促使档案信息管理工作者积极工作，从以往的应付了事转变成积极配合[2]。使档案管理真正落实到位，按国家规定及时立卷归档，有效的确保医院档案信息的完整性。
3.加大基础设施投入，实现档案现代化管理
加大硬件基础设施投入，实现档案现代化管理是提高档案信息管理工作质量的有效途径。在医院档案信息管理工作中，应结合医院的实际经济情况，修建如档案室、阅案室、档案管理办公室等基础设施，配置与档案管理现代化相适应的硬件设备，如计算机、打印机、复印机、除尘器、监控设备等必要的配套设施。除此而外，还应将计算机应用在档案管理方面，对档案的检索、编目、统计等方面大有裨益[3]。
4.建立高素质的档案管理队伍
医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连，而当前医院档案信息管理工作者一般都身兼数职，较缺乏责任心、缺乏相关专业知识，这就使得档案管理一片混乱。因此，建立高素质的管理队伍是当前档案管理工作亟待解决的问题。如何提高？第一，定期请档案管理专家到医院开展讲座，对档案管理人员做技术方面的短期培训。第二，将医院档案信息管理工作者派送到档案管理专业部门进行相对长期的脱产培训[4]。
总之，医院档案信息整个医院的正常运转和长远发展意义重大。因此，在医院档案信息管理工作中，要建立健全档案管理制度，扩大宣传，加大基础设施建设，提高管理工作者的素质，只有这样，才能让档案管理在知识经济时代实现一个历史性的质的飞跃。
参考文献：
[1]唐薇薇.对医院档案信息资源管理的思考与对策[J].中国卫生经济，2004（9）：24
[2]李蓉.医院档案信息的价值与开发利用[J].兰台世界，2009（3）：85
[3]张秀玲.医院档案管理现代化是医院持续发展的重要保证[J].档案，2009（12）：68
档案信息管理制度范文6
关键词：人口信息质量管理制度理论依据现状对策
随着社会不断进步，人员频繁变迁，社会和经济的各个方面都发生了深刻的变革，对信息资源和信息活动的有效管理及利用日益成为提高各种社会活动的功能和效率的重要手段。建立适应新时期人口和计划生育工作要求的人口计生信息管理系统，实现全员人口信息的动态管理，是适应社会需求，转变人口和计划生育工作管理思路、运着机制，增强计划生育优质服务的重要手段，更是准确把握人口发展变化的特点与规律，推进人口计生事业全面发展的具体实践。
一、实施全员人口计生信息管理的背景和理论依据及实际意义
首先，建立人口计生信息管理系统，实施全员人口信息的动态管理是信息时代推动人口和计划生育工作改革创新的重要途径。随着市场经济的深入发展，人口城镇化的速度加快，流动人口逐年增多，人民群众的婚育观念和生育行为呈现多元化趋势，群众对计划生育和生殖健康优质服务需求也不断增长，使得原有的静态管理体制的弊端和不足在实践过程中日益暴露出来，传统的人口和计划生育工作方式和工作手段已难以适应新时期工作的需要。在新形势下，必须坚持改革创新的精神，随着信息时代的到来，信息化建设在不同领域的普及，而大力推进信息化建设，就是推动改革创新的一个重要途径。建立人口信息管理系统，实施全员人口信息的动态管理，为解决人口和计划生育工作面临的新情况、新问题提供了新的途径和手段。
其次，实施全员人口信息的动态管理，是践行科学发展观，转变政府职能，适应社会主义市场经济新体制的客观需要。科学发展观的核心是围绕人的全面发展制定的，而人口问题又是制约全面协调可持续发展的关键因素。要想达到人口与发展之间的理想均衡，实现人口资源向人力资源的转变，必须把人的“体能、技能、智能”三者的合理调配，置于可以接受的状态之下。这就对人口的有效管理提出了更高的要求。人口管理涉及到人类的生产、经济的发展和社会的进步，关系到社会的安定、人力的开发以及人民群众生活的质量。以人为本，实施全员人口信息的动态管理，全面、准确、及时把握人口发展变化的特点和规律，科学分析人口的总体情况、构成、分布、人口素质等人口发展中的一些重要问题以及人口和计划生育工作中各项业务指标的运行情况，正确判断未来影响人口发展的主要因素及其规律，可以为新时期人口和计划生育工作的科学发展提供基础信息支撑，为经济和社会的发展提供可靠的基础依据，为各级政府决策提供科学依据。
当然，实施全员人口信息的动态管理，对新时期稳定低生育水平，开创人口和计划生育工作新局面具有积极意义。 建立以信息化手段为依托的人口信息快速、动态采集机制，实施全员人口信息管理，能够改进工作手段，整合业务流程，促进人口信息资源的开发利用，实现与公安、民政、工商、卫生、教育等相关部门的信息共享，从而提高行政效率和决策水平，改善公共服务质量，真正做到以人为本，实现服务的优质化和人性化、决策的科学化和民主化。
二、全员人口信息管理的主要内容、特点、发展历程及现状分析
《贵州人口计生信息系统》（PIS）是贵州省实施全员人口信息管理一个成功的典范，《贵州人口计生信息系统》等业务软件为其平台，按照“应用主导、完善体制、优化管理、资源共享”的发展思路，以乡（镇）、街道为单位采集、录入、及时变更人口信息，形成了省市县乡四级人口数据库。通过数据库的查询、统计、汇总、分析等功能实现人口和计划生育工作的动态管理。它既包括育龄妇女的生育、节育信息，也包括所有人口的年龄、性别、文化程度、婚姻状况、户口性质、变动状态等信息。
全员人口信息管理具有信息全面、综合、互通、资源共享、信息呈现动态性等特点。信息采集的是所有人口信息，包括户籍人口、常住人口和流动人口，录入的信息包括育龄妇女的各项信息，及全部家庭成员的基本信息和计划生育信息。《贵州人口计生信息系统》涵盖了人口基本信息、人口变动信息、育龄妇女婚姻状况、育龄妇女子女情况、妊娠信息、出生情况、独生子女光荣证情况、技术服务信息、利益导向信息、引导信息、流动人口信息、统计报表及汇总分析等功能，涉及了计划生育工作的主要业务。全员人口信息数据库，上传到省地县三级人口计生部门，各级人口计生部门和公安、卫生、教育、民政、工商等相关部门之间可能互通、共享人口信息数据，进行汇总、分析、查询、掌握和运用。村级每月采集人口变动、出生、技术服务、流动人口、证件办理等方面的信息，并及时录入数据库，实现人口信息的动态管理。
其次，全员人口信息管理具有服务性，它利用数据库的各项信息来服务人口计生业务工作，并结合人口理论来指导经常性工作；利用数据库的统计分析功能，对人口数据按照不同需要收集、整理、分类，并定期不定期地向各级政府和相关部门提供人口信息数据，服务经济社会；利用数据库存的报表统计功能，分析当前人口形式，指导下步人口计生工作。
全员人口信息管理是一个新生产物。20世纪90年代初，计生工作开始利用手工帐卡对育龄妇女的个案信息进行建档管理。乡村两级普遍建立了育龄妇女卡片和育龄群众生殖保健档案，这些信息是计划生育经常性工作的基础信息。手工台帐由于准确性差、效率低、漏洞多，而且基层工作人员工作负荷重，压力大，重复劳动多。为解决这些问题，20世纪90年代末各地先后开始尝试利用计算机进行管理，建设并运行育龄妇女信息系统。由此，人口和计划生育信息化建设开始进入探索、起步阶段。初步形成了人口和计划生育信息化网络构架，育龄妇女信息系统等主要业务系统得到推广应用。1998年《贵州省育龄妇女信息系统》单机版（WIS）系统开始投入使用，全员人口个案信息全部录入系统，完成了计划生育信息的收集、处理、存储、查询、分析、反馈和的信息化，实现了全省部分地区人口数据的省级集中管理，并通过网络在一定程度上实现了计生信息的共享。在运行过程中，针对WIS在实际工作中存在的不足和漏洞，又开发了PIS2.0系统，对系统进行了加密，增强了信息的安全保障，简化了录入内容，减少了操作流程，扩展了原有功能，使用起来更加方便、快捷、灵活。
目前，信息化建设的大力推进，已逐步改变了人口和计划生育的工作模式，实施全员人口信息管理的重要性和必要性也日益凸显，但在推进过程中还存对全员信息化管理的重要性、长期性缺乏足够认识，工作力度不够；缺乏与新职能拓展相适应的信息化支持系统；网络建设和硬件配备不够，信息共享程度低；信息化应用的广度和深度还不够等问题。又由于经济发展水平、人口计生工作基础、软件开发技术升级很慢等因素的影响，各乡（镇）、街道信息化建设参差不齐，严重影响和制约了人口和计划生育信息化建设的总体发展。
三、全员人口信息管理的重要性和必要性。
信息化是提高人口和计划生育管理和服务工作水平的重要手段，实施全员人口信息管理，有效整合信息资源，对人口、经济、社会的发展都发挥着重要作用，能极大地提高工作效率，提高科学决策水平，提高流动人口的管理与服务水平。实行动态化管理，数据准确，变更及时，从乡、县、市、省到国家的各级计生部门利用数据库均可以直接生成各类统计报表和各种需要的汇总资料，可以实时、有效监测人口计生各项指标的运行，并根据各项指标的运行情况来评价一个地方的工作绩效，或是某一政策的实施效果，减少了中间环节，提高了工作效率。而人口信息系统全面、实时的人口信息可以提供并预测人口数量、人口结构、发展趋势及地区分布状况，为应对人口变化对教育、城市建设、卫生、人员就业、社会保障、环境、资源等方面产生的影响，提供真实可靠的数据信息，加大科学决策力度，促进各种资源的合理配置。利用数据库开展人口预警分析，预测人口和计划生育工作的发展趋势，为各级党委政府编制经济、社会发展规划纲要提供可靠的数据，为综合决策提供科学依据。全员人口信息管理，是对全员先进行实际信息的采集，然后进行信息录入，对流动人口实行动态的跟踪管理、全程服务机制。利用流动人口信息交换平台，将访视或生殖健康检查结果与原籍进行平台交流，并对需要回复的信息及时进行预警。促进了流出地和流入地之间快速、便捷、高效联系，加强了对流动人口的管理与服务，提高了流动人口计划生育管理服务率，对转变政府职能，提高服务水平发挥着重要作用。《贵州人口计生信息系统》PIS2.0 中流动人口管理信息系统模块、机构管理模块等业务模块的综合运用，实现了人口信息的个案管理，实现了管理与服务流程的重组优化，使人口和计划生育工作由管理型向服务型、由被动型向主动型转化。实施全员人口信息管理，不但降低了社会管理成本，还加强了职责部门间的工作交流与沟通，同时也达到导地交换，信息共享，实现了流动人口的异地管理、达到了对流动人口管理与服务的优势互补，增强了工作的协调性，提高了管理服务质量，增强了公共服务能力。
四、加快推进全员人口信息动态管理的对策。
准确、全面、及时的信息是实施全员人口信息动态管理的基础，这些信息也是人口和计划生育经常性工作的基础，信息采集者和信息应用者的素质是基础中的基础，加快推进全员人口信息的管理，网络的软硬件建设水平是前提，计算机操作员的业务水平、工作态度和综合素质是关键，严格的规章制度是保障。
加强网络建设，及时对计算机网络的软硬件进行更新换代。要进一步完善县级机关的计算机局域网建设，加强基层的信息化办公建设，充分保证各级计算机网络建设能够适应工作发展水平，紧跟时展步伐。硬件维护方面，要以主机房的硬件保障、更新为主，如PC及外设、网络设备、安全产品设备、主机系统等；软件维护方面，要以系统安全、数据备份、软件更新为主，包括系统及工具软件，应用软件以及针对人口信息化的应用需求所提供的咨询规划、系统集成、培训、运营维护等；网络建设方面，要进行整体远景规划、分布建设实施步骤、完善技术支持及服务。通过突出重点，分清主次，有目的、有计划地推进计算机网络建设。
加大培训力度，提高系统人员的计算机操作技能和信息应用水平。持续推进信息化建设，实施全员人口信息动态管理，人员素质的提高是首要解决的问题。当前虽然大多数人员参加了各种计算机操作知识的培训，或多或少地掌握了一定的计算机操作知识，但是跟人口信息化对人的要求相比，仍然存在着很大差距，精通或熟悉计算机知识及操作技术的人才还远远不够。这就需要加大计算机应用能力的培训力度和普及力度，在一个县最少保证一季度对计算机操作人员培训一遍，有培训教材、培训制度和考试成绩，使系统各级人员都能熟练掌握计算机的基本知识，会利用计算机指导工作，最大限度地发挥出人的创造性和计算机应用的潜力。
实行规范运作，健全信息化建设工作制度。规章制度是信息规范运作的保障。要按照国家《县乡两级育龄妇女信息系统(WIS)管理规范》和《基层育龄妇女信息系统引导工作规范》以及省人口计生委信息化规范建设要求，结合本地实际，建立落实各项信息管理制度，如：以服务信息为主的乡、村两级和服务机构月变更、月反馈的机制，实现育龄妇女信息双向良性互动；建立信息资源共享机制，实现基层计划生育技术服务数据信息化管理以及服务站所与人口计生委信息的共享；建立微机室管理制度、网络中心机房管理制度、信息备份制度、工作日志制度、技术资料管理制度、病毒防范管理制度、微机操作员岗位职责、网络信息安全保密系统工作制度、网络管理制度、设备管理制度、多媒体培训教室管理制度、微机信息引导服务项目、信息保密制度等。
采取有效措施，确保入库数据信息质量。数据质量是人口信息网络的生命，全员人口信息管理的持续推进依赖于全面、准确、及时的信息录入，要通过检查、评估和考核，保证各项规章制度的有效落实。要明确各个环节的责任人及其工作职责，落实采集信息签字制度、数据核查制度、信息录入制度、统计上报制度、档案管理制度。同时，落实奖扶平台工作制度，建立农村部分计划生育家庭奖励扶助制度信息库；落实流动人换信息分析制度、信息交换上报制度、流入及流出信息反馈制度和信息交换登网制度；落实对育龄人口优质服务的电子档案管理制度，如妇科病的筛查档案、0-7岁领证独生子女健康检查档案、出生缺陷干预档案、新婚夫妇的培训档案、避孕药具的发放档案等。
