档案管理基本理论范例6篇

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档案管理基本理论

档案管理基本理论范文1

一、学生课程成绩与毕业论文档案资料特点

在高校,每一个学生都有自己的成绩单,都要提交一份自己的毕业论文(少数专业学生没有毕业论文要求)。学生课程成绩与毕业论文是反映教学效果和质量的重要档案资料,两类档案资料的显著共性特征是学生身份信息唯一和明确具体,体现在每位学生的学号具有唯一性。在教学进程中,这两类档案资料的时间属性也很明确,学生课程成绩每学期都有记载,毕业论文在本科学制最后一学期提交归档。此外,学生课程成绩具有私密性、调用频率高等特性;毕业论文属于学生科研成果,成果归属权清晰,学校有对成果进行使用的权利,除保密论文外,一般毕业论文均具有开放性,可供其他人和机构查询。毕业论文还具有页码多、图表字数多等特点,纸质档案占据较大的保存空间。归纳和理解学生课程成绩和毕业论文档案资料特点,是开展档案管理和编研工作的基础。

二、以身份信息为支点的档案组卷及双重管理

传统的常用的成绩档案和毕业论文档案组卷方法是采用入学年度与院系别(专业)相结合如组卷方法,或者采用以毕业年与院系别(专业)相结合的组卷方法。例如:××学校××级××院系(专业)学生成绩册(毕业论文),××学校××届××院系(专业)学生成绩册(毕业论文)。由于受到院系、专业调整和更名的影响,受到办学模式多样化的影响,受到学分制和学籍异动等影响,这种组卷方法具有一定的弊端[4]。

就目前高校教学档案管理的实际而言,学生成绩和毕业论文一般都采用了纸质档案和电子档案双重管理,但这种双重管理还存在不少问题。例如:学生成绩电子档案一般依托高校教务管理部门的教务管理信息系统,学校档案馆无权调阅;学生成绩电子档案虽然采用了学号查询入口,系统也具有一般的统计汇总功能,但对学生课程成绩的统计分析功能开发的软件还远远不够,难以满足教学管理的较高级需求;毕业论文电子档案一般是做成光盘,或者简单存贮在院系教学管理工作者计算机硬盘中,不利于长期保存、扩充内容和查询浏览。这说明,目前的所谓教学档案双重管理还仅仅是初步的、分离的档案保存,不能充分体现纸质档案管理和电子档案管理各自的优势,不能满足档案管理的要求和用户服务需求。

因此,建立以学生身份信息为支点的档案组卷及双重管理值得深入探索。朱惠钰,刘美娟(2001)提出,在新生入学时候,教务管理部门可以建立一个学号姓名及身份证号对应的数据库,实现使用学号或身份证二选一的查询方式。以学号为支点组织成绩档案,形成的案卷题名为:××学校学生成绩总册(学号范围),把学号与档号一起贴在案卷脊背上排架,一目了然,有利于快速准确调档[4]。同时在教务管理信息系统中,建立以学号或身份证入口的查询界面,在主字段学号目录后面,添加更多的其他信息子目录,例如:姓名、院系、专业、学期、班级、课程名称、课程性质、授课教师等,充分实现多维学生课程成绩数据分析的功能,为做好档案编研工作打下基础。谭玲玲等(2009)把整个学生成绩档案信息化管理分为五大功能模块,即成绩录入、成绩查询、成绩修改、成绩分析、成绩输出,每一个功能模块下面又设立若干子模块,共计11个子模块[5]。在毕业论文电子档案信息化管理过程中,杨焕海(2007)提出了基于web的高校毕业论文档案管理信息系统设计方案,对系统分析与结构、关键技术,以及系统实现进行了论述,提出的系统具有录入、修改、查询、浏览、编审、检索和汇总等功能[6],该毕业论文电子档案管理信息系统也是基于学生学号关键身份识别信息而建立起来。以学生身份信息为支点,可以把纸质档案和电子档案对应联系起来,实现双重管理。同时,利用计算机网络信息的强大技术,可以最大限度地体现教学档案的价值。

三、学生成绩与毕业论文档案的编研要点

档案编研工作是档案部门以馆藏档案为主要对象,以满足社会利用的需要为主要目的,在科学研究的基础上,编辑史料,编写参考资料,参加编史修志及撰写专门著作的工作。它是一种主动提供或报道档案信息,为学校和社会服务的形式。档案编研工作是档案管理的重要环节,是充分开发档案信息的有效手段。高校档案编研工作应立足于服务学校,做好选题规划,体现学校特色[7],对于反映教学效果和教学质量的学生成绩和毕业论文,学校和院系档案管理工作者可充分利用纸质档案和信息化电子档案,选择一些关键选题,开展教学档案编研工作,供教学管理者和教师参考,便于了解教学质量状态,进一步改进教学工作,加强高校内部教学质量监控。例如:对于学生课程成绩,可选择的编研题目有全校公共课大学英语、高等数学、计算机基础等课程的一次性考试通过率;英语四级六级通过率;班级大面积不及格课程分析;学生学籍异动警示分析等。对于学生毕业论文,可选择的编研题目有结合教师科研和生产实际题目的比例;历年选题的重复情况分析;不同职称教师指导学生人数情况分析;本科毕业论文质量分析等。

学生课程成绩和毕业论文是重要的教学档案资料,是学生学习历史的记载。对其开展科学管理和编研工作,不仅有利于实现一般的快速查询功能,还能实现纸质档案和信息化的电子档案优势互补,弥补档案管理中存在的不足之处,充分挖掘和利用该类档案的价值,便于为用户提供优质档案服务,为改进教学和教学管理,提高教学质量提供优质档案服务。

参考文献:

[1]张含卓,欧雪梅.加快高校教学档案信息化建设的思考[J].华北煤炭医学院学报,2011,13(3):427-428.

[2]钱爱华.高校教学档案分类探讨[J].安庆师范学院学报(社会科学版),2010,29(12):100-103.

[3]王玉武.网络环境下高校教学档案管理工作浅析[J].黑龙江档案,2011,(5):52.

[4]朱惠钰,刘美娟.浅谈高校学生成绩档案组卷方法[J].浙江档案,2001,(12):25.

[5]谭玲玲,邹妙玲,谭年元.基于教务网络管理系统的高校成绩管理的探索与实践——以湖南工程技术学院为例[J].湖南医科大学学报(社会科学版),2009,11(3):190-192.

档案管理基本理论范文2

书记员文秘专业知识

专业培养目标:培养掌握文秘基本理论和操作技能,了解和掌握相关法律知识,从事法律文秘业务的高级技术应用性专门人才。

专业核心能力:法律文秘操作技能。

专业核心课程与主要实践环节:刑法概论、民商法概论、行政法原理与实务、诉讼法概论、应用写作、法律文书、秘书学基础、档案学基础、社会学基础、网络技术与办公自动化、电子信息管理、社会调研、应用文写作、秘书业务训练、办公自动化设备使用、文秘业务综合实训、毕业论文等,以及各校的主要特色课程和实践环节。

就业面向:国家机关、企事业单位、法律服务部门的文秘及相关岗位。

本专业培养具有必备的法学和文秘专业的基本理论知识和法律职业岗位文秘工作技能的复合型高等应用性专门人才。

主要课程:法理学、宪法学、刑法学、民法学、文献检索、司法笔录训练、书记员工作概论、档案管理、法律文书训练、现代汉语与基础写作、秘书理论与实务、计算机与应用。

修业年限:基本学制三年,最长修业年限五年。

培养目标:本专业主要培养具备法律事务执业能力、掌握秘书技能、会英语、会电脑的应用复合型人才。学生毕业时,要求取得国家秘书职业资格证书。

主要课程:大学英语、英语视听说、专业英语、秘书实务、档案管理、企业管理概论、法律文书、民法、行政法与行政诉讼法、合同法、国际经济法、公司法、税法、电子商务、商务谈判、沟通技巧、多媒体技术应用、网页制作等。

专业特色:注重塑造形象、提升品味;注重强化实践教学环节,培养学生复合型多元化的职业能力。

职业前景:学生毕业后,既能胜任各类企事业单位的法务助理工作,又能从事法庭助理、书记员、律师助理职业,还能从事各类企事业单位的行政助理和商务管理工作。本专业就业面广,适应性强,并有潜力成为高级管理人才。

培养目标和要求

(一)培养目标

培养拥护党的基本路线,法律文秘专业第一需要的德、智、体、美全面发展的高技能人才和高素质的劳动者,学生应在掌握专业必备的基本理论知识和专门知识的基础上,重点掌握从事本专业领域实际工作的能力、技术和技能,具有良好的职业道德和敬业精神。

(二)素质、知识和能力基本要求

1. 素质基本要求

坚持党的基本路线,努力成为中国特色社会主义的建设者和接班人;树立正确的世界观、人生观、价值观,具有辩证唯物主义和历史唯物主义思想;诚实守信,团结合作,遵纪守法,爱岗敬业,具有高尚的社会公德和职业道德;具有本专业的基本理论知识,掌握本专业的高新技术和技能;养成正确的审美意识、审美情趣和美感,具有一定的认识美、欣赏美和创造美的能力;积极向上、心理健康,具有自我调控、建立和谐人际关系的知识与技能;积极参加体育锻炼,养成良好的卫生、生活习惯,具有一定的体育健身知识和技能,身体素质达到国家大学生体质健康标准。

2. 知识基本要求

(1)掌握语言文学类、政治哲学类等基本知识。

(2)掌握法律专业知识、文秘方面基本理论和基本知识,其中包括办文、办事、办会方面的基本方法和基本理论。

(2)掌握管理学、秘书心理学的基本理论和基本知识。

(3)掌握民事诉讼、刑事诉讼等程序的基本知识。

(4)掌握办公室管理、档案管理的基本理论与基本知识,懂得档案和信息处理的基本规则和法律法规。

(5)掌握公共关系、社交礼仪的基本知识和基本规则。

(6)掌握法律公文及其它常用应用文的写作知识。

(7)熟练掌握计算机的理论知识,能运用现代化办公设备进行法律文秘事务运作。

3. 能力基本要求

(1)熟练运用汉语语言的能力,其中包括心领神会的能力、口头表达能力、法律咨询、中文写作能力。

(2)运用法律文秘知识进行办文的能力。

(3)运用法律文秘知识进行办事的能力。

(4)运用法律文秘知识进行办会的能力。

(5)具有较强的法律文书制作和公文处理能力。

(6)运用法律和文秘的基本理论知识从事法律文秘运作的能力。

(7)运用基本法律知识进行法律咨询、司法调解和解决一般法律问题的能力。

(8)公关活动策划能力和人际沟通、接待协调能力。

(9)运用计算机进行办公事务处理、法律秘书实务活动的能力。

(三)证书要求

1.获取相应的普通话等级证书。

2.获取全国大学生英语应用能力考试B级以上证书或大学四极以上证书。

3.获取全国高等院校计算机等级考试二级证书或劳动部门计算机操作中级以上证书。

4.秘书资格证书。

5.争取获得汽车驾驶证书。

6.争取获取法律秘书相关等级证书。

就业岗位(群)

高职院校法律文秘专业是为司法行政机关,检察院、法院、基层法律服务部门及社会输送熟练掌握法学基本原理、具备文秘业务能力、富有创新精神的“应用型”、“技能型”、“管理型”等职业人才。本专业学生应在具备文秘专业知识、法学基本理论和专业知识的基础上,重点掌握从事法律文秘业务的基本技能,具有较高的思想政治觉悟、良好职业道德、优良的警务素质的综合职业技能人才。

毕业生主要从事行政机关、企事业单位的秘书,文书处理,档案管理和公关工作,办公室事务工作,会议组织和服务工作,协助领导处理政务、商务及日常事务工作。亦可从事公检法等部门的法官助理、检察官助理、书记员、公证员,律师事务所的律师助理,法律服务所、企业法律顾问处的司法文秘,乡镇、街道办和社区的法律服务人员,也可从事国家机关、社会团体的法律秘书培训和法律文秘教学工作。

主要课程介绍

1.秘书学概论

该课程为专业必修课程,在整个学科体系中居于提纲挈领的地位。主要讲授秘书职业的性质、特点、能力要求和工作内容,及秘书职业的国际发展情况。目的是让学生熟悉秘书日常工作程序及相关工作方式、方法,具备较强的实际操作能力,成为从事秘书工作的实用型人才。

该课程的前修课程为《管理基础与实务》;相关后续课程为《秘书实务》;后续教学环节是参加中高级秘书资格证考试。

2.秘书实务

该课程为专业必修课,以培养学生办会、办事、办文、办活动为核心的管理服务技能为目的。主要讲授秘书工作的实际操作的技能与技巧,通过秘书案例教学和项目载体教学,以能力本位精神贯穿教学过程,从而使学生全面掌握秘书实务的各项内容、工作程序、方式方法,强化学生的各种现场处理技能,以适应企业、商务、机关使用单位专职秘书岗位的工作需要。

该课程的前修课程为《管理学》、《秘书学概论》,后续课程为《办公室实务与管理》;后续教学环节是参加中高级秘书资格证考试。其中80%的学生须考取初/中级秘书资格证书。

3.文书学概论

该课程为专业必修课,以培养应用型、操作型文秘人才为目标。通过文书学基础理论知识的讲授和相关技能的训练,使学生掌握文书和文书工作的基本知识,并按照公务文书的形成、运转、立卷、归档的工作程序,使学生掌握文书工作的基本技能和非纸质公文的基本知识,具备在基层党政机关、企事业单位从事公文处理、信息管理的业务素质和工作能力。

该课程系《秘书学概论》、《秘书实务》相关后续课程,是对秘书学的专业细化。

4.管理学基础

该课程为专业基础课。主要讲授权市场营销的管理、战略和策略,结合营销实践,进行具体的操作和策划活动,提高学生的理论和实践能力。并使学生了解现代企业管理中的组织设计与流程管理、决策、计划、控制、创新管理以及管理沟通与管理信息活动的组织等,逐步使学生树立起重要的现代企业管理意识和管理观念,提高管理的决策能力。

该课程为《秘书学概论》、《秘书实务》、《档案管理实务》的基础

5.法学概论

该课程为专业基础课。主要讲授一般的法,特别是当代中国社会主义法的产生、本质、特征,形成作用、发展、制定和实施等概念、原理和知识。通过该课程的学习,帮助学生掌握法学的基本概论、原理和知识,帮助他们增强社会主义民主和法制观念,使学生形成关于现代法律的基本理念和价值,具备对法律以及法律现象进行较深层次的分析思考和判断能力,为在实践中准确理解和运用法律打下良好的理论基础。

该课程为后续课程《法律文书》打下基础。

6.法律文书写作

该课程为专业必修课。主要讲授各类法律文书的概念、功能、内容、格式和写作要领等基本的写作知识。包括公安类法律文书、检察类法律文书、法院审判类法律文书、监狱执行类法律文书、公证类法律文书、仲裁类法律文书、司法鉴定类法律文书以及诉状类法律文书的相关内容。通过学习使学生在具备法律和写作基本知识的基础上,熟练掌握公安、检察、审判、仲裁和监狱工作以及律师业务工作中各种法律文书的写作方法和技巧,培养学生的应用法律操作技能。

该课程的前修课程为《基础写作》、《应用文写作》相关课程。

7.民法原理与实务

该课程为专业必修课。主要讲授民法的调整对象,民法的理念,民法的基本原则,民事法律关系,民事法律行为,,诉讼时效,人身权,物权,所有权,共有权,用益物权,担保物权,债权,民事责任。培养学生熟练掌握民法的基本概念、基本理论和主要制度,受到法学思维和民法学实务的基本训练,具备运用民法学知识分析和解决民事法律问题的基本能力。

8.刑法原理与实务

该课程为专业必修课。主要讲授刑法的概念、性质、体系、解释、制定根据、任务、基本原则和适用范围;犯罪的概念、构成、特殊形态以及正当防卫、紧急避险;刑罚的概念、目的和种类,量刑和刑罚制度;类罪、节罪特别是种罪的概念、构成特征、罪与非罪、此罪与彼罪的界限、法定刑。培养学生运用刑法理论并根据刑法规定分析和解决实际刑事案件问题的能力。

9.办公自动化

该课程为专业必修课,以培养现代秘书计算机信息运用技能为目的。主要讲授办公自动化的涵义、办公自动化系统的功能和模型,以及Windows 98、Word2000、Excel2000、Powerpoint等软件实际应用技能。通过课堂讲授和实际操作,使学生在网络上进行各种操作并建立简单的局域网技术,具备运用网络处理信息技能,掌握现代化通迅技术和文件处理之电传、复印、自动检索、微机处理、电视摄录及中英文打字等技能。为他们将来进入中小型企事业单位能迅速适应办公自动化环境打下良好基础。

该课程终结考核要求是通过省计算机一级考试。

10. 知识产权法

该课程为专业必修课。主要讲授国际及我国知识产权法发展的现状及相关规定,讲授著作权法,商标法和专利法的有关理论和知识,尤其是商标专用权的法律保护以及专利权的法律保护。通过学习,使学生了解知识产权法的基本知识和理论,国际、国内知识产权的现状,掌握著作权法、专利法、商标法的调整范围和特征和知识产权法的主要法律规范,增强他们分析和处理有关知识产权问题和案件的能力。

11.行政诉讼法学

该课程为专业必修课。主要讲授行政法、行政诉讼法与国家赔偿法的基本概念、特征,理解行政法、行政诉讼法与国家赔偿法的基本原则、制度与规则,掌握行政法、行政诉讼法与国家赔偿法的基本原理,培养学生能够运用相关原理解决和处理行政事务及行政争议的能力。

12.劳动法

该课程为专业必修课。主要讲授劳动法学的基本理论、基本知识和基本概念,尤其是我国现行的劳动法的基本理论、基本制度、基本原则,培养学习者运用所学的劳动法理论和知识以及劳动法律、法规、政策来分析和解决现实生活中的实际问题的能力,能运用所学的知识保护劳动者的合法权益,维护社会主义市场经济的劳动制度。

该课程为《法理学》、《商法原理与实务》、《经济法学》相关法律学科的后续课程。

档案管理基本理论范文3

关键词:档案管理;档案工作;真实

1 如何保障档案的完整与真实

档案完整与真实性问题是档案学的基本理论问题之一。由于档案是人类社会历史发展中对时事有意保留的记录,而非事后撰写,它形成的特殊方式比其他资料更为真实。因此,档案的完整与真实是档案的生命。如今,我们研读档案文本,其实是对形成者意识到的历史 真实更为充分和理性的再理解过程,同时,我们再理解的主观意识也受到我们所处的社会环境和自身的认知能力的制约,所以,我们所理解到的事实,也只能是离历史自身的真实更进一步的、相对的真实。

1.意识的规范

档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维,是文件的形成者对有保存价值的文件进行及时归档保存的自觉意识,是人们对档案的重视程度,以及在利用档案时对档案的保护意识,是一种将个人行为与档案的相关内容结合起来的一种信息素养。档案意识也是开展依法治档的一项重要内容。全员档案意识的培养需要档案人员积极推广,通过普及档案知识鼓励全员参与其中。档案意识增强带来的效果就是,查找资料首先想到的地方就是档案室(馆)。档案意识落实在行动上就是注意收集、认真整理、严格保管、热情服务。

2.利用法律法规和制度进行约束

2.1法制保障

《中华人民共和国档案法》简称《档案法》,是国家为加强对档案的收集、整理、有效保护和利用,为现代化建设服务而制定的法律。《档案法》具有普遍性,对全体社会成员具有普遍的约束力,任何个人或者组织违反《档案法》,都必须承担相应的法律责任。当前,《档案法》宣传力度不够,社会档案意识和档案法制意识还未深入人心,档案工作的性质、意义与作用仍不为社会各界所认知,《档案法》不能有效落实。

2.2制度保障

规章制度是单位内部的“法律”,是维护公平、公正的有效手段。档案工作者不仅要遵守法律、法规,还必须要遵守本单位的规章制度。编制合理的规章制度要结合本单位具体情况和自身特点,应遵循以下原则:(1)规范性。在国家和地方的法律法规政策指导下,制定相应的管理制度、业务规范和行为准则进行规范管理。(2)科学性。档案管理各个环节应符合档案学基础理论和技术要求,科学制定标准化、规范化业务规范。(3)保密性。在制作、收发、传递、使用、保存、销毁各个环节制定相应的管理规定和实施细则,明确在一定时间内只限一一定范围的人员知悉的事项范围和行为规范。(4)安全性。做好“九防”管理。同时,保证网络环境下使用及传输安全。

2 如何更好地发展档案管理信息化

1.转变传统的档案管理模式,把实体管理变为信息管理

随着现代化管理技术和设备的引进,特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境,现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前,档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要,从实体档案管理转变为对信息资源的管理,以信息为管理对象,对形成的各种门类的档案进行数字化加工,利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源,档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值,它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益,使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。

2.建立有效的信息系统,充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化,就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统,为此,档案管理部门要做好以下几项工作:首先,改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程,使之适应档案信息管理的需要;其次,依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次,在信息系统中建立完善的内部控制制度,确保档案的安全。

3.在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用,新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现,提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆(室)建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题,档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

4.提高档案工作者的专业素质,实现档案管理的科学化

首先,档案管理者必须具有多元化的知识结构,现代科学成果在档案管理中的大量运用,迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识,其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识,它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次,全面掌握档案专业知识,如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次,从档案管理现代化发展趋势看,档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、M行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习、相关知识,上级档案管理部门要积极创造条件,有计划的选送档案管理人员进行深造,进行离岗培训,还可以采取以老带新、以强带弱的办法,互帮互学等建立复合型人才群体和梯队型人才结构。

5.提高档案工作者的信息安全素质,实现档案管理的安全化

随着信息化时代的到来,新领域、新门类、新载体档案不断涌现,给档案工作者在素质上提出了更高的要求,同时,我们深刻认识到档案管理工作历来是一项重要的基础性工作,档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性,要把工作的着力点转向未来,深化服务意识,树立以服务促管理,以管理完善服务的观念,充分发挥档案管理的综合功能,更新服务观念,拓展服务领域,改革服务方式,大胆探索,努力实践,使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。

6.档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平

人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下,实现信息的公开与信息最大程度的利用。对档案信息化建设而言,这一目标也具有非常重要的指导意义。档案信息化建设是一个过程,在这一过程中,伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化,档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整,档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此,在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前,认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

档案管理基本理论范文4

充分、合理、安全地使用石油地质电子档案要实现石油地质档案信息化,就必须建立有效的石油地质档案管理计算机信息系统,为此,档案管理部门要做好以下几项工作:首先,改进和规范在应用计算机条件下石油地质档案管理工作流程,使之适应石油地质档案信息管理的需要;其次,依据石油地质档案处理流程来进行石油地质档案信息化系统软件功能设计;最后,在信息系统中建立完善的内部控制制度,确保石油地质档案的安全。在石油地质电子档案使用过程中,首先是应注意石油地质电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展,石油地质电子档案涉及范围迅速扩展,数量也急剧增加,特别是计算机网络化的快速发展,随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击,确保石油地质电子档案的安全。其次是石油地质电子档案的真实性问题。在目前的实际工作中,由于从石油地质档案电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统,不能实现系统间的直接链接,目前无法保证石油地质档案电子文件元数据完整归档,多数石油地质电子档案与其相对应的纸质石油地质档案之间未建立统一的管理方法;储存石油地质电子档案选用的载体不耐久等原因,影响了石油地质档案的完整性、可靠性,从而影响了石油地质档案的真实性。

二、在石油地质档案信息化

建设过程中必须重新思考石油地质档案管理的原则、理论与方法由于现代信息技术在石油地质档案管理中的运用,新的石油地质档案管理理论、方法和原则等不断出现,提出了一些石油地质档案基本理论从未遇到过的新问题。如石油地质档案管理机构的职能与石油地质档案工作体制的变化问题、石油地质档案管理人员的业务素质问题、石油地质电子档案的鉴定问题、石油地质电子文件数据管理问题、在数字档案馆(室)建设中的问题、石油地质档案工作参与企业信息化建设的问题等等。对这些在石油地质档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题,石油地质档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

三、提高石油地质档案工作者的专业素质

实现石油地质档案管理的科学化现代化的设备需要人来操作,石油地质档案工作信息化需要人来实现。石油地质档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求,现代化知识将成为每一位石油地质档案工作者知识构成的要素,同时,也深刻地影响石油地质档案工作队伍的结构和石油地质档案管理人员的知识结构,因此,建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的:首先,石油地质档案管理者必须具有多元化的知识结构,现代科学成果在石油地质档案管理中的大量运用,迫使石油地质档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识,其中尤为重要的是计算机、档案学等学科的知识,它们对石油地质档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次,全面掌握石油地质档案专业知识,如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。最后,从石油地质档案管理现代化发展趋势看,石油地质档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。石油地质档案管理人员必须不断学习相关知识,上级石油地质档案管理部门要积极创造条件,有计划的选送石油地质档案管理人员进行深造,进行离岗培训,还可以采取以老带新、以强带弱的办法,互帮互学等建立复合型人才群体和梯队型人才结构。

四、提高石油地质档案

工作者的信息安全素质,实现石油地质档案管理的安全化对于信息化环境中的石油地质档案管理工作者,信息安全素质是指在网络环境中管理石油地质电子档案的信息安全的意识和能力。石油地质档案信息安全是现今石油地质档案管理工作的生命线,研究石油地质档案管理者的素质,有利于拓宽石油地质档案管理保护领域、发展石油地质档案管理的理论研究;完善石油地质档案信息安全管理体系。促进石油地质档案信息化建设和石油地质档案管理事业的健康、有序、可持续发展。随着石油地质档案信息化的改进,新领域、新种类、新载体石油地质档案不断出现,给档案工作者在素质上提出了更高的要求,同时,深刻认识到石油地质档案管理工作历来是企业一项重要的基础性工作,石油地质档案工作的责任感即石油地质档案工作者要认识到石油地质档案事业发展的必要性,要把工作的着力点转向未来,深化服务意识,树立以服务促管理,以管理完善服务的观念,充分发挥石油地质档案管理的综合功能,更新服务观念,拓展服务领域,改革服务方式,大胆探索,努力实践,使石油地质档案管理工作真正成为促进企业科研生产发展和全面进步的重要保证。

五、石油地质档案信息化

建设的最终目标是提高石油地质档案信息管理和服务的水平推进石油地质档案信息化进程的理想目标是在建立良好的石油地质档案信息基础设施的前提下,实现石油地质档案信息的公开与石油地质档案信息最大程度的利用。对石油地质档案信息化建设而言,这一目标也具有非常重要的指导意义。石油地质档案信息化建设是一个过程,在这一过程中,伴随着石油地质档案信息技术水平的提高及其在石油地质档案管理中应用程度的变化,石油地质档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整,石油地质档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此,在石油地质档案信息化建设中必须认识长远并立足当前,认真解决石油地质档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

六、总结

档案管理基本理论范文5

关键词:档案;信息化;建设

档案的作用有多方面,概括起来最基本、最重要的是凭证作用和参考作用。档案是机关工作必须查考的材料;可作为生产活动的依据和参考;可作为科学研究的必要条件;也可作为对群众进行宣传教育的生动素材;是维护国家、集体、个人权益的法律保证。

信息社会应当进行档案信息化建设,它对于信息社会具有重要意义。一方面,信息社会中的大量信息最终要转化为档案。另一方面,信息社会的发展需要充沛流畅的信息,对档案信息的需求与日俱增,档案信息具有来源的社会性、内容的可靠性等特点,于国民经济和社会发展密切相关,被视为“信息资源之源”的档案信息,在信息社会中必将受到社会进一步的重视。

档案信息化建设对档案事业发展意义重大。通过信息化建设,可以改变档案工作原有的内向的、单一的档案收集、整理、加工、利用的管理方式,借助和依托网络等新的信息传递方式和信息服务手段,实现主动的、超越时空的信息服务,从而促进档案管理工作从传统的手工管理方式向现代管理方式转变,利用网络技术等新兴的信息技术对档案信息进行更高层次的管理。例如虚拟地将全国的档案信息整合为一个整体资源,档案信息的集中利用程度明显提高。这既提高了档案的管理水平,又提高了档案的利用率,减轻档案部门在提供阅览条件、安排接待人员等发面的压力,有助于提高社会对档案的重视,扩大档案信息的利用空间。

同时,档案信息化建设也将面临着极大挑战。例如,面临安全性、保密性、文件与档案主管部门源头多等诸多问题。特定利用者不清楚馆藏档案的方位,使档案信息的“供”与“需”严重脱节,造成档案信息资源不能真正做到资源共享。

1 档案信息化建设的基本战略是档案信息标准的制定

随着档案信息化建设的推进,档案信息标准的制定为档案管理制定了方针政策,使档案管理有章可循。尤其是我国加入世贸组织以后,为更好地与世界接轨,我国引进了大量的档案信息标准,为档案信息化建设提供基本保障,如美国有关档案信息的标准总量已达60余项。档案信息化建设的牵引与推动力是档案信息需求标准的制定。

2 在档案信息化建设中构建档案信息标准体系

为保证档案信息化建设的科学、高效发展,应该使档案信息标准体系的构建的档案信息化建设的核心。

档案信息化建设的实践表明标准须先行,而其中档案需求标准的制定已成为档案信息化建设的牵引力与推动力。如国际标准化组织专门制定了《ISO 22310:2005信息和文献――描述文件管理需求标准指南》,为推动档案信息化建设的顺利进行,满足一致性和互操作性需求。

3 档案信息化标准的建设注重以业务应用为基础理论研究为指导

标准是科研与最佳实践的良互成果,是国际档案信息化的建设发展的源动力。先从标准制定实践的角度来看,各国国家标准有都来源于本国各地档案信息化实践及其相关标准,而国际组织制定的标准直接来源于各国档案信息化实践及其标准。

档案管理基本理论范文6

关键词:档案教育 中外对比 问题 对策

1、中外档案专业教育比较

1.1 教育性质和培养目标

教育培养目标是教育目的的具体化,教育性质与目标是培养合格人才的要求与标准,是专业人才培养的具体质量规格。教育性质与培养目标在宏观上体现教育目的对人才质量的共同要求,微观上体现专业的培养任务以及社会用人市场的专业需要。

(1)美国、英国、中国档案教育的性质和培养目标

美国、英国侧重于培养应用型人才,档案专业教育以研究生教育为主,没有档案专业本科教育,硕士生培养强调能力的培养。美国档案学硕士研究生教育是一种职业发展型硕士研究生教育,一个重要特点就是偏重实用和经验性,以社会需要为出发点。

中国档案学专业本科培养目标可以定位在具有系统的档案学基本理论知识和政务信息管理的基本知识,具备一定的政治素质和文化修养,掌握应用数学技术的基本技能,能在政府机关、企事业单位,以及各种信息机构从事档案文件管理、信息管理和信息服务的复合型、创新性、实用型人才。

(2)小结

美国、英国的档案学教育是一种高起点、高层次的教育,生源起点高、质量好、专业背景多元化。反观我国,档案学教育的起点多为高中毕业生,学生除了要学习专业课程,还要有一半的时间学习非专业课程。

1.2 教育结构

(1)美国、英国、中国档案教育结构

在体系层次上,美国、英国档案教育以研究生教育为主。在办学形式上美国、英国的档案教育主要有以下几种:正规教育、继续教育、岗位培训。我国档案教育机构主要从纵向和横向两个角度来划分。从纵向上,可分为高等档案教育和中等档案教育;横向机构,可分为学校正规教育和成人在职教育。

(2)小结

中国档案教育的主要特点是层次齐备,有利于实现教学层次的整体连贯性和培养学生扎实的专业功底。美国与英国档案教育层次的突出优点是起点高,这种情况下,档案专业的学生在具备较为丰富和全面的知识基础上再接受专业化的档案教育。

1.3 课程设置

(1)美国、英国、中国档案教育的课程设置

《美国档案高等教育大纲》由美国档案工作者协会2002年上半年最终审定,之后在全美档案教育机构推广执行,其核心内容是课程设置与教育基础设施,最大的创新之处是建立了新的课程体系。英国档案专业课程内容丰富,理论与实际结合得比较密切,最终的成绩都通过理论考核与实践给予综合评定。

我国的档案学本科课程已经初步建立了自己的专业主干课程体系,由八门课程组成,分别是:档案学概论,档案管理学,文书学,科技档案管理学,档案文献编纂学,档案保护技术学,中国档案事业史,档案管理与计算机。我国档案学硕士研究生的课程没有统一的全国性的课程设置指导意见,人才培养的规格差异很大。

(2)小结

通过以上的比较可以看出,课程设置与培养目标密不可分。由于在对档案学科的定位、历史文化传统、档案现代化水平和档案工作的重点等方面存在区别,我国与美国、英国在课程体系设置上存在诸多不同,主要体现在以下几方面:

首先,在课程结构上,英美两国的专业课程比例小,我国档案专业的课程设置比例较高。其次,在教学内容上,欧美国家实用性强、技术性强的课程占主要地位,我国理论性、文史类的课程为主要部分。第三,在教学方式上,英、美国家注重师生的双向交流,我国仍以单项交流为主。

1.4 师资建设

(1)美国、英国、中国档案教育师资建设

美国的档案教育工作者大多是兼职的,多由学校所在地档案部门的高级专业人士兼任,专职教师屈指可数。从事档案工作的人员多是一些博学之士,他们大多具有双学士学位,文化水平比较高,并且具有丰富的档案实际工作经验。英国档案教育师资以专职教师为主,教师队伍比较稳定。

中国的档案专业教师大多是专职的,既是教学的骨干,又是科学研究的主力军。一般是在接受了一定程度的教育后就直接进入学校从事教学,很少有教师是直接参与档案工作的,实践经验较为缺乏,同时,也鲜有档案馆的馆职员兼任档案专业教师一职的。我国有一支阵容较为强大的档案教育师资队伍,并且档案专业教师的学历层次在逐步提升。

(2)小结

美国的档案工作者一般都是接受过良好教育的博学之士,理论水平和实际操作能力俱佳,进可从事档案教学工作,退可从事档案实际工作。而我国档案学教师专业教师多为专职,往往仅长于理论研究,而自身实践经验较为匮乏,极少有学力较低的档案工作者从事教学工作。

2、我国档案专业教育发展的新思路

2.1 确定高层次、实用性的培养目标

档案学专业人才培养目标应体现当代人才培养的动态趋势,应德、智、体、能全面发展,具有适度的超前性。它应该使受教育者在全面素质提高的基础上,既掌握现代科学技术知识,又具备综合的业务能力,实现由“三基”(基本理论、基本知识、基本技能)向“四基”(基本理论、基本知识、基本技能、基本素质)的实质性转变,真正体现知识、能力、素质于一体的人才培养规格。

2.2 保持与完善档案教育结

经过分析,我们可以看出,我国已建立了比较完整的档案教育体系,这就可以满足不同层次档案人员的需求。一门学科,只有其层次齐全,多方位发展才能称其为完善,仅有其中一个高层次,是不能达到该学科蓬勃发展的目的的。为此,我们应继续做好各个层次结构的档案教育工作,有计划的大力发展中专、职业高中教育,积极促进高等教育改革,不断加强档案工作者的职业培训与激励,运用多种形式广泛提高民众的档案意识,保持我们的学科优势,使档案学教育蒸蒸日上。

2.3 建立内容丰富、联系紧密的课程体系

课程结构应是一个有机体,而不是拼盘,应硬化课程的基础结构,特别是核心课程结构,应形成一套相互衔接、相互补充、不断深化的一体化的课程体系。在课程设置上主要应从以下三方面着手:第一,应在原有的基础上优选优质课程,保持、巩固和深化档案学的核心主干课程。第二,应及时增加与数字技术和政务相关,以及档案信息化方面的内容。当前,必须选择与档案信息化发展密切相关的新颖性、实用性课程。第三,应增加一些反映学科交叉和学科创新的内容,如应用文写作、行政管理学、中国政治制度史、知识产权法、人力资源管理等。

2.4 建设高素质的师资队伍

首先,高等学校要在机制上给予保证。以科学技术发展为先导,及时调整教师培训的目标。确立新的教师培养计划,实行目标责任制,把应接受培训的教师分期分批组织他们到全国名牌大学或国外著名院校接受高层次的学历培训或进修,同时学校还应充分开发利用本校的资源,在校内进行培训,采取以老带新的办法,通过教育科研、教学研究等渠道来逐步提高教师的知识水平和业务能力。其次,引进一些复合型知识人才,加强电子文件、数字档案管理等方面的教学和科研力量。第三,所有档案专业教师必须在教育理念、知识更新、教学方法等方面改革创新。

2.5 密切档案学教育与档案职业的联系

建立中国档案职业资格认证制度,不仅是提高我国档案工作水平、改善档案人力资源建设状况的一项重要举措,而且必将推动我国档案教育的深化发展。档案职业认证制度建设是档案工作专业化建设的需要,同时也是推动我国档案教育发展的根本动力。在相关岗位实行资格认证,可以控制不懂档案专业的人员对档案专业职位的占据,使档案专业的毕业生有机会脱颖而出,营造出一种有利的就业环境。

2.6 促进研究、教学和实践的良性循环

首先,应更新高等档案学教育的理念,着重培养学生的创新精神和创新能力,充分调动学生的主动性和积极性,促进学生主动探究、自主学习,实现自我价值。其次,实现师生互动式学习,改革经验型教师“填鸭式”和“灌输式”教学方法,较多地采用启发式教学方法,在师生平等对话的教学过程中,配之以有创造性的设计,提高学生学习的积极性和主动性。再次,积极吸纳学生参与教师的科研开发项目,培养学生的科研开发能力。最后,带领学生多多参与档案工作、电子文件管理以及政务信息管理实践活动,培养学生实际动手和设计能力。

2.7 走国际化档案教育改革之路

可以这样说,没有哪一个国家是在完全封闭,与外界隔绝的条件下进行自己的档案学教育的。档案教育改革是一个国际性课题,是世界潮流,借鉴他们的经验,学习他们现代化的教学内容、研究课题肯定会受益非浅。同时,我国的档案教育改革也一定不能忽视市场的需求。这一点在英国、美国教改的指挥棒作用是很大的。教育改革应对人才市场需求进行调查并作科学预测,以此来制订培养目标,构建课程体系,改革教学内容。

参考文献

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