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知识产权类档案范文1
【摘要】医院知识产权档案不仅详实地反映了知识产权的创造、运用、保护和管理活动的全过程，也是医院利用知识产权、维护自身合法经济权益的重要依据和凭证。医院知识产权档案工作在医院管理中有着不可忽视的作用。基于此，本文结合医院实际情况将从明确知识产权档案的建档内容及收集范围、创新收集模式及归档技巧以及如何高质、高效地开发利用档案等方面进行论述。
【关键词】医院 知识产权档案 档案管理 开发与利用
doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2014.11.056
广东省中医院历来重视科技创新，医院从没有一个专利著作发明到现在已有117项，在这一过程中产生了大量的创新成果申请和授权过程中公开的权利要求书、部分专利证书、作品登记证书等知识产权类档案材料，如何妥善管理该类档案成为必须思考和探索的问题。广东省中医院自2008年建立综合档案室以来，非常重视知识产权档案的收集与管理，在开发利用方面做了大量工作，如编写院内制剂产品档案、专利档案、著作权档案的简介及研发记录等。本文结合医院实际情况将从明确知识产权档案的建档内容及收集范围、创新收集模式及归档技巧以及如何高质、高效地开发利用档案等方面进行论述。
1界定建档内容，明确收集范围
医院知识产权档案是指医院或医院工作人员运用其聪明智慧在知识产权创造、运用、保护和管理各个环节具体活动的真实记录［1］。世贸组织对知识产权的界定分为7种：①版权；②商标权；③地理标识；④产品外观设计；⑤专利；⑥布图设计；⑦未公开的信息（商业秘密）［2］。我院知识产权项目主要有专利权（包括发明专利、实用新型专利、外观设计专利）和著作权（包括计算机软件著作权、作品著作权）两大类，为此，我院根据实际情况，将专利类档案和著作类档案作为知识产权档案的建档内容。
知识产权档案的归档范围决定了档案建设的方向，结合综合性中医院的特性及建档内容，明确档案收集范围分为两大块：
一是专利类档案，主要包括：专利项目(产品)的科研、申请、实施等全过程的等环节形成的有保存价值的文件材料，如科研创造活动中产生的发明创新方案、技术构思、试验数据；专利权申请、授权过程中向专利审批机关递交的申请文件、专利受理授权通知书、专利证书；专利权转化实施过程中产生的各种合同协议及专利权保护维权事务中产生的文件资料。
二是著作类档案，主要包括：著作的申请、审核、登记、出版、发表等文件材料；实物样本或模型；著作的开发任务书、分析说明书、鉴定验收报告、用户手册等纸质文档以及各类合作合同、委托合同、项目任务书等申请、审核、登记（如登记证书）等的文件材料及光盘。
2改变收集模式，创新归档技巧
知识产权档案的收集工作，不仅需要依托科研处进行系统收集，还需要其他部门的大力配合。我院充分发挥科研处的主导作用，综合档案室进行监督指导， 实行统一管理、部门立卷制度，将知识产权文件材料的收集纳入科研处、相关部门的职责范围，明确收集范围。同时充分利用现代信息手段，通过登陆国家知识产权局、专利之星专利检索系统、中国版权保护中心、中国版权在线等查询资料的办法，全面收集专利类、著作权类材料。
知识产权档案的归档工作不是“知识产权+档案”的简单叠加，而是其有机融合［3］。因此在对知识产权档案进行归档时，要充分按照文件材料的形成过程、形成特点开展归档工作。知识产权档案按其形成过程可划分为：准备申请阶段、申请阶段、审查阶段、授权与维持阶段、维持过程中的其他材料、费用收据［4］。我院在对知识产权档案进行整理的过程中，重点关注各阶段材料的内在联系，将收集材料分为：申请文件类、审查文件类、证书类、费用收据类、其他类。归档时按照档案类别编写案卷目录、卷内目录，以文件特征进行立卷，按文件形成时间进行排序，统一录入档案系统，实现信息化管理。
3加大投入力度，充分开发利用
3.1建立健全档案管理制度，保障档案管理的标准化、规范化
标准化、规范化是医院档案管理的基本工作机制，知识产权档案作为医院档案的重要组成部分，只有建立健全档案管理制度才能保证知识产权档案的现代化、有序化、健康化发展。基于此，医院综合档案室建立健全了医院知识产权档案的收集、管理、鉴定、保管、利用等各项管理制度，使医院知识产权档案的管理工作有章可循、有理可依，以确保整个管理活动能够得到有效控制和有序进行。
3.2提高档案管理人员专业水平，确保归档材料的高质、高效利用
医院知识产权档案具有明显的阶段性、成套性、专用性等特点，在对知识产权档案进行管理时档案人员要充分了解和掌握知识产权文件的形成规律和形成特点，这就对档案管理人员的专业性、业务素质等提出了更高的要求。因此，必须对档案人员进行知识产权知识培训，熟练掌握有关法律、专业理论知识，确保归档材料的齐全、完整、有效。
3.3组织专人开展档案编研工作，开发档案的利用价值
医院综合档案室组织开展知识产权档案的编研工作是医院知识产权档案利用的一个重要方面。 大力开展知识产权档案的编研工作，可以大大减少原始档案、文件的直接利用， 将隐藏在其中的价值充分挖掘出来，满足利用者的需求，变要我服务为我要服务，变被动服务为主动服务［5］，使档案的管理职能向利用、服务和科研职能转变，提高科研工作选准起点，避免低水平重复。为此，医院通过编写知识产权档案研发记录、医院知识产权档案简介、知识产权档案专利证书汇编，或在医院网站开设知识产权档案栏等方式，从而将“隐性知识”有效地转换成“显性知识”，为社会提供学术借鉴。
3.4加快信息资源整合步伐，满足查阅利用需求
为了更好地为医院服务，在做好知识产权纸质档案管理的同时，应建立知识产权档案数据库，完善档案信息网络服务功能［6］。我院从整合资源、形成优势、发挥作用的多角度出发，首先建立了知识产权档案目录数据库，将各部门的相关档案统一纳入综合档案室的档案信息管理平台，提高档案的查全率、查准率；其次对常用的、非密性质的开放类档案实现全文的数字化，满足查阅利用需求，以便更好地发挥档案的服务利用功能。
3.5定期举办宣传教育活动， 加强档案的普及力度
医院知识产权档案是一类新档案，档案数量少、归档材料少，但作用很大，尤其是在医院的名誉、利益受到损害时，它是最好的法律凭证，因此必须加强知识产权档案的普及力度。我院综合档案室应收集、整理的专利类、著作类档案，举办院内的“知识产权宣传日”活动，普及知识产权档案知识，使全院职工认识到知识产权是组织或个人对其智力成果依法享有的专有权利，增强全院职工做好知识产权档案管理工作的自觉性。
实现医院知识产权档案的规范化管理是一项需要长期推进的系统工程，也是充分开发利用其档案价值的前提条件。因此，医院应当重视知识产权档案的规范化管理，只有不断提高认识，重视医院无形资产档案的开发，只有不断完善管理办法，充分借助知识管理的方法和系统，医院才能真正保护和发展自己的知识产权，才能将蕴涵在知识产权档案中价值转换为社会生产力，更好地推动医院综合实力的提升。
参考文献
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中国揭示胰腺癌者G代谢机制
因高葡萄糖水平可导致氧化应激、促进肿瘤发展，约85%的胰腺癌患者会罹患葡萄糖（G）耐受不良甚至糖尿病。硫氧还蛋白结合蛋白(TXNIP)是一种活性氧(ROS)调节因子，参与维持硫氧还蛋白(TRX)介导的氧化还原调节。
知识产权类档案范文2
知识产权是国?H贸易的重要组成部分，加强知识产权保护有利于国际贸易的长足发展，是“一带一路”沿线国家跨国合作档案编研的重要保障。国家知识产权局局长申长雨在2015年全国知识产权局局长会议上指出，要通过知识产权工作支持“一带一路”核心区发展，积极参与创新驱动发展战略顶层设计。“一带一路”战略涉及65个国家和地区，知识产权环境复杂，各国知识产权运用及管理水平的差异，使他们在知识产权保护问题上产生了碰撞和冲突。如何合理运用知识产权为“一带一路”跨国合作档案编研保驾护航，是值得档案界关注的问题。
一、“一带一路”背景下跨国合作档案编研知识产权保护的重要意义
（一）保护国家战略机密和利益不受侵害的有力措施
档案编研部门同国外档案机构合作编研或多或少地会涉及各国战略机密和利益。例如，在和俄方档案机构开展合作汇编时，战略文件的合作编研会涉及国家战略机密，在开展编研前如果和俄方商议好著作权的归属并签署合作协议文件，就可以通过知识产权的保护，有力保障中俄合作编研的顺利开展，保护中俄双方的国家战略机密和利益不受侵害。
（二）保护著作权归属的迫切要求
一般来说，在一国国境内根据该国法律取得的著作权，原则上只在该国境内有效，不受其他国家法律的承认或保护。如果著作权人希望自己的权利在其他国家也得到保护，只能根据其所在国与其他国家签订相互保护知识产权的条约或者两国之间采取的对等保护原则来获得，并按照其他国家的法律规定重新办理手续后取得知识产权。随着欧洲专利组织、欧亚专利组织、东盟知识产权合作组织的建立，以及知识产权国际条约的签订，知识产权的地域性原则在一定程度上有所松动，呈现国际化趋势。但是，还没有完全打破知识产权地域性的界限。因此，明晰跨国合作档案编研著作权的归属，可以避免侵权等国际纠纷的产生，维护著作权人的合法利益。
（三）实现编研成果效益最大化的保障
以企业在具体项目工程和科研、开发、生产为跨国合作档案编研的选题，其成果能够带来更大的经济效益和社会效益，如中国在和“21世纪经济带”沿线国家印度、缅甸、孟加拉、巴基斯坦等国档案部门合作编写《基建工程简介》，就可以利用和参照工程图纸的有关数据。利用者通过查阅编研成果，可以节省查找相关档案资料所花费的时间和精力，为其他工程建设合作起到示范作用。
二、“一带一路”跨国合作档案编研知识产权保护中的各项权利
“一带一路”跨国合作档案编研知识产权保护涉及著作权、商业秘密权、专利权、信息网络传播权。其中，由于商业项目秘密合作方主体清晰明确，较少涉及知识产权的纠纷。对此，本文重点对著作权法、专利权及信息网络传播权进行详细阐述。
（一）著作权
《中华人民共和国著作权法》第十三条规定，两人以上合作创作的作品，著作权由合作者共同享有。构成合作作品的要素：一是共同创作人的合意，即对共同创作作品的行为以及后果有明确的认识。二是共同的行为，创作作品并不要求共同写作，进行其他创造性劳动（如口述、修改定稿）都属于共同创作。同时，汇编作品由汇编人享有著作权，但行使著作权时，不得侵犯原作品的著作权。尽管《中华人民共和国著作权法》有涉及编研成果应受到相应保护的规定，但是编研成果的著作权归属目前仅适用于某个国家或一定区域，并不适用于各个国家。因此，跨国合作档案编研的归属仍然需要根据各国国情和各国著作权法加以明晰。
（二）专利权
目前，中国与“一带一路”沿线沿海国家的专利合作领域较窄，如东南亚地区专利合作的众多领域中表现最为突出的3个技术领域分别为：声像技术、计算机技术和半导体技术。中蒙俄的专利合作主要集中在电信和数字通信技术领域。张明倩在《中国与“一带一路”沿线国家跨国专利合作特征研究》中，用欧洲专利局开发的全球专利数据库数据分析了专利合作成果的分布，其中中国与“一带一路”沿线国家在机械零件方面为数不多的专利合作成果主要分布在中东欧地区。如何对有可能申请专利的档案进行编研或对已经申报专利的档案进行编研，是“一带一路”跨国合作编研的新课题。在开展编研前需要注意：一是对已经申报专利的科研成果档案进行编研，必须获得专利权人的同意，将其必须公开的内容，摘编成独立的专利文摘。二是由于申请专利的技术一般是没有公开过的技术，具有独创性，一旦公开就不能再次申请同样的专利。因此，对具有创新意义并有可能申请专利的科技成果档案的开发要慎重，以免因破坏独创性和新颖性而影响专利申请。
（三）信息网络传播权
编研成果数字化是跨国合作档案编研未来发展的一大趋势。数字化的档案编研成果通过网络传播，不得侵犯权利人的信息网络传播权。如果合作方的数字化档案编研成果在公共网上提供利用，则必须经得合作方著作权人的同意，否则是对权利人信息网络传播权的侵犯。同时，虽然跨国合作编研成果数字化是正当合理的行为，但是也必须保护作品的完整权，注明著作权人姓名与作品名称，并尊重作者的署名权、修改权。
三、“一带一路”跨国合作档案编研知识产权的保护策略
“一带一路”涉及65个国家，实施跨国合作档案编研知识产权保护，不仅要保证编研的整个流程，包括选题、选材、编辑和排版，及时规避侵犯知识产权的法律风险；而且要厘清待编研的档案是否存在著作权、公布权、商业秘密权、专利权等知识产权问题。
（一）“一带一路”背景下跨国合作档案编研的国内知识产权保护策略
1.逐步完善跨国合作档案编研知识产权相关的政策法规。跨国合作档案编研知识产权的保护与政策法规引导息息相关，跨国合作档案编研知识产权政策法规应立足我国国情，以建立和维护良好的贸易投资环境和公平竞争环境为宗旨，进一步形成既与国际接轨，又符合我国国情的涉外跨国合作档案编研知识产权保护法律法规体系。此外，还需将有效的理念贯穿到政策法规中，注重编研成果共享，规范编研成果著作权、专利权等监督程序，真正实现政府高效的指导功能。
2.创新档案编研，提升我国企业竞争力，增强知识产权内在驱动力。档案编研是一项系统的文化工程，必须坚持开拓创新，合理编制，充分调研，潜心研究，以质取胜的工作方法。具体来说，一是要将跨国合作档案编研的选题范围涵盖至“一带一路”沿线国家基础设施、基建、物流、旅游等方面。二是各类编研成果要以图文并茂的形式向企业传递相关技术的运用方法及管理经验等资源，提升企业竞争力。三是面向企业，充分发挥编研成果的效用，提高产品的科技含量和附加值。
3.建立高效的跨国合作档案编研知识产权风险防范机制。“一带一路”战略实施过程中不可避免地会存在知识产权侵权风险。为防范这些风险，要实时进行知识产权的追踪、评估，做好著作权、专利权等知识产权预警分析，当风险发生时，学会利用司法手段和谈判策略化解风险。同时，通过与合作国签订编研合作协议、保密协议、知识产权权属协议等，构筑外围防御。针对含有申请专利的编研成果，构筑对其是否可以公开和公开核心技术范围的防御。
4.制定和实施档案编研人才战略，加强对“一带一路”跨国合作档案编研知识产权课题的研究。建立“一带一路”跨国合作档案编研知识产权智囊团，展开对“一带一路”跨国合作档案编研知识产权课题的系列研究。?n题研究是否深入，成果是否丰硕，与档案编研人员信息素质密切相关，在很大程度上依赖于档案编研人员对信息的敏感度和获取利用信息的能力。因此，档案编研人员应努力做到一专多能，具备基本的文字功底以外，还要具备文献学、编辑学、英语及知识产权等基础知识。这样才能从各国相关政策法规、知识产权发展状况、知识产权文化环境、行业发展状况入手，组织专门的档案编研人员进行深入研究，为我国制定跨国合作编研的相关政策法规提供建议，为创新主体编研合作建言献策。
（二）“一带一路”背景下跨国合作档案编研的国际知识产权保护策略
1.认真理解《世界知识产权组织公约》，明晰知识产权国际环境。在逐渐融入知识产权国际大环境的前提下，我国同“一带一路”沿线国家合作编研属于国家之间共同的编研成果，不必向有关当局再申请著作权。除了著作权外，中国关于跨国合作档案编研涉及的公开权、专利权、商业秘密权等知识产权的有关法规都应先达到国际知识产权保护的最低要求，再逐步与世界先进保护知识产权条款接轨。
知识产权类档案范文3
[关键词] 电子商务 档案服务 知识产权
电子商务在英文中主要有两个词与之对应;EB(electronicbusiness)、EC(electronic commerce)。EC又称狭义的电子商务(亦称电子交易)，在世界贸易组织(WTO)及其成员国讨论电子商务的政策性文件中就使用EC。EB又称广义的电子商务(亦称电子业务或电子商业)，由IBM公司于1997年第一次正式使用，是许多IT 企业和学者支持的观点。联合国经济合作和发展组织(OECD)认为：电子商务是信息的电子交换，从而支持和管理商务活动，包含企业间、企业和消费者间的商业交易。
电子商务档案提供利用服务的过程中，部分内容会涉及到知识产权保护方面的法律规定。知识产权是一种无形的财产权，它是指智力创造性劳动取得的成果，是由智力劳动者对其成果依法享有的一种权利。这种权利包括人身权利和财产权利。档案是社会组织或个人在社会实践活动中产生的，具有保存价值和利用价值的原始数据、信息和知识的记录。档案从其材料的形成到档案的形成，整个过程中都凝结着形成者和管理者的辛勤劳动与智慧结晶。因此，档案当然也是知识产权。
下面，从电子商务与知识产权保护的内在联系，档案利用服务中的知识产权保护两个方面进行系统分析。
一、电子商务与知识产权保护的内在联系
电子商务与知识产权存在着内在的、密不可分的联系，这已成为一个不争的事实，主要体现在以下几个方面：
1.电子商务的核心问题是“数据信息”，知识产权法律制度是保护信息的一种法律工具。电子商务的核心是“数据信息“，在构成电子商务的四种“流”中，“信息流"是最基本的、必不可少的。
2.知识产权产品已成为电子商务中的一种主要交易对象。随着知识经济的临近，已经出现了知识产业，即以人才和知识等智力资源为第一要素配置的产业，就是通常所讲的高科技产业和版权产业，也可通称为知识产权产业。
3.电子商务为知识产权的获得提供了一种新的途径。在电子商务的影响下，一种新的获得知识产权的途径――电子申请也已问世。
二、电子商务档案服务中的知识产权保护
档案机构利用数字技术和网络技术对电子商务档案进行处理和传递时，可能使原本在知识产权法规之下比较平衡的知识权益关系受到冲击。因此，在电子商务档案服务中，注重知识产权保护是一个不容忽视的问题。
1.数字化。所谓数字化是指把各类信息，包括数字、文字、声音、图形、图像等输入计算机系统转换成二进制数字编码的技术。1995年9月，美国在《知识产权与国家信息基础设施》中明确规定：“作品的数字化属于复制行为。”我国的《关于制作数字化制品的著作权规定》第二条明确界定：将已有作品制成数字化制品，不论已有作品以何种形式表现和固定，都属于《中华人民共和国著作权法》所称的复制行为。
2.数据库。世界贸易组织、世界知识产权组织和伯尔尼公约都把数据库作为汇编作品予以保护，亦未明确赋予数据库独立的法律地位，而是将其作为版权法意义上的作品进行保护。欧盟《数据库指令》对数据库给予了明确的界定：“数据库是指以系统或有序的方法编排的、并可通过电子或其他方式单独访问的独立作品、数据或其他材料的集合。”
3.网络化。现如今，网络宽带建设风起云涌，分发存储发展迅猛，网络技术不断进步，网络瓶颈节节打通，使得网上信息飞速增长，人们可以通过网络实时地传递、交换和共享各种信息。档案部门当然也不能落后，有了数字化和数据库的强有力基础，数字化后的档案信息完全可以通过网络来进行传播，从而达到档案信息资源全方位地共建共享。
三、档案服务升级的措施构想
在电子商务氛围下，传统的档案信息服务模式，已不适应现代信息技术的发展，电子商务档案服务质量还有待提高。
1.健全法规体系。从档案利用方面来看，目前的利用服务工作主要是根据《档案法》和《档案法实施办法》来指导具体工作，但对档案利用服务中的权利和义务关系，以及与知识产权法律的关系处理，缺乏具有可操作的规定。
从知识产权方面看，首先，我国的立法和国外的立法有差距，甚至有矛盾，因此会造成混淆，遇到问题不知道到底用哪个标准，因此要同国际接轨，实现标准一致。其次，知识产权法中有关档案利用方面的规定有待细化，对一些诸如档案复制权等问题的忽略，会导致档案工作的知识产权保护无法可依。
知识产权类档案范文4
1档案收集过程中的著作权保护
目前档案收集主要依靠接收、购买、捐赠以及寄存等四种方式，以接收方式收集来的档案，其来源主要国家机关、团体单位等机构，对于这类档案来说，其所有权及著作权均归国家所有。以购买方式收集的档案，主要是档案管理部门支付征集费用从集体组织或个人手中购买所得的，对于这类档案的归属权是属于档案管理部门所属的机构团体，但是其著作权仍然是属于原著者的。以捐赠方式获得的档案，一般情况下档案馆所拥有的是档案的实体所有权，其著作权仍然归原著者所有；但也有部分的捐赠者将所有权与著作权均捐赠给档案馆。以寄存方式收集的档案，档案馆对档案只是代为保管，并不拥有档案的所有权和著作权。在档案收集过程中，为了避免著作权纠纷的发生，对于向档案馆捐赠、寄存的档案中享有著作权的档案，相关单位和个人对著作权的转让提出具体意见并形成文字协议。如果在档案的捐赠和寄存过程中，如果存在著作权转让的问题，档案馆需与转让单位或个人签订规范的契约文本。
2档案史料编辑公布过程中的著作权保护
档案馆的一项重要的工作是通过对馆内的档案进行整理、编辑使其形成系统化的档案信息，以便为用户提供系统化的信息参考服务。档案馆在进行档案史料编辑公布的过程中，需严格按照国家的相关规定，保护著作权人的著作权，维护其著作权益。当档案馆将整理编辑的档案史料以盈利目的进行出版时，一定要征得著作权人的同意，并对其支付相应的报酬。当档案馆要进行档案史料公布时，要对其公布形式及公布结果进行考虑，使其与《著作权法》中的相关规定相符，合理使用公布权。在档案史料编辑公布的过程中，对于国家所有档案，只有国家授权的档案馆或相关机构才有权利进行公布；对于集体或者个人所有的档案，可在遵循国家相关规定的前提下，由所有者对其行使公布权。
3档案利用过程中的著作权保护
我国颁布实施的《档案法》中明确指出：“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见，档案馆应当维护他们的合法权益。”这一规定与知识产权保护的核心原则是高度一致的。档案馆应当对享有著作权的档案或者是由规定契约的档案，对其著作权以及档案中有关的限制内容进行标记，以便使用者在查阅、参考这类档案时，能够按照有关规定进行，避免著作权纠纷的发生。同时查阅、参考档案的用户，要严格按照相关规定，在合理范围内利用档案。对于受到著作权保护的档案，用户在使用过程中，需对著作权人的姓名、档案名称以及出处进行表明，严禁侵犯著作权人的合法权益。
4档案行业管理过程中的著作权保护
知识产权类档案范文5
一、名牌产品、专利产品、拥有自主知识产权产品档案（以下统称产品档案）是企业生产、经营的重要依据，各企业应建立产品档案，加强对产品档案的管理。
二、产品档案是企业在产品开发、生产过程中形成的真实记录，是重要的原始信息资源。企业应实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统和安全，以利开发利用。
三、产品档案的管理是产品开发和产品生产的重要组成部分，是企业生产管理活动的重要环节，企业应把产品档案的管理与产品开发计划、生产管理紧密结合起来，实行产品档案与产品开发、产品生产的同步管理。
四、企业应建立健全各项档案管理制度，采取有效措施，保证产品技术文件按时归档。新产品开发应在试制、鉴定后3个月内将应归档的文件材料整理立卷，集中归档。电子文件及与之相应的纸质文件一并归档。
五、企业与高等院校、科研机构联合开发研制的产品，在产品试制、鉴定后3至6个月内，将有关协议、合同，随同产品技术文件一并归档。
六、企业购买的专利产品、专利技术，应将有关产权转让协议、合同，随同专利产品档案、专利技术文件一并归档。
七、企业有关专利产品专利技术申报、科技成果申报和审批及奖励等文件，随同产品档案一并归档。
八、企业应指定有关部门负责档案工作，统一管理企业各类档案，指导督促文件形成部门做好归档工作。任何人不得拒绝归档。
九、企业应加强对档案的安全保管，设置专用的档案库房，实行专人管理，防止知识产权和商业秘密的失泄密。
知识产权类档案范文6
一、电力设计院的档案管理现状
1.档案的开放和利用程度较低
目前，为了保护知识产权，电力设计院档案实行严格的保密制度，仅对内部人员提供开放，并且对档案开放流程有严格的规章制度，大多数企业不提供公开信息的集中查阅服务。只是对一部分资料、文件、图纸等档案实行开架阅览的方式，需要办理手续或者持有效证件，才能查阅所需要的相关档案信息。虽然程序并不繁琐，但是所涵盖档案的范围十分有限，这使得档案的开放程度并不完全。
在开发利用方面，虽然档案门类齐全、结构合理、内容广泛，但是大多数员工对这些档案的重视程度不高，缺乏创新意识，不能更深层次的发掘档案资料的经济价值，也无法实现广泛利用。这种方式在很大程度上限制了档案资料的作用和价值受损，这也导致了档案的利用程度较低，无法使档案通过开发和利用产生更好的经济效益和社会效益。
2.管理水平处于低水平建设
电力设计院可以运用计算机进行档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等日常管理工作，绝大部分企业都将纸质档案转换为了电子文件，由于人力、物力和财力的限制，一些企业无法开展各种深层次的档案整合工作，没有建立档案的内部循环闭路系统，也没有通过调节手段达到资源的平衡传输。虽然在设计院内部的各部门都已经存放了相应的电子数据，但是没有实现档案资源的有效整合。也没有建立各级单位共享的档案信息数据库，不能够有效地开发和传递档案信息。也不能正常地发挥档案的整体功能，这也使得电力设计院档案的管理水平处于低水平重复建设状态。
3.信息化程度发挥有限
由于实施全面的信息化档案管理程序繁琐，需要耗费大量的人力物力，成本过高，再加上一些电力设计院的领导对档案的集中管理不重视，导致电子档案收集不齐全、不及时，极大影响档案的信息化。企业关于信息化的制度不健全，导致员工对电子档案的归档缺乏热情和责任，认为电子档案存档后复制、利用太方便了，自己的知识产权得不到保护。
4.知识产权转变措施缺乏可操作性
一些电力设计院在将档案转变为企业知识产权的过程中，虽然也出台了一些制度，但是，具体的操作措施缺乏实际可操作性。对于档案切入点和着力点和最终转变为知识产权的目标不匹配，不能够对取得的成果进行深入的开发和利用。
二、完善电力设计院档案管理的对策建议
1.以档案收集为基础，开展信息化、数字化知识管理
电力设计院需要明确档案收集的意义，宣传档案管理的重要性，确保档案可以齐全、完整、安全归档，以便为企业开展知识管理提供必要的保障。通过建立信息化、数字化的操作流程，促进档案工作和业务技术工作朝着知识管理目标健康发展。
2.提高档案现代化信息管理程度
建立和健全档案管理制度，从收集、整理到全程归档，运用现代化的信息手段，将原始资料和技术材料转变为多种方式保存备查，提高档案管理的自动化程度，加强集中统一领导原则，强化科学的档案管理意识，有效地开展档案的审查、验收工作，做好档案的集中管理，以保档案的安全、准确、及时利用，为利用者快速、准确地查阅所需档案提供必要的保障，以实现资源共享、确保档案安全。
3.开发利用数字化的档案信息资源
按照档案数字化的指导思想，进行档案数字化的开发研究，从档案需求的细化分析入手，通过科学合理的手段，降低档案数字化成本，通过创新更多的开发和利用档案信息资源，使纸质照片、影片等载体上的档案向电子文档、数据库转移，完成档案的数字化任务。
4.发挥档案信息系统建设的效益
通过构建电力设计院档案信息系统，整合档案信息资源，发挥出系统建设的效益。通过技术创新，建立数字档案馆系统，实现档案资料的跨库检索和集成服务，开展网络化与智能化服务，达到知识资源化管理目标，实现企业知识的一体化管理、集成管理。
5.使档案最大可能的享有知识产权
整合档案信息资源，关注知识的情报性价值、现实价值与利用价值，利用法律手段，使其最大可能的享有知识产权，通过构造全方位的知识产权管理系统，开发和实现档案资源的最大效益，加快档案专利化进程。
6.构建智能化、信息化的档案管理体系
努力开展档案管理模式改革，通过实施档案全面管理程序，实现档案管理体系标准化，采用现代技术手段，建立档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库，尽可能多的将档案资料智能化、信息化，为综合开发打好基础，实现信息共享。
