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采购档案管理的重要性范文1
关键词：民办高校;招标;档案管理;措施
民办高校在迅速发展过程中，各类教育教学设备投入不断增加，民办高校招标采购工作内容日趋增多。民办高校招标采购工作是学校管理工作的重要内容之一，是保证学校教育教学、科学研究、人才培养任务目标实现的前提。在招标采购的过程中，招标档案积累的数量逐步增多，科学、合理的做好招标档案的管理工作，是保证招标采购工作规范开展、有效实施的重要途径。做好招标档案规范化管理，是服务学校教育教学发展的重要方式，是衡量民办高校管理水平、管理能力的重要标准。招标档案作为民办高校招标活动的重要历史记录，是民办高校各项招标采购活动的真实反映，在民办高校档案管理工作的重要组成部分。因此，招标档案规范化管理是民办高校必须要给予充分重视的内容。
一、民办高校招标档案管理的现状
招标档案是招标项目具体实施及验收执行的依据，是对招标项目完整、真实的历史记录，是不断完善民办高校招标体制、实现招标采购工作规范化的重要环节。虽然很多民办高校都建立了符合自身实际的招标采购制度，并建立了相应的招标采购档案管理制度，但在实际实施过程中，缺乏具体实施的机制，对招标采购档案管理工作没有给予足够重视，存在较多的问题，主要表现在以下几方面：
（一）招标采购档案管理制度有待健全
各民办高校根据国家相关规定及自身实际，建立了档案管理制度，并形成自身的档案管理体制。但招标采购档案管理制度存在一定的真空，在制度层面不健全，招标采购部门与学校的档案管理部门缺乏有效的沟通，在招标采购档案材料移交归档时，经常出现档案材料不全的问题，这为日后的档案管理、查阅、利用带来很多问题，没有实现档案应有的作用。同时，由于很多民办高校负责招标采购工作的人员是兼职，对招标采购档案管理重视程度不够，责任心不强，对档案的搜集、整理、归档工作不熟悉，容易造成档案材料的丢失。因此，从制度层面完善招标采购工作内容，强调招标采购档案管理的重要性，形成相应的问责机制，确保档案材料的完整、真实、有效。
（二）招标采购档案管理人员业务能力有待提高
招标采购工作本身是一项系统性、综合性、复杂性的工作，从采购申请提出、招标文件的制作发售、招标会召开、招标项目的评议确定、合同签订、合同执行、合同内容验收、招标采购项目材料的整理归档等，涉及诸多方面，这就对招标采购档案管理人员提出较高要求，具备较高的综合素质，不但要对招标采购的各项制度、程序、实施方式等熟悉掌握，而且要具备坚实的档案管理知识和技能，熟悉档案管理的各项要求。但是，目前很多民办高校招标采购档案管理人员都是兼职从事此项工作，没有固定的专业档案管理人员进行招标采购档案的管理工作，部分民办高校的档案管理人员学历较低，专业水平有限，这给招标采购档案管理工作产生较大的困难，没有形成招标采购档案规范化管理模式，档案管理的随意性较大，无法充分发挥档案的历史鉴证的作用。重视招标采购档案管理人员素质的提高，是民办高校适应我国高校快速发展的客观要求，同时也是民办高校自身档案管理建设的必然要求。
（三）招标采购档案管理手段有待完善
招标采购是一项系统性的工作，每一项采购都会形成大量的纸质档案材料。每一项采购发售的招标文件都具有时效性，要求投标单位在规定的时间内容做出投标的响应，这些都是通过纸质材料进行反映，保证招标采购的公开、公平、公正原则得以实现。但纸质档案材料的保管在现实中存在的最大问题就是保管年限问题，由于纸张在经过长时间保管后，容易出现字迹模糊、纸张断裂、粉碎的现象，会出现重要数据、资料丢失的可能。因此，必须利用信息化的手段保证招标采购档案材料完整有效，同时提高查阅效率。
二、民办高校招标采购档案管理的对策
（一）健全招标采购档案管理制度
民办高校招标采购档案内容主要涉及学校货物、工程、服务三大类，要保证招标采购档案管理的科学、规范、有效，必须健全民办高校档案管理制度，从学校层面完善档案管理制度内容，从具体业务部门层面完善相应的招标采购档案管理措施，对不同层次档案管理人员的职责予以明确;健全相应的监管、安全保密、奖惩等制度，形成有效的问责机制，提高档案管理人员工作的积极性、主动性及责任感，实现招标采购档案管理工作的制度化、规范化操作，确保招标采购档案材料的连续性和完整性。
（二）提高招标采购档案管理人员业务能力
招标采购档案管理人员业务能力的高低决定着档案管理水平的高低，档案管理的任何一个环节都离不开高素质的管理人员，而招标采购档案管理工作又是一项系统性、综合性、复杂性的管理工作，要求从事管理的人员要具备较高的业务能力，具备相关的业务知识，具有较强的工作服务、责任意识。
首先，要有具备较高的业务能力。业务能力的高低是在工作过程中不断积累、不断提升的，是一个循序渐进的过程。不论是学校档案管理部门还是具体招标采购业务部门，都要重视档案管理人员业务能力的提升，以此保证档案管理工作的有效开展。
其次，要具备相关的业务知识。做好招标采购档案管理工作，需要通过不断的学习，掌握档案管理相关的知识和技能，并且在工作过程中要认真思考，深入研究，不断创新工作方法和思路，提高业务技能，既要掌握档案管理的理论知识，又要熟悉、掌握有关招标采购的业务知识，具备较高的综合业务素质和能力。
再次，具有较强的工作服务、责任意识。档案管理工作是一项服务性的工作，要积极主动的做好档案管理和服务工作，不论是档案材料的搜集、整理、装订、归档，还是档案材料的借阅、保管工作，都要严格按照相应制度执行。同时，又要具有较强的责任意识，确保招标采购档案材料的安全。
三、结语
招标采购档案管理工作是一项综合性、细致繁琐的工作，是学校在其发展过程中重要历史鉴证内容之一，对学校的权益保障具有重要意义。对于招标采购档案管理人员，要具备招标采购专业知识、技能和档案管理专业知识、技能，同时要具有较强的创新思维和较强的责任心，能够在工作过程中不断总结经验，提出科学、合理的档案管理建议，对工作认真负责，保证招标采购档案管理工作的持续、有效开展，为学校的发展提供可靠的信息资源。（作者单位：齐齐哈尔工程学院）
参考文献：
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[4]赵丽华.浅谈高校档案管理创新[J].忻州师范学院学报，2008，（2）
[5]王亚军.浅议招标档案的规范化管理[J].中国招标，2006，（37）
采购档案管理的重要性范文2
关键词:医疗设备;合同档案;管理
近年来，随着医院规模的扩大，医疗业务水平的提高，很多医院的基础诊疗设备和专科设备投入在增加，在采购医疗设备的过程中，也形成了大量具有法律效力的医疗设备采购合同档案资料，这些档案资料形式多样化、种类繁多、数量巨大。因此，为了进一步完善医院固定资产管理，规范医疗设备档案的收集、归档工作，建立并完善医疗设备采购合同档案显得极其重要且必要。文章从当前地方三甲医院的医疗设备采购合同档案管理现状出发，归纳出医疗设备采购合同档案管理存在的主要问题，并分析了问题的成因，最后通过规范化的管理视角，提出医疗设备采购合同档案管理的几个思路，以促进医院档案管理水平的不断提升。
一、医疗设备采购合同档案管理现状
由于医疗设备采购工作流程复杂、涉及的部门多、特别是大型医疗设备的采购周期较长，这就对医疗设备采购合同提出了新的挑战和要求，而对应的采购合同档案也就随之出现了较为常见的问题。
（一）部分医疗设备采购合同档案资料缺乏完整性
医疗设备采购过程经历了使用科室提出申请、设备科组织院内市场询价（金额较大的需外出招标）、报院领导班子审批决策等阶段。从使用科室提出申请开始，就产生了对应的工作记录表格，表格需要按要求填写内容，报领导审批，在多个领导审批、使用科室确认签字、其他部门共同参与询价并签字确认的过程中，难免发生漏签字、忘记收集相关材料的情况，因此，在收集采购合同档案材料时，资料内容不全的现象时有发生。
（二）医疗设备采购合同档案收集难度大
医疗设备采购合同档案包含的内容丰富，从大多数医院的档案看，主要包括：采购合同、廉洁协议、医院内部送相关部门审核的内审合同、院领导班子的决策批示材料、招标（询价）记录表、使用科室的申请报告、可行性报告、职代会议案和决议批文、招标文件、成交通知书、评标报告等材料。这些档案资料内容丰富，经手的人多（涉及到医院设备科、招标办、院领导、经销公司等），每个档案资料产生的时间没有固定节点，而且有时经销公司提供的原始材料不完整，这些因素大大增加了收集档案资料的难度。
（三）医疗设备采购合同档案归档后不能封卷
医疗设备采购合同档案属于医疗设备档案的一个重要部分，也是整个医疗设备“生命线的开端”。医疗设备档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。例如某台直线加速器采购建档后，某天发生了故障，维修工程师到现场进行维修，更换了某个零部件，还填写了检测、维修报告单，那么该维修报告单、检测报告单就需要及时收入该设备对应的档案盒中。因此，医疗设备档案不能封卷，直到该设备报废。
（四）医疗设备采购合同档案检索查阅方法单一
医疗设备档案是医疗设备管理的信息之源，是医疗设备管理规划化、科学化的基础。一个全面、完善的医疗设备档案库，对设备管理具有深远的意义。目前为止，很多医院都尚未开展档案信息库建设，但医疗设备采购合同档案的利用率极高，因此，大多数相关工作人员只能通过Exel表格来完成医疗设备采购合同档案的内容录入、查找工作，虽然也达到了一定的预期效果，但从长远、系统的信息化建设来说，这样的查阅方法还是远远不够的。
二、医疗设备采购合同档案管理中存在问题的原因分析
（一）档案意识不高
一方面，由于医疗设备档案不像医疗、科研等档案那样能直接产生社会效益和采购效益，所以长期以来得不到领导、职工的重视，极少设有对应的医疗设备档案管理员岗位，专职的医疗设备档案管理员岗位更加谈不上，档案管理意识比较淡薄，忽视医疗设备档案的重要性和必要性。另一方面，一些从事医疗设备档案管理的工作人员由于对医疗设备档案管理工作的认识不够，或者在兼任的医疗设备档案管理中，其他日常工作已占用大量的时间，医疗设备档案管理显得被动、不受重视，甚至出现许多医疗设备档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。
（二）归档范围不规范
在医疗设备采购合同档案中，从申购设备到医疗设备采购工作结束，经历了提出申请、委员/专家论证、设备立项、设备招标/询价、签订医疗设备采购合同五个阶段。在这几个阶段中，形成了大量的医疗设备采购合同档案资料，但是由于医院各职能部门不同、档案收集缺乏依据，医疗设备采购合同档案的购置报告、审批过程材料、招标材料、医疗设备生产厂家证件材料、成交经销商证件材料以及授权书等资料的收集存在较大的困难，各个部门所收集的档案材料也有较大的差异，这些因素都导致了医疗设备采购合同档案归档范围的不规范。
（三）医疗设备档案管理属于动态管理过程
医疗设备采购合同档案不能封卷，因为该档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。医疗设备招投标工作完成后，将所收集的材料按规定进行整理，根据资料内容制作医疗设备采购合同，经医院和成交经销商沟通无异议后，送到医院的合同审核部门审核合同内容，最终双方签订正式合同。从合同签订生效之日起，医疗设备的价格、保修、付款方式、交货时限等信息已确定，但这并没有最终结束，后续将涉及设备的安装验收、维修保养、付款、报废等工作，所以医疗设备采购合同档案形成后，不能封卷，这也给档案的保管工作增加了难度。
（四）医疗设备采购合同档案归口管理问题
医院档案室，负责管理全院的档案，各科室收集整理好的档案在规定时间内统一移交到医院档案室，这就涉及到归口管理。医疗设备采购合同档案在规定的时间内移交医院档案室，存在一定的利弊关系。利的方面，主要表现为档案统一在档案室管理，避免出现重复管理、多头领导。弊的方面，主要表现为医疗设备统一管理后，一方面查阅不便；另一方面，每个领域的档案都具有一定的专业性，归口管理后，档案室的工作人员在借阅档案时对档案的了解程度存在一定的局限性。
三、医疗设备采购合同档案规范化管理思路
要对医疗设备采购合同档案进行规范化的管理，首先，要强化档案的管理意识；其次，要明确档案的归档范围；最后要不断完善档案的归档及保管形式。
（一）加强医疗设备采购合同档案的管理意识
目前，医院档案管理工作中，即使是专职的档案管理员也很难做到将大部分的精力用在档案的管理工作上，为了进一步完善医疗设备采购合同档案的管理，应在意识上有根本性的转变。首先，要强化医院上下的档案管理意识，通过经典事件、实例展现医疗设备采购合同档案在日常工作中的重要性；其次，定期汇报医疗设备采购合同档案工作情况，统计好借阅的次数、内容等；最后，要加强档案人员的专业培训，从专业角度提升专职和兼职档案员的意识。
（二）明确医疗设备采购合同档案的归档范围
1．医疗设备申请阶段：大多数医院的设备采购申请都是由年度计划采购和临时紧急采购组成。不管是年度采购计划还是临时采购申请都是由设备的使用科室提出，从使用科室层面看，涉及到的档案资料包括：医疗设备请购表格、配置及技术参数要求、可行性报告、提请职代会审议的议案等。从设备科层面看，涉及到的档案资料包括：各科室申报项目的汇总表格、召开论证会议的会议签到表、会议记录、现场照片、参与论证的专家委员投票、会议讨论的原始材料、上报院领导的请示报告等。从医院层面看，涉及到的档案资料包括：院领导会议讨论结果的决策批示。从其他相关部门层面看，涉及到的档案资料包括：大型医用设备购置许可、同意增配大型医用设备的批复等。所有这些涉及到设备购置的档案，都必须存档留存。
2．医疗设备采购阶段：医疗设备采购部门根据采购活动管理权限，整理需要采购的设备的主要参数及配置要求，通过媒体方式公开招标信息，组织召开招标会议，上报招标结果。其中，院内的档案包含：招标议价记录表格或书面记录、上报院领导会议的招标情况报告、院领导的决策批复等。投标公司的提供的档案包含：投标文件（报价表、厂家证件、授权书、经销商证件、产品配置清单、产品介绍等）、外出招标的还需要提供中标通知书、评标报告等。
（三）完善医疗设备采购合同档案的归档及保管形式
只有科学地整理设备档案，将其有序存放、系统排列，才能提高档案的调取、利用效率。一方面，医疗设备采购合同档案的归档现在大多数还只是由专职或兼职的档案员负责收集整理，随着当前信息化建设的快速发展，手工的登记、查询效率低，为此，档案归档时应建立对应的电子数据库，为后续的调用、查阅档案打下良好的基础，也便于档案的管理。另一方面，医疗设备采购合同档案现在基本上可以分为两种保管形式，一是保管在医院综合档案室，二是直接保管在设备科。为了进一步加强档案的管理，医疗设备采购合同档案趋向于统一移交医院综合档案室保管，这样更有利于专职档案人员的培养、形成更加系统专业的档案管理库。
四、结语
随着现代医学科学的快速发展，各种先进的医疗设备陆续进入各级医院，医疗设备的管理成为医院医疗管理工作的重要环节，而医疗设备的档案管理为医疗设备管理的重中之重。通过建立系统齐全的医疗设备采购合同档案管理框架，才能用详细的医疗设备分析报告为医院购置医疗器械提供充分的决策依据；用详实设备的申请审批手续资料、招议标记录、招标承诺资料等为招标采购的法制化、规范化提供重要的保证；用合同规定的保修期限为医疗设备的维修、保养提供技术依据，为保证医疗质量，促进医院可持续发展提供有力的保障。
作者:韦双莉 单位:广西医科大学第四附属医院柳州市工人医院
参考文献：
[1]史维新．医院设备档案的管理．苏州丝绸工学院学报．2000（6）．
[2]鲍薇．浅析医院医疗设备档案管理工作．黑龙江档案．2014（2）．
采购档案管理的重要性范文3
【关键词】国有资产；档案管理
高校国有资产档案是指在高校国有资产管理工作中形成的具有招投标文件、购买合同、资产档案、出入库文件、报废文件、捐赠文件等材料。高校国有资产档案是高校国有资产管理工作的真实记录，是高校资产监管部门工作的依据，是高校建设发展的凭证，维护国家财产安全的重要组成部分。过去十几年，高校规模快速发展，国有资产短期内迅速膨胀，国有资产管理工作跟不上高校发展速度，面对这种新的国有资产管理工作新形势，高校国有资产档案管理存在诸多问题。
一、当前高校国有资产管理工作的主要问题
（一）国有资产档案材料不齐全。由于历史原因，国有资产档案在校区搬迁过程或者是人员交接过程中，造成资产档案材料不齐全。由于高校规模快速发展，资产采购量较大，资产档案管理任务繁重，导致直接或间接造成资产档案的流失。如对国有资产申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料没能及时归档，造成档案材料的缺失与不完整，使得国有资产出现了故障后因为不能得到良好的维修和保养。
（二）资产档案制度不健全。有些高校对资产档案管理工作的重要性缺乏认识，没有健全资产档案管理制度和资产管理员，资产档案工作没有纳入学校的资产管理工作中去，没有与资产的计划管理、采购供应和使用等工作紧密结合，这是造成高校资产档案缺失和不全的主要原因。有些部门进行资产采购过程中未将档案没有列入项目管理工作中，资产档案管理员处于服务于项目工程的被动的从属地位，致使采购结束后不进行国有资产档案验收。
（三）资产档案管理手段的原始化。在信息化时代，手工仍运用于资产档案的文书整理立卷、归档等工作中。这样就造成立卷程序和方法仍很传统，根据文件的主要类型或文件的特征进行区分和初步组合，拟写案卷题名，排列卷内文件并编号，填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面，并对案卷进行装封。随着科技的发展，很多的纸质文档转换成电子文档，扫描纸质文档，建立电子档案，已经是迫在眉睫。
（四）资产管理员人员素质参差不齐。高校的固定资产规模较大，一般高校国有资产处人员编制较少，多由各部门人员兼任，没有档案管理知识背景，没有经过培训就上岗，专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐的问题十分突出，因而很难将资产档案收集整理完整，这样就会造成资产档案整理分类缺乏系统性、准确性，致使资产档案存档材料不规范，给今后的利用工作带来极大的不便。
二、提高高校资产档案管理的措施
（一）健全资产档案管理体制。国有资产管理工作是高校工作的组成部分。由于国有资产工作涉及面广，工作量大，因此，高校要把国有资产管理工作纳入学校的整体发展规划，其中做好资产档案管理工作是保证国有资产不流失，提高利用率的最行之有效的途径，因此高校需对国有资产档案的管理工作的要引起足够的重视，健全资产档案管理制度，实行领导负责制，明确责任，落实到人。
（二）提高资产管理员的业务水平。专职资产档案管理员须有档案管理知识背景，能够很好的把全校的国有资产资料进行分类归档，定期为各类兼职的档案管理员进行业务培训，强化自主工作意识，认识资产档案的管理的重要性。及时做好各类资产档案的整理、归档。每年进行一次资产大清查，进行档案的查漏补缺，对资产。
（三）提高国有资产档案的利用率。国有资产档案存档的好多利弊问题都是在调阅国有资产档案的过程中发现的，合理的修正档案目录的树状图，科学的将国有资产档案进行分类，提高国有资产档案存档后的使用率，最大发挥国有资产的价值。
（四）建立资产档案管理系统。开发国有资产管理系统，将所有的资产采购，立项，验收，归档，通通在国有资产管理系统上进行操作。这样既免去所有工作人员跑来跑去的申报，提高工作效率，同时对国有资产档案管理工作实现现代化管理，最大化的保证国有资产档案的完整性。既方便今后档案的查找、调阅，节省保管档案的空间，同时也对所有过程进行很好的监控，对国有资产的管理提高到一个新台阶。
针对高校资产档案管理中存在的问题，科学的提高国有资产档案管理，促进国有资产档案工作更好地服务于学校的科学发展，确保国有资产的完整，实现国有资产的科学配置，实现国有资产的价值。
参考文献
[1]杨军.浅论高校招生档案的规范化管理[J].河南广播电视大学学报，aoio（i）.
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[4]刘敏华.提升档案管理水平防范国有资产流失[J]兰台世界，007（6）45-46.
采购档案管理的重要性范文4
在新时期，企业的发展至关重要，一些大型机械设备、大型精密仪器进入各大企业单位，这些设备仪器档案在企业设备管理中有着突出的作用。设备仪器包括外购设备仪器、自制设备仪器、特种设备仪器和信息设备（计算机软、硬件）四大类，设备仪器档案一般是指能够反映设备仪器的计划选购、开箱验收、安装调试、运行维护和改造各阶段全貌的、具有保存价值的各种文字、图表、图册等不同载体类型的信息记录。设备仪器档案作为项目档案的重要组成部分，直接关系到相关项目的竣工验收。
1.设备仪器档案管理的重要性
2006年国家档案局、国家发改委联合下发了《重大建设项目档案验收办法》（档发?z2006?{2 号），对建设项目包括设备仪器档案的管理提出了详细、明确的要求。并在“总则第四条”中指出：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。设备仪器档案在管理上有其特殊性，企业在发展的过程中逐渐认识到，加强设备仪器档案管理，规范工作流程，是提升项目质量，保障项目顺利竣工验收不可或缺的重要环节。
2.设备仪器档案管理中存在的问题
设备仪器档案在形成的过程中，涉及到的单位比较多，管理起来相对要复杂，也会出现一些问题，主要的原因是对档案管理制度宣传力度不够，还有也是因为档案管理工作不能直接产生经济效益，所以档案工作也没有受到应有的重视，下面从几点总结仪器档案管理中存在的问题：
2.1缺少实际档案管理制度与规范
《重大建设项目档案验收办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》是项目档案管理工作的指导文件，但在实际的工作中，却缺少执行有力的制度与规范。很多企业的档案管理员都是兼职的，并不十分了解档案工作。单位也没有具体可行的档案管理制度，没有针对企业本身制定具体的操作手册和实施细则，以致于档案管理员在执行过程中出现偏差。
2.2保管方式不合理，没有成套管理
《重大建设项目档案验收办法》中明确规定，项目档案需要实行统一管理，即对设备仪器档案按“成套性”原则进行管理。购置设备的流程是从购置申请的提出到最后入库使用，其中会产生“计划”、“开箱”、“安装”、“维护”等不同阶段的各种记录。有些单位，根据本单位的职能设置，把应按单台套管理的设备仪器档案分成两块分别保管：一块是前期的购置请示、批复、招、投标书等；一块是设备仪器的随机资料、使用说明书等。虽然两大块合起来看，收集比较全面，但未能体现设备仪器档案单台成套的整理原则，不能全面地反映设备仪器在项目建设过程中的历史全貌，也不利于后期的利用。
2.3 档案整理不规范
设备仪器档案整理不规范主要有（1）随机软（光）盘与纸质文档混放在一起；（2）外文资料没有将题目、目录等翻译成中文；（3）卷内文件排列顺序混乱；（4）案卷中存在不符合档案保管要求的装订物。
3.企业设备仪器常见问题的解决措施
3.1.建立有效的过程控制管理机制
建立良好的企业设备仪器档案过程控制管理机制，首先就要了解、掌握企业设备仪器档案的形成特点与文件材料流转特点及规律，企业设备仪器档案形成于设备仪器购进时的开箱验收，那么开箱验收阶段就是我们加强过程控制管理的切入点，因此，加强档案人员参加设备开箱验收机制的实施就是设备仪器档案过程控制管理的最好手段。在实践工作中档案工作人员可通过把握以下几点来保证制度的实施：（1）做好档案人员参加设备开箱验收工作重要性的宣传工作，可通过部门领导帮助沟通协调、上交提案及下发文本通知等多种形式，力争做到档案人员及时参加设备开箱验收。（2）明确开箱验收的目的，档案人员参加设备仪器开箱验收的目的是保证应归档的设备仪器随机文件能全部及时归档保存。（3）明确开箱验收的范围，档案人员参加开箱验收应该限于有归档价值的设备仪器的开箱验收。（4）验收过程中做好设备仪器随机各种文件材料的登记
3.2明确不同阶段各部门的职责，确保设备仪器档案的齐套
设备仪器的购置从立项申请到竣工验收，一般有四个阶段，即计划阶段、采购阶段、开箱验收阶段和使用管理阶段。在这四阶段中，各相关部门分工不同，职责也不同，在项目档案管理上，也应承担相应的责任。在立项阶段，资产管理部门应负责收集本阶段形成的文件材料，如“购买设备仪器的请示、批复”等。
在采购阶段，采购部门应负责收集归档购买设备仪器的招、投标书，合同，协议等。特别要注意的是，合同、协议一定要归档原件，必要时，采购部门应根据实际情况，增加合同签订的份数。在开箱验收阶段，设备仪器的兼职档案员应参加设备仪器的开箱验收，收集开箱验收及安装调试过程中产生的文件材料。在使用管理阶段，资产管理部门应协调设备仪器的使用部门，及时归档在设备的培训、使用、维护等过程中形成的文件材料。
3.3设备仪器档案的整理工作
（ 1） 分类要科学。分类必须符合本单位的生产、工作性质与特点：根据本单位生产规模的大小， 主要生产设备的多少， 以及本企业的体制结构， 灵活地选择合适的分类方法。简单地、机械地搬用别单位的现成分类方法是不适宜的。
（ 2） 组卷要遵循设备仪器文件材料的形成规律， 保持卷内文件材料的系统联系， 便于档案保管利用。与设备仪器关系密切的管理文件材料， 如设备管理工作计划、总结、指标考核、设备转让、固定资产折旧管理以及其他综合性文件材料， 应列入设备仪器类中组卷。设备维修中形成的文件材料单独组卷， 外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。
（ 3） 案卷和案卷内文件材料的排列应有机联系。设备仪器类案卷可按设备依据材料、外购设备开箱验收（ 自制设备的设计、制造、验收） ， 设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。案卷内文件材料排列要求文字材料在前、图祥在后。
采购档案管理的重要性范文5
关键词：农业档案；信息化；管理体制
中图分类号： TP399 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/ki.jlny.2017.01.043
在农业发展过程中，农业档案是非常重要的组成部分，此部分管理工作的落实和农业发展有着一定的联系，鉴于农业档案的重要性，对其进行管理体制的改革，促使农业档案能够与时俱进是非常必要的。
1农业档案信息化管理的重要性
1.1可以快速的提供农业信息
在我国农业发展过程中，传统的农业发展模式正逐渐被淘汰，农业发展也随着科技水平的提高而发生了改变。与此同时，因为我国经济和世界经济的联系日益密切，所以我国农业经济受到了一定的影响，这种情况下，我国农业发展必须要取得更好的效果，因此对农业档案管理就提出了更高的要求。农业档案信息化的实现可以促使档案管理部门更加快速的获取信息，然后管理部门可以将这些信息提供给需要的对象，这样各对象就可以根信息来对自己的农业行为进行调整，进而提高农业经济收益[1]。
1.2可以对农业市场风险进行有效控制
我国农业在发展过程中，农业市场面临着很大的风险，而市场风险的出现是因为相关企业的滞后行为，在这样的情况下，当农业档案实现信息化之后，相关企业就可以对档案信息进行充分地利用，这样企业就可以及时采取有效的措施规避风险。
1.3可以加快农业技术传播
在现代化科技水平不断提高的基础上，传统的农业技术正在逐渐被淘汰，新型的农业技术应运而生。在这样的情况下，农业技术的传播就显得尤为重要，为了做好农业技术传播工作，对农业档案进行信息化建设是非常有必要的。信息化的农业档案传播速度更快，可以在最快的时间内将农业技术传播出去，实现农业技术的价值，推动农业的发展。
2农业档案信息化管理体制构建的有效措施
2.1对管理体制进一步完善
想要推动农业档案信息化管理的实现，就应从制度方面入手，进一步完善管理体制，完善的管理体制可以为管理工作的有效开展提供有力的依据，同时还可以对管理工作的实施进行规范，在对管理体制进行完善的过程中，应该将为农民服务的理念贯彻其中，应该以这一服务理念为基础来开展服务工作，然后对档案管理体制进行完善。
首先，对管理模式进行创新。在档案管理中，传统的管理模式正在逐渐被淘汰，新型的管理模式构建是社会发展的必然趋势，因此，档案管理部门应契合社会发展要求来创新管理模式，对管理的职责等进行明确划分，让各部门能够明确自身职责，各部门协同合作，进而促使档案管理工作能够有效地开展；应该对档案管理形式进行创新。在开展档案管理过程中，以往的形式是其他部门将档案资料送来，这样的管理方式就使管理部门处于被动地位，因此，档案管理部门应该及时转变管理形式，走出档案管理部门，深入到其他部门中，对档案管理的重要性进行宣传，然后让其他部门能够认识到档案管理的法律、工作规范以及标准等，以此促使档案管理工作得到更多部门的支持；最后对部门协作机制进行创新。档案管理是开展管理工作的主体，但为了将管理工作更好地落到实处，还需要其他部门的协同合作，因此，管理部门应对协作机制进行创新，农业档案管理不仅应该在市馆中有效地开展，还应该由县、区档案部门及其他部门分级分散负责农业档案信息化管理工作。
2.2做好农业档案信息收集工作
在农业档案管理过程中，档案信息是基础部分，若想要对档案管理进行信息化建设，就必须做好档案信息收集工作，这样才能为信息化建设的实现奠定良好的基础。首先，各区域应该对自身农业发展的实际情况进行深入分析，然后从内容、载体等方面入手对农业档案信息范围进行拓展，以此来促使收集到的农业档案信息更加全面；其次，将档案信息收集工作提上议事日程。档案管理信息的收集是一项非常重要的工作，为了将此项工作更好地落实到位，相关部门应该成立一个专门的领导小组，将这一项工作提上议程，然后对信息收集工作的相关内容进行规范，明确信息移交等工作的要求，以此促使信息收集工作取得更好的效果。
2.3促进信息资源共享
在农业档案管理朝着信息化方向发展的过程中，必须要促进信息资源共享这一目标的实现。首先，完善信息化基础设施配置。想要实现档案管理的信息化发展，必须要有相应的基础设施配置，因此，档案管理部门必须采购更多的设备，然后对档案进行电子化构建，以此来为资源共享的实现奠定良好的基础[2]；其次，加强此方面的人才培养力度。农业档案管理在朝着信息化方向发展过程中，必须要培养此方面的人才，这样信息化的档案管理才能有效地落到实处，因此，相关部门应该加强人才培养力度，对档案管理人员进行计算机技术、信息开发等方面的培养，促使档案管理人员能紧跟时展潮流；最后，应该构建农业档案信息资源数据库，通过这一数据库的构建，新媒体的应用来促使农业档案和社会发展相融合，信息化的农业档案能更好地发挥其作用，推动我国农业的发展。
3结语
在我国农业发展过程中，农业档案有着不容忽视的作用，鉴于其重要性，应该在社会不断发展过程中对农业档案进行信息化建设，相关部门应该对农业档案信息化建设工作进行深入分析，并提出具体的建设措施，将农业档案信息化建设严格落在实处，只有这样农业发展才能更快、更稳，我国农业经济才能在全球经济发展中占据一席之地。
参考文献
[1]舒琦艳.论农业科研单位档案信息化管理与创新[J].农业科技管理，2013，（06）：52-54.
采购档案管理的重要性范文6
1 仪器设备建档的重要性
1.1 仪器设备档案是疾控机构质量管理体系的重要组成部分
随着疾病预防控制机构能力建设的加强，仪器设备日趋高级化和复杂化,实验室检验活动依赖仪器设备的程度也日益增大，仪器设备是疾控机构开展疾病检测、卫生监测、科研等工作的重要手段和保证。仪器设备档案包括仪器设备购置、验收、使用、维护与保养、维修、报废等阶段形成的资料，是仪器设备从购置到报废过程的真实记录，是各种仪器设备的正常使用、维护，以及技术性能开发的不可缺少的材料。仪器设备档案是中心的重要技术储备，是质量管理体系的重要组成部份。如何管好用好该仪器设备，提高仪器设备的有效使用率，保证检测结果的可溯源性、准确性，仪器设备档案建立是必要的。
1.2 仪器设备档案是设备维护和检修的必要条件
建立较为全面的仪器设备档案，并辅之科学有效的管理，使档案在仪器设备的采购、使用、维修等工作中得到充分利用，较好地发挥其社会效益和经济效益。如在运转和使用过程中，仪器设备的零件会磨损、腐蚀和松动,将会影响设备的精度、性能和工作效率,必须进行及时的维护和检修。而仪器设备档案是必备的条件。通过查看设备档案资料，根据其维修记录，判断检测结果的可靠性；对仪器设备采取预防性维护和检修，充分做好维修 的准备以缩短停机时间，减少修理费用；通过查看仪器设备档案，及时与厂家或经销商联系等。管好用好仪器设备档案，主动、及时、准确地为疾病检测、卫生监测、科研等工作服务，为领导决策和同类设备的更新换代提供依据,仪器设备档案的建立显得尤为重要。
2 仪器设备档案管理的基本内容
2.1 仪器设备档案的归档范围
根据质量管理体系文件《仪器设备管理程序》的管理要求，明确了仪器设备档案归档内容由二个部分组成:仪器设备申购过程和运行过程中形成的档案。
2.1.1 设备申购过程形成的档案主要包括购置计划书、购置批准书、采购申请书、供应商的资质、技术论证报告、申购单、装箱单、出厂合格证、出厂检定证书、保修卡、售后服务保证，使用说明书、结构原理图、线路图、设备的影（音）、光盘、配件、仪器设备安装调试验收报告等。
2.1.2 设备运行过程形成的档案主要包括仪器设备操作规程、使用记录、维护保养记录、检查记录、期间核查记录、检定/校准证书、维修申请单、停用申请单、经济效益分析等。
2.2 仪器设备档案资料的收集
每台仪器设备从申购到报废都经过购置、安装、使用、报废四个阶段，仪器设备档案资料随着设备的变化而进行跟踪收集，及时归档。申购过程中形成的文件在安装调试完毕后及时建档，运行过程中形成的文件按年度归档，档案跟随仪器设备申购、安装、使用、维修、报废全过程，其相应的资料由使用科室做好档案的收集整理工作，移交中心档案室。
2.3 仪器设备档案的管理
建档后由档案管理员录入机构仪器设备总目录，便于仪器设备的管理和查阅。仪器设备要转移使用权限时，仪器设备档案一同移交，填写交接记录。报废的仪器设备尽快处理，在档案中做好报废注销记录及结档。档案借阅需填写仪器设备档案借(领)用登记表，在借阅过程中，保证案卷完整、安全，按期归还，不损坏、不丢失。
3 仪器设备档案管理的具体措施
3.1 建立完善的仪器设备管理体系
我中心在质量管理体系中建立与本机构相适应的《仪器设备管理程序》等文件，实行中心、科室、操作人员三级管理，广泛深入地宣传学习质量管理体系文件，强化和明确各级人员的职责，使仪器设备管理工作从申购、采购、验收、标识、建档、使用、维护保养、维修、停用、报废等过程逐一落实。通过仪器设备管理文件的实施，以文件形式将仪器设备管理的目的、岗位职责、管理要求、工作程序、状态标识、记录与档案管理等明确规定，使各部门各岗位都了解其在仪器设备管理中所负的责任与应尽的义务，从而实现仪器设备档案的标准化、规范化管理。
3.2 建立健全设备档案管理岗位责任制
按照疾控机构设备档案管理的要求，把岗位责任制真正落实到每个人。定期召开有关档案管理人员会议，明确工作内容、目标及岗位责任制，完善仪器设备档案管理制度，并将岗位责任制纳入目标考核、管理责任制中去。实行奖罚制度，奖罚分明。特别是在使用档案方面成绩突出，发挥较大社会和经济效益的科室和个人应给予奖励。对不负责任，管理混乱，散失档案。造成损失的要给予处罚。
3.3 做好仪器设备的各项记录的归档工作
