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档案管理系统建设方案范文1
摘 要 近年来，随着网络技术的普及运用，社会逐渐面向信息化、数据化发展，如何保障信息系统运行的安全性、高效性以及准确性是当前各行业急需解决的问题。在大数据的发展步伐中，信息系统的规范化运行维护以及体系建设日趋重要，档案管理系统运行维护的主要目的是保证网络系统的高速运行，逐步提高企业档案管理的信息化程度，以此更好的促进数据归档的有效性。基于此，本文简要提出企业档案管理系统运行维护以及体系建设的要点，并以石油企业为例，提出当前我国石油企业档案管理系统工作中存在的主要问题以及解决措施，得以为相关工作人员提供理论参考依据。
关键词 企业档案管理系统 运行维护 体系建设
随着信息化技术的快速发展，档案管理系统在各个领域中的运用更加广泛，发展空间也随着扩大。现阶段，为了适应社会发展的步伐，企业对其档案管理系统的运行质量提出了更高的要求，同时，企业档案管理工作中信息化技术的优势越来越突出。信息化电子档案作为新时期企业发展中必不可少一项工作方式以及工具，其运行水平直接关系到企业档案管理工作的正常运行，尤其是在石油企业中，强化其档案管理系统的运行维护以及体系建设具有重要的意义。因此，相关工作人员应当积极分析档案管理运行系统中存在的主要问题并提出有效的措施加以解决。
一、企业档案管理系统运行维护和体系建设要点
在企业档案管理系统的运行管理工作中，通过有效的手段维护以及管理一个已经建设完毕信息系统，保障其长期性的顺利运行并长时间发挥其运用效益，比新系统的建设更具价值。
（一）企业档案管理系统任务
在企业档案管理实践工作中发现，信息管理系统的运行以及维护并非简单的维持系统的顺利运行，同时，也包含多方面的工作任务，具体如：在保证系统正常运行的基础上，对系统运行功能的应用加以推广；不断充实、修改、更新系统中的信息资源，尽可能避免以及排除档案系统的运行风险以及系统错误；逐渐完善以及强化系统功能；实现档案信息系统的实时监控；创新相关新系统的建设；充分发挥档案的利用率等。
（二）企业档案管理系统建设原则
在企业档案管理系统的建设过程中，应当遵循三个基本原则：（1）预警性原则。一般来说，企业档案管理运维系统包括多种预案，争在系统出现故障性问题或者系统的紧急状态，能够及时预警并找出相关应急措施，这对于系统运行维护效率的提高以及运维成本的降低具有重要意义。（2）科学性原则。企业档案运行维护管理系统的不能处于事务性处理这一局面，同时，各级运行维护系统应当避免问题的重复性处理，逐步实现系统工作的科学化。（3）指导性原则。在实际的系统运维中得出，系统问题的发现以及解Q与系统的完善与开发、系统优化机制以及相关业务流程具有紧密的联系，因此，企业档案管理系统运行维护工作具备指导性原则。
（三）企业档案管理系统建设功能
运行维护技术对于档案管理系统平台功能有着至关重要的影响。一方面，系统平台应当实现问题的分析、处理以及问题反馈的高速运行，保障信息系统的正常工作，以此逐步实现系统数据的准确性目标。另一方面，系统平台应当具备指导以及操作功能，企业分公司在使用管理系统的过程中，由于存在系统更新、工作人员缺乏经验、业务变动等问题，常常由于系统缺乏有效的功能指导，应当系统功能的发挥。在系统工作环节，通过有效的指导以最大限度的降低数据故障以及系统故障，能够降低系统运行维护的压力，并逐步提高系统运行维护的准确性。
另外，针对企业方案管理系统而言，还应当具备系统优化功能，即在系统运行维护过程中及时发现系统存在的问题，并不断积累解决问题的经验，进而通过系统的优化设计以及系统功能的不断完善，进一步提高系统的运行功能。同时，档案管理系统也应当具备信息仓库功能，通过信息仓库收集系统故障及其解决措施，这对于系统信息的再利用具有重要的意义；信息仓库也包含信息流转、系统功能运行指导等方面的信息，能够为系统的推广运用奠定良好的基础。
（四）制度保障体系的必要性
在企业档案管理系统的运行维护以及体系建设过程中，管理人员应当建设相关制度保障体系，比如系统运行维护管理制度、考核制度以及应急制度等，以此不断提高系统运维系统的有效性以及实用性。从某种程度上来说，运维制度的完善是系统安全稳定运行的前提，系统管理人员的有效维护，能够降低系统运行中的风险，有效改善系统工作的质量以及系统服务水平。通过科学的考核以及激励体制，合理评价信息系统管理人员的行为，不仅能够激发其工作热情，同时也能够有效提升工作效率，促进系统运行维护的健康发展。
二、石油企业档案管理系统运行维护和体系建设现状
石油企业是我国经济产业发展中的重要组成部分，企业管理人员应当提高对于其档案管理系统维护管理工作的重视，建设统一化的信息资源管理平台。现阶段，石油企业的档案管理系统全面记录着企业的发展历史，是企业发展方向的一大依据，通过档案资料的有效分析，不仅能够明确其自身发展目标、扬长避短，促进企业的长远发展。同时，通过档案资料的管理方便与企业领导及时了解其各个单位的发展情况，并以档案作为实际出发点制定一系列管理方案，保障企业经营的有效性。当就目前而言，我国许多石油企业的档案管理工作依然存在诸多不足，还需不断完善和改进。
（一）真实性问题
一方面，现代社会处于信息化发展的新时代，档案是石油企业中重要的信息资源，管理人员应当确保其真实性。以往的档案管理模式难以保障档案信息以及相关重要数据的安全，使用档案文件时很有可能出现信息篡改或者数据遗失的情况，无法保障信息的安全，极大降低了企业档案信息的真实性。另一方面，在石油企业中，石油企业的档案管理系统中多为图表资料，档案资料的负责人不明确，无法保障资料的权威性，或者存在档案资料的删改情况也难以发现，因此，企业档案管理的真实性问题是应当逐渐引起重视。
（二）保密性问题
随着信息化技术的进步，以往的电子式文件档案或者手写档案已经难以适应社会的发展，文件档案容易出现遗失等问题，极大影响其安全性以及保密性。而使用计算机作为网络终端，能够极大提高信息传递速度，提高档案管理的工作效率，但是不利于档案资料的保密。
（三）长久性问题
随着办公系统的数据化发展，许多单位逐步面向无人办公状态发展，信息化文件档案的运用范围也不断拓宽。现阶段，企I信息、数据均可以储存在电子档案中，工作人员只需手动操作就可以在较短时间内得到企业所需要的信息，企业档案管理的信息化方式简化了办公程序，但是一旦计算机出现故障，就会导致档案信息在较短时间内全部遗失，造成难以估量的后果，影响企业档案管理的长久性发展。
（四）广泛性问题
档案管理按照原来传统管理制度，利用率并不高，查阅资料难，不能准确、快速的找到相关文档，档案不能被广泛应用。企业档案管理系统运行维护后，可以快速定位档案位置，准确找到原始档案，并能让存放的档案内容得到更好的运用，充分发挥历史档案资源的作用。
三、企业档案管理系统运行维护和体系建设措施
（一）库房的智能化管理
随着信息化技术的不断推进，其在企业各个领域的运用更加深入，有关工作人员应当以计算机技术作为基础，建设全新的、能够与之适应的档案库房管理系统，并充分发挥计算机的优势，通过其时效性特点逐渐实现库房的实时监控，有效控制库房的空调设备以及温度，在提高工作效率的同时，逐步实现库房管理的现代化以及智能化。
（二）建设档案管理相应的网络
现代化社会的信息数据量不断扩大，档案管理部门的工作质量已经逐渐成为企业市场竞争中不可忽视的一个成分，因此，在这一时代中，企业应当不断完善其档案管理模式，充分发挥企业档案管理系统的价值。建设档案管理系统是改善传统管理方式中问题的主要手段，信息化系统的建设不仅能够促进计算机技术在档案管理中的推广化运用，同时也能满足数据量剧增情况下人们的工作需求。企业应当根据自身的实际发展需求，不断创新更加方便的管理方式，通过计算机的硬件共享，有效建设档案管理部分与企业其他部门的联系，实现档案资源的共享。
（三）提高工作人员综合素质
在石油企业中，档案管理工作人员的素质直接影响其工作水平，因此，管理人员应当提高重视，定期组织企业档案管理系统运行维护管理与体系建设的工作人员开展培训工作，在提高其职业技能的同时，强化对于工作人员职业素养的培养。同时，石油企业应当加大人员培训投资，邀请相关专家举办讲座培训活动，需要指出的是，在实际的培训过程中，管理人员不仅要重视理论知识的学习，也应结合实际案例进行实际演练，以此培养工作人员发现问题，解决问题的能力，为企业档案管理工作质量的提高创造条件。
（四）积极引进信息技术的应用
近年来，我国经济发展速度较快，信息技术逐渐被运用在各个领域。尤其是在企业档案管理国策过程中，信息技术的运用从根本上转变了以往的工作方式，在企业的经营过程中发挥着积极作用。然而，就现阶段来说，我国信息技术水平与发达国家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企业的档案管理系统运行与体系建设并不完善，因此，相关管理人员应当树立正确的意识，充分意识到技术发展的中心作用，引进国内外先进管理技术，通过有效措施提高信息化系统在档案管理中的可靠性。
四、结语
石油企业的发展不仅关系到人民的正常生活，同时也影响我国国民经济的健康发展。企业档案管理系统运行水平影响着企业的正常运营，在信息技术的支持下，企业档案管理系统的运行维护以及体系建设水平将进一步提高，有关人员应当引起重视，积极分析其中存在的问题，并通过有效措施加以解决，以促进企业的健康发展。
参考文献：
[1] 杨海燕.石油企业档案管理系统运行维护与体系建设[J].现代企业，2016.10（15）：847-849.
[2] 陈永生，苏焕宁，杨茜茜.电子政务系统中的档案管理：安全保障[J].档案学研究，2015.04（18）：63-66.
[3] 祝云飞.企业数字档案馆（室）建设解析[J].机电兵船档案，2016.05（12）：251-253.
档案管理系统建设方案范文2
移动行业档案管理的集成思想与“四化”建设
所谓集成是指为实现特定的目标，集成主体创造性地对集成要素进行优化，并按照一定的集成模式构造成为一个有机整体系统，从而更大程度地提升集成体的整体性能，适应环境的变化，更加有效地实现特定的功能目标的过程。集成不是要素之间的简单叠加，而是按照一定方式进行的构造和整合，其目的在于实现集成整体功能的倍增和涌现。所以，集成的实质在于管理的创新与资源的整合。
从本质上说，集成管理是一种思想，它需要与具体的实践活动结合起来，才能充分地体现其价值。对于移动行业而言，将集成管理思想注入档案管理领域，尤其是提供电子文件管理解决方案，是非常适用的，但如何针对该行业档案管理的特点，在实践中发挥该种思想的价值，为企业的战略目标服务，则是一种管理模式能否成功的关键。
江苏省移动公司设计档案管理系统时就充分体现了集成思想，该管理系统的核心思想可以用“四化”来概括和描述，即档案资源数字化、管理流程一体化、信息管理标准化和信息服务网络化。
（1）档案资源数字化。从目前的实践状况看，移动公司的档案资源主要有两种形式，一种是天生的电子文件，一种是派生的电子文件，即传统档案的数字化。对于天生的电子文件要及时、完整的捕获和收集；而对于派生的电子文件，则需要通过一定的技术手段将传统档案进行模数转化。
（2）管理流程一体化。通过建立文档一体化，实现各类电子文件及时归档，使档案收集在时限上提前成为可能。通过与其他系统的无缝链接，以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控，跟踪管理，实时接收，用现代化手段对档案业务各流程进行管理，保证档案信息的齐全、完整、准确，从而实现真正意义上的文档一体化。
（3）信息管理标准化。标准化是信息资源集成和共享的前提条件之一。档案管理系统的建设必须要充分考虑这一因素，在系统搭建、流程设计和技术应用等方面都要兼顾国内外的一些相关的规定，尤其是面对移动企业内部“林立”的业务系统生成的档案信息，更需要采用统一、规范的管理方法和技术手段。
（4）信息服务网络化。移动公司的档案管理将是以价值为导向的档案知识管理模式，它将对档案资源进行整合和深度挖掘，通过统一的网络平台，及时有效地提供档案信息为企业服务，从而实现以企业战略为目标的价值管理模式，达到档案知识管理模式的进一步创新。
经笔者调研发现，正是以上述核心思想为基础，江苏移动设计和实施的档案管理系统，在实践中取得了很好的效果，进一步提高了江苏移动的档案信息化水平，有效帮助江苏移动实现了档案管理工作的新一轮发展。
解决方案的模式分析
移动行业形成的档案具有复杂、高密度、分散和规范等特点，结合这些特点，贯彻集成理念，移动行业档案管理要从档案信息资源集成、档案管理活动集成、业务活动集成、利用服务集成和纵向控制集成五个方面入手。
上述管理思想落实在实践中，需要有一定的技术方法加以实现。量子伟业在广西移动和江苏移动的档案管理系统建设项目中提出了一些科学、合理的解决方案。
1. 统一信息系统平台的建设
该平台的建设是为了解决移动行业文档的复杂性和分散性的问题，使文档信息资源得到“一体化”的管理。同时，该系统平台也为其他功能的实现提供了一个载体。其他子系统的建设都可以集成与该平台之上，进行统一管理。
针对移动企业的特点，在该平台的建设上采用了J2EE多层体系结构和Web Service 技术。
J2EE平台是目前为企业级应用提供分布式的、高可靠性的先进解决方案。J2EE 也是一个已经被实践证明，成熟的、成功的企业级应用解决方案，拥有大量的成功案例，J2EE 架构一般在大中型应用中使用比较多，在移动行业电子档案管理系统这样大型重点建设项目中，选择了J2EE 也就意味着选择了一个开放、自由、大型的技术应用平台。J2EE具有跨平台能力、成熟性、稳定性、安全性和第三方支持的优点。采用J2EE 技术架构，将大大提高系统的可移植性、安全性、标准化、可伸缩性、负载平衡和可重用性。
Web Service 是下一代的WWW技术，它允许在Web 站点上放置可编程的元素，能进行基于Web 的分布式计算和处理，把Internet/Intranet 变成一个虚拟计算环境的技术。在由Web Service 组成的虚拟环境中使用者可以为任何的客户端软件，例如浏览器，一般的Windows 或是Java 应用程序或是电子行动设备等，来调用Web Service 提供的服务。这一点非常有利于两家移动公司的电子档案管理系统有效利用档案信息。
2. 纵向集中式管理――省集中式管理
纵向集中式管理可以很好地解决移动行业文档分散型的特点，从省公司到市公司、县公司，对其进行统一的集中式管理。既提高文档利用的有效性，也提高了知识共享和创新的水平。在江苏和广西移动通信有限责任公司进行该系统建设时，其选择了省集中式管理的技术。
该技术主要是根据省集中管理、市县分级维护的运行管理模式，建立省集中服务器、省集中的存储备份、省集中的系统软件(Web服务、数据库、文件服务器)，省集中的业务管理模式，同时在应用上分级应用，支撑市和县的三级应用；集中式可解决初期投入和后期运营支出，还可减少接口协调工作，快速完成系统部署。
省集中模式主要包括电子档案存储集中在省公司专门存储设备上、数据库服务器集中、Web服务器省集中、应用服务器省集中、文件服务器省集中。这项管理方式的建设非常适用于移动行业的集团式管理。
3. 多文件格式浏览
移动行业的文档形成来源多，比较繁杂，有的来自人工填写的表格，有的来自网络，有的来自于手机。比如在办公自动化系统中产生Word、Excel 等文书档案，而科技档案需要管理各类的图纸等设计文件。不同的来源形成的文档的格式类型各异。在对这类格式繁多的文件档案利用过程中，利用者不可能对于每种文件类型都去安装对应的应用程序，因此，需要一种统一而且有效的文件浏览方式。同时，基于档案文件安全性的考虑，不能在利用过程中被下载到客户端上。因此，要求移动行业的文档管理系统能够实现多文件格式浏览的功能。
在广西移动公司的文档管理系统建设中，采用了多文件格式浏览技术，该技术支持400 多种文件格式浏览，客户端无须安装任何浏览工具软件，可以直接对不同格式文件进行读写。
文件浏览服务器让使用者只要简单地使用Web 浏览器，就可以浏览文件和存取文件的目的。因此，没有软件安装或训练的必要。此外，当系统改进并有新版本发行时，只有文件浏览服务器需要更新，在客户端的机器上就可以使用新增的功能。在浏览的过程中，安全性问题不必担心，因为文件在服务器端被转换，然后一个可现实的文件才被发送到客户端。因此，采用文件浏览服务器的操作方式消除了任何关于文件安全性的考虑。
4. 多系统集成
在档案管理系统中强调信息的集成，即档案的信息能贯穿电子文件生命周期的各阶段，并方便各阶段不同类型工作的使用。江苏移动档案综合信息系统的数据主要来源是OA系统，OA系统中的数据是文书档案等相关的信息的来源。因此，量子伟业为其采用了接口程序技术，解决了文档管理活动集成的最关键问题――环节接口。
档案管理系统建设方案范文3
[关键词]建设工程 城建档案 信息化
中图分类号：F299.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0177-01
随着十的新精神、总理提出的“简化行政审批，为企业松绑”的新要求、云计算等信息技术环境的日新月异以，以及国内部分城市，在政府行政审批流程上已进行全面改革和优化，如广州市政府自2013年5月1日起实施建设工程并联审批的新做法，致使广州市的城建档案管理者发现既有的建设工程档案管理系统已不能满足广州新型城市化发展的高要求，城建档案信息化已迫不及待。笔者结合日常工作中的一点体会，从城建档案信息化管理系统规划设计、信息资源共享建设、信息化效益三个方面与读者们进行分享，探索城建档案信息化的发展。
一、城建档案信息化管理系统规划设计
城建档案信息化必须要有相应的管理系统方能运作，所以管理系统的建设是开展城建档案信息化工作的当务之急，而系统建设过程中最首要及最重要的环节就是系统规划，通过系统规划研究，探索城建档案信息化行业咨询服务模式，为建设工程档案管理系统建设提供具有前瞻性、合理性和可操作性的支撑和指导，为提高城市建设工程档案管理与服务的规范性和工作效率，提高建设工程信息化建设与应用水平，实现在建工程档案的适时动态管理，实现建设工程电子文件归档，大幅度降低城建档案馆、建设单位、施工单位等管理成本奠定理论研究基础。通过系统规划研究，为今后搭建建设工程档案综合信息管理和服务平台提供顶层设计，以便今后通过升级版的系统平台深层次开发建设工程档案的内在价值，最大限度地满足城市规划、建设、管理和社会对建设工程档案信息的需求，为“信息城市”、“智慧城市”建设提供基础系统平台和档案信息资源。
系统规划首先要对工程档案法规，规则，规范文件与研究文献整理。通过网络公开信息，内部文献数据库等方法，收集梳理建设工程档案管理领域的法规政策、标准规范、工作流程以及参考文献与工程档案研究文献资料。
接着要通过对国内外信息技术与系统构建的调研，对建设工程档案管理先进的城市进行学习，借鉴其他省市及国外在这一领域的研究成果和实际经验，同时对新型城市化发展战略，云计算平台的建设情况及发展趋势，政府优化行政审批的实际做法及城市建设档案馆的建设情况，研究分析新形势、新环境对建设工程档案信息化管理和提供利用工作的影响和要求；结合目前城市建设档案馆现有建设工程档案管理系统的建设和使用情况进行调研与分析。
最后，对建设工程档案管理系统存在的问题分析。结合新的社会形势及技术发展方向，本着“规划先行，分步实施”的原则，依据国内外建设工程档案信息化的标准规范，借鉴国内外先进经验，对建设工程档案管理系统以及配套服务管理体系从建设定位、系统与技术架构，开发平台与编程软件，制度与职能、服务体系，系统规范、业务操作、系统安全、系统可扩展性与柔性，实施方案建议等方面进行全面规划设计。
二、信息资源共享建设
（一） 更新观念， 转移工作重心。将建设工程档案作为信息服务行业，认真做好信息共享建设。用信息业的范畴来规范档案馆的信息共享工作，把档案馆工作的重心从过去档案实体管理转移到档案信息管理上来， 档案馆的一切业务工作都要围绕信息服务这个中心来开展， 把城建工程信息资源视为全民、全社会的财产， 要把静态的档案信息用先进的网络设施传输出去，实现其社会价值和经济价值， 真正实现档案信息资源社会共享。
（二）加快城建档案工作的标准化进程。城建档案管理标准化是城建档案工作的前途和方向，只有统一标准， 才能实现档案管理工作的现代化， 这是档案信息资源共享的重要条件，尽快修订与实施建设工程档案归档整理规程，进一步规范建设工程文件的归档标准，要求纸质、声像、电子档案同时归档移交，加大了子文件接收力度。声像档案坚持自拍的同时开展多渠道收集，将具有时代精神和历史价值的档案补充到馆藏档案信息资源之中。规划馆藏资源构架，保障信息资源来源，科学有序的做好馆藏档案数字化工作城建档案信息化建设。
（三）加快已有馆藏档案信息资源的数字化进程，实现馆藏档案信息的智能化综合管理，科学有序地整合和存储原始视音频、图纸、文件等多媒体资料，实现多载体、多格式的档案信息全面兼容和整合，同时加大电子档案信息资源的积累。建立面向元数据的异构数据交换平台，通过数据封装实现对异构平台的数据共享，解决不同格式、不同结构电子档案的接收问题，在各城建管理部门使用的不同数据库之间，实现数据共享访问，解决多种数据库系统的信息交换问题。通过共享平台建设，实现城市规划、管理、建设部门、城建档案馆彼此信息共享，使档案馆从信息的存储基地转变为信息的处理、加工和提供利用中心。改变在档案馆只能利用馆藏历史数据的局面，实现历史数据与现实数据的互动交换，使档案信息资源整合的范围更加广阔。实现城市规划、管理、建设档案信息前端动态管理。从电子文件的生成开始逐步跟踪电子档案形成的整个周期，通过各类业务管理系统与电子档案管理系统有效衔接。
（四）开展档案人员专业培训工作， 实现人才知识化。人是信息化社会的主要组成部分， 也是档案管理活动的主体， 是档案管理活动中最主动、最有潜力的因素。提高档案人员的素质关键在于教育。应举办多层次、多方面的专业教育及培训， 以适应档案现代化管理的需要， 只有配备一支具有现代科学文化和先进技术的专业化档案人员工作队伍， 才有可能实现档案信息资源共享的目的。
（五）采取档案信息加密手段， 维护网络安全与数据保密。对于一个宠大的、联系着社会各层次的、信息资源共享的大系统来说， 安全维护、档案信息加密都是必要的前提， 只有妥善解决这一问题， 才能保证档案信息网络的通畅， 杜绝档案失、泄密的发生， 使城建档案馆真正成为全社会信息服务中心。
三、社会效益和经济效益分析。
档案管理系统建设方案范文4
关键词：容灾；异地备份；远程复制
中图分类号：TP392 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2011) 22-0000-01
Disaster Tolerance System Building in File Management System
Sun Feng
(Minjiang University,Fuzhou 350108,China)
Abstract:This paper introduces the basic principles of disaster recovery systems and technology,and its file management system in the main application,and proposed the construction of the file system disaster recovery system response.
Keywords:Disaster recovery;Off-site backup;Remote replication
一、容灾系统的定义
世界上不可避免会发生各种各样的灾难。在这里，灾难的定义主要是指自然的和人为的灾难，包括系统硬件、网络故障、机房断电甚至火灾地震。随着人类对计算机的依赖越来越强，计算机中的数据在人类的各种活动中起着越来越重要的作用。甚至可以说，丢失了计算机中的业务数据，就失去了生存的基础。容灾系统，指的是利用各种计算机技术，实现灾难条件下系统的业务安全。从技术上看，衡量容灾系统有两个主要指标：RPO（Recovery Point Object）和RTO（Recovery Time Object），其中RPO代表了当灾难发生时允许丢失的数据量，而RTO则代表了系统恢复的时间。RPO与RTO越小，系统的可用性就越高。
二、容灾系统的应用
（一）容灾系统的级别。大体上讲，容灾可以分为三个级别：数据级别、应用级别以及业务级别从对用户整个业务连续性的保障程度来看，它们的高可用级别也逐渐提高。数据级别容灾的关注点在于数据，即灾难发生后可以确保用户原有的数据不会丢失或者遭到破坏。其中，较低级别的数据容灾方案仅需利用磁带库和管理软件就能实现数据异地备份，达到容灾的功效；而较高级的数据容灾方案则是依靠数据复制工具，例如卷复制软件，或者存储系统的硬件控制器，实现数据的远程复制。数据级别容灾是保障数据可用的最后底线，当数据丢失时能够保证应用系统可以重新得到所有数据。应用级容灾是在数据级容灾的基础上，再把执行应用处理能力复制一份，也就是说，在备份站点同样构建一套应用系统。它能提供不间断的应用服务，让服务请求能够透明地继续运行，而感受不到灾难的发生。用户构建了数据级容灾和应用级容灾都是在IT范畴之内，然而对于正常业务而言，仅IT系统的保障还是不够的。用户需要构建最高级别的业务级别容灾。业务级容灾的大部分内容是非IT系统，比如电话、办公地点等。因为当一场大的灾难发生时用户原有的办公场所都会受到破坏，用户除了需要原有的数据、原有的应用系统，更需要工作人员在一个备份的工作场所能够正常的开展业务。
（二）容灾系统的技术。在建立容灾系统时会涉及到多种技术，一类是生产站点与冗余站点的互联技术，一类是进行远端数据复制的远程镜像与快照技术，还有一类是新兴的可实现容灾的存储虚拟化技术。由于容灾涉及到生产站点与冗余站点，因此将它们连接的互联技术在容灾中十分重要。目前，生产站点与冗余站点之间的连接主要有两种方式，一为光纤通道，二是IP互联技术，包括FCIP、iFCP、iSCSI等。数据镜像即把磁盘（或磁盘子系统）中的数据完全复制到另一磁盘（或磁盘子系统）中，数据在两处的存储方式完全相同。数据镜像首先应用于本地操作，由于容灾对距离的要求，便发展成为远程镜像技术，即生产站点与冗余站点的数据存储方式一致。快照是某时间点磁盘系统中数据的扫描（类似一种数据指针集合），它不包含所有数据信息，但是用户通过快照与时间信息可以完全得到该时刻的完整数据。存储虚拟化为容灾提供了一种灵活的解决方案，原因在于虚拟化方案在“虚拟”的各类设备之间可以实现容灾功能。
三、现有档案管理系统中的容灾建设
档案信息是人类知识的结晶，具有不可估量的价值。随着档案信息化水平的提高，国内档案机构已经大量采用计算机进行档案信息的管理，也取得了灾容系统的建设经验。档案信息管理的容灾系统目前主要采用下列方式：
（一）数据级别。灾难发生后可以确保用户原有的数据不丢失或者遭到破坏。如采用离线（Off-line）。备份系统，把数据备份到磁带上去，目前的新技术有LAN-free、Server-free等，这种方式恢复时间比较长，但投资较少。主要是中小型档案机构使用，特点是档案系统用户较少，恢复时间要求不是太高。
（二）应用级别。采用在线（On-line）备份，也称数据复制，即同步数据备份数据，恢复时间非常短。主要采用远程备份，把档案系统的数据和应用存到异地，如遇突发事件，就可以依靠异地系统马上恢复数据并启动应用。目前主要应用于建立了网上在线检索系统的专业档案机构。
（三）业务级别。不仅考虑数据的恢复，同时要求除了需要原有的数据、原有的应用系统，更需要工作人员在一个备份的工作场所能够正常的开展业务。主要针对特定的不允许发生故障的档案系统，如国防、军工等特殊部门。但是，由于资金、人员和技术方面的各种原因，很多档案机构对灾容系统建设的重要性认识不足，或者没有建立这样的系统，或者虽然建立了，但是对其重要性缺乏认识，灾容系统变成了摆设，这都将导致不可估计的严重后果，必须引起注意。
四、档案管理系统中灾容系统建立的对策
（一）主观上重视。一些用户往往对冗余站点存在不够重视的情况，因为灾难发生的概率实在太小了。然而，关键业务需要容灾方案来保障其高可用性，容灾方案及维护成本与受保护资产相比微不足道，数据丢失造成的损失是容灾方案成本的数十倍。
（二）要考虑本单位的运行实际。容灾系统首先涉及到众多技术以及众多厂商的各类解决方案。性能、灵活性以及价格都是必须考虑的因素，更重要的是，档案用户需要根据自己的实际需求量身打造。当用户考虑构建容灾站点时就必须把所有的情况都考虑进来，“选择适合自己的”是构建容灾方案的一条基本准则。
（三）做好日常维护。要一如既往地做好繁琐的日常维护工作，有些看似无关紧要的小事情在关键时刻会影响整个灾难恢复过程。容灾系统仍然是一种在线解决方案，人为因素仍会影响数据安全，用户需要做好基本的备份工作。即使构建了先进的容灾系统，也不能高枕无忧。业务连续性是个无止境的话题，需要经常对现行容灾方案的可行性进行评估和实地演练。
参考文献：
[1]翁盛鑫,黄影.安全数据备份系统的建设[J].医疗卫生装备,2009,11
档案管理系统建设方案范文5
关键词：档案信息化；数字档案管理系统
1. 项目建设背景
随着档案门类的日益增多，档案信息化进程的加快，企业档案数字化越来越成为提升现代化管理水平必要手段。大唐南京发电厂档案室自2008年新厂搬迁重建以来，不仅接收保存了大量工程项目的科技档案、实物档案、声像档案、照片档案，还包括自1934年以来的文书档案和1960年起始的会计档案，截止目前室藏档案已达到17万余万件。如果运用传统的手工管理模式，不仅档案信息利用率低，且查准率、查全率也不高，极大浪费了企业的宝贵资源，难以适应现代化企业的发展要求。因此通过信息化手段开发好、利用好这些档案资源，使其更有效地服务于企业的发展具有极其重要的现实意义。
2. 项目建设的总体目标
大唐南京电厂档案信息化建设按照统一规划、分步实施的原则，建设总体需求是实现大唐南京电厂的档案管理的电子化，实现各种门类档案的收集、整理、归档、利用等全业务流程的管理，将老数据转换到新档案管理型中，实现与OA系统的集成，搭建符合软件系统运行的软硬件环境，以及制定相应的档案管理规范体系，具体概括起来包括如下几点：
（一）档案系统建设
建设大唐南京发电厂的档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、利用等全档案业务的管理。
（二）接口开发
实现档案系统与OA中待归档文件的自动归档，实现档案系统与认证系统的单点登录。
（三）软硬件环境建设
主要是搭建档案系统运行的软硬件环境，针对不同阶段的部署方案来搭建相应的硬件环境，软件环境有数据库、中间件等，硬件环境有数据库服务器、应用服务器、文件服务器，并备有磁盘阵列和备份磁带库等。
（四）档案规范体系建设
在大唐南京发电厂内制定并建立与档案系统相适应的数据采集、档案信息管理和应用等一系列配套的规章制度及操作规范。
布署示意图如下：
3. 产品选型
企业以自身的需求为选型的基础，对软件公司与软件产品的功能及信息技术，软件售后服务的物质及涵盖地区等进行了解与比对，另外再考虑企业e化的预算及可承受的费用，以选出最符合本身需求的企业信息化整体解决方案。
为了保证项目软件的使用率和可操作性，我厂进行软件选型时，依照下列的方式和顺序来考虑：
选公司：选择商誉卓著，经营绩效良好，经验丰富的公司。软件业进入门槛很低，但是软件公司要能长期经营的障碍却很高。软件及服务都是无形商品，应该选一家经营绩效良好，经验丰富的公司。
选产品：选择的产品能满足企业长期发展成长的需求，又满足未来多样化的需求，质量要稳定，维护要容易。
看服务：选择的公司拥有完善的售后服务机制，可提供满足其各种及各地需求的服务。
看案例：选择的公司，拥有广大的满意客户群，最好有其同行案例客户。
比速度：企业希望在最短的时间内使用系统。速度是现代企业适应竞争环境必须掌握的重要因素，速度越快，成本越低，风险也越小。
比价钱：在各方面的条件都一致时，应该选择成本较低廉的解决方案。
结合本企业实际情况，我们最终确定选用紫光软件系统有限公司的紫光电子档案管理系统软件[简称：UNIS-AMS]V8.0。
四、项目建设思路及内容
（一）档案信息化建设的理论依据
依据大唐南京发电厂档案管理系统的具体要求，档案管理信息系统的应用群体分为档案管理工作人员和档案利用人员，两部分用户的需求差别较大。前者以日常管理类操作为主，专业性要求较强；后者主要是检索和利用类操作。由于各部门和所属单位办公地点分散，各自通过网络互联互通，故整个系统以网络为基础，总体的技术路线是以C/S模式和B/S模式相结合，实现不同的功能。
客户端/服务器（C/S）方式，主要满足档案管理人员、兼职档案人员的需求，实现档案的收集、整理、编目、归档、辅助实体管理、档案统计、鉴定销毁等；浏览器/服务器（B/S）方式，主要是满足广大利用人员，实现档案的检索、利用、档案借阅、审批等。
本方案以关系型数据库为档案信息存储平台、数据加工流程控制和管理平台；以专业的全文多媒体数据库内容管理为数据平台；以XML作为档案交换的标准；采用成熟的主流技术和产品来建设档案管理信息系统，这些技术包括：档案管理平台技术，浏览器技术，视图技术，数据库加密技术，XML技术，数据加密技术等。
本项目的开发采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；开发工具C/S端采用Delphi开发、B/S端采用Eclipse开发；系统的负载测试采用采取企业标准级负载测试工具LoadRunner；系统功能的测试采用黑盒法和白盒法相结合的方法进行测试。
（二）设计原则及特点
按照统一规划、资源共享、确保安全的原则，立足资源服务和业务管理的宗旨，即按各类档案的管理规则，运用计算机技术方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源；简便、高效、稳定查阅利用档案资源；提供快速、准确、强大的档案行政监督、业务指导工作管理工具。
1、先进性原则
采用目前主流的技术和架构（（C+B）/S架构），所提供的技术具有一定的先进性，采用先进的、符合工业标准的系统平台、体系结构和开发技术，系统可以快速的进行应用扩展。
2、灵活性原则
业务和功能模块能够自由增加、删减和移动，能够根据用户的要求，用户自己可以添加、减少项目、字段。查询信息方便、灵活。
3、开放兼容性原则
系统设备、软件必须具有良好的开放性，所有硬、软件都应遵循业界相关标准，支持开放的标准接口，支持跨平台。使整个系统成为一个统一的整体，而不致产生运行上的“孤岛”。
4、安全性原则
系统须具有良好的安全管理功能，数据存储、检索、提取、和管理等各个层面和角度都须具有相应的安全机制。
在系统设计中，采用良好的安全机制；在数据传输中，选用当前成熟的数据加密技术确保数据安全；在网络上，选用多层结构技术。同时，利用大型数据库的安全性能确保存储数据的安全。
系统建有完善的用户管理和授权机制，对用户在系统中的各种操作进行全面的管理和控制。可有效防止非法用户入侵和最大限度地限制信息泄密；系统具有监控功能和日志功能，对在线用户进行有效的监控，记录下用户的任何操作，确保不可抵赖性。
5、易用性原则
提供友好的用户操作界面，具备直观易用的人机界面、系统维护界面， 系统在使用界面上遵循档案及资源管理人员的工作习惯， 界面友好易于操作，方便用户的使用。系统采用客户端/服务器（C/S）方式，满足档案管理人员、兼职档案人员的需求。对档案信息的检索和利用、各部门档案人员信息采集，系统采用浏览器/服务器（B/S）架构解决方案，后台数据库系统结构清晰，数据字典公开，系统布署方便快捷。
操作简单，查询方便，可以通过树形结构分层查询，也可以按任意给定的条件（简单查询、综合查询和模糊查询）进行查询。
6、智能性原则
具有良好的统计分析功能，提高工作效率。同时系统应该有强大的图表功能，可以制作各种类型的报表、客户信息登记表等，制表方便、快捷，还能根据需要生成统计图表（如饼图、矩形图），报表可输出到Excel电子表格、Word文档以及其他特定要求的文本文件。
7、标准性原则
系统采用的规范和标准应符合相关国家、行业的规范和档案标准要求；电子文件元数据符合最近将颁布的《电子文档元数据规范》要求。
8、可靠性原则
系统运行具有极高的可靠性和良好的容错性能。可靠的信息传输手段、存储方式、运行环境和安全保证是系统成功的关键。在整体设计中，根据实际情况采用完善的备份方式和灾难恢复计划，确保系统的可靠性。提供7天*24小时不间断服务。
9、扩展性原则
随着数据量的增加和运行节点的扩展，系统对硬件软件的要求会不断提高，系统所有硬件、软件的选型和应用系统的设计必须考虑可扩展性的要求。
在软件系统的设计中，所有产品（包括软硬件）的选型及配置都应充分考虑到整个系统的可扩展性。系统将满足随着业务的不断发展而随时增加用户及软硬件产品的需求。
为满足数字化档案建设不断深入的要求，在设计时，充分考虑了系统扩充问题，系统具有良好的可扩充性。在程序结构设计和数据接口设计时，预留了各种接口（比如程序开发接口，数据移植接口），能在需要时与各种应用系统进行一体化联接，采用XML技术描述数据接口技术并提供数据接口程序。遵循XML 数据规范，具有自描述、结构化、交换性、扩展性特点。进行数据交互和关联操作。当需要进行系统性升级时，能保证数据的平稳迁移，能方便地调整。易于扩充升级，既满足当前的业务需求，又为今后的扩充留有空间，用户可自行进行功能扩展。
10、成熟性原则
文档的获取、采集、存储、管理、检索、统计和等各个环节集成在一个统一的体系结构之中，形成一个闭环的管理。
11、可维护性原则
在系统的设计中，充分考虑了因机构设置及业务流程的不断变动而带来的灵活性要求。所有产品（包括软硬件）的选型及配置都充分考虑到整体系统的灵活性，满足随着业务的发展而不断增加数据量、用户、软硬件产品的需求。能通过自扩展的方式适应新类型的文件、档案和资料；系统中所有的数据结构、操作界面、打印格式及统计要求等都是可灵活定义的，以满足业务变化的需要；业务处理功能在一定程度内的增加或变更等需求不会影响系统的体系结构，并能在最短的时间内实现新的需求。
考虑到工程实施完成后系统的操作与维护，因此，该系统具备较强的可管理性和易操作性，便于系统管理人员能够尽快熟练地掌握该系统的操作和管理技术，以保证系统能安全可靠地运行。应用软件的开发选用了流行的可视化开发工具。在保证用户基本操作的前提下，给管理员有更多的自主管理功能。
（三）信息资源库建设
1、目录库建设
大唐南京电厂档案管理系统建立在基于WEB服务基础上，实现现有管理的电子化、网络化的需要，并具有开放性，能够与企业各管理系统集成，接收、管理各系统形成的归档电子文件，提供安全授权下检索利用。
系统主要分为四大功能模块：信息采集、日常管理、信息服务、系统设置与维护。
档案业务管理系统具体功能设计如下：
（1）档案收集
档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部份。
上图为归档数据的收集、整理、归档的总体流程图。如图所示，整个流程包括数据收集、数据整理、移交接收和数据归档四个步骤，首先由全宗单位内各部门的兼职档案员通过几种方式进行待归档数据的收集，之后由兼职档案员对收集到的数据进行整理使其符合归档规范，然后由兼职档案员对整理好的数据进行移交，由全宗单位内的档案管理员对移交的数据进行接收，最后由档案管理员对所有接收到的数据进行检查、编目并归档。归档后的档案元数据进入元数据库，电子原文件进入系统电子原文数据库，系统将对照元数据库与电子原文数据库中的数据自动创建索引库用于全文检索功能。下面将详细介绍这四个步骤的内容：
①信息收集
数据收集分为以下几种：OA接口收集；在线收集；离线收集；数据转换等手段。
OA接口收集方案
系统实现与办公自动化系统（OA）等系统无缝连接，接口部份主要
设计方案如下：
图 OA 接口收集原理图
OA系统接口是保证文件自动归档的关键。通过接口，系统可以以自动或手动两种方式转入到档案系统当中去，文件及其属性信息归档到档案管理系统的收集整编库中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入文件服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系。
在线收集
在线收集是提供各业务部门人员对重要文件进行收集的模块，不仅可以提供简单、快捷的档案录入功能，方便档案形成单位的归档人员进行归档录入，而且可以对归档范围外的重要文件进行收集录入，可以将个人的隐性知识显性化。
档案管理人员可以根据实体文件直接在档案系统中进行著录。档案系统提供友好的著录界面辅助用户进行信息的填写。
著录部分提供的功能包括：
1.必填项标识功能。在界面中会对必填字段与可空字段进行明显的标识区分，方便用户进行识别。
2.著录字段可设定默认值。所有字段均可设置默认初始值，或可通过事件定义，自动跟据规则从其他著录字段提取。也可根据一定业务规则，从相关信息中自动提取初始值，如可自动提取题名、文号、发文时间和保管期限等等。
3.著录内容提交时自动验证功能。验证的范围包括：是否可空、极值范围、输入值类型（自然数、整型、日期等）、特殊类型（身份证、邮箱、手机号码等）。对不符合规范的输入，给出友好提示。
4.多种形式的输入控件。档案系统提供的多种输入控件有：文本框、日期输入框、多行文本输入框、下拉选择输入控件、树形信息输入控件、多选或单选控件以及可编辑的下拉控件等多种，方便用户的使用。
5.界面事件自定义功能。可预先定义在著录时要进行响应的事件，即某些著录项的内容可在其他著录项著录完成时，根据规则进行自动填写。如自动对A、B两字段值进行求和填写进C字段，或对A、B两字段进行截取或拼接后填入C字段。
6.著录信息自动继承。在连续录入数据时，可自动继承前一条所录数据的各个字段信息，并可根据需要进行选择性继承。在著录时还可根据一条已有数据，进行著录，系统会自动将所选数据的信息作为新记录的默认值。
7.支持TAB键及光标键的焦点跳转。在著录时，可方便的通过TAB键或光标键实现输入焦点在不同控件上的切换，无需点击鼠标，极大的方便了录入工作。
8.著录同时即可进行电子原文的挂接。著录时即可挂接电子原文，避免了在条目形成后再挂接的不便。
离线收集
9.离线收集是提供建设项目和流动性企业提供配套的离线客户端，作为离线状态下的档案收集工具。
10与档案管理系统的数据交换为：
11.离线录入端配置文件：由档案管理系统生成离线录入端配置文件，为XML格式文件，各建设项目和流动性企业使用离线客户端导入配置文件后才能初始化系统，进行使用。
12.离线录入端数据：离线录入端产生的归档文件数据由各单位汇总到档案馆档案管理员离线录入端机器上，档案馆档案管理员离线录入端机器与档案管理系统网络联通，因此可由档案管理员上传离线录入端数据。
数据转换
数据转换可实现历史数据的批量导入功能，批量导入分为两部份：元数据和电子文件，其中由于历史数据所使用的业务系统不统一，数据格式和数据结构都不相同，因此我们这里主要支持：DBF、XML和EXCEL三种格式的数据导入，需要各原档案系统开发商将需导入的数据转换成上述标准格式，最终实现批量转换。
系统可为历史档案单独设置一些类别和数字化流程。针对历史数据和目前档案系统中数据结构存在不同的问题，系统会提供字段对应关系定义界面，是的用户可先定义好字段对应关系，然后再进行转换。
至于电子文件，则可通过内容管理平台中提供的电子文件转换功能形成规范化电子文件格式存入系统，电子文件与元数据可自动通过元数据中的关联关系实现自动对应。
②数据整理
数据整理部分面向全宗单位的部门兼职档案员或档案管理员提供对于进入系统的待归档数据的整理功能，通过整理使之成为符合档案规范的数据。此部分系统主要提供以下功能：
自动分组（分类）
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行分组（分类）。
自动排序
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行排序。
立卷（装盒）
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据进行组卷（装盒）操作，并自动生成相关案卷级/盒级字段信息。此功能分为以下两种方式：
自动组卷（装盒）
由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型的全部数据进行自动组卷（装盒）操作。
手工组卷
由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型用户所选择的数据进行手工组卷操作。
手工调整
对于已组好卷的数据提供由用户手工调整的功能，包含以下功能点：
增加
提供对归档案卷/文件条目信息的增加功能，并提供电子文件的挂接。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于录入需要归档的案卷/文件条目信息，同时挂接电子原文。
删除
提供对归档案卷/文件条目信息的删除功能。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，删除文件条目信息的同时也删除该条目下挂接的电子原文。
修改
提供对归档案卷/文件条目信息的修改功能。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于修改并保存案卷/文件条目信息的修改结果。
检索
提供对于案卷/文件条目中各字段的组合检索、模糊检索功能，最大程度确保数据的查全率和查准率。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
数据排序
主要是对于进入收集整编子系统的案卷/文件条目信息按相应排序规则默认排序，排序后便于档案整理人员对于数据的浏览和整理工作，此处的排序规则已在系统“档案业务管理设置”子系统中预先定义完毕，除预先定义的规则外还可以进行任意两条数据的位置对调和连续多条数据的顺序调整。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
数据移出
将当前档案类型的文件级数据移入到其它的档案类型的整编库，如某个工程的申请文件在文书档案中，需要移入到科技档案中。不同档案类型的数据可以相互转化，且转化完成后可以保留不同档案类型间共有字段中的信息。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
案卷打散
将已组好的案卷或盒内的文件打散，重新进行组卷/盒。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
卷内文件抽出
将已经组好的案卷内的文件抽出，使其成为不属于任何案卷的零散文件。
加入案卷
将用户选定的零散文件加入某个已组好的案卷中，使其成为此案卷的卷内文件。
③数据归档
此部分主要是由档案管理员对已接收的数据进行检查归档的操作，包含以下功能：
数据检验：由档案管理员详细检查所接收的移交数据。
数据编目：由档案管理员操作系统自动生成数据的相关目录信息，以备归档。
数据归档：由档案管理员操作将数据归档进入档案库。
2、全文数据库建设
全文数据库建设一方面是对室藏纸质档案的数字化，即利用高速扫描仪等设备对存量档案数字化。电子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等图像格式，扫描时采用黑白图像和彩色图像两种方式，页面为多色文字、清晰度高、带有图片的纸质档案，宜采用彩色图像扫描。因电力企业室藏档案图纸多，扫描仪还须具备消蓝功能，在扫描过程中不能只追求清晰度，将分辩设置过高，导致图像太大影响传输和存贮。在档案清晰度满足要求情况下，单色页面的扫描分辨率一般为100-200dpi，彩色页面的一般为100dpi。另一方面利用OA系统接口将归档文件及其属性目录信息转换到档案管理系统中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入档案服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系，实现文档一体化数据共享。
2010年项目实施时，大唐南京发电厂档案室人员对室藏档案全部进行了数字化扫描、加工，共建成17万余条档案条目数据库、约154万页原文数据库，并实现条目与原文100%挂接。
（四）档案信息安全保障体系建设
1、制度建设
为了规范文件材料的归档工作，完善、系统保存本企业档案，进一步提高档案信息管理水平，保障电子档案的安全、完整和有效利用工作得到落实，我们陆续制订和印发了《电子文件归档管理制度》等规章制度，涵盖了电子文件归档、电子档案的移交、利用、鉴定、档案数据的管理维护、保管、备份、安全保密等制度。
自工程建设以来，加强档案管理“三纳入”、“四参加”工作。例如：（1）重要档案工作事项，纳入厂办公会领导议事日程，列入厂年度、月度计划一同安排；（2）档案信息化工作明确纳入单位规章制度及工作流程；（3）档案信息化工作纳入办公室与各部门年度工作考核制度及岗位职责；（4）基建期间所有设备开箱、项目验收、资料交接等，都要求档案人员参加，并作文字、图片记录等。
2、系统操作安全保障
本部分安全设计方案主要是从应用系统安全设计、安全认证、数据加密方面，应用软件安全主要是从软件的角度考虑，主要从数据传输安全、系统操作安全、数据访问安全三个方面来考虑。
数据传输安全
①采用VIEW服务方式，每个客户端无需安装浏览软件，为系统维护带来极大方便，无需客户端。
②电子文件以流数据的方式进行传输，在客户机内存中显示，而不会形成本地的临时文件，排除了安全问题。
③流数据的传输方式解决了传输过程中存在的安全隐患。
系统操作安全
登录（和其它应用系统集成的安全访问控制）
①登录的安全控制任务
平台对外部系统提供相关的接口和服务，需要保证没有权限的人不能获取对应的服务，或者不信任的系统不能访问对应的接口。
平台登录的安全控制建立在用户信息平台上的统一用户认证系统之上。在用户登录后将持有相关的统一令牌，用户只需持有统一用户认证系统颁发的用户令牌，就可访问相关的接口和服务。用户进行统一认证时，进行如下的令牌获取操作：
从外部系统访问平台提供的接口和服务之前，先要获取相关的系统
访问令牌；持有令牌的客户端，访问相关的平台提供的接口和服务；平台验证令牌是否有效，如果有效，将在档案信息管理系统中构造相关的用户信息，并且访问相关的接口和服务。
②操作权限
操作权限主要分为子系统、模块、模块按钮功能三级。主要根据角色来控制，系统默认的角色有系统管理员、高级档案管理员、档案管理员、兼职档案员、普通用户（利用者）五个角色。
定义角色的时候可以定义到子系统、模块、模块按钮功能三级权限，其中对应的收集整编、档案管理、借阅管理等的添加、编辑、删除、组卷、批量修改、批量删除等模块按钮功能需要涉及到档案类型，必须根据档案类型来分别设置权限。
判断的时候首先要根据用户的ID取得对应的角色ID，根据角色ID信息来判断是否在该角色中存在权限信息，如果已经存在则为有权，如涉及到档案类型需要判断对应的档案类型权限。
③操作日志
系统通过记录用户操作日志来加强系统的安全性，以便管理员可以对恶意破坏数据过程进行审计。在本系统中，提供有登录日志、操作日志和数据访问日志三类日志。
用来记录用户成功登录（退出）档案系统的事件。用户登录指用户由档案系统外成功登录进档案系统。其形式可以有多种，例如：由门户系统登录到档案系统；在其它系统中，访问集成的档案查询模块；直接登录档案系统等。
主要日志信息包括：用户帐号（ID）、所属全宗、登录日期（时间）、登录时客户机IP地址、退出时间，登录方式（门户、集成模块、直接登录）等。
用来记录用户在档案系统中所进行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部门管理、服务器配置管理、档案类型管理等。主要日志信息包括：操作者（用户ID）、操作日期（时间）、所属全宗、用户操作等。
用来记录用户对档案数据本身的访问。例如，对档案数据条目的删除。对电子文件的浏览、下载等。主要日志信息包括：用户ID、操作日期（时间）、档案类型、档案数据的ID、档案数据的标题（电子文件的标题）、操作方式（删除、浏览、下载、销毁）等。
数据访问安全
数据访问需要控制用户访问的条目和电子文件信息，并可以灵活设置权限。目前大唐南京发电厂档案管理系统的数据访问权限根据权限类型分为条目权限和电子文件权限，根据设置方式分为临时权限、规则权限、默认权限。
规则权限针对网上利用者和普通用户设置，针对条目权限和原文权限进行判断，可以设定对应的查询规则来批量设置权限。可以针对档案库进行设置。可以内置一些固定规则，如全部数据、归档前数据、归档后数据、职务对应密级等。可以选择组或组下面的人进行设置权限，如果设置了组的权限，下面的人自动继承组的权限，判断顺序为人优先于组。规则权限判断流程为：
默认权限主要针对网上利用者和兼职档案员，可以根据档案类型来设置，主要权限类型为条目浏览、电子文件浏览、电子文件下载等。
条目权限根据默认权限和规则权限组合得到对应的用户的权限。
电子文件的一般使用流程
电子文件一般的使用流程如下图所示：
上述流程主要包括了电子文件的提交、存储和利用三个环节，利用时可以对电子文件进行浏览、下载、打印、导出光盘等。以上应用模式中存在以下几个问题：
①电子文件格式不统一，给各种电子文件的安全控制及利用造成很多困难；
②电子文件容易被篡改，篡改不易被发现；
③电子文件一旦提供用户浏览，则电子文件已无法控制，用户可进行拷贝、另存等，存在重要文档被转给其它人员的隐患。
电子文件访问安全控制的主要任务：
①能有效控制电子文件的阅读、下载、另存、打印、打印份数、修改、拷贝/粘贴、使用有效期限等。
②保证重要文档不转给其它人员。只有经过授权的用户才能阅读采用本系统加密的文档，未经授权的用户，即使拿到其他人的授权文件，仍无法阅读加密的文档。
（五）档案管理系统硬件设施的建设
1、机架式服务器一台
存储设备一台
2、建立档案原文数据库所需要的A0、A3平板扫描仪，高速扫描仪、数码相机等设备。
五、“数字档案管理系统”的特点及主要功能
大唐南京发电厂的档案部门担负着各类档案的最高管理职能，在档案管理系统中，管理职能具体定位如下：
完成大唐南京发电厂各档案所属各部门日常档案管理工作，指导和管理各部门的档案归档工作，完成档案资料的收集、整编、录入和管理工作；同时，将与之对应的档案数据和文件系统中归档的档案数据归档到档案管理系统中。另外，大唐南京发电厂各类档案需要对各部门的年报进行接收和汇总工作，生成符合国家档案局要求的年报。
1.全文检索系统信息服务功能
系统提供了统一的智能搜索产品，实现对附件的全文检索，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；提供自然语言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持对自动搜索到的全部信息进行智能分类，并可对设定的主题，将全部相关信息进行聚类；系统的自动分类和聚类功能可以以图形化展示，方便用户定位到关心的信息以及了解信息分类之间的关系。
针对上述各类搜索方式，都会受到系统权限的控制，保障档案数据的检索安全。
目前支持电子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等图像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字处理格式。
技术特点：索引权限和系统权限完全融合；索引库、目录库、电子文件库三位一体；系统数据和索引库数据同步。
全文检索示意图
2.主动式检索服务应用
档案推送是档案信息资源提供利用的一种主动服务方式，突破了传统的档案被动利用模式，通过管理员对档案信息资源打包并直接推送给利用人的方式，在保障了档案资源的利用安全前提下，更及时有效的发挥了档案信息资源的价值；
档案打包推送一般分为主动推送和请求推送两种应用方式：主动推送是指档案管理员将组织好的档案数据包设定有效期后直接推送给用户进行利用，档案数据包可以是编研成果、事件专题等内容；请求推送是指利用者通过网络向档案管理员发出档案利用请求信息，档案管理员根据请求内容组织所需要的档案信息，设定有效期限后直接推送给利用者。
档案推送具有时效性，过期后将失效不能再访问既方便了利用又保证了安全。
（三）OCR技术的应用
与图像处理技术一样，紫光的OCR（汉字识别）技术也已嵌入到系统当中，在系统的所需要的操作中，可以随时调动OCR功能，实现图像汉字的识别。OCR技术主要应用与以下几方面：
紫光的OCR汉字识别技术在文书档案的数字化和再利用方面可以发挥重要的作用。
首先，在扫描电子文档的识别中，通过其独有的版面分析功能，不仅可以快速实现文档的扫描识别，同时还可以自动提取当中的档案关键信息，自动识别后填入档案的目录信息当中，大大减轻了录入工作量，而且为文书档案的批量录入提供了可能。
其次，快速OCR技术将扫描文件自动识别，与原图象形成PDF文件，为全文检索提供了针对图像文件自动建立索引的功能。
再次，在用户检索查询当中可以选定所需文件内容，自动对其进行识别，形成可以编辑的文档，以便于再利用。
对于中英文混排、表格等特殊格式可以比较好的识别还原。
档案人员在利用档案的时候常常需要浏览档案原文，对于比较感兴趣的内容可以利用在线OCR功能将图片格式的原文，识别成可编辑的文本信息，以便于下一步的利用。
利用的时候用户在档案原文上选择需要的区域，系统自动将区域内的信息传到档案服务器进行识别，然后传到用户的窗口显示出来。
原文浏览的时候选择要识别的区域
识别后的文本文件
在线OCR支持网络上所有有权限的用户应用，同时允许多个用户并行使用。
（四）可扩展支持多种安全技术
系统设计方案中充分考虑了大唐南京发电厂对信息安全性方面的考虑，除了系统本身的用户权限控制系统和日志管理外，还可以支持与用户身份认证系统的集成、实现电子印章、数字水印、数字签名、数据加密、流技术浏览等信息安全技术。
（五）档案数字化加工模块中图像处理技术
档案数字化加工子系统由利用流媒体采集工作站、高速扫描仪、数码专用设备作为信息入口，将纸张、影像、音像的信息转换成数字影像文档，并将数字化信息的图文数据库存储到海量存储载体中，采用OCR技术，实现扫描结果的文本转化。对文档、图片及其他档案类型数据进行加工处理及标引。
图像处理技术的应用
系统中内嵌了紫光图像处理技术，可以用于电子档案原文的扫描和图像处理。
在收集整编、档案管理子系统中，都可以在数据录入和维护时自动打开图像处理模块，完成纸介质文件的扫描录入或对扫描文件的图像处理功能，利用系统中的图像挂接功能来实现图像文件与档案目录的自动对应。
图像处理模块最大的特点就是除了可以满足招标文件需求中所要求的图像处理功能外，还可以实现批量的图像扫描和自动处理的功能，是一个功能强大的图像扫描和处理模块。
图像处理功能介绍
该模块具有以下功能：图像的扫描、图像的旋转、图像缩放、图像幅面调整、图像分辨率调整、图像压缩格式转换、消蓝、去污、纠斜、合并等。
图像处理窗口
扫描的参数设定，在扫描的同时用户可以设定自动执行纠斜、去黑边、清除噪声等功能，扫描后也可以手动进行上述操作。下图是图像处理的几个功能操作界面。
扫描后的文件
去黑边处理后的文件
纠偏、去污点处理后的文件
扫描后的文件
图像拼接前
图像拼接后的效果（合并的时候可以选择上下合并或左右合并）
六、推广和应用
档案管理系统建设方案范文6
【关键词】乡镇档案管理;纸质档案;电子化
一、我国乡镇档案管理中的问题
乡镇档案管理对于加强我国乡镇社会文化与经济建设都有着重要的意义，但我国目前乡镇档案管理的状况不容乐观。目前我国乡镇档案管理工作中存在的问题主要包括：乡镇领导对档案管理工作重视不足，认识不到档案管理对于乡镇经济发展与社会建设的重要意义，缺乏对档案管理工作的有效安排;乡镇档案管理制度不完善，缺乏有效的管理机制，不能形成完整的档案管理体系，缺乏制度保障，导致乡镇档案的收集与归档不完整，档案管理实际操作缺乏规范性，影响档案管理工作的质量;档案管理设备落后，技术更新缓慢，乡镇受制于发展速度与水平等因素，很多地区在档案管理设备上不能及时有效地更新，甚至在档案保护设备与方案上也很不完善，这不仅影响着档案管理的质量，还埋下了档案因缺乏有效保护出现丢失、腐蚀、以及污损等情况，影像档案的使用;档案管理人员频繁变动，交接工作复杂繁琐，易出现漏洞，新任管理人员不易掌握档案管理技术要点，加之缺乏有效的监督管理机制，致使乡镇档案管理工作效果不理想。
二、乡镇档案管理方式
纸质档案管理，我国大多数乡镇在档案管理工作中人主要应用纸质档案，对纸质档案的管理在管理过程中的很多环节相对较复杂，工作量也较大，这些都是由与纸质档案的载体纸张的特点决定的。纸质档案在使用中存在着一定的优点，有与纸质档案不易修改，及时修改后也会留下痕迹，如果重新抄录也很难时间内完成，这也增加了纸质档案的真实性与可靠性。但与此同时，纸质档案易燃且易污损，这也一定程度上增加了纸质档案的保存难度;纸张受到版面的限制，其承载档案信息的量十分有限，而乡镇档案随着经年累月的积累，往往档案的信息量十分巨大，也使得纸质档案的体积十分庞大，对档案存储空间也有很大的要求。
电子档案管理，随着现代信息技术的发展，电子计算机与信息化办公技术在政府工作中广泛得到应用，部分乡镇政府也通过有效的改革措施，加强了办公现代化信息化的建设，在档案管理方面，也逐渐开始采用电子化的管理方式。电子档案主要是建立有效的档案管理系统，通过计算机进行档案信息的录入，通过电子存储设备进行档案信息的存储，利用网络进行档案的传输与分享，档案的管理主要是通过档案管理系统与计算机的操作来完成，相对纸质档案管理繁琐的过程，具有更强便捷性。电子化的档案管理也将是我国乡镇档案管理未来发展的主要趋势。
三、乡镇档案管理电子化的优势
乡镇档案管理电子化能够安全有效的实现档案的长期保存。纸张的易损性导致纸质档案在保存的过程中容易出现腐蚀、污损等情况，造成档案信息无法辨认，给档案管理工作造成困难，而电子档案在应用中，只需将档案信息通过计算机录入管理系统，并通过电子信息存储设备进行有效保存，在保存中不会出现腐蚀或损坏的问题。
乡镇档案管理电子化能够更方便实现档案信息的收集、整理、查阅、修改、传递、分享等管理操作。利用计算机操作能够更快的进行档案信息录入，在档案信息收集中有很大优势，同时计算机的信息处理能力也能够更好的实现大量繁杂的档案信息的有效整理，在档案的查阅中也免去了在档案库中翻找的麻烦，只需简单的操作，就能将档案调出进行查阅，档案的修改也可以通过计算机轻松完成。
四、档案管理纸质到电子化对乡镇档案管理的必要性
（一）乡镇档案管理电子化是档案管理信息化建设的要求
乡镇档案既是乡、县制订计划，总结经验，指导工作的依据，也是落实党的政策，解决民事纠纷的凭证，又是乡镇开展农业科研，发展农业经济所必须的参考资料，对于丰富县档案馆馆藏也是一个重要的来源。鉴于乡镇档案的重要性，在2000年的《全国档案事业发展“十五”计划》中国家档案局明确把信息化档案建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，随后2002年了《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案管理应用系统建设与推广作为一项重要内容，要求全国各级档案部门认真组织学习落实。乡镇档案管理的电子化是乡镇档案部门贯彻执行国家加强信息化档案建设的战略方针的必然要求。
（二）档案管理电子化是解决乡镇档案管理中出现的问题的有效途径
乡镇档案对乡镇的发展有着重要的意义，它真实准确地记录着乡镇的发展历程，为乡镇在新时代变革中的各项决策、事务留下凭证和依据。然而我国乡镇档案管理实际工作中，存在着很多问题，档案管理电子化对于接解决我国乡镇档案管理中的一些问题有很好的效果。电子化档案管理能够通过简便的录入操作，进行档案信息的收集与整理，大大减轻了档案管理人员的工作压力，也能够更好的保证档案信息收集工作的完成;电子化档案管理可以通过管理权限的设定促进档案管理制度的完善，确保档案管理的规范性与可靠性;电子化档案管理方式操作简单，管理效率也更高，在档案管理人员的更换过程中，可以更快的完成档案管理工作的交接，同时，新任档案管理人员也能够更容易的掌握档案管理的操作要领;除此之外，乡镇档案管理电子化还能够有效的解决乡镇档案部门档案积存过多，档案库数量及存储空间不足的问题。在此基础上加强乡镇政府对档案管理的重视，将能够有力的推动我国档案事业的全面发展。
参考文献
