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档案管理数字化建设范文1
长期以来由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用和价值，档案利用需要与档案所提供的档案信息，利用方式之间的矛盾迟迟难以解决造成。档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。档案管理的数字化建设已经成为加快国家信息化步伐和发展我国档案事业的需要。如果不重视档案室数字化档案馆的建设，不能在网络上有效的传递档案信息，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被信息社会淘汰。
档案管理数字化是经济社会信息交流的必然需求。随着经济社会的发展，社会各阶层对档案信息的需求日益增大，对档案信息的要求也更加复杂，社会各阶层，各部门之间对档案信息的交流也更加频繁。人们渴望足不出户就能随时随地享受到便捷的档案信息服务，迫切要求档案管理部门之间建立一种档案信息交流平台。实现档案馆之间的档案信息资源共享。档案管理数字化是实现档案管理现代化的重要手段，当今信息时代，如果档案工作不能紧跟社会步伐。瞄准社会对档案信息资源的需求和加快创新，提高服务水平和管理效率，一味停留在传统档案管理止步不前，守着金山找饭吃，无疑是不现实的。因此档案工作只能坚持与时俱进。
由于传统的档案大都保管在档案室、档案馆、又大都以纸张为载体，造成用户利用不便。数字化档案管理可以使用户更加便捷、准确的查找到自己需要的档案，网络化的实现，更使用户可以不受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用率。
数字化档案管理使资料能及时归档，尽快提供利用，按照以往的传统管理，必须归档后才能查找，而通过网络计算机管理的数字化档案管理使查询资料变得非常简单，数字化档案事实上成为了无墙界档案，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供方便信息控制中心。
数字化档案管理将有利于档案信息资源的开发，与传统载体的档案相比，数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动，数字化档案的管理，研究和建设将彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从保管，利用职能向信息采集、管理和信息服务智能转变。今后随着计算机，网络的进一步发展，信息高速公路的进一步拓宽，数字化档案管理将会得到更好的发展。
各国档案馆都在寻求相适应的现代化档案运作模式以增强自己在网络社会中的竞争力，更好的为社会和读者服务，成为未来社会的公共信息中心和枢纽。在我国，档案馆大部分已经完成档案业务管理自动化建设，未来的重点应该是档案的数字化和网络化建设。
档案数字化系统分为日常业务管理、档案数字化采集系统和数字化阅读系统三大部分组成。每个部分纵向和横向的各个节点都应到达一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力，部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成是不现实的，不可能齐步走。
日常业务管理包括文件查阅借阅登记，上级来文登记，公文处理拟稿等档案室日常办理的业务，这些有些部分已经形成数字化管理，但是还有一些依然用传统的纸质记录。为了实现数字化档案管理就要一步一步尽量利用计算机进行日常档案管理工作，慢慢形成一套日常业务管理工作的体系，依照体系将常用日常业务综合起来，保证信息化数字化处理的时候能做到安全、准确、无误。
档案的数字化采集系统指的是档案在收集的时候把纸质文件转换成数字信息存储在电脑中进行保管，转化的途径有专业的扫描仪，数码相机，摄录机等数字设备。实质是档案信息的数字化，它是指将档案信息内容转换为计算机所能识别的数字代码的过程。档案数字化通常包括档案数字化输入；档案数字化转换；数字化档案接收。将传统档案信息输入计算机，由计算机提供档案信息为社会服务。
数字化阅读指的是，将数字化保存的文件提取，进行阅读。最重要的就是通过网络进行档案文件的检索和查阅。如果能做到这一步就真正的实现了档案数字化信息化的建设。
档案网络化是充分利用现代网络技术，将各种数字化档案信息融为一体，进行管理、传输、检索和利用，真正实现档案信息资源的共享。档案网络化管理改变了传统管理模式下各类信息资源自立门户、分而治之的状态，它是档案信息化的重要标志。现代网络技术的快速发展，已经形成了融开放式与互动式于一体的信息网络环境。在此环境下，一方面档案作为一种信息，融入信息社会化的浪潮是必然趋势；另一方面档案管理可以突破传统时空的局限，在空问上实现异地归档、查询，在时间上真正实现全天候服务。
数字化档案管理的好处：
1、提高整个部门的工作效率
实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。
2、提高整个部门的技术水平
企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向，每个部门都这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和矿业公司的发展相协调，适应不断变化的外部环境。
3、有效的进行档案的收集工作
档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动；档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具），档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。
4、有效的为科研服务
档案管理的信息化，将档案在网络上共享，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力。
5、有效的为决策服务
科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投入大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草，亲自下发的，是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。
6、部门职能变保管为服务
档案管理信息化以后，公司的无形资产（企业档案，包括文书档案、科技档案等）可以在网络上方便浏览（有相关的权限控制），为公司领导和设计部门提供优质服务，这样档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是公司内部信息的信息中心。
档案数字化技术是为了顺应新时代新发展的时代潮流，是加强档案管理效率提升的重要途径，同时其也是目前档案事业机构应值得推广的一项先进技术。另外为了使信息数字化档案的使用价值更为高效，相关档案管理机构应该积极学习计算机信息应用的先进技术，从而使档案资料的使用价值能更好的为社会服务。
参考文献：
档案管理数字化建设范文2
【关键词】图书馆；档案管理；数字化；建设
一、图书馆档案的分类及归档管理
1.1 图书馆档案的归档和保管
图书馆档案管理工作是一个专业性非常强的过程，档案库的建立应首先完善其相关文件归档系统与制度。目前，我国诸多图书馆针对于档案管理已经开发了一系列关于档案管理的法规及责任制度，尤其是对部分珍贵图书、文献的管理加强完善了全引目录、分类目录、总清单目录以及借阅登记制度等，而且为了更好地完善图书馆的档案管理，还可以加大施行专柜、专室和专人保管等策略性措施。负责档案管理人员也应具备高度的责任心，严谨认真地做好对档案的防火、防光和放潮等防护工作，从而能够最大程度地保护图书、档案，为我国文化建设提供更为优良的服务。
1.2 图书馆档案的开发和利用
强化我国图书馆相关档案管理其主要目的是在通过积极主动地开发与利用信息资源，以便为图书馆和社会上其他各项工作提供更多地服务，这样才能够为图书馆档案赋予更好地生命力。因此，笔者据自身经验来看，关于我国图书馆档案的开发与利用，主要还是应该从以下三个方面开展工作：
（1）积极配合领导的决策，并及时准确为各项事业工作提供相应的信息资源，最快为领导的决策提供一些必要且有用的服务。这样一来，领导们的决策、计划以及总结将具有非常直观且可靠的参考依据。图书馆档案管理工作开展的不断强化，一方面利于其档案信息资源的不断丰富与更进一步完善，另一个方面则是可以为领导的决策、计划及总结满足更多的需求，无疑这将会大大地促进我国图书馆档案管理工作的有序运作；
（2）积极配合馆单位内部的各项工作，提供档案的信息资料，可以做到对检索信息的便捷性、传输快捷性，从而为图书馆档案管理工作打开一个新的局面起到十分积极的促进作用；
（3）完整的图书馆档案管理制度体系将为图书馆单位争创多种荣誉提供非常必要的参考保障。总而言之，加强图书馆档案管理与利用利在千秋且功在当代，每一个不论是提供这种服务还是享受这种服务的公民都应该抓紧、抓好这项工作的开展。
二、图书馆档案管理的数字化建设
2.1 管理数字化建设
图书馆档案管理工作对于数字化信息与计算机网络技术、数据库技术以及各种多媒体技术的应用与发展是一个新型的档案信息管理形式，它是旧运营商分散，以数字化形式进行相关存储，网络互连可以被用来实现全方位的资源共享。办公自动化的权威文件管理机关和机构的数字化信息化建设和应用为导向的数据为基础，其管理网络平台的建设要求积极引进新型技术，从而不断提高各种应用程序和网络的进一步应用与发展。当前，计算机技术的广泛应用，使得大量的图书馆信息资源得以以档案信息为载体而形成规模，这样也有助于文件数字化管理。
2.2 图书馆档案数字化管理的主要障碍
由于图书馆档案数字化管理模式在我国仍然属于新兴事物，且由于目前我国各项生产力的水平明显不高，科学技术相对不发达的条件也是事实，数字化的图书馆档案管理工作的开展必然还存在诸多的问题，笔者认为主要具有四个方面的问题：
（1）资源浪费
电子文件和纸质文档的“双系统”保存，引致资源的浪费。保存的“双系统”是具有相同内容的纸质文件和电子文件一齐保存。在一些单位，各部门办公自动化的网络管理平台，在网上传递各种信息资源，大幅度提高了管理工作的效率。电子版的信息资源与纸质的档案资料两套文档是相同的内容，而不同类型的并发文件势必将造成的人力、物力和财力三方面的浪费，且会影响到图书馆档案的广泛应用进而影响到电子文件和档案服务事业的进一步广泛发展。
（2）电子文件归档困难
办公自动化系统和文件管理系统是不相兼容的，分散性明显就很难以电子文档归档。经验数据分析，许多大公司都在使用计算机和网络技术的办公自动化系统，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录人造成了一定的困难。
（3）数字化档案的利用率不高
办公自动化系统实施了一段时间，但许多单位和电子文件管理作为一项紧迫的工作任务还在于提高更多地认识，人们依然相信传统的理念和管理模式，由人工来完成的整个文件检索过程中有限的文本输入，编辑和打印的应用，只能看到有限的覆盖范围的文件，而忽略网络的形式传递的信息的巨大宝库，使得电子文档没有得到合理地开发与利用。
2.3数字化建设需注重把握的环节
（1）系统的工程建设和信息资源共享。档案电子化建设是一个系统工程，包括整体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描输入、系统管理、磁盘备份、查询管理和安全防范措施等，比如一组硬件和软件系统。由于大型企业机关在日常的工作中几乎每天都会产生大量的文本文件需要及时输入和存储，因此因此数字化系统就应使用双服务器双机备份、磁盘阵列存储、集中扫描、高速扫描仪、CD-ROM和磁带等手段加以解决。同时，为了提高利用率，应设置适当的档案查询系统，上传触摸屏查询及文档网络，实现资源共享的目的。
（2）建立横向通道和相应的衔接办公系统。保存电子文件和纸质文件的“双套”的系统，它建议建立纸质文件和电子文件，即将到来的电子文件和纸质文件之间的一个通道作为文本和图像共存工作的发展和数字文件的特点，制定特别是要改善管理规章制度，以满足的实际需求文档一体化工作系统，归档系统，文件保密制度，数字档案鉴定系统，网络安全管理系统等。
2.4 相关建议
（1）伴随着大众对于的档案管理的认识意识不断地增强，全馆工作人员应将更加重视档案工作，认真做好如收集与使用档案资料的管理工作。反之，档案意识薄弱，不了解档案的用处，即使有档案也不知道使用，势必影响档案作用的发挥。目前，我馆档案工作已步入了良性发展的轨道。
（2）提高了系统的基础档案工作的规范化管理。按照档案工作目标管理的要求，建立和完善了一整套的文件管理系统，安全存储的文件，奠定科学利用图书馆档案工作规范，高效地开展了一个制度保障良好的基础。
三、结束语
一般来将，图书馆档案的原始性和真实性是一个图书馆提供全方位服务最具说服力的保障。建设数字化的图书馆档案管理模式将为相互促进图书馆服务工作不断改进与完善提供一个纵向发展的渠道，它会使得服务人群能够更加具体地、生动地享有图书馆服务功能。笔者撰写本篇论文意在希望在今后我国图书馆事业的不断发展进程中更好地得到总结和升华。
【参考文献】
[1] 刘艳.做好图书馆档案工作重在服务[J].浙江档案，1999（12）.
[2] 姜惠莉，王福辰，亓伟.入世对我国图书馆档案馆发展的影响[J].档案天地，2002（03）.
[3] 梁转琴.对高校图书馆档案管理模式的思考[J].兰台世界，2005（07）.
档案管理数字化建设范文3
关键词：医院；人事档案；信息化；自助
随着医疗卫生体制的改革和发展，医院各项工作都在迈向科学化、规范化、标准化，为适应医院发展建设，加强医院档案管理势在必行。面对卷帙浩繁的档案资料，如何实现对病历、设备、文书、人事、科研等档案的有效管理成为当今大型医院的共同思考。笔者结合无锡市中医医院人事管理信息化建设实际，就医院人事档案管理信息化建设问题进行分析。
一、人事档案在医院管理工作中起着极其重要的作用
对于一家医院来说，人事档案是医院人才队伍建设的重要依据，也是医院人才队伍现状的重要体现，是制订医院人才的培养及引进计划，保证医院的可持续发展的基础。人事档案与职工个人的组织关系、工资待遇等紧密相连，因为反映职工的身份、学历、职称而具有法律效用。在医院的档案管理工作中，人事档案是重要的组成部分，是医院职工晋升及考核的重要依据。工龄计算、工作调动、转正定级、职称评审以及办理各种社会保险等都需要人事档案。
二、医院人事档案管理存在的问题
1.工作量大。
医院科室多员工多，信息量大，档案管理专职工作人员却很少，甚至往往由其他岗位人员兼职担任。然而在进行员工信息统一维护更新工作时，档案录入工作耗时长，专业要求高，工作量很大，如果仅依靠一两名兼职人员的管理，很难达到录入的及时性、完整性和准确性。
2.难以及时更新。
由于工作量大，专职管理人员匮乏，就会出现员工信息更新滞后。主要反映在员工信息动态变化缺少空间和不能体现员工的个性与常态的工作动态过程与创新这两个方面。对员工的基本信息的输入与分析等，并不是一劳永逸，学历、职称、科室调动等员工的变化在原有的管理模式下根本不能动态化管理，老办法已经不能适应当亲医院管理的需要。
3.管理系统信息化滞后。
目前各大医院使用的人力资源管理系统，可能有部分档案功能，但也仅实现了从纸质档案向以Word或Excel格式的电子存档的量变。系统难以对人员数据信息实时同步更新和及时地维护，人员数据信息的不完整，难以满足人事日常工作的基本需求。所以经常出现碰到需要查询的资料，还是要到档案室翻阅档案，更谈不上对人力资源的开发与利用。总之，信息系统的自动化一定程度内减轻了档案工作者的工作量，但档案的收集、整理、归类、编目等工作还是主要依靠手工操作。
三、建设员工参与的档案自助管理平台
医院人事档案管理改革新方向——建设员工参与的档案自助管理平台。
1.建设员工参与的档案自助管理平台。
笔者所设想的员工参与的档案自助管理平台，就是让把事关员工的信息输入、修改、补充等档案初始工作，交还给员工本人。在医院人事档案信息化自助平台上，首先单位给每个职工一人一个账号，让他们自己设置密码、登录；再请他们自己完善个人信息，经人事部门审核通过后保存；基础信息的完整录入后，可生成一个对应员工个人的职业生涯档案库，纵向上可以看出一个员工的完整的人事信息的演变，横向上人事部门可以对整个职工群体进行统计与比对。
2.把简单的档案卡片完善为电子档案库。
通过这样一个档案自助管理平台，可以把简单的文本或表格形式的档案登记卡向完善的网页式的档案数据库的迈进提升，把每个员工的信息，都设计成丰满的个人档案库，如检索员工学习经历时，不再是单一的学历现状，而可以查询他历年来学历的提升变化。
3.使广大职工参与到自己的信息完善工作中。
建设需要员工主动参与的档案信息化自助建设系统在激活员工的主人翁意识的同时，也大大降低了人事部门专员的工作压力。通过系统平台，把员工医德、科研、技能培训与工作创新都做出较为科学的比对，让人事部门在医院档案信息系统平台能全面的认识自己的员工，让员工自己在完善信息的过程中发现不足，及时改进与提升。
4.个人档案的隐私性与安全性得到保障。
每一个员工使用与工号相对应的账号登入系统后可以维护或增加个人职称、学历、继续教育等方面的信息，经人事科审核后才能正式入库。使用一个账号只能查看对应的自己的个人信息，且修改或增减都必须经过人事科审核，这就保障了信息的保密性和可信度。
5.加强监管力度。
通过构建完善的档案信息自助平台的过程，人事部门对各项信息进行了审核、、整理、归纳、综合、分析与运用。档案信息的完善有助于提高医院职能科室部门的管理质量，有助于他们有针对性地促进医院与员工的不断提升。
四、结语
建设医院人事档案信息化员工自助建设系统与平台这一理念具有前瞻性，它是以科学的方法、发散性的思维、集体的智慧来解决工作问题的一种方式。这种新兴事物可以调动员工的积极性、责任心，发挥其个人对于自身了解的优势，又可以显著减轻档案工作者的工作量，对促进医院的发展有着重要的积极的推动作用，应该引起广大医院管理者的重视。
参考文献
档案管理数字化建设范文4
【关键词】城建档案管理；数字化；信息技术；城市化
自我国社会主义市场经济体制确立以来，新时期社会进步飞快，城市建设也获得了广阔的发展空间，城市化脚步越来越快。城市化进程的不断推进中，建筑工程规模和数量不断增加，为了确保城市建设活动有序开展，需要全面开展城建n案管理数字化建设活动，实现数据的高效、安全和便捷存储，为城市建设规划提供更为科学合理的参考依据，推动城市化建设和发展。由此看来，加强城建档案管理数字化建设研究是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。
一、城建档案管理数字化建设的意义
城建档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业，在建设和发展过程中，仍然有许多缺陷和不足有待进一步完善。在城建档案数字化建设中，由于传统的城建档案管理方法需要耗费大量的人力、物力和财力，需要人工对纸质档案进行管理和检索，需要占有大面积空间，档案资料查阅速度较慢，效率不高。与此同时，由于档案资料自身具有分散性特点，所以对信息资源的整合和查找只能依靠人工实现，一旦纸质档案出现损坏，将造成大量的珍贵资料丢失，产生严重的危害和影响。城建档案资料完整性和系统性不高，而在广度和深度上同样存在着局限性，而且很多城建档案馆分布在不同区域，档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难，需要占用大量的存储空间。数字化城建档案能够有效改善此类问题，利用先进的信息技术和数字化技术实现资源共享和存储技术，充分发挥档案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建档案管理数字化建设中存在的问题
城建档案管理中，主要工作内容在于如何长期地保存和查阅。伴随着我国科学技术水平的快速提高，越来越多先进技术涌现，并被广泛应用在城建档案管理中，能够实现信息的高效、安全和长期存取。城建档案信息数字化主要是在物质载体上记录，物质载体性能越好，存储时间越长。所以在城建档案数字化建设中，档案信息存储物质载体直接影响到数字信息的存取期限，保证物质载体的稳定性是尤为必要的。
城建档案由于自身性质较为特殊，所以除了记录城建的相关信息以外，还具有一定的法律价值。传统的纸质档案管理中，档案信息存储载体是纸张，很难被改变，可以更有效地确保信息完好。但是对于电子档案而言，档案信息很容易被删改，可能造成数据信息的丢失和不完整，法律价值需要在长期验证中才可以肯定其原有价值。
数字档案资源共享，首要前提是建立一个统一标准，利用统一的格式和规范，实现更大范围的档案资源共享。但是就当前城建档案管理数字化现状来看，仍然缺乏一个统一的标准，在不同程度上制约着资源的共享，影响到信息资源的大范围交换。
三、城建档案数字化建设对策
（一）做好全面规划。城建档案数字化建设中，前期规划工作是一项十分重要的工作，将大量的纸质档案资料信息转化为数字化档案，工作量十分庞大，需要耗费大量的时间和精力。数字化建设中，需要对档案馆内部的信息资源储藏量具有一定的了解，深入调查分析后，才可以突出工作重点，根据档案类型有针对性地开展数字化建设活动。
（二）建立城建档案数字化建设标准。数字档案的资源共享，需要在相关标准和规范的支持下，实现档案信息的数字化。建立城建档案数字化标准，主要是包括对数字化档案管理规范和信息化标准规范，通过对数据信息的收集和整理，为档案信息提供更为安全的保障，并做好网站管理的相关说明。数字化档案管理规范化建设，可以为后续的城建档案数字化建设工作提供更为充分的参考依据。
（三）建设统一的信息系统。城建档案数字化管理不仅仅需要依靠计算机网络开展工作，还需要建立统一的信息系统，利用相配套的设备和软件，搭建一个网络平台，实现数字化档案信息资源的共享。
四、结语
综上所述，城建档案管理数字化建设是应时展需求，提高城建档案管理水平的主要途径，在建设过程中需要充分考虑到数字化档案信息管理的安全问题和系统稳定性，有针对性地开展工作。
【参考文献】
[1]袁志海.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案，2012，6（1）：35-36.
档案管理数字化建设范文5
（一）高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势
高校信息化建设的实施，数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，形成了大量的数字化档案信息。另一方面，计算机大量应用于高校教学、科研及管理，产生了大量的电子文件，进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范其管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。
（二）档案数字化能促进档案管理工作环境的改善、工作效率的提高
只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
同时，利用计算机网络技术，建立与高校相适应的档案检索软件，便能轻松查到需要的信息资料，从而大大提高工作效率。
（三）有利于对实体档案的保护
档案信息数字化有利于进一步延长档案原件寿命，降低档案原件丢失与损坏的风险，受到损伤的原始档案，其数字拷贝可有补偿原件的作用。数字化可以用某种方法增强原始档案信息，或通过消除档案上外来的污迹、斑痕等改善、恢复原始档案的信息，还可以解决纸张脆化的档案利用问题。
二、高校档案信息数字化现状
2000年，国家档案局在《全国档案事业发展“十五”计划》中明确规定“加快现有档案的数字化进程，在北京、天津、辽宁、陕西、青岛等地开展档案工作应用数字化和网络化技术的试点”。在这一方针的知道下，我国很多地方已经开始了档案数字化的理论与实践研究。在“十五”期间，高校信息化建设始终保持以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极吸引新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，无纸化办公已逐渐普及。目前国内档案数字化工作还处于起步阶段，对档案数字化建设的研究正在积极探索论证中。
三、高校档案信息数字化建设中的不足
（一）人才资源匮乏
档案信息化管理需要熟练掌握教学管理和计算机管理的综合性人才，而当前一般都是由闲杂人员或者临近退休的人来负责，即使有完善的设施也不能实现设备和人员的完美组合，充分发挥作用。有些专职档案人员思想保守，不肯接受新生事物，对这中档案管理信息化的方式产生恐惧感，认为很难操作。而对于那些兼职档案人员来说，档案信息化建设的拓展必然要使其承担更多的工作任务，从而产生抵触情绪。
（二）高校档案信息化建设所需要的基本设施不完善
高校实施档案信息化建设必须要依靠完善的硬件基础设施和相应的软件系统，但是根据当前高校的信息化建设现状分析，高校的档案信息化建设所需要的硬件设施和软件系统都存在问题。很多学校虽然购置了计算机设备，但是扫描仪、打印机等设备比较短缺。再者买档案管理中存在着使用软件的不同，导致信息的共享性不高。
（三）信息化管理的意识薄弱
学校档案管理信息化建设中没有引起领导足够的重视，管理了观念落后。相关学校领导对于档案信息化建设的重要意义没有清楚地认识，对这方面投入的精力和财力不够，导致学校建设基础设施相对落后。等高校发展到一定水平了，才意识到在高校产生的档案资料的价值。
（四）档案信息的安全性不高
实施档案管理信息化，虽然为信息需求客户提供了便利，但是由于网络上存在很多不安全的因素，导致高校的档案信息被泄露。档案信息化建设过程中肯定会与网络有紧密频繁的联系，但是在网络安全方面还缺乏足够的监督手段，导致网络存在不安全因素，一些涉及到国家、个人、工作等方面的秘密信息有被窃取的可能性，安全系数较低。
四、高校档案信息数字化建设策略
（一）提升档案信息化管理人员的综合素质，实现档案管理人员专业化
档案信息化管理需要熟练掌握教学管理和计算机管理的综合性人才，因此必须加强档案管理专业人才的培养。有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识。
（二）加强硬件建设和软件开发
针对高校档案信息数字化管理中硬件软件中所存在的问题，我们应当加强硬件建设和软件开发工作，加大人力、财力的投入，完善档案管理的设备结构，加大软件开发力度，建立统一的管理平台，使信息得到共享。
（三）加强信息化管理的意识
强化高校人事档案管理人员的信息化意识实现高校人事档案管理信息化前提就是要强化人事档案管理人员的信息化意识，提高他们对档案工作的重视程度提高高校员工的档案意识。
（四）加强档案管理系统安全保障
在实际的管理中，学校一定要对可能发生的意外做好充分的准备，要利用计算机的加密功能对不同级别的档案资料进行加密，以及对不同档案设置使用权限的设置；对于档案资料的利用与保密要做到一个合适的度，既要保证机密的安全也要方便于操作和使用。
档案管理数字化建设范文6
【摘要】目前，档案管理最大的发展趋势就是数字化管理，这为城市建设档案管理提供了全新的发展方向。本文从城市建设档案数字化管理入手，阐述城市建设档案数字化管理的利用，提出实现城市建设档案数字化管理的组织保障。
关键词 城市建设档案；数字化管理；利用；组织保障
我国城市正在飞速发展着，越来越多的城市建设档案随之发生变动，传统的档案管理方法逐渐凸显出准确度差、投入高、劳动量大、效率低等缺点，跟城市在信息时代的发展要求不符。此时，数字化管理为城市建设档案管理提供了新的选择。为了更好地在城市建设档案工作中利用数字化管理，我们首先要做的就是为数字化管理的实现提供组织保障。
一、城市建设档案数字化管理的利用
（一）馆藏城市建设档案数字化。在城市建设档案工作中利用数字化管理，主要是通过对多媒体技术、计算机技术进行融合和利用，协调处理传统纸质介质的档案资料，将其转化成数字信息，从而使所有馆藏的城市建设档案信息都用数字化的形式来存储。城市建设档案数字化管理的利用具备明显的实效性，工作效率大大提升，这是城市建设档案馆实现档案工作数字化最核心的基本点。
（二）城市建设档案管理现代化。城市建设档案的数字化管理不仅涵盖了一切传统档案馆的效能，还新增了档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储以及计算机辅助管理档案业务工作、辅助档案信息立卷、档案馆实现办公自动化、档案自动化标引、安全保护技术现代化、档案数据库的建立、辅助档案馆库房管理等各方面的功能，这是城市建设档案工作有效利用数字化管理的另一个基本点。
（三）档案资源的利用共享化。当下，城市建设的步伐越来越快，各种城市建设档案资料依然以纸质文字的形式存在于城市建设档案的信息空间当中。为改变这一传统的方式，以实现资源共享，数字化管理是唯一行之有效的手段。具体地，城市建设档案馆充分利用信息网络，直接将资料信息传递给每一个用户，从而实现城市建设档案资源的利用共享化，完成城市建设档案为社会服务的根本目的。
二、实现城市建设档案数字化管理的组织保障
（一）建立集中的城市建设档案管理模式。我国档案管理主要有两种模式，即分散制、集中制，城市建设档案管理也一样。城市建设档案的分散管理模式具体是指档案馆内各个不同的部门采取不同的方式管理档案资料，而集中管理模式具体是指城市建设档案馆对档案实行集中管理，具体体现在两个方面：一方面，对馆内的所有城市建设档案进行集中管理或相对集中管理。另一方面，统一建立城市建设档案管理制度。较分散管理模式而言，城市建设档案集中管理模式的优势在于：对档案管理进行整体规划，避免在对新型档案或跨类别档案的管理上出现交叉、空白，能促进统一档案发展规划的形成，同时对城市建设档案的利用和安全也更有利。
城市建设档案数字化管理不仅涵盖了馆内所有的档案类别，还需要数字信息技术的支持，更离不开其他专业部门的配合——它不是一个专业、一个部门就能独立完成的。在集中管理模式下，城市建设档案数字化管理能得到更有效、更全面的组织和实施，且能构建统一的档案信息资源利用平台，以顺利开展城市建设档案服务工作。
（二）档案馆领导要给予足够的重视，并提供支持。城市建设档案数字化管理的实现涉及到各方面的工作，不管是部门协调、人员组织，还是业务推广、资金保障等，我们要想做好档案工作及档案的数字化管理，得到领导足够的重视和支持是最重要的前提。从实践结果来看，我国大多数档案馆的数字化管理进程较慢的主要原因是得不到必要的技术支持、资金支持等。因此，档案馆领导应积极将城市建设档案数字化管理提上工作日程，如针对档案工作时间节点紧张、录入目录的工作量巨大等问题，为工作人员配备一定数量的短期外协工，专门协助档案馆工作人员完成数字化加工、录入目录、整理资料等工作，确保城市建设档案数字化管理按期顺利实现。
（三）建立健全实现数字化管理的组织网络。城市建设档案的根本目的在于提供利用，为城市规划、建设及发展服务。在城市建设档案的数字化管理时代里，档案的形态及管理方式均发生了重大改变，致使档案服务方式也发生了相应变化。在这样的情况下，城市建设档案馆有必要成立城市建设档案数字化管理的工作小组、领导小组，以建立健全组织网络，做到层层分工落实，确保档案数字化管理早日实现，为服务奠定基础。如城市建设档案馆积极建设档案数字化管理体系，由各部门主管共同组成专门的领导小组，负责城市建设档案数字化管理的总体协调、安排及监督等工作；由档案馆全体工作人员及每一个部门的档案兼职人员共同组成专门的工作小组，负责将各项档案数字化管理工作落到实处，进一步明确每一个工作人员的任务和职责。
参考文献：
