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电子档案管理规范范文1
建立健全电子文件档案管理机制，是档案部门和档案工作者一项责无旁贷的任务。管理好电子文件档案关系到国家和社会历史记忆的长期保存，极具重要意义。面对电子文件档案的大量形成，研究和规范电子文件档案的管理、利用和电子文件长久保存，这就需要创新工作思路，适应当今信息时代，把电子文件档案管理工作做得更好。
一、归档方法
1.保证电子档案的质量。明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等。
2.保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
3.在内容、相关说明及描述上保持一致。此方法用于归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时。
4.适时生成纸质文件等硬拷贝。具有保存价值的电子文件进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
二、收集、积累方法
1. 及时按照要求制作电子文件备份。
2. 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
3. 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
4. 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
5. 电子文件性质代码：R―草稿性电子文件；U―非正式电子文件；O―正式电子文件；N―无纸电子文件；T―文本文件；I一图象文件；G―图形文件；V一影像文件；A―声音文件；M―多媒体文件；P―计算机程序；D―数据文件。
三、电子文件的整理
1. 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
2. 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
3. 归档电子文件应填写登记表。
四、电子档案的移交与保管
电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。v1. 检验。档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。
2.检验项目。 载体有划痕，是否清洁，有无病毒。核实电子档案的完整性和有效性审核手续。 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。将检验结果填入电子档案人库登记表。检验有不合格的，应退回形成单位，重新制作。
3.移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章，一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。
4.保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件： 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。环境温度选定范围： 14℃― 24℃；相对湿度选定范围：45%―60%。存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
5.存效性保证。每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。定期检验结果应填入电子档案管理登记表。
6.利用。电子档案的封存载体不得外借。利用时使用拷贝件，利用时要遵守保密规定。利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
7.电子档案的销毁鉴定。电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除，属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
8. 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。
五、电子文件档案管理的重要性
档案工作者应做到对于流动不定的电子文件，掌握它的来龙去脉，证实它的真实可靠，告诉利用者如何在铺天盖地的信息中淘出知识的真金。只有这样，档案职业的地位和档案工作者的作用才会获得应有的社会认可。同时，要结合工作实际需要和未来发展趋势，培养电子文件档案化管理人才，注意招聘一支有档案管理知识，有档案管理专业技术、技能的人才充实干部档案管理队伍，以提高档案工作人员的整体业务水平素质。
电子档案管理规范范文2
关键词： 高校；院级；档案管理
高校档案管理是高校对在其教学、科研、行政管理和其他活动中形成的记录和保存各种信息的各种文字、图表、音像制品等各种载体的综合进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的系统活动。而院级档案管理是一种事后行为，往往容易忽视，或是不够规范。学院作为高校的二级单位同样也承担着较大的档案管理工作，除了有校级文件的归档还有院级教学事业发展的档案管理。因此完善的高校院级档案管理有利于高校教学、科研工作状态监控，有利于发展规划和教学质量监控体系的科学化，有助于推动高校教学工作的发展，教学改革的深化和整体管理水平的提高。本文就现阶段我国高校院级档案管理中存在的问题进行一些探讨，并在此基础上提出些对策与建议。
一、 高校院级档案管理中存在的问题
第一、 档案管理理念落后， 管理意识淡薄。我国许多高校院级办公室的档案管理人员都是兼职的档案管理者，因此在日常的工作中，对档案的管理意识比较薄弱，往往只是流于形式，不重视日常材料的搜集和归档，缺乏责任心，工作态度敷衍塞责，重程序，轻结果，常常产生“ 文牍主义”和“目标置换”。并没有形成较好的管理规范。
第二、档案管理人员专业素质不高， 结构不合理。在高校里只有少数人员是专职的档案管理人员，而在院级单位的工作人员多数都是兼职的档案管理人员，并没有接受过专门的培训，因此对于如何开展文件的归档和规范管理好院级的档案是亟待解决的首要问题。同时目前有相当一部分档案人员还跟不上时代的步伐，还缺乏必要的素质和开发档案信息的能力。
第三、 档案管理信息化建设不足。由于院级办公室档案管理涉及到教学、科研、学生、对外联系等多种文献资料，是为了实现某项计划或一定目标而形成的文献，当某项计划或一定目标实现以后，由此而形成的文献资料往往不被人们所重视，错过及时整理和归档的大好时机，造成文献资料的丢失。
二、完善我国高校院级档案管理的建议
第一、要提高对高校档案管理工作规范化意识的正确认识。 高校院级档案的合理建立、有效管理、科学利用是高校院级档案管理工作规范化的主要目标。 从高校发展的实践看，完善院级办公室档案管理工作规范化，对推动教育改革、提高教学质量和工作效率、实现科学管理、开展科学研究、展示学校综合实力等具有重要作用。 为了加强院级办公室档案管理工作规范化建设，充分发挥档案在教学管理过程中的积极作用，要依据教育教学发展的客观规律，不断提高对院级办公室档案管理工作规范化认识，充分发挥各种档案资料的使用价值，使其为教学科研服务，为课程建设、学科建设和专业建设服务。
第二、要提高院级办公室兼职档案管理人员的综合素质。 目前，绝大多数高校的院级兼职档案管理人员都不是档案管理专业毕业的，大多是“门外汉”，档案管理知识很粗浅，不能很好地胜任此项工作。 这就需要高校创造各种机会对他们进行专业培训。 可以采取送他们到档案管理工作做得好的高校去学习，或请外校专家来作专题讲座。 通过各种途径来提高他们的综合管理水平和专业技能。 同时要健全院级档案管理规章制度，制定兼职档案管理人员的岗位责任制，不断增强档案管理人员责任意识和大局意识。
第三、要建立档案管理信息化服务网络，实现高校档案管理信息资源共享的目的。 加大资金投入建立数字化网络平台，院级档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料，这将为院级档案资料建设和管理开辟广阔的前景。建立档案管理信息化服务网络的意义，在于通过网络可以联接分散于各处的信息资源，使所有档案管理信息实现资源共享，使得高校广大师生能够克服地域和时空的局限更好地协调了解学校教育管理信息和各种要求，实现档案管理信息化为一线教学服务。
第四、要根据档案管理规范化的要求，建立院级办公室档案资料索引自动化，设置和强化网上查询功能。 众所周知，电子档案系统的建立，节省了大量人力和物力，广大师生可以在很短的时间内，不用支付任何费用就可以阅览或下载本院系几年来的文件资料，如经典教案、讲义、电子课件等。 这些丰富快捷的电子档案资料对于提高新教师的备课质量，使年轻教师尽快成长起来具有积极的促进作用。也为教师更好地“教”和学生更好地“学”提供便捷的服务。 但许多高校院级电子档案功能远未开发出来，这种状况一旦改变，就会极大地推动广大师生间的学习和交流，从而提高教学实效。
第五、要重视和关心档案管理工作，不断提高院级档案管理水平。 院级领导应把档案管理规范化工作列入行政管理工作议事日程，院级班子成员中要有专人分管此项工作，平时要加强对档案管理规范化工作的指导和监督。 安排管理水平高，责任心强的院级办公室管理人员担当此项工作。 要建立检查监督激励机制，把院级档案管理工作做得出色的人员推荐到学院作经验交流。 并且，真正把院级办公室档案管理规范化工作纳入法制轨道，做到奖惩分明，使院级办公室档案管理工作规范化在高校教学管理中发挥积极作用。
高等教育承担着培养高级专门人才、发展科学技术文化、促进社会主义现代化建设的重大任务。 提高质量是高等教育发展的核心任务，是建设高等教育强国的基本要求。 高校院级档案管理工作需要不断创新，只有不断的创新才能促进质量的提高。 因此，实现高校院级档案管理工作科学化、制度化、规范化势在必行，任重道远。
参考文献：
[1] 陈昭楠.我国工商企业信息需求及对策研究[J].情报资料工作，1998，（ 6） ： 21-22.
电子档案管理规范范文3
1.1与纸质档案长期互相并存
纸质档案具有内容真实可靠、易于长久保存、载体相对稳定等优点但同时也存在文件形成时间长、整理费时费力、存储密度小、检索速度慢等缺点将逐渐被电子档案所取代而在未来很长一段时间还将处于纸质档案和电子档案交织的时期。
1.2电子档案管理体系尚未健全
目前很多企业无健全的电子档案管理系统或者正处于电子档案系统的初步建立阶段。缺少电子数据库及计算机软件维护的专职人员段有专门的档案管理人员且缺乏档案专业的系统学习次缺专业技术能力对档案的管理只停留于简单的整理建档而不能充分发挥档案信息在领导决策和事业发展中的助推作用。.33电子档案管理集中管理与分散管理并行。电子档案因易于形成在企业各部门的电子档案多存于各自的计算机中,形成了企业档案管理部门集中管理和各部门档案分散管理并行的模式。由于很多企业没有实行电子档案管理软件致使档案管理部门和部之间分散管理无法同步,存在着遗漏存档和重复存档的情况,且部门分散管理易于删改和销毁不利于保证档案的真实性和可靠性。
2目前企业电子档案管理中存在的问题
2.1企业电子档案管理规范缺失
一些企业对档案管理重视不够忽视档案在企业中的作用致使缺少明确的业务流程和管理规范,电子档案管理没有可操作的规范和依据使得大多数企业的电子文件就是简单的存储在计算机硬盘上,用文件夹加以分类对电子文档的特殊性和技术性没有充分认识,一旦计算机遭受人为或自然损坏企业将会承受难以挽回的损失。
2.2电子档案对载体的依赖性较大
传统的档案大多依赖于纸、笔作为介质易于保存出现变动的可能性较小。而电子档案多数依赖于计算机软件和硬件,一旦出现软件和硬件损坏,电子档案极易丢失不可还原。
2.3企业人员对于档案数字化管理认识不足
目前在大多企业中着遍采用电脑进行文书写作或表格制作来代替传统的手绘。但对已生成的文件往往经过打印和传递之后就被人忽视,文件并没有及时得到保存。长此以往企业电脑中的各类原始文档被不断的修改覆盖甚至删除失去了整理和管理的价值。企业工作人员对电子文件的保存几乎没有管理概念就连有些档案管理人员对其都没有一个正确理性的认知从为将电子文件保存在计算机内就算归档甚至还有企业出现保存电子档案的电脑可以随意使用文件经常在没有管理者的情况下被修改或覆盖。
3企业电子档案管理的有效措施
3.1完善企业电子档案管理制度
制定和完善电子档案制度是保证企业电子档案管理的必要手段。通过建立健全电子档案管理制度,明确电子档案管理部门和管理流程,明晰文件归档、分类、保存期限、保存方法等具体操作规范保证档案管理有章可循。
3.2整合电子档案与纸质档案同步管理
电子档案和纸质档案各有特点纸质档案和电子档案并存将成为档案管理工作的长期趋势。为提升企业档案的完整性和利用率应注重整合纸质档案和电子档案的同步管理。将定稿的电子档案输出存档纸质档案扫描至计算机或软件系统备份对同一份档案采用相同的归档号码和著录信息以两种方式共同存档,既提高了检索速度,又有效避免计算机系统不稳定而产生的风险,同时也弥补了纸质档案侵蚀、损坏所产生不完整等劣势肩利于长期保存。
3.3采用先进的电子档案管理系统
采用电子档案软件管理系统是电子档案管理步入正轨的有效手段。利用高科技软件系统使电子档案管理更加高效和规范势在必行通过信息化手段实现企业档案管理部门电子档案与部门电子档案的无缝链接。
3.4注重硬件系统的管理和维护
为确保电子档案的完整和真实性就必须给电子档案一个健康稳定的硬件和网络环境。首先保证硬件设备适宜的温度和湿度升级服务器主机和数据库采用多种方式载体备份如光盘、移动硬盘备份等满足电子档案长期保存的需要淇次利用防火墙等技术手段防治病毒入侵,同时采用数据加密、数字水印等技术确保档案在传输和使用过程中的安全。
3.5注重加强档案管理人员队伍建设
电子档案管理规范范文4
一、当前高校档案管理信息化建设中存在的问题
（一）管理思想陈旧，改革意识欠缺
虽然，当前档案信息化管理在高校档案管理工作中得到应用，但受传统档案管理模式的影响，仍然无法利用信息化技术实现信息的全面整合及快捷分配。在高校档案管理工作的实际开展中，较多领到没有意识到信息化管理的重要性，档案管理思想依然陈旧，依然被过去传统工作模式所限制和影响。很多档案管理工作者无法看清档案管理的实际需求，更缺乏高度的创新改革意识。
（二）管理手段落后，工作有待完善
当前，高校对档案信息化管理工作投入的资金较少，导致档案管理信息化工作中计算机、网络、缩微、档案保护等技术缺乏足够的资金保障，档案管理信息化建设处于纸上谈兵的局面。较多高校的档案信息化管理仍然停留在日常的简单管理和较多人为操作的层面。有些高校即使通过现代科技建立的档案管理数据库，但仍没有尽其所用。另外，有的高校与软件公司合作研发的档案管理软件系统，也因缺少科学的操作程序和技能而使得软件实用性缺失，这都成为档案管理信息化建设的瓶颈。
（三）电子文件归档难，管理效率不高
我国高校档案管理信息化还处于相对初级的阶段，电子文件及档案管理电子化还是一个新的课题。较多高校并未对档案进行系统化的处理，较为严重的电子档案的管理问题，电子档案与纸质档案有着质的不同，对其收集及归档是一项复杂的工作。当前高校档案管理部门却对包含文字材料、数据、表格、图像及声音的不同电子档案的归档管理工作难以落实到位，在其归档过程中，操作的随意性较大，存在的问题较多，导致管理效率不高。
（四）队伍素质不高，制约档案管理信息化建设
目前，已有一部分高校符合档案管理信息化建设的开展标准，但却因为缺乏专业的方案管理人员限制了档案管理信息化工作实施。就现状来看，较多高校档案管理部门通常都成为了安置富余人员的机构，档案管理人员专业结构极不合理，缺乏掌握现代信息化设备操作技能、精通档案管理业务的专业管理人才，整个档案管理队伍素质较低，不能适应档案管理信息化建设的需求。
二、强化高校档案管理系信息化建设的应对措施
（一）重视档案管理信息化建设，加大建设投入
要提高高校档案管理信息化建设质量，首先需要高校领导对档案管理信息化建设引起重视，根据学校实际发展情况制定切实的档案管理规划，协调好学校各部门工作，强化信息共享。同时高校要从政策和资金上加大档案管理信息化建设的投入，加强档案管理基础设施建设，保证档案信息化所需的硬件及软件设施的有效配置，将档案信息化建设付诸于实践。
（二）档案管理规范化，工作流程标准化
高校开展档案管理信息化建设需要在规范的管理工作标准与工作流程下开展，这是最为关键的环节。首先，高校应该制定相应的标准，根据《电子文件归档与管理规范》等规范性文件，结合高校管理部门的实际情况制定相关标准，如：档案目录标准。其次，高校要建立标准的工作流程与规章制度，即涵盖无纸化档案使用制度、重要档案查询、档案资料收集整理及归档保存等，通过管理的标准化与规范化使高校在统一规范的管理软件与管理标准中进行档案信息化管理。
（三）加强档案数据信息库建设，强化网络安全管理
在高校档案管理工作中，实施信息数字化管理能有效防止出现纸质档案受损坏的问题。为了提升数字化档案管理水平，高校应该结合其实际情况建立档案数据信息库，根据教学科研档案、党政管理档案、教学设备档案、人力资源档案及基建档案等主要类型，进行分门别类的建立数据库，方便不同种类档案的整理与保管，方便快速的检索查找与信息资源的共享。当然，档案管理的信息化建设也容易造成网络安全问题的产生，需要高校做好网络安全管理工作。高校应该在档案管理信息系统中加强防御软件的使用，并结合物理、逻辑等安全隔离防范措施对网络“黑客”、“病毒”等危险因素进行及时防范；同时，要规范档案管理人员工作，避免因工作失误而致使网络病毒攻击、设备出现故障引发的档案信息遗失和损毁。
（四）加强档案队伍素质建设，提高信息化管理水平
高校档案管理人员的业务素质能力直接影响着高校档案管理工作的水平。档案信息化管理建设过程中，需要从业务素质、职业技能、道德素质等方面加强对档案队伍的素质建设。首先，高校应不断引进拥有较高职业道德、且熟练掌握计算机操作技能的复合型人才，强化档案管理队伍的的素质力量。其次，高校要建立完善的档案管理员工培训机制，从现代档案管理的数据录入、数据库管理、计算机网络操作技术及档案法等方面加强培训，不断提升档案管理人员的信息化水平。
电子档案管理规范范文5
关键词：会计档案 管理办法 变革内容
中图分类号：F233；G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0079-01
为规范会计档案管理工作，统一会计档案管理制度，财政部和国家档案局于1984年6月1日联合了《会计档案管理办法》（财预字【1984】85号）；1998年财政部下发《关于印发的通知》（财会字【1998】32号）；于1999年1月1日起施行该办法。这对各行政事业单位及其他经济组织会计档案管理规范化，更好地为社会经济地发展有依有据，起到了积极的作用。2015年12月11日，财政部和国家档案局联合印发了新的《会计档案管理办法》，并从2016年1月1日起施行。
一、新《会计档案管理办法》实施的意义
就高校而言，旧的《会计档案管理办法》已无法适应新形式的需要，主要表现在：1.各高校的会计信息已大量使用会计电算化管理，没有明确而又统一、规范的电子会计档案管理办法，使电子会计档案管理多样化。2.各高校由于题科研经费的不断增加，会计核算量也随之大增。近些年会计档案的数量逐年递增，凭证柜、档案盒等会计档案的管理成本也随之不断增加。3.国家有关部门根据经济迅猛发展的新形式的需要，对会计法规、法律不断进行充实、更新、调整；原《会计档案管理办法》已不完全适应会计法规、法律的调整变化。
所以更新旧的会计档案的管理办法，适应改革的需要，出台新的会计档案管理办法更是当务之急。新的《会计档案管理办法》的实施，肯定了电子会计档案的法律效力。实现电子化管理；倡导绿色、低碳的电子介质存储会计档案，旨在推动互联网新的经济快速发展的形势下，以适应改革发展的需要，优化会计档案管理工作，使会计档案管理工作更上一层楼。
二、新的《会计档案管理办法》创新及变革部分内容
1.新的《会计档案管理办法》，细化了会计档案组织领导的相关规定，完善了会计档案的概念和范围，增加了电子会计档案的相关规定。第八条对电子档案管理有了新规定，是重大变革，未来电子会计凭证的归档，实现电子化管理。第十二条增加了对接收电子会计档案的规定，要求单位档案管理机构接收电子会计档案时必须对其的准确性、安全性、完整性等进行检测，符合要求才能接收。将电子会计档案纳入了会计档案管理的范围，填补了以往会计档案管理无电子档案的空白，增加电子档案这部分内容，有利于推动互连网经济的蓬勃发展。
2.新的《会计档案管理办法》，允许符合条件的会计档案不再打印，没有一味地要求所有的会计档案都必须打印成册。这样做既节约了会计凭证的整理成本和管理成本，又符合国家绿色环保低碳生活的倡导。
3.新的《会计档案管理办法》，确立了会计档案的法律地位，其中第三条增加了 “包括通过计算机等电子设备形成传输和存储的电子会计档案”的规定，有利于推动电子会计信息数据的挖掘和发展，为政府决策和管理提供便捷有用的会计信息。
4.新的《会计档案管理办法》调整了会计档案的归档时间及会计档案的保管期限。第十四条将会计档案的保管期限调整为10年、30年两类，第十六条对会计档案销毁进行了修改“形成会计档案鉴定意见书”。完善了会计档案的销毁程序，增加了鉴定销毁环节。即根据实际鉴定结果销毁或继续保存。到了保管期限的会计凭证，经过鉴定没有利用价值便可销毁；有利用价值继续保留。十七条“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行”。十八条增加“由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销”。销毁程序严格由相关部门互相监督，疏而不漏。
5.新的《会计档案管理办法》进一步落实了基层单位管理会计档案的具体职责。在第五条里增加了规定：“单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案”；第六条删除了原来的《会计档案管理办法》里，会计凭证中的汇总凭证与其他会计凭证、会计账簿中的辅助账簿、财务报告中的“包括会计报表附表、附注及文中说明、其他财务报告。增加了半年度财务会计报告，纳税申报表与会计档案鉴定意见书，这是对会计档案范围的界定。
6.新的《会计档案管理办法》第二十三条增加了需要移交给建设项目接受单位的凭证有关的规定，更加切合实际，易于操作；二十四条对会计档案的交接上也增加了“特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交” 充实了会计档案交接内容。
7.新的《会计档案管理办法》第二十七条，二十九条等对会计档案有其他要求，明确了对违反本办法规定的单位和个人由“县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门”进行处罚。明确了不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的管理也应参照本办法。新的《会计档案管理办法》适用范围很广。
三、新的《会计档案管理办法》不完善之点滴
1.新的《会计档案管理办法》档案的保管期限全部延后，其将会计凭证、会计账簿及会计档案销毁清册等均延期保管15年。在高校，超期保管的会计档案，占据储存空间太大，浪费经济资源比较严重。各高校财务处的会计凭证年年递增，学校的档案室储存空间很有限，只有部分的空间是储存会计档案的，其他档案柜无法容放会计凭证。高校各单位按人员配置办公室，根本没有多余的储存空间，存放档案。只好放在财务处的办公室或档案室一部分；放不下的档案另找存放地点。为了档案规范化管理，年年买凭证柜、档案盒等既增加了档案管理的成本，因存放地点的分散，查找档案也不太方便。所以笔者认为，只要不牵扯到未结债权债务的凭证，还是按保管期为十五年，就可销毁。一来可以节约档案管理成本，二来也可腾出一些存储空间，放置新凭证，加速周转，便于查找，提高工作效率。
电子档案管理规范范文6
一、办公室档案管理工作中存在的问题
（一）缺乏完善的制度。新时期，事业单位办公室档案管理工作缺乏完善的制度保障，导致了办公室工作效率低下，影响了办公室职能的发挥。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档，没有利用当前最新的科技进行管理、分类，主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行，使得管理制度成为一种摆设，造成了办公室的很多档案资料缺失，影响了办公室职能的发挥。
（二）专业人员缺乏。办公室档案管理工作在事业单位工作中占据着非常重要的地位。但是在当前的办公室档案管理工作中，很多的领导没有重视，导致了从事档案管理工作的人员专业技术不强，对新知识和新技术的接受能力缺乏，影响了办公室档案管理工作职能的发挥。
（三）档案管理设备落后。当前，由于事业单位在办公室档案管理工作中的资金投入较少，对于一些高科技和电子产品的引进较慢，导致了办公室设备的落后。办公室档案管理工作依然采用的是传统的工作方式，这就给办公室人员增加了工作量，这是导致档案管理工作混乱的一个重要因素。
二、新时期加强办公室档案管理规范的措施
（一）建立科学合理的规章制度。制度建设是保障，只有建立了科学、合理的规章制度才能保证办公室档案管理工作的有效进行。新时期，办公室档案管理工作要适应时展的需求，在制定新的档案管理制度的时候要摒弃原来规章制度的束缚，在制度的内容和形式方面要做到创新，坚决杜绝形式化现象，这样才能保证档案管理工作做到有据可循。另外，在制定规章制度的时候要充分将现代化的手段结合进去，使档案管理制度更具安全性、科学性、完整性。档案管理制度的建立还要包括档案销毁制度，对于一些保存到期的档案，要按照规定及时销毁，保证办公室档案管理工作职能的发挥。
（二）加强办公室档案管理人员的综合素质培养。办公室档案管理人员的综合素质决定了档案管理水平的高低，因此要提高相关人员的综合素质。首先，要加强档案管理人员专业知识和技能的学习。其次，档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求在选拔办公室档案管理人员时一定要严格。另一方面，为了提升办公室档案管理人员的综合素质，必须要加强对工作人员的专业知识培训，让他们时刻对知识进行更新，尤其是计算机专业知识的更新，这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中，只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。
（三）加强档案管理信息化建设。加强办公室档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下，要实现办公室档案管理的科学化、规范化、制度化，必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合，实现办公室档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，电子档案由两种形态构成，一种是直接以数字模式产生的数字信息档案，另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还不完善，影响了办公室档案的发展。
三、档案规范化管理的意义
（一）档案的规范化管理是实现档案科学管理的客观要求。由于办公室档案管理是一项非常复杂的工作，通过规范档案管理过程，能够节省大量的劳动力和时间，减少不必要的成本投入，同时还能提升档案管理的工作效率。尤其是在当前科学技术飞速发展的时代，档案管理更要实现规范化，这样才能保证档案管理工作的质量，为其他部门提供最真实、可靠的数据，提高办公室档案管理的效率。
（二）规范档案管理工作能够促进现代管理手段的丰富。办公室档案管理工作的规范化有效地提升了现代化技术的使用。在对档案管理进行规范化的过程中，需要计算机的参与，这就提升了各部门之间信息交流的水平，同时也提升了档案管理的利用效率。
