前言：中文期刊网精心挑选了档案管理数字化范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
档案管理数字化范文1
关键词：数字档案 档案管理 问题
中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
从人类悠久的历史来看，档案已经存在了上千年。无论是民主自由的西方国家还是中庸重礼的东方国家。档案从未被丢弃。人类几千年来一直流传着档案记录，是因为时间可以改变，但是记录不会改变，它会清清楚楚记录着发生过的一切。由此可见，档案的存在是一种符合人类社会需要和历史发展的行为。甲骨文是中国发现的古代文字中时代最早，体系较完整的文字，主要是刻在龟甲兽骨上的文字。后续又出现了金石档案、简版档案、缠帛档案、纸质档案，等等。通过研究档案的发展，不难发现，随着时代的变化，记录档案的方式也从最初的雕刻发展为纸质记录。而对于如今这个科技发展纵横的新时代。人们对于档案的记录更是有了新的需求，希望档案管理可以更加规范化、制度化、科学化。而“数字档案”毫无疑问成为了当今档案领域里的“新宠”。它伴随着互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态，具有一定的多元性和分散性；它可以将不同的信息记录在不同的载体上；不受地理位置的影响；它不再是用人们常规的纸质来记录；而是用一种新型的更完整，更容易保存，方便及时查找的磁盘、光盘等载体来记录。
1 数字档案的主要特点
传统的纸质档案管理已不再适合社会的发展需要，因此，被数字化档案管理取代是时展的必然结果，究其原因在于其本身的几大优势。
1.1 数字档案载体容量大
一张3.5寸的磁盘可以贮存1.44M字节的内容；一张光盘可贮存650～700M字节；移动硬盘的贮存量达到几G、几十G、甚至上百G。通常一个单位在几年内保留的文件可全部贮存在一张光盘内，为人们大大节省了管理成本和保存空间，这是传统档案管理无法比拟的。再说大家现在的实践活动的范围相当广，劳动对象相当复杂，实践的节奏相当快，所产生的历史记录相当多，急需要一种新的档案载体来取代纸质载体。
1.2 数字档案安全性高
传统的纸质档案由于受自然条件和时间的影响，需要长期花费大量人力、物力和财力细心保管，而且纸质的档案若是遭到破坏会很难复原；数字档案与其相比会方便很多。首先，数字档案容量大可存储较多信息，实体档案数量少，方便管理；其次，数字档案可以多备份，而且很快就可以完成，避免了破坏后无法查找的弊端。
1.3 数字档案的使用效率高
纸质档案管理在实际应用时会出现查找不便的问题。例如在查找某所学校学生学籍档案，需要管理员翻阅数十卷甚至上百卷的档案寻找，花费的时间长、工作量也大，若是采用数字化档案管理，只需要在电脑上检索所需要的信息，计算机就会自动筛检给出，如需纸质版可直接打印出来，大大提高了人们的工作效率；同时，随着大量高科技电子产品的出现，如：计算机、数码相机、扫描仪等，这些产品具有操作简单、存储多且方便的优点，已被人们普遍使用。据了解，已有相当多的机关、企事业单位正在实现办公系统自动化，网络办公已不再是处于实验阶段，相反，它正处于一种飞速发展的普及态势，这样就不可避免地会形成大量的数字档案。
2 数字档案的不足之处
在档案管理方面，数字档案作为一个新生事物，还存在着一些不足之处。
2.1 首先是人们的认知度
从历史的发展来看。纸质作为最早记录档案的方式。最初出现在西汉时期。由于当时技术有限，造纸成本太高，使用范围也不是很广泛。直到东汉时期，蔡伦改造了造纸术。使得造纸成本降低。也让大部分人接受了纸质记录。纸质的出现经历了上数百年的时间，随着造纸技术的进步，更是一直保留至今，同样也深受广大人群的认可。而数字档案现在存在的问题就是要如何去推广，如何让人们正确地认识数字档案。而纸质档案具有真实性的本质感，能够清晰看到，所以内心会觉得纸质记录是最安全的；对于数字记录有着不安全感，所以很难接受和去尝试。
2.2 其次是数字档案的格式的问题
数字档案作为一种通过计算机磁盘等设备记录储存的档案。虽然节约了人们翻阅纸质档案的过程，缩短了档案搜索时间。但是由于设备的不同，软件也有不同，需要去下载、安装，而这样也会使得占用空间太大而导致有些软件无法正常安装，有时还会出现病毒入侵，使得我们的电脑瘫痪。对于不同人群来说，中年人的接受和学习能力还是较好的，而对于一些年纪大的人，他们接受能力有限，自然也不会去尝试一些新鲜东西。
2.3 最后是数字档案的原始记录受到质疑
纸质档案是用纸来记录，一旦形成再去修改便会有很明显的修改痕迹，因此可信度比较高，不易被篡改。而数字档案是在计算机的环境下完成的，就有了一种无形的信息资源，人们可以去随意发送、复制、粘贴，一份文件成为了共享文件，也无法保证当事人的一些特征，容易被伪造和篡改，使得数字档案的可信度降低。
3 数字档案管理问题的解决方式
数字档案因其自身显著的优越性，从而被人们越来越重视、认可，进而广泛应用在人们日常的生活和工作中，对于其存在的不足之处，笔者认为应从以下几个方面入手予以解决。
首先，应当加强宣传，使人们对数字档案有更深层次的了解。如今网络世界日益发达，越来越多的人通过网络和计算机获取更多的有效信息，而对数字档案进行宣传，也可以借助网络和计算机的力量。通过使用数字档案，使相关部门档案管理工作走出以往的繁琐，管理工作变得更方便和快捷，同时，加大数字档案的运用途径，让数字档案以其便捷的优势被更多人所接受。
其次，可以将网络计算机行业、软件开发行业以及档案管理这几个行业相结合，将文档、图片以及声像等文件格式进行统一。这样可以有效突破行业限制，建立更加统一、规范且兼容性更强的文件储存格式。
再次，各档案管理部门在利用数字档案的过程中，要注重档案存储以及网络安全问题，在长期运用后形成一种更加精确快捷的数字查阅方式。同时，相关管理部门要根据档案密级为社会提供服务。
最后，应当提高档案管理工作人员的综合素质，使档案管理工作变得更加规范。新的数字档案具有可擦除式的更改性，这就为保留档案的原始性提出了新的挑战。一方面，档案管理人员应当注重维护档案的原始性；另一方面，档案行政管理部门也为保证数字档案的原始性新设立了相关制度。
由上述可知，时代的飞跃发展，要求人要用更先进的生产力与之相匹配，传统的纸质档案管理虽然有着“辉煌”的过去，然而它在人们实际生活和工作中却频频出现许多这样那样的问题，从而也证明了纸质档案管理已经无法适应当今社会发展的节奏，它被数字档案管理所代替是时展的必然趋势，也许数字档案在实际应用中会出现或多或少的不足，毕竟它是时展的一个新生产物，但是笔者相信在未来的发展中，这些不足之处会被大家一一克服，而它，也将会在数字化时代中为社会提供更加快捷、方便与优质服务。
参考文献
[1] 吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社，1988.
[2] 杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社1994.
档案管理数字化范文2
关键字：档案管理；数字化；技术变革
中图分类号：F299.23；G270.7
随著互联网信息技术的发展，数字化技术运用到人们工作和生活的许多个方面，在档案管理中，数字化也得到了极大的运用。档案管理的数字化就是在档案管理过程中利用计算机技术和信息技术，使档案变成数字化和网络化的利于管理和处置的电子档案。采用数字化的存储方式，能够节约大量的存储空间，方便检索，便于保存，对于更好的高效利用档案资源有着积极的意义。在档案数字化的运用中，要坚持真实性、安全性、便捷性等原则，提升档案数字化管理的效率。
一、档案管理数字化的意义
实现档案管理的数字化管理是十分必要的，档案管理数字化技术的运用主要是指利用计算机、数字摄影和扫描等先进技术，将档案资料以数字化信息的形式进行保存并加以利用，形成系统的档案管理信息库，进一步提高档案管理的质量和效率。方便快捷的档案数字化管理将改变以往传统的管理模式，有效地提高管理效率。
档案管理数字化主要具有两个方面的意义。一是数字化能够节约档案管理的空间。纸质档案比较厚重，占据较大的空间，保存纸质档案需要较大的场地，在保管的过程中，对于库存的条件要求比较高，在搬运的过程中需要的人力财力也比较高。而采用数字化的存储，更够有效的节约存储的空间，存储较为便捷。二是数字化资源方便档案的处置和共享。采用数字化档案管理的模式，档案检索利用都较为方便，且电子化的档案馆也方便读者进行查阅下载，这有利于对档案资源行进行有效的管理和处置，以达到档案资源的高度共享。
二、档案管理数字化的现状和问题
虽然我国进行档案的数字化管理的时间还不是很长，但也取得了可喜的进步，自上个世纪九十年代行业实行档案数字化管理以来，档案管理逐渐从手工管理向信息化转变，既保护了档案信息，又加快了档案的开发和利用，全面提高了档案管理的合理性。但档案管理数字化技术的运用还是一个不稳定的、易出现问题的新事物，这也体现了事物发展的普遍规律，发展都需要过程，不会一蹴而就。所以，对于不成熟的档案管理数字化管理工作而言，并不是十全十美。当今档案管理数字化技术的运用所出现的问题可以归纳为以下几点。
（一）档案管理的数字化系统不健全
档案数字化管理的目的就是为了方便档案的存储查阅和利用，这就需要建立起完整的档案管理的数字化系统。从档案的存储管理和利用都有着一套较为便捷的平台。但是就目前来说，档案管理的数字化系统并不健全。长时间以来，档案管理资料的作用只是为提供咨询或者证明等简单的服务，在实际利用效果和服务上都缺乏深入和创新，使得档案管理工作只是停留在表面，开发程度还不够，所以很多服务还无法开展。
（二）缺乏标准的档案数字化管理标准
在如今经济和科技都快速发展的时代背景下，信息技术与计算机技术越来越发达，为人们的生活、工作提供了很多便利，但事物的属性都是相对的，大量信息的每日更新使得档案管理资料在搜集与整理的过程中都存在着一定难度，这可能会造成资料的缺失和错误。对于档案管理的数字化建设，需要统一的标准和流程。但是目前，我国在档案管理标准化建设还没有统一的标准，对于档案管理的数字化的相关规范和要求还不够健全。
（三）缺乏专业的档案管理人才
对于档案创新形式的运用，最重要的是要培养熟悉档案数字化管理的人才。但是目前来说，我国对于档案管理学方面的培养力度还不够。很少有专门的大学开设档案管理学，所培养的专门性人才还不多，难以满足档案数字化管理的现实需要。
三、档案管理数字化的改进措施
（一）培养专业性人才
人才是第一生产力，这一点在各行各业中都有很明显的体现，当然，行业中的档案数字化管理工作同样注重人才的培养和利用。只有拥有大量既懂得先进计算机技术，又懂得档案管理的人才，这一领域才能在时代洪流中获得更好的发展。而我国档案管理数字化管理人才的培养主要可以从两方面入手。首先，对已有的数字化档案管理人才进行专业知识的培训，使他们逐渐改变陈旧观念，更新知识结构，提高创新能力和管理能力，进一步改善该行业的人才结构。其次，要积极吸纳高水平、高技能的数字档案管理人才，要从招聘、管理、激励等方面，留住人才。
（二）加强标准体系的建设
缺乏标准化的档案数字化管理会造成档案管理资料保存的不完整且不规范，那么档案管理的数字化管理就失去了满足社会需要、加快档案管理建设的意义，更不用谈档案管理数字化应有的价值。然而，目前档案管理数字化管理中，这种现象还普遍存在，一些档案馆的数字化管理手段和管理制度还不标准、不规范，这极大的阻碍了档案管理数字化管理的正常发展和创新。于是，加强档案管理数字化建设就具有重要意义，只有健全了相关体系，保证档案管理信息的规范和完整，那么数字化技术在档案管理中才能得到更好的利用。此外，规范档案管理的标准和体系，会对档案管理数字化建设、发展产生极大的促进作用。
（三）健全电子档案数据系统
原始的档案管理资料大多是纸质的，通过人工录入或者用扫描仪进行扫描等两种方式，将纸质版的档案资料转化为数字版的档案资料。这是数字档案制作的两种最主要的形式，但前者是一种效率较低、容易出错且占用大量人力资源的方式，而通过扫描仪将纸质版档案转变为电子版档案就是一种比较实用的方法了。但要保证档案管理资料不遗漏、不缺失，就要健全电子档案数据系统的建设。这主要体现在两方面，首先，数字档案的管理人员通过扫描仪在将纸质档案转变为数字档案时，也要将纸质版资料重新录入，并及时修改、补充、更新数据资料；此外还要讲原始的纸质资料保存完好，因为数字档案在存储或传输的过程中可能会出现很多不可控的因素导致资料的丢失或损坏。
四、结论
档案管理数字化极大地节省了人力资源，将人力逐渐转向服务行业，简化档案管理流程的同时，还提升了档案管理的质量和效率。在运用数字化进行档案管理的过程中，要注意坚持可用可查可共享的基本原则，简化档案的查询流程，方便档案的使用。为了推进档案数字化的进程，必须进一步培养专业的档案管理人才，加强档案标准化体系建设，进一步健全电子档案的数据系统。
档案管理数字化范文3
关键词：数字化档案；管理；问题；对策；
文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
进入数字时代，现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响着新时期的档案管理工作，在数字化背景下，时代对档案管理工作提出了越来越高的要求。这些改变不管是对我们的档案管理工作还是对我们档案管理人员都是重要的挑战，在新形势下，档案管理人员只有认清档案管理工作的现状，不断适应新形势下档案管理工作的新要求，不断提升自身素质，才能推进档案管理事业向前发展。
一、数字时代对档案管理工作的影响
（一）数字化电子档案应运而生。档案管理，一般包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着数字化、网络化的不断发展进步，档案的物质载体表现形式也发生了翻天覆地的变化，由原来的纸质档案逐渐转变为电子档案。档案管理模式也相应的获得更新和发展，以往基于手工的档案管理模式逐渐被电子数字化档案管理模式所取代，数字化、一体化的档案管理格局逐步形成。档案管理数字化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。
（二）档案馆形态发生变化。档案馆形态由传统型档案馆向数字型档案馆转变， 这种转变将传统型档案馆有限的、信息资源不能共享的档案文件实体通过数字化手段和互联网技术的应用，实现了数字化、空间虚拟化、传播网络化以及信息资源共享化。这种转化带来的还有档案实体保管模式的转变；之前的纸质档案管理是相对集中的，进入数字时代后，纸质档案逐步向电子档案过渡。
二、数字化档案的优缺点
（一）数字化档案的优点：一是数字化档案可以减少档案管理的工作量，提高工作效率。使用较少的工作人员就可以完成多人的工作量，使档案管理工作的效率更高；数字化档案的网络化将档案管理工作从繁重的文字工作中解脱出来；数字化档案归档的网络化也方便了对档案的管理，提高了对档案信息的查询速度和利用范围。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以进行智 能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点方便地使用档案信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。
（二）数字化档案的缺点：一是数字化档案容易失真。数字化档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在数字化档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。数字化档案极易失真，这不是数字化文件本身的缺陷，而是在形成数字化档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。二是数字化档案安全性有待提高。数字化档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息。这些都会直接损害数字化档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电， 直接影响信息再现，出现不安全问题 。三是数字化档案的永久保存问题。办公自动化带来的无纸办公给工作带来了很多便利， 极大提高了工作的效率。在数字化档案给人们带来极大的方便之余，其数据保存长久性问题有时候相当脆弱。当网络突然瘫痪或者电脑出现故障等问题时， 很容易导致文件数据丢失。
三、完善数字化档案管理的措施
（一）建立健全适应数字时代要求的电子档案真实和安全的法规。由于电子档案的特殊性，其信息在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节都有更改或者丢失的风险性，只有通过法律形式将有关电子档案保管和使用的行为规范下来，使有关部门及个人自觉遵守，才能从制度上保障电子档案的安全。与此同时，法律还要确立电子档案及电子文件的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门能够依法管理电子文件和电子档案。
（二）增强防写技术措施。目前，在许多软件中可将数字化文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从数字化计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。只读式光盘只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘可供使用者一次写入，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些存储载体可以有效地防止用户更改数字化档案。接入网络的电脑应当注意使用防火墙，以防止网上用户对该机构信息资源的非法访问；阻止机要信息等重要信息从网络上非法输出，保护网上数字化档案的原始性、真实性和安全性，从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。
（三）加强对光盘、磁盘等存储介质的保护。一是要加强对磁盘的保护。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，加强病毒防范，要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存数字化档案的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。二是要加强对光盘的保护。光盘要十分注意避光。保持良好的温度、湿度环境至关重要。在使用过程中，应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，光盘的存放应置于盒中直立放置。
档案管理数字化范文4
关键词：云计算 高校 数字化 档案管理 实现和应用模式
1.高校数字化档案管理发展过程中面临的主要问题
高校数字化档案管理的发展实践面临的问题，主要表现在以下几个方面：第一，高校数字化档案资源日益增多与资源存储空间有限和资源异构的矛盾。目前，电子档案资源已经成为高校档案文献资源的重要组成部分。大量递增的数字化档案信息资源，给高校档案管理过程中对海量数据的存储带来了持续的压力，不但加重了高校档案管理中对基础设施建设的负担，还使对海量数据信息进行可靠访问这一问题也面临着严峻的挑战。另外，随着高校数字化档案建设的不断深入，不断出现大量异构的档案信息资源，包括“信息孤岛”、“信息烟囱”等信息资源分散、孤立的状态比较严重。第二，高校数字化档案资源建设与服务之间的矛盾。高校数字化档案资源建设总的涉及到两个方面的内容：传统形态的档案向数字化档案的转化以及数字化档案的存储和流通。目前高校数字化档案资源建设和管理中重建设而轻服务的现象一定程度的存在。不同用户在个性化信息档案需求以及知识服务等方面的要求日益增长，而高校数字化档案资源利用效率低下以及服务层次不高的现状使档案信息服务与用户对档案信息的需求这一矛盾日益加剧，一定程度的制约了高校数字化档案建设的发展。第三，高校数字化档案资源利用与档案资源保护之间的矛盾。档案资源具有特殊性，面临着保密和著作权保护等问题。因此高校数字化档案资源管理中，在用户的权限设定、数字化资源加密以及数字化档案资源复制制度等方面都面临许多问题。上述问题必然会对高校数字化档案管理中的资源共享、用户服务以及档案信息安全等方面带来不利影响，制约高校数字档案资源价值的发挥与利用。
2.云计算在高校数字化档案管理中应用的优势
云计算在高校数字化档案管理和应用中有以下优势：第一，云计算能够提供完善的信息资源服务能力，有利于提高数字档案馆的管理和服务水平。基于云计算构建的数字化档案服务平台能够有效利用各种数字化资源，使高校数字化档案管理获得更大程度的资源伸缩度，形成资源集成化。将高校数字化档案的信息检索、数字参考咨询等业务访问向云端迁移，实现一站式服务，大大的提高数字档案馆的管理和服务水平，并大大的降低服务成本。第二，云计算能够提供多样化和个性化的服务，促进数字档案馆职能不断改变，实现以用户为中心的服务模式，放大高校数字化档案馆的应用潜，提高数字档案馆的信息服务效率。第三，云计算有利于降低数字档案馆的工作成本，提供安全可靠的资源存储能力。云计算对信息资源实施集中存储的策略，档案资源存储于由“云”提供的由数量众多的服务器组成的数据存储中心，由数据中心对数字化档案资源进行统一管理、资源分配、均衡负载和控制安全等等，能够有效解决数字化档案资源的存储问题，还提供了低成本和高安全性的数字化档案利用策略[1]。
3.基于云计算的高校数字化档案管理的主要实现和应用模式
云计算概念的提出给高校数字化档案管理带来了新的信息服务与管理模式。以下尝试从三个方面论述云计算环境下高校数字化档案管理的主要实现和应用模式。
3.1基于云计算的高校数字化档案资源整合框架
云计算环境下的高校数字化档案资源整合的出发点就是实现资源的有效共享。因此，在云计算背景下，高校数字化档案馆的构建就是要为用户提供灵活的部署和应用服务方式，对来自不同服务平台和系统的服务进行整合，提供开放的API接口，实现统一的认证服务[2]。从逻辑结构上看，把云计算环境下的高校数字化档案资源整合框架分为四层，包括基础设施层、资源层、平台层、应用和服务层。
3.2基于云计算的高校数字化档案用户的业务实现机制
针对高校数字化档案的业务特点，云计算环境下高校数字化档案用户的业务实现机制可以采用“云+端”的形式。可描述如下：“云”端由分布的网络、计算、存储等基础设施构成，几乎所有的数字化档案数据和应用都可存储在“云”里。云端作为服务端存在，对外提供接口供客户端调用。包括PC、手机、PDA等统称为数据终端，数据终端只需要拥有浏览器和操作系统，通过网络接入“云”，经验证授权后，即可使用云中的档案资源。
3.3基于云计算的高校数字化档案资源的虚拟存储机制
大量数字化档案资源，给数字档案馆的存储带来了巨大的压力。云存储可以将各种物理存储单元通过软、硬件技术转化成为一个逻辑的虚拟存储单元，并共同对外提供数据存储和业务访问功能。在高校数字化档案馆的应用中，采用典型的网络虚拟存储作为云存储的具体实现[3]。
4.结束语
高校应充分利用云计算提供的强大资源整合能力来提高高校数字档案管理的整体业务能力和服务水平，论文的研究对于高校数字档案馆的资源建设、管理模式、应用服务方式等方面都具有一定的积极意义。
参考文献：
[1] 胡亚南.云计算在档案信息资源管理中的应用初探[J].兰台世界，2011，3月下
档案管理数字化范文5
1数字化档案管理的内涵
所谓数字化档案管理是指对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管并实施电子存取服务。数字档案馆是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现，是档案馆建设在信息时代的必然要求。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新一代的档案管理将是数字化全息档案管理的方式。
2数字化档案管理的重要性
档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。计算机的广泛使用，使大量的数字档案信息形成，同时也为档案的数字化管理提供了可能。它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。
而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理还能使资料能及时归档，尽快提供利用。同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事，从而提高了办公效率。
数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。
档案资料经过数字化加工后，社会公众（开放档案）和各职能部门都能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，也避免了传统档案利用方式对档案实体多次辗转造成的时间浪费和重复劳动，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。实现资源共享，提高工作效率。
档案因经常外借翻阅易产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成威胁。而档案进行数字化加工后，可通过电子方式提供利用，减少了原件的使用频率，有效地保护档案实体的安全。
3实现数字化档案管理的新思路
3.1管理人员的素质需提高
队伍素质的提高是有重点地抓好数据库建设的必要准备。由于档案信息数字化的发展，档案信息呈爆炸式地增长，档案利用的骤增，使档案信息分析成为一项非常重要的工作。没有高素质、高技能的现代化信息管理人才，就不可能实现档案信息网络化管理和服务。档案工作者不仅要掌握传统档案管理知识，更要努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能。坚持用新思路、新体制、新机制、新方式进行培训，在短时间内走出加快档案数字化建设的新路子，不断推进网络信息共享，同时，坚持以人为本，全面提高素质教育。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的再培训、再教育，使广大档案工作者加强档案业务基础知识的更新，树立档案数字化工作是第一要务的思想。从基本知识入手，全面细致掌握档案工作中的每个环节和知识点，熟练运用现代化技术手段来管理档案，早日实现数字化档案室。
3.2正确处理传统与现代化的关系
正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。
3.3数字化管理中需要个性化服务
数字化管理不能局限于单个档案馆管理系统，而是要集成全社会的资源构成强大的档案管理资源体系，为用户提供多样化的动态性档案管理服务。档案管理要求根据用户的实际任务搜集选择各种信息，档案管理强调利用自己独特的档案信息和能力为用户创造价值，通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值；通过直接介入用户课题的最关键部分来提高服务价值。档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神为用户提供创新性的服务，做好个性化服。
3.4实现档案信息与社会信息相联结
要建立档案信息系统，实现档案信息与社会信息的联结，这既是提高数字化档案利用率的要求，也是加强档案数字化管理软件发展自身的要求。在档案信息网上设立站点或网页，实现档案信息网络的互联。打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系?y的前提条件和核心内容之一。
档案管理数字化范文6
数字化档案管理的优点主要有：信息管理数字化。具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。资源管理虚拟化，档案信息资源共享。信息资源管理智能化，检索速度快、效率高、范围广，同时还可对档案进行机密处理。用户使用方便化，用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地利用档案信息。
一、企业数字档案管理中存在的问题
1、领导重视不够。目前大部分中小型企业的领导没有认识到档案信息化建设的重要性，习惯于传统工作，对档案信息化的重要性认识不足;在目前应用水平不高的情况下，使用计算机是高投入、低产出，有的对实现档案信息化能提高工作效率还持怀疑态度。资金投入不到位，使企业档案数字化建设进程缓慢。
2、数字化文件的制作规程和数字化文件归档制度不相匹配。电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配，从而导致档案归档制度缺乏一定的约束力。在实际的应用过程中，两者的制作从事主体不相同，在没有明确的规则之下，两者的工作无法有效统一结合。
3、正式电子文件归档程序不够完善。在相关程序设计的过程中，档案管理方面的专业人员没有参与其中，单纯从软件设计工作人员角度出发来进行程序的设计，立足在一些基本表面的问题，考虑的范围是相对局限，不够周全。而由此设计出来的自动化办公软件，在一些现实问题上的解决措施有待改进。
4、软件落后、不适用和安全性差。一些企业推行“无纸化”办公，设立OA平台，把档案的基本信息录入电脑，通过搜索关键字查找所需文件。但由于企业的OA系统较适用于文书档案或者更新滞后，对于科技档案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。当前电脑病毒横行，使得档案信息的安全和保密受到威胁。
5、档案管理人员素质问题。数字化的档案管理减少了工作人员的工作量，但对于其素质技能的要求有所增加。在现实工作中，一些资质较高的档案管理人员在软件应用技能上有所欠缺，而一些年轻档案管理人员，还无法把理论更好地结合于实际，对于工作的认识不够完善深入。
6、档案部门自律机制缺乏。档案部门的安全意识和保密意识不强，对网页的信息缺少严格的审查和管理。缺乏相互的监督机制，造成档案信息外流。
7、数字化文件归档管理问题突出。当前档案信息系统和网络建设各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
二、企业数字化档案管理问题解决措施
1、加强领导对档案信息化建设的重视。企业领导应深刻认识档案信息化建设的重要性，其目的在于提高企业领导的决策和管理水平，应认识到建设一支档案信息化人才队伍是企业档案自动化的客观要求，同时，加大力度推广档案信息化建设，要求全体员工积极配合。树立开放意识和创新意识，使得档案管理有利于档案信息的利用，服务于经济建设。
2、完善电子文件的信息化管理，数字化档案监控严格化。首先，重视数字化档案的形成监控问题，在数字化档案形成的阶段，要确保电子文件的真实性和完整性，同时需要确保数字化档案的方方面面都形成有效的监控，以科学、完整、严密的制度来规范监控过程，保证监控的效果。
3、建立完善的数字化档案安全管理制度。因要尽可能多地开发档案信息，以便提供利用，达到档案信息利用功能的最大化。实现档案信息资源共享的核心是建立完善的安全管理制度和针对数字化档案的一整套严格的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。
4、健全与档案信息化相关的标准规范，统一数据和软件，为档案信息化建设奠定有利基础。为了保证用户能高效、快捷、简易地获取档案数据库中的信息，要使档案数据库中信息存储与呈现必须实现标准化与规范化，做到标准规范，避免档案信息资源的重复、利用率低等问题，为实现档案信息资源共享奠定基础。同时，档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式、软件程序、技术标准、工作规程，才能建立起上下成线、纵横成网、信息资源高度共享的档案信息化网络。要尽快制定出既符合档案信息化规律，又适用于实际的技术规范和标准，推广相应软件。实现档案信息资源的互联互通，从而稳定推进我国档案信息化建设的进程。
5、培养和引进高素质的档案管理人员。档案信息化建设是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，能对相关软件及自动化办公系统熟练应用，全面了解和自觉执行档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准。因此，提高相关工作人员的素质仍然是重要要求，一方面需要有针对性地对工作人员进行相关的专业化的培训，另一方面需要提高相关工作人员的工作责任心，同时结合两者，才能让整个工作更加有效，有价值。
6、提高电子文件安全性和可识别性。档案信息对于企业的发展来说有着重要的价值和意义，很多甚至都是绝密文件，一旦泄露，后果不堪设想。因此，提高电子文件的安全性和可识别性有着现实的意义，我们需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要从源头开始抓起，形成严格的管理制度以及采取有效的技术措施，在每个环节都把每一项责任落实到个人，确保权责明确，采取严格有效的保密措施，增加安全性。
结束语
