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人事档案数字化管理范文1
数字化主要是把复杂信息进行转化，通过转换后的数字和数据，合理构建数字化模型，将其转换成一系列的代码之后，正确融入计算机中，从而对其进行统一处理。在医院的人事档案管理的过程中，需要利用数字化档案管理模式，让人事档案管理的效率得到全方位的提升。
一、医院人事档案管理数字化管理概况
（一）管理现状分析。目前我国医院人事档案管理主要是采取手工操作的工作模式，不仅加大了管理人员的工作难度，而且还造成了医院人事档案出现混乱与零散的状态。现有的计算机设备，也只是简单地对人员基本信息进行登记。对于计算机设备的应用相对较少，仅存在于医院人员信息登记工作中，所以为了全面提升医院人事档案管理的效率，需要将数字化信息技术全面融入其中，现今，在一些较为大型的城市中，医院人事档案管理逐步采用数字化的方式进行档案信息的录入―管理―查询。从总体的趋势上看，医院数字化档案管理体系处于快速发展阶段。
（二）数字化档案管理的意义。由于医院的人事档案管理较为复杂，尤其是各种人员情况变动以及科室之间的信息交流与传递都需要对人事档案进行查询或者应用。进行数字化档案管理不仅能够让人事档案管理的效率得到全面的提升，而且还能让信息的录入以及整体的查询更加便捷。因此，构建数字化医院人事档案管理系统十分必要。
二、医院人事档案管理的数字化实现过程
（一）人事档案信息数据库的建立。要实现人事档案管理的数字化，首先需要建立一个信息数据库。可以通过云数据进行相应数据的储存。为了能够实现整体的办公自动化，需要将HIS信息管理技术应用到云数据的整体管理中，同时还要做好纸质档案与信息化档案的相互交替。现在部分医院已经开始实现档案管理自助管理，不仅将纸质档案全部融入到信息数据库之中，而且还利用云数据的储存效果，进行了信息档案的整体备份，这样信息数据不会因为系统的更新和维护而出现数据的丢失。在进行数据信息的图案采集过程中，需要先建立一个整体的信息目录，然后利用Office办公系统中的word和excel进行图文处理，让档案数据更加清晰化、具体化。对于不同信息文件的份数以及页数一定要与电子档案进行全面的对应，从而达到良好的设计效果。其次，还要做好信息系统交互界面的处理工作，其档案信息在经过前台处理之后，一般较为规范。然后后台系统维护人员要及时对档案信息进行上传并进行良好的维护，保证查询人员能够快速准确地查询到信息数据。这样，人事档案信息数据才能得到全面的建立。
（二）查询系统的设计。在进行数字化系统管理的设计过程中，需要对医院人事档案查询系统进行优化设计。医院人事档案管理的开展，工作重点在于提供数字化服务，进而实现人事档案更新以及加工等工作。而医院人事档案管理在创建查询系统时，应将其便利、反应灵敏作为本质，为档案管理提供便利，使管理人员依据自身需要完成具体的管理工作。在查询系统中需要具有丰富字段，例如：学历和姓名，专业能力以及工作情况等，从而根据字段查找所需内容，为动态管理提供有力帮助，实现全面管理的目的。
同时，在进行查询系统的优化方面，应该结合查询人员的习惯以及查询方式作出相应的改变。可以采用时间、病历以及入院时间等方式进行查询系统的设计。这样不仅能够提升查询的效率，还能优化系统的应用性能。
（三）数字化档案信息的持续更新。在进行医院人事档案的整体管理过程中，需要对其档案进行全面性的管理。一般情况下，由于信息档案的数据相对而言较为复杂。因此，在进行数据信息的处理过程中，需要对其不同的数据进行持续性的更新，尤其是对于人员职称、职务、学历、奖惩的变化情况以及人员进出情况等都要进行持续性的更新。因此，在进行信息系统的管理过程中，需要建立自动化服务站。及时对不同的信息数据进行刷新，从而提升档案的整体管理效率。
（四）建立分级管理模式。由于人事管理的模式具有一定的变化性，所以在进行医院的信息管理过程中。需要采用分级管理的模式，对单位中的用户进行等级管理制，对各科室的人事信息都进行分类统计，并登记在册。这样，数字化档案的管理就不会出现任何的紊乱，同时在信息的录用、检阅以及删除的过程中，需要对云数据中的相关信息进行同步操作，从而达到良好的管理效果。
（五）管理人员素质的提升。医院人事档案实现数字化管理，管理人员对数字化技术的掌握与运用是关键。因此，要加强对管理人员的业务培训，不仅要提高档案管理业务水平，而且也要熟练掌握信息技术手段。管理人员在对档案软件中各个模块掌握的同时，还要熟练地运用办公软件。管理人员只有提升自身的综合素质才能适应人事档案数字化后对其岗位的迫切要求。
三、结语
医院人事档案管理的数字化实现过程相对复杂，但在整体的操作过程中，需要建立良好的数据库系统，同时做好查询系统的相关设计。并建立相应的分级管理模式。定期对数字化档案信息进行更新，从而实现医院人事档案管理的数字化、信息化。
人事档案数字化管理范文2
关键词：医院 人事档案管理 数字化
当前医院正在高速发展，随着而来的大量的人员流动与调动问题需要解决。传统的人工操作已经无法满足大多数医院的人事档案管理要求，通过建设数字化信息档案资料管理系统，使得人事档案管理走向科学化、规范化、标准化，这也是所有医院未来发展的趋势。
1、 医院人事档案管理简介
1.1 传统医院人事档案管理概况
作为医院行政管理中的重要环节，人事档案的管理在整合人力资源、促进医院整体发展等方面发挥了巨大的作用。对于一家医院来说，人事档案是医院人才队伍建设的重要依据，也是制订医院人才的培养及引进计划，保证医院的可持续发展的基础。据不完全统计，当前国内仍有很大一部分的医院使用传统的方法进行人事档案管理，对历史性的记录比较注重，注重对静态性纸质资料的描述，但带来的直接问题是工作过程繁琐、工作量大、效率低下。随着时代的不断发展，传统的人事档案管理模式，已经无法满足时展对医院行政管理提出的要求，在很大程度上阻碍了医院的发展。
1.2 数字化人事档案管理建设的意义
现代化的发展使医院的管理越来越科学化和规范化，医院人事档案的信息化管理已经成为医院现代化管理的重要内容之一。目前，各大医院的规模在不断扩大，人员组成也更加复杂，既包括专业的医务人员，也包括管理、财务、后勤等行政人员，这就给人事档案的管理带来了更大的挑战。因此应该把建立医院人事档案管理系统的数字化服务作为医院人事管理工作的发展目标，从而弥补传统医院人事档案管理的不足，而且还可以使医院管理更加全面、快捷。对医院的人事调整以及未来发展都有重大的意义。
2、 传统人事管理中出现的不足
2.1 档案管理没有引起重视，管理意识薄弱
很长时间以来，档案管理工作因不能产生直接的经济收益，给档案管理人员造成了该项工作可有可无的错误观念，其隐性的对于组织的帮助又不容易被察觉，因此人事档案管理岗位总是备受冷落，单位对于管理意识是薄弱、落后的。对档案管理的不重视直接导致医院人事档案管理者对档案管理的重要性认识不足，再加上没有受过专业知识和专业技能的培训，造成大部分相关人员管理意识淡薄，知识更新不够，业务素质不高。
2.2 管理制度不完善，管理人员素质较低
目前我国医院人事管理系统中存在的首要问题就是缺乏完善的人事档案管理制度。由于医院的工作重心往往放在服务社会、治病救人上，领导对人事管理工作没有提起足够的重视，导致现行的管理制度老旧、不完善，无法应对一定的人动带来的影响。除了制度不完善，管理员素质低也是造成人事管理工作不足的重要因素之一。医院对于人事档案管理的忽略直接导致人事档案管理人员积极性不高，工作思想散漫，在新型人事档案管理方法出现时很少主动学习。档案管理人员素质整体偏低，不具有严格的经过专业训练的业务素质，思想落后，不能够与时俱进，使档案管理工作的效率和质量受到了严重的影响。
2.3 档案资料单一，正确率不高
由于大多数医院的人事管理档案管理工作是由医院内部的专门人员来担任的，档案内容相对来说过于单一，仅仅局限于人员的姓名、年龄、学历、工作部门等基本方面。对于员工的其他相关工作经验、重大奖罚等信息缺少记录，在进行人事调动以及岗位调换时，无法得到足够的相关人员的参考资料。很难对人才的综合素质做出中肯的评价。很多的人事档案大多由人工操作，不仅费时费力，而且最终档案的准确性也无法得到保证。如年度考核、晋升工资、学习进修等需要不断更新或增加，就会出现许多材料需要一起归档的现象，这样难免会有错误的归档，此时就要重新整理上千卷的档案，在此过程中又难免会对档案造成损坏、丢失，从而导致影响档案资料的安全性。
3 、数字化人事档案管理建设的好处
3.1 档案信息整合，实现了信息共享
传统的人事档案管理会因为要求的不同进行记录，这是纸质档案管理的缺点，这使得信息的共享和传递受到限制。数字化人事档案可以充分利用自己的技术优势自动对人事档案的各类电子信息进行归类和总结，同时利用数字技术的输入、编程、输出等手段提高对人事档案的分类效率和管理水平。数字化操作可以对医院人员的人事调动进行记录，并可以建立明确的医院人事管理工作流程，将医院人事管理与医院其他部门工作结合起来，提高医院管理工作的效率，加强医院信息资源的整合。另外数字化管理系统也为医院的行政管理提供了一种高效的共享机制，促进了医院各部门之间的有机结合，增强了医院的整体凝聚力，提升了医院的工作效率。
3.2 人事档案管理效率提高
将数字化管理模式引入到医院人事档案管理中，使得档案管理的工作效率有了明显的改善，与传统的信息管理手段相比，计算机的运算速度快、信息存储量大、计算精度高，通过快速查找、编辑等操作，可以及时提供出准确、时效的人事资料及相关数据。必要时还可以从系统中下载有关信息以便在他处使用，从而避免了人工翻阅纸质档案带来的不便和手工抄录带来的人为因素的影响，最大限度地保证了数据信息的完整性和正确性。除此之外，电子信息化的人事档案管理系统还提供多种字段结合的检索方法，相比于手工检索方法，电子档案精确检索、效率更高，无需再到档案室翻阅原件，大大节省人力、物力、降低了成本，促进了医院的高效发展。
3.3 档案信息的保存以及安全性得到有效保障
医院人事档案管理系统的数字化实现，也是提高医院人事档案管理安全的客观要求。传统的纸质化档案由于材质不宜长时间保存，因而一些时间比较久远的人事档案难免会出现破损、损坏、丢失以及字迹不清的问题，不利于医院的长久化发展。信息化管理人事档案材料，使得因重复使用纸质档案堆原始资料产生的不可逆性损坏能够很好地避免了，能够完整准确地保存各类原始数据和资料，使人事档案的使用期更长久。同时数字化系统的建设还可以为用户提供专属的账号和密码，并为相关管理人员提供访问权限设置，保证了医院管理系统的安全性。
4、 结语
随着科学技术的飞速发展，社会经济和发展离不开数字化、信息化手段。医院人事档案管理的信息化建设是时展的趋势，利用数字网络技术不仅可以解决传统管理上的诸多问题，还可以提高管理的整体效率以证档案信息的保存期限。因此医院的数字信息化人事档案管理建设需要得到足够重视，跟紧信息时展的步伐。
参考文献：
人事档案数字化管理范文3
司法档案是人民法院在审判执行工作和司法政务、司法事务管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，具有证据价值和监督功能，可以说是人民法院历史的记忆。司法档案是公安、检察院、法院、司法四大权力机关所产生的业务档案的统称。有些司法档案在一定的时间内具有保密要求，有些具有永久的保密要求，这些档案信息如果随意扩散，会造成个人隐私、工作秘密、国家秘密的泄漏，是敌对分子、爆料人员、案件当事人刻意窃取的材料，哪里有需求，哪里就有买卖；这些司法档案数字化的加工人员，有机会知道敌对分子、爆料人员、案件当事人所知道的信息，这些信息一旦泄漏，会对国家、对社会、对案件审判的公平性产生不利影响；所以，对司法档案数字化操作人员，纳入保密管理的战线，加强保密管理是非常必要的。司法档案的完整与安全乃是其功能充分发挥的基础。该归档不归、档案灭失，都将影响档案功能的发挥。确保司法档案的完整必须规范司法档案的整理和交接，明确司法档案的归档范围、期限、检查验收和落实考核等方面的内容。司法档案的安全，既涉及档案的物理安全，又包括保密安全。
2 司法档案数字化过程中的保密控制
1.对档案的内容进行保密控制
说道档案工作，人们不由得想起了电视剧中的“保密局”，其实这是人们对于档案工作中一个重要的工作内容：保密工作的关注和认识。如果档案资料不能够妥善的进行保存和保密，那么就会使得档案资料出现歪斜的风险。上到国家经济发展和国防建设的档案资料，下到每一个人的个人档案信息都是需要严格的保密的。试想，如果这些档案资料都外泄到敌方手中，那么我们将完全暴露在别人面前，何谈战略思想，哪里还能在国际或者人际关系中保护自己。所以说，档案资料最重要的就是档案内容的保密工作，这是档案管理的重要工作内容。然而司法档案资料数字化的过程中，因涉及到大量的档案信息，需要不同的操作人员进行数字扫描，不可避免的有档案外泄的风险，所以档案管理部门应该切实的出台相关的措施，对档案内容进行保密控制。
2.确保档案保密的控制实施
档案资料的保密不单单在于档案资料的保密条款，更重要的是对档案资料保密进行有效的执行和控制实施。司法档案在数字化的过程中，存在的不安全和有外泄风险的预先分析是司法部门应该需要去思考和判断的。结合司法档案数字化中的操作人员、仪器设备、环境等不确定的因素，进行深入的分析研究，并且制定相关的措施，有效的对档案保密进行管控。在司法档案数字化的过程中，人的因素是所有因素中最重要的，也是风险最大的。人的不安全行为是与人的心理特征相违背的、非理智的行为。为此，可通过加强教育来控制人的不理智行为。首先，应组织工作人员学习档案安全保密的相关规章制度。其次，科学地设计档案数字化工作流程，明确各个环节需要注意的安全保密问题和需要遵循的原则，从而提高参与人员的安全保密意识。人是档案数字化工作的主体，强化人员管理，能为安全保密工作奠定坚实的基础。
3 提高司法档案数字化过程中操作人员保密意识的措施
1.严明岗位职责要求，深化思想认识
提高司法档案资料在数字化过程中的保密成效，首先就是要提高每一个档案数字化操作人员的职责意识，严明操作岗位的职责要求，深化每一个档案数字化操作人员的思想认识。在这样的基础之上，充分的发挥每一个档案数字化操作人员的主观能动性，切实的提高其工作成效和档案资料的保密性。
2.明确数字化过程中的人员分工
在司法档案资料数字化的过程中，相关部门应该切实有效的根据档案资料数字化的内容、要求、流程等，对操作人员进行统一、协调的工作划分。根据每个流程的工作性质和内容，安排相对应的工作人员从事更为细致的工作。明确数字化过程中人员的分工，有利于划分档案资料保密性的责任大小，便于分析各个环节中可能出现的问题，并且及时的进行相关的改善和提高。
3.实行严格的抽查和阶段性的验收
司法档案资料的数字化过程，是一个工程量大、程序复杂的事项，需要大量的人力、物理、财力的支持，所以在司法档案数字化的过程中，相关部门应该切实的做好相关档案资料数字化的抽查工作，以防止档案资料的错误分类，甚至档案资料的扫面错误给后期档案调阅工作带来的极大麻烦。此外，司法档案数字化工作中，相关部门还应该组织有关的工作队伍进行定期或者不定期验收，鼓励和引导更多的数字化操作人员积极投入到档案数字化的工作中，充分发挥自身的主观能动性。
4.严格操作人员的录用和培训机制
在司法档案数字化的过程中，相关部门应该严格进行操作人员的录用和培训机制。人员选拔和业务水平培训。在任何实践活动中，起到决定性作用的参与主体都是人类。因此，在进行档案数字化工作过程中，首先要对于工作人员进行合理的选拔和业务培训，以确保日后档案数字化系统的建设工作、档案管理和利用工作。也就是说，在进行人员选拔时，要偏向选择工作细致、具有较强责任心的专人，同时，在进行人员培训时也要注重道德素质与专业技能方面的培训。
人事档案数字化管理范文4
南京市企业退休人员人事档案管理服务工作经过近几年的建设与发展，相对过去来比，取得了长足的进步，但与社会不断增长的档案管理服务需求比较来说，还存在着一定的差距。一是档案馆(库)的建设还不规范，目前南京市企业退休人员档案库房与社保经办机构业务一起办公，在安全保障、建筑面积与设施配备上与国家标准还有距离。二是管理制度相对滞后，目前仍有不少制度沿用过去标准，这些基本上形成于上世纪的90年代，是根据当时情况制订的，重点抓收集整理等基础工作，立足于管理，对现代化、信息化涉及较少。三是信息化程度不高，相对于全国其它城市的企业退休人员人事档案管理来说，南京创建了与社会保险信息系统实现信息共享的档案管理软件系统，可能走在前列，但是档案的数字化建设、信息挖掘管理、可视信息管理系统等都还在规划之中，没有落到实处。四是档案管理人员能力素质偏低，缺乏能够掌握档案管理前沿技术的专业人才，如珍贵档案修复技术以及开发数据挖掘、自动识别等信息管理系统技术方面的人才。
南京市企业退休人员人事档案的管理服务对人力资源和社会保障机构来说还是一个全新的事业，既需要脚踏实地，借鉴档案业界的经验做法，又需要利用没有既往负担的后发优势，统筹谋划，注重先进研究成果的消化与利用，来推动企业退休人员人事档案管理服务事业新发展，为社会和企业退休人员服务。
创建人事档案管理服务目标体系
企业退休人员人事档案管理服务是一个系统工程，需要从顶层设计，以规划为引领，创建全面、可持续发展的管理服务目标体系，以推动企业退休人员人事档案管理服务事业的发展。南京市企业退休人员人事档案管理服务的目标，也是服务和满足企业退休人员和社会的生产生活的需求。规划的主要任务是根据国家档案局要求，落实“三个体系”的建设:一是建立覆盖企业退休人员的档案资源体系，二是建立方便企业退休人员的档案利用体系，三是建立确保档案安全保密的档案安全体系，这三个体系是统一的有机整体，安全保障体系是手段，资源体系是基础，档案利用体系是目的。
建立经济实用的人事档案库房
南京市企业退休人员人事档案库(馆)的建设理念与实体建筑都需要进一步发展。档案库建设是档案安全保障的基础，是档案资源建设和企业退休人员人事档案利用的依托，因此档案库房建筑必须符合档案的长期安全保管和便于提供利用的要求。国家档案局、建设部和发改委在2007年对档案馆的建设标准作了规范要求，明确了建设规模和项目的构成、房屋建筑面积指标、选址与规划布局、建筑设计和省市县档案馆用房指标分类。在档案库房建设的原则上，于海燕认为需要遵循实用性、经济性、人本性和文化性原则［1］。实用性原则是指把实用和节俭放在第一位，尽可能考虑档案保护的要求，为档案提供最大可能的安全保障。经济性是指在节能降耗、环保低碳方面加强档案馆建设的投入，在档案库房建筑设计时充分考虑档案库房设施，合理采用新技术、新材料、新设备，注意可持续发展。人本性原则具体体现为无障碍设计，为残疾人、老年人提供便利行动的设施，同时在档案用房布局中给档案利用者提供方便。文化性原则是指档案库房建设要反映文化特性，具有文化个性，是人事档案走近社会和企业退休人员的重要渠道。南京企业退休人员人事档案库房建筑是由800多平方米的地下室库房和100m2左右的服务大厅、60m2左右的两间办公室组成，而且区位比较分散，这与国家档案库房建设标准和库房建设原则还有很大的差距，因此成立独立档案库应该成为可能条件下的首选，建筑区位选择在市统一规划的基础上要尽量符合交通便利条件，建筑面积根据企业退休人员人事档案资源容量以及未来20—30年需求，应在5000m2以上，建筑设计应揉合南京古城风貌精神，服务设施应反映以人为本的理念。
强化人事档案资源建设
南京市企业退休人员人事档案要继续贯彻“大集中、大服务、大档案”的理念。档案实行集中管理是确保档案库丰富信息的来源，随着新增企业退休人员人事档案的实时入库的已退休人员人事档案的分批次入库，目前已入库管理38万卷，23万企业退休人员人事档案待入库，每年还有近3万新增的企业退休人员人事档案入库，巨大的库藏容量，是南京市人力资源和社会保障机构不断满足全市企业退休人员人事档案的管理与服务多样化需求的坚强后盾。随着入库人事档案数量的日益增加和档案利用需求的明显增长，充分利用计算机与网络先进技术实现企业退休人员档案数字化管理应成为当前的主要工作目标。档案数字化把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。当前南京市推进企业退休人员档案的必要性主要体现在三个方面。一是妥善解决退休人员人事档案存放的有效途径。由于现有办公用房条件限制，将档案信息数字化以及纸质档案移交档案主管部门或异地代保管，不失为解决退休人员档案存放的一条有效途径。二是提升档案服务效率的现实需要。目前南京市人力资源和社会保障机构档案管理部门每月接待退休人员档案查阅量约1100卷、借阅180卷、复印2000余份。退休人员档案数字化后，可以提供更快捷的查询和其他利用服务，大幅提高档案服务效率，满足各类用人单位以及相关群体对档案利用的需求。三是档案管理与服务的发展趋势。现代档案管理正朝着数字化、网络化的方向发展。退休人员档案数字化后，存储于数据库里的数字档案，将可以提供方便、快捷的远程查阅和多点、多向查阅及其他利用，不仅提升我们对退休人员档案的有效利用，还将全面提升我市退休人员档案管理及服务的整体水平。同时，退休人员档案数字化还将为我市社会保险业务档案数字化积累经验。当前南京市推行企业退休人员档案数字化的有利因素也有三个方面。一是信息技术有支持。现在档案数字化技术已比较成熟，且档案数字化工作在全国各地区档案管理部门也有比较成功的做法，可以为南京市退休人员档案实现数字化管理提供有力的技术支持和可借鉴的宝贵经验。同时，南京市人力资源和社会保障信息系统和市、区(县)、街道(乡镇)、社区(村)四级公共服务平台，也为今后实现档案数字化利用奠定了良好的基础。二是经费来源有保障。南京市每年可用于退休人员档案管理的费用约为260万元，且每年随着退休人员的增加相应增长，加上目前的历年结余409万元，基本上可以满足退休人员档案数字化管理的经费要求。三是规范管理有基础。南京市企业退休人员档案管理工作已基本实现规范化，确保退休人员档案均按规定整理、立卷、归档、入库，配置了适宜安全保存档案的专门库房以及相关必要设施，建立了比较完善的各类管理服务制度，同时初步建立起了一支业务素质较高的档案管理队伍，为实现退休人员档案数字化提供了有力保证。企业退休人员人事档案数字化管理建设可遵循统一规划，分步实施，技术可靠，永久保存的基本原则，依托人力资源和保障信息系统开发数字化档案管理子系统，安全、高效的管理和利用退休人员档案，实现资源共享，有效保证档案实体安全。目标是将新增的退休人员档案及时进行数字加工处理，转化为数字信息后保存。在此基础上，将现有库存的人事档案逐步进行数字化处理加工;采用由小到大、由少到多、循序渐进，逐步扩大的形式，用3年左右的时间完成60多万企业退休人员档案数字化任务。完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、OCR文字识别、图像处理、数据校对、数据质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。其中扫描的主要工序有:高速扫描、去空白页、质检、高扫补扫、页码录入、页码特殊处理、影像自动排序。数字化后的档案采用BS架构实现自动实时出入库，后台是一个Web服务器，前台基于无线手持设备(如PDA等)，在库房内连接放置在库房中的无线路由器访问Web服务器进行资料出入库。在对企业退休人员人事档案数字化的过程别要做好数据录入质量的控制，加强数据录入人员素质培训，制定并逐步完善的录入细则，强化数据质量验收，确保档案数据的准确可靠，为档案资源的有效利用提供良好的基础。在加强企业退休人事档案数字化管理的同时，加强对现已产生的企业退休人员电子化档案建设的研究与管理，创建合适的电子档案系统管理模式，丰富和规范企业退休人员人事档案资源。在推动企业退休人员人事档案数字化的同时，需要注重对实体档案的维护技术研究，实体档案是历史的真实记录，有着证据学上的凭证及参考作用，具有不可替代的重要价值，加强对折痕、破裂、残缺、水浸、成砖、霉变污染、酸化等类型破损档案进行分类研究、制订合适的修复方案，也是当前企业退休人员人事档案资源管理的一个重要内容。提高企业退休人员人事档案资源的应用和服务能力目前主要有三方面的技术。一是建设档案检索目录。美国学者克莱弗登认为评价信息检索效果的指标有六项:收录范围、查全率、查准率、响应时间、用户负担和输出形式［2］，对照此标准，南京市企业退休人员人事档案信息检索技术还需要进一步推进智能搜索引擎如语义搜索、群体搜索、基本内容特征的多媒体检索、罗盘搜索、整合搜索、垂直搜索、个性化搜索、社会化搜索［3］等来建构信息检索系统，来提高档案资源管理服务水平。二是采用数据挖掘技术。随着企业退休人员人事档案数字与电子化档案量的增加，数据挖掘技术能够提高管理效率，更好满足社会和企业退休人员对档案查找、利用的需求。数据挖掘可以从大量的集中数据中，发现隐含在其中规律性的、人们事先不知道的，但又是潜在有用的最终可被理解的信息和知识的非平凡过程，它可以扩大档案收集范围，优化库存档案结构，提高整理效率、鉴定效率，提供个。［4］三是在适时推进云计算技术。云计算是指一种全新的计算模式和网络应用模式，旨在通过网络(互联网和局域网)以按需、易扩展的方式获得所需的硬件、平台、软件及服务等资源，可以提高档案资源利用率，节省总拥有成本，增强IT灵活性和效率，被视为科技领域的新革命，对于建立统一、高效物档案资源管理服务平台、实现档案信息资源海量存储与共享利用、打造低碳经济信息化建设模式、提升档案服务、优化档案信息化人才结构等有着重要意义。［5］南京市企业退休人员人事档案管理服务可在四级服务平台间开展云计算试点，待技术成熟后可进一步推广。
加强人事档案安全体系建设
档案安全是企业退休人员人事档案管理服务工作的生命线，尤其是实现档案数字化管理服务后，档案实体安全与档案信息安全并重，是档案事业可持续发展的坚实基础。档案安全体系主要包括安全管理体制、安全管理制度、安全设施配备、安全技术系统管理等，就安全管理制度而言，要特点注重信息安全与保密规范，按照《档案法》、《保密法》等法规要求，确定企业退休人员人事档案信息资源审查标准，处理好保密与公开原则，在保障信息安全与保密基础上实现信息公开和资源共享。异地备份是数字时代档案信息安全管理的重要手段，提高档案安全保障能力。异地备份是指将原始档案资料数据化后，一成不变地进行复制，并保存在相距300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带的异地。容灾，是指为保证重要档案数据在经历各种灾难后，仍能提供正常服务，并为此所进行的一系列应急计划和建设行为。［6］南京市企业退休人员人事档案的异地备份管理工作目前还没有有效开展，在档案数字化工作完成后，可以在国家人力资源和社会保障系统内或国家档案管理机构系统间建立异地备份管理关系，与相应机构签订协议，确保企业退休人员人事档案服务资源的安全。
开展人事档案编研工作
对企业退休人员档案进行有效编研是提升档案资源利用水平的重要途径，也是挖掘档案资源的重要形式，实现档案服务于退休人员生活的目标。现在名人档案资料的编研工作普遍受到社会重视与欢迎，普通老百姓档案编研工作却没有得到应有的关心，很多企业单位和退休人员直系亲属在退休人员离世后查找档案编写悼词，但退休人员本人却再也无法听到。南京市档案管理服务机构可以针对企业退休人员需求，组织力量对档案资料进行系列编研，如“老百姓的故事”、“劳模的一生”等。编研的资料可以与广播电合播出，宣传普通老百姓，扩大企业退休人员人事档案宣传的受众面。
人事档案数字化管理范文5
改革开放三十年进程，我国人事档案管理工作不断变迁更新，人们在实践工作中的意识思维也形成了根本性变革。我国档案管理法的履行颁布，不仅为档案管理任务提供了有效的法律支撑，同时也为档案管理工作开展提出了更新的标准要求。实践工作中唯有树立创新意识，推动人事档案管理工作模式的全面变革，方能跟上时代步伐，实现全面升华。当前，人事档案管理中较多的工作人员欠缺认识了解档案资料的知情权。基于人事档案管理工作不够透明，无法有效落实知情权进而造成缺陷问题不断增加。一些原因在于原部门记录当事人档案信息过程中存在内容不实性，甚至添加了欠缺实时性依据的档案，导致对当事人形成了不良影响。还有一些单位由于长久不能掌握个人档案导致档案内容不完整甚至无从知晓，因而由人事档案资料欠缺而造成的诉讼以及纠纷事件频繁发生。依照我国制度规定，当前仅有机关事业部门或是国企单位方享有保管人事档案资料的权利，而伴随我国经济建设的深化发展，外资单位以及民营机构的经济成分比例不断提升，该类单位并不具备保管人事档案的权利，而是将档案存储在人才交流中心而无法进行行政权约束，因而达不到有效管理人事档案资料的效果。为此，人事档案管理创新势在必行。从采用方法上来讲，档案随人走的传统模式经受了更大的挑战。伴随市场经济制度改革的深化发展，人才流动更加频繁，人档分离机率大大增加，虽然干部档案以及企业员工档案管理规定对流动人才档案管理进行了要求，然而实践工作中有关管理单位以及流动人才享有的权益以及管理矛盾问题却逐步凸显出来。一些单位为预防人员不良流失用档案作为关卡，导致弃档问题频繁发生。社会上拥护淡化人事档案管理的声音越来越高。制度层面，人事档案资料的汇总收集欠缺力度，同时材料质量不高的现象较为普遍。首先，归档管理体制并不健全且执行欠缺严格性。少量档案机构仅能照搬照抄档案资料归档管理要求，无法制定符合自身特征的工作细则。即便一些单位创建了管理制度也在不同层面上包含执行不到位的问题。另外，汇总收集的资料并不完整精准，尤其是上交人才交流中心管理的档案、员工考核资料、鉴定评估报告等，无法及时的囊括到个人档案之中。再加上欠缺监督核查机制、材料真实性无从考证，导致人事档案管理存在较多不足之处，因此只有全面创新工作模式，引入现代化信息技术手段，方能真正提升管理水平，达到事半功倍的工作效果。
2人事档案管理信息技术应用
2.1引入数字化技术，提升档案管理标准性
当前，档案信息化管理工作中呈现出软件工具种类繁多、标准不统一的问题，进而对整体系统水平的优化提升形成了负面影响。为此，应全面创新档案管理信息化工作意识，引入数字化技术，提升档案管理标准性。可创建一体化人事档案管理数据库系统，采用数字化技术提升人事档案管理自动化水平，使工作人员从复杂的手工操作任务中解脱出来，有精力从事更高层次的工作。当然，该过程之中应扩充数字化、信息化投入，以确保数字化技术持续不断更新与优化，以适应时展综合需要。
2.2有效提升系统整体水平，着重建设数据库系统
人事档案管理信息化建设应将着眼点放在整体数据库系统建设中，构成系统的纵横节点均应符合一定水准，并利用网络系统进行联通，进而可激发数据库系统内在优势，提升人事档案管理数字化系统整体能力水平。一些节点甚至可以对其他重要节点形成阻碍影响，并导致系统梗阻。因此，要想确保节点装备功能水平同应用效果同步提升并不现实，无法实现齐步走的目标。为此，可本着鼓励推进的原则使一部分单位提升数字化管理水平，将这些机构作为试点单位，着重建设数据库系统进而获取到可全面推广应用的宝贵经验，这对于人事档案管理整体系统建设极为有利。当前，一些单位在人事档案信息化管理工作中，由整体层面来讲仍旧处在从处理文件向着数字化管理模式转变的过程，为实现这一阶段目标，应做好数据库系统建设，积极开发创新型数字化管理手段。数据库系统内涵在于借助现代化信息技术做好人事档案资料的科学化管理以及便利化应用。创建数据库体系始终为一项长久、艰巨的工作任务，应经历从低至高、从个体至群体逐步推进的过程。通过实践研究我们明确创建数据库系统的重要经验在于，领导决策层給予全面重视，树立统一认识，计算机专业技术人员则应給予人事档案管理业务人员积极的配合与支持。信息技术实践应用阶段中，应创建活库，通过应用频率检验数据库系统的总体活性，并制定重要的整改发展策略，促进数据库从单一形式向系统化形式全面发展。应积极促进综合性数据库的优化完善并创建形成各个机构人事档案管理目标库，利用网络平台连接构成分布式、开放化的数据库群，这样一来将令自动化数据库系统效率显著提升。
3结语
人事档案数字化管理范文6
关键词：档案管理 信息化 有效利用
现代科技特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求。人事档案是人才信息的重要载体，是人员个体存在社会的真实历史记录。准确、齐全、完整的人事档案，历史全面地记载着人员的经历、政治思想道德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映人员综合素质的最重要的依据，也是人员今后就业及各级组织选拔、任用、考核的主要依据。随着高社会信息化水平的迅速提高，对档案管理工作也提出了新的挑战，原有的单一的管理模式已经很难适应现时档案工作的发展要求，因此人事档案信息化管理是档案管理方式改革的必然趋势。
企事业单位吸收引进先进的档案管理系统，使档案信息化，已成为现代社会档案管理的必要手段。档案信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经过系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享的过程。
剖析档案信息化一是档案信息的数字化和网络化；二是档案信息接受、存储、加工、传递和利用的一体化；三是档案信息的高度共享；四是档案管理模式的变革，即从以面向实体保管为重点，向提供档案实体的数字化服务为重心的转变。
本文就实际应用中档案信息的数字化阐述相关组织构成及实例：
1.信息存储
目前实现档案管理的数字化最关键的动作就是在于需要将纸质的档案，通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中。在具备各种软硬件的条件下，关键数据的核实是必不可少的，方便查询的电子档案与需核实的扫描数据的链接是目前很难精准实现的，因此在档案扫描归档的同时，档案管理人员针对性的档案梳理是加强档案信息有效性的关键步骤，因此在实际应用操作中，对档案录入关键人员的管理，是提高档案应用的主观可控因素，也是提高数字化的重点。
2.纸质档案存放管理
通过数字化处理的纸质档案是数据真实性的重要体现，因此在完全依赖数字化后的纸质档案，并非是废纸一堆，定期的档案核实整理，是确保数字化档案的有效性的体现。对于过于依赖数字化信息的企事业单位，在这里需要警醒的是，由于科技化时代的特殊性，定期核实档案信息虽然耗费人力物力，但却能体现其意义所在。人事档案管理是反映员工综合素质的一个重要方面，是公司选贤举能的重要依据，是对员工进行全面评价的重要参考，档案的完整性和准确性对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。由于人为因素的考虑，数字信息与纸质档案文件的核实需交由两组人员分别处理，以利于防止因同类人员的类似错误处理，使人员档案信息的误差将到最低。
3.数字化进程的推进
档案信息数字化的前提是档案信息的规范化、标准化，即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如ISO主席汉兹所说：“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势，必将出现一个电子混乱局面。” 企事业单位的信息化素质亟待提高在信息技术飞速发展的今天，还是存在因循守旧，利用档案的观念停留在以前的手工时代。通过之前提出的信息录入及档案纸质存放的关键模式，对没有从传统的纸质档案模式中走出来人员给予有力的抨击，使其排斥、不接受“信息化”，认为纸质档案更为直观，更为可靠的观念彻底改观。
4.数字化信息安全保障
由于人事信息是关系到个体存在社会中的实际意义的表象，因此人事信息的保密是档案管理人的职业素养，同时也是保障数字化信息安全的工作准则。目前档案信息通过电子存储设备保存，存在因设备损坏及网络病毒等外部因素造成的损坏，因此，在实际应用中，严格控制档案查阅时使用的网络连接、对外连接的硬件设备，是确保档案数据泄露的关键环节。建立执行行之有效的档案查阅流程，确保内外部网络分设，杜绝外部存储设备应用，备份档案信息严格管理，从而关注信息安全保障。
5.信息共享
