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城市建设档案管理规范范文1
关键词：城建；电子归档；关键节点；信息导入
城市建设档案主要指的是在城市建设中直接形成且具有保存价值的信息。电子档案与城市建设档案归档的有效结合，可以节省档案管理空间合并人力，对提高归档管理质量具有重要意义，城市建设电子归档也要求关键节点控制和信息导入，只有这样才能充分发挥电子档案的重要意义。因此，山东省烟台市城市建设电子归档必须加强关键节点控制和信息导入，为山东省烟台市的城市建设奠定坚实的基础。
一、城市建设电子归档的关键节点分析
（一）确认城市建设工程项目的启动，签订城市
建设档案合同并及时呈交责任书城市建设工程项目启动意味着电子档案归档工作的开始，签订项目责任书，使档案管理处可以及时、全面掌握城市建设工程项目的建设情况，并树立准确的城市建设电子档案管理目标。
（二）对档案工作人员进行培训
电子档案管理人员的专业技术水平和综合素质与归档工作质量有直接关系，定期组织专业知识培训，既可以增强建设单位对归档工作的重视，及时提供相关资料信息；也可以提高电子归档工作人员的专业技术水平和综合素质，使电子归档工作人员能够充分掌握计算机操作技能，为档案资料收集和资料归档工作质量提供保障。
（三）城市建设工程项目验收
城市建设工程项目验收主要是对其质量进行验收，对城市建设电子档案归档质量有直接影响作用，极大程度决定城市建设电子归档的真实性、完整性和有效性。
（四）城市建设电子档案验收
在进行城市建设电子档案验收之前会进行预验收，在预验收过程中及时解决电子归档存在的问题，然后再进行验收以保证城市建设电子归档的质量。城市建设电子归档的关键节点控制流程如图1所示。
二、电子归档关键节点的信息录入
（一）签订城市建设工程项目责任书
信息：城市建设工程规划许可证信息。作用：在签订城市建设工程项目归档责任书之前，可以发挥催促相关单位的作用，在签订责任书的过程中，可以适当减轻工作负担，对提高归档质量有重要作用。导入方式：从烟台市规划局导入。
（二）对档案工作人员进行培训
信息：已经签订责任书的信息，归档人员的基本信息。作用：通过责任书的有关信息，可以督促相关单位及时开展归档工作人员的专业知识培训，保证档案资料收集的质量，归档人员的基本信息，则是明确责任范围以及培训人员，为专业知识培训课程的安排提供依据。导入方式：将签订的责任书进行信息汇总并转到相关城市建设电子档案管理馆，通过在线培训系统导入归档人员和档案管理人员的基本信息。
（三）城市建设工程项目验收
信息：城市建设工程档案的电子目录。作用：通过电子目录，可以提高档案查阅的效率，对档案归档的质量具有重要影响作用，电子目录质量合格后才能进行电子档案验收，可以有效降低成本。导入方式：通过网络实现电子报送，在电子档案中导出城市建设电子归档内容。
（四）城市建设电子档案验收
信息：城市建设工程项目验收合格信息。作用:表明城市建设电子归档工作完成，及时报送城市建设工程电子档案。导入方式：从工程管理档案管理系统中导入。
三、城建电子归档存在的问题
（一）管理模式落后
现阶段，城市建设电子归档管理模式依然采用的是传统管理模式，这种管理模式已经无法适应电子归档管理的需求，缺乏完整、适用的电子归档管理模式，城市建设的电子档案未能得到有效的开发和利用。
（二）意识比较薄弱
电子归档应用于城市建设档案管理的时间比较晚，归档人员习惯运用传统的归档方法，没有对电子归档形成正确的认识，没有认识到电子归档的重要性，归档人员的专业技术水平比较弱，无法正确进行电子归档工作，工作效率无法得到提高。城市建设电子档案管理处缺乏电子归档专业型技术人才，无法及时发现电子档案存在的问题，不利于电子归档工作的顺利展开。
（三）缺乏完善的制度规范
目前，城市建设电子归档工作缺乏严格的制度规范，无法准确对工作水平进行综合评价，无法为电子归档提供保障。或者未将相应的制度、标准落实到城市建设电子归档工作中，电子归档在城市建设归档工作中的重要作用未能充分发挥出来。
四、加强城建电子归档管理的有效措施
（一）创新管理模式
结合先进技术手段及时创新电子归档管理模式，创建完整、适用的档案管理模式，最大限度发挥出电子归档在城市建设档案归档中的重要作用。
（二）增强电子归档意识
在城市建设归档工作中采用电子归档的方式，应该使归档工作人员充分认识到电子归档的重要性，通过相关专业知识培训，进一步提高归档工作人员应用电子归档的操作能力和专业技术知识，在城市建设归档工作中积极采用电子归档的方式。对电子归档系统进行维护，及时解决电子归档中存在的问题，提高电子归档的重要作用，为城市建设提供准确的参考依据，保证城市建设归档工作顺利开展。
（三）完善相关制度规范
目前，我国已经针对城市建设档案管理出台了一些标准和制度规范，如《建设电子文件和电子档案管理规范》，这就要求我们在进行城市建设归档工作的时候，必须严格执行行业标准，按照标准进行工作，为电子归档工作质量提供充分的保障。综上所述，关键节点信息控制和信息导入的准确性对电子归档的质量具有重要的影响作用，城市建设电子归档中必须充分掌握关键节点，注重关键节点所需信息的导入，保证电子归档的准确性，为城市建设提供准确的参考，有效避免电子归档出现信息盲点，保证电子归档信息的全面性和准确性，对城市建设电子归档进行有效管理。
参考文献：
[1]杨艳新.浅谈对电子文件归档的几点认识[J].城市建设理论研究（电子版），2012(26).
[2]许文辉.谈建设电子文件归档的几个难题[J].浙江档案,2009,(5):48-49.
城市建设档案管理规范范文2
关键词：城建档案；文明和谐；制度化
前言
同志在十七大报告中强调，要保障社会公平正义，不断促进社会和谐。公平正义既是人类衡量美好社会的一个标准，也是人们评价社会政治文明的一杆标尺。就当代中国而言，公平正义在构建和谐社会的进程中处于非常关键的基础地位。换句话说，公平正义是构建和谐社会的灵魂，也是构建文明和谐单位的关键。这一基本认识，对加强新时期城建档案文明和谐建设具有极其重要的指导意义。这些年来，定陶县城建档案紧密结合定陶县城市规划、建设、管理发展的实际，以强化城建档案管理职能、激发城建档案工作活力为目标，克服重重阻力，坚持不懈地进行制度化建设，逐步营造了公平正义的环境，充分调动了广大职工的积极性，为单位注入了快速发展的动力，混乱落后的局面彻底改变，出现了全面持续快速发展、构建文明和谐的新局面。
一、城建档案工作主要内容
城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案是城市规划、建设和管理的重要基础资料,是建设各主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据,是抗震防灾、应对突发事件的重要信息,也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。城建档案工作就是围绕城市建设开展的一系列档案管理工作包括档案的收集、整理、保管保护、鉴定、统计、开发利用等,是城乡建设事业的重要组成部分。按照国务院《科技档案工作条例》(国发[1980]302号第二十八条,大中小城市都应建立专门的城建档案管理机构,特别是大中型城市必须建立城建档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。小城市和县镇按照要求,也要建立城建档案馆或设立城建档案室,并配备专职档案管理人员。
二、城建档案的作用
城建档案的在城市建设各项活动过程中的作用，主要表现在以下几个方面：
1、城建档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段。城建档案是城市建设活动的产物。城市建设活动的成果不外乎两个方面：一是建筑产品，一是城建档案。城建档案是城建生产活动的直接记录和实际反映，它真实地记述了城建生产活动的过程和成果，记载了人们的城建思想、城建技术、城建经验。
2、城建档案是城市建设和管理工作的重要依据。在城市规划、建设工作中形成了大量的城建档案，真实地反映了城市从无到有、从大到小、从落后到先进的活动过程和发展规律，是人们建设城市、管理城市的智慧结晶。只有以城建档案为依据，才能进行科学的城市规划、建设和管理，克服盲目性，避免浪费和损失，合理地利用城建档案，才能促进城市建设顺利有序地健康发展。
3、城建档案是城市维修、改建、扩建的依据。城建档案是城市发展过程的真实记录，是城市建筑物、构筑物改建、扩建和维护工作不可缺少的重要依据。没有城建档案，城市建设就会造成混乱，维修、改建、扩建就难以进行。随着城市的飞速发展，城市的现代化建设突飞猛进、日新月异。如今的城市，地上高楼林立；铁路、道桥纵横交错；地下给排水、煤气、通讯、人防等工程管线密集如织。要对这些城市基本设施实施有效的管理与维护，就必须有完整、准确、系统的城建档案做依据。
4、城建档案是城市防灾、抗灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据。一旦发生战争，城市是敌人首先攻击的目标。城建档案是战后恢复重建工作的依据。把一个城市中重要的、具有全局意义的城建档案集中到城建档案保存，当发生战争或出现意外的重大灾害时，将发挥其不可代替的作用。
5、城建档案是征用土地、房地产权产籍的法律性依据。土地征用、各种审批文件、建筑执照、产权所有证等房地产档案，是城市房地产管理的历史凭证，是解决产权纠纷的法律证据。
三、建档案工作现状
目前,全国80%的县级建设行政主管部门设立了城建档案室(馆),大中城市普遍建立了城建档案馆,负责收集、保管和提供利用本地区形成的城建档案,相当一部分城建档案馆(室)被赋予“城建档案管理处(办公室)”职能,指导监督本地区城乡建设档案工作,形成了“一个机构、两块牌子”的工作体制。许多地方和部门以及建设单位,将建设项目档案工作作为工程建设的重要内容,纳入项目建设管理计划和工作程序、岗位责任制,逐步走上良性发展的轨道。各建设行政主管部门将工程档案管理纳入规划许可、施工许可和备案管理程序,普遍推行“一书一证”制度(即工程开工前建设单位要与城建档案馆(室)签订《建设工程档案报送责任书》,工程竣工验收备案前要由城建档案管理部门出具《城建工程档案验收合格证》),工程档案接收率达90%以上。城建档案馆(室)档案数量快速增长,各馆配备了相应的硬件设备,如密集架、计算机、扫描仪、温湿度自动监控设备等,按照国家标准《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档管理规范》和建设部颁布的《城建档案分类大纲》、《城建档案保管期限与密级划分》等一系列技术规范整理档案,档案规范化、现代化、信息化程度大大提高,村镇建设档案工作开始起步,各地积极贯彻《城市地下管线工程档案管理办法》,初见成效。
城市建设档案管理规范范文3
关键词： 档案管理； 软件； 硬件；配置
中图分类号：G271 文献标识码：A
随着我国经济社会的发展， 城市化进程的加快， 城建档案管理工作也面临着新的形势， 承担着新的任务。客观环境要求城建档案管理工作必须发挥自身积极性、 主动性， 由封闭型向开放型发展， 变被动服务为主动服务。突出服务意识， 既是城建档案管理工作其服务部门性质决定， 更是其自身的发展要求所决定。服务意识的体现，关键是落实， 需要从不断提高档案管理的软件和硬件配置两个方面着手。
1、 提高档案管理工作的软件配置， 就是抓档案管理工作的管理机制建设、 人员队伍建设。随着我国经济社会不断进步， 城市建设不断发展， 新事物、新情况不断涌现，我们的城建档案管理所处的社会背景大环境，以及社会的服务要求也发生了较大变化。要想在变化发展中充分发挥城建档案管理工作服务社会发展的功能，承担推动社会发展的历史重任， 城建档案管理工作自身就需要与时俱进， 跟上时展的步伐，使自身提供的服务始终符合发展变化中的社会需求。
1.1 档案管理工作管理机制建设。
首先，城建档案管理部门要不断加强自身体制建设。体制顺， 好比脉络通。体制建设， 对于部门理顺内部关系，发挥对外服务职能具有重要作用。这就需要档案管理部门根据新时期档案管理工作变化发展的新情况，适时调整管理部门的科室和人员配置， 消减不符合客观现实需要的科室， 科学合理的增设具有新职能的新科室，实现现有的机构编制和人员编制更好的服务当前经济社会发展。
其次， 要不断加强城建档案部门规范化、 标准化建设。完善制度， 结合本地实际， 对本地区的城建档案地方性规章及时进行修订和完善，建立健全配套完善的城建档案法律法规体系， 确保城建档案管理工作有法可依， 健康发展。严格管理， 有法必依， 有章必循， 这是确保档案管理规范化、 标准化建设的根本前提。城建档案管理工作的各个环节， 都要严格按照相关规章制度办理，确保档案管理不出疏漏，不出差错。同时， 相应简化档案使用的相关手续， 提高城建档案的利用率， 增强城建档案的社会服务功能。
1.2 案管理工作人员队伍建设。
人员队伍建设，是指不断提高城建档案管理工作人员的思想政治素质和业务素质。任何工作的开展都离不开人， 能否做好城建档案管理工作， 城建档案管理工作能否为城市建设保好驾、护好航，很重要的一个方面取决于是否拥有一支高素质的人员队伍。
首先要提高工作人员的思想政治素质。就是要不断学习党在新时期的理论思想和路线方针政策，深刻领会新时期社会发展 “以人为本” 理念的内涵， 牢固树立以人为本的服务理念。
其次要提高工作人员的业务素质。就是要求城建档案管理人员不断学习业务知识， 钻研业务技能， 在熟练掌握自身工作所需要基本知识技能之外，还要掌握档案管理新知识、新技
术， 借鉴发达国家城建档案管理工作好的经验。
总之， 城建档案管理部门工作人员管理上要抓思想作风， 强业务素质， 围绕当前城市建设工作的中心， 紧贴社会、 服务大局，激发干事创业的工作热情，为我国经济社会发展提供全面、 及时、 高效的服务。
2、 提高城建档案管理工作硬件配置， 就是指加强档案管理部门的场馆配置和设备配置，当代城建档案管理逐步向业务规范化、标准化，技术现代化、 信息化， 服务社会化、 多元化方向发展。城建档案管理工作今后必然也要强化其对社会服务的功能，提高社会服务的服务水平， 拓宽社会服务的服务层面。对比我国城建档案管理工作的现状， 要实现上述目标， 需要做的工作还有很多。
2.1 加强档案管理部门的场馆配置。
档案管理部门的场馆配置，包括档案保存场馆和对外服务场馆。我国城建档案保存场馆基本满足我国的城市建设发展要求， 但是要真正做到城建案服务的社会化、 多元化， 仅仅做到这一点是远远不够的。在具备了档案保存场馆条件的同时，我们还必须具有齐备的服务场馆。齐备的服务场馆，可以使城建案管理部门的行使对外服务职能时，挖掘服务资源，拓展服务层面。我们可以建设像城市发展展示馆等类似社会公益场馆，利用展馆向社会展示城市发展各个时期的资料以及远景规划资料， 让市民详实了解城市的发展历程， 历史文化、 人文风情以及美好的发展前景。同时， 通过展示展馆的建设， 还可以起到对外展示城市良好形象的作用。
2.2 加强档案管理工作的设备的配置。
当前， 我国城市建设发展已经驶入快车道， 城建档案资料日益繁杂， 资料应用范围逐渐增广，利用频率逐渐增强，真正保存好、 管理好、利用好这些档案， 做到对历史负责，为现实服务， 加强档案管理业务的规范化、 标准化， 服务的社会化、 多元化是必不可少的， 但是这一切离不开技术的现代化、 信息化， 更离不开现代化的管理设备。城建档案管理部门应紧跟档案管理发展潮流， 增加档案管理的技术含量， 引入当前档案管理的新技术、 新设备、 加快档案信息化建设。信息化已经成为当前档案管理工作的发展潮流， 它的建立， 必然使城建档案管理更科学、 对外服务更便捷、 更高效。我国城建档案管理部门旧有的管理、 办公设备大部分已经不具备这些新功能，更新设备已经成为城建档案工作发展的当务之急。
严谨而科学的管理机制，作风与技术同样过硬的人员队伍，现代化的硬件设施，必将更好的发挥城建档案管理部门的服务职能，更好的为我国城市建设及经济社会各项事业发展保驾护航。同时，我们也坚信， 城建档案管理部门只要时刻突出服务意识， 围绕服务社会这个主题开展工作，也必将推动自身各方面的发展， 开创城建案管理事业发展的美好未来。
参考文献
[1] 《重视城建档案的开发利用增强城建档案的服务意识》 张小东， 《东科技》 1999 年第 9 期；
城市建设档案管理规范范文4
本文主要介绍了全面建设规划业务档案信息化管理的重要意义，并结合笔者工作经验提出了实现规划业务档案高效利用的建设思路，以期改善城乡规划局档案管理工作效能，为推动档案管理事业持续发展提供有益参考。
【关键词】
规划业务；档案管理；信息化；思路
一、全面建设规划业务档案信息化管理的重要意义
规划局作为政府职能部门之一，不仅承担着地区城市规划档案资料的管理、规划测量、规划设计及相关档案管理的职能，也是政府城市规划的信息中心、决策参谋中心，是社会各方面利用城市规范建设的史料中心。时下，信息化已然成为社会发展的必然趋势，规划档案管理工作也应朝着这一方向变革，这不仅是档案管理人员与时俱进、顺应时代潮流的有效途径，也是提高档案利用率的最佳选择。具体地说，信息时代规划业务档案管理在原有纸质化、人工操作模式的基础上，引入数字化、电子化等归档和操作模式，不仅有效解决了规划业务档案存储空间日益匮乏的问题，还从根本上优化了纸质档案的查询、借阅模式，使得规划业务档案的查询、借阅更加方便快捷。例如，通过互联网操作平台，不仅能够让档案的检索、查阅工作在系统指令发出后立即实现，还突破了以往空间和时间上的约束，且一份档案可以同时提供给多人借阅，整体上提高了规划档案的服务性能和利用率。此外，业务档案的查询结果也较以往人工处理时更加准确、方便、快捷，信息更加全面、高效。一言以蔽之，全面加强规划业务档案信息化管理，不仅有益于规划业务档案管理效率的整体提高，同时，这种分门别类、高速检索的处理模式还能促使规划业务档案利用效率大幅提升。
二、提高规划业务档案利用效率的建设路径
（一）统筹管理规划业务建档、使用，促进档案管理规范化。规划业务档案管理信息化建设是档案管理智能化的直接体现，其以城乡建设档案资料为管理对象，运用计算机软件、硬件及网络技术和计算机通信技术，实现对规划业务数据的输入、存储、查询、检索、处理、分析、显示和更新，以便于档案管理人员及相关档案查借阅人员通过系统方便、快速地进行资料录入、管理、查询和分析等工作，成功地将档案工作人员从过去烦琐的工作中解放出来。而要全面推进信息化建设，首要建立规划业务档案管理工作长效机制，明确管理重点内容、工作分工和追责处理，并依照不同的职能成立专项工作小组，完善规划业务档案工作网络，以保障工作有条不紊地开展和落实。其次，要进一步优化规划业务档案信息化管理体系，建立涵盖业务审批流程、档案交接、资料规格、存档方式、查阅使用等各环节的操作系统，确保规划业务档案真正实现智能化管理。
（二）健全业务档案管理流程标准，提高内部调档查阅效率。规划业务档案系统数据来源非常广泛，推行跨系统查询操作，能够极大程度提高检索效率。对此，可结合单位实际，建立综合业务档案数据库，以实现规划业务档案的动态、实时更新与维护。比如，可将各类数据进行综合归档管理，保障跨系统电子数据的全要素综合查询的畅通；同时，合理设置人员权限，健全档案管理借（查）阅登记制，以保障实体借阅、电子借阅、下载打印等多种形式、多重级别的同步操作，在提高内部档案使用效率的同时，亦进一步完善规划业务档案规范管理，提高城乡规划局行政服务效能。
（三）重视数字档案安全备份管理，严控业务档案保密工作。现代科学技术发展带来的信息化处理，虽然实现了海量档案资料的便捷存储与高速处理，但也存在一定范围的缺漏，因而必须重视互联网与信息化共同作用下的安全隐患，重视规划业务档案信息安全问题。这就要求档案管理人员不仅要重视数据库本身的安全，还要对机读目录进行保密，严格按照我国现行网络信息保密法律法规，加强档案信息库特别是未开放信息数据的保密工作。其次，要健全规划业务档案数据库，做好数据安全备份，定期进行数据在线、脱机模式下的双重检验。此外，还要注意在档案数据备份至云端时，及时设置防火墙、数字验证码、密码校验，做好防入侵检测，为档案存储提供多重安全保障。
三、结语
全面实现信息化管理已成为新时期我国行政事业单位档案管理实现自动化、高效化目标的有力手段和有效工具。城乡规划局作为行政事业单位的重要组成部门，其规划业务档案管理是城乡规划、建设和管理的基础，也是城市建设行政主管部门依法实施行政管理及工程建设等工作的重要依据。因此，在信息化、数字化的发展形势下，规划档案管理也应加强信息化建设力度，与时俱进，同期开展一系列革新举措，以适应大规模城市建设需要，助力城市经济蓬勃发展。
作者：黎颖珊 单位：中山市城乡规划局火炬开发区分局
【参考文献】
[1]韩世华.城市规划业务档案规范管理的探索与实践[J].卷宗,2015(11).
城市建设档案管理规范范文5
关键词：城建档案；监管；创新；涵义；措施
城建档案工作是城市建设工作的重要组成部分，涉及了城市建设发展的方方面面，涵盖了城市建设的每一个环节和领域，整体反映了城市建设发展的水平，作为一种历史记忆依据和凭证，是其它社会服务和其它社会产品无可替代的，它是一项科技文化事业。随着新型城镇化进程加快，城建档案事业面临一些新情况、新问题。如部分单位城建档案意识淡薄，依法处罚力度不够等。因此，城建档案行政管理部门应从营造执法氛围入手，创新发挥城建档案行政监管职能，从而提高城建档案管理水平，服务城乡建设和经济发展。
一、城建档案行政管理职能及其涵义
首先，我们知道档案行政管理职能是档案行政主体作为国家行政管理的执行机关，依法对国家档案事务进行管理时应承担的职责和所具有的功能作用。它反映着国家档案行政管理活动的内容与基本方向，是档案行政行为本质的具体表现。而城建档案馆作为城建档案的行为主体，其职责是“负责拟定并组织实施全市城乡建设档案事业发展规划，负责对列入城建档案馆的接收范围的工程档案进行预验收并出具预验收认可，负责全市规化管理业务档案，建设工程档案、地下管线档案等城乡建设档案的统一接收、保管、利用及城乡建设档案信息资源的开发利用，负责对全市城乡建设档案工作的指导、监督、检查和有关人员的业务培训工作，负责对建设单位在建设工程竣工验收后，逾期未向城市建设档案管理机构报送建设工程档案的行为进行处罚”，由此可见，城建档案作为专业的档案馆，接收范围广，管理工作难度大，如果没有法律法规作保证，不依靠行政执法的手段来开展工作，城建档案规范、接收、监督指导等业务工作难以完成的，一些有法不依，执法不严、违法不究等严重背离依法行政的现象就会愈演愈烈。因此只有加强城建档案法制建设，坚持以法治档，努力提高依法行政能力，才能解决档案管理中的难题，才能保证城建档案工作的顺利开展。
二、城建档案管理部门履行行政管理职能中遇到的问题
规划、建设行政主管部门是城建档案管理的执法主体，城建档案馆是受规划、建设行政主管部门委托的执法部门。近年来，城建档案管理部门认真贯彻落实全面落实依法治国基本方略，依据《档案法》、《城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》等法律、法规，通过强化行政管理职能和加大执法力度，不断提升城建档案服务水平。但部分单位和个人城建档案法制意识淡薄，严重制约档案依法行政的进展。主要表现为：一是对依法治档仍缺乏根本认识。认为城建档案部门不是重点部门，档案工作不是单位工作的中心工作，往往得不到单位和领导的重视和支持，说起来重要，做起来次要；档案工作就是收收、借借，简单地把资料收集、整理和保管好，用起来找得到就行，没有意识到城建档案管理工作好坏是城市建设工作的一部分，是社会稳定、经济发展的重要依据，依法治档是保证档案管理可持续发展的重要保障。二是抓落实的措施不力。在城建档案工作安排上，强调得多，具体落实的少；业务上指令多、指导得少；基础建设上，资金投入得少；管理手段上，提出问题多，解决措施少。三是违法行为经常发生。如有的不向城建档案馆报送工程竣工档案，认为到城建档案馆归档与在本单位归档一个样。四是城建档案执法体制还不完善。机构的设置和运作、人员的落实管理、执法的标准和操作都有待进一步探索和完善[1]。
三、打造城建档案创新履行行政职能的良好氛围
(一)健全管理机制是创新履行档案行政管理职能的基础
首先是要积极推行目标管理模式，将城建档案纳入考核项目，要求所有负责工程建设的单位都必须要认真对待与配合城建档案工作，并且要规范化的推进相关工作。其次要坚持实施管理员持证上岗制度，要求所有工作人员的素质能力达标，规范化的推进城建档案管理。最后是要严格预验收管理，未取得预验收合格意见的，不得组织工程竣工验收，未取得工程项目档案验收认可文件的，不得办理竣工备案。
(二)部门联动协同管理，是履行档案行政管理职能的重要措施
城建档案工作离不开和各个行政部门的合作，比如与质监部门之间的档案移交、与房产部门之间的协作以及和各部门之间对于备案工作的合作。城建档案馆与建设单位在项目建设前期签订责任书的同时，归档工作就与各相关部门接口，如果城建档案馆未对施工资料验收认可，规划部门不得进行规划核实；城建档案未通过预验收不得进行竣工验收；如果该项目城建档案合格证，房产部门不得发放房产证。通过部门与部门之间的相互印证和相互制约的手段能够更好地促进档案归档的完善和监管[2]。
(三)转变观念，主动加强业务指导，是创新履行档案行政管理职能的保障
城建档案工作者应转变思想观念，摒弃“等、靠、要”的老观念，改变城建档案管理被动局面，开拓创新，主动服务于城市建设发展需要，服务建设项目，服务政府决策。如建筑行业一般由施工人员兼职资料管理人员，档案管理专业知识缺乏，如果档案业务的指导工作又跟不上，档案管理部门服务不到位，指导不及时，其工程施工资料势必达不到归档标准，档案形成质量和制作质量都存在问题，原始资料缺失、不准确、遗漏甚至丢失的现象就有可能发生，这是通过执政执法手段也无法挽回的损失。因此，档案人员要高度认识到城建档案及时归档的重要性，转变服务方式，积极作为，改变单一、被动的档案接收方式，走出办公室主动到基层单位，到建设工地，为基层为项目提供优质服务，开展业务指导和培训，通过网络平台，短信平台、电话等多种形式服务，做好业务指导工作[3]。这样，才能进一步提高基层单位、工程建设项目和广大群众对城建档案重要性的认识，了解城建法律法规，了解城建档案收集、移交、归档职责和要求，提高城建档案质量。
四、开拓创新，探索城建档案履行行政职能新途径
1.不断完善法规体系，提供可行之据
城建档案法规体系由六个层次组成，不同层次效用不同，除《档案法》、《城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》等外，城建档案管理执法还需要部门规章和地方性法规和规章相辅佐才行。所以将现行档案法律和行政法规条款，结合工作需要，进行细化和具体化，将有关责任部门和责任人的职责和罚责明确化，制定出具有针对性、前瞻性、具可操作性的城建法规很有必要。如依据《建设工程文件归档整理规范》和《城建档案业务管理规范》等推荐性标准，出台更具实际操作性和依据性的《城乡建设档案管理规定》、《城市建设分类大纲》《城市管线工程管理办法》、《城市管线工程档案管理办法》、《关于加强灾后重建工程项目档案管理工作的通知》等规章制度和行业标准。有的城建档案管理机构通过将有关推荐性标准纳入到《建设工程档案移交责任书》的范畴，成为签订后共同约定遵守的技术依据，具有法律效力[4]。
2.继续加强法制宣传、增强档案意识
目前，人们档案意识和法制意识还很薄弱，这为档案执法工作带来了一定难度。有的部门长期没有明确专人负责档案的收集、整理的工作，档案馆人员提出来后，仍我行我素，无动一衷；有的房地产公司老总，态度生硬、蛮不讲理，推诿扯皮；有些单位对城建档案和城建档案管理工作还缺乏进一步的认识，只顾眼前利益，视为自己资产，不愿移交档案。有些单位不是不愿移交或不愿配合，而是观念上没引起重视，或压根不知道法规要求，单纯依靠行政执法手段，效果有限。城建档案执法工作人员，针对有些单位人员流动大，业务能力不高，技术水平有限、法律法规了解不透的情况，开展业务培训、现场指导、疑点、难点答疑等活动，加大对城建档案的政策、法规和城建档案重要性的宣传，耐心细致讲解城建档案执法知识，帮助其尽快提高档案法制水平。不仅要利用会议、重大活动宣传，同时还可借助电视、网络、报刊、杂志等多媒体手段进行宣传，通过开展“城建档案法制讲座“、”城建档案法制知识竞赛“、”城建档案违法案例分析“等活动，进行了城建档案法制宣传，增强了法制观念和档案意识，认识到如果行政不作为，就是失职，是违法行为，会受到罚处。
3.突出执法重点、明确工作职责
城建档案作为一种不可再生的宝贵资源，通过档案形成、收集、整理、归档等档案管理措施是其安全、完整性的重要保障。在行政执法检查中，城建档案馆档案移交工作作为执法检查的一个重点内容，依据有关条例和法规，对城建档案违法行为及时依法进行了查处。让这些单位或人员深刻认识到，档案移交工作不仅是档案管理人员的责任，作为单位档案管理的重要环节，也是各级领导和行政管理部门的重要职责，要把档案移交作为一项重要工作来抓。
4.寻求多种措施，寻求执法效果
城建档案馆依据档案法、规范法等法规和制度，结合建设项目工程专业要求，不断分析和总结积累经验，采取多种措施措施，积极寻求执法效果。一是采用签订《城建档案移交责任书》，用合同约定加以约束，采用行政执法手段，提前规范建设单位报送档案的归档责任、归档范围和归档期限。二是强化政府职能，结合城市建设法律法规，加强执法队伍，定期组织城建档案人员的上岗培训，实行城建档案人员取证上岗等行政规定；三是把城建档案管理和行政执法列为城建档案馆议事日程，明确责任领导和责任人职责，同时精心组织，周密部署，把执法检查和城建档案管理、开发城建档案信息资源等有机融合，把城建档案行政执法作为新形势加强城建档案管理的重要举措来抓。四是强化监督检查。通过联合执法检查、常规性的城建档案执法检查以及综合检查与专项检查相结合的办法，不定期的开展城建档案行政执法检查，及时纠正违章违规行为，确保档案真实、完整及时收集到位。五是严格执法。如我们对市城区灾后恢复重建在建工程项目档案进行执法检查，重点检查建设工程资料编制是否与工程建设进度同步，建设工程资料的收集整理归档情况，建设工程资料的形成是否真实、符合规范要求，监理单位对工程档案资料编制指导监督是否到位，还专门给市教育局、市卫生局发函，就教育、卫生系统灾后重建工程档案归档移交工作提出要求。检查结果表明，各单位普遍重视灾后恢复重建工程项目档案工作，做到了集中统一管理，制度健全，规范有序，保管安全[5]。
5.利用信息化平台，高质有效提升城建档案依法行政的重要手段
以城建档案信息化为目标，档案信息化规划应从顶层设计，从创新管理、制订标准、开发系统、建设数据库等方面着手，形成内外协同，资源共享的管理机制，完成了数字档案馆的硬、软件建设，利用档案管理系统软件系统，开展了案卷级著录和计算机检索功能，逐步完成馆藏档案数字化工作。围绕城市规划和建设工程内容，出台相关文件规定，创建全市建设工程电子文件在线归档的管理机制，全面开展原生电子文件归档接收，进行建设工程纸质档案和电子档案同步预验收，并要求建设单位向城建档案馆移交纸质档案时，同时移交工程电子档案。搭建档案管理网络，建设工程电子档案管理专题培训，为规范建设工程电子档案奠定基础。搭建规范档案管理业务档案网络，协同主管部门各平行机构创新规范管理业务电子文件在线归档管理机制；加强与相关部门的协同配合和资源整合，提升行政行为的技术含量和城建档案信息数据的利用价值。依法治国是我国的基本国策和治国方略，依法行政是依法治国基本方略的重要内容。在此新形势下，进一步加强城建档案依法行政可以说是大势所趋，任重道远。城建档案管理工作者必须紧紧依靠《档案法》、《城乡规划法》等法律武器，拓宽行政执法途径，才能使城建档案管理真正走上法制管理的道路。
参考文献：
[1]任凤晨.依法治档是城建档案事业的支撑[J].城建档案,2014, 12:40-42.
[2]李红霞.基于知识管理视阈下的城建档案管理问题研究[J].办公室业务,2015,12:58.
[3]彭明.开发区城建档案信息资源整合与利用——以苏州工业园区城建档案馆为例[J].办公自动化,2015,15:44-47.
城市建设档案管理规范范文6
关键词：基层城建档案工作；问题；对策；案例分析
中图分类号：G271
文献标识码：B
文章编号：1008-0422(2011)08-0112-02
1 引言
城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，是城市建设的技术成果和历史依据。随着我国城市化的高速发展和现代科学技术，特别是计算机技术、信息处理技术和网络技术的迅猛发展和普及应用，城建档案工作在取得巨大成就的同时，也经历着深刻的变革。相对大中城市城建档案工作来说，区县(市)城建档案工作属于基层城建档案工作，基础要薄弱一些，发展步子要缓慢一些，还存在着一系列的新情况和老问题，对这一些问题的研究、思考和处理，对促进我国城建档案工作整体均衡发展有着特别重要的意义。
2 当前基层城建档案工作存在的主要问题
2.1归档意识不强
一般情况下，城建档案需要经过十几年或更长时间之后才能体现它的价值，而我国各区县(市)城建档案工作都起步比较晚，城建档案在建设、规划、管理中的作用体现还不突出。因此，相当多的人认为城建档案不重要，没有多大作用，以致违法行为频繁发生。
有一部分建设单位其从事基建工作的管理、技术类人员，甚至包括一些领导，重建设、轻档案的思想突出，只注重工程的投资、规模、工艺、质量等问题，对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够，有的甚至没有把档案管理提到正常的工作范围，更没有建立一套规范的管理机制，来保障建设档案管理的完整和齐全。因此当档案接收进城建档案馆后，不是档案资料被损毁、遗失或移交不齐全，就是档案资料存在部分复印件等情况。
2.2城建档案管理工作人员专业水平不高
近年来，虽然已经基本形成以城建档案馆为主体，以城建档案室、建设系统基层档案室和建设单位基建部门为基础的城建档案工作网络。但在整个建筑行业中，许多资料员都是由施工员兼职，相对于专业的档案员、资料员，这些兼职人员对城建档案的收集、整理的能力较低。而且根据新的国标，许多人对工程档案归档标准、归档要求等诸多问题把握能力有限，使工程档案的形成落后于建设工程建设进度，导致许多工程档案在收集整理失真、遗漏，接收时不全、零散、丢失等现象时有发生。有些建设部门是第一次搞建设，对城建档案归档的要求更是一头雾水。如果城建档案管理部门不重视主动服务，就容易造成许多资料由于保管不力而丢失的严重后果。
9.3城建档案法律法规建设不健全，依法治档落后于形势需要
近几年，建设部先后颁布了《城市建设分类大纲》、《城建档案主题词表》、《城市建设档案案卷质量规定》、
《城市建设档案馆目标管理考评办法》、《城市管线工程档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》、
《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》、《城建档案管理规范》等法规或业务规范。这些法律法规，对促进城建档案工作规范化、科学化管理意义重大。但就依法治档整体形势而言，城建档案法规建设远远不能适应新形势、新任务需要。一是无全国性专业条例法律支撑，只有法规或规章，依法治档的权威性不够。二是全国绝大部分省、自治区、直辖市未出台城建档案条例，只有政府规章，地方开展城建档案工作缺乏刚性法律支撑，弹性较大。面对城建档案队伍提出的“参公”要求，整体进展不够理想，职工工作积极性受到严重影响。三是城建档案法规体系尚未形成。中央、地方已形成的域建档案法规不配套，很多地方还没有把城建档案事业的发展列入国民经济和社会发展计划之中，工作上仍然存在有法难依、有章不循的现象，影响和制约着城建档案工作的开展。四是城建档案法规与建设行业以及文书档案相关法规的衔接与配套方面存在一定的矛盾。
2.4有关部门对城建档案工作重视不够，不能提供严谨的职能管理作用
城建档案的收集、保管工作需要建设行政管理部门的大力支持，需要规划、管理等有关单位的协作配合，光靠城建档案部门努力显得力不从心。比如，有关部门对城建档案的产生、收集等环节不重视、不衔接，就有可能导致工程备案和档案进馆的脱节，造成档案收集工作的散、漏。尽管国家有相关法规明确规定，建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集整理建设项目各环节的文件资料，并按照程序，在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门移交建设工程项目档案。但在具体实施过程中，除了一般的建设工程由于要工程备案而必须取得建设工程档案合格证这要件把关较严外，其他的档案门类，由于跨系统、跨部门行政管辖，特别是与城市安全息息相关的电力、通信、地下管线等重要工程项目档案不能及时接收进馆。
3 促进基层城建档案工作创新发展的对策和思路
推进区县(市)建设事业发展是统筹城乡建设、促进区域共同和谐发展的重大举措，而促进基层城建档案工作创新发展将为区县(市)建设事业可持续发展提供支持和保障。针对上述制约基层城建档案工作发展的主要问题，应注意抓好以下几项工作：
3.1加强宣传，提高意识
城建档案管理部门应积极行动起来，加强对城建档案的宣传，增强全社会的城建档案意识。采取多种形式，广泛宣传城建档案的价值、作用，扩大城建档案的社会影响，形成城建档案是城市建设的重要内容，是城市变迁的真实历史记录，它既有政治价值、更有经济、科技价值和安全价值的共识。并进一步加强城建档案管理工作，以出色的工作业绩，引起全社会对城建档案工作的高度重视和高度关注，确保城建档案工作健康有序开展。
3.2不断提高档案管理人员素质能力
城建档案工作不仅需要精通业务的“专家”，更需要思想活跃、应变能力强的“通才”。应采取各种有效措施，加强人才队伍建设，努力提高素质能力。一要加强政治思想和职业道德建设，增强奉献精神。二要不断更新知识、吸收新“营养”，采取“走出去，请进来”的办法，不断更新城建档案专业理论知识和实际技能，建立起一支政治业务素质强、结构合理、相对稳定、充满活力，既具备档案专业知识，又具备相当的计算机及外语水平，以及通晓城市建设行业知识和法律知识的复合型城建档案人才队伍。三要努力创造一个城建档案工作人员能够充分发挥潜能的良好工作环境，为人才队伍的成长创造良好的环境和条件，以适应新时期城建档案工作的发展需要。
3.3加强与相关部门的沟通协调
努力争取建设行政相关职能部门的支持，
为建设工程档案提供相应的监督和制约保障。比如，通过与质监部门合作，在建设单位移交档案时，严格按手续办事，做到责任明确。实行建设工程档案验收合格制度，并请审批中心协作，使建设单位在工程立项审批时就签订责任书等手段，加强与有关职能部门的沟通，争取他们的支持和配合，加强与各部门之间的信息交流，特别是请规划、建管等部门共同参与管理和监督城建档案的收集工作。
3.4加大行政执法力度
依法治档、健全制度，是城建档案事业能够健康有序发展的保障。城建档案部门，一是要加强现有法律规章及规范性文件的清理修订工作，根据新情况开展立法工作，确立城建档案管理工作的行政执法主体的地位，以便加大行政执法力度。二是要加强执法力度的宣传，提高社会对城建档案的认识，制定相应的域建档案管理制度，使档案管理工作做到有章可循，有法可依。三是对档案接收过程中个别建设单位存在的不愿移交、拖延移交档案等问题，档案管理部门在做好宣传解释工作的同时，应严格依法办事，理直气壮地接收档案，从而保存了城市建设真实的历史记录，为今后城市建设的管理和维护收集了原始性、依据性材料。为了保证工程档案与工程建设同步进行，保证工程档案的真实性、及时性、完整性，在行业主管部门的带领下，还应对在建工程项目档案进行执法检查。对不按规定收集档案的建设单位，在工程竣工验收后，在规定时间内不移交档案，或档案遗失、伪造等现象及时提出口头和书面的整改意见，对拒不移交档案的单位，在上报建设行政主管部门后，依照相关法规进行处罚。真正做到有法必依、违法必究、做到依法治档，使城建档案工作步入法制化建设的轨道。
4 案例分析：大足县城建档案室的实践与体会
最近几年，大足县城建档案室克服各种困难，采取一系列行之有效的举措，推动了城乡建设档案工作快速发展。2010年，大足县城建档案室共接收工程档案1160卷，涉及工程项目452个，库存档案达到13629卷，照片1362张，工程档案进馆率达100％；同时该室还接待档案查询利用340人次，提供档案资料580卷次，最大限度地发挥了城建档案在城市建设工作中的应有作用。其主要措施有：
4.1加强档案“专业化”业务指导
针对城建档案的产生单位，采取主动“请进来”、“走出去”等多种形式，加强业务指导工作。主要从四个过程未强化业务指导：
4.1.1工程开工在办理建设工程《施工许可》之前我室与建设单位签订《建设工程档案报送责任书》告知相关单位实施城市建设档案管理的工作程序及步骤，提交资料目录，讲解具体内容与要求，及收集资料中应注意的事项、收集的连贯性和完整性。
4.1.2施工过程中，派专人对该项工程进行跟踪服务。指导、抽查工程资料的形成是否与工程进度同步、是否真实准确，主要以督促检查为主。
4.1.3工程完成后的专项验收时的业务指导，在档案专项验收工作中，建设单位形成的资料主要是看前期及各项验收手续的办理是否齐备；施工文件主要针对文件内容的“三性”要求即“完整性、准确性、真实性”未审核，对不完善部分一次性告知并及时提出整改意见，工程档案预验收合格后方可同意组织工程竣工验。
4.1.4建设工程档案接收时的审核，对即将接受进馆的档案主要对其整理上的审核是否达到“两化”即规范化，标准化。
4.2强化档案“信息化”管理
4.2.1逐步推进馆藏档案电子著录
档案电子著录是我们实现档案的信息化管理的第一步，目的在于编制统一的检索工具，便于档案信息资源的开发利用。城建档案的著录分为：项目级、案卷级、文件级三级。为确保著录数据的统一与规范，严格按照市城建档案馆制定的档案电子著录系统进行项目级著录。
4.2.2积极推行城建档案数字化
按照《重庆市档案信息化建设规划纲要实施意见》，积极推行数字化档案，督促建设单位填报电子表格，对前期文件、竣工图纸按相关标准进行扫描，收集和整理声像档案。并对形成的数字化档案严把质量关，确保数字化档案信息资源的质量，为档案利用环节创造条件。
4.3加大档案“系统化”开发利用
4.3.1优化馆藏档案，提供齐全可靠信息
一是严格控制进馆档案的质量。对接收进馆档案质量严格把关，一旦发现不符合归档要求的档案，责令其整改合格后方可接受进馆，以确保馆藏档案的质量。二是定期进行档案鉴定，剔除无保存价值的档案和到期档案。
4.3.2加大档案开发力度，确保档案信息安全
要建立健全解密制度，把握好开放与保密的关系，严格执行制度，加强管理，把档案信息安全保障体系建设落到实处，严把档案利用审查关。
4.3.3强化服务职能，提高服务质量
为全面开发档案信息资源，变被动服务为主动服务，一是在服务程序上，变繁琐为简便，方便利用者。二是在服务措施上，改变以往“守株待兔”式的被动服务措施，使过去基本处于封闭状态的城建档案，向全社会开放采取上门服务、电话服务、电脑服务、现场服务等灵活多样的措施拓宽档案利用渠道。为利用者提供多方位的优质服务。
