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档案管理投标方案范文1
一，招投标档案管理面临的实际问题
我们通过实际调查发现，目前我国企业的招投标档案管理依然存在着以下几个方面的问题。
问题一：招投标档案的数量庞大，给企业造成严重的管理负担。目前企业主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》(以下简称《实施条例》)的五十六条所规定的“招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”之要求，来确定本企业的招投标档案的保管期限。由于每个项目所形成的招投标归档文件资料较多，尤其是那些未中标单位的标书数量很多，加之缺乏细化的保管期限划分，已经给许多企业的档案库房造成了巨大的压力。如果不能及时地解决这一问题，必然会给企业带来沉重的管理负担，增加企业的档案管理成本，影响企业的经营效益。
问题二：招投标档案的完整性不够。一般来说，招投标档案应该是每个招投标项目活动的完整的、系统的历史记录，是企业围绕着招投标项目的准备、开标、评标和中标等一系列业务活动形成的各种有保存价值文件材料构成的有机体系。但是，从目前一些企业的招投标档案管理的实际情况看，不完整的问题还是比较严重的。
问题三：招投标档案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。据笔者的调查发现，一些企业的招投标档案管理依然延续较落后的手工管理模式，缺乏必要的检索工具，随意存放现象严重。所以，在查找利用时，只能凭管理人员的记忆，在库房里翻找。
问题四：招投标档案的管理规范和管理制度不健全。从调查的企业情况来看，招投标档案的管理基本上是无相关的制度可循，管理人员一般只是凭经验在管理。这种情形的存在，在一定程度上表明企业的档案管理制度建设还存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。
二、招投标档案管理问题的成因分析
1 法规制度规定的模糊性和粗放性
我国招投标档案管理的直接法律和法规依据就是《中华人民共和国招投标法》(以下简称《招投标法》)和《实施条例》，但这两个法律法规文件对招投标档案的管理所提出的要求和具体规定都比较粗放和模糊，甚至在这两个法律法规文件中都没有出现“招投标档案”的字样。这可以在一定程度上表明这两个法律法规文件的制定者的“档案管理意识”是比较淡薄的。《招投标法》只是在第二十八条中提到“招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启”；在第三十六条中提到“开标过程应当记录，并存档备查”。《实施条例》也只是在第三十三条中规定“招标人应当如实记载投标文件的送达时间和密封情况，由接收人签字并存档备查”，在第五十六条中规定“[存档及书面报告]招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”。这样的规定，只是给招投标档案的管理提供了一个非常模糊的框架，并且存在着较大的主观随意性。
企业在招标过程中形成的文件资料不一定都具有保存价值，所以没有必要也没有可能保存所有的文件资料，否则就会陷入“有文必档”所造成的档案管理“陷阱”，大大增加企业的档案管理成本，降低企业档案管理的效益。按照一个招标项目至少有三方参与的法律规定，企业要为保存所有没有中标单位提交的“投标书”负担高额的管理费用，十五年以上的保管期限的规定，也会使企业难以克服档案库房空间不足的实际问题。同时，数量庞大的“招投标档案”也会使企业难以用相同的成本投入来切实提高企业档案的管理质量，招投标档案的信息化管理水平的提高，更会变得举步维艰。因此，这种粗放式的法律法规规定，是必须加以改变的现实，否则将会给有关企业造成更为严重的问题。
2 招标业务工作流程中关键性节点缺乏控制、归档范围不清
就目前而言，一些企业的招标项目档案之所以存在“挂一漏万”的问题，就是因为它们没有明确的全程管理思想，没有把握住招投标过程中的关键性“节点”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存价值的招投标过程文档没能及时“捕获”，并最终造成招标项目档案不齐全、不完整的不良后果。另外，一些企业缺乏对招标项目归档文件范围的必要制度规定，也是造成招投标档案完整性受损的重要原因。如果一个企业在开展招标活动中注意把握好招标活动过程的关键点，如登记、预审、开标、评标和中标等“节点”，注意做好相关文件资料的备案管理，确保招投标归档文件资料齐全、系统和完整的控制目标，还是可以顺利实现的。
3 招投标档案管理缺乏必要的理论支持和指导
在目前的档案学应用理论研究成果中，我们只能零星地找到一些研究招投标档案管理的文章，而且多数都是业务经验介绍层次的研究成果，很难对目前的国家政策制定和相关法律法规及管理制度的完善产生实质性的推动作用。有鉴于此，我国企业的招投标档案管理失范也就不奇怪了。缺乏科学档案管理理论指导的实践，包括法律法规、标准制度的建设，都会是相对盲目的。为此，强化档案管理理论的建设，充实能够指导企业招投标档案管理方面的思想内容，是我国档案学研究者必须直面的一个现实性问题。
4 缺乏成本控制意识，信息化管理水平低
成本／收益比，是每个企业在经营管理活动中都必须要考虑到的一个非常实际的问题。如果沿用现在的招投标档案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就无疑会给企业造成较大的管理压力，如若长期持续下去，也会造成有关企业管理积极性的下降，粗会最终损害国家利益、企业利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理规定，以及落后的文档管理理念和制度要求，不仅会造成招投标档案管理的整体质量下降，而且也会给目后的招投标档案资源的开发利用带来不良影响。
基于上述认识，笔者认为目前必须采取切实的改进策略，积极行动起来，才能真正找到解决问题的出路。各有关企业与其采取消极观望的态度和被动的行动方案，毋宁率先变革，积极探索招投标档案的科学、合理、有效的管理方式，并努力通过自身的管理实践加以验证。
三、解决招投标档案管理问题的基本对策建议
通过研究和分析目前现有的成功经验和有关新的政策和规定，我们提出以下几个方面的解决问题的对策和建议，供企业在管理招投标档案的实践中参考。
1 治标不如治本，国家有关部门应当立即着手修订《实施办法》，通过总结各部门和地区比较成功的经验、规定和做法，
进一步明确规定各种招投标档案的保管期限。目前，我国中央和地方又陆续出台了一些与招投标档案管理相关的政策、行政规章，其中的一些规定可以作为我们进行《实施办法》修订工作的重要依据。例如，《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》中所规定的国家电子政务工程建设项目招投标文件归档范围和保管期限，就比较明确具体。该文件规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年，评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年；中标的投标文件(正本)的保管期限为永久；未中标的投标文件，终验后保存2年。政府采购文件保存10年。再如，《水利工程建设项目档案管理规定》规定的水利工程建设项目招投标文件材料归档范围与保管期限为：招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期保存，投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件保存期限为永久；开标、评标会议文件及中标通知书长期保存。《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定“招标、投标、租赁文件：由建设单位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投标档案管理办法》规定：“大型基础设施、市政工程、公共建筑和市级以上重点工程的招投标档案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投标档案保管至工程竣工后三年。未中标单位的投标文件保管期限为半年(自开标之日起计算)”。《湖北省建设工程招投标交易档案管理办法》规定：“招投标档案管理人员应遵守国家《保密法》，合理划分招投标档案密级和保管期限。原则上一般工程招投标档案应保存五年，重大工程项目招投标档案应保存五至十年，投标文件副本可保存半年至一年时间”。还有扬州市、宁波市、河北省、辽宁省等地都在投标档案管理办法中做了相应的规定。
根据上述有关规定的精神，企业的招投标档案的保管期限可以做如下划分规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年；评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年，中标的投标文件(正本)的保管期限为永久，未中标的投标文件，可保存6个月到2年。
2 梳理招投标工作的业务流程，明确招投标档案的形成节点，实现对招投标档案的全程控制。各有关企业可以根据自己的招标工作的业务活动特点，认真梳理招标工作的业务工作流程，明确招投标档案形成的重要节点，标明各节点需要形成的文件种类，并实行全程管理控制，确保招投标文件资料的有序形成、积累和归档，避免缺失和失控，维护每个项目尤其是重大招标项目档案的完整性。
档案管理投标方案范文2
建筑设计单位的荣誉档案带有鲜明的行业特点，但在管理上尚存在一些问题，需要从思想认识、制度建设和管理措施等多方面加以改进，以期更好地发挥其作用和价值。
关键词：
荣誉档案；建筑设计；管理措施
建筑设计单位的荣誉档案是指单位和职工在工程设计、科技研发以及各项管理工作中因取得突出成绩而获得的具有保存价值的获奖文件、荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等的总称。它真实记录了单位事业发展的历史轨迹，具有较高保存价值，是档案的一种特殊载体。
一、建筑设计单位荣誉档案的特点
（一）荣誉档案带有鲜明的行业特色，由各级住房城乡建设部门、勘察设计协会、土木建筑学会等评选出的优秀工程、优秀方案、绿色建筑、装配式建筑、BIM应用等，是建筑设计单位荣誉档案的主要构成部分，约占到全部荣誉档案的八成以上。
（二）荣誉档案是使用频率最高、价值利用最多的档案类型，与文书档案、人事档案、图纸档案等经常“沉睡”在档案柜中不同，荣誉档案基本是“活动”的档案，无论是对外宣传、对内教育、职称评定，还是生产经营投标、编写单位历程，均发挥着重要的作用。尤其是在参与工程项目投标时，优秀工程、优秀方案类的获奖证书、奖牌等荣誉档案作为单位实力和业绩的凭证，经常会跟随设计人员“奔赴”各个开标现场，成为竞标的重要得分内容。
（三）荣誉档案利用价值有一定的时效性，这里的“时效性”主要是指工程技术类获奖证书在单位投标时的利用价值。建设单位在招标时，一般会要求设计单位提供近三年或近五年获得的荣誉。因此，这类荣誉档案越新，其利用价值便越高，超过五年的获奖证书，在生产经营上的价值便不再突出，就可以与其他荣誉档案或普通文书档案一样“束之高阁”了。
二、荣誉档案管理工作中存在的问题
（一）对荣誉档案重视不够导致管理混乱。对建筑设计单位而言，图纸档案、人事档案、合同档案、文书档案等几大块的管理相对比较规范，分别由相应部门收集整理，并有专人负责。而荣誉档案很少被作为一种特殊的档案类型予以专门管理，更不会安排专人负责。获奖文件、获奖证书大多作为文书档案保管，由办公室收集整理；而奖牌、奖章、奖杯、锦旗等实物类档案则比较分散，往往由获奖部门或个人随意存放。
（二）荣誉档案归档意识不强，导致收全率欠缺。生产一线各部门对于层次或级别比较高的奖，有时不愿将取得的荣誉成果拿给集体分享，不主动按时上交应归档的文件材料，而是留在自己部门使用，在档案移交上意识比较淡薄。对于职工个人获得的各种荣誉，许多人认为与单位无关，从来没想过要移交单位，或将获奖证书复印件交给单位登记保管。职工归档意识不强，档案管理部门又无法掌握全院范围内的获奖情况，导致在荣誉档案的收集上不可避免地存在遗漏。
（三）荣誉档案种类繁多、材质不一，导致整理保管困难。荣誉档案从载体上来看，既有文书类，也有实物类；从材质上看，有纸张、金属、木料、玻璃、布料等；从形状和样式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于载体材料和形式的多样性，决定了荣誉档案在种类上的多元化，从而也相应加大了荣誉档案收集、整理和存放的难度。目前专门设置荣誉档案室或档案专柜的单位并不多，文书类荣誉档案一般存放在文书柜内，或与其他档案混存；实物类荣誉档案则是见缝插针，随意摆放，时间比较久远的奖牌、奖杯等往往会字迹模糊、锈蚀严重；借用频繁的获奖证书，折叠、磨损严重，不利于档案的长久保存和利用。
三、加强荣誉档案管理的主要措施
（一）加强宣传，引起重视。要强化荣誉档案的归档意识，通过多种途径向职工普及档案法实施办法等有关知识，使各个部门和广大职工能够主动将获得的荣誉及时提交到档案管理部门。要强化荣誉档案收集意识，档案管理人员要转变被动等待归档的观念，全面了解各类荣誉的评选情况，掌握评选时间，跟踪评选进度，在荣誉档案发放的第一时间，主动走出去收集应归档的文件材料、证书、奖牌等，既要保证材料的齐全，又要维护档案的有机联系和历史的真迹，解决荣誉档案归档不全的问题。
（二）完善制度，落实责任。要明确管理部门，安排专人负责，做好荣誉档案收集、保管、借用等各方面的管理制度建设，确保各类荣誉档案及时完整归档和安全、有效利用。要强化档案管理人员的服务意识，积极主动开展工作，切实担起责任，树立档案资源共享的服务理念，使荣誉档案真正发挥其特有的价值。
（三）明确流程，加强管理。实施标准化管理，从资料收集、整理到最后归档，从文件、实物内容的分类、编号、案卷目录编制直至入库，严格按照国家标准执行，做到条理清晰、目的明确，避免遗漏，保证齐全完整，提高荣誉档案管理的过程质量。具体应做好以下几个方面的工作：
1.明确收集范围。可从颁奖单位和获奖对象两个不同角度确定荣誉档案的收集范围，主要有以下几个方面：一是政府或行业主管部门颁给单位的综合类荣誉；二是单位获得的工程技术、科研类荣誉；三是上级党委、工会、团委、妇委会等党群组织颁发的荣誉；四是单位参加上级或行业组织的各类文体活动、竞赛活动获得的奖杯、奖牌等；五是客户、兄弟单位、社会团体赠送的锦旗、牌匾等；六是职工个人在设计、科研、管理等工作中获得的奖项，职工个人获得的荣誉，其原件仍由个人保管，档案管理部门可采取征集复印件或拍摄照片的方式进行保存。
2.做好分类登记。为便于管理和使用，可根据材质分三类进行登记：一是文件类，主要登记标题、文号、发文单位、发文日期等；二是证书类，可根据证书上的内容登记受奖单位（人员）、项目名称、奖项类别、等级、颁奖单位、落款时间等；三是实物类，包括牌匾、奖杯、奖章、锦旗等，登记内容与证书类相似，单独登记是为了便于日后的整理归档。
3.单独整理归档。因建筑设计单位的荣誉档案有其独特的行业特点和利用价值，使用比较频繁，将此类档案单独整理归档十分必要。如获奖文件，若按普通文书对待，将之与其他文件资料按年度整理归档，就会使这类荣誉档案分散存放在不同的卷宗和档案柜里，造成使用不便。因此，将荣誉档案作为特殊门类进行管理，更便于保管和利用。尤其是实物类荣誉档案，其由一件件物品组成，载体和形态各异，其存放的柜架需区别于文书档案，应陈列于直观易见、便于放取处，既利于对外展览，又利于查找利用。有条件的建筑设计单位最好能开辟一个荣誉档案陈列室，以确保这类档案的长久保存和使用。
4.做好检索利用。为了充分发挥荣誉档案的价值和作用，要适应档案信息化发展的需要，目录编制与计算机管理同步进行，在系统化整理基础上，编制好以全宗为单位的荣誉档案分类目录，按年度和分类项目进行编目造册。同时要做好借用登记工作，既充分发挥其价值，又确保荣誉档案的按时完整返还。综上所述，荣誉档案管理一定要规范化，加强档案的收集、整理和统一管理，确保档案资源得到有效的保护和利用。同时，建筑设计单位要积极创造条件，建立一定规模的荣誉档案陈列室，以更好地发挥其价值和作用。
参考文献：
[1]崔爱民.加强企业荣誉档案管理[J].兰台世界，2005（9）.
[2]何涓.荣誉档案的管理与利用[J].管理观察，2008（8）.
档案管理投标方案范文3
【关键词】货物采购；招标；档案；管理
【 abstract 】 sweeping the globe project management boom represents the modern management to the latest trends, is now a concerned field. Procurement management is one of the important content direction, the so-called procurement management, it is to point to to ensure project material supply and purchase of project management activities, in the procurement of through open tender purchase, use the competition between suppliers to lower commodity prices, to ensure that equipment quality, reduce the cost, to control the engineering cost, make the project funds to achieve optimal allocation, as a power file workers, this paper focuses on the discussion of power engineering construction projects in purchasing management and in the complex system in the process of work, the form directly with the legal basis, keep the value of the original documents, that is, the goods purchasing file management of bidding.
【 keywords 】 purchasing goods; The tender; File; management
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
前言
近几年来，国家投入巨额资金进行城、农网改造工程。在电力建设工程项目管理中，也深入广泛地进行项目招投标管理。从而利用竞争机制来确保设备质量，控制工程造价，保证按时交货，保证工程质量，提高投资效益，加强廉政建设。招投标档案是近年来，随着项目招投标采购管理在电力建设中深入开展实施，新近产生的档案管理分类。它真实地记录了工程建设中物质采购过程中形成的对国家、社会和企业有保存价值的原始凭证。作为电力科技档案工作者，深感招投标管理工作在工程建设管理中的重要作用及招投标档案在工程档案中具足轻重的地位。通过对项目招标采购管理的理论知识学习，结合电力系统在项目招投标实际管理操作办法，使本人对项目招标采购管理有了一个全面系统的认识。熟悉了招标采购中涉及的各个方面各个环节，从而确保招投标档案的齐全、完整、系统、规范。并且联系本单位在招投标档案管理过程中存在的一些实际问题，进行探讨。
一、电力建设中项目招标采购管理的基本要求
招标采购是通过在一定范围内公开购买信息，说明拟采购物品或项目的交易条件，邀请供应商或承包商在规定的期限内提出报价，经过比较分析后，按既定标准选择条件最优惠的投标人并与其签订采购合同的一种采购方式。
招标采购是在众多的供应商中选择最佳供应商的有效方法。它体现了公平、公开和公正的原则。通过招标程序，招标项目可以最大程度地吸引和扩大投标之问的竞争，从而使招标方有可能以更低的价格采购到所需要的物质或服务，更充分地获得市场利益。
招标采购是一个复杂的系统工程。它涉及各个方面各个环节。一个完整的招标采购过程，基本上分以下六个阶段：编制招标计划(申请、审批及流程)、招标、投标、开标、评标、定标。
二、货物采购招投标要求加强档案的管理
笔者认为，档案的齐全、完整、规范，从一个侧面反映了工程管理水平。严把档案关，能起到规范工程管理的作用。招投标档案是企业档案不可分割的一部分，特别是在工程档案中。当城、农网改造工程结束后，国网公司、发改委组织了工程建设抽查，发现了不少问题，有些问题就是直接从档案资料中发现的。招投标档案是纪检监察部门、审计部门检查的重点档案。因此，保证招投标档案的齐全、完整、系统、规范，是保证工程管理质量的一个有效手段和措施。
(一)招投标档案归档范围
1、招标方案及批复、招标计划申请(报)表、招标公告或邀请函、资格审查文件(资格审查公告、审查报告)：
2、招标文件及补充；
3、投标文件(商务部分、技术部分、企业资讯)、投标人澄清、说明或者补正文件；
4、标底、开标记录；
5、评标办法及标准、评标纪律、评标记录、评标报告(含各评标人员打分一览表)、工程决标报告(定标意见)：
6、项目招标领导小组会议纪要(标前会、定标会)、评标专家签到表、中标函(通知书)；
7、项目招投标领导小组名单、资格审查小组成员名单、投标人名单、评标委员会成员抽取名单、监督小组名单：
8、其它应当归档的招投标文件。
(二)招投标档案归档的基本要求
1、归档的招投标文件材料应该是原件或正本。(盖红章、手工签字)。
2、招投标文件的内容必须真实、准确，与实际相符。
3、招投标文件必须字迹清楚，工整，会签手续齐全，印章完整，签字盖章规范，手续完备。文件不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。
4、针对项目的招投标档案原则上归入项目。对于本单位涉入到多个项目的打捆招投标档案，原则上此批档案放入第一个项目，其它项目注明。
5、不针对项目的招投标档案，一般按年代归入文书档案。
6、招投标档案移交时，双方必须办理移交手续，填写交接清单，签字认可。
7、中标的投标文件材料应该永久保存，未中标的招投标文件材料应作为资料短期保存。
(三)招投标档案案卷编制要求
档案管理投标方案范文4
土地开发及整理的进程中，都不可缺失配套性的档案信息。从目前来看，项目信息日常的归档及管理仍暴露出弊病，亟待后期改进。例如：设计资料在接受批复后，后期的变更没能归档；缺失了批复及申请文件，缺失调整权属的必要方案。编制了方案后，没能经过详尽的勘测[1]。这些弊病反映出：现今状态下的土地开发整理仍存在隐含的档案管理漏洞，不应予以忽视。针对于土地开发整理，构建项目档案时段较短，起步也是偏晚。面对于滞后性的管理流程，有必要在实践进程中不断地完善，增设全程性的项目档案监管。
1 管理项目档案的价值
在土地开发中，档案管理应被看作必要部分，是不可忽视的。土地开发整理选定的项目都拥有全程性，完整项目涵盖了初期立项、对项目的设计、解析可行性、施工及招投标、竣工及决算时的审计。在验收及竣工时，还需保存必备的图表及文字，用作调取的参照。档案是留存下来的项目记载，拥有着真实性。项目单位应能慎重归档并整理多样的土地材料，依照拟定的流程构建并整理档案。项目档案包含着详实的土地开发记载，反映出全程的项目进展。在各个环节内，项目档案都可看作验收及鉴定质量的必要参照。由此可见，项目档案表征了真实的各流程状态，归纳可得关键性的土地项目信息。从土地开发来看，项目归档是不可缺失的部分[2]。
针对验收及评价，土地整理及开发的档案也表现出必要性。依照验收的规程，开发及整理土地设定了如下内容：拟定的项目规划、设计及后续执行预算、待建的工程质量、调配资金的状况、管控土地权属、针对项目的日常管护。此外，开发整理土地这类的项目还包含了可供归档的资料。在验收评价时，注重查看并且核验现存的业内资料。针对于外业，也要慎重予以核查。经过了验收步骤，应能独立保留相关档案，以备后续的审验。
2 归档要求及现有的弊病
土地开发整理设有配套性的验收规程，验收规范归纳了多环节的开发成果。详细来看，这类项目在构建档案时涵盖了如下资料：立项以及审批、投标招标资料、协议合同的资质、施工管理及监理的资料、权属性的资料、验收得到的资料、财务性的材料。此外，归档资料还含有核验得出的影像资料，后期阶段内的评价资料也被包含在档案内。土地开发及整理应能归纳得出真实的各阶段资料，可信且真实。土地开发及整理都会留下信息，各类信息应被归档留存。土地开发进程中，原始资料拥有真实性，不可随便去改动。同时，也不可擅自予以伪造，要保存原始性的土地资料。完整资料包含着外业的总工程量、拨付的资金、预算及移交的项目部分。与之相应，内业资料也被归入档案。及时搜集信息，妥善保存初期完整的归档信息[3]。
最近几年，各区域都拓展了开发土地的总规模，与之相伴的档案也日益增多。作为初始的凭证，档案应被谨慎归类，要确认前后信息彼此吻合。不可随便更改已经被归档的某些工程信息，各环节内的信息都应被存储。文件在归档时，要确保字面是工整的，配备了完整的签章等。要长期保留档案，书写材料应能耐久且不会褪色。从现状看，多为微机制作出来的档案信息，应能标识一致的项目事由及开发内容。需要统一格式，便于快捷性的查看信息。唯有如此，信息档案才更能便于调取及管理，也会更加稳定。
土地整理及土地开发的多样项目都采纳了特定的归档步骤。依照现存分类，土地开发整理表现出如下难题：没能完善现有的管理规程，相关职员缺失了责任心。在土地开发中，没能及时搜集必备的各类资料，没能明确各类的归档。归档的步骤缺失了规范性，项目单位忽视了编制图件，原件被复印件替换。此外，监理搜集得出的多样资料都没能统一，表现出混乱的状态。某些单位甚至没能配备必要的档案附件，档案内容重复。档案管理很混乱，相关人员缺失了高层次的管理水准。在这种状态下，项目档案各阶段的信息管理并没能提升根本的质量。
3 改进管理的新途径
针对土地开发整理，还需完善相应环节的存档及监管。应当变更现存机制，增设更完备的配套规程。构建新式的机制，档案管理配备的机制可分成档案搜集、立卷以及整理、后期的信息归档。项目在竣工以前，申请验收及检查。这样做更能便于全方位查验项目的现状。确保档案规范化，相关职员都应明确归档在总体项目中的必要价值，真正重视归档。依照设定好的次序从严归档，妥善排列多样的文件资料。在查阅档案时，也要做好登记。详细来看，土地开发整理改进档案管理可采纳如下的途径。
3.1 妥善搜集信息
土地开发整理囊括了各步骤内的信息处理，首要应为搜集必备的信息以便存档。一旦确认了内容，则要选取最合适的途径搜集信息。通常状态下，可亲临现场调研，也可获取间接性的各类资料信息。针对于后者，可凭借于拥有的资料及情报，做好间接存档[4]。搜集项目信息，先要填入清单及目录，这样即可尽快查出某一项目信息。应当明确的是：搜集信息是初期的首要步骤，唯有妥善调取了全面性的土地开发信息，才能构建更完备的土地开发档案。
3.2 借助现代技术
相比于传统的归档，现今归档及整理可选更多样的新颖方式。在微机联网下，搜集及调取多样的档案都不可脱离计算机。借助于新颖的存档技术，可延长档案保留的时限，同时便利查找。档案管理可分成多步骤，先要判别真伪的两类信息，剔除虚假性的档案信息。在微机管控的方式下，分类存储零散的开发信息。同时，还需借助运筹学、数理统计的根本原理，加工获取必备的数值及信息。新颖信息手段拥有独特的管理优势，电子档案存储着的信息更易读取，并且不会遗失或缓慢褪色。
3.3 提升业务水准
针对于档案管理的职员，都应提升根本性的管理水准。强化业务培训，相关单位应能提供定时性的这类培训。利用新式技术，构建数字化状态下的土地开发档案[5]。档案管理者应能接纳数字化的新式档案，构建信息库并且注重日常的监管。
档案管理投标方案范文5
第二条基建档案是指各单位在项目规划、建设、管理工作中所形成应归档保存的有关土建和设备的资料，包括各种图纸、图表、文字资料、模型、样品、照片、录相、录音等各种技术文件材料。作为历史的原始真实记录，是医疗卫生机构建设和管理的重要依据和信息资源。
第三条基建档案工作是医疗卫生机构建设的重要组成部分。各单位均应依照本实施细则，重视和搞好基建档案的管理工作。
第四条卫生系统基建档案管理工作，包括基础设施建设及有关装备的管理，为此将实行统一领导、统一制度、同一标准、分级管理的原则。
第五条市卫生局计财处作为本系统基建档案工作的主管部门，在市档案管理部门的协助下，对本系统基建档案实施统一、宏观的协调和督办管理。其主要职责是：
(一)负责统一管理和指导本系统的基建档案工作；在市档案管理部门的协助下，起草、制定、修改基建档案工作法规性文件、标准、规范，并组织业务培训；组织本系统的检查评比考核；协调基建档案工作与其它工作之间的关系。
(二)参加本系统基建项目工程竣工和装备安装调试的验收工作，审查需长期、永久保存的基建和装备档案，监督各单位做好建档工作。
第六条各单位应设置基建档案管理机构，根据本单位的情况，或成立基建档案室，或纳入综合档案室，建立和健全基建档案管理的各项规章制度，配置专职或兼职管理人员（名单报市卫生局计财处备案），配备用房和必要的装备。其主要职责是：
(一)负责收集本单位的基建和装备档案资料，督促基建管理部门和装备购置管理部门及时、准确地报送有关资料，审核后，进行系统整理、编目、科学排列，为本单位的建设和发展及管理提供服务。
(二)汇编整理资料，按时向市城建档案管理部门移交档案。
(三)配合有关部门认真参与本单位基建工程竣工和装备安装调试的验收工作，接受市卫生局及市档案管理部门的检查和业务指导，参与其组织的各项活动。
第七条根据*市城建档案分级管理规定，市城建档案馆为一级管理单位，各单位基建档案管理机构为二级管理单位。市卫生局作为卫生系统行政主管部门，在两者之间起到协调管理和督办的作用。
第八条本系统各建设单位基建档案管理机构，负责基建工程和相关装备的档案管理，并做好资料的上报工作。
(一)基建工程档案
1、工程项目立项或开工报建至竣工验收的所有原始文字资料。
2、项目设计相关的红线图、方案设计、初步设计、施工图设计和地质勘察等原始图纸、照片、模型和录像资料。
3、工程项目概、预、决（结）算资料，招投标文件，工程合同和其它合同协议等原始资料。
(二)装备档案
1、装备考察论证报告、申请购置报告及有关批复文件、装备购置计划和资金预算文件。
2、装备购置招投标文件，投标商背景资料，装备型号、配置、报价和定标价资料，合同及有关商贸文件，装备商检、安装调试验收材料（包括设计、安装、施工图纸和照片）。
第九条工程竣工档案由各建设单位按下列要求汇总，并做好上报和移交工作；装备档案应及时汇总，与土建有关的装备档案统归于基建档案，其它以报表形式报送市卫生局计财处（市属单位）和区卫生局（区属单位）：
(一)各单位所有建设工程项目的竣工档案，从工程竣工验收之日起三至六个月内移交完毕。装备档案从验收之日起一个月内归档上报完毕。
(二)所有建设工程项目的竣工档案，要求做到一式三套，原件交市城建档案馆，其它两套交建设（或主管部门）和使用单位。所有装备档案（与土建有关的除外），要求做到一式二套，一套上报市（区）卫生局，一套使用单位存档。
(三)归档的基建档案应齐全、完整、准确、系统；各种签证手续完备，字迹清晰；原件严禁用复印、复写及易褪色的墨水编写和书写。
(四)竣工图原则上由施工单位负责编制，对变更大的竣工图由责任单位负责编制。竣工图应是与实物相符的新蓝图，并经工程技术负责人签字、加盖“竣工图”章。
(五)档案的组卷，原则上按所属类别和专业进行，对照归档范围细则的顺序号对号入座进行排列，每卷厚度不超过二公分，同一内容的档案材料应紧接排列，防止内容脱节。
(六)整理好的工程竣工档案，移交报告及有关资料经市卫生局审核后，由建设单位向市城建档案管理部门移交。移交书应填写真实，各种签字盖章完备，原件由各单位存档，移交书及移交报告的复印件交市（区）卫生局。
档案管理投标方案范文6
论文关键词：合同档案,归类,管理,措施
1 企业合同档案的特征
要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。
1.1 法律性
人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。
1.2 凭证性
在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。
1.3 规范特征
合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。
1.4 相关文件多
企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。
1.5 合同档案数量多
与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。
2 合同档案集分式归类方法分析
2.1 以集分式归类原则为中心
从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。
2.2 集分式分类表
根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文
2.3 分类表的使用法方法
将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。
3 合同档案归类管理的注意事项
在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。
对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。
移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。
合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。
4 结语
企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。
参考文献
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[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.
[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化月刊，2015（15）：83-84.
