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档案管理步骤范文1
关键词：电子档案管理系统；收集整理；档案归档；档案上交；档案汇交；档案分发；档案接收
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)22-5279-02
Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving
传统档案业务的一般原理是：部门档案归档人员将实体档案提交到档案管理部门，由档案管理部门人员负责档案的入库管理。由于不能充分发挥电子文件的优势，造成手工劳动量大，操作程序复杂，人力、物力资源浪费，而且档案利用率极差。为了加快中国石油天燃气集团公司信息化的发展，统一各个下属单位档案管理规范，形成中石油档案共享知识平台，项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。
系统的原理是：部门档案归档人员将档案电子条目录入，经过归档部门领导和档案部门领导审核后，档案电子条目自动提交给档案管理部门，随即可同步提交实体档案和清单，由档案管理部门人员进行档案整理和入库维护。这部分功能主要由系统中收集整理模块完成。本文介绍收集整理模块的总体功能结构和各个子模块的工作原理。
1 总体功能结构图
“收集整理”模块主要包含“档案归档”和“档案上交”的功能。
档案归档的目标为协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案归到中国石油档案管理系统中，以达到提供借阅利用的目的。档案上交的目标是实现油气勘探开发类档案的汇交和分发。图1是收集整理模块的总体功能结构图。
2 档案归档
档案归档包含预归档、归档整理、档案整理三个子模块。
2.1 各个子模块任务
2.1.1 预归档
1）归档部门人员对待审核档案的电子条目进行录入、编辑、提交；
2）归档部门领导审核；
3）档案管理部门领导审核；
2.1.2 归档整理
1）部门归档人员对不需审核的电子条目录入、编辑、移交；
2）部门归档人员对实体档案的同步归档：归档清单打印、实体档案同步移交到档案管理部门；
2.1.3 档案整理
档案管理部门人员对归档部门提交的电子和实体档案编辑、实体整理、归档办结；
2.2 档案归档流程步骤
如图2，系统提供四种归档流程，可由各单位根据本单位业务情况选择使用。
2.2.1 标准流程归档
对应上图的全部五个步骤12345。
2.2.2 直接归档
归档流程从第四步开始，即从“归档整理”步骤开始，这种归档流程完全以实体归档发起，去掉了前面三步电子条目先归档的过程，档案归档只经过45两步流程完成。例如：总部的档案归档就是这种流程。
2.2.3 档案部门审核
对应标准归档流程去掉第二步，即1345。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由档案部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。
2.2.4 归档部门审核
对应标准归档流程去掉第三步，即1245。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由归档部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。
3 档案上交
档案上交分为档案汇交、档案分发、档案接收三个子模块。如图3，源单位（如油气田A、油气田B……）把档案上交到目标汇交单位（如勘探开发研究院）。如图4，由档案产生部门将档案分发到各个下属单位档案部门（如A单位档案部门、B单位档案部门……），由这些部门利用“档案接收”功能，将档案接收到系统的收集整理模块中，进行编辑和存档。
4 结束语
中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。作为档案系统的核心模块――收集整理，以其简洁的归档程序、严密的在线审批流程、兼容的条码和清单打印功能大大方便了用户单位的推广和使用，促进了企业的减员增效。“电子文件先归档、实体随后”的管理理念，使归档部门确保实体档案要和相应的电子档案一致，并同步提交到档案管理部门。跨部门、跨地区的不同单位间档案的汇交、分发和接收，只需几个简单步骤即可在线完成。电子条目的录入项设置严格遵守《中国石油天然气集团公司档案管理手册》规定的档案基础业务规范和档案信息化规范。系统统一了中石油各个下属单位档案管理规范，将成为中石油集团公司档案管理平台和共享知识中心。
参考文献：
[1] 师玉强,王政.大型工程档案收集整理模式探讨[J].现代商贸工业,2010(7).
[2] 刘宏.关于建设工程档案收集整理标准化的思考[J].北京档案,2010(10).
[3] 魏薇,高强.档案收集整理系统的设计与实现[J].电脑知识与技术,2011(2).
档案管理步骤范文2
一、当前我国档案管理面临着的难点问题
（一）档案管理流程的不明确
档案从收集一直到录入档案，这中间需要的步骤是相当多的，而这些步骤的处理，对于今后档案的使用率以及利用率存在着很大的影响。而就目前的档案管理来说，存在着流程不清楚的情况，从档案资料的收集，到档案资料的整理，到档案的坚定，再到档案的保管与管理以及检索工作的建立，最后到档案的标引。这些繁琐的工作是不可缺少的，也是能够帮助档案管理建立流程的过程。但是当前档案的管理流程的不明确，在档案的整理过程中仅仅重视档案资料的收集等等一些重要的步骤，未能对一些小细节的重视，档案的管理工作也未能够深入的开展，最终也将影响到档案资料的使用价值。
（二）档案管理人员的重视程度不够
就目前来说，档案的管理需要的更多的是专业人员能够对相应的资料进行科学的整理。二就目前来说，档案人员管理首先在思想上的不重视，会造成在资料的收集以及最终的整理过程中都存在着障碍的。而在另一方面，档案管理人员重视不够也体现在专业素质上，为具备较高的专业素质，未能够对档案资料的管理提供专业的档案的管理能力，从而保证档案的管理的有效性。一方面是思想上的不重视，另一方面是专业能力未能够达到时代的要求，这两者情况的出现，都影响了档案资料的最后作用的正常的发挥。
（三）档案管理方式的简单化
随着经济的不断发展，各个组织之间的各项活动逐渐增多，所形成的档案资料是相当多的，而这对于档案管理的压力是相当大的。所以说，采用科学化的管理的方式，对于档案资料的管理是相当有意义的。其实就目前来说，很多地方的而管理方式未能具备实现计算机管理的条件。很多档案管理仍旧是采用人工归档的方式，这样的档案管理，影响了档案管理的有效性，在一定程度上影响了基础档案的工作效率。同时依靠人工进行的档案管理，对于档案的编排以及最后的查找都形成了一定的阻碍。并且此时他们的档案管理仅仅停留在保证资料的完整性上，已经忽视了档案其他的参考价值。
二、提高我国档案管理的解决措施
（一）进一步完善档案工作的制度建设
对于档案工作的管理，首先应该建立明确的制度流程，保证档案从收集到最后的录入档案，能够有一个流程制度，去保证工作的的顺利进行。而在这其中，需要从业人员具备专业的素质，能够对当前的工作流程了然于胸，从资料的收集、保管、鉴定等流程制定相应的工作标准流程规范。与此同时还应该加强，档案工作的校核力度，这样能够保证档案资料的正确性。而一旦出现资料的错误，也能够及时的挽救，从而保证了资料的有效性。当然要在这个过程中，仍旧是需要一定的监督机制的。因为这是档案管理工作出现问题追责机制的基础，也能够更好去规避在档案管理中可能出现的问题。
（二）不断提升档案管理人员的专业素养
随着计算机技术的不断发展，越来越多的管理方式受到了计算机技术的影响，当然了，档案管理工作也不例外。就目前来说，我们需要通过培训以及资料的宣导等多种方式去帮助档案管理人员去建立一个高效的、专业的档案管理素养，提升他们的档案管理技能。首先，要让他们从思想上重视档案管理工作，档案的管理不仅仅是简单的资料的保存，其中还是需要其他很多的方面的，比方说资料的查阅、资料的总结等等，都是需要档案管理从中发挥作用的。在思想上的重视，接下来便是需要提升从业人员的专业素质，可以通过日常工作的总结，还有一些先进经验的学习。
（三）加快档案管理工作的现代化
计算机技术的使用，能够更好的帮助我们进行档案的管理，不断提升档案管理工作的效率。提高档案管理工作的效率，需要加快档案管理工作的现代化，应该积极推行以及使用各类新型计算机信息技术，帮助在重新组合案卷、统一分类号、规范档案等方面的作用，同时建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。
档案管理步骤范文3
1 传统会计档案特点
传统会计档案主要以纸质形式呈现，进行会计数据的记录、核算和管理，一般包括会计凭证、账簿、会计报表等会计核算资料， 用于记录和反映单位的资金流来源、流向和其运营情况。 传统档案材料对真实性、可靠性、时序性等要求程度高，不可随意变更、打乱，反映信息更加直观、凭证一般为原始文件， 有助于会计档案使用人员第一时间了解和掌握会计财务信息，是会计部门常用的一种档案管理方式。 但传统会计档案本身也存在着缺点与不足，具体表现为纸质形式档案在时间和空间上局限性大，查阅时受时空影响，导致使用者无法在第一时间在任意地点查阅会计档案； 而且传统会计档案的储存工作较为繁琐，不仅需要按照时间顺序管理，还要注意防止纸质资料遭受破坏，耗费大量的人力、物力和财力。
2 电算化会计档案特点
电算化会计档案是由当前网络信息技术的发展催生的，具有高效性和实时性，科技程度高，对会计人员的职业水平和电脑技术水平要求高。电算化会计档案不仅存有原有会计档案的相关内容，同时还涵盖相应的存储系统软件、财务会计文档与会计程序内容。电算化会计档案的存储形式以电子形式（磁盘或光盘存储）为主，辅助打印的纸质形式，存储形式多样化，也可利用电脑硬盘、软盘等存储介质进行数据备份， 存储环境需要注意电子干扰的影响。 电算化会计档案可以通过计算机和软件系统进行浏览传输，进行简便快捷的数据分析，利于管理者掌握单位运营状况、制定决策，且不受时空限制。电算化会计档案在安全系数方面的要求水平是较高的，磁盘、硬盘等会很好的将数据进行存储，并在依据相应技术方式的前提下对数据展开修改，且相关人员能够通过网络对会计档案进行复制、浏览、修改、销毁等，导致重要信息的外泄，信息安全性难以保障。 保存电算化会计档案要求必须具备高强度的防火墙系统，防止电脑病毒和黑客的入侵，保障其安全性。
3 传统会计档案与电算化会计档案管理比较
3.1 会计档案的形成
传统会计档案与电算化会计档案管理的差别是相对明显的，主要的体现方面多是会计档案的构成办法与步骤内容。会计档案的形成方式是二者最明显、最根本的不同。 传统会计档案主要通过会计人员手写登记凭证、账簿，完成汇总材料，属于纸质档案。 而由于操作工具的变化，电算化会计档案的形成主要通过计算机和会计管理软件系统，由会计人员录入财会信息，最终保存下来，形成会计档案，智能化与人工化对比， 存在着本质区别。 在形成步骤方面，传统会计档案采用平行记账方法，将原始凭证手工抄录形成记账凭证，再根据此凭证完成日常记账和总账目，汇总成年度报表， 所有这些表格即构成会计档案。 电算化会计档案的形成采用集中处理方法，通过会计软件系统输入、输出、存储、备份数据，四个步骤环环相扣，输入数据即将原始凭证录入系统， 输出数据就是将系统录入的数据进行打印，存储数据将数据保存到存储介质上，备份数据则定期将数据复制存放，保障信息安全。
3.2 会计档案的归纳
因为会计档案在形成办法与步骤方式方面存在差别，使得两者在对工作进行归纳时同样会使用或出现不同的内容。传统会计档案归档时将原始凭证、记账凭证、账簿、报表等归纳整理，而电算化会计档案归纳管理时除了将打印的上述纸质材料归档外， 还需要对系统核算的软件、硬件材料进行归纳。 首先要对软件的质量进行把关，不合格者进行重置或维护处理，防止软件问题导致数据丢失和可靠性下降。 其次收集软件系统的开发资料和维护资料。 开发资料指系统开发中的系统说明书、程序设计资料、测试报告、手册等，有助于系统地理解和运用，维护资料则涉及维护指南、规划等。 而且在档案归纳中要将存储数据信息的磁盘、光盘等介质进行电子标示和设置外部标签，按时间顺序归档，防止出现混乱，影响会计档案管理质量。
3.3 会计档案的管理方式
传统会计档案管理方式主要人工管理纸质材料的收集、整理和储存，管理时需要注意档案的时间顺序，分类分时排列，同时关注储存环境条件， 防止潮湿等条件造成Y料的损毁丢失。 电算化会计档案管理方式则偏向智能化，由于电子文件对计算机和存储设备要求高，因此对耐久性问题需要加以考虑，管理时不仅要注意设备问题， 还要提防网络病毒和黑客等网络犯罪手段，一旦出现此类问题，财务信息就将遭到泄漏、损坏。 因此在档案管理中应定时查毒、杀毒，保障档案的安全性。
4 结束语
总之，信息技术的进步推动了会计电算化技术的产生和发展，会计电算化档案管理逐渐取代了传统纸质化会计档案管理。传统会计档案和电算化会计档案特点鲜明，前者简明直观，时空性差；后者实时性好，管理难度高。 二者在会计档案的形成、归纳和管理方式方面存在着诸多差异，必须加以明确，以便于会计档案管理工作的顺利进行。
参考文献
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档案管理步骤范文4
【关键词】企业档案管理；升级；问题
1.前言
国务院出台《关于加强工业企业管理若干问题的决定》后，企业升级已成为必然趋势，既是提升企业素质的关键环节，也是对企业的工作进行全面衡量的重要标志。企业升级并不是单纯的自我升级即可，还要做到档案管理与之同步升级，以下，针对企业档案管理升级的问题进行相关探讨。
2.档案管理升级的地位问题
在对档案管理进行升级时，必须认识并处理好企业升级与档案升级的关系。档案管理升级与企业升级从范围看，企业升级要包括档案管理升级，但同时，企业升级与档案管理升级在目标上却是一致的，都是为了改变企业目前较为落后的管理状况，全面提升企业的素质。因为对档案管理工作的认识不足，企业中的档案工作发展较为迟缓，针对此因素，在对企业中的档案管理升级时，通常会出现两种错误的观点：一是将企业升级和档案管理升级的关系相互对立，忽视档案管理升级，认为只要企业升级成功就可代表一切，档案管理升级不会对大局产生影响；二是将企业升级和档案管理升级摆在同一条水平线上或是把档案升级当做主流，企业升级的前提是必须将档案管理进行升级[1]。以上两种观点其实都是错误的，应该及时予以纠正。站在企业领导的角度看，企业升级是核心，在对企业进行升级时应对档案管理升级工作予以高度重视，切实抓好并落实，使之成为企业升级的推动力；站在档案部门的角度看，必须严格做好档案升级工作，紧跟企业升级的步伐，为企业发展提供帮助。企业是否成功升级，其考核指标主要包括三项，即经济效益、物质消耗和产品质量。而档案管理是一种基础性工作，可对企业管理工作的好坏进行综合评价，当出现较大的差异性时，应及时予以调整后再升级。档案管理升级与企业升级的地位需要有一个明确的认识，只有对两者的地位有一个基本的正确认识，升级工作才能顺利进行。
3.档案管理升级的标准问题
在对档案管理升级时需要清楚两个问题，一是档案管理档次升级的同步问题，二是档案升级的档次问题。档案管理升级与企业升级是否一定要同步，不能单从理论上推断，而应该根据实际做出定论。我国目前的档案管理现状是，国营与二轻企业较好，其创办时间早，有一定的档案管理基础，部门工业与乡镇企业相对较差，其创建时间短，档案管理尚未形成或成熟。因企业内部的因素影响，要完全做到企业升级与档案升级的档次同步并不可行，应该考虑到企业的实际情况，在对各级档案管理升级标准的坚持下，努力提升档案升级档次，但最低要求必须达到县级或市级对档案管理的标准，不可为了升级而随意放宽标准。档案管理升级的档次一般为四类，即地、市级，省级和国家一、二级。这四种档次标准囊括的范围过大，与企业的实际发展并不相符合，应将档次标准的范围制定更为具体，如建立县（市）级档案升级试行标准，合格即可发证，让企业在进行升级时的压力不会过高。对于部分已经达到地、市或省级的升级标准的企业，可经县（市）予以上报在检验后予以发证。调整档案管理升级档次的设置，可以更有效的督促企业的升级，符合企业的实际情况，较容易得到升级企业与工业部门的接受。
4.档案管理升级的程序问题
企业的档案管理升级程序通常分为五个步骤：①对企业在管理方面的工作现状予以分析，对企业各方面的情况有所了解；②认真学习档案管理升级的相关知识，对升级的标准进行掌握；③依据升级标准进行自我检查，积极行动，发现问题及时解决；④当升级情况已达到规定的标准后，将“企业档案管理升级登记表”填好并整理好各项升级工作材料，向档案部门和主管局进行申请等待验收；⑤通过相关部门的审评和验收后，符合达标要求即可获得“企业档案管理合格证”。一般来讲，档案管理升级验收要早于企业升级验收，此种做法可在一定程度上减少企业升级验收的难度。部分企业因企业内部发展因素影响，档案管理升级工作无法及时完成，亦可适当地将之置于企业升级后，但时间不可拖沓过久，以免使企业升级与档案升级形成脱节现象。在对档案管理升级的验收时，应注意两个方面的问题，一是综合档案室和分室在管理上的问题，二是档案管理人员兼职和专职的问题。我国企业目前在管理上通常分为两种形式，一是综合档案室，即把企业所有档案归纳集中存放；二是分室管理，即将档案分开归类，既有统计、会计档案室，又有文书、科技档案室。这两种档案管理形式在目前仍多采用分室管理。此两种管理方式在形式上虽有差别，但事实上并没有优劣之分，所以在对企业档案管理升级进行审评时，不可单凭档案管理形式予以评判。区分档案管理人员是兼职还是专职，应根据企业规模的大小及档案管理任务的繁简来区别，企业档案管理人员是设置兼职还是专职，要以企业的需求为主，不一定硬性规定企业要配备档案管理的专职人员，只要能适应企业档案管理工作即可[2]。
5.企业部门与档案部门的配合问题
企业升级与档案管理升级没有必然的直接联系，所以企业升级时经常会忽略掉档案管理升级。针对此种行为，县（市）级档案行政管理部门应主动做好以下四点：①依据企业档案管理升级标准，及时传达并督促企业做好档案管理升级工作；②对升级企业的状况要有所了解，在掌握企业档案管理现状后再进行针对性指导；③召开会议，对档案管理升级工作进行规划部署；④对档案管理升级文件进行制定与转发，保证升级企业有依据的进行相关升级。除了档案行政管理部门之外，工业主管局与经委亦需做到以下四点：①重视档案管理升级工作，升级企业应将之纳入基础升级工作中，做好统筹规划，制定全面升级计划；②设专人负责企业升级工作，抓好升级企业在各方面的落实情况；③要与升级企业及时进行沟通，当有关文件出现变化时要及时告之，以免因信息闭塞而出现误区；④要与升级企业共同进行监督、检查，指导升级企业的工作并做最后的验收。企业档案管理升级后，经验收合格应由档案局与县（市）企业管理领导小组联合进行颁发。
6.结语
综上所述，要想成功升级企业，顺利做好企业升级工作，必须做好企业档案管理升级工作。升级企业应注重档案管理的升级问题，以企业升级的相关文件作为标准，制定好升级计划，规划好步骤，将档案部门和企业主管部门进行密切配合，把档案升级工作进一步贯彻落实，提高档案管理工作的影响力，转变“重生产、轻管理”的传统观念，将企业档案部门与其他主管部门管理均予以足够重视。针对我国企业档案管理升级中出现的问题应及时进行分析探讨，进一步推动企业档案管理升级工作的顺利开展。参考文献
档案管理步骤范文5
关键词：自来水公司；档案管理；问题；措施
1 对于自来水公司档案管理的现状的分析
自来水总公司主要经营供水业务，承担着为城市居民供给自来水的重要任务，为城市经济的发展提供着重要的供水保障。由于业务量巨大，要求自来水公司能对自己的业务有效地进行管理，因此自来水公司的档案资料管理工作必须做到周全，以方便管理人员随时核查所记录的公司业务。公司档案立卷的主要内容一般包括：第一，上级机关颁发的相应的法规命令、指示决定、决议通知、任免计划、统计年报表、预决算方案以及其它规章制度等；第二，公司给上级部门的请示报告、工作计划和对下级部门的批复；第三，公司同相应单位的业务来往信件、协议合同等；第四，公司党政会议的实时记录、纪要、决定以及相应的规章制度；第五，公司制定的计划方案、统计报表、预决算记录以及工作总结；第六，公司各种专业会议的记录、文件、会议总结纪要以及相应的与会材料；第七，其它具有信息价值的公司材料。当前随着自来水总公司文书档案管理信息化建设的加快，公司档案信息逐步实现数字化和网络化，引入了计算机检索，工作效率大幅度提升。
2 当前自来水总公司档案管理存在的主要问题
2.1 档案资料信息缺乏全面性
档案资料必须做到严谨、规范和准确，然而许多基层部门并不重视档案资料的搜集和整理，提供的档案资料以图方便为原则，业务记录填写准确度低，原始文书档案的数据有很多缺失，档案资料信息很不全面。
2.2 档案管理信息化水平亟待进一步发展，缺少统一管理
自来水公司业务范围大，完整的档案信息能记录下公司负责的地下管网信息、设备信息、用户信息，为公司业务的顺利展开提供准确的信息参考，所以档案管理必须提高效率和服务水平。然而公司的档案管理信息化水平相对较低，很多档案管理仍然依靠传统的纸质档案和手工管理，档案收集整理、档案保管编研以及档案的统计利用过程出现步骤繁琐、人工失误率高等效率低下等问题，而且许多宝贵的公司工程设计图纸等由于保管条件有限而逐步老化遗失。这些问题都必须通过提高档案管理信息化水平来解决。另外，许多自来水公司之间的档案缺乏统一管理，很多档案资料只集中于行政部门，工程文件主要在施工部门，这些部门之间档案信息的共享处于闭塞状态，公司需要对档案信息进行统一集中管理，形成生产、运行、收费以及用户服务一体的专业系统。
3 如何进一步提高自来水公司档案管理水平
3.1 加强对自来水公司档案管理工作的重视程度
自来水公司管理层要高度重视档案管理工作。档案管理要实现责任制，管理有明确的步骤、有清晰的任务划分、有合理的责任分配。档案管理的软硬件投入也需要得到保障，软件的保障主要是档案管理的电子档案管理系统的建设要得到保障，硬件的保障主要是公司档案管理设备要及时更新换代，配备扫描仪、计算机、防磁柜等先进的管理设备。档案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。档案载体要及时更新换代，引入先进的档案载体，如档案盒、光盘档案、优质纸等。
3.2 提高档案管理信息化水平
信息化时代要求公司的档案管理工作要提高信息化水平。自来水公司档案管理系统要引入先进的信息化管理系统，设计思路先进、管理功能齐全、管理性能稳定、管理界面友好、管理操作方便，实现档案资料的数字化和网络化，从而提高档案管理的信息化水平和工作效率。如自来水总公司可为每一台供水机电设备设立相应的电子档案，其运行中的各个参数都能通过电子档案实时查询核对，公司对该设备的运行情况就有全面的了解。
3.3 提高档案管理的使用效率
随着城市供水规模的不断扩大，自来水公司的档案管理所记录的信息可以为城市供水规模扩大再生产提供信息参考，例如某些供水工程积累下了相对全面的施工设计档案资料，这些可靠的技术参数档案能为再次供水工程的施工设计提供准确参考，从而节约设计工期，提高工效，从而提高了档案管理的使用效率。
3.4 加强自来水公司的档案安全管理
由于自来水公司开始加快了文书档案管理的信息化建设，在这个过程中需要我们注意提高档案网络管理的安全性。在信息化管理过程中，涉及的公司设备参数、方案信息、预决算、流程图、用户信息等数据都必须按照内部文件信息进行权限归档，公司涉及的业务相关信息部的在移交清理后不能泄露给第三方，引进先关计算机安全技术保障档案信息系统的安全性，提高档案管理的安全性。
4 结语
随着时代的不断发展，档案管理工作也应当跟上时展要求，进一步提高自来水公司档案管理水平，高度重视自来水公司的档案管理工作，使自来水公司档案管理信息化水平再上一个新的台阶，提高档案管理的使用效率，加强自来水公司的档案安全管理。在国家的高度重视，在行业人士的不断努力下，自来水公司档案管理工作必定会与时俱进、不断创新，卓有成效，更好地服务于经济建设和历史文化研究，这也是信息时代自来水公司档案人所努力的方向。
参考文献
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档案管理步骤范文6
【关键词】信贷档案；风险防控；管理工作
信贷档案管理是一项相当基础的工作，它贯穿了借贷的整个过程，如果信贷档案管理进行得好，那么就能够有效地起到风险防控的作用，因此信贷档案管理工作是一项不容忽视的重要工作。有了健全的信贷档案之后，金融机构就能够通过信贷档案中所收集到的关于贷款客户经营情况、盈利能力等的相关资料来进行分析，掌握信贷风险的情况，能够起到一定的预警作用。如果根据贷款人的资料显示其信誉和资产方面存在问题，那么就能够更快速地做出反应，做好风险防控。健全的信贷档案也有助于依法收贷，有助于帮助金融机构及时发现不良贷款，并且在依法进行诉讼的时候能提供具体而详尽的资料数据。
一、信贷档案管理的现状
信贷档案对于金融机构来说可以说是不可缺少的，但是信贷档案管理工作的现状却令人担忧，虽然说各金融机构对于信贷档案重要性的认识逐年提高，对于信贷档案管理办法的贯彻也越来越好，但是不容否认的是在其中还是存在一些认识不够或者管理不到位的问题。
（一）相关人员认识不够。一些金融机构的信贷档案管理人员对于信贷档案重要性的认识不够，认为只要贷款能够发得出去，收得回来，那就已经足够了，信贷档案管理工作并不是那么重要的。更有些金融机构对于信贷业务的发展十分看重，但是对于信贷档案管理就相对比较轻视了。在实际工作中，一些相关人员没有做到妥善管理，不讲究工作效率，造成工作拖沓甚至是错漏的现象，在面对检查工作的时候抱着一种得过且过的态度。由于他们对信贷档案重要性的认识不够，缺乏风险防控意识，因此导致信贷档案的资料收集不够完整，不够严谨，同时在移交、归档等方面的手续不够齐全，大大地影响了信贷档案管理工作、
（二）资料搜集不够完整。信贷档案对于分析贷款人资料，进行风险防控预警相当重要，但是要让它起到更有效的作用，还必须建立在信贷档案资料收集完整、齐全，文本资料严谨的基础上。但是有的金融机构对信贷档案资料的搜集往往不够重视，并出现了很多的问题。一部分问题体现在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人员由于自己业务不够精通，所以不知道哪些资料是必须要收集的，所以就导致了遗漏一些重要的资料，但是却将一些不必要的资料收集了起来。比如说在土地类贷款项目中，环保评测是一份很重要的资料，有必要搜集，但是有的工作人员缺乏相关的认识，所以就导致这方面资料的缺收。又例如在房贷等贷款中，由于贷款时间很长，所以导致这方面的日常工作没有能够很好地完成，缺少了诸如贷款催收通知书等内容，殊不知这些资料是相当重要的，当贷款发生问题需要进行诉讼的时候，就会因为没有贷款催收通知书而在诉讼时效等方面产生不必要的麻烦。也有一部分问题体现在资料搜集不够严谨上，有的工作人员由于工作态度不够认真或者是缺乏相关经验，所以虽然搜集了某些资料，但是却没有进行认真地检查，有的时候没有给资料进行编码，有的时候甚至连还没有签字盖章的资料都搜集了起来。由于缺乏信贷档案资料的严谨搜集，很容易导致信贷档案缺乏连续性，也会给日后的信贷档案调用产生不利的影响，当发生贷款风险的时候，在诉讼的时候就会导致处于相对不利的境况，产生不必要的损失。
（三）管理移交不够规范。除了信贷档案资料的搜集，信贷档案的管理和维护也是相当重要的，若是信贷档案的移交不够及时，就会导致档案的目录和它实际的内容之间对不上号，以后需要查找信贷档案的时候就会因此而受到影响。如果情况严重的话，还很有可能会因为信贷档案移交不够及时而造成重要的资料被非法篡改等现象，还可能会产生资产不良的情况，后果相当严重。除了移交方面外，信贷档案还有其他管理方面的工作也是需要不断规范化的，例如档案的保存，这就十分重要。信贷档案档案有一定的保存期限，在这个期限中要确保档案得到很好的保存。有些档案室的环境相对比较差，出现潮湿，多虫患等情况，这就会导致一些重要的信贷档案遭到破坏，当需要调用这些资料的时候就会发现因为信贷档案的保管不当而造成了不必要的风险损失。
二、加强信贷档案管理的途径
要完善信贷档案管理，树立风险防控意识，必须采取一些必要的手段，要强化队伍建设，通过培训和必要的考评机制来帮助所有相关的工作人员提高综合素质，明确责任，同时还要规范信贷档案管理工作的每一个步骤，让信贷档案资料的搜集更加完整有效。
（一）明确责任，统一认识。由于信贷档案的主要责任人是信贷员，所以要规范每一个相关工作人员的行为，明确责任，统一认识，对所有的信贷员加强组织领导。信贷档案相关工作领导要注意敦促每一个工作人员及时移交重要的信贷档案，要加强他们对信贷档案重要性的认识，杜绝遗漏、拖延、泄密等违规行为的出现，只有在思想上统一了认识，树立了风险防范的意识，才能够更好地做好信贷档案管理工作。
（二）加强培训，提高素质。对于工作人员来说，有了工作的责任感还不够，还必须提高业务水平，所以金融机构要做好对工作人员的培训工作，培养出一个高素质的信贷档案队伍。相关工作人员要认真学习《档案法》等相关法令法规，并必须熟悉信贷档案管理中的各项规章制度。为了促进工作人员树立更高的风险防范意识，并不断提高业务水平，可以对相关工作人员进行日常业务考核，并设立适当的奖惩措施，对于一些工作态度差，业务能力不强的员工要提出警示和教育，并采取“传帮带”等方式，让他们更快地提高业务水平。
（三）严格管理，规范步骤。各金融机构要规范每一个工作步骤，及时收集和登记相关数据，尤其是在核实客户真实身份等方面，更要严格按照规定的步骤执行，只有这样才能够更有效地进行风险防控。由于传统的信贷档案管理模式存在各种问题，所以金融机构可以逐步改变传统的信贷档案管理模式，采用信息联网等高科技的手段，建立更加完善的信贷档案管理系统，进行电子化管理可以有效地提高工作效率，同时也能通过设置各种权限，建立多重保密措施等方法，让档案资料更具有安全性。
三、结论
加强信贷档案管理，树立员工的风险防控意识，这对于金融机构来说是十分重要的，相关工作人员应该端正自己的工作态度，明确责任，并通过不断地学习和技能评测来不断提高自己的业务水平。同时信贷档案管理工作也应该与时俱进，可以采用电子化管理等手段提高工作效率，并更好地进行风险防控，维护金融稳定，促进可持续的发展。
参考文献：
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