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档案管理的问题及措施范文1
关键词：工程建设；档案管理；现状；问题；措施
中图分类号：G27文献标识码:A
工程档案是建设工程的有机组成部分，是建设工程内在质量和工程验收的重要依据，也是建设工程质量的重要构成部分，对工程建设具有很强的现实指导作用。近年来，工程档案的管理日益受到重视，各级建设行政主管部门加大了宣传、管理力度。但由于建设单位不够重视，以及档案的制作的不规范，工程建设档案管理依然存在着诸多问题。如何加强其管理，是建设单位值得深究的问题。
1．工程建设档案工作的现状
1.1各级建设行政主管部门加大了宣传、管理力度, 逐步进入依法管理、规范发展的轨道。
为了进一步规范工程建设档案的管理, 确保工程建设档案的完整、安全和科学管理, 更好地为城市规划、建设和管理服务, 近年来, 广东省各级建设主管部门按照有关建设、档案方面的法律、法规和规章, 切实履行监督指导职能, 不断加大对工程建设档案工作的监管力度, 使全省工程建设档案工作发生了深刻变化, 出现明显进步, 逐步进入依法规范管理的发展轨道。
1.2工程建设档案工作普遍得到建设单位、施工单位、监理单位等参与工程建设的各类单位的高度重视, 参建单位领导和档案人员的档案意识普遍增强。
通过档案法律法规的宣传, 各建设项目在加强工程管理的同时, 加强了工程档案的管理, 各参建单位普遍认识到工程档案是工程质量的重要环节, 自觉按照国家有关建设项目档案管理的规定和要求将档案工作列入议事日程, 不断建立和完善档案工作的领导责任制和岗位责任制, 切实解决工程建设档案工作中出现的问题, 建立起适应新的基本建设管理体制, 运行要求的档案工作机构和档案管理网络体系, 工程建设材料的形成、积累、整理、归档初步做到与工程进度同步进行。
1.3工程建设档案管理的基础业务工作普遍加强, 为工程建设和质量管理发挥了良好的服务作用。
建设单位从项目筹划开始, 就注意贯彻有关工程档案管理的标准、规范和城建档案管理部门的具体要求, 不断深化业务基础工作, 加强工程文件材料的收集归档力度, 做到档案材料的收集、整理工作与工程建设同步进行, 保证了工程建设与管理对档案的利用需要。
2．工程建设档案工作存在的主要问题
2.1工程建设档案材料的完整性、准确性和真实性不强, 为日后档案的利用埋下先天的隐患。工程建设档案的使用价值很大程度上体现在档案材料的完整性、准确性和真实性三个方面, 而在这三个方面, 参建各方主体不同程度地存在收集、归档不及时, 相关人员签章不完备, 档案材料出现缺损、错误找不到人负责的现象时有发生, 甚至有的工程直到即将竣工验收前, 才组织有关人员突击补制档案。
2.2单位重视工程建设档案管理的程度不强。许多参建单位对工程档案工作缺乏应有的重视, 特别是在施工阶段, 施工企业重施工质量、进度, 轻档案管理的现象普遍存在。
2.3档案制成材料五花八门, 不符合工程档案管理的有关标准和规范要求。
3．做好工程建设档案工作的措施
3.1增强档案意识, 严格履行职责
（1）建设行政主管部门在建设单位办理工程规划许可或者工程施工许可时, 与建设单位签订工程建设档案责任书, 明确建设单位以及施工、监理等参建各单位在工程建设档案管理方面的责任和义务, 并监督执行。
（2）建设单位在工程开工前, 应将本单位各部门和参建单位有关工程档案的形成、积累、整理、归档等工作标准和要求, 以正式文件的形式印发, 以便于各单位( 部门) 档案人员收集相关资料,使应当归档的各类文件材料"颗粒归仓" 。
（3）在工程建设过程中, 对档案的收集、整理、保管、移交、归档等环节, 应有明确的工作程序和工作规范。这个程序应由建设单位按照当地城建档案管理部门的具体要求, 由施工单位和监理单位商榷后共同制订, 使制订出的工程建设档案工作计划和工作规程既符合工程进度的要求, 又符合档案管理的要求。
（4）在主体工程结束后, 各单位( 部门) 应将全部工程文件、图纸及相关资料收集齐全完整, 经系统整理后, 及时向建设单位档案部门归档。各单位( 部门) 档案人员应有高度的责任感和档案意识, 主动与建设单位档案人员和城建档案管理部门联系, 努力提高工程档案管理水平, 确保归档后的工程档案齐全、完整、准确、系统。
3.2 要强化工程建设档案的全过程管理
（1）在工程档案的管理中, 也要树立质量管理意识, 充分运用合同条款, 按照档案管理的有关规定, 实行全过程管理, 提高工程建设档案的编制质量。建设单位的领导要关心、重视和支持档案工作, 在与施工单位、设计单位、监理单位分别签订工程建设合同的同时, 应将档案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同条款, 工程竣工后, 依据合同进行工程竣工档案的验收。
（2）要将档案工作与经济效益挂钩, 以确保工程竣工档案的形成质量, 这样就能使工程技术人员重视档案的形成、积累和移交工作, 并落实责任, 提高他们认真编制档案的积极性和责任心。
（3）项目设计单位要按照建设单位的合同、协议规定, 编制与工程建设实际情况相符的竣工图和竣工文件, 建设单位应当按照国家有关规定给予一定报酬。
3.3 强化档案收集意识, 正确运用行政监督手段
城建档案管理部门要正确运用行政监督手段, 加强工程建设档案的行政管理和监督。城建档案管理部门要经常深入工程建设现场, 对城建档案法律、法规和本地城建档案管理部门具体要求的执行情况进行监督, 对建设单位、施工单位和监理单位的档案工作进行业务督促和检查。通过经常性的监督检查, 促进工程建设档案各项管理工作的落实。
4．结语
对工程建设档案工作, 要加强宏观监控, 不断完善管理法规体系, 要积极配合, 加强协作, 努力形成各有关职能部门齐抓共管的良好环境; 要积极探索适应市场经济体制的档案管理模式, 工程建设档案就一定能达到完整、准确、系统的要求, 工程建设档案也一定能为城市建设发挥更好的社会效益和经济效益。
参考文献
档案管理的问题及措施范文2
[关键词]人事档案；档案管理
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）17-0177-01
一、人事档案管理的任务及重要性
人事档案是用人单位在招聘时对个人了解历史的重要凭证。人事档案最重要的任务就是保证其档案内容真实、完整。其次就是档案在接收过程中容易受到的自然损坏等现象，因此，在接收过程中要外谨慎负责。人事档案对个人未来生活、工作有着重大影响作用，安全性要做到万无一失。这些保证工作需要有一套系统完整的人事档案管理工作制度，不同档案管理人员有不同的分工合作，减少出错的概率，完善人事档案的整理、利用及保管工作，切实做到个人档案的完整及安全。
随着社会的发展，单位中的竞争压力也越来越大，档案包含了很多重要信息，是事业单位的重要资料之一。如果单位内的人事档案保管不当，则可能会影响事业单位的健康发展。因此，对人事档案进行严密保管在单位在社会中的发展起着至关重要的作用。档案记录了所在单位内所有员工所从事的活动及活动本身，这些信息便于了解员工的工作态度及工作能力，为选拔更好的员工提供了一个很重要的依据。此外，人事档案是优化单位管理的重要途径，现代的社会已经发展为一个信息型的社会，档案管理就是收集信息和利用信息的一个载体。单位的人才选拔、人才培养、人才的资源配置都需要人事档案信息的支撑。
二、当前人事档案管理工作中存在的问题
（一）人事档案缺乏。当前很多人对人事档案的概念都不是很理解，认为人事档案没有什么作用，有的闲置在家，有的大学生甚至都把自己的档案放在学校里，还有的人早就丢掉了自己的档案，然后在就业时填写的资料就乱七八糟，甚至在不同的简历中填写的个人资料都不相同，这是人事档案管理工作面临的难题之一。
（二）人事档案管理意识不强。由于一些工作人员对人事档案管理不够重视，认为人事档案管理与单位的发展并不挂钩，所以在人事档案管理工作这一块并不重视，首先没有建立鉴权的人事档案管理的体制，二则在人事档案管理工作上投入的资金不到位，员工人数也不够，在从事人事档案管理工作的员工选择上并没有按照标准，对档案管理人员的选择也不认真，很多员工对人事档案管理工作了解的并不是很透彻，在人事档案管理的工作上犯了错误，对人事档案管理的工作也不认真，甚至不能保证员工人事档案的完整性和安全性，因此失误而导致人事档案资料丢失。
（三）人事档案管理工作不到位。人事档案的管理并不是简单的对工作人员档案的收发、看管、查找等工作，但是部分单位的人事档案管理大多都还只是简单的对档案进行保存、分发，并没有对档案进行整理检索。档案材料内容单一，不能很准确的反映个人的能力，对员工的考核不能全面掌握。
（四）人事档案的管理与现在日益发展的社会不适应。随着社会的日益发展，当前的人事档案管理需要管理人员有较高的文化素质水平，掌握当代人事档案管理的新技术。但是由于对档案管理缺乏统一性，导致档案管理也略显随意。这样做不仅会使员工的切身利益受损，也可能会影响单位的长远发展。
（五）缺乏足够的档案收集力度。因许多单位在档案及时归档方面的意识较为薄弱，造成有的档案长时间在单位及个人手中滞留，未得到迅速归档，或者未及时督促相关科室尽快移交档案，导致员工档案发生缺失。
三、如何做好人事档案管理工作措施
（一）加强宣传，提高全员对人事档案的重视度。针对目前广大群众和部分单位领导对人事档案管理的不重视的现状，希望社会各单位能够定期的对群众进行人事档案知识的培训，让群众认识到人事档案对他们以后的工作生活的影响和作用，尤其是在校大学生，学校一定要加强对学生的人事档案管理的意识。使单位的领导能够对人事档案的管理事情重视起来，加大对人事档案管理工作的人力投入和财力投入。
（二）鉴权人事档案管理制度，提高人事档案管理质量。要想整体的提高单位人事档案管理的质量，首先就要按照国家的规定制定鉴权的人事档案管理制度。对单位人事档案工作的人员进行详细工作的分配，明确工作内容。并谨慎高效地对人事档案进行管理。
（三）提高人事档案管理人员的能力。现在的人事档案管理工作并不同于以前的模式，需要人事档案管理人员具有较高的政治文化素养，并能掌握进行人事档案管理工作的人员。提高人事档案管理人员的能力一方面要求在一开始选择人事档案管理人员时就要选择有能力，且耐心细致的人；另一方面要对人事档案管理人员进行定期的培训，提高人事档案管理人员的工作能力。
（四）鉴权人事档案内信息的内容，提高人事档案的利用率。以往的人事档案上都是一些个人的基本资料，而且员工的很多档案资料不能及时得到更新，导致很多有效信息的流失，简单的档案资料并不能为个人在工作时为自己争取到多大的利益，导致不能在档案中找到有用的信息选择合适的人才。这就需要单位能够及时的更员工的档案资料，并对资料进行汇编整理，完善员工档案信息的完整性，以便提高人事档案的利用率。
（五）推动人事档案管理工作实现信息化。运用信息化技术手段开展人事档案管理工作是新时期的一个必然要求，能够起到事半功倍的效果。通过扫描仪、照相机、录像机、计算机等相关技术手段，将图片、文字等纸质资料转变为电子数据信息，实现人事档案的信息化和无纸化办公，构建起系统全面的人事档案管理信息系统，通过专业管理软件开展人事档案相关工作，例如编制目录、检索与档案资料传阅、档案催缴以及查询等，从而使人事档案信息的正确性与实效性得以提高。
四、结束语
人事档案工作在我国可谓历史悠久、源远流长。随着我国各项人事制度改革的推进，人事档案管理的变革势在必行。如何面对新的社会环境、制度环境、技术环境，以人事制度改革为契机，以信息技术为依托，以人事档案科学化管理为基础，以人事档案社会化服务为目标，将人事档案管理研究及实践工作推向更高水平，这是每一位有责任心的人事档案管理工作者需要认真思考的问题。
参考文献
档案管理的问题及措施范文3
【关键词】电力建设工程；特点；问题；措施；
1 电力建设工程档案的特点
电力建设工程档案的特点主要有：（1）真实性。工程档案是该项工程实体建设过程中的真实写照。因为工程档案材料的形成是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，从工程档案中就可查证其工程质量，它是工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。（2）单一独立性。即以单位工程为组卷原则，体现档案的整体性、连贯性，这是工程档案最突出、最重要的特点。（3）实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案材料，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。
2 电力建设工程档案存在的问题
笔者认为电力建设工程档案存在的问题主要有：（1）工程项目重要往来文件及会议纪要不全或没有收集，具体体现在文件有来无往；来文缺附件或缺图纸；会议纪要有后一次的无前一次的等。（2）施工文件常见施工联系单不全；设计变更单未封闭；工程质量检查及验评记录、隐蔽工程记录不全；原材料出厂证明和检验报告不符合归档要求等等。（3）用复印件归档。如一些水泥、钢材等原材料试验报告为复印件归档等。（4）案卷及文件题名太笼统，不准确，不能揭示其案卷或文件内容。
3加强电力建设工程档案管理的措施
3.1规范档案管理制度。由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广量大，各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，而规范化是档寨管理的本质要求。要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始，档案室应向各施工单位发放本企业的建设项目档案管理制度汇编，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。
3.2提高档案人员的素质，保证档案资料收集的完整性.随着企业档案服务的范围扩大，档案工作的手段更加现代化，对档案工作者的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了新的更高要求，为适应新的形势，档案人员应自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，另一方面在做好档案室内部工作的同时，要求早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。同时完善兼职档案人员网络体系，加大档案的宣传力度增强员工档案意识，在员工中树立档案是企业资产的理念，培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系，将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。
3.3力求档案收集的完整性和准确性。施工单位工程竣工档案是电力建设工程档案中非常重要的一部分，形成一套高质量的竣工档案，首先各专业工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性，然后档案管理员负责检验档案的标准化、规化。为了能保证施工单位工程档案的移交，从工程一开始，档案管理人员应通过开会、到施工单位现场指导等方式与各施工单位强沟通，就文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理组卷及竣工图编制和交接验收等具体问题向各专职资料员明确具体档案要求，学习项目档案管理政策法规，统一思想、统一认识、统一做法，有效地控制档案的形成质量，减少因意见不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。
3.4抓好项目工程档案工作与工程建设管理的“三同步” 。供电企业项目工程的特点是参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂。单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度，同时项目工程档案是随着项目建设环环相扣，段段相连，步步延伸，逐渐形成的，工程一旦竣工，档案完整、准确、系统就已经是客观存在，要保持和维护这种客观性，就要从工程项目初期抓起，狠抓工程档案管理“三同步”（即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行）。要确保项目工程档案的完整、准确、系统，就要特别注重平时对档案的收集和积累，就必须把事后控制改为事前控制，将项目档案的管理从末端移到前沿，将后续工作变为前置条件，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系，要将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接全程控制的记录体系。
3.5电力建设工程档案信息化。工程档案管理信息化就是融入办公自动化网络系统，这无疑将极大地提高上程档案的利用效益，初步实现档案信息资源的共享。数字化技术的应用和普及，推动了档案室的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，使历史数据从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以电子文档的前期收集工作就显得相当重要。 目前档案管理的模式主要是工程设计工作电子化进行、档案工作的手工进行的方式，包括档案的收集、接收、整理、保管、利用等，在保管电子档案的同时，按照国家有关规定同时手工整理实体档案归档。当前的电子工程设计档案仅支持以纸张为主要的存储介质，这从根本上阻碍了档案的利用率。做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，档案管理中应用数字化技术和网络技术，实现纸质载体向数字栽体的转化，并能够在网络中传输，完成档案的信息化建设。通过信息化建设实现档案集中存储并借助数据库技术进行集成整合，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为企业提供档案信息网络化服务。
4结束语
电力工程建设中的档案牵涉面广、专业性强，其工作的质量直接影响到工程建设。而在实际工作中又有很多不合理的地方，导致电力工程档案管理的混乱，尤其是在档案收集方面，常常是缺乏完整和准确性，因此对其进行探讨分析具有重要的意义。
参考文献：
[1]李晓莉.试论如何做好水电建设项目工程档案的管理工作[1].四川水力发电，2007，（05）
档案管理的问题及措施范文4
【关键词】建筑工程；档案资料管理；问题；措施
建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目工程中必不可缺的重要组成部分，对档案资料的有效管理可以督促整个项目的每个单位、每个人都严格按照规定、标准进行工作。因此，建筑施工单位要对工程档案资料的管理高度重视，进行严格控制。只有认真贯彻执行档案资料的管理，才能更大程度上地提高企业施工的整体水平和安全质量的保障。
一、建筑工程档案资料管理中存在的问题
1、 对建筑工程中档案资料的管理不够重视
在一些建筑行业管理者的思想中，对于档案资料的管理没有足够的重视。他们一般注重工程建设的质量和速度，认为只有这些才是与工程利益直接相关的。他们的这种想法落后陈旧，是不切实际的。
2、对建筑工程中档案资料的管理不到位
建筑工程的档案资料包含了多方面的数据资料，其中包括管理、施工、设计、质检等部门。各部门分工合作， 致使档案资料完整存在相当大的难度。例如，在工程施工或竣工验收过程中，档案管理人员必须到现场才能对有关施工问题的档案规整记录，档案资料记录的全面性和准确度才能得到保证。如若不然，施工过程中的档案就得不到及时整理，或者在工程竣工验收过程中出现差错，而且这些差错很难被发现。
3、 建筑工程中档案的管理制度不健全
目前，施工企业的档案管理依据是20 世纪80年代末国家有关部门颁布的城市建设档案管理规定，该规定对档案资料管理的具体步骤没作详细规定。虽然有的地区制定了相关的制度，但是宣传不到位，施工企业管理人员对此没有给予足够重视，直接导致了建筑工程档案资料管理制度无法落实。
5、建筑工程中档案资料管理人员的职业素质偏低
建筑工程中档案资料管理的从业人员应该具有相应的专业基础，接受过正规的职业训练。但建筑工程中档案资料管理工作起步较晚，这些从业人员根本没有接受过对口教育，只接受过一些简单的短期训练，文化程度一般偏低，即使接受训练，职业素养的形成也很缓慢。这些问题导致建筑工程中档案资料管理从业人员的工作受阻，对于问题的掌控能力较差。甚至有的施工企业根本就没有专业从事档案资料管理的人员，一般由企业中其他岗位的人员兼任，导致员工无法专注于档案资料管理的工作。有的施工企业虽然有专职的档案资料管理从业人员，但是从事这一工作的员工更换频率过快，不利于对建筑工程中档案资料的高效管理。
二、加强建筑工程档案资料管理的措施
1、 健全建筑工程档案资料的管理制度
建立健全的档案资料管理制度是有效管理档案的基础。建设单位在项目成立之初就应按照国家档案的相关管理规定，结合工程实际，制定出一套相应的工程档案管理规定。与此同时，要明确建设、施工、监理单位等各项负责人以及档案在形成中所需要承担的责任，规范工程档案的搜集与整理，保证建筑工程与档案管理同步进行。完整的资料可以给建设单位的合法权益提供保障性的重要依据。
2、 保证建筑工程技术资料真实性、实用性，如今，国内大多数工程技术资料与工程并非同步进行，基本都是工程施工领先于技术资料整理，此类资料并不能真实反映出建筑工程施工的具体实况，丧失了工程档案资料的本身作用。因此，项目负责人应严格执行抽样调查制度，质监部门也应加强施工项目的检查，保质保量保同步。
3、 严格把好竣工验收工程档案资料质量关，使竣工验收档案可以发挥出凭证作用
建筑工程在竣工验收时，工程档案资料的管理人员要和工程项目管理人员一同，依照建筑工程档案归档范围规范的要求，对工程施工建设过程中形成的资料档案进行全面审核、检查，及早查出问题，并及时解决问题，务必使工程竣工的材料做到完整、真实，工程档案的归档范围符合规定的要求，认真切实地执行《建设工程质量管理条例》规定的相关条文，把好竣工验收关，竣工验收档案的移交也是整个工程的重要环节。在移交出合格的工程档案之后，由建设单位颁发出“建设工程档案合格证”，反之，不满足要求的则不发“建设工程档案合格证”，建设单位有权按合同拒绝尾款的支付，以此确保工程档案的准确性、完整性、系统性。
4、 加强档案管理人员的培训
加强工程档案资料管理人员的培训工作是保证工程档案质量的有效措施，档案管理人员需要高素质、高责任心的职业素养。不断提高业务素质，不断认清工程档案资料管理的作用和意义，充分利用现代化的专业技术知识和档案管理方法，灵活运用档案管理的新理念。与此同时，还要掌握相关法律法规以及与此相关部门的有关规定，通过高素质档案资料管理人员，严把工程档案质量关。此外，作为一名工程档案资料管理人员，必须具备一定的建筑工程专业的知识，所以在对档案资料管理人员培训的时候应加强建筑行业的基础知识学习，并对其进行考核。只有在日常工作中多思考、多协调、多交流，并用认真的态度去学习、去落实，才能将档案资料与工程施工同步起来，资料才能得以真实、实用。
5、 实行奖惩激励机制
激励产生的效应远远要大于管理本身，工程项目的各单位、各部门都应重视工程档案资料的形成，充分调动各方对资料管理的积极性，落实工程资料档案管理的奖惩制度，并每周对档案进行例行抽样检查，将工作做到位、做到实的单位给予经济上的奖励。反之，则对其进行管理整顿，甚至处罚。
6、充分利用现代化手段进行档案信息的统计
如今是现代化进程飞速的高科技时代，计算机媒体在发展，数据的统计也随之越来越方便、快捷，所以我们要利用这个优势，多层次、多角度地开辟出建筑工程资料档案的信息资源。在搜集的过程中不仅要考虑到目前建筑工程的需要，还要有大局观，预知观，要考虑到未来，也就是说竣工的验收或者下一个项目在建筑工程时的需要。此外，还要主动搜集档案资料：建设面积、项目名称、资金来源、设计图纸、设计来源、施工单位、合同工期、竣工日期、档案移交情况、质量监理、工程造价等等。设计合理的报表，为上级领导的决策提供重要的依据，也为建筑工程项目的质量和管理提供有力保障。
7、挖掘施工工程资料的潜在价值
施工工程档案资料涉及到施工过程中的各项环节，具有重要的指导作用。因此，施工单位在进行施工工程档案资料的管理过程中应该充分挖掘施工工程档案资料的潜在价值。在保证施工工程档案资料的完整的前提下，充分用资料对施工工程进行统筹考虑。通过现存的施工工程档案资料对施工工程进行技术指导，达到节省工程资源，合理控制预算，统筹规划布局，使工程的建设具有和谐性与统一性，保证工程的可持续发展。
综上所述，建筑工程档案资料管理是一项漫长而繁琐的工作，贯穿工程的开工至竣工的各个阶段，不能有丝毫的马虎大意，必须对自己负责的项目所形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料，具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。否则，将影响到工程竣工验收是否能顺利进行。
参考文献：
[1] 史艳春，单承瑾. 优化建筑工程档案资料管理的对策研究[J]. 中国管理信息化. 2012（20）
[2] 靖冬超. 浅谈档案资料管理存在的问题及解决办法[J]. 办公室业务. 2013（14）
档案管理的问题及措施范文5
关键词:建设工程；档案管理
1 现状分析
对任何一个工程单位而言,不论是设计单位还是施工单位及监理单位,其资料室已成了图纸资料库,过去的图纸资料堆得四处皆是,个别已是尘埃满面。如何利用计算机及电子文档将各种资料、图纸实行数字化统一管理,这是很多单位所共同关心的问题。随着计算机的发展和普及,目前多数设计单位的计算机出图率已达到100 % ,即所有工程图均为Windows98、Word 、Excel 等电子文件。但大多数单位未对这些图档进行统一管理,在设计单位分散在各设计人员手中或各科室里的资料数不胜数。因此在工程建设过程中有数量众多的施工往来文件、合同、实验资料和竣工文件等资料,如果能将这些文件资料无纸化统一管理,那将会为各单位节约许多开支,也会减少各单位对这些资料进行人工管理的苦恼,更不会有丢失资料的担心,而且查找文件即方便又快捷。在施工监理单位也存在类似的问题。为解决上述问题,结合监理工作的需要,我公司在“西部交通建设科技项目”、“兵团国家级贫困团场扶贫公路建设项目”等工程中不断的总结经验,实验研究出了一整套有关设计图及竣工资料数字化统一管理模式及管理系统。
就我个人认为该系统能很好地解决图档管理中所遇到的各种问题。针对设计和施工单位(含监理和业主) 工作内容和重点的不同,将其分为设计施工检测管理和竣工图辅助制作及管理系统两大部分。
2存在问题的主要原因
2. 1重建设、轻管理、档案意识淡薄
有的工程管理部门和工程专业人员重工程实体,轻工程资料,只重视抢工期,忽视工程资料与工程实体同步管理。认为只要工程项目迅速建成投入使用就行,对工程项目竣工档案资料是否完整准确的归档漠不关心,忘记了竣工档案是企业必要的技术储备,是一种潜在的生产力这样一个极为重要的问题。
2. 2对档案工作缺乏正确的认识
有人认为,工程项目竣工档案材料的收集归档完全是档案部门的事,这种认识误区,是造成工程竣工档案材料收集不齐全、不完整、不准确的另一个原因。档案管理工作不是一项孤立的工作,它与企业经营有着千丝万缕的联系。尤其是收集归档工作,档案材料能否收集齐全完整并保证其准确性,不仅取决于档案管理人员的主观努力程度,而且与企业各部门在处理业务,形成文件材料行为规范程度有着直接的联系。如果各业务部门在编制或审查文件图纸资料时不注意其质量,使用中不维护它的安全,办理完毕后又不注意收集和积累,而单凭档案部门事后去找、去要、去收集,那么要使工程项目档案资料归档齐全将是一句空话。
2. 3工程项目竣工档案归档制度不健全
例如,有的工程在制定项目计划时未将竣工档案资料归档工作列进去,有的工程项目验收时不吸收档案部门参加,有的施工单位在竣工验收时不向工程管理部门提交竣工档案,没有将竣工档案的形成、归档纳入工程管理业务范围。由于归档制度不健全,曾出现工程实体完工,施工单位走人,工程管理班子解散,交工资料成堆,造成档案人员有啥清理啥的局面。
2. 4对档案管理制度执行不力
有些规章制度必须在各业务部门的大力支持和密切配合下才能得到真正的贯彻执行。例如,公司制定了关于工程交工资料不完整、不准确,工程项目就不能验收,工程项目竣工资料不归档,财务部门不能结算等规定。但在实际工作中,有些单位认为档案工作是档案部门的事,与本单位无关,无视档案工作的规章制度,有法不依,有章不循,该把关的不把关或是把关不严,使部分规章制度形同虚设。
2. 5没有形成一个良性的归档渠道
如有的建设项目主管部门、施工单位与档案部门配合不紧密,管理上出现脱节现象,有些甚至出现相互推诿,在档案资料归档过程中只是处于施工单位交什么,工程部门收什么,工程管理部门交什么,档案部门就收什么,在档案资料的接收上留下漏洞。
2. 6档案人员业务水平参差不齐
竣工档案资料应该是由专人跟踪负责的一项工作，可是由于很多单位对于档案资料收齐的重要性不理解甚至于有时觉得是可有可无所以在档案资料员的配备上出现了很大的流动性和不专业性。其实按照正规的要求，应该是每个建设方、施工方都应该配有一至三名经过专业档案资料管理培训后考试合格取得档案员上岗证的工作人员。可是，就现在而言这一点几乎是没有几个单位能够做到的，这样就造成了很多重要档案资料应档案人员的不专业管理而流失，而这些宝贵资料的流失是随时有可能给我们将来的生活、建设，甚至于财产生命造成不可挽回的损失。
3解决问题的主要措施
以上问题是在工程项目档案管理方面存在的突出问题。如何才能保证工程项目竣工档案资料及时、准确地归档,笔者认为应努力做好以下几方面的工作:
3. 1重视并提高档案管理意识
各级领导和有关业务部门要切实重视档案管理工作,档案专业部门和人员要进一步明确职责范围,如参加生产调度会,参加产品鉴定会和基建工程竣工验收,参加设备开箱等。
3. 2成立重大工程项目竣工档案归档工作协调小组
工程项目从立项、评估、设计到施工、竣工、交付使用,其档案资料的形成、积累、归档是一个复杂的过程,在这个过程中,涉及到若干部门,众多的环节和许多专业,要保证施工档案完整准确及时地归档,就应当有一个协调的机制。笔者认为,一个比较大的工程项目,应当成立竣工档案协调小组,一般应由计划部门、基建部门、财务部门、档案部门、施工单位、使用单位等组成,以协调各方面的工作,保证工程项目竣工资料归档工作的顺利进行。
3. 3进一步健全档案管理制度
首先要从业务考核入手,将工程项目档案归档管理纳入计划管理,并对工程项目竣工档案的归档范围、归档要求、归档时间以及归档职责都做出明确的规定,并通过建立岗位职责把归档任务纳入各业务部门和有关人员的工作标准之中,使归档工作制度化、程序化。其次是要把提交合格的交工资料列人工程承包合同,列入创优工程评审条件并认真实行预留交工资料保证金制度,第三是要认真执行制度。制度的保证作用,不仅要看到制度本身是否完善,更重要的是看能否贯彻执行。
3. 4加强跟踪指导
跟踪指导是档案部门在收集工程项目竣工档案中掌握的第一手资料,也是使竣工资料达到规范化的必要条件。工程档案产生于施工现场,贯穿于工程项目的招标、投标、施工和竣工的整个过程。档案部门要根据年度计划内容制定出跟踪指导计划,在工程项目施工开始就要派专人进行跟踪,对该项工程竣工档案交付验收提出明确要求,切实做到对工程竣工档案跟踪管理的有效控制。同时,在跟踪指导的过程中要积极主动与工程管理部门、施工单位搞好配合。档案部门在跟踪指导中应注意以下问题:第一,档案部门应摆正服务的指导思想,工程中主动配合,做到参与而不代替。要注意做好组织、协调、指导、监督工作;第二,摆正工程管理与档案工作的关系。从基本建设和工程施工角度来看,工程管理与档案工作应是主从关系,现场档案工作从属于工程管理,是工程管理的一个组成部分,它贯穿于工程的全过程。
3. 5积极参与管理
一是工程项目立项时,档案部门要与有关部门协商,将竣工档案的归档工作列进去,并提出具体要求;二是鉴定施工合同时,要将竣工档案归档的责任、时间、案卷的质量要求等写进合同中,以保证竣工档案完整、准确、及时地归档;三是要严格按照工程合同履行归档手续,用经济手段保证竣工档案的归档工作;四是在施工过程中,注意加强业务指导工作,及时发现和解决问题;五是在每个单项工程完工后,应与工程管理部门在验收工程的同时验收竣工档案,从根本上解决竣工档案滞后性的问题;六是档案部门要搞好竣工资料的验收。验收时要逐卷逐张进行核对,其方法是以案卷目录对照每张图纸、文字材料,以变更通知对照图纸修改部位;以国家科技档案案卷标准对照案卷质量;以工程项目竣工档案资料归档细则对照形成的全部竣工档案。七是竣工验
收时对档案的抽检,一般千卷以上抽查15% ,千卷以内抽查30% ,抽查时重点放在对初验中发现的问题是否纠正。
3. 6严把审核验收与财务结算关
工程项目竣工档案资料的审核与验收是竣工档案归档前的最后一项工作,它将预示着整个工程结束。在审核验收时,档案部门要指导施工单位及时做好交工资料的系统整理工作。将交工文字资料按单位工程分专业整理,遵照各专业施工文件的归档内容及先后排列顺序整理整齐,装订成册,按档案要求编写页码,编制交工资料目录,填写交工资料的成册封面。为了对交工资料的完整准确负责,交工资料封皮上应设有施工单位、负责人、编制人和验收单位、负责人、资料审核人的盖章和签字处。竣工图成套性强,施工单位应按单位(或单项)工程分专业整理,每一套竣工图(含其全部重新编号的变更文件) ,按图纸目录的顺序排列。交工资料整理好后,分别填写交工资料交接清单一式两份,同交工资料一齐交工程项目管理部门审查。交工资料是在工程施工过程中形成积累和编制的,建设单位从事施工管理的专业技术人员是审查交工资料内在质量的“法定”权威,而档案人员则侧重从工程档案管理的角度检查交工资料的质量。在单项工程交工验收前,建设单位工程管理部门负责组织和落实交工资料的交接及审查工作,工程管理技术人员按规定和分工逐份审核资料,合格后在交工资料封面上签字、盖章并完善资料交接手续。工程竣工资料的最后验收是由计划、工程管理、设计、质量监督及档案管理部门参加,负责验收每个工程的实体和交工资料,通过系统工程竣工档案验收并确认合格后,方能最终在工程竣工验收证书上签字盖章。
档案管理的问题及措施范文6
关键词：文书档案管理；县级广播电视台；问题；措施
所谓广播电视台文书档案，指的是广播电视台办理完成、具有保存价值的文件转化而成，其广播电视台行政管理、党务等活动当中处理事务与相互联系等实际需要的，采用图表、文字等方法直接记录而成的具备完整体式及处理程序的信息资料。文书档案具有服务性、综合性、规范性、前瞻性以及基础性等特征，文书工作与档案管理工作两者本身是两项密不可分、互相联系以及互相促进的工作，文书档案管理工作的质量不仅关系到广播电视台文书工作的质量，同时也关系到整个档案管理工作的质量及完整性，如何做好文书档案管理工作就成为各个县级广播电视台急需解决的重要课题[1]。
1 县级广播电视台文书档案管理存在的不足
（一）对文书档案管理的认知不足
现阶段，在大多数县级广播电视台中，广大档案管理人员本身对文书档案管理的认知不足，导致其在档案管理工作中对文书档案的重视程度不足，文书档案管理工作开展并不理想。究其原因，主要原因在于广大档案管理人员片面的认为文书档案管理对广播电视台的直接效益影响不大，导致其在文书档案管理过程中存在懈怠的现象[2]。除此之外，县级广播电视台领导层对文书档案管理工作也不够重视，往往过于偏重于眼前利益而忽略了文书档案管理的重要性。正是因为广播电视台内部对文书档案管理的认知不足，导致文书档案管理工作的效率偏低、质量不高。
（二）文书工作与档案管理工作存在混淆现象
文书工作与档案管理工作属于两种完全不同的内容，然而档案管理必须要在文书工作顺利开展的基础上才可以得以有序进行。然而，部分县级广播电视台的文书工作与档案管理工作存在混淆的情况，没有针对两项工作进行有效的协调，文书档案管理人员没有注重与文秘工作之间的有效衔接，导致文书工作与文书档案管理存在脱节的现象，最终不仅导致文秘的文书工作开展受到一定程度的影响，同时也对档案管理工作产生了不良影响。因此，针对文书工作与档案管理工作而言，其是两项密不可分、互相联系以及互相促进的工作，广大档案管理人员只有充分意识到这些特点，加强相关工作的联系与协调，才可以有效保障文书档案管理工作的质量与效率。
（三）档案管理队伍综合素质参差不齐
档案管理队伍的综合素质直接关系到广播电视台文书档案管理工作的好坏。然而，针对现阶段的县级广播电视台档案管理队伍来说，许多档案管理人员本身都是身兼数职，并且大部分档案管理人员都缺乏相应的专业素质，导致档案管理队伍的综合素质参差不齐。因为档案管理人员身兼数职，一旦发生职位方面的调动，必然会导致县级广播电视台档案管理岗位不够稳定，存在较大的人员流动性，再加上综合素质方面的参差不齐现象，导致文书档案管理工作的局面异常混乱。
（四）电子文书档案安全系数不高
任何事物本身都具有两面性，电子文书档案自然也不例外。文书档案信息化发展在带来众多优势的同时，其也存在易修改、删除等不足，再加上互联网平台保密性较差，更无法避免电脑及平台系统的病毒、黑客入侵以及故障瘫痪等，倘若县级广播电视台对相关安全工作的不重视，一旦面临风险，则会引发一些难以弥补的损失。
2 应对措施
（一）提升广播电视台文书档案管理意识
要想保障县级广播电视台文书档案管理工作的质量，就必须要提升广播电视台文书档案管理意识，使得电视台内部能够意识到文书档案管理的重要作用。这就需要各个县级广播电视台在内部树立文书档案管理意识，不仅要让档案管理人员加强文书档案管理意识，同时还需要让其他相关部门加强文书档案管理意识，以便于各个部门能够更好的配合文书档案管理工作的开展。此外，还应当综合参考《档案法》及广播电视台的相关要求，建立健全有关的规章制度，使得文书档案管理相关的工作都能够有章可循、有法可依，真正保障文书档案管理工作健康、有序的开展。
（二）规范衔接文书工作与档案管理工作
正如上文所述，文书工作与档案管理工作之间的关系极为密切。所以，要想提升档案管理工作的效率，首先必须要提升文书的质量，规范衔接文书工作与档案管理工作。一方面，广播电视文件的处理必须要严格遵循相关流程及规定来开展，进行科学分类之后进行立卷归档。另一方面，必须要注重细节方面的相关工作，例如，文书格式需要严格按照统一的要求，纸面清洁、纸张版式以及材质等都必须要满足相关要求，文件应当进行及时的处理与归档[3]。此外，广播电视台还应当制定相应的规章制度，针对文书工作与档案管理工作进行有效的协调衔接，以便于档案管理部门能够及时针对文书资料进行处理，进一步保障衔接工作的规范化与及时性。
（三）提升文书档案管理人员综合素质
首先，县级广播电视台应当积极组织档案管理人员定期参加相关部门举办的相应的专题学术、业务交流会议，积极开展形式丰富的专业网络业务学习活动，使得档案管理人员能够及时了解档案领域最新的应用技术与理论研究，并且能够及时了解其他广播电视台文书档案管理工作的现状及发展情况，在拓展自身视野的同时，分析存在差距的原因，并积极引入相关的理念与技术，充分结合本广播电视台的现实情况，进一步保障文书档案管理工作的质量。其次，重视档案管理人员的继续教育与引入，通过制定一套科学合理的人才引入制度，同时还应当制定一套符合事业单位实际情况的激励晋升体系，积极吸引并引入档案管理人才，进一步充实档案管理队伍，提升档案管理人员的综合素质[4]。
（四）构建文书档案双保险体系
为有效保障文书档案的真实性与安全性，县级广播电视台还应当积极构建纸质、电子文书档案双保险体系。针对领导签字真迹、手工绘制等特殊文书应当进行扫描制作电子文档处理，同时针对原件进行妥善的储存保管，电子文书档案则提供授权借阅方面的服务，尽可能减少原件的使用。此外，针对电子文书档案应当根据保密级别进行分类管理，在做好备份工作的同时，设置专门的防火墙，针对广播电视台档案管理系统的内网与外网进行有效的隔离，通过有效的认证机制来保障档案系统的安全。
3 结语
综上所述，广播电视台文书档案管理工作是一项系统、复杂的工程。广大县级广播电视台应当意识到文书档案管理工作的重要性，针对当前存在的不足制定相应的解决方案，通过多方共同努力保障文书档案管理工作的质量与效率，将文书档案的价值充分发挥出来。
参考文献
[1]孙立军，卓淑平.对县级广播电视台档案管理工作的思考[J].兰台内外，2012，06：41.
[2]李平.浅论文书档案工作的规范化、标准化管理――以陕西广播电视台为例[J].新西部（理论版），2013，20：103+130.
