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电子化档案管理范文1
电子档案主要是利用计算机来对档案信息进行记录，并将其制作成为能够供人们阅读、传输和处理的电子文件。相较于纸质档案来讲，电子档案在安全性方面还存在一定的不足之处。但由于电子档案的便捷性和高效性，有利于为人们提供更优质的档案服务，因此需要对档案管理电子化给予充分的重视，并对档案管理电子化实施过程中存在的问题进行有效解决和完善，从而使档案工作能够更好的服务于人们的工作和生活。
一、档案管理电子化实施中存在的问题
（一）没有统一的档案管理系统。当前我国档案还处于纸质档案和电子档案共存发展的局面下，在当前档案网络建设过程中，还没有统一的档案管理系统，不仅建设标准缺乏统一性，而且没有数据交换的机读目录档案系统，这就对档案开发、服务和共享等工作的开展带来较大的制约影响，无法真正意义上实现档案资源的共享。
（二）不具备通用性。长期以来我国档案一直采用纸质载体的管理模式，档案管理电子化起步较晚，在建设过程中还存在许多问题，不具备通用性，各单位不仅使用的计算机型号和规格不统一，而且所选用的档案管理软件也存在较大的差异，这就导致各单位之间的资源在共享过程中面临着较大的难题。另外，当前档案管理系统软件开发存在一定的滞后性，当前还没有开发出来一个能够共同完成文件检索和管理所有文档档案信息的软件，不利于档案信息管理中快速编辑的实现，也给我国档案管理电子化的发展带来了较大的阻碍。
（三）档案管理缺乏标准性和规范性。档案管理电子化的实现，需要从强化档案管理标准化和规范化的工作入手。但当前档案管理中，长期以来对纸质档案管理缺乏重视，这也使档案管理整体质量不高，缺乏规范性，各类档案著录细则缺乏相容性，而且系统软件移植性也较差，不同的档案管理系统都是针对自身的需求来对档案信息进行归纳管理，从而导致档案管理缺乏标准性和规范性。
（四）档案管理人员的素质有待提高。在档案管理电子化实施过程中需要由具有较强综合素质的档案管理人才的支持。档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，而且能够对计算机进行操作，掌握各类先进的技术。但在当前许多档案管理部门中，档案管理人员整体技术水平较低，复合型人才缺乏，部分人员对接技术接受能力较差，因此即使配置了现代化的档案管理设备，也无法有效的发挥出设备的重要作用，这对档案管理电子化的实现带来了较大的影响。
二、档案管理电子化实现的路径
（一）加强档案管理的标准化、规范化。在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。
（二）建立电子档案的资源共享平台。建立统一、完善的电子档案管理制度的目的，是为了使电子档案信息能够更好地被人们所利用，能够更好的进行资源的共享。因此，建立电子档案的资源共享平台就成了目前电子档案管理工作迫在眉睫、亟待解决的问题。例如，可以在单位内部的局域网服务器上建立一个专门的区域，为电子档案的共享提供平台，并按部门或者档案的类型对其进行分类、整理，并按分类的结果编写档案目录，把相关的档案放在相应的目录之下，并对不同等级设置不同的访问权限，在为查询者提供便利、提高工作效率的同时，还能够确保资源的安全性、准确性及可靠性。
（三）重视档案信息数据库的建设。档案管理电子化实施过程中，需要以档案信息数据库作为重要的核心和基础。通过构建档案信息数字库，形成档案信息数据集合，以此来推动档案管理电子化的实现。在具体实施过程中，档案管理软件开发人员需要加强与档案管理人员的沟通和联系，对档案数据收集来源进行我，并针对不同档案信息的来源和类型来对档案进行数字化处理和归档，为后续档案的开发利用奠定良好的基础。另外，在档案信息数据库建设过程中，还需要针对当前计算机软件和硬件平台的快速发展变化情况，做数据库内容结构的完善工作。
（四）加强对电子档案管理人员的培养。在档案管理电子化建设过程中，对档案管理人员提出了更高的要求。这就需要积极引进即懂计算机技术又懂档案专业知识的复合型人才，同时加强对现有档案管理人员的培训，加大培训的投入力度，努力提高档案管理人员的计算机专业技能，增强自身的专业知识的积累，能够熟练操作各种先进的档案电子管理的设备，加快推进档案管理电子化目标的实现。
（五）做好硬件设施的维护、更新工作。由于科技的不断进步，计算机也在不断地更新换代，因此，对于电子档案管理工作所依赖的计算机技术和软件技术也要紧随时代的脚步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件设施的维护和更新工作是相当重要的。
电子化档案管理范文2
医院科研档案特点主要表现为以下几个方面：①形成周期长且强连续性。科研活动经历的时间均比较长，涉及到的范围较广且内容也比较多，资料较为复杂，从立项一直到完成科研课题均需要经历一个较长时间，为多次失败和成功所获结果；②学科突出且专业性强。医院所开展的科研课题均是根据专业来实施，比如基础研究中药理、生化以及病理等。临床研究中儿科、内科、妇科以及外科等。医学研究中针对不同的专业所开展的科研活动均有着各自的特点，对此在科研档案的分类上也应凸显出其专业性特点；③项目协作较多且学科综合性也比较强。随着社会经济不断的发展，信息技术的进步，各种边缘学科以及交叉学科的出现，在医学研究中大量创新技术也被广泛地应用，而这些也使得很多医学科研课题并非某个独立的专业或者学科就可完成，而是多个学科和专业共同联合以及研究才可完成。对此，在这种形式下所进行课题研究，不管是数量还是载体均比较大且多样，同时综合性也相对较强，而这也就要求在分类的过程中除了要确保各学科自身的独立性，同时还要确保课题研究的整体性以及完整性。
2基于电子化实施医院科研档案管理的重要性
在医院档案管理中，科研档案作为科研工作人员于科学研究期间所形成的，具备一定的保存价值的声像、文字、数据以及图表等科技资料，真实且准确地记录着科研活动的整个过程，为医院档案重要构成部分之一。一份完整的科研档案主要包含4个方面的内容：①科研项目的申报资料与审批资料；②科研过程的影像学资料、记录、实验数据以及实验图片等形式资料；③科研鉴定、总结以及验收资料；④科研成果（论文或者专利等）以及科研成果的转化应用等。每个科研项目自申报、课题立项、执行、成果鉴定、评奖以及到应用推广均离不开管理。不管是在医院社会服务上，还是在医院内部交流上，科研档案均有着非常重要的作用，能够最大程度满足医院管理和医务工作人员有关信息的需求。在档案管理中，科研档案可为职务聘任、科技决策、职称晋升、科学研究以及技术交流等提供比较可靠且真实的信息依据，具有参考以及凭证的功能。除此之外，还可提供相应的科研信息给医院领导，为其在选择科学建设内容和方向上提供合理的决策依据。加强医院科研档案的管理以及充分利用科研档案，对推动医院学科发展以及提高医院管理水平所具意义十分重要。近年来，伴随着医院科研水平的提高，医院科研项目的增多，档案的数量也相应的增多，而这也为科研档案管理增加了难度，为更有效且科学地对科研档案实施管理，需寻求一种现代化管理方式，即电子化管理。
3在电子化的基础上所实施的医院科研档案管理
3．1信息管理系统的开发以及应用
随着科研项目的增多，医院科研档案管理工作也变得越来越艰巨。为更好地管理以及利用科研档案，我院正在研发一种信息管理系统，这一系统具备录入以及查询科研项目有关信息的功能，不仅能进行科研项目有关信息的录入，同时还便于全院某学科或者某一位科研工作人员在研究中对科研经费、项目类别、研究时间以及成果水平等的查询。其主要功能如下：（1）录入功能。当科研项目立项以后，由科研部门管理工作人员把科研项目立项的有关文件交于档案管理人员，接着科研档案管理工作者把有关科研项目的信息录入至信息管理系统，比如科研项目编号、项目负责人、科研经费、项目名称、项目类别以及具体研究时间等，同时也可把电子文档中关于科研项目的信息导入系统中。此外，该系统还能随时增添数据模块，其操作简单且灵活，能够随时进行项目有关信息的录入。（2）查询功能。该功能主要包含3个方面的内容：①全院科研项目。针对科研项目研究时间长这一特点，为便于医院领导和有关管理人员及时了解到科研活动的实施情况，该系统设置了相应的查询功能。只要输入相应的时间就可进行有关信息的查询，生成为该时间段科研项目信息的报表，以电子表格的形式将报表导出来，并直接发送给需要的有关部门和领导，或者直接将其打印成报表；②学科科研项目。医院学科评估、建设以及重要学科的申报，一般需提供某学科科研项目实施情况的有关信息，该系统具有某时间段某学科科研项目有关信息资料的查询功能。基于要查询的学科，输入项目名称以及起止时间，接着点击学科项目查询就可得到该学科有关报表。此外，其还具备电子报表导出以及打印的功能；③科研工作人员科研项目。若需将医院职务评聘或者职称评审等相关情况提供给科研工作人员时，利用该系统能及时查询到某科研工作人员于某一段时间所开展的科研活动具体情况。
3．2科研档案的电子化分析
（1）实现科研档案电子化管理，必须要具备两个条件，即硬件条件和软件条件。
硬件条件就是要具备相应的计算机、照相机或者扫描仪。所用计算机其硬盘容量必须要大，若遇特殊资料，如胶片档案，则借助于负片扫描仪来进行扫描以得到电子化档案。若为纸质文件，且尺寸也比较大，则可借助于高清拍照等方式来获得相应的电子化档案；软件条件是指科研工作人员自身必须要具备电子化管理科研档案的意识，重视该项工作且积极配合，具备基本的档案管理知识，同时掌握相应的计算机操作技能。
（2）规范科研档案电子化。
结合本院实际情况和科研项目的具体情况，制定相应的档案管理规范准则和标准，若有必要可附上相应的说明。在管理中要求科研项目的实验数据、申报资料、实验过程记录情况、科研总结、实验图片以及验收鉴定等应以PDF、Word以及JPG等形式的电子文档提交以及保存。若很难用电子文档形式提交的科研资料，可将其提交给相应的科研档案管理者，接着由管理者采取扫描或者拍照等方式来获得该档案电子文档。此外，对科教部门所负责的科研立项相关文件、科研专利、获奖证书或者科研论文等均由科研管理者进行负责扫描，且借助于PDF的格式进行存档。
（3）归档。
由科研档案管理者对电子化科研档案实施归档，并制作相应的档案目录，规范电子科研档案文件名，以便于查找以及应用。除此之外，每天还需对科研档案实施备份，保障数据和档案的安全。
（4）宣传。
加强电子化科研档案管理重要性的宣传，积极开展各种知识讲座活动，或者借助于板报、网络平台等方式进行宣传，确保科研工作人员明白科研档案的重要性以及其归档范围。
4总结
电子化档案管理范文3
关键词：文书档案;信息电子化应用;应对措施;
文章编号：1674-3520（2014）-11-00-01
一、信息电子化的文书档案应用优点分析
1、提高了文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
2、办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用，字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
3、文件和文字信息得到充分交流与共享。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
4、电子文件保存的稳定性。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
二、信息电子化的文书档案应用存在的问题
1、电子文件保密性受限制。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2、对档案综合管理人员要求高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、信息电子化的文书档案应用的应对措施
针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。
1、信息化系统内、外网隔离。在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。
2、提高档案人员的综合素质。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
四、结束语
文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。
参考文献：
[1]徐莉：浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报，2001，5
电子化档案管理范文4
关键词：新形势 档案管理工作 规范化 电子化
一、前言
几年来，我在县民政局从事低保工作，整理完善低保档案，在档案管理工作的规范化、电子化上进行了有益的尝试，体会颇深，有了一些新的见解和认知，与大家进行共同探讨。
城乡居民最低生活保障，简称低保，包括城镇低保和农村低保。低保政策是一项对低于当地最低生活标准的城乡贫困人口实行差额补贴的社会救助制度，也是一项很重要的惠民政策，它是保证贫困群众的生存之本。
贫困对象向户口所在地即村委会（或社区居委会）提出书面申请和身份证等相关材料，村委会（或社区居委会）通过开会评议，评选出符合条件的对象上交乡镇民政所（或社区办），调查核实该户情况是否属实后上交我们低保股，统一入户调查并在村级政务公开栏公示7天无异议，才可享受低保待遇。
二、档案管理工作的规范化电子化策略
1.保证信息资料健全
低保档案包括城乡居民最低生活申请表和审批表、身份证和户口本复印件，均一式三份，由县、乡（或社区办）、村委会（或社区居委会）三级分别保管，政务公开栏公示照片和收入证明等相关材料一份由我们低保股保管。
城乡最低生活保障申请表、审批表，身份证和户口本复印件公示照片缺一不可，且申请表、审批表需填写低保对象的户主信息，如姓名、性别、身份证号码、家庭住址、家庭成员的详细信息、有无劳动能力、家庭收入、住房情况和土地等，审批表上除填写低保户信息外，还有村级委员会（或社区委员会）主管领导签字盖章，乡镇民政所（或社区办）主管领导签字盖章。
2.加强低保档案的规范化管理
低保户的申请表和审批表均由黑色碳素笔手写，字迹工整，文字周正，大小写要区分。低保金按月发放，且我们低保股已于2008年底实行社会化发放。我县共13个乡镇，232个村，我们低保股已更换成新铁皮柜，实行每乡一档案柜，每户一档案袋，以村委会（社区居委会）为单位附上索引，明显标志编号。且我们低保股已安装防盗门窗，以保障低保档案的安全，并设定出专人专岗来管理档案。为了进一步加强低保档案规范化管理，笔者认为应当建立和完善纳入档案管理体系的领导负责制、综合计划制以及目标管理制和部门及个人考核制。在单位内部，分工职责一定要明确；在目标管理以及考核实施细则、目标管理考核结果以及任务分解表中，应当体现出档案管理工作的重要性；在制定综合计划时，应当充分考虑低保档案以及软硬件客观要求，确保档案管理设施的齐全、资金充足。
3.低保档案的电子化
我县人口众多，纸质档案翻阅起来费时费力，我们低保股也在全面进行全县几千低保户档案的电子化，包含低保户的姓名、性别、身份证号码、家庭成员信息等。这样也为查找单个低保户信息大大节省了时间，提高了效率，且为低保档案又上了一份保险。建立统一的低保档案管理制度，以做实做细低保档案为抓手，在纸质档案的基础上，不断完善电子档案信息内容，并将每月城乡低保对象与现有低保户档案进行比对，对不符合条件的低保对象坚决予以取消，对新增的对象及时进行调整，将低保信息系统里的数据进行清查复审，全力做到电子档案与城乡最低生活保障信息保持一致。
4.低保档案的动态管理
低保户并不是永久性不变，而是动态管理，每个月有条件好转的或去世的低保对象进行删减，对条件不好的贫困对象予以增加进来，随之县乡村三级的低保档案也要相应增减。档案管理工作加强流程管理。档案是由文件材料转化而来的，档案工作通过抓好文件材料形成过程各个环节的质量控制，对档案工作管理质量的提高具有重要意义。档案作为一种特殊的“产品”，其设计、开发以及利用全过程，都应当符合质量要求。档案管理工作的规范化和电子化，要求从文件形成的具体环节入手，对齐进行动态化管理。从某种意义上讲，档案管理中的问题，虽然比较容易解决，但是文件材料的形成办理问题，却是比较棘手的。比如，有些问题当时得到了补救，但是文件材料的原始凭证以及依据作用等都会丧失，档案就会失去了保存价值。加强流程管理，控制好产品的各个过程，才能保证归档文件的有效性，档案工作规范化管理才可持续性改进。
总而言之，档案管理工作的模式的改变与机制的改进，并非一蹴而就的，需要合理的规划，从思想观念、制度以及人员和技术管理等方面着手，形成合力，才能使档案管理工作真正地实现规范化、电子化。
参考文献
[1]陈文天.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J]城建档案，2015（10）
[2]何彦.关于文书档案管理工作的规范化思考[J]办公室业务，2016（1）
[3]张洋.刍议如何加强管理档案管理工作的规范化管理[J]科技创新与应用，2015（12）
[4]王树云.浅谈档案管理的发展趋势――档案管理的信息化[J]赤子（上中旬），2015（1）
电子化档案管理范文5
关键词：事业单位；人事档案；电子化
事业单位人事档案管理工作关系着单位员工的个人发展，人事档案中记录了员工的个人工作情况，绩效情况等等，是单位对员工进行调动的依据。档案管理工作发展已久，如今，传统的档案管理工作方式已经不能够满足社会发展的需求，越来越多的单位开始尝试并践行电子化档案管理，这也是未来档案管理工作发展的一个趋势。
一、当前事业单位人事档案管理的电子化建设趋势
电子化建设是当前我国社会发展中档案管理工作的发展趋势，相比于传统的纸质版档案的管理，电子化档案管理能够提高档案管理的工作效率，一切的档案管理流程采用信息化的档案管理方式，通过计算机就可以完成，这大大提升了档案管理的工作效率，缩短了档案管理的时间，同时也简化了一些档案管理的流程，对于档案管理工作而言，是非常好的一种管理方式。
此外，电子化档案建设也是颠覆了传统档案管理工作模式的一种档案管理工作方式。传统的纸质档案不仅内容复杂，档案保管还需要占用一定的空间，需要管理人员花费很大的精力和很多时间去整理档案，人财物的耗费量都是比较大的。如今，电子化档案建设的趋势越来越突出，人们更加倾向于电子档案的运用，同时，也简化了工作流程，降低了工作压力。相比于纸质档案的管理，电子化档案管理也能够提高档案的准确性，减少一些人为的错误，对于档案的保管更加细致，提高了档案保管的整体水平，是顺应当今社会的发展需求的，同时，也是未来档案管理工作的发展趋势。
二、事业单位人事档案管理存在的问题
事业单位在人事档案管理方面的压力较大，人事档案管理工作复杂，事业单位的人员数量多，档案存量大，同时，档案管理工作人员的工作能力有限，因此，在人事档案的管理工作开展中还面临着一些问题，具体分析，事业单位人事档案管理工作发展中存在的问题主要表现在以下几个方面。
（1）电子化程度不高
人事档案的电子化管理如今已经成为档案管理工作的一个发展趋势，电子化档案管理不仅有助于档案的保存，同时也能够提高档案内容的准确性，减少一些人为因素导致的出现错误的情况，从这一点上来讲，电子档案管理方式的优势是非常明显的；此外，电子档案管理还能够提升档案管理工作的效率。但是，就目前事业单位人事档案管理工作的发展情况来看，很多事业单位中人事档案管理的电子化程度比较低，这突出表现在事业单位人事档案管理中的软件和硬件设施不够完善。
电子化的档案管理工作不仅需要依托事业单位对档案管理工作的足够重视，从客观因素上来讲，还需要档案管理相关部门对档案管理的工作有足够的软硬件设施的支持，这是电子化档案管理工作实现的最重要的依托。当前，很多事业单位中对于人事档案的电子化管理的关注度不够，重视程度比较低，因此，在这样的情况下，很多事业单位忽视了对单位内部的人事档案电子化建设的硬件和软件设施建设的支持。此外，事业单位对档案电子化建设支持力度不够还表现在，事业单位没有足够的拨款来支持电子化档案的建设工作，这一点也导致了电子档案建设和管理工作中缺乏足够的资金支持，从而制约了档案电子化建设中的软硬件设施的建设工作，制约了事业单位档案管理电子化的建设和发展。
（2）缺乏档案电子化管理人才
人才是档案管理工作发展中的重要支持，人才对电子档案管理工作的支持也是事业单位档案管理电子化的软件支持，当前，在一些事业单位中，单位内部对于档案电子化管理工作的支持力度不足，突出表现在缺乏专业的档案管理人才，特别是缺乏具备电子档案管理工作的专业人才。
当前在一些事业单位中，从事档案管理工作的人员普遍年龄偏大，很多事业单位中档案管理工作没有专业的部门来开展，而是交给人力资源部门负责打理档案相关事宜，这一点就导致了事业单位中没有专业的人才来负责档案管理工作，人力资源部门还需要管理绩效考核以及人员招聘等工作，在这样的情况下，对于档案管理工作也是有心无力。同时，人力资源管理工作人员对于档案管理工作的认识有限，在一定程度上也缺乏专业的档案管理知识，更不用说电子化档案管理方面的能力，同样也存在很多的不足，因此，在这样的情况下，档案管理工作缺乏专业的管理人才，已经成为影响事业单位人事档案管理工作开展的重要因素。
（3）档案资源开发与利用不成熟
档案资源的管理工作方面，随着电子化档案管理工作时代的来临，在档案管理工作中，使用者需要对档案有一定的权限了解到员工的档案中记载的信息，因此，这种需求的导向下，社会对于档案管理的流动性需求也就加强了。
对于档案资源的开发和利用也需要在电子化档案管理的基础上，破解流动性需求无法满足的难题，对于档案资源进行开发和利用。但是，就目前情况来看，电子化档案管理工作实现的过程中，还面临着档案管理流动性需求的满足有限，档案资源的共享性标准还存在一定的距离，此外，档案资源的利用效率不足，利用效益也有限，整体的档案资源开发利用都不够成熟。
三、事业单位人事档案管理电子化建设
事业单位在未来的发展中，要充分了解和认识到档案的电子化管理对于未来人事档案管理工作的重要意义，当前在我国的事业单位发展中，档案的电子化管理标准的需求还得不到很好的满足，未来可以从以下几个方面入手，实现档案的电子化管理。
（1）加快档案管理系统的电子化建设
在电子化档案管理工作的开展中，首先要做好的就是档案管理系统的建设，未来，在事业单位的人事档案管理工作方面，要充分重视起电子档案系统建设的需求，单位内部要针对性的对电子档案管理系统进行建设，建立更加先进的档案管理系统，同时，有针对性的适应本单位对档案管理工作的需求，提升系统对档案管理工作的适应性。
电子化档案管理建设工作的开展中，系统的建设要注重实用性，保证人事档案管理工作人员能够更快的适应系统。此外，系统的建设还需要更加保密，做好对人事档案的保密工作。
（2）加快档案管理的软硬件建设
未来在档案管理工作中，要更加重视软硬件设施的建设，事业单位内要提升对电子化档案建设工作的重视，增加对电子化档案管理硬件设施的配备能力，从资金方面加大对硬件设施建设的投入力度。此外，还需要设定专门的机构和人员负责人事档案的管理，切实实现对档案管理的层次化和细化，将档案管理工作规范起来。合理运用硬件设施，提升档案管理工作的软实力。
（3）加快建设档案管理电子化人才
档案管理人才的吸纳和培养也是未来事业单位档案电子化管理工作中需要关注的重点问题。针对当前人才投入力度和人才人员短缺的情况，未来，单位内部要加强对现有的档案管理人员的培训工作，提升他们的档案管理工作能力，强化技能培训，让他们更好地掌握电子化档案管理的工作技能。此外，还可以吸引一些专业的电子化档案管理工作人才，丰富档案管理工作人才队伍，提升档案管理工作的整体水平。
电子化档案管理范文6
关键词：税务机关 税收征管档案 电子化管理
1.当前税收征管档案管理中存在的问题
1.1数字化程度不高，费时费力。目前，大多数税务系统税收征管档案归档方式主要是分类序时归档。虽然便于整理、装订和排列，但它没有遵循税收征管档案形成的规律，破坏了它们之间的有机联系，不利于档案查阅利用，在此种方式下归档，着想了解某个纳税人的纳税情况，就得查遍几卷、甚至几十卷档案，然后还要把有关内容综合在一起，工作量可想而知，结果还有可能漏检。
1.2档案管理分散，归档质量无法保证。不同的档案，分散在不同的部门、不同的人员管理，造成档案散落，查询极其不便，致使档案利用率低，档案管理没有充分体现全过程记录的原则。
1.3档案分类归档标准不统一。现行征管资料归集，一般只对纳税户的申报资料的归档时限，审核要求作了规定，对登记类、认定类、核定类及其他涉税文书的归档时限没有明确，以致造成当前的征管资料盒中大多数只归集到纳税申报资料和登记资料，其它资料收集到了，也较为零散。
1.4手工操作与电子信息不对称。手工归集后，纸质资料与计算机中的电子信息内容很容易出现不一致的现象，因为当前归集资料的人基本上不可能将纸质资料逐户逐份与业务系统中的信息逐项核对。
1.5缺乏税收征管档案电子化管理理念。虽然各级税务部门普遍意识到税收信息化对于税收征管的重要作用，投入了大量的人力、物力、财力，开发建设各种税源监控、纳税服务、税务检查系统及软件，但在制定信息化建设发展规划时，并未将档案管理纳入其中，使得档案管理电子化无法真正介入信息化方面规划和系统实施中，造成电子档案管理制度、管理方式、服务层次上的滞后，盲目和无序状态。
2.建立税收征管档案电子化管理的必要性
所谓“征管电子档案”，就是指税收征管过程中形成的各种档案资料经过扫描仪、采集卡等进行数字化处理，转化为存储于计算机数据库中的电子信息。通过数据库管理系统、计算机网络以及相应的管理软件，统一对电子数据进行分类、编目、归档，实现征管资料电子数据的高密度存储、快速传输和无地域、无时限资源共享以及查询利用。其内容包括基础管理类、征收报表类、稽查文书类、发票使用类、其他类等文书资料，基本上涵盖了税收征管的全过程，处在地税系统局域网覆盖下的任何一台计算机经合理授权，只需输入密码即可对企业日管、申报、征收以及发票领购、使用、缴销等情况进行查询和统计。
2.1征管档案电子化管理是税收征管改革的必然要求。按照传统的做法，征管档案属于管理服务范畴，其业务归属于管理局看上去比较合适。然而，根据新一轮税收征管改革的要求是：在税收信息化、网络化条件下，在地级市乃至省级范围内实现集中征收和一级稽查，各县区局成立专业管理分局。在这样的管理模式下，按照传统的档案管理办法，征管档案就面临被分割的可能，纳税人的资料需要分别放置三个部门，无法保证纳税人征管档案的完整性和全面性。因此，有必要对征管档案实行电子化管理，充分利用网络资源保证纳税人基本信息的全面性和完整性。
2.2征管档案电子化管理是强化税收征管工作的需要。税收征管档案管理是税务机关实现科学化、规范化、信息化管理的基础和手段，是开发征管档案资源，提高档案利用率的基础，是监控征纳双方税收行为，考核征管质量好坏的重要手段和依据。根据税收管理发展新趋势的要求，只有对纳税人基本信息和履行纳税义务情况进行科学、有效的分析监控，才能进一步提高税收征管质量。
2.3征管档案电子化管理是是开展纳税评估工作的需要。实行税收征管档案电子化管理，有利于评估人员通过电子档案，对纳税人当期履行纳税义务情况和扣缴义务人当期履行代扣代缴义务情况的真实性、准确性和合法性进行综合评定，查找申报错误和分析具有普遍性、规律性的异常申报问题，及时纠正和处理纳税人纳税行为中的错误，同时为稽查环节提供案源信息，并为评定纳税信誉等级提供依据确定纳税评估对象，保证纳税评估工作的成效。
3.实现税收征管档案电子化管理的作用
3.1有利于档案管理的规范化。将征管资料档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式在税收征管档案电子管理系统中进行规范，不按规定流程整理便无法归档，解决了目前纸质征管档案资料管理中的标准不统一、内容不齐全，整理质量不高，整理的规格不统一等问题。
3.2有利于提高征管档案的归档率和完整率。实行电子档案管理可以在纳税人涉税事宜时立即扫描录入微机，解决了有些单位平时不注意征管资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。另外，电子档案不需要装订，因此可随时编号归档，解决了纸质资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，保证了征管档案的归档率和完整率。
3.3有利于档案的日常管理。一是电子档案以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下，而无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，管理起来十分方便；二是凡是经过授权的微机，都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类征管资料，提升了税务机关的征管基础信息管理水平，提高了征管资料档案利用价值；三是纸质资料一旦按某种分类方法归档装订后，就很难再改变，而运用数据编程技术却可任意地对电子档案进行排序、组合和检索，轻而易举地实现了“一户式”与“分类式”档案管理模式的结合。
