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档案管理方案范文1
关键词：档案管理 存在问题 管理应用 问题措施
伴随着我国经济和社会的不断发展，我国的很多行业为了适应市场的变化，正在发生着巨大的改变，这种改变对于企业来说也是十分的重要的。为了适应市场的不断变化， 企业正在逐渐进行体制的改革和企业结构的调整，这些改变使得企业的生产和经营正在向一个新的发展方面迈进。在企业的发展过程中， 企业的档案是十分重要的， 企业的档案可以促进企业的不断发展。
一、关于企业档案管理环节的分析
企业的档案管理工作是企业管理工作中一项重要的组成部分， 档案在企业的发展过程中的作用是十分的重要的，这主要是因为， 企业的档案会直接影响到企业的发展，也就是企业在市场竞争中的优势问题。企业的档案是企业生产和经营过程中的最原始的记录文件，这些记录文件可以直接影响企业的经济决策。企业的档案可以直接的反映企业的发展历程和企业在发展的过程中所有的信息。现在的企业为了更好的发展就一定要加快建设和完善企业的档案管理的工作，进而保证企业可以快速的在市场中发展。
档案管理的工作得不到高层的重视，在一些企业中， 企业的高层领导对与档案的管理工作并为给予充分的重视，这就导致了企业档案的管理工作的落后。在企业中，高层的领导只是重视企业的市场竞争率，认为企业只有在市场中占据的重要的位置才会使得企业有更好的发展。 档案的管理在最初的时候就形成了管理的投入少，档案管理的设施不齐全，保管的条件和环境得不到好的保证，这样就导致了档案管理工作的落后，这样会直接影响到企业的发展。
档案管理的工作缺乏专业部门和专业人员，在一些企业中，负责企业的档案管理的人员，并非是受过专业的训练而进行工作的。这些人员对档案的管理工作是十分的陌生的，并且认为档案的管理工作只是进行简单的资料的收集，并没有意识到企业的档案对于企业的发展的重要性。还有些企业，根本就没有建立相应的档案管理部门，把档案的管理部门只是简单的同其他的部门合并在一起，这样可能会出现档案的管理混乱的局面，这主要是因为， 的档案只有进行了必要管理才会更加促进企业的经济发展，使得企业的经济效益得到提高，要是将档案的管理部门和其他部门进行合并，不但不会促进企业的发展，在企业急用档案的时候，还会给企业带来不必要的麻烦。
目前来说，我国企业档案管理体系是不健全的，受到落后的企业档案管理理论的影响，企业通常不能进行良好的管理，从而影响了现实生活与档案管理相关的工作。这需要引起我们的重视，进行相关理论环节的探究，要跟从国家的相关政策法规的引导，确保其新型的档案管理理论的应用，以满足当下的企业经营的需要，企业在该项方案应用过程中，要进行人力、物力、财力等的投入，并且确保相关工作环节的协调。
二、企业档案管理体系的健全
1.在企业的档案管理制度应用过程中，首先企业的管理人员要确立正确的档案管理意识，实现档案管理体系的健全，实现其内部各个应用环节的协调。在企业档案管理过程中，相关人员要按照国家的一定法规制度，确保企业档案的有效管理。这需要引起相关企业高层的重视，展开一系列的档案管理工作，确保各个管理人员结构的协调。企业的档案管理工作的开展，首先需要领导起到带头的作用，给下面的档案管理人员做好表率，从而方便现实工作的开展，满足当下的档案管理工作的需要，确保企业的内部各个管理环节的协调。
在日常档案管理过程中，通过对档案管理人员自身性质的分析，确保企业的档案管理工作环节的正常开展。这对于企业的档案工作队伍的建设提出了更高的应用要求，要求其具备基本的道德、法律等知识。企业在日常工作过程中，也要定期或者不定期的进行教育培训工作的开展，从而实现档案工作人员自身工作积极性及其创造性的调动，实现其自身工作能力的提升。在档案管理人员工作过程中，通过对其工作综合素质的提升，可以满足现阶段的企业管理的需要。在日常的员工岗位培训过程中，要满足各个员工的培训需要，确保档案管理人员的综合素质的提升。必要时，可以展开复合型人才的应用，给企业注入新鲜的血液，从而进行档案管理部门的自身知识结构的协调，避免其年龄结构的过度老化，影响企业发展的活力开展。
2.在日常工作过程中，通过对档案工作的信息化管理体系的健全，以符合我国现代化的档案管理的需要。通过对新型的管理设备及其技术的应用，可以确保企业当前档案管理环节的稳定运行，确保其档案管理的信息化模式的开展。这些环节的开展，同样需要各个管理高层进行协调，因为企业高层领导的支持对于企业档案管理工作的开展是非常必要的，通过对企业的档案管理工作意义的深入剖析，让公司上下都明白企业的档案管理信息化模式发展的必要性，以满足当下的企业工作的需要。伴随着我国经济和社会的不断发展，我国的很多行业为了适应市场的变化，正在发生着巨大的改变，这种改变对于企业来说也是十分的重要的。为了适应市场的不断变化， 企业正在逐渐进行体制的改革和企业结构的调整，这些改变使得企业的生产和经营正在向一个新的发展方面迈进。作为我国基础能源的电能在经济的发展中的作用越来越重要，因此企业的发展也得到了国家的重视。
档案管理方案范文2
一、现代的档案管理工作的转变
（一）档案载体的转变
在电子档案管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
（二）企业档案的分类变化
旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以电子档案管理系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是电子档案管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更详细、更科学、更规范。
（三）档案接收和保管上也有所改变
在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。
无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件管理办法》，提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等电子档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。
此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
二、电子档案工作面临的问题
（一）电子档案原件的真实性问题
电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。
（二）电子档案内容的保密性问题
用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。
（三）电子档案保笛的长久性问题
随着办公自动化的不断深人，好多单位将会实现无纸办公，所有的情况、决策、信息存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。
（四）档案管理软件的统一性问题
计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。
三、建议采取的对策
（一）尽快培养精通计算机技术的档案专业人才
培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖的电子档案管理应用人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业；不仅会操作而且会设计程序，能够开发软件。
（二）建立健全维护电子文件真实和安全的法规
在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的电子档案管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案管理和利用标准规定下来，使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。
（三）制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范
随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。
（四）研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件
建议由国家档案局牵头，研制开发适应电子档案管理现代化的软件，并在全国档集系统统一推广。我们盼望国家档案局能把该问题列为工作重点，以此带动全国档案系统现代化管理水平的提高。
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1.1建立数字化的房产档案管理系统
计算机技术的发展极为迅速，20年前的今天，计算机刚刚传入中国，没有看好那个又笨又重的东西。二十年后的现在也没有人愿意相信，计算机已经变成了我们生活中不可或缺的一部分。因为它的便利性很多行业都应用它办公。而繁重的房产档案管理工作交给计算机去做也变得十分容易。现代房产方案管理应加强数字化的建设与完善，加强数据库的建立。通过对房产档案数据库的更新、管理与维护实现房产档案管理的实时性，为提高方案档案工作效率、促进资源共享奠定基础。针对房产产权变动的问题，房产档案管理部门还应加强房产信息动态管理工作。
1.2加快新时期下的房屋档案管理转型工作
随着社会的快速发展，我国已经全面进入了一个新的时期。人们对于各个方面的需求都有所改变，这就要求房产档案管理工作也能够适应时代的变化，及时的更新管理制度，跟上时代的潮流进而保证企业的快速发展。在现代知识经济快速发展的今天，房产档案管理工作也应针对市场需求从传统的管理型向科技型转变，以此适应新形势下房产档案管理工作的需要。在现代房产档案管理中，房产档案管理部门还应由传统的被动型向主动型服务转变。由主动型服务理念指导房产档案管理工作，以此使房产档案发挥更大的作用。
二、目前我国房产利用现状剖析
房产档案管理是做什么用的，答案是对已经存在的档案进行整理，存储。那么我们为什么要花费那么大的力气把那些档案储存起来了呢？当然是为了利用啊，没错存储就是为了再次的利用，从理论上来说，档案的利用价值十分巨大，但是在现实的生活中，那些拥有巨大利用价值的档案却变成了一堆又一堆废纸。我国房产档案利用目前的状况是：房产档案利用为大众服务的观念滞后、房产档案信息内容单调且缺乏特色、馆藏利用服务的方式存在缺陷。房产档案仍以传统的档案利用服务方式为主，档案管理基本上是实行传统档案与电子档案共有的双轨制。无可置疑，电子档案的建立和网络技术的发展，无论在量上还是在质上都为房产档案利用创新突破提供了条件。
三、房产档案利用改善措施
3.1树立为大众服务的思想
房产档案管理的终极目标就是实现档案的重新利用，从而更好的为人名服务。因此要向实现房产档案的利用，就要提高工作人员为大众服务的思想，从基本上下手，让工作人员知道工作的意义，进而实现档案利用的目标。所谓大众不仅包括内部机构和政府机关的利用者，同时也包括广大的需要了解档案信息的人群。要建立档案用户信息资料，对一些重要的单位和个人定期上门，建立广泛的房产档案信息利用服务网络，随时掌握房产档案利用者的动态。为提高服务的效率，档案馆可针对利用者查阅档案“求快”的心理，在“快”字上做文章，尽量在第一时间内满足他们的查询需求。
3.2改革房产档案利用的方式
新时期下的房屋档案利用方式正在发生着巨大的改变，有很多企业却并不能跟上时代的步伐，导致企业的档案利用工作落后于其他企业，给企业带来了一些没有必要的损失。因此，当下企业一定要注重房产档案管理的转型工作的建设。房产档案利用的发挥程度直接取决于档案利用服务方式，传统的档案利用服务方式主要有档案阅览、外借、档案展览与陈列服务，制发档案复本、制发档案证明、档案咨询服务等。随着市场经济的进一步发展，传统的服务方式仍然不可少，但也迫切需要在服务方式上创新，只有积极地把档案推向市场，充分发挥其现实功效，才能取得良好的社会效益和经济效益。例如，主动到市场上寻找“服务”商机，针对不同的人群进行专题性开发等。
四、结语
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(一)站级业务档案的划分及范围
在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
1业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。
2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。
3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。
4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。
5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。
6各项业务工作的统计月报、年报。
7省市级以上刊物上发表的业务论文。
(二)科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
1卫生监督材料
(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。
(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。
2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。
3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。
4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。
5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。
6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。
7各种毒理检验、化验材料。
三、实行两级管理的意义
1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生防疫的日常需要。
四、两级管理的实施
1建立健全档案工作网络
两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。
建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。各科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。
2建立切合实际的业务档案管理制度
对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。
3加强对兼职档案员的培训和指导
各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。
4推行责任制，加强考核
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2000年12月6日中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，结束了文书档案过去以六个特征为主的传统组卷方法，开始了简便易操作的归档文件整理。我县自2002年开始，大部分机关单位文书档案整理适用归档文件整理方法。归档文件整理就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，并使之有序化的过程。在这里，需要理解“件”的含义。何为“件”？“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与签批单、底稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。“为一件”就是将文件材料的实体装订在一起，编目时也被视为一条条目。
一般情况下，归档文件整理大致有文件材料收集、分年度、分级别、分类别、分保管期限、文件装订、排列、加盖填写归档章、编目、装盒、入库等程序。
收集工作就是按照党和国家的有关规定要求，通过一定的方式和手续，把分散在机关各科室部门、个人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到单位档案室实行集中统一管理。收集工作是档案工作的基础，是档案工作中极为重要的一环，文件材料收集要做到齐全完整。
对于文书档案，要依照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对单位文书档案材料进行收集，要以“我”为主，即本机关单位形成的文件材料是收集归档重点。我们不仅要重视红头文件，还应重视其他非红头形式文件收集，如会议记录、会议纪要、工作总结报告、党团员（干部）名册、介绍信、人员调配、工资表、各种统计报表、合同协议等等。总之，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
分年度就是区分文件材料的所属年度，把不同年度的文件分开。不同年度的文件一般不得放在一起归档。一般根据文件成文最后的落款日期进行划分。有几种特殊情况：跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；跨年度的复文一般应与来文或去文一起归入复文的年度；跨年度的计划规划归入开始年，跨年度的总结归入最后一年。
分级别就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。实际操作中我们可将文件大致分为国家、省、市、县等级别。
分类别就是根据本机关制定的文书档案分类方案，将每份文件进行分类。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。问题分类法，就是按照文件材料所记述和反映的问题进行分类。我县大部分机关单位采用“问题分类法”，都制定了《本机关文书档案分类方案》，依据该方案对文件进行划分类别，在划分类别时一般同时要求提炼出归档文件的主题词，将文件所在类别和主题词用铅笔在文件左上角标出。
机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。划分保管期限时要按照本机关文书档案保管期限规定进行。在这里，我们将国家档案局8号令第七、八条关于文书档案永久、定期的内容摘录如下，供参照划分期限。
永久保管的文书档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制
发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
文件装订就是采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位装订在一起。一般采用棉线使用缝纫机或“三孔一线”方法左侧装订，且将文件左、下侧对齐。装订前应对破损的、字迹易褪变的文件进行修裱、复制，对超大纸张的文件进行折迭，去除文件上易锈蚀的金属物等；装订时，要按一定顺序给文件排序，一般顺序为：正文在前，签批单、底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。
文件排列，就是依据事由原则确定全宗内归档文件先后顺序的过程。机关文书档案的文件排序首先需在同一个保管期限内将同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的时间先后顺序排列。其次将不同事由的文件按照文书档案分类方案中的不同问题、分类集中排列起来。对于某一次会议材料、统计报表、信息简报等成套性的文件应集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限来划定。
归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、件号、类别、保管期限、盒号等。式样如下：
盖归档章和填写内容时需用耐久性材料，如红色印泥、碳素墨水等。
全宗号是档案馆给立档单位所编制的代号。没有向县档案馆进行过移交的单位没有全宗号，暂时可不填写，待档案馆给定全宗号后再填写。
类别是按单位制定的文书档案分类方案中的大类，可简写为“一、二、三”等。
年度是归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字填写，如“2005”，不能简化为“05”。
期限是按照已确定的归档文件保管期限，分别填写“永、30年、10年”。
件号是文件的排列顺序号，同一保管期限、同一年度内从“1”开始编号，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。
盒号是文件所存放的档案盒位置号。同一保管期限从“1”开始编号，可一年一年续编；也可以同一保管期限、同一年度内从“1”开始，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。
装盒将归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒。基本要求是将同一年度、同一保管期限的归档文件，根据档案数量多少装不同规格型号的档案盒。不同年度、不同保管期限的归档文件不应混装入同一盒内。同一类别的档案可根据数量多少可装一盒或多盒，保证档案材料与盒的厚度适宜即可。
盒脊及封面和备考表需填写完整仔细。盒脊及封面要与归档章填写项目一致，并注意规范整洁，美观大方。封面主要填写的项目是全宗名称即立档单位的全称；盒脊背填写项目主要包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等，其中，起止件号填写盒内第一份归档文件的件号和最后一份归档文件的件号，中间用“—”连接。结合实际操作，建议盒脊背与封面内容均沿盒线居中的位置用印章加盖。备考表主要是对盒内归档文件作必要的注释说明，主要包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，其中，盒内文件情况说明重点填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
编目即编制归档文件目录，需按照排定好的顺序以“件”为单位逐一编目。在目录中一件即为一条条目。结合县档案馆使用的八九数码档案管理软件信息系统，为便于移交档案目录转入软件数据库，归档文件目录使用Excel格式，内容设置样式如下：
全宗名称为立档单位全称。
年度为归档文件形成年度，用4位阿拉伯数字。
保管期限为永久、30年、10年。
盒号、件号与归档章上的填写保持一致。
文号为文件的发文字号。
题名为文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加方括号“[]”。
责任者为发文机关或署名者。联合发文是多个责任者的，可填主办单位。
成文时间为文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20050102”。
页数为该份归档文件的总页数，文件中只要有图文的页面均为一页。
备注填写归档文件需要补充和说明的情况。
档案管理方案范文6
关键词：动物防疫；档案管理；措施；方案；防疫员；培训；检查
中图分类号：S851.33文献标识码：A
建立动物防疫档案管理是加强动物防疫管理的一项措施，对动物防疫、畜牧生产决策等具有重要的意义。建立动物防疫档案管理，便于农村畜牧站防疫员能够及时准确掌握动物和家畜家禽的防疫情况，针对病情进行相关的卫生防疫，确保疫情不传播和扩散，同时也能够明确家畜家禽下次免疫的时间；能够有助于相关部门对家畜家禽疫情进行及时检查、及时核实，及时发现问题，这样一来就能够为预防家畜家禽疫情提供参考；能够查清动物疫病根源，为家畜家禽等动物疫病传播防控提供相关依据；能够使畜牧防疫部门及时准确地掌握家畜家禽养殖情况，为今后进一步在贫困地区发展家畜家禽生产提供参考依据；能够进一步核定家畜家禽防疫数量和质量，这对于在一线的广大农村防疫员工作敬业情况也能进行及时了解和考核。
建立健全家畜家禽等动物防疫档案是促进农村畜牧业健康发展和农民增收致富的一条有效途径，为此农村动物防疫员就要按照上级指示精神把动物防疫工作抓紧抓好，及时报告动物疫情，做好认真的如实记录。对于动物疫情的记录不但要包括养殖企业（场、户）的基本情况，还要有家畜家禽的种类，家畜家禽的存栏数，家畜家禽的疫苗种类以及免疫时间等详细且准确的基本情况。
1制订家畜家禽等动物防疫的实施方案
为进一步探索建立县级动物防疫档案管理制度，我们针对我县动物防疫部门的具体情况进行了调查研究，在大量地征集县、乡、村各级动物防疫管理人员意见和建议之后，组织专家进行调研评估，结合本地实际制订出了切实可行的家畜家禽等动物防疫的实施方案。在县畜牧管理局的统一领导下，我们要求下边各畜牧站对本辖区内的家畜家禽等动物防疫情况建立专门的防疫管理档案，并把这项工作作为年底防疫工作考核的重要内容。明确责任，落实到人，层层落实，层层负责。
2落实家畜家禽等动物防疫的专项经费
对于县级防疫部门来说，家畜家禽等动物防疫管理的项目较多，所涉及到的防疫内容也相对繁杂，这就需要动物防疫员有一定文化水平和必备的相关动物防疫知识。家畜家禽等动物防疫档案的建立，从通榆县的实际情况来看，主要还是由村级卫生疫员具体实施，因此要做好这项家畜家禽等动物防疫的工作，就必须落实他们的劳动时间，落实给家畜家禽等动物进行免疫注射的具体时间和相关内容，在此基础上建立完整的家畜家禽等动物防疫管理档案。同时应把家畜家禽等动物防疫的经费列入地方财政年终统一预算来进行管理，县畜牧防疫部门每年也要安排一定的预算资金用于家畜家禽等动物防疫的经费开支，必要时可以向上争取项目经费。如果家畜家禽等动物防疫经费能够纳入县级财政支付，那么基层防疫人员的劳动报酬问题就会得到相应解决，这就能充分调动村级家畜家禽等动物防疫员的工作积极性，从而把防疫工作干好。
3村级家畜家禽等动物防疫员的聘用
村级家畜家禽等动物防疫员的主要任务就是结合本地经济发展和农民养殖畜牧业的现状，做好本辖区内的家畜家禽等动物防疫工作，因此，要求村级家畜家禽等动物防疫员必须具备一定的文化知识水平，同时还要进一步地理解和掌握家畜家禽等动物防疫相关知识、免疫程序、法律法规，能按按照规定认真开展家畜家禽等动物防疫工作。以保证家畜家禽等动物防疫工作能够及时正常开展以及家畜家禽等动物防疫档案制度的顺利实施，对此，可以考虑以原有的村级家畜家禽等动物防疫员为主要对象，按本村家畜家禽等动物防疫员必须具备的条件进行严格的考核，3年或5年对于重要岗位要重新进行聘用，同时解聘那些与家畜家禽等动物防疫员工作要求不适应的家畜家禽等动物防疫员，必要时可以考虑面全向社会直接招聘有意从事农村畜牧防疫事业，而且年轻有一定专业知识或相关专长的乡土人才加入村级家畜家禽等动物防疫员队伍，以保证工作的正常运转。
4对家畜家禽等动物防疫员进行必要的业务培训
为了统一农村防疫员的思想，明确家畜家禽等动物防疫的具体要求，使家畜家禽等动物防疫的方案能够顺利地实施，就必须对家畜家禽等动物防疫的相关人员进行业务知识和技能培训。为此，县畜牧管理部门应当定期举办家畜家禽等动物防疫的相关人员及乡镇站负责人参加的培训班。同时还要举办全县村级动物防疫员参加的培训班，要求参加人员达到90%以上。就动物免疫程序及如何建立动物免疫档案等一系列问题做为培训的主要内容。通过培训使相关人员掌握免疫程序，不断建立和完整家畜家禽等动物防疫的档案，以便于为工作的顺利开展提供方便。
5家畜家禽等动物防疫的督促检查指导工作
建立县级家畜家禽等动物防疫档案是一项全新的工作，对于村级家畜家禽等动物防疫员来说是有一定难度的。只有通过不断地加强督促检查，对于疫情做到早发现早治疗，同时逐步完善家畜家禽等动物防疫的档案，把家畜家禽等动物防疫工作正常开展下去，为当地农民发展畜牧业提供优质服务。
实践证明，在县级动物卫生防疫部门，如果平时能够有效地对动物防疫情况进行档案管理，在重大突发动物疫情时能够提供第一手材料，帮助分析疫情，从而能够有效地采取措施，控制或者减少动物疫情的发生与漫延，推进动物防疫与家畜家禽等防疫工作具有特别重要的意义。
参考文献
［1］蒙水养，陶杰．建立动物防疫档案管理制度的经验［J］．广西畜牧兽医，2010（04）．
