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档案资料管理办法范文1
关键词: 工程项目资料管理 对策
Abstract: This paper introduces the existing problems in the management of completion data archiving, and combined with the completion data in file be keenly aware of, take targeted measures, and strive to compliance, authenticity, accuracy, timeliness and normative, and effectively improve the efficiency of data archiving.
Keywords: engineering project information management .
中图分类号：TU8文献标识码：A
建筑工程竣工资料在当今社会越来越被重视，主要体现在如下
几方面：（1）保护国家利益和公共利益，（2）保证业主的合法权益，（3）保证建筑的维修和系统维护等。然而，工程资料在工程管理中又常常被人们忽略，以至于工程资料归档存在诸多问题。
一、资料归档收集中存在的问题
（一）在某科研办公用房项目建设时，恰逢行业单位重组、工程跨度时间长，工程项目人员变动大，资料收集困难等问题。
（二）由于空间和时间的关系，涉及项目的重要文件，由于疏于资料的管理和客观原因，原始文件缺失和工程资料验收签证不全，部分资料没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，结果工程结束了，无当事人签字确认。
（三）收集的前期资料、施工原始资料都存在书写不规范，各种颜色的笔记都有，甚至有的签字不利于档案资料的长期保存，格式和纸张不统一，文件页面的设置不等，给资料收集整理和组卷工作带来一定难度。
（四）设计单位在出施工图纸时，本身存在一些设计质量问题，在图纸盖章方面偷工减料，没有考虑建设、施工单位在工程资料收集、整理、归档管理方面会带来弊端。
（五）施工原始验收签证资料填写不规范，如：有些重要的审批文件的汇签、施工图会审、技术核定单、隐蔽工程、质量保证资料、交工技术文件、竣工报告和建设、设计、施工、工程监理及相关单位办理工程移交生产的签字手续等资料，有签署意见栏目没有签署意见、随意涂改或用简易贴，这样即降低了原始资料的可信度，又降低了归档资料的使用价值。
（六）在施工过程中，由于资料的管理工作的疏忽，致使资料在清理、收集、整理，完善、组卷、立卷的过程中遇到了很多的困难和问题。
二、资料归档管理对策
（一）建立健全资料管理制度
建设单位在工程建设立项时，首先应结合工程项目的实际情况，明确各单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任清楚。在项目开始时制定出适合本工程特点的竣工资料所要求的蓝本，便于各参见施工单位在工程资料整理过程中有据可依，操作方便；从而避免资料格式的多样性和不规范；为保证归档资料内容的统一、准确、真实打下基础。
（二）做好工程前期报建和工程管理报审制度
项目立项后，首先要做好工程前期报建和预审查制度，按要求建设方应将工程施工图报送有审图资质的审查中心审查，确定符合要求后，再通知施工单位在工程中使用。同时，各方资料管理人员还应熟悉和掌握工程施工要求和进度、增强资料收集中的可行性、目的性，为工程竣工后档案编制工作奠定了一个良好的开端。
（三）建立资料人员业务培训机制，提高资料人员整体业务素质。
工程资料管理人员即要了解、熟悉、掌握《档案法》、《工程档案管理办法》等法律、法规和规章制度、及时做好工程前期资料、施工图纸及各类资料的收集外；还要了解工程施工档案资料的归档范围、具体时间，施工过程中资料的收集情况及施工中收集资料遇到的困难，从而想办法解决突发事件中出现的各种技术问题；确保施工归档资料的符合性、完整性、准确性。
在资料收集中，面对不同的资料人员，还必须采取多层次、全方位的集中、分散、短期、座谈或专题讲座等各种形式培训，将基本理论与实际技能、创新能力与实际操作能力、管理理念与先进方法等有机结合起来；帮助资料管理人员掌握现代化的资料管理知识，更好地为生产实际服务。
（四）完善竣工文件资料的整理与编制
完整的竣工资料不仅应从工程项目立项做起，而且工程项目资料专职管理人员，还要负责对各施工单位竣工资料的指导、监督。按照项目管理办法，编制竣工资料做到“三同时”和 “三同步”，将资料管理贯穿于工程施工的全过程。例如：工程资料整理分类：
1.将资料按《建筑工程质量验收评定依据》和《建筑工程施工质量验收评定标准》中的工程分项划分，对资料进行收集、整理、分类，并按建设工程项目管理中的手段、方法，将在原有资料的基础上逐步依次细化到最小的分项工程。
2.在整理已收集的资料时，按档案资料归档要求由大类到小类、逐类旁通、梳理排序，在工作中总结经验，积累方法，使思路更清晰，条理更明确，对后续工作的开展起到积极的作用。
3.对厂家提供的设备，除要有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容之外，还要根据资料各自特点，结合档案管理办法做到分门别类的收集、整理、分类。
（五）做好归档资料组卷、立卷
1.根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和《企业档案管理规定》的要求，结合西南油气田公司《档案管理实施办法及各类档案管理细则》，针对归档资料在整理组卷过程中，大小型号不同图纸的折叠、文件的排序、案卷的排列等实质性的问题，采取应对的有效措施。
如一：图纸的折叠过程中，除已有的多种成熟方法外，还应从中总结出适合于自己操作方便的小窍门，这样，即便捷、更省时。
如二：文件的排序，除按重要程度或时间顺序排列之外，还要想办法解决多个内容相近文件处理的方法；对密不可分的文件资料，除按档案资料的要求外，还要想办法解决不同上级的请示及批复怎么处理才妥当等问题，并为以后资料查询提供思路清晰、查找方便的档案。
（六）加强施工过程控制，保证竣工资料真实有效
无论建设单位、监理单位、施工单位的各级工程管理人员、都要切实加强责任心，做到前期报建、工程施工与资料收集、整理完整同步进行，避免先完成施工任务，再后补资料的现象发生。同时，资料管理人员也要经常深入施工现场，对各施工单位资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查；为归档资料组卷、立卷工作做好前期准备工作。
三、结束语
房屋建筑即是企业的一种有形固定资产、巨大财富，归档资料更是企业有效维护自身合法权益不受任何损害的体现，只有充分认识到归档资料的重要性，才能避免若干年后因建筑的维修和系统维护造成不必要的经济损失，同时，为需要资料查询的人员提供有力依据。
参考文献：
1、行业《档案管理实施办法及各类档案管理细则》，2006年7月。
档案资料管理办法范文2
关键词：农业基本建设项目；档案管理；对策
中图分类号：G271 文献标识码：A DOI编码：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011
Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project
YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun
（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）
Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.
Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure
“十一五”以来，我国对“三农”的投资力度不断加大，农业基本建设也不断加强。以农业部归口管理的农业基本建设资金为例，“十一五”期间，国家安排农业基本建设投资830.97亿元，较“十五”增长了1.77倍，2010年投资总量是2005年的2.9倍。与此同时，国家对农业基本建设项目的管理力度也在不断加强，分别于2003年、2004年、2007年颁布了《农业部基本建设项目财务管理办法》、《农业基本建设项目管理办法》、《农业基本建设项目竣工验收管理规定》及《基本建设项目档案管理办法》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等一系列管理办法。但是，农业基本建设项目的承担单位很大部分是科研事业单位，专业管理意识较差，重建设、轻管理的思想非常严重，尤其是对档案的管理缺乏重视，没有将档案管理提高到应有的层次上。
笔者拟就农业基本建设项目建设档案管理存在的问题进行分析，并结合自身单位在农业基本建设项目档案管理过程中的经验教训，提出相应的解决对策，力争对农业基本建设档案管理作出一定的贡献。
1 农业基本建设项目档案的概念
农业基本建设项目，是指全部或部分使用农业部管理的基本建设投资，以扩大生产（业务）能力或新增工程效益、增强农业发展后劲和事业发展能力为主要目的而实施的新建、改扩建、续建工程项目。 农业基本建设项目档案即指在整个农业基本建设项目建设过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种载体的文件材料。农业基本建设项目档案在工程建设阶段是农业基本建设项目的全过程真实记录和历史凭证，在利用中是国家发展和支持农业的凭证和依据，在农业决策中是国家农业建设项目投资的重要参考。
2 农业基本项目建设项目档案的特点
2.1 涉及主体多方位性
农业基本建设项目从提出项目方案到项目竣工验收，涉及主管单位审批、农业部及财政部审批、地方政府部门及设计、施工、监理、材料及仪器设备供应商等多方位的主体，这决定了农业基本建设项目档案材料来源具有广泛性。
2.2 涉及内容的整体性
农业基本建设项目的档案应是以该项目或者该项目的一个单项工程为单位形成的一整套资料，从内容上看是一个有机的整体，从项目方案的提出到项目的批复到施工到竣工验收，每个阶段是紧密相连、不可或缺的，这些构成一个整体。
2.3 涉及专业的复杂性
农业基本建设项目涉及勘察设计、环保、建安、结构、给排水、配变电、消防、仪器设备等众多专业领域，这些专业领域在整个项目建设过程中的有机结合，决定了项目档案管理所涉及专业内容的复杂性。
2.4 保存时间具有长久性
根据国家建设部《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）规定，建设项目档案资料的保管期分为永久、长期和短期三种，长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。农业基本建设项目档案资料在项目竣工验收后相当长一段时间内仍发挥作用，仍具有较高的保存价值，在保存时间上具有长久性。
2.5 服务三农效益评价的重要性
农业基本建设项目的宗旨是服务三农，增强农业发展后劲和事业发展能力，因而项目建成之后的效益评价就显得十分重要。应从经济效益、社会效益及生态效益等方面来综合评价该农业基本建设项目的效益，能让建设单位对该项目公益能力做一个自我评估，从长远来看对建设单位的总体布局以及发展方向具有一定的指导意义，也能为上级主管单位投资决策作为一定的参考。
3 农业基本建设项目档案管理存在的主要问题
3.1 建设主体对档案管理意识不强
农业基本建设项目档案资料不齐全、整理不规范的现状，究其根源是建设主体对档案规范管理的意识不强，对档案管理的认识不到位，一味重视工程质量、进度和资金使用情况，没有意识到档案管理的重要性。由于建设单位对档案管理意识不强，从而施工单位、设计单位及监理单位等各相关单位都不会对规范化的档案管理有足够的重视，未按照建设项目档案管理的要求归档资料，或者未设置专业人员专门负责档案资料的收集、整理工作，从而造成部门资料缺失，影响档案的成套性和完整性。
3.2 档案资料收集整理缺乏规范性和实效性
部分农业基本建设项目的承担者是科研事业单位，这些单位的档案管理人员对农业基本建设项目的建设过程并不了解，对档案资料的来源认识不清，无法准确、及时地将搜集到的档案资料归类。部分具有法律效力的关键性资料原件丢失，仅留存复印件，或者重要文件签字、盖章不齐全，文件资料存在涂改痕迹等现象普遍存在，文件资料的整理缺乏规范性，使得归档资料的价值大打折扣，也给日后项目验收带来一定的隐患。
由于农业基本建设项目档案存在上述涉及主体多方位性及涉及专业复杂性的特点，从项目立项到竣工验收需要经历很长的一个周期，档案资料不能及时归档的现象非常普遍。往往某一建设工序完成，相应的档案资料归集并未到位，而项目建设却进入下个环节，档案资料后补的现象普遍存在，而这样留下的痕迹会对日后档案资料的查阅造成很大的误差，档案管理工作不能与建设工程同步发展的现象在项目竣工验收时常会遭到质疑，对建设单位造成不良影响。
3.3 系统化档案管理意识薄弱
鉴于农业基本建设项目档案管理存在涉及内容整体性的特点，项目建设的每个阶段是紧密相连、不可或缺的，是一个有机整体。因而项目各个阶段产生的档案资料也应是一个连续的、有迹可循的整体，应将各个阶段产生的档案资料进行系统化管理，不能只重视施工阶段的工程资料，而轻视项目立项、初步设计等阶段的资料，任何一个阶段的档案资料缺失或者不规范都会造成整体档案质量下降，建设单位应树立牢固的系统化档案管理意识。
3.4 档案管理的硬件投入不足
国家住房和城乡建设部于2007年颁布的《建设电子文件与电子档案管理规范》要求建设项目在形成纸质档案的同时，还应收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件，并加强电子档案管理。因而，在此基础上，农业基本建设项目实现信息化管理是十分必要的。在项目建设过程中产生的大量电子文件，须跟纸质文件一样，严格按照国家相应电子文件的归档要求，并与纸质版的同步录入。这较之前的管理理念、技术处理及设备方面都有了较大变革，而农业基本建设项目的承担单位绝大部分在这方面的投入是明显不足的。
3.5 档案管理人员的专业水平有待提高
建设项目档案管理人员的专业水平也是影响档案质量的关键因素，由于农业基本建设项目档案涉及内容的广泛性，大部分建设单位档案管理人员并不具备这方面的专业知识，甚至存在兼职人员管理档案的现象，加上基本建设项目档案管理方面的培训比较少，他们对档案的收集、鉴定、分类、归档等工作不熟悉，导致项目档案资料质量不高、流失严重。
4 加强农业基本建设项目档案管理的对策
4.1 增强档案管理意识，完善档案管理制度
首先应加强对建设项目档案管理规范及农业基本建设项目管理办法中相关档案管理规范的宣传力度，从上到下各级领导都要牢固树立重视档案管理意识，使建设单位及施工单位、监理单位、设计单位等相关单位都认识到档案管理工作的重要性，将档案管理工作放在与工程质量同等重要的位置，这是做好基本建设项目档案管理工作的有力保证。
4.2 竣工验收档案资料管理与工程建设同步进行
从项目的提出、方案的设计开始，随着项目建设的环环相扣，农业基本建设项目的档案资料的收集、整理，与建设项目的立项、勘察设计、建设施工、竣工验收同步进行，形成全过程化的管理体系，将档案管理的理念贯穿整个项目建成过程，保证档案资料的齐全、准确。
由于农业基本建设项目涉及主体的多方位性，参与建设的设计、施工、监理、仪器设备供应商等都是该项目档案管理的范围，因而对这个范围内主体的档案资料也必须管理到位。例如设计单位应向建设单位提交设计文件资料，监理单位应提供监理日志等一系列资料，施工单位应提供竣工图等，建设单位应及时做好这些文件资料的收集工作，也可由上述单位分阶段向建设单位档案管理人员移交上述资料，并认真检查档案内容是否齐全、质量是否符合归档要求，如不符合归档要求，应停止进入下一步建设程序，待该阶段的档案资料规整到位后方可进入下一步建设，这样从源头上对项目建设档案质量进行把关，确保档案资料管理与工程建设同步进行。
4.3 建立系统化、规范化的档案管理制度体系
建立系统化、规范化的档案管理制度体系是牢固树立档案管理意识的具体表现，只有健全档案管理制度，才能使农业基本建设项目档案管理有章可循、有法可依。首先，要力争将建设项目的一整套档案资料收集、积累、整理及归档落到实处，明确建设过程中建设主体与其他参与主体的职责，使档案管理意识贯穿于项目建设的每一阶段，形成从项目的筹划、立项、开工直至竣工验收首尾相接、全过程管理的系统化体系。其次，将档案资料的管理落实到人，通过制定档案资料归档标准，并将档案资料管理纳入合同管理范围，通过合同对档案资料的质量、完整程度、数量等作出规范，明确建设单位对档案资料的要求，以便对各参与主体形成一定的约束，确保档案资料规范化。对于不符合归档要求的资料，应及时与参与单位沟通、协调，并给予指导解决。
4.4 提高档案管理人员的专业素质
除了制度上对档案管理加以统筹规范外，档案管理人员的专业素质也是影响档案工作的重要因素。电子信息化的应用和普及，推动了档案管理的信息化，也给档案管理人员带来很大的挑战。面对档案管理新技术的挑战，档案人员应不断加强业务学习，积极主动参加档案管理相关理论培训和讲座，及时学习和掌握运用现代信息，与时俱进，以适应档案管理现代化的需要。
总之，农业基本建设项目档案管理是一门系统化工程，应不断探究其内在规律，加强对档案的系统化、规范化管理，有效利用档案管理成果，推进农业基本建设的发展。
参考文献：
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档案资料管理办法范文3
1 统一认识，是做好档案管理工作的基础
统一档案工作的认识，形成齐抓共管的合力，是搞好企业档案管理工作的前提和保证。
1.1 搞好档案管理工作，是企业的职责所在
公司成立以来，一直高度重视档案管理工作，认真贯彻执行国家《档案法》和相关规范、办法和标准，不断提高档案工作重要性的认识，增强搞好档案管理工作的自觉性。我们结合公司工程建设的实际，在统一认识上，主要树立了四个强化、四个增强的认识理念和责任意识。一是强化档案功能意识，增强搞好档案工作的自觉性；二是强化档案法律意识，增强搞好档案工作的严肃性；三是强化项目法人职责，增强搞好档案工作的责任感；四是强化工程项目的特殊性，增强搞好档案工作的使命感。认识上的深化和高度统一，构建了健全的档案管理组织机构和从上到下、分级负责、职责明确、科学严密的档案管理体系；形成了分工负责、群策群力、齐抓共管的工作格局。
1.2 工程项目的特殊条件，是搞好我司档案管理工作的重要缘由
我司承担的工程项目所处的条件和建设成果的确具有特殊的内在要求。一是工程环境特殊。工程處于正建的三峡工程库区，工程建成后运行工况变化很大，要经受三峡工程运行调度不同水位的影响和考验，需要翔实的工程档案资料见证，并利用档案资料及编研成果指导工程维护管理中出现的各类问题；二是工程区位特殊。工程处于涪陵主城区沿江城市变迁口岸，工程建设使沿江城区面貌发生了历史性的巨变，需要档案资料记载；三是工程结构特殊。万里长江第一堤是透水性结构，乌江二桥工程是亚洲第一座大跨径、高低塔、单索面斜拉桥等，工程设计和建设成果，具有借鉴、探索的创新价值，需要完整的档案资料记录工程建设和运行管理变化过程；四是建设管理特殊，两桥工程是涪陵首次采用BT建设模式融资建桥，把经管型法人功能成功用于公益性工程建设的创新模式。上述工程项目的特殊条件，赋予了我们搞好档案工作的特殊使命。要求档案资料的收集、整理、制成、归档必须完整、准确和系统；必须建立健全门类齐全、结构合理、内容翔实的馆藏档案体系；真实的记载和写照工程建设成就，区域变迁历史，使档案信息资源充分发挥开发利用价值。
公司档案管理工作就是基于以上的认识理念和职责缘由，得以统一认识和高度重视。
2 抓住重点，主攻难点，是做好档案工作重要保障
工程建设档案是工程建设成果的重要组成部分。资料收集涉及面广、难度大、管理工作任务艰巨。因此，我们把工程档案管理工作列为档案工作重中之重的难点，加强管理，确保质量。主要实施了三项管理基础工作：
2.1 加强职责管理
实行项目法人责任制，把档案管理工作列入年度计划、五年规划；列入了年度目标管理责任书，纳入了工程建设管理任务，实行主管牵头，分管负责，处室承办的责任体系，年初下达任务，年中检查，年底考评，实行奖惩。形成统筹安排，分工负责，协调配合，齐抓共管的工作机制。
2.2 加强程序管理
实行工程档案与工程建设同步实施，做到阶段工作同交底，同布置，同检查，同验收。狠抓了三项管理程序。
2.2.1抓好事前布置（召开技术交底会）。在工程开工建设前召开设计、监理、施工、质监等单位的技术交底会，把工程档案资料管理的收集、整编、验收、移交的相关要求，一并交底布置，让参建单位明确任务，落实职责。
2.2.2狠抓过程管理。在施工过程中严把六项工作环节。即：工程设计、工程招标、合同管理、工程质评、工程结算、财务收支等六个工作环节，规范档案资料的收集、整编工作。
2.2.3严格验收管理。一是严格档案中间验收。在工程质量验收、阶段验收和交工验收前，由档案专（兼）职人员会同相关处室，按照档案资料收集整理的规范规定和要求，对档案资料的完整性，整编的规范性进行检查验收，合格后才能进行工程验收和工程结算；二是严格移交鉴定、鉴证制度。落实档案移交责任制，完善移交清单，规范移交程序，提高归档质量；三是严格竣工专项验收。在工程竣工验收前，对项目档案进行全面清理、整编，按照《重点工程项目档案验收管理办法》完成各项验收程序，通过档案行政主管部门专项验收后，完成建设主管部门进馆档案验收移交工作。
2.3 加强业务管理
为确保档案工作质量，我司积极开展了档案管理业务培训，提高档案人员从业素质，切实履行档案管理职责。公司设立了档案管理科，配备了专（兼）职档案管理人员15名，每处室1-2名，从事档案资料的收集、整理、归档和开发利用工作；积极参加市、区档案主管部门主办的培训和考察学习活动，适时举办档案培训班，深入施工单位，监理单位贯彻档案法律法规，开展现场指导培训、帮助施工单位做好档案资料的收集、整理、归档管理工作，打牢工程档案验收、移交的各项基础工作，提高专（兼）职档案管理人员的从业素质，适应档案管理工作需要。
3 发挥档案的再生价值，是档案工作最终目标
工程档案的开发利用为工程建设管理和完善基本建设各项程序发挥了明显的效益，在工程运行管理和社会服务功能方面还将发挥巨大的效益。
3.1为防护工程竣工验收提供了大量的政策性和业务性文件资料和试验研究成果。为工程竣工现状设计复核的编制和工程竣工安全复核、防洪校核提供了档案资料，设计单位出具的施工设计复核成果得到市级主管部门的批复，涪陵防护工程得已顺利通过竣工验收。
3.2为防护工程移民专项验收审计提供了大量的库区政策性文件资料、移民资料、征地补偿资料、工程设计审批资料，编写了审计说明，得到了国家审计署和国务院三建委对防护工程移民基础设施费、地方自筹等资金的合理使用予以认可，完成了移民专项审计程序，顺利通过了国家移民专项验收。
3.3为工程稽查、审计提供了完整的工程设计、工程施工、工程招投标、工程概（预）算、工程竣工结算和财务决算资料，完成了各项基本建设的稽查、审计程序，得到了好的评价。
3.4在社会服务功能方面，由于具备较为完整、丰富的馆藏档案资料，将对区域经济发展，库区泥沙淤积、运行调度，防洪标准、移民拆迁等规范性文件的制定提供原型监测、分析成果，发挥档案管理的巨大效益。
4 存在的主要问题
4.1重点工程档案资料管理制度不健全，职责没有落实到位。目前，参建单位在档案管理体制上存在一定问题，没有设立重点工程档案管理组织，没有制订应有的档案管理规章制度，有些参建单位虽然制订有，但也不健全。同时，没有采取积极有效的措施，把档案资料规范管理工作落到实处上，造成具体管理人员缺少责任感。这主要是因为某些建设单位领导档案意识不强，对档案工作认识不足引起的，日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设，抓形象工程，只注意安全生产、工程质量，而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作，某些档案工作人员，因没有工作压力，往往处于一种应付状态。另外，档案行政管理部门忙于各项业务工作，对重点工程档案管理法规宣传、贯彻不够，对重点工程档案管理的业务指导缺乏应有力度，重点工程档案专项执法检查工作没抓起来。对一些建设单位在档案资料管理上违章操作也有一定影响。
4.2管理经费投入不足，保管条件较差。在各重点建设项目单位中，只有少数几个单位有独立的档案资料室，但也存在装具不足情况，有的档案资料只能成捆堆放在地上，档案六防措施上更是难以落实，特别是防盗、消防措施大部分建设单位，没有独立资料室，往往是和工程人员办公室合二为一进行使用，这样虽然看起来查找利用档案资料很方便，也节省了房间，其实上是很不利档案资料的安全保管的。主要因为受重点工程所具有的建设时间紧、协作参与单位多、管理复杂、机构临时性等特点影响，部分建设单位是临时抽调人员组成临时机构，他们的办公用房也是临时租用，房子紧张，很难落实专用房间作为档案资料室。也有部分建设单位是基于工程结束竣工验收后档案资料的归宿考虑，认为工程档案资料迟早是要移交给单位综合档案室保管的，没有必要投入经费去购置设施用于档案资料的安全管理，只要表现上能应付过去就行了，没有从思想认识上去重视。另有一些重点工程建设单位却是因工程资金紧缺，办公费用紧张，尽量能省则省，往往不愿拿出足够的资金用于档案管理，改善保管条件。
4.3管理人员专业知识不强，业务水平不高，管理欠规范。目前，重点工程档案资料管理人员只有少数 是专职人员，并经过档案部门的业务培训，而大部分档案资料管理人员是临时调抽，并身兼数职，有的由负责施工管理人员兼任，有的由单位办公室人员兼，既没参加过正规的档案业务知识培训，平时又忙于应付手头日常工作，所以就很难在档案管理业务学习上花时间、下功夫，档案业务知识欠缺，管理很难做到规范。往往出现工程档案资料的收集、整理与工程施工建设进度相脱节情况，档案整理归档处在相对滞后的状况上，造成工程资料不能有序规范管理，呈现零散状态，随着资料的堆积，整理归档势必跟不上去。因而，有些建设单位档案资料管理人员有时为了找一张图纸或一份技术资料要忙上一段时间，甚至半天。还有的管理人员对档案资料提供利用管理不严格、随用随拿，也没按规定办理利用登记手续，往往容易造成工程资料损坏遗失。鉴此，可以看出建设单位的工程档案管理人员业务水平高低、能力强弱，在很大程度上影响档案资料管理规范化、科学化水平。
5 加强重点工程档案管理的对策
5.1 统一思想，提高认识，加强领导
一是加大对《档案法》及相关档案工作法规的宣传力度，增强各级领导干部的档案意识，促使领导干部和各职能部门都形成共识，切实提高对档案工作重要性的认识，这是抓好重点建设项目档案管理工作的前提条件和有力保证。二是主动参与，切实领导。公司综合档案室要加强和区档案局有关职能部门的联系，以国家、市有关重点工程档案管理法规为依据，争取参建单位领导对档案工作的支持，力争把档案局列入区重点工程建设领导小组成员单位，以便今后能及时从档案部门的角度对重点工程档案管理提出意见和建议，把加强对重点工程档案的领导落到实处。
5.2 建章立制，强化管理
一是将重点建设项目档案管理列入重点工程的考核奖励办法之中，占一定分值。在对工程进度质量、投资控制、施工组织管理进行考核的同时，也对技术资料档案加以考核，使建设单位、施工单位在实际工程建设管理中，增强档案意识，做到密切配合，进一步加强对档案资料的收集、管理工作。
二是健全各项档案管理制度，建立和落实岗位责任制。各建设单位要不断健全和完善档案管理制度，把各项制度真正落实到档案工作实际管理活动上。同时，建立内部管理激励机制，要像抓安全生产一样抓档案工作，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，既要列入分管领导的目标责任制，更要具体落实到有关人员的职责中，建设单位对项目档案管理做到年初有计划，年终有总结，严格考核，奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。
档案资料管理办法范文4
一、利用合同控制,从源头抓档案资料的收集
一般地说,基建项目建设都是招投标后由专业建设单位实施的,因工程参建单位往往首先考虑经济效益,把控制工程投资、进度和质量作为工作中心任务,对工程档案资料的收集、整编等重视不够,轻项目文件及档案资料的现象较普遍,档案资料收集混乱,质量不高,无法做到档案工作与工程进度同步,即使有档案管理方面的制度也形同虚设,缺乏约束力,起不到应有的作用,不能确保工程档案收集的完整、准确、系统。
要解决工程档案资料收集的这一困窘,笔者认为,利用合同控制来强化参建单位、供货单位的档案资料归集、移交,是行之有效的方法之一。建设项目的资料大多产生于建设合同的执行过程中。项目档案资料的收集就应该从合同抓起。企业要在与施工方、监理方、设备供货商签订合同时就将档案资料的归集、移交提出具体细致的要求,设立专门条款,明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等;规定施工单位、供货商的资料移交手续与“质量保证金”、“工程结算”、“工程尾款”等挂钩,通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施,强化各参建单位的责任,以及相关经济处罚措施,与其经济利益挂钩。同时,在合同执行过程中,要认真进行检查督导,并以合同内容为依据,对施工方加以考核,督促,定期召集有关参建单位档案管理人员参加档案资料收集工作协调会议,通报各项工程项目进度和该项目档案资料收集工作进度,促进施工方、供货方及时做好资料整理、归档和移交,避免完工后再补资料。这样,利用合同控制,辅以经济手段,从源头抓档案资料的收集工作,可以达到较好的效果。
二、投资方与建设方双方担责,共同负责档案资料的收集
基建项目的档案资料的收集工作是一件十分复杂的工作,投资方与建设方必须协作作战,共同全程负责档案资料的收集。一般地说,因为项目建成后为投资方长期使用,投资方比较重视档案资料的收集;笔者认为,建设单位同样应该十分重视工程档案资料收集工作,须明确一位主要领导分管,配备档案资料管理人员,统一管理工程档案资料。项目档案资料的收集工作,建设方不能马虎从事,投资方不能被动地接收,因此,最好的方法是双方明确项目档案员全程跟踪收集。这里,双方领导的重视无疑是非常重要的,可以设立一个有双方领导参加的工程档案收集领导小组,项目双方各自明确一名或数名专(兼)基建项目档案员,作为项目档案资料收集小组成员,全程负责工程项目资料的跟踪收集工作。基建项目工程涉及的专业知识多,双方档案资料管理人员要互相配合。一方面,投资方的档案人员应亲临施工现场,收集资料。根据工程进度,与项目经理、施工员甚至领班密切联系,针对性地列出需收集的资料名目,主动出击;另一方面,建设方的档案人员要做到边施工、边收集资料,积极配合,做到资料真实完备、记录准确符合规范要求,及时整理移交。这样,投资方与建设方共同担责,可以确保资料收集工作有序进行。
三、注重项目电子档案资料的收集
1. 要第一时间收集电子档案资料。在基建项目中,传统的纸质文件、图纸等档案资料人们比较看重,而计算机中的各种电子文件往往不会引起人们的重视,有时会忽视它的档案资料价值,没有及时的收集存储。而没有及时收集存储的电子资料很容易因为主观或客观的原因而消失,如病毒的入侵、人员的误操作、存储介质容量不够等等。因此,我们要十分注重电子档案资料形成后第一时间的收集、备份,并存储于能够脱机保存的载体上。
2. 要尽量运用通用软件、采用标准格式存储。随着技术的进步,计算机的各种软件版本升级频繁。要保证信息的长期保存和便捷利用,我们应该尽量采用使用广泛的通用软件,同时尽量采用标准格式的储存方式。专用软件产生的电子文件,应尽量转换成为通用格式;通用软件产生的电子资料,收集时应注意收集其软件版本型号和相关参数,并注意相关软件的版本适用性。专用软件产生的电子文件如不能转换为通用格式,应注明专业软件的名称和版本,或者在收集时连同专用软件一并收集,为今后档案的检索和查询提供必要条件。
3. 要切实做好电子档案资料的安全管理。电子档案资料收集的安全管理万万不可忽视,它是后期资料整理的前提。目前,网络使用日益广泛,项目管理中又存在经常大量的与相关方进行数据交换和传递。要防止病毒传播,必须做好项目电子档案资料的安全管理。首先是该加密的要及时加密,以限制无授权权限相关方进行编辑、复制等;其次,保存项目电子档案的计算机应专人使用和管理,经常修改登录密码。再次是安装并及时更新杀毒软件,及时进行备份等。
四、工程项目档案资料收集应“不分巨细”忌“抓大放小”
基建项目档案资料门类多、来源广、周期长、内容杂,收集工作十分繁复。整个建设项目应该收集的档案资料数量庞杂,有“大”(如勘测设计图纸)有“小”(如一项检测记录),我们进行资料收集时应该“不分巨细” 悉数保存。同时,我们在资料收集时切忌“抓大放小”。在收集资料时,重要的会议记录、图纸等“大资料”我们往往会及时收集,而建筑材料单据等“小资料”却常常被忽视。这种情况必须引起我们足够的重视。在收集过程中,凡是具有保存价值的各种形式的历史记录,必须应收尽收。尤其要做好项目建成后行将消失或将被隐藏的部分的资料,行将消失的部分如在拆迁过程中形成的材料,包括拆迁前的实景照片、录像、前期测量图纸、拆迁协议等;项目建成后将被隐藏的部分如地基资料、地下管线资料等。原始的东西往往是最宝贵的东西,在大量的收集留存的基础上“去粗取精”,才能够确保基建项目档案整理工作的高质量。
参考文献:
[1]国家安全生产监督管理总局:基本建设项目档案管理办法.
[2]基本建设项目档案资料管理暂行规定(国档发[1988]4号.
档案资料管理办法范文5
1、工程建设项目竣工资料整理及归档的现状及存在问题
以我局代建的东莞市运河综合整治东引运河（或寒溪水）堤路结合达标工程B段资料整理为例，存在以下情况：一是资料进度与工程进度不同步，远落后于工程进度。施工记录不及时，未做到与工程进度同步，先施工后补资料，造成前后工序颠倒的事常发生，资料签名代签情况普遍；二是资料采取的规范制度未与时俱进，甚至采用淘汰的工程规范。部分材料进场资料，桩基础检测，部分材料检测等资料采取的规范表格未与时俱进，部分填写表格甚至采用已经取消的表格；三是资料整理不认真，归档工作未得到重视。施工和监理日志记录不完整、不规范日志、记录不完整、未能做到一日一记、一些主要章节编写不详细、内容不齐全、报告附件有缺失、经验与建议章节无实质性内容，工程实际情况未能很好的在资料中反映；四是变更资料上报不及时，影响工程进度。变更资料拖延上报，严重影响工程变更段工程的施工进度，已经完成的施工变更，变更签证迟迟未签，导致工程后期变更资料要补现场签证，延误工程的竣工验收；五是影像资料缺失，重要分部工程、隐蔽工程、开工前工程地形等影像资料缺乏，影响工程的竣工验收。因此，以东引运河堤路结合达标B段工程为实例，并在通过查看其他多个工程的资料整理及归档情况后，经过总结，存在的普遍问题如下：
1.1施工文件管理不规范。（1）对业主下发的有效文件，个别施工单位管理不严格。我局在2011年对工程管理制度进行了汇编，同时废除2005年的版本，但年尾在抽查项目进行ISO质量管理年审时，个别施工单位同时存在两个版本的管理制度，并且无任何标识；（2）归档的资料中使用大量的复印件，且未标明原件的去向。由于在下发各类文件时，原件数量有限，因此在资料归档中往往大量使用的复印件，且复印件上未注明原件存档处并盖章明示；（3）归档资料重表面，而忽视卷内的内容与质量。个别施工单位往往把竣工文件装订的很漂亮，而忽视了档案卷内文件的内容和质量，甚至有的单位疏于资料管理，文件丢失现象时有发生，在竣工文件编制时后补资料;如果中途出现技术人员和资料管理人员工作调整时，文件移交更形成积累断档情况。
1.2工程资料管理工作不够规范。（1）资料签字确认不规范。工程施工过程中，监理和施工单位为满足施工进度要求，部分工程存在进行现场完工验收后，未按照有关规定及时办理书面签字或签字不规范，出现资料签字遗漏或验收签证资料与实际施工情况不相符，代签现象也普遍存在。同时在中间的交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里，存在签署意见不全、涂改等现象，严重降低了原始资料的可信度；（2）竣工图纸未按规定重新编制。在竣工图纸编制方面，个别单位未严格按照国家颁布的有关竣工图纸编制办法进行重新绘制，而在原设计图上更改标高、尺寸、工程量等，或利用原施工图纸改制成竣工图纸，个别单位重新绘制时，不按规定标注和未附设计修改通知书，往往因竣工图编制达不到要求而影响竣工验收进度；（3）资料档案填写不规范。在项目实施过程中存在资料格式不统一、资料填报书写不规范、字迹潦草、使用填写笔墨类型不统一，甚至有使用铅笔填写等现象，影响了案卷装订和档案资料的长期保存，达不到竣工资料归档要求。
2、问题成因分析
2.1工程资料收集整编重视不足。工程建设过程中，参建各方往往对项目的工期和质量控制比较重视，制订比较系统、全面、严格的考核指标和奖罚办法，而对工程资料特别是对竣工资料的整理和编制，往往容易忽视，长期以来存在着“重建设、轻资料”管理的现象，缺少对工程竣工资料管理的统筹规划安排，把更多的精力放在抓进度、抓质量、抓关键目标工期的实现，待工程竣工验收阶段，才开始抽调技术人员集中加班加点突击整理工程资料，补足缺少的部分，使工程资料真实准确性大打折扣。
2.2工程资料管理制度不够健全。相对于其他工程技术管理办法而言，工程资料管理方面的制度和管理办法还不够健全，监管手段和措施不能及时到位，难以有效保证和监督资料的填报、收集、整编工作的质量及工作的有效开展。期间如有人员变动资料交接工作不完善，经常会造成工程资料遗失，在工程竣工验收阶段靠写“回忆录”补充资料的现象仍然存在。
2.3熟悉工程技术和工程资料整编复合型业务人员缺乏。目前，项目部一般都没有专职的档案管理人员，缺少对工程资料归档的专业指导，一些负责资料整理人员往往对档案意识较薄弱，缺少资料整理和归档方面必要的专业知识。同时，即使配备了专业的文档管理人员，也是业务水平高低不齐，加上对工序流程不是很了解，客观上不能很好地掌握国家有关工程竣工验收资料编制和建设项目档案管理规定，降低了工程竣工验收资料的质量。
3、对做好工程竣工资料整编及归档工作的建议
3.1提高对竣工资料整编和归档工作的认识，建立健全的责任机制。参建单位、各类人员要加强对工程资料的重要性认识，大力推进竣工文件编制标准的贯彻落实。项目法人要对参建单位的工程资料管理工作进行统一的组织、协调、检查和指导，制定和落实设计、监理和施工单位的职责。施工单位的工程原始资料是整个工程竣工文件编制的重要基础。因此，现场技术管理人员对竣工文件的质量责任更要明确，并实行项目总工程师负责制，建立健全岗位责任制及相应的工程资料管理制度，将资料整编及归档工作落实到实处。
3.2配备熟悉工程技术和工程资料整编的业务人员，提高资料管理质量。根据工程项目特点和要求，项目部应明确工程档案资料的管理部门，要有专业的工程技术人员来配合档案资料管理人员进行资料整理和归档。负责工程资料的管理人员应相对稳定，保证各阶段资料管理工作的连续。同时要重视资料管理、整编和移交归档方面的知识普及与更新，有计划、有步骤地针对相关规定进行业务培训，建立和提供工作交流平台，增强工程管理、设计、技术和施工人员的档案资料管理意识，以此提高资料管理的质量。
3.3严格把握竣工验收和信息记录关，使真实信息发挥最大作用。完整准确的工程竣工资料是工程竣工验收的基础，也是评价工程质量等级的依据，项目业主、监理单位及工程资料管理人员应按照分工职责，严格把握审查验收和信息记录关。在对施工承包单位编制的竣工图、文字资料、施工报告等进行审查时，应着重检查文件依据是否齐全、隐蔽工程验收记录是否真实、工程变更单是否落实;检查工程资料是否完整、准确，签证是否完备、分类组卷是否合理、装订是否规范等。
档案资料管理办法范文6
关键词：地质资料；档案管理；信息化；建设
Abstract：the geological work is a basic work, its main task is for economic and social development to provide comprehensive service, along with the development of the informatization construction, all walks of lifeprompts information management, including geological department. This paper will simply discuss geological data files management.
Keywords: geological data; file management; information; construction
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号
地质档案是地质勘探工作的真实记录，反映了地质勘探业发展的全过程，是地质勘探业管理工作的重要组成部分。地质档案以地质科学技术档案为主体，包括文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、干部档案和其他方面的档案。做好地质档案工作，提升地质档案管理水平，对促进地质勘探业的快速发展，为社会经济发展提供矿产资源保障具有十分重要的意义。
1.地质勘查技术部门档案管理的重要性
1.1地质部门档案管理的责任
地质部门档案管理有四个方面的责任：根据国家和上级主管机关的有关规定，结合本单位的具体情况，制定统一的归档制度，统一本单位的档案管理和归档工作方法和做法，使各个技术部门在档案管理和归档工作中有所遵循；经常深入各个技术部门，督促与协助他们做好立卷归档工作。密切与各个部门立卷人和有关工程技术人员的关系，帮助他们建立正常的工作秩序，贯彻本单位的立卷归档制度，深入了解和熟悉各部门技术文件材料的内容和成份，具体帮助各部门做好立卷工作；经常宣传技术档案工作，组织有关人员学习档案工作方针和档案业务的理论与实践知识，提高大家的认识水平和实际工作能力；做好立卷的物质条件准备工作，随时为各立卷单位提供立卷所需要的卷皮、袋、盒、目录、工具等。
1.2部门档案管理的重要性分析
部门档案管理的重要性可以从如下六个方面来分析：技术文件材料实行技术业务部门档案管理，就是“一个单位的内部各机构，都必须将需要归档的文件材料加以系统整理，根据技术档案保管期限的有关规定填写保管期限并组成保管单位（卷、册、盒），随时或定期向综合档案室移交归档；技术部门熟悉技术文件材料的形成过程，了解内在联系和保管价值，由他们档案管理效率高，又能提高案卷质量和增强技术部门及有关人员的责任感，有助于归档文件材料的齐全、完整和准确；技术业务部门档案管理，必须坚持技术文件材料平时的形成、积累和管理，确保技术文件材料的齐全、完整和准确。实行技术业务部门档案管理，必须建立必要的文件形成和修改制度：设备的检修、设计的变更、施工中的更改、科学试验等等，都要作纪录并形成必要的文件，确保实物与档案相符和反映生产过程的历史面貌。为了保管和利用这些技术文件材料，还要建立平时的积累和管理制度。例如，可以设立“文件积累袋”，对于一项工程的设计、一个专题的研究、一台设备的安装和维修过程中形成的技术文件材料，都要随时装入袋内，等任务完成后加以系统整理，随时或定期归档。平时的利用和借阅都要有手续，确保技术文件材料不丢失；通过档案管理使技术业务部门和有关人员熟悉了技术档案的组成情况，便于以后查找利用；技术部门经过对技术文件材料的系统整理，也就对技术活动成果进行了一次检查，从中吸取经验教训，有利于工作的改进；档案室通过协助技术部门的档案管理归档工作，了解了技术业务，熟悉了档案内容，有利于开展档案室的工作并能使档案人员集中力量做好档案室的其他各项工作。
2.地质资料管理存在的问题
2.1保管状况的问题
地质档案资料，按照其载体和记录形式划分，可以分为以传统纸张为载体的传统地质档案资料和以磁、光盘为存储介质的电子地质档案资料两大类。相当一部分地质档案资料由于保存时间较长，纸质老化、产生退色，文字和图件会逐渐变得模糊不清，造成信息丢失而无法正常使用。成果资料、原本档案以及岩心等实物地质资料的可利用程度极低，保管和维护条件有恶化趋势。
2.2地质档案管理工作定位不准
长期以来，档案资料工作给人的印象都是“钢笔抄抄、浆糊刷刷、绳子扎扎”，只要档案资料不丢不坏、不发生重大事故，似乎任何人都可以从事这项工作。档案资料部门长期处于一个“说起来重要、干起来不要”的尴尬局面。这种传统认识导致了地质档案管理工作缺乏合理的定位，造成了各级档案室、资料室人才配备不合理的现象，人员素质整体不高。这种素质不高主要表现为工作责任心不强、对地质档案信息化管理缺乏兴趣、计算机操作技能掌握不足、安于现状、懒于学习、对地质档案信息资源开发工作的能力不足等等。
2.3对地质资料工作管理力度不够
地勘单位的领导阶层主要考虑其单位的发展和经济效益，而对地质档案、资料管理这类不产生直接经济效益的基础工作重视不够。这种不重视具体表现在配备人员的数量与质量、工作经费和资料人员的待遇等方面。
2.4地质资料汇交工作难度大
《全国地质资料汇交管理办法》修订工作滞后，新时期地质资料的管理工作因法规不适应、不配套而产生了许多问题，导致不少汇交单位担心成果资料外借后，其自身的合法权益受到损害，因而推迟或不汇交资料。
3.加快地质档案数字化建设的对策
3.1加强管理人员的素质培训
除派送管理人员进行新方法、新理念的科学培训外，鼓励档案管理人员自学成才，形成良好的学习氛围，形成一种推崇创新、追求创新，以创新为荣的氛围，造就一批敬业、勤业、精业的档案管理人才。
3.2做好地质档案资料汇交工作
档案人员应对评审合格的汇交成果地质资料目录，在数字化档案中汇交。每个季度对成果地质资料汇交情况进行清查核对，使应交的成果地质资料全部汇交齐全，合格为止。年终将成果地质资料汇交情况进行汇总统计，并且每年及时完成对口各单位成果资料汇交任务。因为地质档案与原油生产联系紧密、单井档案形成过程长等特点，加之油田各地质单位分散，相距路途较远，形成单位多，使用频率高，所以，很有必要建立地质档案资料汇交中心，行政上是档案室的一个业务组，受油田地质处领导。中心主要任务有三条：第一，执行地质档案资料分发汇交规定。每年由地质处组织对各单位需要归档材料和有关资料的份数，进行平衡确定，制出分发份数表，交中心执行。各有关单位按分发份数，将自己单位形成的材料按汇交时间期限进到中心，由中心负责组织各单位交换。第二，承担向中石油、省地质资料局及兄弟油田、本单位领导、研究室等上报、转送符合要求的地质档案资料。第三，对地质档案资料的分发、汇交、报送等情况，及时进行统计、总结和情况反映，以便改进工作，解决存在的问题。
3.3建立本地检索数据库
建立原本地质档案目录检索数据库，进行地质档案资料信息检索服务。地勘单位可根据国土资源部《地质资料档案著录细则》，参照成果地质资料目录数据库著录要求，结合原本地质档案的具体构成，尽快对原本地质档案进行著录，以建立相应的目录数据库，开发适合本单位原本地质档案目录检索系统，实现原本地质档案的计算机管理。地勘单位地质资料管理人员，可以利用该检索系统，根据使用者的要求，只要输入任意一项关键词，如资料名称、类别、矿种、勘查程度、编著者或几项关键词的组合等，均可从数据库中，检索出有关的地质档案信息，方便快捷地为利用者提供服务。
计算机技术在新一轮国土资源大调查的地质勘查开发中的广泛应用，大量的数字化信息资料也应运面生。根据国土资源部关于开展“数字国土工程”建设的要求，地质勘查单位应加强对这些数据库资料的收集、整理、归档和管理，尽快建立完善的基础地学资料数据库。同时可根据《地质资料电子文档汇交格式》等标准要求，对新的地质勘查项目形成的原始地质资料，除收集保管纸介质资料外，还应收集与之相对应的电子文档，实现新地质项目原本地质档案的双套制管理，为计算机检索奠定基础。
3. 4档案保密管理
地质档案资料通过网络技术传输，可以实现网上查阅，起到快速，便利的作用，同时也存在地质资料泄密的安全隐患。如何做到地质资料的安全高效服务，是地质勘查单位档案信息化建设的一个核心问题。对此，可实行密级管理，根据地质资料的密级程度，分类分级分层次进行设密管理，建立查阅人员的访问权限，对需要复印下载的地质资料履行申报手续，达到规定要求，档案管理人员才能解密放行。
总结
随着科学技术的飞速发展，地质档案资料管理手段也必须更加现代化，必须不断更新设备，不断用新知识、新理论武装地质档案资料工作人员的头脑，以求用先进的技术、科学的方法管理、利用地质档案资料。
参考文献
[1]刘义英.地质资料管理与利用应关注的几个问题[J].内蒙古科技与经济，2005
