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档案管理分类方案范文1
一、加强对档案管理整改
档案是开展业务活动的原始记录，目前，在一些企、事业单位普遍存在管理不规范的问题，如案卷缺少卷内目录、案卷标题及档号不规范、组卷混乱，而且档案利用利低、资源整合能力弱。针对这些薄弱环节，我们首先做到加强工作力度，认真梳理管理存在的问题，认真编研材料编撰，、突出全宗卷完善、计算机输入三个重点，花大力气进行认真整改。编研材料无论在数量上还是内容上都得到了不断充实；其次，制定达标方案，落实责任人，我们要在对照检查的基础上，对需要改进和完善之处，逐条以书面形式列表分解，落实责任人员，并确定了完成期限；第三要重视建章立制，促进长效管理。我们要建立一系列档案管理制度，涉及归档范围、立卷要求、分类标准，移交手续、借阅、记录、统计等各个方面，形成了一整套比较完整的档案管理制度，同时，档案员加强对达标方案落实情况的检查，督促有关科室及时完成达标方案布置的工作。
二、加快数据准备推进档案现代化管理进程
首先，要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的重要目的是为社会所有，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。档案作为一个企业、一个部门特有的信息资源，具有独特的应用价值。同时，综合性档案馆在推行计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度，是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机的进程和提高社会利用率。其次，对于那些建馆时间比较藏案卷多，不仅著录工作量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现在花的进展速度。第三，分门别类，充分利用档案原有基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案。如“房档” “案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大提高著录速度。
三、高标准强化档案管理工作
首先，档案管理是我国各项事业管理工作的重要组成部分，是做好各项管理工作的基础和关键。同时，随着信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些可待解决的问题。因此，我们要对档案管理工作给予高度重视，必须强化档案管理标准化。其次，随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程，文件档案的计算机管理克服了以往工作环节，工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件档案管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。第三，当今世界已经进入信息时代，办公自动化已经成为不可争议的现实。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现档案计算机辅助管理势在必行。另外，各种新型载体档案的储备技术已经应用到档案管理领域，数字化档案馆也已开始启动。为了适应时展需要，使我国档案管理工作与各项工作有效衔接，我们确立了档案管理工作的网络化、数字化目标，并制定了详细的工作方案，为最终实现档案自动查询和档案资源共享做好充分的准备。
档案管理分类方案范文2
一、指导思想
以“三个代表”重要思想为指导，树立和落实科学发展观，增强档案工作意识，强化档案监督指导职能，实现依法治档，推动全镇档案工作健康有序开展，为我镇经济、社会各项事业全面发展提供档案信息保障。
二、工作目标
认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、国家档案局第8号令和《省乡镇档案工作管理办法》等有关精神，努力整合全镇档案资源，在镇机关建立“归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效”的档案资源管理利用新模式，实现档案资源集约化、档案移交正常化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化的目标，开发和实现档案资源的最大效益。
三、组织机构
领导小组下设办公室：
四、工作目标和要求
（一）第一阶段（5月）：加强领导，精心组织。
1、建立创建工作领导小组，及时调整综合档案室成员名单和档案管理网络名单，各办确定一名兼职档案员。
2、召开动员会议。就创建工作统一思想，形成共识。布置档案目标管理任务，明确各办的职责，保证按时保质完成归档工作。
3、业务培训。邀请市档案局业务人员对各办兼职档案员进行一次业务培训，了解档案管理业务知识，为收集和整理档案打下基础。
4、加强宣传。开展一次镇机关工作人员档案知识竞赛，并利用机关会、中层会议等各种形式宣传档案工作。
5、完善档案管理制度。在和各办充分协商的基础上，修订坞根镇档案管理办法和分类方案，并制定各类档案归档范围、不归档范围、档案保管期限表等，并以文件形式下发至各办。
6、按档案管理办法和归档范围做好各类需归档材料的收集和移交工作。由各兼职档案员收集本办需归档材料，在5月底之前统一移交到镇综合档案室。
7、确定我镇编研工作的方向，明确编研材料基础数字汇编、专题介绍、坞根年鉴、重要文件汇编等的主要内容和具体负责人员，着手收集各类所需材料。
8、根据标准，对照本镇实际，列出需要配备的硬件和基础工作用具清单，报主要领导审批（例如：电脑、数码照相软件、除湿机、防盗门、玻璃移门、卷盒卷皮、防虫剂等）。
（二）第二阶段（6—8月）：整理归档，抓好落实。
1、根据全宗卷管理规范要求，把所有需要归档的材料按分类方案分别进行整理，不需要归档的材料列一个销毁清单，请鉴定小组统一鉴定后进行销毁，由市档案局同志提供具体指导。如果各办需要分室独立保管的档案，也要根据镇分类方案，按照档案整理标准整理好，并上交一份档案目录到综合档案室。
2、完成档案目录的电脑输入并装订成册，完善近三年来我镇发文文件的电子文档。
3、完成编研材料的定稿清样工作，请有关领导审阅，并提出修改意见并装订成册。
4、对各村居、专业合作社的档案进行集中整理和指导。
5、各类整理好的档案按要求进库房进行排架存放。
6、做好所需有关硬件设施的到位工作。
（三）第三阶段（9月）：查漏补缺，准备验收。
1、对照达标细则，对已完成的工作进行认真检查，对不足之处进行再完善。
2、邀请市档案局领导来我镇初验。
档案管理分类方案范文3
1.文书档案管理工作的概况
1.1我国文书档案管理工作的背景
文书档案管理工作在一个国家的发展过程中，是必不可少的一项工作内容，我国的文书档案管理工作在国家的任何发展阶段都不断地进行着，将我国的每一次改革、每一次发展都记录了下来。传统的文书管理工作就是建立一个相关的部门，文书管理工作者根据事件的发生用文字真实的记录下来，将以时间为分类标准的档案进行封存。过去我国对文书管理工作不够重视，导致有一些文书档案在保存过程中遭到意外的破坏，丢失了一些重要的历史档案。基于对我国文书档案的保护，相关的文书档案管理部门加强了管理工作，但在档案的搜集和分类管理上还存在着有待解决的问题。
1.2我国文书档案管理工作的现状
现阶段我国文书档案管理工作在技术和效率上得到了明显的提高，解决了以往工作中存在的许多难题。近几年国家经济飞速发展，文书档案管理工作的进一步发展也离不开经济的支持。国家加大了对文书档案存放安全的要求，现阶段我国正在加强文书档案存放处的建设。在选择文书档案存放场所时要根据一定的要求，要保证存放场所没有环境上的安全隐患，降低了文书档案遭意外破坏的概率。目前文书档案管理部门还加强了对工作人员的管理，加强了文书档案管理人员对工作责任的认识，保证了文书档案管理工作的有效进行。
1.3做好文书档案管理工作的必要性
文书管理工作是记录国家已经发生重要事件的工作，它所记录的内容是在日后对国家发展研究的重要依据，所以国家的文书管理工作的正常进行对国家的进一步发展意义重大。文书档案管理工作不仅是对现阶段国家所发生的事件进行记录，更重要的还是将过去的文书档案进行整理与分析，记录过去档案中所欠缺的部分，努力从各种档案中找出缺少的部分，完善我国的文书档案内容。完善我国文书档案的内容其实就是完善我国的历史记录，在对国家的历史记录分析中我们可以根据以往的案例发现不足，并且在下一阶段的国家发展过程中要寻找新的方式，避免犯相同或类似的错误。这样才能在过去的发展中有所收获有所进步，让我国在发展的道路上更加畅通。
2.现阶段我国文书档案管理工作优化方案
2.1优化文书档案管理制度
传统的文书档案管理制度存在着一定问题，在下一发展阶段都有待提高。文书档案的管理仅仅利用以时间为分界线来进行大量档案的管理存放，这种方式虽然简单易行，但由于所需整理存放的文书档案数量过多，这样进行分类太过于笼统化，使日后的查找存在着十分大的困难。所以在日后的文书档案管理要进行细致分类，先以时间为大的分界线将档案大致的分出，再根据事件的类型进一步分类，最终使所有的文书档案有序的得到存放。在以往的文史档案管理人员管理制度中只是规定所有人员的工作内容与注意事项，没有对所有的工作项目进行人员数量的分配，导致有些工作项目中所用的工作人员过多，造成人才资源的浪费。在对文书管理人员进行管理优化时，就要合理的裁减与增添各项工作的负责人员，使每一项工作都能高效地进行，每名文书档案管理工作者都各司其职。
2.2培养管理人员的学习能力
在新时代的引领下，对所有工作者的学习能力都有很高的要求，所以文书档案管理人员的学习能力也要进行合理的培养。过去对文书档案管理人员的要求，只是能够将所需要进行分类的文书档案进行系统的分类就可以，所有的工作人员能够做好自己本职工作就算是合格。但现今社会中想要更好的发展，就要进行不断的学习，只有学习才能使人提高工作能力和对事物的分析能力。因此现在的文书档案管理工作者，在工作过程中要对新事物不断的学习，所有的文书档案管理工作者要对文书档案有相当的了解，这种深层次的了解将有助于工作的顺利进行。对现代化技术手段的学习也应十分重视，所有的工作者都需要学习现代化的技术，这些技术将在日后的工作过程中得到应用。
2.3利用现代化技术进行文案管理工作
所谓的现代化技术最多的指对网络的应用，网络是近些年来发展十分迅速的一种新型的技术，它的应用使我们在生活和工作中都得到了很大方便。将网络应用于文书档案管理工作中，将使文书档案的整理与分析更加精准化，减少了对人力的利用。网络平台是一个共享的平台，一些缺少的文书档案信息将在网络的帮助下可能被找到，使我国文书档案工作更加顺利的进行。
档案管理分类方案范文4
关键词 集体林权制度改革；档案管理；措施
中图分类号 G271；F326.2 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2012）19-0146-01
集体林权制度改革（简称林改）是提高林业生产、实现林业可持续发展、促进人与自然和谐相处、促使我国农村改革的一项重大举措[1-2]。其作为林业生产上的一次重大调整，是在土地使用制度上继农村土地承包经营后的又一次重大的改革，可实现农村改革的深化。该制度不仅涉及的面广，而且涉及的内容多，关系到农村家家户户的切身利益，对社会主义新农村的建设意义重大[3-4]。
1 政府高度重视林改档案工作
罗甸县林改工作自2008年启动以来，涉及全县26个乡镇271个村民小组，历时3年以上，主体改革工作已全面完成。为切实推进集体林权制度改革档案管理工作，保障林业所有改革资料有底可查、有据可依，罗甸县委、县政府对林改档案的管理工作高度重视，充分地对集体林权制度改革中的档案资料的重要性进行了认识，本着对林改档案工作负责、对后人负责的态度，把建立高质量、高标准的林改档案写入了林改实施方案，并行文下发了《关于集体林权制度改革档案整理方案》的文件通知，同时为了有效地促进林改资料建档责任的落实，成立了林改整理归档领导小组和执行小组，为下一步林改资料归档的收集及装订立卷工作奠定了良好的基础。为进一步明确落实林改归档资料，县林业局保证了开展林权改革过程中归档所需要配备的资金、设备耗材、办公用品等物资，并从各乡镇抽调责任心强的人员对其进行档案管理的培训，责成该部分人员专门负责档案的整理、核对、数据录入、归档、装订等专项工作，为做好林改档案管理工作提供了坚强的组织保障。
2 组织业务培训，提高操作技能
林改档案是一项新的课题，专业性强、内容多而繁杂、涉及面广、技术要求高、属于林业部门专业档案。为切实抓好建档立档工作，确保林改档案工作执行不走样、整理档案依法规、操作无偏差，县林业局和档案局分别对所有参加林改工作人员进行了林业技术和档案知识业务的培训，从林改资料开始启动的建档到归档装订同步进行了4次培训工作，提高林改档案的收集、整理、归档装订质量，同时也提高工作人员对林改档案工作重要性的认识和实际操作技能。
3 制定整理方案，明确归档内容
林改档案是指在林改过程中林改资料的调查摸底、召开村民会议表决、外业上山勘界、张榜公示、责任山合同签订直至颁发《林权证》等步骤所形成的各类具有保存价值的各种形式和载体的原始记录及文字表册，包括图表、文件报告、数据、声像、通知、凭证回执等。结合罗甸县的集体林权制度改革工作的实际情况，制定了《罗甸县集体林权制度改革档案整理方案》并分发至各乡（镇）及各林改技术人员。明确林改档案的整理范围、方式方法和保管期限，并分门别类的分为综合类、林权类、纠纷类、音像类等4类，统一实行长期保管，保证了林改档案管理的连续性、可查性、严密性。
4 统一归档步骤，规范档案管理
林改档案资料涉及千家万户，保管期限长，林业生产利用价值高，后继配套依附工作强。结合罗甸县的集体林权制度改革的实际，为切实加强林改档案收集管理，县林业局、档案局规范了林改建档步骤，检查验收办法等有效措施，具体从落实林改工作中的每个环节进行认真全面收集整理，即宣传发动、调查登记、召开村民会议、方案表决、外业勘界、张榜公示、数据录入和颁证、台账统计等工作步骤所形成的各种文件材料、照片和开展的活动记录，确保档案的连续性、可查性、严密性。规定了归档资料的要求为：具有法律效用的标识如签字盖章、日期等应完整齐备，另外字迹必须清晰、工整、图样清晰、数据准确；使用的材料等应与档案保护的要求相符合，档案中的照片和图片等应配有相应的文字说明；若材料选择为非纸质的，应配相应的目录和说明，以保证档案载体的有效性；制作重要的电子档案如光盘、磁盘、U盘等不可擦写的存储介质，制作纸质档案加以说明保管。在资料收集归档的实际操作过程中，为确保所整理的资料不走回头路，县林改办随时进行跟踪督查，对发现的问题及时进行修订，具体查验各乡（镇）收集的材料进行逐项检查，四级分类是否齐全，填写内容是否翔实，选举的领导
小组和村、组表决方案是否逻辑对应，资源数据是否准确，页码、编号是否规范，各类合同是否符合规定要求，插花山、纠纷山资料是否手续完善到位，人口现状调查表等。通过严格的自查纠错，不仅对林改档案的管理工作进行了规范，还有效地确保了林改归档工作的保质保量地有序进行，提高了林改资料归档的质量。
对审查无误的林改档案，及时移交县档案馆，县档案馆紧接建立健全林改档案管理规章制度，杜绝以各种形式泄露林改档案材料中有关的保密内容，严禁私自将林改档案资料带出档案室，林改档案的查找借阅，必须严格履行档案借阅保管制度，做好批阅手续，严防林改档案流失，全方位做好档案的管理工作。
5 结语
总之，集体林权制度改革中的档案管理工作应该作为一项关系民生行动的重要内容，应切实地为农村农户做好利民服务，为社会提供档案查阅便利。对需办理相关林事活动的，依据林权档案资料，按工作程序步骤进行有关林权登记管理、森林资源评估、林木交易、林地租赁、征占用林地补偿等工作，从而高效便捷地为林农提供服务，以深入地推进集体林权配套改革工作的进一步开展。
6 参考文献
[1] 黄晓辉.论互助县林业系统档案管理的可持续发展[J].现代农业科技，2009（22）：205-206.
[2] 程正英.林业档案管理有亟待加强[J].新疆林业，2005（3）：22.
档案管理分类方案范文5
1 当前高校公文档案管理存在的问题
1.1 公文处理程序不规范，给档案收集管理工作造成困难。由于公文信息网络的应用，实现了局域网资源共享，各业务部门下发的文件均可自行办理，导致文书部门对各部门发文失控。主要表现在：一是工作人员不能主动将文件正文交给文管人员的概率提高，使档案不能及时登记、收集，导致文件编号重复或断档，立卷时原始资料不完整。二是各部门自行输入的文件档案缺乏统一标准，公文形成过程中的处理手续不健全，档案资料缺乏原始真实性。三是文件格式不统一，文号使用随意性大，留作存档的文件无印章，将来利用时无法起到凭证作用，真实性受到质疑。四是要求统一管理归档的难度较大，面临许多技术难题。
1.2 现有机关公文档案内容繁琐、分类不科学。如各级党委和政府的文件、信息，上级业务部门的有关报表、资料，同级部门之间的函件、通报，下级业务部门往来的各种请示、汇报，等等。依传统的立卷整理方法、需求分类方案进行一级级分类、编页号、抄内目、拟案卷题目、确定保管期限、编制检索工具，等等，一环扣一环，程序繁琐，手法欠缺，效果不佳，档案专职人员经常要加班加点，有时还要抽调人员帮忙，案卷质量却难以保证。现有的立卷方式要根据本机关的职能与内设机构等编制分类方案，而分类方法又有多种选择，即使是同一机关，不同的档案工作人员制订的分类方案也会有差异，不同专业的人员操作结果大相径庭。如分类组卷过程中即使完全按照分类方案组卷，也会遇到一些文件难以确定其属类。
1.3 现有的机关公文归档管理不够规范。主要是：档号不规范，没有目录号。一卷多册现象较多；案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容，永远无法检索而难以利用；许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷；案卷厚薄不一。总之，机关综合性档案馆（室）建馆（室）时间越长、馆（室）藏量越大的存在的类似问题就越严重。
1.4 公文档案管理人员的素质不能满足要求，影响档案资源利用率的提高。在当今网络环境下公文档案的管理，需要档案管理人员既具备文秘、档案管理的知识和经验，又要具备计算机应用的能力和实践技能，两者皆备的人很少。年龄偏高一些的工作人员，对计算机无所适从；年轻的工作人员专业档案管理经验和规范化工作能力相对不足，档案管理队伍在网络环境下的建设需要一个磨合期。
2 加强机关公文档案管理的有效措施
2.1 树立“文档一体化”意识，强化“全过程管理”工作。“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体全程序真正交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。同时，更要强化“全过程管理”工作。首先，要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是“全过程管理”的前提。其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档工作均作了明确规定，这是“全过程管理”的根本法规，全体档案工作人员和文秘人员应认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。最后，还要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件，要依靠先进的装备和技术，配置性能优良的设备和工具，注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决制止。
2.2 保证质量，科学分类。一要剔除重份或无查考价值的文件，避免实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。二要重新组合案卷，实现案卷规范化。尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。同时还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。三要结合档案馆（室）实际，规范著录工作。档案著录实质是压缩、贮存信息，是供检索途径，以便开展档案的利用。由于各个档案馆（室）的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，各个档案馆（室）应该以《档案著录规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求，制定出适合本馆（室）著录工作的著录细则。四要统一分类号，便于查找，保证检索查全率。五要规范题名，保证检索查准率。在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，影响检索的准确率。
档案分类是根据档案内容、形式的相同性和差异性，按照一定的分类标准区分档案的过程，根据具体分类对象不同，档案分类又可分为档案种类划分、档案实体分类和档案信息分类。可以通过简化分类方法等达到简化整个归档程序、分类便于检索，便于操作，如按年度——组织机构分类。把全宗内容档案先按年度分开，每个年度下再按组织机构分类。
2.3 规范网络环境下档案管理工作的数字化建设。档案数字化是新时期信息技术在档案管理中的具体应用，档案数字化的发展将推动档案资源信息化建设的进程，为实现档案信息资源的社会共享打下坚实的基础。档案数字化的关键是多媒体技术的开发与应用。多媒体技术在档案管理中的应用很广泛，如档案数字化、档案信息存储、档案信息检索、档案信息利用、档案信息编辑等，其中，档案数字化是最基本的应用方式之一。随着机关公文数字化设备的普及和办公自动化的推广应用，越来越多的档案一产生就是数字形式的，即数字档案（电子档案）。但是许多传统档案还需要通过数字化形式的转换，形成数字化的档案。目前，机关档案数字化的方式主要有以下两种：一种是数据录入。档案数据录入就是将档案著录、标引形成的、反映档案特征的档案信息，如，文件编号、题目、责任者、分类号、档号、时间等输入计算机，形成档案目录数据库。建立档案目录数据库是档案计算机管理的基础，数据录入是最常见的数字化方法，是建立档案目录数据库最主要的技术方式。一种是档案扫描。档案扫描就是采用光学扫描、数字相机等对现有的纸质档案进行计算机处理，将原有档案模拟信息转换成数字信息。纸质档案是当前机关档案保存的主要形式，档案扫描是最常见的、能够快速将大量纸质档案数字化的技术，也是目前国内档案内容数据库建设的主要手段。
档案管理分类方案范文6
关键词：电子档案；存贮；索引；快捷查找；信息系统；档案管理
中图分类号： TP311 文献标志码： A 文章编号：1009-3044（2017）05-0201-03
Abstract： Now， is becoming an information based society the era of big data， is the age of sharing resources. The same is true of the archives management modernization， the traditional file box label installed paper documents one by one year after the classification of tank storage way already moss-grown， instead it is through the computer software to establish the corresponding file index catalog， hard disk storage backup paper files by using electronic scanning and set the associated with the index directory， and to touch with multimedia storage and query system to points in classification indexing more intuitive for the application of electronic file， this way properly to ensure the integrity of the document， save paper， convenient search， improved the efficiency of the radio archivist， the use of this approach is now gradually be radio modern archives management application.
Key words： Electronic File； Storage； Index； Quickly Find； Information Publishing System； File Management
1 前言
P者所在单位属两地办公，以往台办公室档案管理员对单位各部门的档案主要以传统的用档案盒贴标签后装纸质文档逐一分年分类分柜两地存贮，早些年的不常用的档案放在异地，近年的常用的档案放在本地，但偶尔又要查找早些年的档案，这样单位的档案管理员又要坐车到外地的档案室查阅，浪费大量时间和精力，办事效率也得不到提高，这种落后的不直观的档案查阅方式带来的是档案信息查阅不及时，浪费大量纸张、时间和人力，有时档案纸张遗失，损坏，也导致档案信息的不完整性，这种档案管理方式的弊端迫切要求笔者所在单位必须改革电台档案资料存贮并索引的方式，而用计算机从内网控制多媒体触摸查询系统来分年分类存贮并索引查找电子档案的应用正好能满足笔者所在单位的需求。
2 多媒体触摸查询系统简介
2.1 触摸屏查询系统应用
触摸屏查询系统是集先进的触摸屏、工控、计算机等技术于一体，可实现公众信息查询，配以指纹仪、扫描仪、读卡器、微型打印机等外设，可实现指纹考勤、 刷卡、打印等特定需求。触摸屏查询系统通过先进的多媒体制作工具，将文字，图像，动画、高清晰视频，音频，电子文件，Internet 信息等多媒体资料多种信息进行整合应用，用国际最先进的触摸技术，集成手写功能及计算机网络技术，以多媒体触摸屏方式交互查询，使用方便、快捷，形象生动。让用户能够在短时间内查到自己所需的资料，它触摸精确度高，反应灵敏，结合液晶显示器优异的超大显功能，生动地一体地展现给公众，带给观众最大的视觉冲击和前所未有的触摸感觉。
2.2 触摸屏特点
触摸屏查询系统采用全新进口工业级液晶屏，全五金+型材外框设计，工业级烤漆工艺；超宽视角，高对比度、高亮度、高分辨率，画面色彩的层次感强，体现图像细节；16.7M 色彩，色彩显示准确、丰富、逼真，响应时间短，画面无拖影；节能环保能耗低、发热量低，适合于长时间连续工作；采用灵敏度高，速度快，精度高以及超高透光率的红外触摸屏；触摸屏防尘，防静电，防眩光，防干扰及耐磨设计，支持多点触摸；结构设计适合壁挂式、桌面支架方式安装。
2.3 触摸屏查询系统基本参数
3 电台档案索引并存贮系统设计方案
3.1 笔者所在单位早期档案索引并存贮的方案
笔者所在单位早期采用Word2003软件分年分类建立档案索引目录；再用扫描仪扫描文档保存为.jpg 或.pdf格式的图片；将扫描的图片插入新建的Word2003文档中，另存为相应档案的抬头名称以方便索引查找；最后在档案索引目录上建立超链接指向，指向对应的插入扫描图片的Word2003文档中。一般电台档案管理员都会用移动硬盘定期备份两份所有档案的文件以备灾难性恢复。当电台档案管理员要查找某年某类的档案时，首先通过Word2003软件打开相应年份的档案索引目录，找到相应分类，打开Word2003软件查录功能搜索关键字就能找到相关的档案索引目录，用鼠标点选自己要找的那条档案目录，就能超链接到指向的插入扫描图片的Word2003文档，这样就能了解该档案的内容同时也可进行在线打印。但这种方法不够直观。
3.2 笔者所在单位现在采用的档案存贮并索引的方案
近年来触摸屏查询系统被各行各业广泛应用，其功能也十分强大，笔者结合本单位两地办公的特点，设计了方便两地快捷、直观查阅的档案存贮并索引的方案。如下图1：
在本地档案室，档案管理员首先在本地档案服务器1上安装飞扬综合档案管理软件。接着进行第一步，将纸质档案清理分年分类再分为相应年份的永久或30年或10年保存期限档案，30份装一盒。然后档案管理员用飞扬综合档案管理系统进行如下操作：第二步，在档案管理中建好每年的文书、科技、会计、特载档案等收发文库；第三步，先进行文件登记，建好每年的收文库、发文库，再从台办公室拷贝出每年的收发文目录导入到文件登中。第四步对每年收发文进行立卷归档，打开已导入的相应年份的档案目录，按档案保存规定划分为相应年份的永久或30年或10年保存期限档案。第五步，根据立卷归档的划分，将每年的目录导入第二步中建好的文书、科技、会计、特载档案等收发文库。最后是进行档案的挂接，打开装档案盒，用扫描仪扫描出档案的图片，然后在飞扬综合档案管理系统中的所有业务下，档案管理中的扫描路径设置中操作档案挂接。这些准备完成后，如图1连接好设备，并按图1设置各设备IP地址在同一网段。进行如下操作：
在本地档案室，档案管理员通过本地档案服务器1经交换机1远程访问控制触摸屏查询系统1，在触摸屏查询系统1上安装多媒体触摸查询系统服务器软件，这样档案管理员就可以通过多媒体触摸查询系统建立角色、用户及授权，然后进行触摸互动节目制作，分年分类建立好档案的索引目录和显示版块，然后再上传相应档案扫描的图片，设置好触摸显示的关联。这样档案管理员不仅可以远程访问触摸屏查询系统1上的内容，其授权的用户也可以直接在触摸屏查询系统1这个显示终端上使用用户名登陆并直观的查询想查阅的档案了。
同样，在本地档案室，档案管理员通过本地档案服务器1经交换机1，经电信专网（内网），经异地档案室的交换机2，远程访问控制触摸屏查询系统2，进行如上同样的操作，使得经档案管理员不仅可以远程访问触摸屏查询系统2上的内容，其授权的用户也可以直接在触摸屏查询系统2这个显示终端上使用用户名登陆并直观的查询想查阅的档案。
为了数据安全，档案管理员在异地档案室还安装了一台备用的异地档案服务器2，其上数据与本地档案室服务器1上一样，都可通过专网相互访问控制同网段的设备。
4 结束语
笔者通过设计，让档案管理员可以通过本地档案服务器1或异地档案服务器2，经内网访问控制同网段的触屏摸查询系统1或2这两个显示终端，并在其上进行对相应的档案索引目录和档案原件扫描图片间的触摸互动节目制作，既分年分类存贮档案图片又可以直观地索引查找想查阅的档案，这一方式妥善保证了文档的完整性，节约了纸张，方便快捷查找，提高了电台档案管理员的办事效率。
参考文献：
[1] 邵新春. 档案存放地点索引[N]. 北京档案， 2002（1）.
[2] 傅白云， 王芹. 浅谈海南地方文献资料索引的现状[J]. 农业图书情报学刊， 2011（7）.
[3] 黄宝春. 高校二级学院档案管理规范化的几点思考[J]. 云南档案， 2008（7）.
