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职工档案管理范文1
1.1企业职工档案处理监管缺失，处置随意性较强
对于大多数以营利目的为主的企业来讲，档案与档案工作虽然能够在企业日常行政管理与经营活动中发挥着较大的参考凭证作用，但它却始终被划归到相对低调的工作岗位类别。与企业类别档案，如科技档案、产品档案或营销档案等相比，职工档案往往呈现出数量大、内容繁杂、涉及利用群体范围广等特点。从档案重要程度和影响主体范围上来看，职工档案本应当成为企业档案管理的重点资源，也是企业在转制或破产过程最应被关注的档案资源，因为职工档案记录的不仅仅是企业职工工作方面的信息，还与企业职工相关待遇认定与办理其他保险业务息息相关。但是根据笔者通过实地走访和网络调研的结果来看，很少有企业在转制或破产过程中会对企业档案给予关注，即使是关乎企业员工利益的干部人事档案和职工档案也很少被纳入到企业破产清算日程中，因此大量职工档案由于缺乏有效的监管，被企业员工或社会人员随意处置。据笔者调查，大部分企业所制定的档案管理制度不够完整，管理规范性与科学性相对较差，不同类别、不同载体和不同保管期限的档案混杂管理，特别是干部人事档案和职工档案设档随意，材料归档、归类、归卷不规范、不及时，部分档案材料常年堆积，难以正常归卷，进而导致大部分企业职工档案材料残缺不全、内容混乱，由此很难在企业改制或破产之前被重视。与此同时，在企业破产清算或改制过程中，职工档案往往无专人监管、后续接收单位无法落实，以至于职工档案大多被认为是无价值材料，随意由他人处置，造成档案的损毁与丢失。
1.2企业职工对自身档案保存状态的漠视
笔者在对部分企业职工进行职工档案管理相关问题的调查中，有超过70%的一线职工不清楚自己档案究竟包括哪些内容，不清楚职工档案保管的相关制度与规范；有超过90%的一线工人认为职工档案只有到自己退休时才会发挥作用，平常并不在乎它的保管状态如何。由此，笔者认为当前我国大部分企业职工对自身档案保管状态的漠视致使其在企业转制或破产时忽略其个人档案的处理，致使个人档案出现丢失或损毁的状况却毫无察觉。据相关媒体统计，自2005年以来发生的针对职工档案丢失与损毁而造成企业职工利益受损的案件，几乎100%的企业职工对企业改制或破产后个人档案的去向毫无意识，而直到自己退休或办理相关保险时才开始关注自己职工档案的去向问题，而那些早已破产十多年的企业根本无法准确给出职工档案的去向，企业职工的利益难以保障。与此同时，大部分下岗分流的职工平时缺少对自身权益受损而维权的意识与能力，多数职工选择默认、上访或打闹等非理方式解决问题。由此引发了不少下岗职工与企业之间的矛盾冲突事件。笔者认为对自身个人档案保管状态的漠视、缺少对个人档案的保护意识、对丢失档案而权益受损维权途径的陌生等原因造成了大批企业职工不得不面临“老无所养”悲惨境地的现状。
1.3相关部门的监管不力
我国在2006年出台了《中华人民共和国企业破产法》对企业破产过程中的法律问题进行了解释，明确企业破产过程中各行为主体的职责。其中第四章关于“企业财产”的司法解释对债权人的财产范围以及在破产程序过程中的财产处理与分配进行了规定，其中并未明确企业档案处置的相关问题。目前国内尚未针对改制或破产企业档案处置问题出台相关法律法规，但地方档案行政管理部门曾经对该问题出台相关条例，如辽宁省档案局在1997年颁布了《辽宁省破产企业档案管理规定》，其中第五条规定：“破产企业档案清理移交工作应当纳入企业破产工作程序。各级档案行政管理部门作为各级破产清算组成员单位，负责组织、监督、指导破产企业档案的价值鉴定和清理移交工作。破产企业主管档案工作的负责人及档案室（馆）人员负责破产企业档案的清理、移交等具体工作。”但是档案行政主管部门真正介入到破产企业清算程序中对破产企业档案进行接收和指导却较难实现，特别是该规定只针对国有企业，而对私人企业、外资企业却难以发挥约束作用。虽然我国综合档案馆归档范围中明确指出撤销机关档案是综合档案馆馆藏资源的主要补充源，但这个规定只针对政府机构或事业单位，而破产企业的档案是否可以被综合档案馆接收却无法得到相关部门的回应。特别是像企业职工档案这样关乎成千上万破产企业员工日后切身利益的档案，人事部门、劳动部门和档案部门都没有接收的义务与规定。由此导致破产企业即使有上交档案的意愿，却没有机构愿意接收，进而造成档案的随意丢弃。
2破产企业职工档案监管与接收的流程
破产企业职工档案监管与接收流程应纳入到企业破产清算流程之中，并作为企业破产清算的必备程序要予以保留。由此，笔者结合了当前我国企业破产清算流程提出破产企业职工档案监管与接收的基本流程（见图1）。根据《中华人民共和国企业破产法（试行）》（1986年12月02日）、《最高人民法院关于贯彻执行<中华人民共和国企业破产法（试行）>的若干问题的意见》（1991年11月1日）、《中华人民共和国民事诉讼法》和有关法律法规的规定企业破产清算工作主要包括四个环节：企业申请破产并受理、成立企业破产清算组负责企业破产清算、破产企业财产清算、形成并公布企业破产清算报告。
2.1企业破产清算前档案部门的工作职责
根据我国相关法律，企业进入破产程序要向当地法院申请，具体要求为：首先，严重亏损，无力清偿到期债务的企业由其债权人或债务人向企业所在地法院提交破产申请；其次，人民法院依法裁定并宣告企业破产，企业由此正式进入破产程序。企业进入破产程序后，由人民法院自宣告之日起15日内成立清算组。清算组由人民法院与同级人民政府协商指定由企业上级主管部门、财政、计委、审计、税务、物价、劳动人事、工商行政管理局等部门的人员和律师会计师等专业人员组成。此时，当地档案行政管理部门要介入到企业破产清算组，负责清算过程中对破产企业档案的清查、监管及在破产清算期企业人事档案管理；其次根据破产企业档案保管现状，初步提出破产企业职工档案清查的方案。
2.2企业破产清算中档案部门的工作职责
企业破产清算过程中包括两大环节：破产企业财产清算和形成破产企业清算报告。破产企业财产清算包括对破产企业的财产的保管、清理、估价、处理和分配等5项内容，其中由档案部门直接参与的有保管、清理和处理三个环节。首先，破产企业财产保管环节。该环节是要对破产企业财产进行集中收管，冻结企业涉及企业财务、资产的活动。档案部门在此阶段的工作职责是对破产企业档案进行封存，追回散存在机构其他部门的档案材料；冻结企业人力资源调动、转出和离退休程序，对干部人事档案和职工档案进行集中收存。其次，破产企业财产清理环节。该环节是指清算组对破产企业的财产进行权属界定、范围界定、分类界定和登记造册的活动。档案部门在此环节要依据企业档案部门提供的各种档案统计数据，对破产企业档案的数量进行核实与清查，并对档案门类与数量进行分类造册，对在保管环节要求归入档案部门却散失在档案部门外的档案进行追讨；核实干部人事档案与职工档案的内容完整性与真实性，对职工档案中存在的缺失档案现象要求当事人或企业相关人补齐相关材料或提交档案缺失说明。再次，破产企业财产的处理环节。该环节一般指清算组对破产企业财产中非货币财产变现为货币财产的过程。由于企业档案不具备变现的性质，因此对企业档案的处理主要指档案馆根据破产企业档案的类别、质量与数量确定档案的归属方案。一般来说，企业职工档案涉及面广，内容多而杂，且日后利用频繁，所以这类档案要与文书档案、科技档案、财会档案等档案要分别确定归属对象。最后，档案部门要对破产企业档案清算情况进行总结，指明对破产企业档案的清理情况和处理情况，进一步细化破产企业档案的归属流向，着重对与企业自身和企业职工切身利益相关的档案的处理情况进行详细说明，并将企业员工关注的职工档案清理与归属流向情况进行公布。
2.3企业破产清算后档案部门的工作职责
企业破产清算结束后，破产企业档案的接收与保管要按照破产清算报告的内容予以执行。国有企业破产后，其人事档案和职工档案由当地人事或劳动管理部门负责接收，而其他档案由当地综合档案馆负责接收与保管。非公有制企业破产后，除职工档案外，其他类型档案可由当地综合档案馆进行选择性接收，或由所辖地街道办事处负责接收，或者由其上级主管部门或业务主管部门负责接收，而干部人事档案和职工档案因涉及到破产企业员工的利益，笔者建议由当地综合档案馆、人事部门、劳动管理部门协商建立统一破产企业职工档案保管机构，或由劳动管理部门牵头，综合档案馆负责对这部分人事档案和职工档案进行代管。此外，在职工档案交接过程中，破产企业代表和企业职工代表要全程参与，以保证档案交接的准确性与公正性。
3破产企业职工档案管理的保障措施
3.1破产企业职工档案管理与接收监控机制
综合档案馆应承担破产企业职工档案的接收与业务指导工作，特别是要介入破产企业清算流程，着重对破产企业档案，特别是要关注该企业职工档案的流向。由此，综合档案馆应结合其辖区内企业人力资源管理活动和企业职工档案管理现状制定企业职工档案管理的监控制度，定期对辖区内企业职工档案管理情况进行业务指导与监督，并着重留意有破产或改制倾向的企业，为其做好破产前企业档案的封存、清点与确定档案接收单位的工作。具体工作可以从以下几个方面展开：其一，结合《机关干部人事档案管理条例》的相关内容，实施企业职工档案的归档范围与类别的标准化，定期对企业职工档案的数量与案卷质量进行评估；其二，及时介入企业破产清算流程，档案行政主管机构要主动介入到破产企业的清算工作中，并将企业职工档案的提前监管与后期善后纳入到企业破产清算流程；其三，积极主动联系破产企业职工档案接收单位，在未明确企业职工档案接收单位前，综合档案馆要负责对该部分档案进行规范化整理、清点和登记，并与相关行政管理机构，特别是社会劳动保障机构、人事机构和企业管理机构协商，确定企业职工档案的后续管理问题；其四，调研论证、建设企业职工档案联网数据平台，特别要为辖区内非国有制企业职工建立职工档案与档案信息追踪平台，一方面提高对非国有制企业职工档案管理的监控，及时掌握破产企业档案动态，及时介入破产企业档案接收程序；另一方面为企业员工查询其个人档案保存状态提供服务平台。
3.2建立破产企业档案接收中心，集中保管破产企业的职工档案
为进一步规范破产企业职工档案的接收与保管，劳动部门与档案部门可以联合建立破产企业档案职工档案接收中心，主要负责对破产企业职工档案的接收和善后处理，规范企业职工档案的归档材料内容，为企业职工提供必要的人事档案转出、审核和档案信息资源服务。2009年哈尔滨市南岗区成立了首家破产企业档案管理中心，该中心由南岗区档案局和劳动与社会保障局合力筹建，首批接收来自本区十余家破产或转制企业共3万余卷各类档案，接收种类有文书档案、技术档案、经营管理档案、死亡档案、财务档案等，其中职工档案共2453卷，涉及到5000多名企业职工人事档案的接收与日后保管，并为该区其他务工人员提供人事档案代管和业务咨询服务。目前，该中心已为全区共8300余名下岗职工、非公有制企业职工、其他务工人员建立人事档案，并为全区各类企业免费提供职工档案的建档与业务指导工作。该中心的成立为全区劳动力市场的稳定、维护企业职工个人权益、保障企业人力资源管理与档案管理的规范性提供了保障。而上海主要采取四种方式，有序分流管理本市国有破产企业的职工档案。一是按照改制后企业资产和产权关系，将破产企业职工档案移交新的企业或上级控股公司管理；二是由控股（集团）公司或子公司授权，将破产企业职工档案管理权限委托系统资产管理中心承担；三是根据改制企业档案保管容量大的需求，在各系统、各行业按照区域或行业板块，建立破产企业职工档案集约化管理平台；四是与上海市综合档案馆和上海市劳动保障局协商共管破产企业职工档案。
3.3制定并出台相关法规，使破产企业档案接收程序化、规范化与法制化
职工档案管理范文2
1.1为专业技术人员自身提高提供依据
医院专业技术档案管理工作方便了医院专业技术人员的工作。由于专业技术档案记下了工作人员的点点滴滴，从他们刚走进医院的简历，到成长期获得的一些证书、奖项，再到中期的职称评定、科学研究等都是以档案为依据的。另外，通过专业技术档案的整理，可以让员工发现自身的不足，进行专业技能的提升。
1.2为医院晋升人才提供参考
由于专业技术档案包含了专业技术人员的方方面面，所以医院领导晋升人员的时候，也可以依照专业技术档案进行筛选，因为这是最有效、最直接的手段。这既体现了医院领导的公平、公正原则，也为医院选拔了一批真正优秀的人才。
2医院专业技术档案管理存在的问题
2.1对专业技术档案的重视程度有待加强
不论是医院的领导还是员工对专业技术档案的重视程度有待加强。因为专业技术档案记录着员工在医院的一切，它相当于员工工作中的“身份证”，对于员工的职称评定、薪资待遇、职位晋升有着非常重要的作用，同时也是医院的身份象征。但现在不论是领导还是员工都没有意识到。致使个人专业档案资料经常出现问题，不是丢失就是损坏，影响了个人的考评和晋升，造成了人力和精力的浪费。
2.2专业技术档案资料缺乏真实性
目前，由于我国医疗卫生事业的不断发展，很多医院引进了大批人才，这就需要对这些人员进行技术档案管理。但目前在行业中存在一种非常不好的现象，专业技术档案的管理缺乏真实有效性。很多人员的档案没有经过专门部门的审查，仅仅靠的是印象，档案制定过程中存在虚假现象，专业技术档案的制定有时只是一种形式。如果不对这种不良现象加以制止，会严重影响医院档案管理工作的进行。
2.3管理制度不健全
目前医院管理制度不健全，这是影响医院专业技术档案建设的重要因素。这使得医院的资料整理和收集工作得不到保障，也影响了医院档案建设的真实性，甚至造成了技术档案的丢失。
3加强医院专业技术人员管理的措施
3.1加强档案意识宣传，加快人事档案管理信息化建设
首先，除了要加强档案管理制度的建设外，还要做好宣传工作，加强员工的档案管理意识，增强员工对档案管理重要性的认识。其次,在员工做好宣传工作的同时，还要加强员工对档案整理方面的要求和知识，从而建立良好的学习环境，促进医院档案管理工作的有效进行。最后，要建立统一的包括职工、病人、手术、科研等各项信息的数据库系统，并按照数据库的格式分类整理存放，通过数据库进行分析整理，归纳总结，使得研究人员能够减少工作量，加快成果的转化。
3.2完善医院档案管理制度
要想加快医院信息化管理的建设进程，完善医院的人力资源档案管理是必不可少的一项重要工作。而要想做好档案管理工作,完善的档案管理制度则是基础性工作,这就要求各医院要根据经济社会的发展状况以及医院的实际情况,不断修改完善医院的档案管理制度,利用信息化手段建立现代化的管理系统,并制定符合实际发展需要的规章制度,进行人性化、高效率的管理,保障人才资源的合理开发和利用。
3.3规范专业技术人员业务档案资料管理
每个人的业务资料档案都关系着其个人的发展进步,如果业务资料档案出现问题,其个人的发展进步就会受到很大的影响。因此,业务档案的管理是档案管理工作的重中之重。医院应当建立规范的业务档案资料管理制度,按照流程仔细对档案资料进行核对,同时密切与相关部门的联系交流,确保业务档案资料的及时准确、真实可靠。为了不出现以次充好、欺上瞒下的现象,医院还要教育监督档案管理人员严格按照规章制度进行业务档案更新与管理工作,要确保在档案资料整理归档时符合规定。最后，还要规范档案资料的借阅制度,防止出现以借阅的方式私自修改档案资料,也防止业务档案的流失,确保业务资料档案的安全。档案管理人员对专业技术人员的档案进行管理时，首先要树立严谨的工作态度。同时，要和各部门保持密切的联系，这样才能保证资料的及时更新。另外，在材料的复印件上要印上公章，确保材料的真实性。
4小结
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【关键词】人力资源管理 退休 档案管理体系
一、办理退休申报过程中出现的现象
（1）档案模糊致使出生日期难以认定。在山东省相关人员来油田鉴定退休职工档案过程中出现过以下的情况：例如某一退休职工的出生日期不好认定，2010年省相关鉴定人员认定该退休职工的退休日期应该为2011年的某月，但是到了2011年审查退休档案时，该退休人员的退休日期又被认定为2010年的某月，前后认定的出生日期不同，该职工的退休时间也出现了不同，这样对于单位和职工来说都造成了麻烦，与职工的协调工作不好做。
（2）档案资料不全工作时间不好认定。由于档案管理不善，部分职工的人事档案中缺少相应的资料，例如每年办理退休时都会有一些退休职工的工作时间不好认定，多数发生在赤脚医生、下乡知青、民办教师等拟办退休职工身上，这些都是发生在几十年前的事情，原始资料很难找到的，这就造成了部分职工本人到处去寻找材料而未果的情况发生。
从以上两个案例来看，档案管理工作是关系到职工切身利益的大事，记载不清或者档案却是都会给职工、单位造成不必要的麻烦。完善档案管理工作是一份长期而艰巨的任务，现在做得好不好有可能要到几年甚至几十年之后才能体现出它的效果。
二、申报退休遇到问题的原因分析
（1）表象原因。一是由于历史原因导致的职工的档案不全，或者丢失档案。遇到这种问题是比较难解决的，因为职工工作期间，或多或少的都有过工作单位变动情况，有些单位档案意识淡薄，档案材料收集不齐，不能及时补充新材料，职工的档案在岗位跨单位调动时极易导致部分档案材料内容不完整，跟不上个人经历变化，职工个人接触到自己档案的可能性不大，所以即使丢失了档案也不知道，等知道档案丢失时也就到了退休的年龄，而岗位变动是几年甚至是几十年之前的事情，要找回档案几率微乎其微，这就导致了职工的出生日期和工作时间难以断定或者和职工本人的认定不同。二是职工人事档案记载不清。大多数单位没有专职人员分管人事档案工作，档案长期无人整理，没有经过严格鉴定，个别职工的档案有涂改现象，人事档案中工作经历记载前后不一致，部分证明和档案记载又有差异，增加了档案审查鉴定工作的难度。
（2）本质原因。在办理职工退休中出现的各种现象只是一种表象，除了历史原因造就外，追根溯源是档案管理环节严重不规范所导致的结果。过去将创造经济效益作为头等大事来抓，对人事档案却不重视，档案意识薄弱，没有建立良好的档案管理体系，档案管理人员的文化素质和业务水平不高，个人档案意识更是薄弱，“弃档”现象严重等原因导致了人事档案出现各种问题，并且这一现象仍然还没有彻底改变，可见人事档案管理仍然需要关注，建立全局意识的人事档案管理体系是必要的。
三、建立人事档案管理体系
（1）加强档案管理工作重要性的认识。档案是职工退休时的基本依据，对于每一位职工来说都是非常重要的人生资料，如果保存不善就会导致职工的切身利益无法得到保障。因此要提高各单位组织、劳资等人事管理部门对档案管理重要性的认知程度，配备符合规定的软硬件设施，按照档案管理相关规定确保人事档案管理的规范性、提高档案的质量和档案信息的安全性。
（2）建立专职档案管理队伍。当前油田部分单位档案管理不规范，受到缺员的影响没有专门的档案管理人员从事职工人事档案管理工作，大多数职工人事档案管理人员是组织干事、劳资干事兼任，档案管理工作成为了工作的薄弱环节。材料入档不及时，借档、查档程序不规范的现象时常存在。因此各单位配备专职的人事档案管理人员成为保障档案管理的条件之一。
（3）加大档案管理的培训工作。各单位档案管理队伍状况、素质参差不齐，专门学习档案管理专业的人员不多，因此油田应该适当的组织档案管理人员进行适时培训，提高各单位档案管理人员的基本素质，在油田范围内建立一支专业的档案管理队伍，为高质量的档案管理提供基本的人力保障。
（4）建立职工知悉人事档案的相关机制。长期以来，人们认为人事档案属于保密内容，除了负责保管和收集人事档案的管理者能接触到档案外，个人可能一辈子都不知道自己的档案里有什么材料。人事档案作为职工个人经历和德才能绩的客观记录，应当对职工公开、透明，每个职工也都有权利知晓自己档案的内容状况和保管状况，让职工及时知道档案中缺少了那些材料，及时补救，可以避免事后很多不必要的麻烦，同时也提高了档案管理的质量。因此积极探索增加人事档案透明度的方法，建立相关职工知悉人事档案的机制可以有效的提高人事档案的完整性和高质量，避免出现十几年之后才发现档案缺失的现象。同时应该重点考虑确保人事档案的安全性，杜绝人事档案造假等问题，以及维护职工的隐私权，有条件的开放部分相关信息，
（5）建立人事档案监督检查机制。人事档案管理工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，必须要有一个多层面、立体化的监测考评制度，检查机制可以起到督促作用，是高质量人事档案管理的辅助工具，因此周期或者不定期的对各单位档案进行检查、抽查，可以确保人事档案管理的及时性和规范性，提高职工人事档案的质量，狠抓落实。
职工档案管理范文4
学员档案管理系统是一项较繁琐的工作，传统的人工方式管理文件档案存在着许多缺点，如：效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这给查找、更新和维护都带来了不少的困难。作为信息化管理的一部分，使用Access 数据库对学员档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。本文主要阐述了Access 数据库在学员档案管理中的应用。
一、软件介绍
Access是一个数据库管理系统，它之所以被集成到Office中而不是Visual Studio中，是因为它与其它的数据库管理系统（如SQL Server 2000）相比更加简单易学，一个普通的计算机用户即可掌握并使用它。而且最重要的一点是，Access的功能足够强大，足以应付一般的数据管理及处理需要。Access可以实现建立数据库、报表，以及对数据库、报表的修改、查询等功能。
Access随着Windows操作系统和Offices办公自动化应用软件的普及， Access各个版本变得与其他Office成员集成得越来越紧密。
二、数据库整体功能
1．学员信息的插入。可以插入不同单位的学员的姓名、个人联系方法、身份证号码、所在单位、培训记录及相关工种持证情况。
2．学员信息的查询。学员的档案使管理员可以通过多种方式（单位、姓名、身份证号、安全资格证号等等）的查询，就可以直接查看自己需要的学员的相关信息。
3．学员信息的修改。管理人员可以随时对信息变动的学员进行修改，比如工种、所在单位等等。
4.报表打印。利用“报表打印”功能,可以根据需要选择预览或打印学员档案、培训台账等信息。
好处为：① 可以存储所有的学员档案，安全、高效；② 只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；③ 可以迅速查找修改所需要的信息。
三、数据库的设计和建立
Access 是关系数据库开发工具,数据库能汇集各种信息以供查询、存储和检索。Access 的优点在于它能使用数据表示图或自定义窗体收集信息。数据表示图提供了一种类似于Excel的电子表格,可以使数据库一目了然。另外,Access 允许创建自定义报表用于打印或输出数据库中的信息。Access 也提供了数据存储库,可以使用桌面数据库文件把数据库文件置于网络文件服务器,与其他网络用户共享数据库。Access 是一种关系数据库工具,关系数据库是已开发的最通用的数据库之一。
1.创建新数据库
启动Access 2007 ,建立学员学籍档案管理数据库,共包括五大系统模块,分别为:
（1）用户管理,包括添加用户、修改用户、删除用户。
（2）学籍信息管理,包括添加学籍信息、查询学籍信息、修改学籍信息、删除学籍信息。
（3）培训班信息管理,包括添加培训班信息、修改培训班信息。
（4）课程信息管理,包括添加课程信息、修改课程信息。
（5）成绩信息管理,包括添加成绩信息、查询成绩信息、修改成绩信息、删除成绩信息。
2.创建数据库表
在选择设计视图中创建新表,表的作用是存储原始数据。在创建表时需设定字段名称、字段长度、数据类型、索引等。其中可供选择的数据类型包括文本、数值、日期/时间、是/否、对象等。数据表的每一行均唯一标识了一个数据的集合,代表每个学员的基本情况。
3.字段设计
根据实际情况和工作需要,各子数据库设计相应的字段。例如学籍信息表中设置身份证号、姓名、性别、民族、籍贯、出生日期、学历、参加工作时间、政治面貌、工种、培训记录、班主任姓名、成绩、家庭地址、安全资格证号、安全资格证有效时间、所在单位等字段。此外还可根据需求随时插入新字段。
4.数据录入
（1）将在校学员的各项学籍信息整理并输入到数据库中,数据输入内容力求准确。
（2）建立窗体操作,创建个性化的方式进行输入和浏览数据。
（3）统一设置字段中的字体、字号、全角/半角等基本格式,否则在工作中选定内容筛选时易导致输出数据不准确。
（4）适时建立组合框表,如培训记录字段绑定一个组合框,为学员创建培训信息时,就可从预输入好的工种列表中选取,性别、工种、单位等均预先设置,防止输入错误,同时也节省时间。
5.建立普通查询
数据库可建立满足各种不同查询需求命名的查询表。例如要求查询“参加工作时间”为2005年的学员信息。可在查询视图设计新建查询表,用简单查询向导,选择所需字段,然后在设计视图中“参加工作时间”栏内,字段表排序显示条件用“2005”表示,所有的2005参加工作的学员便在其中。
四、数据库系统的优化
1.编译所有代码
单击“模块”标签,从存在的模块中任选一个,单击“设计”按钮,进入模块的设计状态。然后从菜单条中选择“调试”—“编译并保存所有模块”,这样系统会编译并保存数据库中所有的程序。经过编译之后,系统的运行速度会明显提高。
2.经常性地压缩数据库
没有经过压缩的数据库,将会占据很大的磁盘空间。压缩后的数据库会非常明显地减小,甚至只及原来的十分之一,并且仍可直接调用其中的数据。需注意的问题是学员档案管理数据库要有专人管理,经常维护,不断补充更新信息,保持它的完整性、规范性、准确性,为档案的利用部门提供高效率服务。
不过Access也有它的缺点，Access是小型数据库，既然是小型就有他根本的局限性，以下几种情况下数据库基本上会吃不消：1.数据库过大的时候性能会急剧下降！2.同时访问用户过多时，达到100人左右时性能会急剧下降。3.记录数过多，一般记录数达到10万条左右的时候性能就会急剧下降！
但上述情况一般不会在职工教育档案管理中出现，因此可放心使用。
职工档案管理范文5
一、职工业余大学档案管理融入和应用信息技术的意义呈现
职工业余大学档案管理融入和应用信息技术，实质上就是实现档案管理的信息化、电子化，即是将纸质档案资料通过计算机来进行信息技术加工处理，使之成为计算机软件形式的二次文献信息，方便档案管理过程中的归档、提取和储存。
（一）以计算机的信息加工处理功能发挥来提升档案的利用率。知识经济时代最为明显的特征是信息化对人类生活和工作模式的深刻改变，在信息化、网络化时代，以计算机的强大信息加工处理功能来提升资源的利用效率是形势所需，发展所求。以往职工业余大学在档案管理的过程中，不注重开发计算机的功能，仅储存档案的著录或者文件名，这与全社会格局下的电子档案建设是背道而驰的，甚至造成了人力、物力、财力和时间的极大浪费，对此，将信息技术融入档案管理的过程中，无疑是提升档案管理的高效化，助推档案利用效率的有效之举。
（二）以计算机的信息加工处理功能发挥来提高档案的时效性。在以往的档案信息管理的过程中，仅靠手工操作来实现，手工档案信息加工工作模式可以体现为：选题―选材―编辑―出版，这种“慢工出细活”的工作模式，从档案的归集、整理到最终档案信息的实现，耗时较长，甚至造成信息的实效。然在实现档案信息电子化的之后，通过相应计算机软件的操作，可直接对档案信息以机读的形式来实现，并在计算机内部实现对档案信息的整合、归类，有效提升了档案信息加工的时间，从而确保了档案的时效性。
二、职工业余大学档案管理融合与应用信息技术的现实考量
现代社会是一个信息化社会，在此境遇下，社会各项事业都必须围绕信息化技术进行完善和优化，不难看出，包括企事业单位在内的档案管理都显示出了与时俱进的趋势，逐步推进档案管理信息化的进程，基于此，职工业余大学档案管理融合与应用信息技术显得不可或缺。
（一）原有的档案管理制度模式与职工业余大学的发展局面不相呼应。随着职工业余大学的快速发展，招生数量急剧扩大，如何做好学生的学籍档案管理以及教职工的档案管理成为了职工业余大学必须深入考量的现实课题，在现有的人工档案管理办公面积严重不足的情形下，大量的档案无法及时的整理，要查阅一份档案需要很长的时间，同时档案管理的错误也很多，严重制约了职工业余大学的又好又快发展。
（二）档案管理信息化是职工业余大学档案管理的发展所求。电子学籍档案、办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。由于档案生成方式的信息化趋势，内在要求在档案管理的过程中也必须吻合此种变革，对于档案管理者而言，其所要做的就是实现对电子式文化信息的系统性、真实性、价值性归类和整合，以真正凸显为用户提供更优质服务的效能。
三、职业业余大学档案管理融合与应用信息技术的具体路径
业业余大学档案管理融合与应用信息技术是一项系统工程，需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套来达成。怎样才能又好又快地推动档案信息化建设步伐，使其与社会信息化建设协调发展呢？
（一）实现技术引领。技术的创新和完善是实现档案管理信息化的首要问题，离开了高端技术的支持，档案管理信息化不可能实现。对此，必须引进质量可靠、性能优良的计算机硬件设备，并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率，并过硬件的改善来奠定档案管理信息化的根基。
职工档案管理范文6
[关键词]企业职工档案；档案工作管理
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1006-0278(2011)10-024-01
一、概述
企业职工档案是职工录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用、业务技能、工作表现以及工作变动等过程中形成的信息资料，是企业发展和职工活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分。1992年国家劳动部颁发了有关《企业职工档案管理工作规定》的通知，该通知的实行目的是为了加强企业职工档案管理工作，按照档案完整、真实、精练、实用的要求，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，使企业职工档案工作纳入全国档案工作管理体系，更好地为社会主义现代化建设服务。
二、企业职工档案工作管理的现状
随着市场经济的建立和社会的发展，原有的档案管理制度已远远不能适应形势发展的需要，主要表现在以下几方面：
1.现行档案管理体制与市场经济发展不相适应。目前，不少企业职工档案是由多个部门进行多头管理的，职责分工交叉重迭。例如，干部级别的职工档案由人事部门负责管理，改制、破产和下岗分流人员职工档案则由劳动和社会保障部门管理，其中内退和退休人员职工档案由所属经办机构管理。如此的管理方式，与企业的全员劳动合同制有所背离，不便于企业职工档案的管理，也为维护职工的个人利益工作增添了难度。
2.职工档案管理混乱，企业对职工档案管理的重视程度逐渐减弱。大多数企业是以追求利润为目的的，对职工档案管理工作的重视程度不够，特别是在今天市场竞争愈来愈激烈的情况下，企业把主要工作目标投向了生产经营商，对职工档案管理的重视程度呈明显的减弱趋势，从而导致了职工档案管理工作处于被动地位，会致使职工档案收集、整理、转递、利用等环节错误辈出，难以保质保量地完成。此外，现代企业制度下职工档案管理没有统一的要求和模式，这种管理方式给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益和建设科学、规范_的劳动力市场。
3.企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出。此外，很多企业职工档案的内容简单雷同，只记录了员工的基本信息，如姓名、年龄、性别等，无法为企业人事对该员工的考察与评价提供有效的参考依据，失去了员工的档案的真正价值，这类的档案形式大于内容。有些员工档案由于没能及时流转，明明已经离职，但是人事档案并能按规定转递到新的单位，导致档案的管理脱节。更严重的是，有少数企业由于轻视档案的重要性，使得有人可以利用档案管理的漏洞，随意更改档案，弄虚作假，影响了档案材料真实性、严肃性、权威性。
4.挡案管理的软硬件均不适应社会发展的需要。职工档案管理的软硬件不适应形势发展的需要。多数企业档案室设备陈旧，管理手段落后，档案管理“八防”达不到标准。职工档案管理停留在传统的手工管理方式，只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子。在运用先进的计算机和网络技术等现代化手段，充分利用档案资源，提高队伍素质，促进企业发展方面下功夫不够。
三、加强企业职工档案管理的建议及措施
1.建立与市场经济发展相适应的企业职工档案管理体制，以适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要，由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理。当地政府和劳动保障行政部门应尽快制定《企业职工档案管理办法》，进一步明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准等，大中型企业由劳动保障部门作为指导，独立管理职工档案，小型企业和私营、个体、外企企业的职工档案由劳动保障部门人事档案部门进行统一管理，严禁个体或民营中介机构进行档案保管。
2.各级劳动保障行政部门要高度重视企业职工档案管理。各级劳动保障部门要高度重视企业职工档案管理工作，制定切实可行的清理、规范职工档案实施方案，并认真组织实施。方案确定后，报上级劳动保障部门备案。制定规范有效的管理制度，加强督促，定期检查，发现问题，及时解决。定期对档案管理人员进行业务培训，不断提高档案管理人员业务水平。针对目前企业职工档案管理存在的诸多问题，在规定时期内对所有企业职工档案进行全面的清理、规范，确保职工档案的完整、真实、准确。
