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电子档案管理办法范文1
关键词：会计档案 管理办法 变革内容
中图分类号：F233；G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0079-01
为规范会计档案管理工作，统一会计档案管理制度，财政部和国家档案局于1984年6月1日联合了《会计档案管理办法》（财预字【1984】85号）；1998年财政部下发《关于印发的通知》（财会字【1998】32号）；于1999年1月1日起施行该办法。这对各行政事业单位及其他经济组织会计档案管理规范化，更好地为社会经济地发展有依有据，起到了积极的作用。2015年12月11日，财政部和国家档案局联合印发了新的《会计档案管理办法》，并从2016年1月1日起施行。
一、新《会计档案管理办法》实施的意义
就高校而言，旧的《会计档案管理办法》已无法适应新形式的需要，主要表现在：1.各高校的会计信息已大量使用会计电算化管理，没有明确而又统一、规范的电子会计档案管理办法，使电子会计档案管理多样化。2.各高校由于题科研经费的不断增加，会计核算量也随之大增。近些年会计档案的数量逐年递增，凭证柜、档案盒等会计档案的管理成本也随之不断增加。3.国家有关部门根据经济迅猛发展的新形式的需要，对会计法规、法律不断进行充实、更新、调整；原《会计档案管理办法》已不完全适应会计法规、法律的调整变化。
所以更新旧的会计档案的管理办法，适应改革的需要，出台新的会计档案管理办法更是当务之急。新的《会计档案管理办法》的实施，肯定了电子会计档案的法律效力。实现电子化管理；倡导绿色、低碳的电子介质存储会计档案，旨在推动互联网新的经济快速发展的形势下，以适应改革发展的需要，优化会计档案管理工作，使会计档案管理工作更上一层楼。
二、新的《会计档案管理办法》创新及变革部分内容
1.新的《会计档案管理办法》，细化了会计档案组织领导的相关规定，完善了会计档案的概念和范围，增加了电子会计档案的相关规定。第八条对电子档案管理有了新规定，是重大变革，未来电子会计凭证的归档，实现电子化管理。第十二条增加了对接收电子会计档案的规定，要求单位档案管理机构接收电子会计档案时必须对其的准确性、安全性、完整性等进行检测，符合要求才能接收。将电子会计档案纳入了会计档案管理的范围，填补了以往会计档案管理无电子档案的空白，增加电子档案这部分内容，有利于推动互连网经济的蓬勃发展。
2.新的《会计档案管理办法》，允许符合条件的会计档案不再打印，没有一味地要求所有的会计档案都必须打印成册。这样做既节约了会计凭证的整理成本和管理成本，又符合国家绿色环保低碳生活的倡导。
3.新的《会计档案管理办法》，确立了会计档案的法律地位，其中第三条增加了 “包括通过计算机等电子设备形成传输和存储的电子会计档案”的规定，有利于推动电子会计信息数据的挖掘和发展，为政府决策和管理提供便捷有用的会计信息。
4.新的《会计档案管理办法》调整了会计档案的归档时间及会计档案的保管期限。第十四条将会计档案的保管期限调整为10年、30年两类，第十六条对会计档案销毁进行了修改“形成会计档案鉴定意见书”。完善了会计档案的销毁程序，增加了鉴定销毁环节。即根据实际鉴定结果销毁或继续保存。到了保管期限的会计凭证，经过鉴定没有利用价值便可销毁；有利用价值继续保留。十七条“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行”。十八条增加“由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销”。销毁程序严格由相关部门互相监督，疏而不漏。
5.新的《会计档案管理办法》进一步落实了基层单位管理会计档案的具体职责。在第五条里增加了规定：“单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案”；第六条删除了原来的《会计档案管理办法》里，会计凭证中的汇总凭证与其他会计凭证、会计账簿中的辅助账簿、财务报告中的“包括会计报表附表、附注及文中说明、其他财务报告。增加了半年度财务会计报告，纳税申报表与会计档案鉴定意见书，这是对会计档案范围的界定。
6.新的《会计档案管理办法》第二十三条增加了需要移交给建设项目接受单位的凭证有关的规定，更加切合实际，易于操作；二十四条对会计档案的交接上也增加了“特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交” 充实了会计档案交接内容。
7.新的《会计档案管理办法》第二十七条，二十九条等对会计档案有其他要求，明确了对违反本办法规定的单位和个人由“县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门”进行处罚。明确了不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的管理也应参照本办法。新的《会计档案管理办法》适用范围很广。
三、新的《会计档案管理办法》不完善之点滴
1.新的《会计档案管理办法》档案的保管期限全部延后，其将会计凭证、会计账簿及会计档案销毁清册等均延期保管15年。在高校，超期保管的会计档案，占据储存空间太大，浪费经济资源比较严重。各高校财务处的会计凭证年年递增，学校的档案室储存空间很有限，只有部分的空间是储存会计档案的，其他档案柜无法容放会计凭证。高校各单位按人员配置办公室，根本没有多余的储存空间，存放档案。只好放在财务处的办公室或档案室一部分；放不下的档案另找存放地点。为了档案规范化管理，年年买凭证柜、档案盒等既增加了档案管理的成本，因存放地点的分散，查找档案也不太方便。所以笔者认为，只要不牵扯到未结债权债务的凭证，还是按保管期为十五年，就可销毁。一来可以节约档案管理成本，二来也可腾出一些存储空间，放置新凭证，加速周转，便于查找，提高工作效率。
电子档案管理办法范文2
档案管理工作是企业的基础工作，入职以来我深深地感受到了公司各级领导对档案管理工作的重视。在公司的全年第二次工作会议中，把档案管理工作纳入了公司下半年工作任务中，也使我这名新入职的档案管理员感到了自己下半年的工作任务的严峻性。我将努力在最短的时间内完成领导提出的工作目标。使公司档案管理工作向规范化、专业化方向再迈上一步，做到档案管理工作与公司的发展同步。
现将档案管理做如下工作计划，请领导指正。
一、对公司档案室现存档案进行了解
作为一名新入职的员工，我先从对公司的了解及对现存档案的了解而渐渐展开今后的档案管理工作。所以，入职以来我先学习了公司的档案管理办法，及档案归档目录指引，并对公司的组织架构、部门设置等进行了了解，之后对档案室现存档案进行了逐一查阅。目前此项工作已基本完成。
二、对公司档案室现存档案进行分类、整理。
通过对公司档案室档案的查阅，了解了现存档案的大致内容，同时结合公司的档案管理办法、档案归档目录指引、滨海新区城建档案2012年工程档案归档细则及自己以往工作经验对档案室现存档案进行分类、整理，做好卷内目录的编制工作，使得公司档案的分类在符合国家档案管理规定前提下，根据公司实际情况进行分类。保证档案工作能够为企业的经营管理和各项工作服务。由于现存档案基本没有卷内目录，需要逐一分类、编码，并建立电子版的资料索引目录，使档案室所有档案能够更加方便、快捷的被查阅和有效利用。所以将此项工作的完成时间暂定在8月底。
三、跟领导及同事探讨、修订公司档案管理办法。
具体工作计划为以公司现有档案管理办法为基础，征求各部门兼职档案管理员意见进行修订，对于档案管理办法的修订暂时计划从以下几方面进行补充修订，大致提纲为：1总则；2工作职责；3档案类目设置及分类；4档案管理实施细则；5档案借阅规定；6档案保密规定；7纪律与处分；修订完成后报部门领导进行审批，之后将根据部门领导的审批意见修改后的修订版报分管领导审批。(此项工作预计在9月下旬完成)。
四、根据新版档案管理办法进行档案室的二次整理及档案收集
在档案管理制度修订完毕后，对初步整理的档案进行系统整理。同时希望能使各个部门都真正参与到档案管理工作中，将各自手头档案进行分类、整理、制定电子版卷内目录，并将部分重要档案移交档案室，使得每一份档案都具有可查性。保证公司各类档案的完成性。此项工作计划在十月完成。
五、 档案管理办法试行、修改
在 10月、11月进行档案管办法的试行工作，希望能够通过两个月的短暂试行，发现一些档案管理方面存在的问题，进而为下一轮的修订工作做准备。
电子档案管理办法范文3
【摘要】本文根据会计电算化档案的特点,分析了高校会计电算化档案管理存在的问题,提出了加强高校会计电算化档案管理的对策。
【关键词】高校;会计电算化;档案管理
会计档案是重要的经济档案和历史资料,具有不可再生的特点,它是检查以前年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。高校领导在了解学校状况、预测经费开支、制定事业发展规划和科学决策时都必须借助会计档案记载的各种信息,会计档案是高校必不可少的经济信息资源,具有极为重要的经济意义的法律意义。会计电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时,不同程度地存在着某些问题。怎样做好会计电算化档案管理,是摆在我们面前的一个新课题,需要不断深入地研究和总结。
一、高校会计电算化档案管理存在的问题
(一)会计电算化档案管理内容不够完整
目前大部分高校虽已经实现了会计电算化,但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,因此大多数高校定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案,而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。有的高校为了管理需要进行了会计软件的升级,而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档,随着时间的推移,不同版本下的会计数据不能被调用,会计档案的完整性、安全性就得不到保证。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用,但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用,更无法适应会计电算化档案的改革发展。
(二)会计电算化档案自身存在的问题
1.机制记账凭证内容不完整。尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等,但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证,内容不完整,责任不明确。
2.备份打印输出不及时。有些高校不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出,过于依赖计算机存储,没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,从而影响电算化系统的正常工作。
3.硬件设施未跟上。由于某些高校受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的会计电算化档案保护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,没有实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。
(三)会计电算化档案管理缺乏专门人员
会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识,又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多高校比较重视教学和科研的人才引进,对档案的管理不够重视,有的高校甚至让非专业人员管理档案,遇有上级主管部门检查时忙于应付,档案意识滞后。个别高校的档案室多采用打开柜门,让财务部门的同志自己查阅会计档案,有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅,既不符合会计档案管理的要求,也无法满足高校对会计档案的信息需求。
(四)会计电算化档案管理制度有待完善
目前,国家关于会计电算化档案管理的讨论,大多是围绕《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等几个文件,仅对会计电算化档案的基本要求而谈,未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及,会计档案的内容增多了,对环境的要求提高了,而很多高校没有认识到这些变化,认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化,没有及时修订学校的会计档案管理制度,没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责,也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。会计电算化档案管理中存在的问题越来越突出,原有的管理方式陈旧,不能适应会计电算化档案管理的要求。
二、加强高校会计电算化档案管理的对策
(一)强化领导会计档案的管理意识
各类档案设备的购建,专职档案管理员岗位的设置以及档案
管理制度的出台,都离不开单位领导的积极支持。因此,会计人员一方面要大力宣传国家的财经法规和管理规章,增强大家的会计电算化档案管理意识;另一方面,积极主动地争取领导的重视、关心和支持,强化领导的会计档案管理意识,将会计电算化档案管理工作纳入学校整体工作的范围加以考虑和安排,加大经费投入,完善硬件环境,不断升级软件,确保会计档案管理工作顺利进行。
(二)提高会计档案管理人员的业务素质
会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作,计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求,会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键,针对目前高等学校档案管理机构中,缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才,不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况,高校领导应重视会计档案管理人才培养,进一步加强会计档案管理人员队伍建设,不断提高他们的政治素质和业务素质,使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术,不断提高会计档案管理水平。
(三)建立和健全会计电算化档案管理的制度体系
国家制定系统的、细化的会计电算化档案管理办法,以法规制度的形式加以强制,在方法上指导各单位的会计电算化档案管理工作,是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查,防止毁损、散失和泄密”;第七条规定“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。笔者认为,目前高校可根据财政部的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章,建立和健全一系列具体的、可操作性的会计电算化档案的管理制度体系,保证会计电算化档案的安全和完整,更好地为决策服务。具体可以制订以下制度:
1.建立会计电算化档案管理的定期备份制度。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。一般准备三套软盘循环使用,并设立备份登记簿,登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。需要备份的内容包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表,应视同会计资料按月做两套软盘备份,交会计档案保管员保管。注意应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,尽量少采用软盘存储会计档案。
2.建立会计电算化档案管理的归档制度。会计电算化档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管。要保存各版本的档案备份,并在存储介质的标签上注明软件的种类和版本号,同时标注与哪个版本的会计软件相对应。会计数据输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等账本。报表应定期打印输出,并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。打印输出的档案交会计档案管理员妥为保管,要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度。
3.建立会计电算化档案的保管制度。档案保管员要将备用盘与储存盘分离存放在两个建筑物内,即对所有的会计数据进行双备份,每份要注明形成档案的时间与操作员姓名,并贴上写保护,贴上封签,存放在两个不同的地点,并做好防磁、防火、防潮、防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、刻录的光盘等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。打印输出的凭证、账册、报表等纸介质档案,按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理,但必须有制单人员、记账人员、审核人员、出纳人员以及会计机构负责人等的签章才能存档保管,以明确经济责任,保证档案的法律效力。在电子档案和纸质档案并存管理的体制下,可以在纸质档案的卷内目录“备注”栏中注明相应的电子档案的档号及保存地址,以相互对照利用。
4.建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。每次调阅,必须有档案管理人员在场监督,根据调阅权限,在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等,不得将保存的会计档案借出。本院教职工来调阅或复制会计档案,应经会计主管人员同意,由本单位财会人员调阅、复制后再处理。外单位人员来调阅或复制会计档案,必须持有单位正式介绍信,经学院领导、会计主管人员批准后,由本单位财会人员调阅、复制后再处理。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保高校会计档案的安全性和完整性前提下,使会计电算化档案得以充分利用。
5.建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制
度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点,在进行管理时应注意:对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施加以保护;要有用户设别控制管理;要有加密的机内操作日志管理,监督操作系统;要有数据存取权限限制,防止越权使用。对于普通数据,可较大范围共享;涉及单位机密的数据,仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等,则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置,保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能。
6.建立会计电算化档案的销毁制度。对保管期满的会计电算化档案,由档案保管人员会同会计机构向单位负责人提出销毁意见,编制销毁清册,列明应当销毁的档案名称、卷号、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,单位负责人在销毁清册上签署意见。销毁时,由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销,并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后,监销人员要在销毁清册上签字。对于保管期满但涉及债权债务未了的、在建工程的、涉外业务的会计档案,均不得销毁。
7.建立会计电算化档案的立卷制度。《会计档案管理办法》第六条规定,各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。高校一般可以根据档案保管年限和管理类别进行立卷。每年保持档案顺序排列的稳定性,没有国家政策的调整,一般不予变更。
8.建立会计电算化各管理岗位责任制度。主要内容包括:根据内部控制制度的要求设置各工作岗位的职责和标准;各工作岗位的人员和具体分工;各工作岗位的轮岗办法;对各会计电算化岗位的考核办法。保证管理的各项工作责任落实到个人。
9.建立会计电算化系统的管理工作规范。系统的管理工作要采取专人负责制;提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具;强化系统的安全防护功能,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。
10.建立会计电算化档案移交制度。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。移交时,要按移交清册逐项移交,接替人员要逐项核对点收,交接双方和监交人员要在移交清册上签名。移交清册应当一式三份,交接双方各执一份,存档一份。
随着高校会计电算化的不断深入,高校应充分重视会计电算化档案的管理,不断解决存在的问题。可以利用会计电算化档案的数据信息,设计和建立一套高校管理与决策的支持系统,以充分实现会计电算化档案的再利用。良好的会计档案管理是保证会计数据安全完整的关键环节,也是会计信息得以充分利用,更好地为决策服务的保证。
【主要参考文献】
[1]财政部,国家档案局.会计档案管理办法.1998.
[2]财政部.会计基础工作规范.1996.
电子档案管理办法范文4
关键词：高等学校 电子信息档案 规章制度
0 引言
2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”高校档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动。目前我国高校档案管理已经进入信息化、电子化阶段，计算机技术和信息技术的大量使用，给高校档案工作带来了新的机遇，同时也带来了压力和挑战。如何适应新形势，对档案工作进行科学化管理，提高高校档案管理工作水平，成为摆在我们面前的一个新的课题。本文根据我校档案工作的现状谈谈个人对新时期提高高校档案管理工作水平的几点思考。
1 加强组织领导，建立健全各项档案管理规章制度
高校档案管理工作是一项综合性的工作，它涵盖了高校人事、文件、教学、科研、基建、财务、校产设备、学生学籍管理等多个方面，它的发展变化，是随着高校的发展一路走来的。要做好这项工作，应该从以下几方面考虑：
1.1 领导重视，加大资金投入 2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出“高校档案工作由高等学校校长领导”，并赋予其4项主要职责。办法还规定“遇有特殊情况，应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念，增强档案意识，了解本校档案工作的现状，统筹全校档案事业发展规划，把其作为学校管理工作的重要事情来抓。档案管理工作既是一项基础性工作，又是一项服务性工作。要做好这项工作，学校领导必须加以重视，应把档案管理工作列入学校工作的重要议事日程，努力做到“三纳入”，“四同步”，即纳入学校的计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
1.2 建立完善的档案管理工作制度 建立系统有序的管理制度，是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。没有完善的管理制度，就会导致档案管理工作始乱终废。要顺利开展档案管理工作，必须建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，凭规矩办事。第一，高校档案机构要在贯彻执行国家有关档案工作的法律法规的基础上，综合规划全校档案工作，拟订和落实本校档案工作规章制度，如归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标等，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。第二，高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，保障档案工作正常、有序地开展。第三，强化档案行政部门对高校档案工作的业务指导、监督和检查，提高学校档案管理水平。档案管理人员在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，才能保证高校档案管理工作高效有序地开展依法治档，依法护档，依法用档。
2 加快档案信息化步伐，搞好电子信息档案管理工作
2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》》明确提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”，突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的藩篱，突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位。高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心，以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。随着办公自动化、网络化渐趋完善，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办理，文件管理几乎可以不使用纸和笔，多采用大量的电子文件。高校电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。
2.1 适应文件载体的变化，做好电子文件归档工作 以纸质为载体的文件是在文件形成以后，先由文书部门立卷，再交档案部门归档，一般文档一年归档一次，基建等特殊档案完工年归档。经过长期实践，它已形成一整套严格的归档制度，它包括归档范围，归档时间，归档的案卷质量要求，归档手续，为高质量档案的形成打下了坚实基础。对于电子文件的归档，我校采用的方法是：电子文件的归档范围参照本校制定的各单位纸质文件归档范围，并应包括相应的背景信息和元数据。为做好电子文件归档工作，档案工作者提前参与各单位的电子文件形成过程，在电子文件系统的设计之初，档案工作者必须对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及归档、维护等做出明确的规定，以使电子文件能有效地进行归档。电子文件归档主要采取物理归档方式，并可根据电子文件内容与性质的不同选择网络传输归档方式或介质传递归档方式。各单位在每年文书归档的同时进行与纸质档案相对应的电子文件的归档，并按照档案网络管理系统中要求的电子文件格式、大小，通过校园局域网将电子文件全文传输到“南大之星”档案网络管理系统，专职档案员再进行全校档案系统整理，编目上架以及开发利用工作。
2.2 适应文件载体的变化，做好电子档案的安全防护工作 纸质档案的安全防护工作，只要在档案库房内做到排列整齐，按规定借阅，杜绝丢失，防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温，修表加固和字迹恢复等，一般室温控制在摄氏14度—24度，湿度控制在45%—60%既可。利用计算机技术产生的电子文件归档后即形成电子档案。而电子档案的载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展、病毒入侵等都会影响电子档案的安全。做好电子档案的安全防护工作首先要抓好电子信息存储载体，特别是磁性载体的安全防护。定期拷贝，对长久保存的电子信息应该拷贝到耐久性好的可写光盘载体上。光盘应放在盒中直立存放，做到防尘、防变形，避免阳光直接照射，远离强磁场、热源，并与有害气体隔离。一般室温控制在14oC—24oC，湿度控制在45%—60%。对于经常产生新数据的电子档案系统，可选用性能较稳定、费用较低的磁带介质作为数据载体。二是做好数据备份工作，采用软件备份与人工保护相结合，保证信息安全。三是保证计算机网络系统运行安全，实行内部网与一切外网的物理隔离，设置登录限制和使用文件权限的限制，这样，就可以既保证数据共享，又保证数据的安全。四是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装高可靠性的防火墙，经常更新杀毒软件，预防病毒入侵。
2.3 做好档案信息资源的开发利用工作 档案是一种信息产品，又是人才信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨。根据时展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案利用工作是检验档案管理各项工作的试金石。传统的档案利用方式有到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件。现代的档案利用工作的方式多种多样，既有以馆内阅览为主体的接待利用，又有档案展览、档案公布、二次文献出版、网上查阅等利用方式。网络档案管理使档案利用率大大提高，利用计算机及网络所具有的检索速度快、传播速度高、信息量大等特点，给高校档案的利用工作带来新的飞跃，利用率提高，范围也以校风为主逐步向立足校园面向社会转变。高校档案馆建立了自己的网站，其主要功能是：文件上传、网上查询、网上阅览，实现档案信息网络化服务；建立了必要的专门数据库，如：建立“电子文件(档案)数据管理中心”，它集中管理网站内各部门的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享；建立“馆藏基本目录数据库”、“学生成绩档案数据库”、“学生档案数据库”、“人才数据库”、“重大科研成果数据库”等，为利用者提供了直观、快捷、开放的档案信息服务，也符合2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》中规定的高等学校档案机构应该面向学生开展服务的重要体现。
3 提高业务素质，加强档案管理人员的自身建设
档案管理是一门综合性的学科，涉及的知识面广，不仅要有档案知识、历史知识、情报学方面的知识，还要具备计算机应用、复印等技术方面的知识。2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》要求高校档案工作人员应当“具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能”，突出了国家人才兴档、科学管档的决心。在当今飞速发展的信息时代，作为档案管理工作者，如果仅仅站在传统的手工操作管理模式上，就不可能满足现代档案工作的要求。只有把工作着力点放在数字化管理和网络化资源建设上，才能使档案工作越来越科学高效。因此，档案管理工作者必须做到：
3.1 加强高校档案工作人员的职业道德教育 档案管理工作是一项服务性很强的工作，是为高校的全面建设事业服务的，档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。首先，在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，它要求高校档案工作人员具有吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神，有高度的责任感和荣誉感以及正确的行为规范。热爱本职工作，忠于职守，既有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度，又有耐得住寂寞、乐于奉献的工作精神；既有扎实的档案管理的理论知识和档案管理的基本技能，又有不断更新知识的意识和行动；既有不断创新的意识，又能全面掌握办公自动化技术，将现代化科技手段和先进操作管理技术熟练运用于高校档案管理工作中。同时，档案工作工员要牢固树立“服务第一”，一切服从、服务于学校中心工作，全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想，克服重管轻用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥档案在教学科研中的重要作用，不断提高档案的服务水平。服务过程中要做到态度热诚，细心周到，百问不烦，用满腔热情做好自己的工作。
3.2 提高档案管理工作人员的业务素质 档案管理工作专业性强，同时也是一门科学。处于信息化社会的今天，要提高高校档案管理水平，关键是要形成一支高素质的专业队伍。作为学校的档案管理工作人员，不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。这就要求档案管理工作人员应该是既懂得档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构的高素质“通才”。这就要求档案工作人员的素质培训工作应该着重在提高档案工作人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力上下功夫。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育，要将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的培训力度，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设置档案专业的课时，传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能，使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
综上所述，实行档案全方位综合管理，使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面，还是在管理、服务工作等方面，都能做到人无我有，人有我优，人优我新，使高校档案工作始终顺应时展，符合时代要求，把档案工作提高到一个新水平。
参考文献
[1]郑登文，王薇.新时期提高高校档案工作管理能力探析[J].《北京教育：高教版》2005.（3）.
[2]卢清富:新形势下如何提高高校档案管理工作水平[J].《内蒙古科技与经济》.2008.（21）.
电子档案管理办法范文5
关键词：会计电算化档案 问题 对策
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）02（a）-0188-01
现代电子信息技术飞速发展，会计电算化取代手工记账已成为会计工作发展的必然。应用计算机技术代替人工记账、算账、报账等会计信息处理，在现实经济运行工作中已广泛应用，从而形成了大量会计电算化档案。如何做好电算化会计档案的管理工作，使其发挥更大作用，是摆在档案工作者面前的新课题。该文就电算化会计档案的特点，分析电算化会计档案管理工作中存在的问题，提出了几点改进措施。
1 电算化会计档案的内涵及特点
电算化会计档案是经济活动中形成的记账凭证、账簿、财务报告等真实历史记录和重要凭证，它包括存储在电脑硬盘中的会计数据、磁性介质或光盘存储的会计数据以及电脑打印出来的书面形式的会计数据。具有严格的平衡性、时序性和严肃性，不能随意篡改。《会计档案管理办法》规定，采用电算化进行会计核算的单位，应当保存纸质打印的会计核算材料。具备使用磁盘、光盘等电子信息技术保存会计数据的单位，应按照国家业务主管部门统一规定，报财务部、国家档案局备案。电算化会计档案与纸质会计档案不同，有其自身的特点，主要表现为：（1）存贮范围广泛。电算化进行会计核算产生的档案存贮范围广，它不仅要保留传统意义上的纸质档案，还必需保留存贮在计算机硬件上的会计数据以及存储在磁性介质上的会计信息，如程序开发设计说明书、用户操作规程、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式等，即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。（2）载体形式多样。电算化会计档案的载体形式发生了改变，经济管理活动中形成的会计凭证、帐簿、报表等数据，不但以电子信息的形式存贮于光盘、硬盘等载体上，还要以打印输出的纸质载体形式存在。磁性存贮介质在会计电算化工作中的运用，使会计档案管理工作更加方便、快捷、高效。（3）安全存贮严格。电算化会计档案以纸质文件材料与电子文件材料并存的形式存在，档案内容不仅有打印输出的传统的纸质档案，还有以磁性介质或光盘为载体的电子档案，而这些磁性介质、光盘极易受磁场、有害气体、灰尘等外部环境的影响，加之，具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时又受载体质量、存储信息有效期等条件的影响，对会计电算化档案的安全存贮严格，要求存放空间具有防火、防潮、防冻、防热、防尘、防磁、防盗等相应措施。
2 电算化会计档案管理工作中存在的主要问题
（1）对电算化会计档案管理工作不够重视。目前，大部分单位领导和会计人员对有效管理电算化会计档案缺乏经验，重视程度不够，只将打印出的纸质会计文件材料归档，没有将电算化会计工作中形成的电子信息备份存储在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的系统性、完整性。（2）对电算化会计档案管理缺乏技术方法。电算化会计档案不具备纸质会计档案的直接利用性，对其进行归档、保存、数据利用等必须在特定的计算机软、硬件系统环境中进行，可是，许多企、事业单位缺乏利用电算化会计档案的技术、方法和意识，没有将会计系统软件及版本很好地保管，造成会计系统软件升级后，会计数据丢失、损毁甚至不能被利用。（3）对电算化会计档案管理缺乏资金投入。按照会计电算化工作规范、办法，运用电算化进行会计核算的单位及部门，应保存打印出的纸质档案和电子档案。可是，一些单位对电算化会计档案管理缺乏资金投入，硬件设备不足，没有电子信息存贮设备、没有高清打印机，致使会计档案达不到规定的保管期限，电算化会计档案管理“双轨制“难以实现。（4）对电算化会计档案管理存在安全隐患。虽然电子信息技术便捷高效、功能强大，但存在安全隐患。
由于计算机技术对会计数据非法修改可以不留痕迹，这种通过现代技术手段实施伪造、篡改及销毁会计档案数据等现象，具有很强的危害性、隐蔽性，利用计算机舞弊发现的难度大。加之，在互联网技术广泛应用的今天，网络信息容易被泄露、窃取、非法篡改。所以，没有健全的电算化会计档案管理制度，又不配备专门的管理人员，极易造成会计档案的人为破坏和自然损坏现象。
3 改进电算化会计档案管理的对策
（1）加强电算化会计档案管理的宣传力度 。要提高社会及领导对会计电算化档案管理的意识，需要通过广播电视、报刊、设置宣传栏等渠道，宣传电算化会计档案管理的法规、规章及国家的财经纪律等，并积极主动地争取单位领导的重视和支持，强化领导对电算化会计档案管理的认识，切实其列入工作范筹，增加设备经费投入、制定管理制度、配备专职人员，不断改善软硬件设施及环境，确保电算化会计档案管理工作有序开展。（2）加强电算化会计档案管理的信息化建设。首先，应加大资金的投入，购置适用的软、硬件设备。由于使用不同的系统软件形成的会计数据的结构有可能不同，致使利用会计档案时产生不能被调阅或者意想不到的失误。因此，应用电算化进行会计核算的单位，除了保存各种版本的会计档案和备份数据外，还应保存相应版本的会计电算化系统软件。为了确保会计电算化档案的真实性、完整性和有效性，使打印出的纸质会计档案达到规定的保存期限，应配备高清打印机，作为输出纸质会计档案工具。另外，应配置适宜安全保存档案的专用库房，并配备防盗、防磁、防火、防潮、防有害生物危害的必要设施，以便及时监测、调整、保管利用。（3）加强电算化会计档案的业务基础建设。由于存贮在磁性介质或光盘上的电算化会计档案信息易损毁且不可恢复，在未打印成纸质会计数据材料前，应进行“双备份”，并及时打印输出，要定时进行检查、复制，防止因磁性介质损毁造成会计数据的不完整，及时归档设立备查登记簿，以便利用查考。
对电算化会计档案的各项数据要规定不同的使用权限，同时要建立严格的立卷、归档、保密、保管、借阅、利用、网络安全等审批制度，确保档案齐全完整、安全妥善保管。
参考文献
[1] 财政部，国家档案局.会计档案管理办法.
电子档案管理办法范文6
一、健全组织机构
为切实加强对档案工作管理，将档案工作列入了2014年重点工作，成立了由局长任组长、分管领导任副组长的领导小组，配备熟悉业务工作的兼职管理人员，及时解决了档案工作的困难和问题。组织学习《档案法》，国家档案局8号令、9号令。通过多种形式的宣传学习，提高了广大职工的档案意识，建立了一支由股、所组成的档案管理网络队伍，营造了一个重视档案管理工作的良好氛围。
二、强化制度管理
根据《档案法》及《实施办法》等相关规定，认真贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，建立健全了档案管理的各项规章制度。包括收集、整理、保管、鉴定（含销毁鉴定）、统计、利用及归档范围、档案保管期限表、分类方案及各种专门档案、电子文档管理的制度和办法，按规定进行了上墙。
三、强化基础设施
自移民搬迁后，局领导非常重视档案管理工作，按要求建立了专门档案库房，购置了档案柜，安装了防盗设备，空调设备、有防火、防光、防虫、防有害气体的消毒杀虫设备和药物，做到了档案员办公室、档案查阅室和档案室“三分开”，库房内存放档案装具样式、规格及质量符合国家标准，有数量充足、质量较好的档案专用柜，对机关形成的档案实行集中统一管理。
四、强化档案管理
按照归档范围和归档制度要求及时将各股室移交的档案资料进行归档。归档文件的质量符合有关规范要求，书写材料适宜档案的长期保存，文书档案、会计档案、声像档案、科技档案及形成的各种光盘、磁盘信息等齐全完整。按照《县重大建设项目档案管理办法》的规定，本规定所称县重大建设项目（以下简称项目）是指县政府确定的重大建设项目及投资额在500万元以上（含500万元）的建设项目，我局无项目涉及。按照《向家坝水电站库区移民档案管理办法》和民生档案管理办法，并结合我局实际，将形成的档案归入了本单位的文书档案进行统一管理。
五、档案管理不足方面
