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档案管理的分类方法范文1
关键词：档案 管理 措施
一、档案管理工作中存在的问题
（一）重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识存在一些误区。认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，档案管理人员只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这些思想认识，不仅表明了一些人对档案工作缺乏了解，导致轻视档案工作，还阻碍了档案工作的健康发展、科学发展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于经费有限，大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是手工地将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
（三）硬件设施不全。各单位档案管理必备的硬件设施参差不齐，差异较大。个别单位没有专用档案室，档案材料在部门或个人保管。个别档案室存在狭窄、潮湿、“六防”设备不配套现象，档案材料霉变、虫蛀时有发生。有的档案室没有必备的切刀、统一的档案夹和装订设备，导致装卷不规范。
二、档案管理工作中的基本方法
提高档案管理的水平，必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，必须按照要求进行工作，保证档案的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节工作顺利进行。
1、全面普查案卷。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为综合性档案室由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，剔除这些无用的文件，才能避免今后出现重复与低效率的情况。
2、重新组合案卷。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷能够避免某种相连的文件组合在一起。在重组案卷的过程中，应对无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷进行重新加工、填写，保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管，而且可以提高档案的利用效率。
3、规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。各档案室应从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合本单位的著录细则，提高基础工作水平。
4、统一分类编号。为了确保检索的完整性，在分类过程中，要根据《中国档案分类法》进行分类，做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。
5、规范检索题名。在填写检索题名过程中，要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。
三、档案管理工作中的主要措施
档案管理是学校工作的重要组成部分，它真实地记载着每一个时期的学校发展轨迹，具有很强的信息利用价值。因此，学校的档案工作应着眼于今后的发展，既要适应今后管理的基础工作，又要尽快运用现代化管理理论和科学技术，实现档案管理现代化。
一是指定专人管理。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员。一方面学校要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作，另一方面要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。此外，作为档案管理人员，也要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量，
二是配备先进设备。 先进的设备是提高学校档案管理水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备。应该配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全档案管理制度，是搞好档案工作的前提条件。学校要根据国家法律法规和有关档案管理的文件规定，结合实际情况，制定出严谨的规范的档案管理制度，建立科学的档案组织管理和运行机制，建立档案管理工作责任制，使档案管理工作做到依法管理、按章办事、精细操作、妥善保管。
四是创新管理机制。创新档案管理机制是新形势下档案管理工作的现要求。我们要从服务的社会性、管理的复杂性出发，建立健全档案管理的责任风险体制、目标管理体制、竞争机制、激励机制，促使档案工作人员从事务型向专业型转变。要强化档案管理部门的业务指导、监督、检查等宏观管理职能，加强后续监管，促进档案工作的制度化、科学化、规范化。要形成科学分析和创新研究的工作态势，为档案工作的发展提供坚实的保障。
四是进行科学分类。科学分类就是按照档案部门的要求，根据学校的实际情况，按部门、内容等，分成党群类：包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。业务类：包括各业务部门的报表、工作日志、各类活动等。人事类：包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。通过科学分类，便于档案查找利用
五是实施电子归档。档案信息化建设是当今社会发展的一大趋势，也是现代档案管理的基础，是档案管理现代化的必经之路。为此，中职学校在案管理中，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。
档案管理的分类方法范文2
[关键词]建设单位；工程档案管理；相关分析
中图分类号：TV743 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0208-02
档案管理指的是收集与统计原始档案中的实体以及档案信息，对其提供有效管理以及各项服务的总称，而随着社会经济体制以及政治体质的不断改革，我国的高新科技建设发展也越来越快，建设单位当中的传统档案管理也就由此出现了重大的挑战。本文将对建设单位工程档案管理进行研究，分别从：档案管理必要性研究、建设单位工程档案管理现状分析、促进建设单位工程档案管理的有效措施，三个部分进行阐述。
一. 档案管理必要性研究
档案管理工作对建设单位发展具有重要意义，档案记载着建设单位各类信息，这些信息有的相当重要，关系着公司机密。一般工资做重大决策之时都会参考相关档案，档案能够为建设单位发展提供关键性的信息。如果一不小心泄露或者丢失了档案，便会给公司带来不可估量的损失，有的公司还可能因此负上法律责任。因此，做好档案管理工作对建设单位本身的发展非常重要。做好档案管理工作可以为员工提供一个相对稳定的工作环境，还可以锻炼管理团队的能力，激发员工的工作热情，对公司的人才管理也起着不可替代的作用[1]。其次，积极进行档案管理创新对公司发展具有重要意义。时代在不断发展，这也对档案的管理工作提出了越来越高的要求，对档案管理工作进行创新可以促进建设单位整体竞争力的上升，把企业的发展推向一个更高的平台。另外，档案管理的创新可以克服管理工作以往的弊病，彻底地解决档案管理滞后问题，促进建设单位的有效发展。
二. 建设单位工程档案管理现状分析
（一） 档案管理体制缺乏完善
建设单位档案管理的体制并不完善。档案管理工作是一个复杂的过程，包括很多环节，主要包括档案的分类存档、档案的收藏、档案的使用等工作。档案的分类非常重要，这关系到档案使用时的便捷性问题[2]。档案的收藏也很重要，信息化时代已经到来，档案除了收藏在档案室外，还需要电脑存档，以防丢失。现有档案管理出现了一个非常奇怪的问题，很多企业非常重视档案的收藏，却很少将档案拿出来利用，这是档案管理非常忌讳的一个问题。
（二） 档案管理方法明显落后
部分建设单位档案管理方法有明显滞后性，跟不上时代的发展。部分企业档案管理还采用以前传统的档案室管理，没有将信息化引入到档案管理工作中去。信息化时代的到来决定了档案管理向信息化发展的必然性，一些企业不顺应时代的发展趋势，一定会逐渐失去市场竞争力，被时代淘汰。
（三） 档案管理缺乏重视
企业不重视档案管理，没有针对档案的管理工作的好坏制定管理制度。有的企业没有把档案的管理摆在一个重要的位置，人为档案的管理只是一项微不足道的工作，这种思维是非常不科学的[3]。还有的企业安排了工作人员进行档案管理，但并没有制定科学合理的工作奖惩制度，一旦档案工作出现了漏洞，公司不知道应该向谁追究责任。此外，档案管理工作做得好，公司也没有相应的奖励制度，严重打击了管理人员工作积极性。
（四） 档案管理人员素质水平低下
档案管理人员素质低下。很多企业管理人员的素质没有达到档案管理的基本要求，例如有些管理人员分类不明确，有些管理人员不懂在电脑上进行管理，还有些管理人员没有保密意识，随便将公司的网站分享给外人，造成信息丢失。因此档案的管理人员是档案管理工作的关键部分，如果管理人员的素质迟迟得不到提升，对整个公司的发展都会造成不良影响。
三. 促进建设单位工程档案管理的有效措施
（一） 充分应用激励机制
公司应该对档案管理工作引起重视，意识到档案对公司发展的重要作用。另外，针对档案的管理工作，公司应该建立科学责任制，这一点非常重要。科学合理的奖惩制度可以带动员工的工作积极性，而不科学的奖惩制度直接打击了员工的工作积极性[5]。一个公司如果没有科学合理的奖惩制度，那么整个公司的管理工作都会乱套。另外，科学合理的奖惩制度可一维护公司的基本利益，一旦公司的档案管理出现问题，公司可以依据制度将责任追究到部门或者个人，不会出现不知道找谁追究责任的现象。而且，这种做法也可以对员工起到威慑作用，让员工对自己的工作更加的重视，促进公司更快更好地发展。此外，企业在选择档案的管理人员之时一定要严格要求，提高管理人员的整体素质。公司在正式聘用管理人员之前，要对管理人员进行专业化的培训。培训的内容主要包括管理工作的内容、管理工作的方法、管理工作出现漏洞应该才去的应急措施，只有提高管理人员的专业素质，管理工作才有可能做得更好。在管理过程当中还要能时刻贯彻保密性的原则；要想使责任感很好的加强，就需要对本职工作做到安心与专注，以此使工作的严谨度显著提升；不仅如此，还要为档案管理人员建立一个有效的培训体系，依照岗位的不同采用不同的方式进行培训，培训内容中包括关于档案管理工作中所特有的专业知识。还有包括一些其它学科种类，比如像管理学以及信息技术等学科专业的知识培训。能让档案管理工作人员全面提高自身综合素质[8]。
（二） 摆脱档案人员的不稳定性、流动性
为确保档案人员稳定性，企业应对现有档案管理体制进行完善，促进档案管理的优化升级。首先在档案管理的分类方面，相关工作人员一定要对档案进行精确的分类，不能粗糙将档案只分为几大基本类型，相关工作人员在分类时应该在对档案进行基本分类之后，在在大类下面分出小类[4]。不管档案使用电脑存档分类还是收藏在企业专用的档案室，这个问题都非常重要。其次，在档案管理的收藏方面，企业一定要注意档案室的环境，谨防潮湿，并且，企业一定要将档案输入电脑进行加密存档，一旦发生意外，档案还有备份的可以调出来。最后，企业一定要注重档案使用，档案只收藏不使用的话，对公司来说就是一堆废纸。实际上，档案的使用价值是非常大的，当公司遇到难以解决的问题时，档案上的信息可以给公司提供很多参考意见，促进公司的顺利发展。
（三） 以绩效管理促档案管理
绩效考核是现代企业管理模式的主要方式，我司采用限期定指标考核。没有规矩，不成方圆，公司领导要制定出科学合理的绩效管理制度，对员工工作绩效评价系统进行完善，将定量考核与员工工作能力及表现充分结合起来，用数据说话，使绩效评估工作更具透明化、公正化，绩效管理者应对绩效考核体系进行审视，加强与员工的深入沟通交流，保证反馈时效性，管理者还应该广泛听取员工意见，并及时做出调整，同时针对不同部门选择不同的考核工具，制定出科学的考核方案，对员工工作进行有效反馈。绩效管理的一项重要原则是量化，档案记录了人员状况、设备仪器、监测数据、原始记录等各种数据资料，比如各种文件、报表、设备仪器的说明书、监测数据等，做了真实有序的保存，是绩效管理过程中需要的重要依据，是绩效管理有效运行的证据，为绩效管理提供了重要的资料信息和有关文件。因此，档案是绩效管理工作的基础，对绩效管理体系运行产生重要影响。
档案信息化管理必须注重以下问题：第一，构建安全的计算机网络外在系统。档案的计算机网络设备一定要保证安全性。另外，网络信息系统的中心机房选址非常重要，要对多方面的环境进行仔细的推敲，不能选择潮湿的地方，也不能够选择电磁干扰性很强的地方[6]。第二，防范网络病毒。网络病毒给档案管理带来了严重地威胁，因此，企业的计算机须安装杀毒软件，使用防火墙技术。防火墙可以检查网络传输的数据的安全性，监控计算机网络系统的运行状态。杀毒软件可以进行病毒查杀，及时阻止危险病毒的入侵，从而确保整个网络系统的安全稳定运行。第三，对计算机网络系统及时进行维护，以防出现安全隐患。对计算机网络进行定期维护可以及时地发现计算机网络中存在的一些不易发现的问题，并立即采取有效的保护措施，延长计算机的使用寿命。
四. 结束语
档案管理对于我国建设单位的发展至关重要，随着时代的发展，传统的档案管理方法已经无法跟上时代的发展，档案管理人员必须及时转变档案管理理念，采取行之有效的措施予以解决，促进我国建设单位档案管理工作效率的不断提高。
参考文献
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档案管理的分类方法范文3
运用计算机以及相关的网络通信等高新技术是档案信息现代化管理的重要标志,建立能够进行相关的存储处理,检索复制包含图文以及音像等内容档案文献信息,能够将档案保护与档案信息处理融合为一体的信息网络系统是现在档案管理的重要内容。同时,为达到将档案信息方便快捷地转化为可利用的社会资源的目的,各级档案管理单位都在投入大量资金精力更新相关的设备,尤其在针对档案管理升级工作中,各级档案管理单位都配置了计算机等现代化办公设施,这些现代化办公设施的引入,在档案现代化管理工作中发挥了日益重要的作用。档案管理工作者应根据自己从事管理工作的实际情况,为档案信息管理现代化的实现创造条件。
1 确立档案管理标准化意识
现代档案管理,应确立以现代化为主要发展方向的中心思想,应确立以标准化为主要前提的意识:档案管理以现代化为主要发展方向,就是要建立现代档案信息网络,这是以现代计算机技术应用为基础,实现档案管理的高效准确。要达到档案管理的高效准确,就必须确立各项业务工作的标准化基础,应着力避免内容混乱,系统不协调、设备不配套的混乱状况的出现,这也是档案管理工作实现现代化的先决条件。只有实施档案管理标准化措施,才能使服务工作的质量满足相关要求,减少相关资源的投入,以达到最佳效益。因此,确立档案管理工作的标准化意识,是实现档案管理工作现代化的必要条件。具体来说,应做到以下几点:
(1)对于不同专业不同内容的档案,应先按大类进行分别存档,在这些不同门类的档案中,还应按照科学的分类办法以及标准进行分类存档,实行标准化规范化的档案管理;(2)对于不同形式的的文字以及音像材料,应实行按形式、时间来具体分类,针对不同的保管期限进行立卷归档;(3)应根据自身参与管理的实际工作内容,制定符合实际档案管理工作特点,便于利用现代化设备进行操作的标准。
2 培养档案管理现代化人才
科技以人为本,时代的振兴和社会的进步,包括各行业的发展,人才的作用是十分重要的,但是现阶段中,我国的档案管理工作的相关人员培养仍处于比较薄弱的环节。大多数档案工作人员缺乏必要的计算机管理知识,仅能利用现有软件程序进行简单的重复操作,一旦遇到系统调整,需求变化管理体系或对系统进行改进就束手无策。因此,如何做好新时期档案管理工作人才,各级档案管理单位必须面对的紧迫而现实的问题。随着现代科技技术在现代档案管理中的应用的不断加深,尤其是计算机技术是实现档案信息管理现代化的必要条件,也就要求具有现代档案管理工作人员必须具有相当的专业知识,能根据档案管理工作的自身需要,对相应的软件程序能作出改有效的完善。这就要求从事档案管理工作的人员加强相关的计算机知识培训。要培养档案管理现代化人才,要做到以下几点:(1)应根据自身发展需要,对相关的管理人员进行有针对性、实用性的专业培训,通过培训使档案管理人员充分理解相关软件的作用;(2)应根据自身档案管理工作的实际特点,要采用合理的用人制度,选择有工作能力,有实干精神的人员从事档案管理工作;(3)要培养新时期档案管理工作人才,不仅要确保他们具有相关政治理论水平、业务水平,还培养其开拓进取的意识,掌握相关的计算机理论知识水平和操作技能,实现档案管理工作现代化。
3 强化档案管理现代化意识
总的来说,实现档案信息现代化管理的重要内容,相关的档案管理的工作人员应做到以下几点:(1)尽快学习掌握现代化设备的操作,学习建立档案信息网络,拓宽服务领域,提高服务质量,增强档案管理工作的内容;(2)敢于大胆实践,利用现有条件,探索出符合实际要求的档案信息现代化管理的途径;(3)应加强相关知识的学习,完善自身现代化科学技术体系,提高业务的科学管理水平;(4)转变传统的观念,不断强化档案信息现代化管理意识,改变只提供上门查阅的被动服务方式;(5)及时总结探索档案管理工作的特点和规律,找出快捷有效地为各项档案管理工作和为社会服务的新途径。
4 制定档案管理一体化体系
由于历史原因,过去很长一段时间内,档案管理体制基本上处于封闭状态,所采用的立卷方法和原则不少是沿袭其他国家的档案管理经验,集合自身特点总结出来的方法。虽然这套方法在概括档案文件的特点,保护档案文件之间联系,便于查找利用等方面有一定的优势,但这一方法毕竟已经不能满足现代大量信息需要查找的要求,相比于不断完善的现代化检索技术,这种固有的方法和要求就过于繁杂,应以现代化的方法进行取代,其主要内容就是以计算机系统来完成这方面的工作。而且,由于文书和档案是由不同的独立部门分别管理,导致档案部门不能及时的在文件信息积累的起始阶段就转化为档案,不能及时投入开发利用。现代档案管理体系,就应做到在文件形成之初就利用计算机进行有机地联系,依据计算机系统工程的处理方法将其分成若干系统进行处理,制定统一的规范和标准,利用子系统逐次分类技术达到档案信息在网上共享。因此,只有制定档案管理一体化体系,才能有效地提高档案利用时效,利用发展迅速的现代化技术,提高立卷方法改革的可行性。同时,运用计算机检索档案文件,既可以做到只要准确的确定检索条件,就能够快速的查到所需文件;又能达到查阅时不需要调动原件,不需要进入库房的效果。要制定档案管理一体化体系,就要做到以下几点:(1)利用计算机加工已形成的各种文献,建立档案信息数据库,通过网络系统传输到有需求的用户,实现档案管理部门由管理型向服务型的转便;(2)利用现有的办公条件,发展档案管理的对象,将单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展;(3)档案管理部门在收集纸质文件的同时,也应加强对电子文件的收集,实现多种形式的档案共管,将工作重点逐渐由文件管理转移到整体信息的储存和开发上。
档案管理的分类方法范文4
【关键词】档案管理；数据处理；规范化
前言
为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。本文主要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。
1、档案管理的基础工作中的具体问题分析
就当前我国档案管理现状而言，我国档案馆以内容庞杂、数量繁多的卷宗为主，这样查阅资料极为困难：耗费时间长、时间跨度较大。由于长期处于封闭式档案管理状态，所以一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，另外各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：
第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。
第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。
第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。
第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。
第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。
第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。根据上述问题分析我国的综合性档案馆可发现，我国尚不具备建设计算机档案管理的条件，我们应逐渐加快档案基础工作的科学管理水平，逐一解决上述问题。
2、采用规范化和标准化的档案工作方法、程序，提升档案
管理的基础水平
根据多年工作检验和科学的观念中可知，必须从工作程序和方法的规范化、标准化来逐步提高我国的档案管理水平，我们今后也应严格遵循科学方法和规范的程序执行档案的整理的收集、整理和鉴定、著录以及保管等环节档案管理工作。
2.1实行案卷的全面普查，精益求精
进行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精华，这是档案管理规范化和标准化首要步骤。通常由于综合性档案馆长期未进行档案全面清查、移交单位对保管期限划分不准，因此常会有无查考价值和重份文件存在。我们要将这些无用文件剔出才能避免计算机管理低效率和重复现象的出现，提高档案管理的有效性、提升档案管理工作质量和效率。
2.2案卷的重新组合、及其规范化
对于内容过于混杂和组卷过重的案卷，重新进行档案整理、组卷。尽可量的坚持将那些存在相互联系的文件组合起来，这是案卷重新组卷应坚持的原则。并且对于那些无案卷目录、页码、标题不清或无标题的案卷进行重新整理、填写，使卷宗更加规范。优化馆藏、实现对档案的科学化保管、进一步提升档案计算机管理利用效率。
2.3将著录工作与本馆实际相结合
为了实现现代化的档案管理，案卷著录比不可少，同时著录工作也是计算机管理中的一项重要基础工作，它将会直接影响到计算机信息和数据输入的准确性，它是档案管理重要的前期工作。我国1986年所颁布的《档案著录规则》就是使著录工作规范的根本依据。在条件各不相同的档案馆自身条件的限制下、且技术要求不断提高的情况下，档案馆应按照相关《规则》来规范自身档案管理，并将其与自身实际情况和计算机技术管理要求相结合，制定出适宜本馆的著录细则。
2.4保障档案检索查全率、统一分类号
建立计算机档案检索的主要目的就是为了人们的档案检索需求，这也是实行计算机档案管理的优势。为了确保完整性的档案检索，我们应当根据我国的档案分类法制定出适宜的档案检索实施细则。加强档案分类过程中的校审力度，及时校验纠正档案分类人员错误。统一档案人员工作标准和认识，实现档案的规范化、标准化管理。
2.5提高检索查准率、规范题名
只有完善档案分类号才能使检索查全率得到保证，进一步保证档案检索查全率。而单单依靠检索查全率是远远不够的，同时还应保证检索查准率。所以必须在著录时进行档案的统一规范题名。而规范题名必须要抓住题名的要点和原则，也就是要避免出现文不对题、内容混淆以及计算机识别不清等情况的发生。例如将要题名的文种、事由和责任者等填写完整。若无完整的题名要素，就应将其补齐，而对于题名冗长的就应删除多余赘词。同时也应将影响检索准确率的文种统一文种。并利用计算机的独特功能将关键词项中的时间、地点和人名实行分别著录，为日后的检索工具的制作奠定基础。
3、加快现代化档案管理建设进程，做好数据准备
计算机的数据准备工作是档案基础工作中一项重要工程，而建馆历史悠久综合性档案馆，其馆藏较为丰富，案卷著录工作量较大、工作极为复杂。因此必要要建立一套完整、科学且规范的工作方法及程序，避免因数据准备不足而造成的现代化档案管理工作进程缓慢、计算机数据无法录入的现象。抓好档案管理著录“多”、“快”、“好”工作要点。
3.1明确工作重心
为了充分发挥档案对社会作用，使其为社会所用，这就是实施档案管理的目的之一，而利用计算机进行管理档案则可以有效提高档案利用率。在综合性档案馆中推进计算机管理则应按照卷宗内容价值大小、重要程度、开放程度和利用率的高低，对于那些社会利用率较高、核心档案实施优先整理。从而促进现代化档案管理工作的社会利用率和计算机化进程。
3.2实施分级次著录整理
按照三个层次实施档案著录整理，对于一些查考价值不高或反映问题单一的档案实行著录整理，对组合级文件等实施分级著录。以准确完整的揭示档案特征和主题内容，节省档案管理工作人力、财力和时间。
3.3对档案进行分门别类，利用原基础档案
档案基础好的案卷，只要在此基础上对案卷实施分门别类的管理、著录，并利用计算机程序进行案卷目录的直接录入、给予其统一分类号，从而减少档案著录的速度。
结束语
良好的档案管理基础，是建设现代化档案管理的基础。只有做好档案的收集、整理、著录等基础性工作，才有建设现代化档案管理的必要，才能更好的实现档案管理，充分发挥档案作用，为社会提供更好的服务。
档案管理的分类方法范文5
[关键词]档案管理；工作方法；注意事项
中图分类号：TE55 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）04-0345-01
引言
现阶段的档案管理工作特点有着注重管理，轻视工作服务性质的发挥，在任务开展过程中，更是缺乏管理方式的创新研究，工作质量达不到预期的目标。这些管理问题的存在需要我们管理者进一步对工作方法进行探讨，在保障档案管理期间安全性的同时，也要使档案真正发挥使用作用。
1.档案管理工作方法探讨
1.1 更新管理人员的素质
针对档案管理人员水平较低的问题，可以培训，定期对在岗人员专业技能进行考核，没能通过考试需要继续学习。在档案管理工作岗位中，还要形成流动性，使工作人员明白档案管理的重要意义，并在岗位中不断学习先进的管理知识，人员基本素质得到保障后，科学管理体系也能得到全面落实，传统管理模式中存在的问题，都能够得到解决。部分单位的档案管理工作是由临退休员工来完成的，可以通过公开招聘来选择人才，使真正有能力完成任务的人员得到录用，在工作岗位中会不断探讨高效方法，提升任务完成质量。档案管理人员的观念需要随时代更新，意识到档案管理的重要地位，单位可以对管理人员进行思想教育，提高他们的工作积极性。另外，管理人员的专业素质非常重要。单位在选择档案的管理人员时一定要严格要求，提高管理人员的整体素质。单位在正式聘用管理人员之前，要对管理人员进行专业化培训。培训内容主要包括档案管理工作内容、管理方法、管理工作出现漏洞应采取的应急措施等，只有提高管理人员的专业素质，档案管理工作才有可能做得更好。
1.2 利用法律手段
单位的档案中，很多是员工的个人档案，一旦丢失或者泄漏将会造成严重后果。因此档案管理需要得到基层工作人员的重视，必要时可以采取法律措施对违规操作人员进行处罚，确保工作流程的严谨性，避免类似问题再次发生。机密文件的保护措施中，要将相关法律法规落实，并带领基层工作人员学习，这样才能够提升工作任务的完成质量，避免违法违规问题发生。档案管理工作涉及到企业的商业机密，也涉及到员工的私人信息，对于公司与员工来说都非常重要，因此，当事人一定要懂得利用法律手段来维权。只有将法律手段运用到档案管理中来才能提高档案管理的严密性，档案一旦泄露，企业就要根据法律的规定对相关人员追究法律责任，维护档案的所有权，这样一来，相关人员对档案管理的责任意识也就建立起来了。
1.3 将档案管理与信息化接轨
传统档案管理方法中，虽然工作人员已经拥有足够的经验，但所用技术落后，先进管理方法并不能体现在其中。想要提升档案管理效率与安全性，需要在工作阶段引入信息化技术，借助计算机设备高效完成任务，将纸质档案通过扫描录入保存在计算机系统中，使用期间可以直接搜索，这样能够节省大量档案查找的时间，同时也更安全可靠。通过对档案的备份处理，如果计算机系统受到病毒攻击，档案也不会完全丢失，以此来提升档案的安全性。信息化技术需要工作人员掌握基础的计算机操作技能，在日常办公中也会接触到计算机设备，为信息化管理理念落实提供了可行性。现在是信息化时代，档案的管理工作必须与信息化接轨，档案管理工作与信息化接轨的方式一般是对档案进行信息化管理，档案管理的信息化可以极大提高档案管理的效率，也可以提高档案使用的灵活性。档案管理的信息化进程需要大量的计算机设备以及专业的技术人才，单位档案管理的信息化建设需要投入很多资金，要注意的问题也非常多，相关人员应该引起高度重视。
1.4 建立完善的档案管理制度
针对现有制度中存在的漏洞与弊端进行修改完善，并保障制度的落实程度，领导干部更要加强与基层工作人员之间的交流沟通，明确管理制度落实中遇到的阻碍问题。这样在对制度进行优化时，落实层度才能够得到保障，为单位运营提供稳定的制度保障，档案也能在其中发挥积极有效的作用。
1.5 奖励科学合理的奖惩制度
对于档案管理人员的内部控制，也要形成奖罚体系。对违规操作现象能够起到制约作用，在岗位中表现突出的员工也能够得到奖励，为其他员工树立工作榜样，在工作任务开展期间，制度落实也能因此得到保障，促进档案管理效率不断提升，基层员工工作积极性也得到了保障。在奖惩制度中，要保障落实期间的公平性，这样才能促进工作人员办公积极性不断提升，工作任务完成质量也会有明显的进步。
1.6 编制分类大纲，充实内容
档案资料来源非常广泛，面宽、量多是最为突出特点，在收集整理过程中，为了能够提高整理有效性，可以编制分类大纲。具体来说，第一，公文。公文是行政服务中心日常处理的档案之一，主要有指导性资料和单位材料文件，在实践工作中，我们将上级资料整理到一起，然后整理平级部门的资料，按照文件的重要程度逐一进行整理，不仅能够避免档案的遗漏，且在此过程中能够对于方针、政策的落实进行检查。第二，针对有必要保存的重要资料，如服务中心各个部门的活动影像资料及照片等。第三，多种参考资料，通常来说，主要包括先进事迹、内部编印等资料，确保各项资料都能够在各个不同的类别当中。
1.7 分类存放处理，确保准确
在具体工作中，我们应结合分类大纲准备资料盒，并在封面处进行明确的标记，如协议合同、行政收文等。资料盒当中有收文簿和发文簿，并对此做好等级及编号处理。档案管理人员是该项工作的核心，应充分掌握文件的等级及编号标准，且要在日常工作中养成认真登记、合理存放的好习惯，由上级至下级都形成有序的工作格局。最后档案管理人员要对资料的收集、整理进行指导，发挥自身积累的理论知识及实践经验，在编制好的大纲下对档案资料进行定期整理，及时转移或者销毁不必要的档案资料，从而确保该项工作有条不紊的开展。
2.档案管理工作注意事项分析
档案管理在引入信息化管理技术时，要考虑工作人员的适应能力，可以对在岗员工进行培训，熟练操作计算机设备，这样才能使信息化技术真正发挥功能。网络信息系统的中心机房选址非常重要，工作人员要对多方面的环境进行仔细勘察，不能选择潮湿的地方，也不能够选择电磁干扰性很强的地方。防范网络病毒。网络病毒给档案管理带来了严重的威胁，因此，单位的计算机须安装杀毒软件，使用防火墙技术。杀毒软件可以进行病毒查杀，及时阻止危险病毒的入侵，确保整个网络系统的安全稳定运行。对计算机网络系统定期进行维护，以防出现安全隐患。对计算机网络进行定期维护可以及时地发现计算机网络中存在的一些不易发现的问题，并立即采取有效的保护措施，延长计算机的使用寿命。
在保存纸质档案时要注意以下三个问题：
（1）相关工作人员一定要对档案进行精确分类，在分类时应该先对档案进行基本分类，再进行细化分类，不管档案使用电脑存档还是收藏在单位专用的档案室。（2）在档案管理的收藏方面，单位一定要注意档案室的环境，谨防潮湿。（3）单位一定要注重档案的使用，充分发挥档案的作用。
3.结语
随着我国经济体制的不断改革与社会的不断发展，我们必须对档案管理手段进行全面改革，及时转变档案管理理念与技术，将先进的信息技术融入其中，提高管理工作的效率，建立相对完善的档案管理体制，做好相关的统筹安排，提升风险防范意识，开展相关培训活动加强对档案管理人员素质水平的培养，为我国档案管理工作的改革奠定基础。
参考文献
档案管理的分类方法范文6
一、档案管理工作过程中亟待解决的问题
（一）档案管理的思想不重视。如今，档案管理工作虽然已经有了一定的进步和发展，但是，就目前的发展形式来看，仍然存在一些问题亟待解决，首先，尤为重要的就是对档案管理的思想重视。思想重视是能够提高对档案管理关注的一个重要部分，近年来，很多的机构或者组织对于档案管理工作的重要性和实际应用都没有切实的关注和了解，甚至有些领导也只是单纯认为档案管理工作是将档案文件进行简单的装订，而且，很多地方的档案管理人员没有对所管理的档案类型进行一个最系统的分析，档案文件的存放没有任何的规律性和实际性。即使将文件进行装订也没有实际的保管意义。
（二）档案管理业务人员对业务的认知差。业务认知能力应该是档案管理工作者的必备能力，但是，由于对档案管理工作的不重视和不了解，很多的机关机构的档案管理工作者并不是专业的，有些甚至不了解档案管理的具体工作步骤。举例来说，如果是纸质文件，已经定期进行年限的查找，如果有时间间隔太长的进行重点保管，还要按照分类方式进行具体的分类，这样不仅仅存放保管比较方便，如果有重要文件需要查阅，也增加了查阅的效率，一举两得。因为相关机构对档案管理工作人员进行调动。这样就会对档案管理工作造成一定的影响。如果档案管理工作中交接出现了问题容易造成数据和文件的输入误差。
（三）基础设施不完善，要加强档案管理。基础设施不完善，会对档案的保管造成一定的影响，比如说纸质的档案，如果基础设施不完善，档案保存的地方太简陋，会对档案的存储有一定的威胁，有些单位因受办公条件的限制，很少有专用的档案库房，而是与办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理。如果是电子版的档案进行管理，如果基础设施不完善，会容易造成计算机病毒出现，这样容易造成档案管理存在问题，一般一个相关机构的档案管理都是形成一个固定的系统，如果该系统内部存在了问题，就容易对整体的档案管理系统造成了相关的影响，所以，应该加强档案的管理工作，加强基础设施的完善。
（四）制度不全面，档案管理的不规范化。首先要进行制度的全面总结，有的机构的档案管理虽然有档案管理制度，但是并没有按照管理制度进行系统的管理，档案收集难、利用难、编研难等现象十分突出。或者是档案管理人员责任心不强，档案管理混乱无序，导致其它干部或闲杂人员可以进入档案室查找资料和借阅档案，非常容易造成档案的丢失或者排序混乱。而且，如果重要的档案经常进行外借，容易造成重要档案被认为进行涂改，破坏，重要数据的遗失等，所以，要建立健全的档案管理工作制度，保证档案管理的安全性。
二、加强档案管理工作的措施和方法
（一）提高认知，加强党和人民的思想培训。首先，要加强党和人民的思想培训，提高对档案管理的认知，如果档案管理工作的重要性不了解的情况下，就很难进行档案工作的管理，甚至是制定了相关的制度，也很难进行非常系统的档案管理工作。所以要在广大干部群众中组织开展形式多样档案法规宣传教育活动，可以有效的提高全社会的档案管理法律认知，对于机构的老板或者领导，要做到以身作则，详细的了解档案管理工作的相关步骤和重视性，然后对档案管理出现的问题进行解决，详细的步骤进行详细的部署和安排，当然也要进行档案管理工作的鼓励和支持，对管理工作者进行慰问和鼓励。
（二）健全制度，使得档案管理规范化系统化。对于档案管理工作来说，起到一个规范作用的就是档案管理工作的制度，所以，首先要进行档案管理制度的健全，使得方案管理工作规范化，系统化。首先，进行档案的分类，严格按照时间日期，档案的种类，档案的保存年限等进行分类，如果是可以借阅的档案，要建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，避免档案的丢失和改动。
（三）加强监督和管理。加强档案管理工作要加强监督和审核管理，如果在档案管理工作中，遵循制度进行工作过程中要进行同步的监督和审核，同步检查出现的问题，如果有问题可以在监督审核过程中进行分析进而及时的解决。
