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财务档案管理细则范文1
一、会计电算化建设中存在的问题
(一)会计核算流程和会计岗位设置尚未科学完善
传统手工记账方式下，凭证的填制、传递、保存等各个环节都要经过具有相应权限人员的审核和签章，会计账簿由会计人员逐笔登录，会计业务处理客观实在。会计电算化方式下，凭证及会计科目的运用由出纳人员在凭证填制过程一次性录入，会计人员在复核和记账后系统自动记账，记账凭证打印出来后由会计人员直接装订成册。这就与《规范》中关于“打印出的机制记帐凭证要加盖制单人员、审核人员、记帐人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字”相违背。传统手工记账方式下，财务岗位设置最少应有出纳、会计两个岗位，像资产管理、收入核算等岗位等可由会计兼任。实行会计电算化后，软件的安装、日常维护及数据库的管理等构成了电算化核算模式下的一项重要内容。但当前部分高职院校中懂财务知识又熟知计算机的财务人员比较少，有的学院由出纳员兼任系统管理员，有的未设此岗位，或委托其他院系人员维护，这对财务信息的安全造成了相当大的压力。
(二)内部管理制度尚未建全
据调查当地五所高职院校的会计电算化内部管理制度建设情况，发现其中相当一部分院校没有《规范》中要求的管理制度。有些院校甚至凭证录入人员、审核人员、记账人员的用户名和密码都由一个人管理，或者审核记账环节全由凭证录入人员用其用户名和密码登陆系统后代为审核、记账，这就失去了会计相互约束和监督的职能，势必造成违规事件发生。
(三)会计电算化档案管理存在漏洞
1、电算化会计档案管理制度尚不完善在实施会计电算化后，许多院校未根据财务核算模式的变化及时制定或修订相关的电算化会计档案制度。电算化会计档案的制作、传递、查阅、保存等仍沿用以前手工记账时的制度。
2、档案管理人员的业务素质不全面档案管理人员的计算机应用能力不高，制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展。部分会计人员重纸质档案，轻电子档案。部分院校只将打印出的纸质档案予以存档，没有将会计电算化的数据资料做二次异体存储，一旦所用的计算机或服务器出现病毒或操作不当，将对财务数据造成不可逆转的破坏。
3、电算化会计档案载体存在问题电算化条件下,会计档案载体本身发生了巨大变化,它除了包括打印输出的记账凭证等纸制档案外,还包括财务数据库及相关文档资料。由于会计数据被记录在硬盘等存储介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这种通过技术手段实施的信息篡改、修改等违法行为具有很强的隐蔽性,发现难度非常大。
二、会计电算化建设的相关对策
(一)提高认识，加强学习，稳步推进会计电算化建设
1、不断提高会计人员会计电算化操作水平不断加强业务培训，及时进行知识更新，以胜任实际工作的需要。可组织本单位会计人员分期分批进行会计电算化知识培训，逐步使多数会计人员掌握会计软件的基本操作技能；具备条件的单位，使一部分会计人员能够负责会计软件的维护，并培养部分会计人员逐步掌握会计电算化系统分析和系统设计工作。
2、循序渐进、逐步提高会计电算化应用水平根据《规范》要求，各单位开展会计电算化工作，可根据具体情况，循序渐进。例如：可先实现帐务处理、报表编制、往来帐款核算、工资核算等工作电算化，然后实现固定资产核算等工作电算化，再进一步实现财务分析和财务管理工作电算化；在技术上，可先采用微机单机运行，然后逐步实现网络化。也可根据单位实际情况，先实现工作量大、重复劳动多、见效快项目的电算化，然后逐步向其它项目发展。
(二)进一步优化会计核算流程，完善会计岗位设置
严格按照《规范》要求，科学合理的设置会计岗位。在账务核算过程通常可设出纳、会计、系统管理员三个基本岗位，收入、票据、固定资产管理等岗位可根据会计相互牵制原则由上述人员兼任。系统管理员负责会计电算化的初始、财务数据及软件系统日常维护工作；出纳员负责凭证的录入、打印，现金及银行日记账的打印及日常保管工作；会计人员除由本人在财务软件系统中审核和记账并初步核实科目和金额的正确性外，还应将出纳员传递的记账凭证再次逐一审核，发现科目及内容错误要及时取消复核和记账，让出纳员予以修正。
(三)完善与会计电算化核算方式相配套的内部控制制度
1、制订单位自己的《会计电算化工作实施细则》细则中应对会计电算化核算方式下的岗位设置、内部审计、财务数据库的维护、计算机硬件等使用要求等做出详细规定，并根据当地财政部门的要求和国家政策的变化不断修订，让财务人员在任何时期都能做到有规可依。
2、制定会计电算化内部审计制度内部审计是学院内部会计监督机制的主要方式，制定电算化内部审计操作规范，审查电算化会计帐务处理是否正确；审查电子数据与书面资料的一致性，对不妥或错误的的账务处理应及时调整并分析原因；监督数据保存方式的安全、合法，防止发生非法修改电子数据的现象；对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。
(四)加强会计电算化档案管理
1、完善和修订单位《会计档案管理实施细则》在细则中将会计电算化电子档案及纸制档案保存时限、保存介质、存放环境、电子数据正确性和完整性的检验措施、电子档案移交方式给予详细规定。建立健全相关规定是电算化会计档案管理的最好保障。
2、定期打印整理各类会计账簿和会计报表纸制档案便于保存，对于温度、温度、存放地点等比电子数据要求低，是当前会计电算化档案信息的主要承载者。根据当地财政部门要求及实际工作需要，主要打印如下会计账簿：总账、现金日记账、银行日记账、收入明细账、支出明细账，往来款项明细账；会计报表根据需要主要有收入支出总表、支出明细表、收入明细表、资产负债表等。
3、定期整理备份系统数据在一定的时间间隔内（如一个会计年度），将计算机系统中的财务数据库完整备份存储到移动硬盘或光盘上，作双备份或三备份。系统管理员应将每次数据库管理过程以电子文档方式予以记录，并作为会计档案的一部分定期交会计档案管理员予以保存。以便在计算机软硬件系统损坏后，能够在最短的时间内，恢复原有的系统数据。
财务档案管理细则范文2
关键词：会计档案 管理办法 变革内容
中图分类号：F233；G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0079-01
为规范会计档案管理工作，统一会计档案管理制度，财政部和国家档案局于1984年6月1日联合了《会计档案管理办法》（财预字【1984】85号）；1998年财政部下发《关于印发的通知》（财会字【1998】32号）；于1999年1月1日起施行该办法。这对各行政事业单位及其他经济组织会计档案管理规范化，更好地为社会经济地发展有依有据，起到了积极的作用。2015年12月11日，财政部和国家档案局联合印发了新的《会计档案管理办法》，并从2016年1月1日起施行。
一、新《会计档案管理办法》实施的意义
就高校而言，旧的《会计档案管理办法》已无法适应新形式的需要，主要表现在：1.各高校的会计信息已大量使用会计电算化管理，没有明确而又统一、规范的电子会计档案管理办法，使电子会计档案管理多样化。2.各高校由于题科研经费的不断增加，会计核算量也随之大增。近些年会计档案的数量逐年递增，凭证柜、档案盒等会计档案的管理成本也随之不断增加。3.国家有关部门根据经济迅猛发展的新形式的需要，对会计法规、法律不断进行充实、更新、调整；原《会计档案管理办法》已不完全适应会计法规、法律的调整变化。
所以更新旧的会计档案的管理办法，适应改革的需要，出台新的会计档案管理办法更是当务之急。新的《会计档案管理办法》的实施，肯定了电子会计档案的法律效力。实现电子化管理；倡导绿色、低碳的电子介质存储会计档案，旨在推动互联网新的经济快速发展的形势下，以适应改革发展的需要，优化会计档案管理工作，使会计档案管理工作更上一层楼。
二、新的《会计档案管理办法》创新及变革部分内容
1.新的《会计档案管理办法》，细化了会计档案组织领导的相关规定，完善了会计档案的概念和范围，增加了电子会计档案的相关规定。第八条对电子档案管理有了新规定，是重大变革，未来电子会计凭证的归档，实现电子化管理。第十二条增加了对接收电子会计档案的规定，要求单位档案管理机构接收电子会计档案时必须对其的准确性、安全性、完整性等进行检测，符合要求才能接收。将电子会计档案纳入了会计档案管理的范围，填补了以往会计档案管理无电子档案的空白，增加电子档案这部分内容，有利于推动互连网经济的蓬勃发展。
2.新的《会计档案管理办法》，允许符合条件的会计档案不再打印，没有一味地要求所有的会计档案都必须打印成册。这样做既节约了会计凭证的整理成本和管理成本，又符合国家绿色环保低碳生活的倡导。
3.新的《会计档案管理办法》，确立了会计档案的法律地位，其中第三条增加了 “包括通过计算机等电子设备形成传输和存储的电子会计档案”的规定，有利于推动电子会计信息数据的挖掘和发展，为政府决策和管理提供便捷有用的会计信息。
4.新的《会计档案管理办法》调整了会计档案的归档时间及会计档案的保管期限。第十四条将会计档案的保管期限调整为10年、30年两类，第十六条对会计档案销毁进行了修改“形成会计档案鉴定意见书”。完善了会计档案的销毁程序，增加了鉴定销毁环节。即根据实际鉴定结果销毁或继续保存。到了保管期限的会计凭证，经过鉴定没有利用价值便可销毁；有利用价值继续保留。十七条“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行”。十八条增加“由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销”。销毁程序严格由相关部门互相监督，疏而不漏。
5.新的《会计档案管理办法》进一步落实了基层单位管理会计档案的具体职责。在第五条里增加了规定：“单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案”；第六条删除了原来的《会计档案管理办法》里，会计凭证中的汇总凭证与其他会计凭证、会计账簿中的辅助账簿、财务报告中的“包括会计报表附表、附注及文中说明、其他财务报告。增加了半年度财务会计报告，纳税申报表与会计档案鉴定意见书，这是对会计档案范围的界定。
6.新的《会计档案管理办法》第二十三条增加了需要移交给建设项目接受单位的凭证有关的规定，更加切合实际，易于操作；二十四条对会计档案的交接上也增加了“特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交” 充实了会计档案交接内容。
7.新的《会计档案管理办法》第二十七条，二十九条等对会计档案有其他要求，明确了对违反本办法规定的单位和个人由“县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门”进行处罚。明确了不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的管理也应参照本办法。新的《会计档案管理办法》适用范围很广。
三、新的《会计档案管理办法》不完善之点滴
1.新的《会计档案管理办法》档案的保管期限全部延后，其将会计凭证、会计账簿及会计档案销毁清册等均延期保管15年。在高校，超期保管的会计档案，占据储存空间太大，浪费经济资源比较严重。各高校财务处的会计凭证年年递增，学校的档案室储存空间很有限，只有部分的空间是储存会计档案的，其他档案柜无法容放会计凭证。高校各单位按人员配置办公室，根本没有多余的储存空间，存放档案。只好放在财务处的办公室或档案室一部分；放不下的档案另找存放地点。为了档案规范化管理，年年买凭证柜、档案盒等既增加了档案管理的成本，因存放地点的分散，查找档案也不太方便。所以笔者认为，只要不牵扯到未结债权债务的凭证，还是按保管期为十五年，就可销毁。一来可以节约档案管理成本，二来也可腾出一些存储空间，放置新凭证，加速周转，便于查找，提高工作效率。
财务档案管理细则范文3
1 开封市中心血站档案管理模式
开封市中心血站是开封市唯一一家采供血机构，它还负责五县供血库的管理。然而，五县供血库分散在五个县各医院内，所形成的档案较分散。因此，血站在档案管理上，根据自己的特点进行了创新，由集中档案管理模式，加入了分散的档案管理模式。那么，什么是“集中+分散”统一管理模式呢？①存放的空间是分散的，但是，管理是集中的；②档案的保存期限制约档案的存放空间；③档案兼职人员分散但有专职的档案管理人员统一管理；④档案存放空间及存放工具是集中式统一配备的。
2 开封市中心血站档案管理手册保障了血站档案管理模式
开封市中心血站的档案管理严格依据《档案法》、《河南省档案管理条例》、《献血法》制定出了符合自己特色的档案管理模式，并编辑成册，即《开封市中心血站血站档案管理手册》。这本手册里，有《档案管理办法》、《档案分类管理细则》、《档案归档范围和保管期限表》等内容。在这本手册里，把收集的形成后的档案资料共分为七大类（九小类），即：文书类档案、人事类档案、业务类档案、科研档案、科技档案（财务档案、仪器设备类档案、基建档案）、声像档案、实物档案。可以看出，血站作为二级基层医疗机构，是以开展业务工作为主的单位，所形成的档案也是以业务档案为主。业务档案的完整存档，是保障血站开展各项工作的依据与根本。它的保存，呈现出了血站各项工作的不同阶段、不同工作的真实性、完整性。自1998年建站以来，血站的业务档案就是根据职能科室不同、分工不同来进行管理的，它的存放归档与管理方式，详见下图：
财务档案管理细则范文4
绩效工资考核分配实施方案
为调动全场职工的工作积极性主动性，建立公平合理、公开透明、有效激励的内部分配机制，根据上级“关于事业单位绩效工资实施方案的通知”精神和“旺业甸实验林场深入开展党的群众路线教育实践活动实施方案”精神，结合林场实际情况，特制定本考核分配方案。
一、
指导思想
以深入开展党的群众路线教育实践活动为契机，以提高职工爱岗敬业精神为核心，以圆满完成各项工作任务为目的，以业绩考核与纪律考核为主要内容，调动全体职工工作积极性、主动性，打破平均主义的分配办法，体现出公平、公正的原则，实行“按劳分配、多劳多得、优绩优酬、奖勤罚懒”的绩效工资分配机制。
二、考核范围
各营林区、苗圃、场部机关各科室工作人员，企业、木材站及公园管理办公室的看守管护人员。
三、分配原则
1、从奖励性绩效工资中每人每月拿出600元工资（半脱产护林员拿出6月份和12月份的工资）集中使用，其中200元由营林区或各科室自主考核分配，另外400元由场部考核分配，每半年考核一次并按考核结果兑现绩效工资。
2、有下列情形之一的，不享受这600元的绩效工资：
（1）受刑事处罚，或受党内警告，行政记过及以上处分处分期内的；
（2）当月病、事假累计达到或超过10天的；
（3）产假超过国家规定时间的；
（4）季节性放假放假期内的；
（5）因工作失职或失误，给林场造成较大社会影响或经济损失的（社会影响程度、经济损失金额场党委研究后直接扣减）。
四、考核办法
1、自主考核部分，由各营林区、科室自行制定考核办法，场部不过多干涉，但不允许平均分配，必须本着公平、公正的原则，经职工会议讨论通过。
2、场部考核部分实行150分制考核，即党建50分，生产50分，资源管护50分，用考核总得分乘以单位绩效工资总额（每人每月400元），然后再除以150，就是单位或科室应得的绩效工资，这部分工资也由单位或科室自主分配，但也不许平均分配。
3、企业、木材站及公园管理办公室的看守管护人员由场部考核，没有出现所管理的财物丢失或毁损，没有出现其他情况的，绩效工资原数发放，出现财物丢失或毁损的按损失额度扣发绩效工资，不足部分从工资中扣发。此类人员不在年终绩效奖的发放范围。
五、本方案中的有关条款如与场内以前的规章制度有抵触的，以本方案为准。
六、本方案自2014年7月起执行。
七、本方案由场党委负责解释。
附：1、党建和精神文明建设考核细则；
2、营林区业绩考核细则；
3、生产科、良种基地业绩考核细则；
4、森防队业绩考核细则；
5、办公室业绩考核细则；
6、苗圃管理办公室业绩考核细则；
7、政工科业绩考核细则；
8、财务科业绩考核细则。
附件1：
党建和精神文明建设考核细则
内
容
分值
扣
分
标
准
实得分
常规性工作
13
按组、宣、纪、工会、综治等工作要点安排的工作进行考核，每缺1个小项扣1分，扣完为止。
专项工作
12
按专项工作方案进行考核，每缺1个小项扣1分，扣完为止。
创新性工作
3
工作无创新不得分，有创新的按取得效果适当扣分。
纪律执行
12
1、每月事、病假3天以内不扣分，4-9天每天扣1分；旷工一次扣3分；
2、违规1次扣3分，造成恶劣影响或严重后果的扣12分。
管理
10
1、单位或科室出现重大伤亡事故的扣10分。
2、业绩考核总扣分的20%作为管理不到位扣分。
附件2：
营林区业绩考核细则
内容
要素
分值
扣分标准
实得分
营林生产
50分
造林
15
1、任务完成每差1个百分点扣1分；
2、质量合格率达到90%不扣分，每差1个百分点扣1分。
采伐
15
有1个小班打绊子现象扣1分，伐根合格率低于95%每差1个百分点扣2分，迹地清理不彻底扣2-5分，影响作业加扣2分，超伐、超界伐不得分。
公益林记录
5
记录不详实每次扣1分，扣完为止。
整地、病防、除草、踩穴等
10
1、任务完成每差1个百分点扣1分；
2、质量达不到95%每差1个百分点扣1分。
其他
5
未完成领导交办的工作每项由领导酌情扣2-5分。
护林防火
50
护林
30
1、盗伐、盗挖造成林木损失100元以内扣1分，超过100元的每增100元扣1分；
2、幼林地破坏严重，每小班破坏率达到5%扣1分，每增加5个百分点加扣1分；
3、有一处乱修枝扣2分，同等情况下，公益林、特种用途林遭到破坏加倍扣分。
防火
15
1、发生火警一起扣2分；
2、发生火灾一起扣8分；
3、出现责任事故不得分。
其他
5
未完成领导交办的工作每项由领导酌情扣2-5分。
附件3：
生产科、良种基地科业绩考核细则
项目
分值
扣
分
标
准
实得分
作业设计
15
作业设计精度低，质量差，每有1个小班超规定误差扣2分，情节严重给单位造成损失的不得分。
生产管理
15
作业质量存在问题，按营林区扣分的1/6扣分。
检查验收
15
验收不及时，每项扣1分；验收不细致、不准确每小班扣2分；弄虚作假不得分。
林政管理
20
不按程序办事，每次扣2分，给单位造成损失的不得分。
档案管理
10
档案不及时归档每次扣1分，管理不规范扣3分，给单位造成损失的不得分；档案缺一件不得分。
项目管理
10
没有完成项目任务，每小项扣2分。
其他工作
15
未完成领导交办的其他工作，每一项减2-5分。
附件4：
森防队业绩考核细则
项目
分值
扣
分
标
准
实得分
护林防火
80
1、按森防队自行编制的值班安排，一次脱岗扣1分；
2、护林效果检查不认真，每发现一次扣5分；
3、与营林区配合不紧密，出警不及时，扑救不得力每次扣5分；
4、盗伐、盗挖林木案件不能有效遏制扣10分。
5、扣全场林木损失扣分的1/6。
其他工作
20
领导交办的事项完成不好一次扣2分。
附件5：
办公室业绩考核细则
项目
分值
扣
分
标
准
实得分
办文
25
收、发文件不正规，每一次扣1分，文件不及时规档每次扣1分，文件丢失1次扣2分，发文不及时到位每次扣2分；泄秘每次扣5分，档案管理不规范扣5分。
办事
25
本职工作和领导交办的事项完成不好每次扣2分。
食堂管理
25
对来客接待超标、浪费、接待不好每次扣2分。
车辆管理
25
出现交通安全事故一次扣5分。
驾驶员私自出车每次扣2分。
附件6
苗圃管理办公室业绩考核细则
项目
分值
扣
分
标
准
实得分
生产
50
1、提供的的育苗计划不适销对路，给单位造成损失的扣5-10分；
2、没有完成育苗计划，缺一项扣5分；
3、管理不善造成苗木死亡，丢失的，根据情节扣10-25分；
4、私自将苗木送人的每次扣5-10分，情节严重不得分。
销售
50
1、不经批准，私自降价销售每次扣10-20分；
2、苗款不能及时收的，每次扣5-10分；
3、人为因素造成苗木不能及时售出，造成损失的扣5-10分；
4、不能准确提供苗木价格行情，给单位造成损失扣5-10分。
附件7：
政工科业绩考核细则
项目
分值
扣
分
标
准
实得分
政工工作
30
1、档案管理不规范扣5分，不全扣3分；
2、上报材料不及时扣5分；
3、对各支部的检查督查不到位扣10分。
劳资工作
50
1、档案管理不规范扣5分，档案丢失不得分；
2、调资、职称评聘、上报材料等不及时或出现错误1次扣5分；
其他工作
20
领导交办的事项完成不好，每次扣5分。
附件8：
财务科业绩考核细则
项目
分值
扣
分
标
准
实得分
业务
80
1、未完成工作任务，每次扣5分；
2、负责审核的原始凭证不合法，没有拒绝报销，出现1次扣5分；
3、不及时结帐，每次扣2分；
4、上报材料不及时每次扣5分，不准确每次扣10分。
5、账务处理不准确、不合规每次扣5分；
6、生产费结算不及时每次扣5分。
其他
财务档案管理细则范文5
1、统一规章制度，建立起档案管理基本组织架构
档案馆成立以前，档案管理分两校区运作，规章制度也不统一。建馆以后实现统一管理的关键是不仅从组织形式上、更要从规章制度上统一。因此，我们今年的重要工作是制定档案管理办法、各门类档案管理实施细则及有关规章制度。在全馆人员的共同努力下，截止到*月中旬，学校已经批准下发了《中国农业大学档案管理办法》、《中国农业大学人事管理暂行规定》以及党群行政等各门类档案管理实施细则、《中国农业大学人物档案征集管理办法》、《中国农业大学立卷部门档案工作考核办法》等*项规章制度，已下发各单位贯彻执行。同时，为了建立有效机制，我们还明确了内部管理机构及负责人，讨论制定了各室任务分工及工作人员岗位职责等规章制度，使档案馆管理组织架构基本建立起来，对充分发挥和调动档案工作人员积极性起到了促进作用。
2、实现实质合并，统一办公、统一管理。
去年*月档案馆成立时是东、西校区两地办公，为了整合资源、形成合力、提高工作效率，按照学校要求，上半年先后将东校区人事档案、研究生档案和综合档案全部搬进馆内，人员也集中统一办公。为做好这一工作，重新调整改造了库房、增加了*多平方米的库房面积，安装了*立方米的密集架。
3、举办兼职档案员培训班，加强业务指导，调动各立档单位积极性。
档案是学校基础工作，要做好这一工作必须充分发挥各立档单位积极性。要真正从原分校区管理到集中统一管理，必须在统一档案管理规章制度基础上，各单位兼职档案员掌握具体的归档方法，否则统一管理就是空的。因此，我们举办了两期兼职档案员培训班。就档案的地位、作用及归档方法、要求向*名兼职员作了讲解。通过培训，使兼职档案员档案意识增强了，明确了自己的职责，掌握了具体的归档要求。
4齐心协力抗非典，坚守岗位不停工。
非典疫情给全北京乃至全国人民造成了严重危害。档案馆在学校领导下，积极抗击非典的同时，坚守岗位，做好搬家准备工作、归档及档案利用、制定档案管理办法、建章立制工作。就是在非典特别严重的时候，也没闭馆，工作人员始终坚守岗位。另外，工作人员积极参加机关分党委安排的门卫值班及向非典患者家属献爱心活动。
5购置计算机等办公设备、家具，为做好档案工作创造物质条件。
学校支持档案工作，拨*万元设备专款作为档案馆成立启动费。为了能尽快使办公设备到位，解决办公基本条件问题，我们在非典期间，积极与厂家联系，购置了六台计算机、三台打印机及其板台、沙发、文件柜等办公家俱，为实现统一办公提供了物质条件。
6、配合百年校庆，开展名人志编写、百年画册编辑有关工作。
学校为迎百年校庆，决定编写校庆丛书，其中名人志和百年画册主要任务由档案馆承担，如名人志共收录名人*余名，其中*人由档案馆承担，现已初步完成*余人的撰稿工作。百年画册编辑方案目前已经学校批准，基础工作正在准备之中。
财务档案管理细则范文6
Abstract: Rapid economic development intensified competition among enterprises. As an important part of the modern enterprise management,the scientific implementation of file management has a meaningful influence on enterprise development. According to the different nature of business,its file management work should be also different. The main work is the management of personnel records,equipment records,production records and other business records,and fixed assets. The scientific implementation of this work is helpful to improve enterprise management efficiency and ensure enterprise economic benefits. The paper gives brief discussion on scientific implementation of enterprise file management.
关键词:企业;档案管理;实施
Key words: enterprise;file management;implementation
中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)18-0178-01
1企业档案管理重要性分析
企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其是企业科技发展的催化剂、是企业经济效益和社会效益的表现形式、是企业文化的重要部分,是企业生存与发展的关键。加强企业档案管理有助于企业管理工作的开展,促进企业管理目标的实现。以企业设备档案管理为例,企业设备档案管理工作的科学开展能够为企业设备养护与维修、设备折旧以及企业资产管理提供基础的材料,促进其工作的开展。由于企业档案管理工作的重要性,现代企业必须以科学的管理体系为基础,开展企业档案管理工作,促进企业的健康发展。
2企业档案管理工作的科学实施
2.1 构建科学的档案管理体系,促进档案管理工作的科学开展科学的企业档案管理体系是实施企业档案管理工作的基础,其对档案管理工作的科学开展有着重要的意义。现代企业必须以档案管理基本原则为基础,结合企业自身管理结构与实际情况,构建科学的档案管理体系,以此保障档案管理体系的适用性。在档案管理工作开展中常有企业照搬其他企业档案管理体系进行档案管理工作的情况出现,但是由于每个企业的生产经营特点不同、管理体系的不同以及技术水平、资产情况的不同,会使照搬档案管理体系在实际应用过程中不能与企业实际情况相结合,影响档案管理工作的开展。因此,以企业自身情况为基础,构建科学的档案管理是企业实施档案管理工作科学实施的基础,其对企业档案管理工作的科学开展有着重要的意义。
2.2 注重档案管理基本原则,促进企业档案管理的科学实施企业档案管理要遵循统一领导,分级管理的基本原则。企业档案管理部门要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导,建立统一的企业档案管理制度,对企业的全部档案实施综合管理。由档案使用部门对档案进行基础整理后,归集管理部门进行统一管理与领导,促进档案管理工作的科学实施。另外企业档案管理工作还要遵循维护企业档案的完整与安全的基本原则。维护档案的完整要以保证企业档案在内容上齐全配套为基础,保持企业档案的系统性和内在的有机联系,并涵盖企业全部工作活动所产生的各种类别、各种形式的档案文书,杜绝档案人为割裂和零乱堆砌造成的档案不全等情况的发生,保障企业档案的完成性。同时还要加强对企业档案管理的保护工作与保密工作。防治企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生,严守企业档案中所含的事项,保护知识产权,维护企业的合法权益。在注重企业档案管理的基本原则实施的同时,企业还要认识到档案的有效利用对企业发展的促进作用,以企业档案管理工作为基本出发点,实现企业档案的综合利用。以企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终,保障企业档案在企业生产经营中的可利用价值,促进企业的健康发展。
2.3 以企业档案管理标准化建设为基础,开展企业的档案管理工作加强企业档案管理标准化建设时实施企业档案管理工作的重点。其首先要明确档案归档制度,明确企业档案归企业所有,企业每一名员工都有建立档案、保护档案的义务。企业档案管理标准化建设过程中要注重对行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度归档、或按季度归档的制度建设。同时注重产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。以此保障企业档案的完整与安全。对于企业财务文件的归档应由财务部门整理归档并保管一年后交由档案室进行管理。对于企业员工外出学习、考察、开会所得文件材料必须在返岗10天内交由档案室进行工艺管理。
另外,企业还要加快完善企业档案管理制度的脚步,对档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等进行完善。以制度化管理确保企业档案管理的科学实施。对于档案管理工作流程也要进行标准化建设,对管理部门、文件点收等进行标准化建设,并通过严格执行,促进档案管理工作的开展。
3注重现代技术在档案管理工作的应用,促进企业档案管理工作的科学开展
在现代企业档案管理的实施过程中,企业要注重现代技术在档案管理中的应用,以此促进档案管理工作的科学开展。现代企业要加快档案管理工作新技术的应用,以此促进企业档案管理工作的科学开展,促进企业档案管理工作效率的提高,促进企业的健康发展。
综上所述,现代企业档案管理工作是企业发展过程中企业历史资料、有关文件的管理过程,其对企业的经营活动的开展以及企业的发展有着重要的意义。企业在注重档案管理体系建立与实施的过程中还要注重企业档案管理人才的培养。注重对档案管理人员现代档案管理理论知识的培养、现代方案管理技术的培养,通过档案管理人员专业技术水平的提高以及企业档案管理新技术的应用提高企业档案管理质量,促进企业的健康发展。
参考文献:
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