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电子档案制度范文1
医院电子信息档案建设是一项惠及大众的措施，我国医院现代化建设将侧重点放在医疗设备和医疗技术上，社会各界对与医院档案管理工作的重视程度远远不够，医院档案管理工作缺少必要的监督，无法进行有效科学的管理。医院对于本院的档案管理工作的管理意识薄弱，得不到重视的结果必然是缺少支持，这直接导致了在我国医院现代化建设中，电子信息档案管理工作的进展缓慢、鲜有成效。
2基础设施落后
在我国用于医院电子信息档案管理的设备较为落后，不能满足信息化档案管理的需要，电子信息技术的应用需要良好的硬件和软件设施作为支撑，医院中聚集了医疗方面的专业人才，但是对于先进档案管理设施没有概念，基础设施建设的不健全，也使得医院电子信息档案管理的发展缓慢。医院缺少对世界先进电子信息档案管理工作发展的关注，不能及时更新设备来为医院电子信息档案建设创造良好的条件。
3如何加强医院电子信息档案建设
3.1加强培训
针对目前我国医院现代化建设中档案管理人员素质较低和专业人才缺乏的问题，加强相关培训无疑是最有效的方法，通过加强各部门人员的计算机知识培训,来为提高医院电子信息档案管理水平的创造条件。对于档案管理人员来说，加强业务学习,在自觉学习掌握专业的档案管理理论基础上，时刻关注国内外先进的电子信息类档案工作发展动态,从而实现通过计算机档案管理软件对电子信息档案进行科学规范的管理。
3.2提高重视程度
医院的重视是医院电子信息档案建设的关键，医院的现代化建设不能只着眼于硬件，医院电子信息档案的建设工作关系到全局，医院相关负责人需要树立全局意识，对于医院电子信息档案管理工作给予充分的理解和足够的重视，硬件是医院医疗水平提高的基础，软件则是硬件的重要辅助，两者互相补充、互相促进。医院电子信息档案建设惠及广大民众，同时也需要社会各界的大力支持，医院的支持和社会的支持构成医院电子信息档案建设的发展动力，我们需要为其提供便利的资源和技术，在医院现代化建设中为电子信息档案建设创造更多条件。
3.3制定相关制度
针对相关制度缺失的问题，我们需要建立科学规范、高效合理的电子信息档案管理制度，只有通过严格的制度化管理才能保障医院档案管理的现代化和信息化发展。依据国家相关法律法规建立严格的档案查阅制度，在此同时，逐步建立起严格的采集制度、传送制度、保存制度、归档制度、鉴定制度和清理制度等。严格的管理制度需要明确相关管理人员的职责，对电子信息档案管理中出现的各类问题要进行详细的规定和解释，确保问题发生后采取的处理方法有着科学合理的依据。制度制定后必须严格遵守，对应着档案管理制度可以出台相应的奖惩措施，这样的方式能够充分调动管理人员积极性，对推进医院电子信息档案建设也有着很好的推动作用。
3.4加强软硬件建设
在医院的现代化建设中，软硬件设施的建设是基础性的工作，我们在医院的电子信息档案建设中，需要加强基础的设施的建设，医院电子信息档案建设需要先进色软硬件设备作为保障，只有在保障先进设备和软件的基础上才能实现电子信息档案管理工作的高效和准确，电子信息管理系统的应用能够有效提高医院电子信息档案的管理效率。保持与世界接轨，关注世界电子信息技术发展动态，及时进行设备和软件更新，只有时刻保持与世界先进水平相一致，才能使得我国医院信息化水平得到不断提高。医院要将电子信息档案建设作为重点工作认真对待，为其发展创造条件。
4结束语
电子档案制度范文2
【关键词】医院;电子档案;问题;对策
随着电子信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。
1、医院电子档案管理中存在的问题
1.1档案管理职责不明确，管理线条多
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。
1.2医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。
1.3电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍
由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。
1.4档案管理人员素质有待提高
由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。
1.5需要大量资金投入
医院电子档案的建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。
2、提高医院电子档案管理的对策
2.1建立完善医院的档案管理网络
医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。
2.2制定相应的电子档案管理制度
要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。
2.3加强培训，提高认识
档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。
2.4加大档案管理的投入
电子档案制度范文3
关键词:档案管理;涉密档案;电子信息技术;保密
一、传统涉密类档案保密工作特点
1.档案存放地点是保密工作重点。传统纸质性档案受自身条件限制，必须集中存放在温度、湿度适宜的场所之中。《中华人民共和国档案法》规定，档案存放地点必须具备防盗措施，要制定严格的档案存放地点管理制度，无关人员一律禁止进入，最大程度上保证了档案文件的保密性和安全性。
2.注重对于档案管理人员的职业教育。《档案法》中严格规定，机关、团体和企事业单位必须有专门的档案管理人员，严格执行各项档案管理制度。近年来，大部分省市和地区已经制定了档案管理员资格准入制度，要求单位档案管理人员必须持有相关的档案管理员资格证明，并定期组织档案管理人员进行业务知识和技能培训，加强职业道德教育。管理人员的专业化保证了档案管理保密工作的顺利进行。
3.较为合理地依据档案保密程度对涉密类档案进行分级管理。按照有关规定，传统档案按照保密程度不同，分为绝密、机密、秘密等几个密级。在我国传统档案管理体制中，不同密级的档案需要进行分类集中管理，并对不同密级档案的管理和查阅等工作进行了详细规定。与此同时，对各个密级档案的解密标准、解密时限、解密方式等进行了严格限制。这就最大限度地保护了涉密档案的秘密性。
随着社会信息化技术的不断发展，目前我国的档案管理模式已由传统的纸质型档案发展为利用电子信息技术为主的电子信息档案系统。与传统型涉密类档案保密工作相比，电子信息档案保密工作有其特殊之处，一些传统档案管理工作模式已经无法适应信息化要求。近一个阶段，我国出现数起利用电子信息技术进行泄密的恶性案件，给我国社会主义现代化建设带来巨大影响。如何在电子信息技术条件下做好涉密类档案保密工作，需要档案管理工作者给予高度重视和进行认真研究。
二、利用电子信息技术进行涉密档案管理的优势和不足
1.利用电子信息技术管理涉密类档案的优势。首先，电子信息档案保存管理相对方便。电子信息档案由于采取数码技术进行压缩，存储介质占用空间极小，对存放场地要求相对较低。其次，电子信息档案便于调阅和使用。由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，方便用户使用，可以极大提高档案管理工作服务社会的能力。
2.利用电子信息技术管理涉密类档案的不足。诚然，利用电子信息技术管理涉密类档案的不足和优势一样显而易见。由于电子信息技术自身特点，涉密类档案一旦泄密，其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害。电子信息技术传受主体多样性的特点决定了电子信息档案泄密后，其损失难以在短时间内弥补。
三、如何做好电子信息涉密档案保密工作
笔者认为，做好电子信息涉密档案保密工作总的原则应该是充分利用电子信息技术的优势，结合传统档案管理工作的经验，取长补短，努力克服问题和不足。具体说来，应注意以下几方面。
1.牢固树立档案管理以及保密工作的服务意识。无论是档案管理还是保密工作，其根本出发点都是为经济社会发展提供资料。利用电子信息技术进行涉密性档案管理，其目的是为了更好地为社会提供服务。因此说，服务意识是档案管理工作必须树立的指导思想。
2.建立完善的电子档案查询使用制度，用制度化的方式确保涉密电子档案安全。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。
(1)要根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行。要在传统管理制度的基础上，结合电子信息档案的特点制定更加完善的管理制度。
(2)要充分保证涉密电子档案储存介质的安全。电子信息档案储存介质一般以光盘、软盘及硬盘为主。一方面要采取相应的防火防水措施，保证硬件安全，另一方面要及时做好相应备份，防止电子储存介质发生故障后重要资料丢失。
3.进一步提高档案管理人员的职业素质和业务素质。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，在今后的工作中，除了要对档案管理人员加强电子信息管理技术及档案管理专业技术培训以外，更为重要的是要加强职业意识教育。要培养他们高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。
当然，利用电子信息技术进行涉密档案管理是一个十分复杂的系统性工程，需要动员社会方方面面的力量参与其中，形成“保密带动管理，管理带动服务”的良性互动工作模式，切实将我国的档案管理工作提高到一个新的水平。
参考文献：
[1]《中国大百科全书》，陈兆吴主编.
[2]《中华人民共和国档案法》，法律出版社，2003年5月.
电子档案制度范文4
电子档案在提高工作效率的同时实现资源共享，借阅和使用都具有比纸质档案更为便利迅捷的条件，能够提供更为全面便捷的服务。电子档案突破时间和空间的限制，实现档案共享的便利，便于查阅和利用。但由于电子档案本身对计算机和网络设备存在高度依赖性，而计算机和网络容易遭到病毒的破坏或黑客的攻击，电子档案对档案保存的安全性有更高的要求。
(一)高校电子档案管理的内容
高校电子档案管理的内容包括学校制度性的电子文件、高校主页网站信息及重大活动中所形成的照片或视频资料、学校内部局域网平台的数据库及数据库管理系统的信息资料、学生的学籍及成绩等，按照类别大致可以分为:学生档案、教学档案、科研档案、党群行政档案和人事档案、基建财务档案、校史及宣传档案等类别。事实上，高校为应对种类繁多、任务繁杂的档案管理，基本上是按照类别分别由各归口部门来管理，作者所在的高校即是科研档案归科研处管理、财务档案由财务处管理、人事档案由人事处管理等等，每个部门由专人兼职管理档案材料。其中教学及科研档案因为有评估和考核的需要，相对较齐全外，人事档案电子化的难度最大。
(二)高校电子档案管理的问题
目前发现多数研究者在分析电子档案本身存在的安全性和真实性较低的问题上，指出高校电子档案管理存在诸如缺乏制度规范、专业人员技术需提高等问题。
1．电子档案建立过程和查阅过程缺乏制度规范，没有统一标准。
一方面电子档案的存储制度和标准不完善，归档程序不明确，对于电子档案的收集、整理、筛选没有规范化的标准执行。而且电子文档要经过不同部门才最终完成，在电子档案建立、传输、转移和接收的工作过程中，一些档案管理人员没有考虑到档案管理工作的技术性与特殊性，各部门各自为政，电子档案存储设备选择、数据格式分类不统一，造成电子档案资料的损坏与丢失，导致电子文档的归档要么重复储存，要么就会出现缺失。另一方面，一些重要的档案资料没有备份资料留存，一旦数据丢失或者被篡改，难以复原。因此，必须建立起一套有效的、完备的电子档案归档和查阅制度，以免造成电子档案资料的损坏与丢失。
2．电子档案管理人员的专业意识和专业技能需加强。
高校纸质制度性档案文件一般由校行政办公室下设的档案科专人管理，其他按照类别分别由各归口部门人员兼职管理，各部门领导对电子档案管理的重视程度因人而异，工作效率和质量参差不齐。档案电子化管理过程对管理人员的业务知识和计算机技能提出更高要求，各部门专、兼职档案管理人员缺乏电子档案管理的相关培训，难免会降低档案收集的质量，造成电子档案管理工作整体水平不高。
3．对档案电子化过程中投入的资金不足。
部分高校对电子档案管理的规范性重视不够，有关规范性要求落实不到位。在高校管理资金不足的情况下，在档案管理上所投入的资金和设备能省则省，观念上的疏忽严重阻碍了电子档案信息管理系统的建设，制约了电子档案的发展。
二、加强高校电子档案管理的措施
(一)强化管理人员专业意识，培养专业技能
要充分认识到档案管理电子化的必然趋势。从电子档案的收集整理开始，建立规范化的电子档案管理流程机制及监督管理机制，出台相应的绩效考评办法，考评专、兼职档案管理人员的工作量。提高高校电子档案管理人员的业务能力、工作效率和业务水平，满足电子档案收集、整理归档的需要，从两方面对从事档案管理的专、兼职人员进行培训，一方面是档案管理专业业务知识，另一方面是计算机应用技能及网络应用技能。电子档案的收集、积累等基础工作不同于纸质档案的收集和整理，电子档案材料的范围、方法和要求均不同于纸质档案，整理归类、建档上传、查找查询等等工作都要求档案管理人员有较为专业的计算机技能，尤其是其中一些电子文档、图像声音文件的修复处理、保管保密对管理人员的能力提出更高要求。因此，要加强对各个职能部门的兼职档案收集人员的培训力度，提供多种教育培训交流的机会，提高档案管理人员业务能力和电子档案的管理水平。
(二)开发电子档案管理系统，加大资金投入
部分高校已开发了电子档案存储的系统平台，建成了按档案公开级别和访问人员类别的网络查询、查阅系统。这一系统包括硬件系统(输入设备、输出设备、储存设备、网络服务器和计算机)和软件系统(管理端软件和查询端软件)两部分。高分辨率的扫描设备、照相录制、录制设备、输入输出设备、存储设备等这些硬件设备需要直接购买投入使用，管理及查询端的软件需要设计投入。因此，这些设施的配置需要高校领导加强对电子档案管理的重视，提供一定的资金支持。
(三)提高安全管理意识，保证文档真实有效
电子档案制度范文5
一、影响电子档案信息安全的因素
（一）病毒和黑客的威胁
计算机网络受到来自黑客和病毒的攻击和威胁，对原始数据进行数据破坏、窃取和截获，以便于获取机密性的信息，导致信息数据泄漏。
（二）硬件故障
电子档案需要借助于计算机和网络来发挥其作用。在这个过程中，需要由物理设备来确保网络运行系统的正常性，一旦主机部件、路由交换设备及硬件设备等发生故障或是受到损坏，都会导致网络系统无法正常运行或是瘫痪，影响电子档案信息的安全。
（三）应用管理因素
电子档案信息运行安全的保障，需要确保档案管理信息系统实际应用操作的安全，但在当前电子档案信息安全管理工作中，却存在着管理混乱、责任不明及缺乏健全的安全管理制度问题，部分安全管理制度制定时没有与实际情况有效的结合，从而导致其执行时缺乏可操作性，从而导致管理安全风险的发生，影响电子档案信息的安全。
（四）突发性因素
在对电子档案安全管理工作中，由于设备故障、突发性灾害等发生时，由于安全技术防护措施缺失，在这种情况下，往往档案信息会丢失、破坏、毁损等，从而会给电子档案带来不可估量的损失。
二、电子档案信息安全保障体系的建设
（一）组建信息安全管理机构
机构级可以在本单位现有的顶层如信息安全与保密委员会下设电子档案工作小组，在建立了机构时必须同时制定职责、运作机制等相关制度，使保密机构真正起到决策、监督作用。
（二）电子档案信息安全体系建设
（1）建立安全管理制度
管理制度是保证电子信息安全的重要措施。维护电子信息的安全除了技术手段外，更重要的是要加强对信息的管理，制定合理而严密的管理措施和规范，才能真正保护电子信息的真实、可靠和完整。
（2）建立网络管理制度
计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。原因很多，主要有设备老化，安全技术方法逐渐泄露，管理日渐松懈，攻击者经验的积累等。与此相反，电子文件和电子档案的价值却随着时间积累而增加，对系统安全的要求越来越高。因此，为长时间保证安全，必须结合本单位的实际，建立配套的、切实可行的网络管理制度。
（3）建立全过程的电子文件管理制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间要经过很多环节，哪一个环节出了问题都会影响电子文件的真实可靠性。因此建立全过程的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成之后，要及时收集积累，以防分散状态下发生信息丢失;电子文件归档时，要严格检查相关文件是否收集齐全，负责就会给将来利用带来困难和麻烦;迁移时，要认真检查是否发生信息丢失。任何环节的疏忽，都对电子信息的真实性与可靠性造成危害。
（4）建立电子文件管理记录系统
为加强对电子文件的管理，保证电子文件的法律证据性。则需要对于收集积累阶段在网络系统上传输的电子文件，可通过网络系统自动记录有关信息;记录文件在现行期的重要处理环节和文件在半现行期和非现行期的管理、利用等;对于按存储载体方式进行收集、积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。另外还要做好文件存储位置的改变、数据转换的记录。
（三）电子档案信息安全与保密日常监督与检查
在电子档案安全管理工作中，检查人员需要具有较强的安全防护意识，通过对各项规章制度的执行情况、机器设备和网络的运行情况及网络数据的流动情况等进行全面、系统的检查。同时还要制定安全与保密制度，对检查的时间、周期、检查项目和方法进行明确规定，及时发现电子档案信息安全问题，及时进行跟踪处理，确保电子档案信息的安全。
（四）提高档案管理人员的综合素质
电子档案的安全管理工作中，不可能仅仅依据制度来实现，需要制定切实可行的培训机制来强化对档案管理人员的业务学习和技术培训，努力提高档案管理人员的专业技术和技术技能，做好电子文件的归档工作。同时还要加强档案管理人才队伍建设工作，以管理型人才为基础，以复合型人才为重点，从而组建一支具有高素质及高技能的专业化档案管理队伍，确保电子档案的顺利运行需要。
电子档案制度范文6
一、注重电子档案制作与管理人员的管理
电子档案依靠的是信息化技术，但是却不是自动生成，其需要人工制作，无论是存储，还是传输都是由人来完成，正是如此，电子档案制作与管理人员的素质对电子档案的原始性关系重大。相关电子档案部门在聘请相关人员时，就应该设高门槛，工作态度不认真，业务素质不强的人员都不能从事电子档案的制作工作，同时有关部门还应该加强内部人员的培训工作，要求从事该项工作的人员必须经过培训合格之后，才能上岗。另外，档案管理部门需要构建一整套审查制度，每一个环节都要做好把关工作，从而源头上彻底消除影响电子档案真实性的因素，确保其原始性。人是感性与理性并存的生物，当外界环境发生变化时，非常容易受到影响，如不不加强管理，很有可能就会背离初衷，所以一定要加强人员管理，以免工作人员出现懈怠。但是对于电子文件制作人员来说，只是单纯的依靠审查制度，并不能达到预期效果，因此在制定制度之后，还需要对具体措施进行明确的规定，每个工作人员的责任都必须要落实，以此确保每项政策都能够正确的实施下去。除此之外，有关管理者对电子档案制作人员还需要进行教育，一定要其了解到电子档案原始性的重要性，同时培养制作人员认真工作的态度，整个制作团队都要养成优良的工作作风，高超的制作水平，只有如此，才能真正的从源头上杜绝电子档案信息虚假。
二、公平合理的分配电子档案制作任务
每一位参与电子档案制作的人员都有义务确保档案真实性，同时也对此也应该富有一定的责任，以此保证在整个电子档案制作过程中不会产生任何的失误。公平合理的分配任务之后，制作人员就很少会出现相互抱怨以及扯皮的情况，以此保证制作工作能够顺利完成。公平合理的分配任务的前提就是管理者对每位人员都工作能力都有清楚的了解，尤其是各个员工擅长的领域，这样在分配任务时，才能让每个人都满意，从而认真的工作。尤其电子档案的制作规模比较庞大，需要多个人共同合作完成，此时责任划分更显重要，责任划分之后，每个人只能负责其专门的领域，不得管理其他领域，干涉其他员工的工作，否则就需要给予相应的处罚。如果有工作需要，工作人员可以将电子档案转变为只读模式，便于员工进行调阅，这样可以有效的避免误操作或者故意增加会删改，这也是确保电子档案原始性的一个有效的措施。
三、建立电子档案全过程管理的制度
电子档案从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能造成对电子档案的原始性、真实性的危害。因此，及早地建立电子档案全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。如电子档案形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。电子档案的收集、积累比纸质文件要复杂得多，稍有不慎，就可能造成无法挽回的损失。因此，一开始就要明确由谁进行收集、积累，如何进行收集、积累，建立收集、积累制度和要求。严格的归档制度，是保证电子档案原始性、真实性、完整性的重要措施。电子档案的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别，要明确无误地作出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真检查，凡不符合要求的，都要有明确的处置措施，不能有丝毫含糊，否则将会对电子档案的原始性、真实性、完整性造成极大危害。
四、建立电子档案管理的记录系统
纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子档案形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子档案的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子档案建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子档案的管理和使用情况。用电子档案形成、处理、保管过程中，都有真实记录可供查询，来证实电子档案的原始性、真实性。
