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建设工程档案管理范文1
关键词:建设工程档案;收集;整理;保管;利用服务
中图分类号:G271 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建设是几乎每一个城市、每一个单位无法避免的基本经济行为,它对城市文明与社会经济的发展起到不可估量的作用。因此,如实记录和保管建设工程档案,就显得十分重要。本文就单位建设工程档案管理的意义、收集、整理、保管和借阅问题略陈管见,以为单位建设工程档案的管理提供思路。
一、建设工程档案及其管理的含义
建设工程档案的定义,理论上虽不存在根本的分歧,但定义方式并不相同。如有人指出,工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料[1]。该定义是以价值判断为视角的,但定义中所说价值缺乏可操作性的标准。又如有人指出,重点建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件材料,即:建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体材料[2]。此定义则从档案的自然形成范围确定其外延,但失之杂乱,毫无档案确立的标准。可以说,上述定义均具有合理性,但未能就档案本身的功能与外延进行充分的结合。
笔者认为,建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发,确定建设工程档案的外延。
建设工程档案的管理,是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之,建设工程档案的管理是一个系统工程,它始于工程项目的提出,伴随工程有关建设进程,终于档案法定保存期限截止,并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门,涉及人员及档案材料众多,一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料,因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案,具有复杂性。
收集、整理和保管好建设工程档案,做好建设工程档案的查阅服务,具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体,建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录,是研究建设工程历史文明的基础材料。同时,档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料,对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。
二、单位建设工程档案的收集
所谓档案收集,就是档案馆根据各种线索,到社会上找寻、征集有关的档案资料。所谓档案征集是指档案馆以收购、动员捐献、复制副本等多种有效办法,将散存在社会上和个人手中的档案收集进馆集中保存的工作[3]。这是从国家档案馆的职能上对档案收集的定义。从建设工程档案视角来看,其档案管理部门众多,既涉及土地管理部门,建设审批管理部门,环保消防等部门,也涉及业主、建筑单位等,因而就每个单位的档案管理部门而言,其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多,主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此,一般的建设项目,其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理,只有一些对于国家具有重大意义的建设项目,才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。本文仅对单位自行建档的建设项目档案管理予以论述。
建设工程档案收集是档案管理的第一步,是基础环节,具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提[4]。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的,往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施,因而相关文件也往往在这些部门保存,一般很少同时向档案部门提交。因此,档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。如果这些文件不能收集,则档案管理就成了无源之水,无本之木。
单位建设工程档案收集应当注意以下问题:
第一,应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多,从项目的酝酿提出就会产生动议性文件,之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等,这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此,其收集范围广泛,并不以是否为本单位制作文件为限,即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限,电子文件亦是建设工程的历史记录,自应收集。
第二,应当注意归档时限,及时归档。档案是对事件的真实历史记录,收集时间距离档案文件产生的时间越长,越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此,国家对各类档案的归档时限都有严格要求,特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档,亦应依法在规定时限内归档。
第三,建立单位内部建设档案归档程序。没有规矩不成方圆,只有把建设工程档案的归档程序确定了,才有可能保证归档的顺利进行。因此,单位应当通过制定建设工程档案归档程序,明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度,并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任,以保证建设工程档案的顺利收集。
第四,档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设,档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员,了解工程进度和工程基本情况,做到心中有数,在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案,这样很可能丧失最佳的档案收集时机。
第五,建设工程档案收集应当有所侧重。档案收集不能眉毛胡子一把抓,否则档案馆再大也无法满足档案收集的需要。因此,建设工程档案在收集时应当有所甄别,对于工程决策、审批资料,工程设计图纸,施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全,对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。
三、单位建设工程档案的整理
档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容,是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同,各部门移交的文件材料不规范,或者不齐全,因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此,单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题,单位档案管理人员应当根据工程与单位实际,采取灵活的归档与整理策略和规则,不宜以定式常法为据。
单位建设工程档案的整理,虽然难以定法对待,但仍有条理可循。
第一,以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。档案是人类活动的历史记载,档案的客观性使其仅仅记录事件而不对事件进行评述。因此,编年体史书的时间主轴编写方式非常适合档案整理。故此,单位存在不同建设工程的,其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序,而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确,一般不存在模糊问题,而批准日期则因工程批准部门较多,日期一般不统一,难以确定以哪一批文日期为准,容易形成标准不统一的问题。同时,有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致,因而也难以作为归档整理标准。
第二,同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别,为了便于定期销毁短期与长期档案,永久保存部分重要档案资料,对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。
第三,同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序,便于日后的档案查找。
第四,以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多,为便于查找,需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅,难以与数字档案馆建设目标相衔接,故此,应以文档主要事项为题录,如某某项目可行性报告等。
总之,单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作,应当以高度的责任心认真对待,科学整理,既要考虑工作效率,又要考虑档案在将来的查阅和销毁,不能简单应付。
四、单位建设工程档案的保管
单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施,主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。
一般而言,纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件,如照片和声像资料,则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠,但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料,可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真,加之经常性的复制,导致资料清晰度下降,保管成本高。
因此,对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料,应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件,可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像,然后加以保存,同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料,则可以通过数字技术保存为数字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是,在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时,应加注说明性题名,并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等基本资料,以便于查阅。
五、单位建设工程档案的利用服务
随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构[5],必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要,或因学习建筑设计,均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此,做好档案的利用服务,是档案管理人员的又一核心工作。
单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。
第一,利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件,档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案,档案亦有密级之别,故此,哪些档案可以查阅,哪些不能查阅,哪些机构或人员可以查阅,均需要依法进行。
第二,单位建设工程档案的利用应当遵循法定程序和单位规定的查档规则。档案利用,特别是档案,应当严格按照法律规定的程序,通过申请、核准、查阅等基本程序,而且查阅地点、方法等均须符合规定。
第三,在合法前提下,单位建设工程档案管理人员应当积极提供查阅检索服务,运用以“利用者为主体”的管理树立以“利用者第一”的观念[6],必要时应向查阅者说明档案文件的背景、内容和文件变迁历史过程,以便于查阅者能够迅速准确的获知需要的信息。
第四,单位建设工程档案管理部门应当着力建造档案的电子检索系统,并提供电子查阅与纸质查阅的共时服务。面对越来越多的档案材料,靠人工检索费时耗力,效率低下,故此,建设数字档案馆是档案馆建设的基本趋势,应该努力建立纸质档案的电子检索数据,方便查阅。
单位建设工程档案的管理是一项复杂而意义重大的工作,不仅要求档案管理人员具有高度的责任心和良好的工作技能,还要求单位内部各部门的充分合作与配合。档案管理人员在档案的收集、整理、保管和利用服务中,应当做到依法、及时、认真和便利服务,促进单位建设工程档案管理工作。
参考文献:
[1] 赵克云.做好工程档案管理探讨[J]. 现代商贸工业,2008,(3):125-126.
[2] 陈玉燕. 谈重点建设项目的档案管理[J].工程建设与设计,2006,(12):102-104.
[3] 冯国安. 档案收集与开发档案信息资源[J].档案与建设,1995,(9):28-29.
[4] 谢爱芹. 档案收集是档案工作的重要基础[J].山东电力高等专科学校学报,2006,(2):92-94.
建设工程档案管理范文2
【关键词】建设工程；工程档案；管理；工程质量
随着我国建设行业的快速发展，人们对建设工程的质量也提出了更高的要求。建设工程质量直接关系到建设企业的经济效益及人们的生命财产安全，而工程档案管理工作与工程质量之间具有密切的关系，加强工程档案管理工作对促进建设工程质量的提高具有十分重要的意义。因此，如何加强建设工程档案管理工作成为当前建设企业面临的重要问题。
一、工程档案建设的作用分析
在建设工程中，工程档案占有十分重要的作用，它能够将工程质量直接反映出来。
通常情况下，建设工程质量能够通过工程档案的建立直接反映出来，除了理解其字面意思之外，我们还要从更深层次对其进行理解。有多数工序在工程建设过程中属于隐蔽工程，通常这种类型的工程在竣工之后我们是看不到的，很难对其进行检测。如果想对其进行相应的了解，也只能够借助掩盖之前的图纸、录像、照片以及各种现场记录。站在现代管理科学的角度对其进行分析可知，建设工程质量的重要组成部分也包括了建设工程档案质量。如果一个工程档案质量较高，这也就充分说明了该工程进行了规范管理，工作人员均具有较高素质，并且还具有较高的工程管理质量。
通常情况下，建设工程档案出现在工程建设之前，建设工程项目进行审批、决策以及确立这一过程中的真实记录称之为建设工程立项文件。例如，在进行招标、投标、设计项目概要、编制项目预算的过程中，其重要的参考依据均为建设工程立项文件。但是在招标、投标、设计项目概要、编制项目预算等一系列过程中出现的文件材料优势进行详细设计。勘察测量项目的重要依据。换句话说，在建设工程项目之前，就已经形成了大量资料。如果在一个建设工程中将文件积累这一重要过程去除掉，那么这一建设工程是很难形成的。在施工的具体过程中，具体施工进程和文件材料产生之间也存在密切相关性。
现阶段，随着社会的不断进步与发展，科学管理思潮也在很大程度上获得发展，建筑项目的实施也越来越广泛，这就要求建设工程必须拥有更高质量。尤其是在精细化管理与量化分析盛行时期，这就要求建设工程建立起一套科学合理的精确评价体系。如果我们对建设工程管理模式有着严格要求，特别注重图纸与数据的精确分析，那么我们就会自然摒弃感觉经验模式。在这种新模式下，我们不仅会注重工程现场，而且会将工程档案的建设作为重要基础，并且在此过程中对其进行量化统计分析，最后再对其进行综合性的评价。换句话说，建设工程质量是可以直接通过建设工程档案反映的，所以应该对工程质量采用建设工程档案进行全面性评价。
二、 完善工程档案管理工作
工程项目管理的质量控制在城市建设工程中主要通过施工现场和施工组织质量控制表现，需要对制度、材料、方法以及人员这几个方面进行全面考虑。
（一）制度。通过对国务院第279号令《建设工程质量管理条例》中的相关内容进行分析可知，第一次站在国家法规的高度，在建设工程质量控制体系中纳入了建设工程档案管理，强制性规定了建设工程的法律责任、报送移交程序、质量要求以及相关内容，《建设工程质量管理条例》属于推动我国城建档案工作发展的一部重要法规。
（二） 方法。档案员要对记录施工方法、流程以及创新工艺的工程文件进行严格保管，确保其完整性与准确性。
（三） 材料。建设工程质量保证资料的主体包括建筑材料使用说明书、出厂合格证以及检测报告等资料。所以在对档案进行编制的过程中，档案员要对其进行认真检查与核对，做好各方面工作，以此来确保工程质量和工程方案相符合。
（四）人员。 在工程建设中，建设工程档案工作人员，也就是所说的资料员具有十分重要的作用。通常情况下，工程档案管理在早期建设工程项目中没有得到充分重视。现阶段，随着工程档案管理工作的不断发展，工程档案管理在早期建设工程项目中的重要性也慢慢凸现出来，对档案管理人员的要求也越来越高，需要其拥有相应的资格证才能上岗。每年在市政建设类工程项目开动之前，市政工程建设处都会起到良好的带头作用，市政建设档案由不同业务科室派出专业人员进行工程档案业务培训。除此之外，将《档案（资料）员合格证》到网上，有利于相关人员进行及时的核对与查询。其次，还要求每一个建设工程项目的工程资料编制工作均要由持有《档案（资料）员合格证》的专职人员进行，在工程完全竣工之后，需要进行档案专项验收申报之后，才能够验收申报过的建设工程项目。
三、 提高建设工程质量
对城建方案馆近期的实际业务工作经验进行科学总结，并且和工程质量监督部门进行积极主动的协调，（下转第177页）（上接第131页）进而建立起一套科学完善的城建档案综合管理系统，并对其它发达城市先进的档案管理经验进行大力借鉴。
在施工合同签署的过程中，首先要对建设方关于工程档案建设的相关要求进行明确，在合同中明确相关责任，要求承建方对专门档案管理人员和相关领导进行明确，并且终身负责工程资料，将其档案管理的责任意识提高。实施方法包括：首先要抓好工程建设源头，在进行工程项目规划审批与报建的过程中，就要和建设单位将工程档案移交报送责任书签署好，通过这样的方式来确保管理方与建设方均了解工程建设的相关信息，同步管理建设工程档案质量及相关内容。其次，要有专人负责工程档案，并且要对其进行全程跟踪以及科学合理的业务指导，如果在此过程中发现了问题，就要对其进行及时性的整改。最后，在快竣工之前，要预验收工程档案，合格之后才能够对工程项目竣工进行验收。这一系列措施和建设行政职能进行充分融合，并且能够工程档案编制与收集的系统性、真实性、原始性，最终提高建设工程质量。
要对管理工作细节之处加强重视，可以采用跟踪服务或者预约服务的方式，谨防资料员在没有做好充分准备的情况下对业务进行重复办理，进而将工作效率提高。通过反复多次的大厅柜台复检业务办理以及现场工程档案业务集中指导，能够形成一个工程档案业务指导日志，并且具有较强的条理性。
在进行建设工程档案业务指导的具体实践过程中，存在着施工单位的实际活动与相关文件不吻合的情况。这就需要我们及时整改出现的这些问题，进而对工程档案的真实性进行有效保证，促使工程质量管理中工程档案管理能够发挥出有效的作用。
四、结语
综上所述，在建设工程中，工程档案管理属于一个十分重要的组成部分，并且工程档案管理工作和工程质量之间的关系具有高度紧密性。为了有效确保工程质量，就必须加强工程档案管理。所以，在建设过程中，档案管理人员要树立起管理意识，提高责任感，对建设工程质量管理中的相关教训和经验及时进行总结，提高档案管理水平，最终达到提高建设工程质量的目的。
【参考文献】
建设工程档案管理范文3
关键词：建筑工程；档案管理，完善措施
中图分类号：G271文献标识码： A
一、工程资料档案管理工作的意义
项目建设中,工程档案管理是整个工程管理中一项重要的基础工作,它的形成和积累贯穿于整个项目建设全过程。一个工程项目从立项审批、招投标、勘察设计、施工、及竣工验收等各个阶段所形成的全部文件资料,必须完整准确的体现项目建设全过程。特别是大型工业化装置,往往伴随参建单位众多、专业性强、体系庞大、建设周期长、成果验收复杂、“三边”等特征,化工项目更是如此。因此,工程档案管理工作必须从项目源头抓起,在实施过程中进行巩固,并顺利完成竣工档案验收,才可保障项目管理工作的整体可控,进而保证工程档案的完整、规范。
建设工程档案是一个事关建设工程和建设项目成败的大问题，应该是城建档案工作关注的头等大事。从实际操作上来讲，建设工程档案是城建档案的重要组成部份，是建设工程在建设施工全过程中直接形成的具有保存价值的原始记录，真实地反映了工程施工全过程的实际情况，是对建设工程的真实写照，具有依据、凭证、参考等重要作用。形成并保管工程档案的目的是为今后的利用提供一个确切的、科学的依据，为城市建设、城市规划和城市管理等服务。工程档案利用价值得以实现的基础是所载信息的真实性和准确度。因此，建设工程档案必须做到真实、完整、准确和规范。然而，笔者在长期工程档案审核验收和接收管理的实践中，发现目前建设工程档案问题比较突出，主要表现在完整性、真实性差，内容缺项、漏项，签章手续不到位，竣工图编制不准确等方面。这些问题的存在严重削减了建设工程档案应有的保存和利用价值，也将对建设工程今后的管理和维修、改扩建以及权属责任划分等带来严重影响。
二、当前我国工程档案管理现状及存在的问题
自我国颁发《建设项目档案验收办法》以及《国家重点建设项目档案管理登记办法》等相关档案管理条例，我国工程建设档案管理工作取得了一定的成效，档案管理有了很大提高，但由于工程与其他工程相比存在很多特殊性，外界自然状态对于工程的影响较大，导致工程档案管理工作中存在诸多不足之处。
1、缺乏一定的管理意识。随着我国社会主义经济体制的不断改革与完善，国家政府的职能慢慢转变，工程建设管理体制改革也不断深入，相关的终身制度、建设监理制度、项目法人负责制度以及竣工验收备案制度等正在逐步趋于完善，因此新时期下的工程档案的载体、形式、内容以及相关制度也发生了很大变化，对于工程档案信息的收集、整理、建档以及验收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以来都存在重工程轻档案的现象存在，并没有正确、全面的认识到档案管理工作的重要性，导致工程档案管理工作一直处于被动状态，很多工程档案的收集、整理都不及时，工程档案管理没有充分发挥其作用。
2、档案管理体系不健全。工程档案管理的专业要求较强，但很多单位只是将档案管理的职能纳入综合部门里，并没有设置专门的独立档案管理部门，导致档案管理工作的地位低下，并没有得到员工的重视。虽然国家及单位也制定了相关的管理条例，但大部分都是形同虚设，并没有起到实质性的监督管理作用。因此，在实际的工作中，缺乏相应的操作性较强的管理制度来规范实际的工程档案管理工作，导致工程综合管理部门以及建设部门工作较随意，各自为营，经常出现人员流动现象，导致档案的收集、管理工作难以顺利开展。
3、缺乏专业性的管理人才。由于很多单位管理者并没有意识到工程档案管理的重要性，并没有投入过多的人力、物力，很多工程档案管理人员并非班科出身，缺乏一定的专业性，都是由工程技术人员来担任兼职，只懂得工程的施工技术，对于档案管理知识缺乏一定的认识和了解，之前也并未接受过相应的专业业务培训，并不熟悉了解工程档案管理的基本流程、相关的管理制度以及法律法规，很多工程档案管理工作都只是在资料保管方面原地踏步，导致工程档案管理低下。同时档案管理部门中普遍存在的现象是档案专业人员较少，新来的工作人员以及工程技术人员较多，工作人员的专业素质水平参差不齐，工程档案管理工作缺乏一定的规范性。
三、如何做好建设工程档案的管理
工程档案的重要性要求我们必须做好工程档案管理工作。做好工程档案管理工作首先要从管理本身的四个基本特征出发：即管理的载体是组织，管理的主体是管理者，管理的任务是设计和维护一种环境，管理的核心是处理好人际关系。人是管理的第一要素。
1、要完善法规，依法治档。依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程档案管理条例》、《建设档案管理规定》《工程图纸管理办法》等一系列档案管理制度具体的规法要求，将档案验收制度、档案进馆时限制度和档案执法制度纳入规划、建设、管理程序中，在工程开工前下达资料任务单，落实到人，明确责任，在文件的收集、整理、立卷、归档等重要环节实现制度化、规范化，做到收集更加齐全、分类更加合理、组卷更加科学、归档更加及时。从根本上保证档案的内在和外在，逐步完善规范各种制度，理顺档案工作程序，有法必依，执法必严，违法必究，加大执法力度，实现工程档案在新时期的依法治档。
2、建设工程档案资料是按照工程建设程序形成的反映项目建设的真实记录。建立完整、准确、系统的档案资料是实现建设工程质量、进度、投资和安全目标的重要保证，规范档案资料的管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。为规范基建处建设工程档案资料的编集、保管、查阅和报送工作，提高建设工程项目管理水平，根据《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等相关法规和规定，结合基建处各科室项目管理的工作职能，做好档案工作。
3、以人为本，发挥人的主观能动性，做好工程档案的管理工作。一是加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。二是以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍，这就要求工程档案管理人员要定期参加理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得上岗证书；对外，注重档案业务培训，要定期举办档案管理和业务的集中培训班，做好档案归档要求讲解，组织参建单位相关人员就项目档案工作的文件和标准等进行学习和掌握，不断强化档案业务基础工作，切实提高参建单位的档案管理水平，使项目档案管理基础工作得到有效保障，做好工程建设项目档案资料的收集、整理、编目、保管、利用等每个环节工作，确保工程项目归档材料良好、完整规范、系统配套。三是深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作，主动做好对重点工程档案业务指导，现场跟踪服务，积极做好项目档案的收集和整理，做到档案收集、整理与工程建设同步，认真抓好档案整理、归档、移交工作。四是注重工程档案信息反馈，掌握最新动态，即新的项目采用了哪些新技术、新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新表格资料，及时将相关信息反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中，进一步做好对工程档案的管理。
结束语
总之，工程档案是工程建设最真实的反映,是检验工程的重要依据。分析研究工程档案管理实践中存在的各类问题,对于更好提高工程档案管理水平,提高工程建设有着积极促进作用。目前，档案工作已趋制度化、规范化、科学化，档案管理水平有了明显提高。在新的形势下，施工企业的档案管理工作面对新的挑战。档案管理工作只有不断的适应企业发展的需求，按照科学发展观的要求，以狠抓档案管理为契机，在巩固和发展己有成绩的基础上，继续努力，开拓进取，根据工作发展的需要，不断改进和完善档案管理手段，才能更好的为企业的发展服务。
参考文献
[1]徐艺真.对施工企业档案管理现状的思考[J].办公室业务.2013(03)
建设工程档案管理范文4
关键词：浅谈;做好;通信建设工程;档案管理
一、新时期通信建设工程档案探讨
新时期新环境下，社会经济持续高速发展与进步，创新科学化管理的思维意识也在与时俱进的不断发展，通信建设工程的运行各行各业中牵涉越来越广泛与深入，这就要求通信建设工程的质量必须高标准严要求化。特别是在新时期新环境下推崇精准管理与质量精细化阶段，这就让通信建设工程必有一套完善系统科学化精准的评估体系。在实施建设通信工程严要求高标准建造前提下，加重对通信数据文件资料的精确分析研究，通信工程建设时就会避免盲目依靠感觉与经验来施工建设，贯彻落实严要求与高标准的施工要求，将通信建设工程档案作为工程核心基础，我们除了要注重建设施工方法，还要将质量细化分析运用到通信建设工程档案中去，使用相关的验证标准来检测通信建设工程档案质量并进行综合的评估。简单来说，通信建设工程质量的好与坏是通过通信建设工程档案来直接体现的，以此只有进行综合质量评估才能判断工程如何。一般情况下，通信建设工程质量可以通过通信建设工程档案的制定直观明了的体现出来，解读了解字面意思后，还必须从通信建设工程全面及背后进行研究了解。通信建设工程中很多数据资料，如文字、图片等等数字化资料属于隐蔽工程，只有通信建设工程竣工以后这种数字文件资料我们只有通过相关方法才能查阅，这就要求通信建设工程建设中要做到严格要求每一步相关工艺切实精准，只有这样，才能确保通信建设工程档案完工后正常便捷的使用。通信建设工程档案质量的好坏，从侧面反映了通信建设工程建造时是否按照相关管理规定来建造及相关建造人员素质及技术水平，通信建设工程档案质量的好坏问题与其他行业也有着紧密的关系。
二、通信建设工程档案中存在的问题
第一，通信建设工程档案管理存放不重视。相关建设单位相关负责人员对通信建设工程档案重视度不够，多数情况下会将档案工作直接转交给建设施工单位，监督性弱甚至直接使监督工作有名无实。个别建设施工单位没将档案文件分类归档，工程完工以后，致使档案遗失，无法交还回建设单位，这就会使通信建设工程档案中前期的文献数字文件散失，直到通信建设工程完工检查验收前期，建设单位要求施工移交工程前期建设相关资料时，施工单位才会将现存的零散文件交还，这就使通信建设工程档案前期资料不完整。第二，通信建设工程档案资料不完整。信息产业中通信建设工程档案关键问题是档案的完整系统化。资料事无巨细的与通信建设工程档案有关的内容都要及时入档。但是实际情况与工作中，可以发现通信建设工程档案中很多资料不齐全，丢失现象严重。比如通信建设工程档案签订的相关合同协议及政府相关单位批复的文件回复等等文件都有漏存与遗失情况发生。通信建设工程档案资料的流失势必会给工程完工以后带来各种各样的麻烦，严重时甚至会引发经济纠纷。第三，通信建设工程档案管理内容质量空洞。首先，是档案文件原件归档不及时，复印的文件多，求其原因是相关资料文件的监管部门或个人疏忽大意，未能及时追回资料文件原价，对通信建设工程档案相关设计施工单位合作中马虎大意，其次，法律文件文书手续准备不充分。很多没有建设施工，设计及监理等相关部门或负责人签字和盖章。最后，双方签订的合同和协议有无签字及加盖公章的情况发生，致使通信建设工程档案完工后，达不到相关要求。第四，通信建设工程档案管理人员专业技术差。负责整合通信建设工程档案文件资料的相关人员自身文件资料处理技术一般，为经过专业培训，导致业务能力不强，收集整合的资料往往缺乏重点内容，仅是单纯的流水账。第五，通信建设工程档案领导决策层重视度低。个别通信建设工程档案单位领导决策层重发展，轻视档案管理建设的老思想根深蒂固，在通信建设工程档案方面没有配足足够的专业技术人员。第六，通信建设工程档案施工操作单位没有落实专人负责制度。相关施工人员因为要要忙于施工建设，对档案资料收集、整合、分类归档可能会习惯性忽视，很多时候，施工建设单位领导决策层都会推脱不承担通信建设工程档案的担当。第七，部分通信建设工程档案相关设计人员是档案资料的编辑整合者，害怕档案资料分类归档后查找调阅麻烦，就讲档案资料自己存放，没有分类归档，很多时候导致通信建设工程完工后，档案资料遗失。
三、加强完善通信建设工程档案资料管理系统化
第一，通信建设工程档案档案资料源头分类归档工作。编辑监察通信建设工程档案资料文件的相关负责人员，应当严格按照档案工作相关管理规定，积极主动的与工程建设施工监管部门或负责人沟通交流，强调并督促建设施工单位工程建设中监察部门对通信建设工程档案的，说明各相关部门监管责任与职责。建设监管部门和施工单位、编制设计单位，监察单位都要单独签订合作协议及正规合同，并将这些内容整理分类后都收入档案中，这样就可以使各方合作单位能够切实认真的落实执行制定的相关合同与协议，将责任明晰化，各单位承当相关责任的档案资料，从通信建设工程档案资料文件源头抓起。第二，通信建设工程档案监管人员严把文件资料治疗关。通信建设工程档案资料文件都有一定的连续性和相关性，基于此点通信建设工程档案监管人员要结合自身实际工作经验，分析整合通信建设工程产生的各种类型资料文件，并对其严格认真的进行分类归档，解决存在的问题，通信建设工程档案资料的质量。在通信建设工程施工建设早期，对文件资料检查要查看是否完整，精确，体系化，重点注意通信建设工程施工建设中产生的重点文件资料是否已分类归档及是否完整。对通信建设工程档案资料文件的严格仔细检查，可以有效提高案文件的质量，养成档案工作的规范化，使通信建设工程档案监管人员强化档案监管意识并熟悉了解档案监管工作的流程。第三，完善健全通信建设工程档案工作制度。档案监管相关部门应当完善健全制定通信建设工程档案的相关工作规定，使通信建设工程档案的分类归档领域、通信建设工程档案工作的步骤、通信建设工程档案资料文件的整合与分类归档、通信建设工程档案的交接等问题都加以解释明确，方便对通信建设工程档案的监管各方进行高效管理，确保档案资料文件，完整、精确与体系化。第四，切实做好通信建设工程档案的保存和运用工作。当通信建设工程完工以后，相关的监管人员应当按时定期的对上级监管部门或负责人进行档案文件的档案交接工作，档案资料文件监管人员也要切实做好所交接答案文件的整合与保存工作，编制正规的目录索引，确保档案文件资料查找准确性及查全性，是通信建设工程档案作用发挥到最大，为相关的产业企业提供关辅助。第五，监察通信建设工程档案，严格审查，保证通信建设工程档案资料准确性与系统化。在通信建设工程施工建设过程中，要责任划分到个人，切实做到专人专项。档案专业技术人员收集整合档案资料，项目主管人员负责核查审计及签名认证，通过管理部门检查后有工程部门分类归纳。同时严格控制好施工建设单位及相关人员使用档案资料应当及时登记时间及使用者身份或部门。第六，专业技术过硬的通信建设工程档案监管人员是通信建设工程日常应用及维护的核心力量。通信建设工程档案监管工作是第一线的后期辅助工作，是通信建设工程正常运行的关键。通信建设工程监管人员的人用，要严把所用人的专业技术能力及职业素养，日常工作中要按时定期的开展专业技术人员的专业学习与职业素养培训，从思想上高度重视通信建设工程监管人员的政治觉悟。
四、未来通信建设工程档案在各行各业中的发展
政府、企业未来办公自动化已经是不可避免的趋势，通信建设工程档案在未来办公自动化的发展潮流中是最大的辅助力量。通信建设工程档案也注定会取代现有政府及企业现有的办公通信模式。结合本文以上所列通信建设工程档案中问题进行分析后，可以大体上整理出未来政府及企业等单位办公通信模式的发展潮流，可以概括为二大方面：第一，通信建设工程档案标准制度化。政府及企业等单位在现有的通信建设工程档案基础之上，会出现一个涵盖全国区域、可以多方同时横向与纵向交换信息的通信建设工程档案总档案库，并构建次一级的完整规定一致的子档案库借以整合全部的档案文件资料。以此为基础的，赋予地方政府及企业单位充足的自由运作权力，根绝实际情况及行业特点，加设个性化功能，保证全国通信建设工程档案库能够全部链接，而各地彼此影响通信建设工程档案的正常使用。第二，通信建设工程档案移动化。现阶段科学技术的飞速迅猛发展，通信保密安全与互联网之间的摩擦必将得到彻底合理解决，通过相关技术手段保证通信建设工程档案在接入互联网络以后，其通信建设工程档案的保密性不会受到较大影响，还可单独与互联网络外状态下隔离单独使用，通过多种类型的移动存储设备进行扶着，这样对防止档案文件的遗失与非法操作及侵入都起到较好的保护措施。我国通信建设工程档案与服务企业合作中出现的问题，只有针对性的整合出一些列通信工程档案与服务企业合作中出现问题的解决方法。
综上所述，在通信建设工程档案建设过程中，通信建设工程档案监管属于一个核心组成部分，通信建设工程档案监管与通信建设工程质量有着密不可分的管理性。如果想要保证通信建设工程的质量就要严格落实通信建设工程档案监管相关规章制度。因此，工程建设施工过程当中，负责通信建设工程档案监管技术人员要加强自身专业技术学习，提升职业素养的同时还要强化岗位意识，对通信建设工程档案存在的问题，进行问题分析整合，要及时处理这些问题，确保所监管的通信建设工程档案无任何质量问题。
作者:赵丽 单位:河南省通信工程局有限责任公司
参考文献：
建设工程档案管理范文5
关键词：工程档案管理；建设工程质量；作用研究
1引言
最近频繁发生的在建工程质量事故，包括房屋、桥梁的突然垮塌，都给我们提出一个相同的课题：事故发生后凭什么来分析事故原因?来认定事故责任?来还原建设过程?建设过程中用什么来促进建设工程质量?来规范建设工程管理?来保留建设的真实过程?答案是工程档案。建设工程是资源和智慧的结晶。对一些重大的建设工程来说。其投入的财力、物力和人力往往是巨大的。除了建设工程竣工之后的实体成果如住宅、办公楼、厂房、场馆、道路、桥梁、广场等之外，作为建设过程直接记录的档案也是建设工程的重要组织部分，是建设工程的技术成果。因为消耗和占用资源巨大，建设工程的实体成果一般都能得到广泛重视，从投资方到行政部门，到普通市民，注意力都集中到了实体成果上面，甚至是只关注建设工程的外在观感。对建设工程档案关注甚少，知之甚少。一些人认为，档案只是建设工程竣工后的资料整理，是建设工程的末端，而且非常琐碎，对档案工作表现的是一个敷衍塞责的态度。因此，对工程档案管理促进建设工程质量的作用进行研究是非常重要，有利于引起我们对工程档案管理的高度重视，更有利于工程档案管理工作的有效开展。
2工程档案是建设工程的有机组成部分
一般来说，远在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累了。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在建设工程项目开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。即使是在施工过程中，文件材料的产生与具体施工进程也是不能割裂的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要进行送检，只有检测合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使用进程中。应该根据指令实施，如用什么标号水泥，怎么配比，用量多少等：在实施中还有监理旁站监督记录和检测记录；出现了问题还有调整指令和变更说明等等。可以说，贯穿建设工程过程一直有两根线条，一条是技术性的，是抽象的，以文件材料为表征：另一条是操作性的，是实体的，以工程物理结果为体现。技术性线条还要先产生，还要更长远在施工阶段，二者又是交织在一起的。但无论如何，技术性线条是不能从建设工程中抽离出来的，更不能忽略不计。
关于建设工程档案是建设工程的有机组成部分，我们的古人早就有朴素的认识。1973年12月长沙市发掘马王堆汉墓，在出土的文物中有三份帛质地图，没有注明名称，一般称为《地形图》、《驻军图》和《城邑图》，《地形图》和《驻军图》都保存较好，《城邑图》还未修复。其中，《驻军图》绘有一座三角形城堡，城垣上设有五个箭楼，四个战楼，并注有“门”、“箭道”等字样。它绘制于西汉文帝之前，距今已有2100多年。在古代，驻军与造城是统一的。这说明古人在造城时，已经认识到了编制城市规划图和城市实况图的重要性。只是岁月的流逝，古城不再，档案依旧，我们只能通过这张珍贵的图纸来遥想古城英姿。
当然，我们也看到，在广大农村地区，在许多偏远的聚落，房建工程并没有档案留下来。特别是这一次遭到地震毁灭性破坏的羌族民居聚落。因为文化相对落后和习惯传统的作用，这些地方建设工程的技术性线条主要是手口相传的一种经验模式，绝大部分都没有形成文件材料和图纸。这并不是对建设工程档案作为建设工程有机组织部分的否定，但的确是对建设工程档案的一个简化，而这种简化造成偏远地区住房安全无法保障，在灾害中往往损失惨重，更不能“按图索骥”地进行救灾和修复。这从反面揭示了建设工程档案与建设工程的不可分割性。
3工程档案是建设工程质量的直接反映
建设工程质量最初是一个生活化的概念，是一种感受性评价，是对建设工程性能、品质和安全的综合性表述。但随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格的定义，即建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合，包括：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。特别是随着量化分析和精细化管理的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价就不再是以到工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。这实际上是说，建设工程档案直接反映了建设工程质量，我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。
建设工程档案作为建设工程质量直接反映还有一层非常重要的意义，那就是在工程建设过程中，有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的，也就是通常所说的隐蔽工程。对这一部分，在工程竣工后我们是看不到摸不着的，也难以检测得到，我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价，工程档案在此的作用就是无可替代了。
在前面我们已经论述过建设工程档案是建设工程的有机组成部分，从现代管理科学的角度来看，建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动可以看出。凡是有意参评的项目，建设、施工各方对建设工程档案管理都是非常重视的，都非常重视档案的真实性、完整性，包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的，对档案的收集、编制和整理就更加认真细致、精益求精了。
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4工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节
建设工程档案是一个静态的概念，而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说。这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究，我们会发现，工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，而是工程项目管理的一部分。更进一步，我们从工程质量控制的角度出发，工程档案管理占有关键的一席之地。
建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看，建设工程资料员是工程建设中不可缺少的技术人员。要经过专门培训后持证上岗，而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体从“机械”的因素来看，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容：从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；从“环境”的因素来看，我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像，反映场地环境的变化；上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。
早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略，建设工程项目管理人员培训(俗称“五大员”培训)一般是指：施工员、监理员、材料员、安全员、造价员，一直没有包括资料员。而建设工程资料员培训由各市城建档案馆自行组织，没有纳入建设职业培训I范畴，也没有发国家认可的证书。近几年，随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高，有的城市实现了建设工程资料员经常性培训I，还将《资料员合格证》上网，便于查询和核对，并要求每个建设工程项目必须有持《资料员合格证》的专职人员从事工程资料编制工作，才能在工程竣工后向市城建档案馆移交竣工档案：有的城市，如上海、重庆等已经将资料员纳入了“五大员”培训，怀化市20D8年也正式将资料员培训纳入建设职业培训。建设工程档案管理作为建设工程质量控制的关键环节已得到越来越多的认可和重视。
2000年颁布的国务院第279号令《建设工程质量管理条例》，首次从国家法规的层面把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系，对建设工程档案的内容、质量要求、报送移交程序和法律责任等方面进行了强制性规定，是目前推动我国城建档案工作发展最重要的一部法规。建设工程档案管理的要求已经从微观提升到了宏观，从基层技术实践提升到了国家法规意志，这是对建设工程档案管理在工程质量控制体系中重要作用最有力的证明。
5工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段
工程档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性往往与建设行政职能高度融合，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程项目竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为，以加强工程档案管理为手段，却能取得提高工程质量的效果。
从怀化市建设工程档案管理的实践’来看，第一步是由市建设局把关，在建设工程取得《施工许可证》之前，建设单位一定要与市城建档案馆签订《报送建设工程竣工档案责任书》，并填写《建设工程竣工档案责任人登记表》，从一开始就把建设工程档案的要求、责任告知建设单位，要求他们明确分管领导和专门资料人员，对工程资料终身负责，提高他们的档案责任意识；第二步是对建设工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导，发现问题及时整改：第三步是工程竣工前对建设工程档案预验收，预验收合格发《建设工程竣工档案初验认可证》方能举行竣工验收会，由市工程质量监督站查验资料备案后，再完整向市城建档案馆报送移交建设工程竣工档案并取得《建设工程竣工档案合格证》，然后才能去办产权产籍手续：此外，还由市建设局统一组织建设工程档案编制执法检查，加强工程档案收集编制的原始性、真实性、完整性、系统性管理。这一系列与建设行政职能相融合的措施。通过建设工程档案管理促进了建设工程质量的提高。
在建设工程档案业务指导实践中，我们发现过施工单位的建筑用料与技术说明文件不符的情况，我们及时向建设单位反映，防止了。以次充好”事件发生：还发现过隐蔽工程中以空心墙代替实心墙等“偷工减料”行为，并得到了及时制止。建设工程档案管理对工程质量的促进作用得到了建设单位(业主单位)高度认可。例如，2007年1月长沙市城建档案馆与长沙市电业局、长沙市电缆管理所联合签发了长城档[2007]02号《关于加强电力地下管线工程质量控制和档案管理，做好工程验收交接工作的通知》的文件，三家相互配合。以加强工程档案管理来促进电力地下管线工程质量。
建设工程档案管理范文6
一、提高路桥建设档案管理人员业务水平
在施工项目中，路桥建设档案管理人员都是一人身兼数职。既要抓路桥建设档案管理，又要身兼处室文秘、内外勤工作。由于工作人员少，建设项目多，路桥建设档案管理参差不齐。档案管理人员在项目竣工的审计决算中，常常为补充资料费尽周折。为了提高路桥建设档案的管理和服务水平，就要不定期组织档案管理人员参加业务知识培训，增强档案管理人员工作的积极性和主动性，做到工程建到哪里档案就整理到哪一步，力争在建设过程中就保证竣工资料完整、准确、系统、规范、齐全、真实，并做到原始资料图物相符，技术数据真实可靠。提高档案人员掌握和运用现代化技术的水平，确保档案人员高质量、高效率地全面完成路桥建设档案工作。
二、提高竣工资料归档的积极性
工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，项目经理对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。要认真进行督导检查，引起各方面重视，争取档案工作与项目建设同步进行，在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对分公司经理及项目经理的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚，为搞好档案管理工作提供保证。
三、强化档案材料编制工作
按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务要求。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。公路工程的行业特征决定了其档案的特殊性，一道工序所需资料就能达10多张甚至20张，那么随着施工的进展，一个分项下来，其数量之多而杂。如果不在资料产生源头抓，等工程进展快结束时来收集，资料容易流失，此时编制假资料就会发生。因此，在档案管理的产生、收集、整理中应把档案严格分类，并把各种类别的产生人、收集人、整理人，分别给予明确，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。工程档案生成后，制定严格的收集整理归档制度。档案管理中千头万绪的问题自然就迎刃而解。
四、建立健全工程档案管理制度
要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始，就要向各施工项目分发《中华人民共和国档案法》、交通部《关于公路工程竣工验收办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、《湖南省公路建设工程 竣工文件编制及档案管理办法》，同时发放本企业的项目文件归档制度说明，使档案管理员在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动档案管理的规范化，从而有效地控制档案的归档质量。
五、开发利用档案信息，促进档案管理工作
做好档案资料的收集、归档工作是为了利用，而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。工程技术人员和施工人员对重点工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。对于档案管理人员来说，如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作，从而保证工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。
参考文献：
