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电子档案的管理范文1
【论文摘要】当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
一、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
二、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。 转贴于
3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
三、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1、建立档案利用制度，整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
4、加强工作人员管理，提高档案保护意识
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
四、小结
现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
【参考文献】
[1] 余慧玲. 试论电子档案的归档、保管与利用[J]. 韶关学院学报·社会科学， 2009，30(7).
电子档案的管理范文2
电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。
一、电子档案的整理
目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。
1．科技电子文件归档。科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。
(1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
(2)设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
2．文书电子档案整理。一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一，按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二，将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
二、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。
1．软磁盘的保护
(1)目前市场上存在各种各样的产品，所以在选购软磁盘时要根据内容的特点选相应的种类。
(2)把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到一年，就读不出数据。
(3)规范保管条件。要求软磁盘存放在无尘、无腐蚀气体无强磁场干扰、无震动和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％~50％，温度控制在14℃~24℃。
(4)加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。
(5)对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
(6)在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。
2．光盘的保护
(1)规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
(2)保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14℃~24℃，相对湿度40％~65％。
(3)注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。
电子档案的管理范文3
关键词：电子档案；纸质档案；优劣；综合
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）05-00-01
在网络技术和信息技术飞速发展的大环境下，电子档案无可替代地成为档案管理的重要形式，但电子档案受电脑的控制，存在一定的缺陷，这时就需要纸质档案来补充，将两者有机结合，使之优势互补，对档案管理具有重要的现实意义。
一、电子档案管理相对于纸质档案管理的优势
1.管理效率的提升。电子档案使档案信息资源迅速聚集，让档案信息资源得到高效利用。档案真实地记录了人类的社会活动，档案完整程度越高，连续性越强，其质量和价值就越大。反之则其价值就会降低。传统纸质档案信息的保存、交流和传递实际是通过其载体的保存、交流和传递实现的。这样不管从体制、方式，还是手段，都给档案信息的积聚和统一管理带来很大障碍，档案连续性、完整性和积聚性的效应就无法实现，使得纸质档案易分散，不便集中统一管理。[1]电子档案信息的承载介质发生了根本性变化，能集成多元化信息，做到图文并茂，三维立体显示，使当时的活动真实地再现出来。这些信息可以通过磁带、磁盘、光盘得以保存，甚至脱离载体贮存在计算机系统内，而且信息可以迁移，使生产和管理效率得到极大的提高。电子档案的这种优势大大改善了纸质档案不便于集中统一管理的弊端，提高了档案信息资源的利用率。例如，在过去的高考中，全国各地的考生资料和填报志愿信息，都必须将纸质档案收集好，并在全国各地的范围内进行运输和传递，费时费力，进行查阅时也必须逐项翻阅，效率低下，而随着科技的发展，电子档案的投递极大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的资料上传后，北京院校立即可以在网上查阅到，完全省去了档案运输、分发的繁琐环节，极大地提高了管理效率。
2.存储空间的压缩。纸质档案虽然稳定、永久、直观和方便阅读，但其占用空间大，信息存储量少，而且档案载体在频繁的利用中会受到很大损坏。电子档案高密性的存贮特点让信息收集对象更广、收集范围更宽、收集空间更大，使档案信息能系统、科学、及时地服务于社会。电子档案载体（包括磁盘、磁带、光盘等）信息存贮量是以往各种信息介质无法比拟的。例如，目前一张普通的光盘容量可达600MB-4 000MB，仅用60片光盘可以贮存30万卷的档案信息，这相当于一个中等规模的省级档案馆的贮存量，60片光盘仅用一个书包就可装完，而30万卷的档案信息换成纸质档案则将把600立方米的空间挤得满满当当。
3.资源共享的实现。传统纸质档案使档案信息资源受到极大的限制，很多时候，众多的用户无法同时享用某一档案资源。电子档案以数字化形态存在，方便信息资源共享，突破了地域、行业、国界的限制，使全世界不同种族、肤色、信仰、语言的民族畅通便捷地交流，缩小不同地区、国家间的距离障碍，使资源共享范围得到极大地扩展，满足更多人对档案资源的利用需求。例如，过去人们为了查阅某项资料，只有去图书馆进行借阅，高峰期还要排队等候他人归还，极不方便，而电子档案的出现，实现了众多用户可借助互联网同时查阅同一份资料，而且理论上用户人数可以实现到无限多。
二、电子档案管理相对于纸质档案管理的劣势
电子档案与纸质档案都是人类在社会实践活动中用来指导现实工作的信息传输工具。但相对于比较成熟完善的纸质档案管理，电子档案也有着自身的劣势。
1.载体寿命有待验证。纸张是纸质档案的主要载体，人类对保护纸张寿命的技术已很成熟。纸质档案的寿命可以达到上百年乃至上千年。电子档案载体材料通常是磁性物质和光盘。磁性物质材料易出现退磁、消磁等现象，一般只有3-5年的寿命。光盘主要由金属、石英、高分子聚合物构成，利用激光存取信息，其寿命或许有70年左右，但还需等进一步验证才得以知晓是否有70年寿命。
2.环境的要求严格电子档案与纸质档案载体都会受到自然环境的影响，只是影响程度不相同而已。纸质档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会出现霉菌、色斑或纸张老化，但科学的防范措施能减轻水解和氧化反应的危害程度。[2]相对于纸质档案，电子档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会使电子档案载体发生氧化反应而变形，或划伤磁盘、磁带、光盘表面，或使载体老化、变质、磁粉脱落导致电子档案载体上纪录的信息无法被计算机系统读出，从而使电子档案信息失去保存价值。
3.安全保护困难。纸质档案的安全保护实际上就是对纸张的保护。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破损纸张、恢复扩散字迹、进行一些必要的缩微复制等工作，纸质档案就得意长期保存。电子档案的安全保护工作就比较困难，它的安全与载体的寿命、环境因素、系统本身脆弱、电脑病毒等等一系列因素的影响。如，电子档案信息在联机状态时，上网的载体没有处于严密的保护状态下，很容易受到网上黑客的攻击。
4.原始性保存不易。纸质档案看得见，摸得着，它以最直观的形式展现了信息的原始性。而电子档案的信息与载体可分“家”，信息与载体不一定结合在一起，使得信息的大小、贮存空间、位置都不确定，致使电子档案的原始性不易被认可。此外，电子档案载体的不同也会使其内容有所变化。比如，文本档案经过不同的格式复制转换后，档案信息的原始性就很难被人们所接受。
三、电子档案与纸质档案的综合管理
从电子档案与纸质档案的优劣比较中，不难得出结论：电子档案与纸质档案必然会长期并存协同发展。面对这种形势作为档案工作者就要把电子档案管理和纸质档案管理相结合，进行集中统一管理。对于管理人员，电子档案和纸质档案管理和控制要有专业人员；管理流程上，电子文件、纸质文件必须在统一的管理流程当中；信息资源的开发利用上，电子文件和传统文件信息资源必需综合开发利用。
由于电子档案与纸质档案管理上存在着显著的差异，要设计一套能同时管理这两种类型档案的管理系统并非易事，需要我们档案工作者以及相关技术人员的共同努力。
参考文献：
[1]陈招娣.电子文件管理的几点思考[J].兰台世界，20011（9）：15.
电子档案的管理范文4
一、电子文件管理
电子文件是由电子计算机生成和处理的一种文件，在电子文件管理的过程中，要注意电子文件的检索和归档工作。电子文件检索工作主要是为了从庞大的档案资料数据中查找到自己需要的信息或资料，因此，电子文件的检索工作要尽量的方便和快捷，要以最有效的方式为用户提供最佳服务，以满足用户全方位的检索要求，所以在档案分类时要合理的匹配相关的档案资料，正确的分析档案资料中所包含的内容，既要保证电子文件检索工作的准确性，还要提高检索的速度。电子文件在经过分类和整理后，要进行文件的归档工作。需要归档的文件可以分为内部文件和外部文件两种。内部文件是指档案管理机构存储的档案资料，一般多为长期储存的资料，所以在进行档案管理时要注意电子文件存储载体的保护工作。外部文件是通过对电子文件扫描等处理进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，外部文件存储的时间是依据文件的重要性来确定保密程度和保管期限。电子文件的归档方式有逻辑归档和物理归档两种：逻辑归档是指在计算机网络上联机实现的电子文件信息的归档；物理归档是指把计算机及其网络中符合归档要求的电子文件集中存储，并拷贝至可脱机保存的载体上。
二、电子档案与传统档案的区别
电子档案与传统档案有着本质的区别，电子档案必须要进行复杂的编辑过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，可以进行长期的保存，利用者只要获得允许就可以随时随地调出查阅所需的档案信息，而传统档案是纸质的档案材料和数据，对存储的环境有很多的要求，档案保存的时间较短，在进行档案资料的传递和共享工作时也有很大的局限性。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，而传统档案资料需要经过经过分类、整理、分析等一系列工作，才能进行归档工作。在进行档案保管时，两者也有着一定的差异，电子档案是存储在载体中，因此，载体所处的环境，往往会影响电子档案的保存时间，尤其是潮湿、高温、强电磁的环境会加速载体的变形和老化。而传统档案多为纸质材料，在进行档案资料保存时，要避免潮湿的环境，而且工作人员在进行档案保存时，要确保档案资料的完整性，不要使档案发生损坏或者是丢失。
三、电子档案的保护
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。因此，电子档案的保护工作可以分为两个部分：一个是电子档案存储，一个是电子档案传输和共享。
（一）电子档案存储
电子档案的存储保护工作主要是对档案存储载体进行保护，档案存储的载体有软盘、光盘、磁带等，由于这些载体自身比较脆弱，对储存环境的要求较高，所以档案管理人员要特别的注意。首先在进行归类和摆放时要按照一定的次序，不能堆叠在一起，使存储载体发生损坏；其次，存放软盘、光盘等的房间要防磁、防潮、防高温和光照，电磁会对计算机等电子设备造成影响，易使电子档案资料发生损坏或者是丢失，而潮湿、高温、强光照的环境会使软盘、光盘等载体发生霉变，或者是加速载体的老化，从而缩短了软盘、光盘的使用寿命；再次，要定期对档案存储载体进行检查，一旦发现载体发生损坏，要及时的进行转移，或者是更换；最后，要做好电子档案数据备份恢复工作。备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。
（二）电子档案传输和共享
由于电子档案是依靠计算机设备实现档案资料的浏览、存储、传递和共享，因此，保护档案传输和共享工作是十分必要的。在当今社会，计算机网络技术高度发达，计算机的普及不仅减轻了人们的工作强度，还提高了工作效率和工作质量，但随着各行各业网络化、信息化进程的加快，计算机网络攻击、病毒、漏洞等网络安全隐患，也在时刻影响着人们的生活，因此，必须采取有效的措施来保障电子档案传输和共享的安全。首先，要建立完善的档案资料传输和共享工作管理制度，档案管理工作是一项非常严谨的工作，档案管理人员一定要严格遵守相关规章制度，杜绝工作中的散漫行为。档案管理机构要真正的将档案管理制度落实到位，加强对职工的教育；其次，要提高档案管理人员的专业技术能力和安全管理意识，要定期对工作人员进行培训，使其能够熟练的应用档案管理软件和病毒查杀软件；再次，要提高计算机设备的安全等级，在进行设备选择时，要选择正规的厂家，尽量选用配置相对较高的设备，对于有特殊要求的设备，可以进行专门的设计。在计算机上要安装可以联网并自动更新病毒库的杀毒软件，保障计算机设备的安全；最后，要对用户实行实名制管理，由于一些档案资料是要提供给广大用户进行查阅和共享的，而我国的网民数量又很庞大，网络管理存在着许多安全隐患，所以对档案查阅用户实行实名制管理是十分必要的，这不仅可以规范档案查阅的秩序，还可以减少网络攻击行为，保障档案管理机构和用户的上网安全。
四、结束语
电子档案的管理范文5
一、纸质档案管理和电子档案管理的优缺点
1、纸质档案管理
纸质档案管理是用纸张作为档案信息记录的载体，一般是对企业在工作时的信息的记录。纸质档案管理较为繁琐，管理时注意事项较多，尤其是保存时容易发生破损。这就给档案保存工作带来一定的难度，并且在查找上更为不方便，因此在进行纸质档案管理时要提高警惕，认真对待。
2、电子档案管理
电子档案管理是以先进的计算机技术为依托的，在档案管理上有很大的优势。电子档案管理由于使用电脑作为处理器，对于信息的处理上更方便，可以对信息进行关联性操作，实现了信息的高效利用，同时使用虚拟存储便于信息管理和保存，更利于信息的远距离传输。
3、电子档案与纸质档案相比的优势
对于现在的互联网技术不断发展，在进行档案管理中，电子档案对档案信息容纳量比较大，没有储存空间的限制，电子容量大，并且方便携带。与此同时，电子档案室由计算机处理的，因此对于档案的分类，立卷工作就很高效，准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说，电子档案比较容易保存，具有很好的复用性质。
4、纸质档案与电子档案相比的优势
一般的事业单位或者是企业管理中，在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容，确保其价值，并且档案数据一旦得形成，信息不容易更改，相比较而言，电子档案比较容易更改，同时，纸质档案比较方便阅读，并且其中的档案数据也比较稳定。而且，在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改，具有真实性较强，形成具有法律的证据。在中国甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的.电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限。
二、电子档案管理和纸质档案管理的融合
随着现在国家科技水平的不断发展，各行各业也在进行不断的发展，这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理，现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的优势比较强，但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此，对于这两种档案管理方式，需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中，可以将两者有效结合，一方面反映真实的档案依据；另一方面，延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中，纸质档案和电子档案的管理应该相互融合，互相利用，给自身带来巨大的利益。
1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统
由于电子档案在收集时间和方式，以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用，即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。
2、实行档案部门集中管理电子档案
电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化.由档案部门统一管理电子档案，不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用.因此，档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任.
3、建立一套科学合理的管理制度
由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期，在这个过程中，档案管理的重点是过程而不是档案本身.因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失.同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性.因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况.
4、提高档案管理人员的综合素质
电子档案管理技术既是档案管理方法也是一种计算机技术的应用，它存在一定的技术含量，需要一个计算机和档案管理基础知识都比较扎实的专业人员，因此在进行电子档案管理时，管理人员的素质和工作能力都有较高的要求。为了能够更好的操作电子档案管理系统，管理人员还需要有一定的外语基础。所以档案管理人员要在纸质的基础上积极的推进电子档案的管理方式，促进档案管理的向前发展。
电子档案的管理范文6
1 档案管理电子化的重要性
（一）有利于提高档案管理工作效率
时代的发展，科技的进步，运用计算机进行档案的电子化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、检索速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，节省档案管理人员时间，使档案管理工作的效率得到全面的提升。
（二）能够为管理决策提供可靠的信息
档案是一种资源，地方的发展和单位所开展的业务都被档案真实的记录。制定决策时，除了要结合当前实际，还要借鉴和参考以前的决策，通过对之前决策的分析和对比，制定几个可选方案，优中选优，从而选出最佳的可行性方案，同时也可以有效避免错误决策的重复出现。档案管理信息化建设改变了以往翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低出错率，使查找资料更加方便快捷，为管理决策提供可靠的信息。
（三）有利于为科研工作提供智能化服务
计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，档案电子化在快速分析方面的优势尤为突出，此外，在进行综合研究上，也表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，但可以为今后的工作带来巨大的效益。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务效率也明显提高。
2 档案管理电子化的特点及优点
档案记录了单位日常工作的方方面面，在单位业务发展上有着不容忽视的作用。档案管理不再是以前单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用，在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统档案管理方式的优势。
档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面：一是在收集档案方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备中，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势；二是在选择档案方面。电子化的档案比传统档案更加方便和快捷，可以随时从电子设备上抽调出来，便于查询利用。三是在处理档案方面。如档案需要进行综合处理或者修改数据，电子档案随时随地都可以进行，遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
但电子档案的保管具有难度较大、范围广泛、要求严格以及成本高昂等特点。首先，要确保电子档案安全。安全是电子档案保管的首要任务。其次，要做好全程控制。电子档案的保管是全面、系统的保管，是一种对过程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生产之前就采取控制措施，能有效的预防影响电子文件安全的因素，确保其真实、完整、可读。
3 档案管理电子化的现状及主要问题
（一）对档案管理电子化的重视程度不足
首先是规范化问题。目前，电子化档案管理的方式还不够规范，没有统一的管理制度作为制约，这就导致有的档案管理者在处理电子档案时存在随意性，造成档案的错误、遗失和泄露。其次是缺乏资金支持。档案管理电子化需要一定的资金及时间投入，一些单位没有与时俱进的思想理念，不能够将设备配备齐全，或者设备达不到应有的标准。另外，计算机的软件没有定期更新，导致一些档案数据出现错误，也会给档案管理带来不必要的麻烦，影响档案管理电子化的发展。
（二）缺乏专业的电子化档案管理人才
档案电子化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，电子文件的登记、立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的，这就要求档案管理者不仅要具备档案管理方面的丰富经验及相关素质，还要具备一定的电子技术能力以及管理能力。档案管理者要熟悉电子档案的全程规范管理，还要掌握计算机系统和网络安全防护知识。然而目前，具备全面能力及素质的档案管理人员还相对缺乏。
4 提高电子化档案管理水平的途径
（一）转变思想观念，树立电子化管理意识
新的档案载体呈现出的特点，要求档案管理者转变传统管理理念，在实体档案管理方法的基础上加以创新。首先，制定电子档案收集、整理、保管、利用等相关制度，对电子档案的管理加以约束。其次，加强档案管理电子化的宣传力度，提高档案管理者对电子档案的重视程度，使档案管理者习惯使用电子设备处理庞大的档案数据。提高档案管理者电子档案保管意识，改变传统的档案保管理念，做好备份、维护数据库等工作，时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，使档案管理人员能够跟进档案管理电子化的进程。
（二）强化电子化硬件建设，确保电子化管理的实现
实现档案管理的电子化，不仅仅需要依靠人们观念的革新和档案从业人员掌握应有的现代化管理理念与技术，也需要确保档案管理电子化中所需要的设备和工具。随着计算机技术和网络的发展，极大的提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。为了强化和加快档案管理的电子化发展，需要单位管理者高度重视档案工作，加强对档案管理工作各个方面的投入，改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性，购置一些有助于档案信息化建设的硬件，并及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，保证电子设备的运行能够配合日常档案管理工作的需要，确保档案信息数据应用及时和有效，真正的把档案管理的电子化落到实处。
（三）培养档案管理电子化的创新型人才
档案管理电子化对档案管理者提出了更高的要求，需要档案管理者不仅要具备档案管理的相关知识，还要熟练掌握各种档案软件的操作和应用，因此建立复合型的档案管理队伍，提高档案管理人员的综合素质，也是档案管理电子化的重要环节。从管理单位角度，应有计划地对档案管理人员进行计算机、网络、档案软件等方面信息化技能培训，提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力。档案管理人员应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，以适应档案事业的发展。
（四）增强电子档案信息和数据的安全性
电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说极为重要。首先，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。增强档案管理人员综合分析处理数据、维护档案信息的能力，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，是提高电子档案存储设备的时效性，及时更新维护，注意档案存储设备的安全性，处理档案的电脑不得连网，不得随意插入U盘等，避免病毒的侵害。
5结语
综上，在当今网络技术和社会经济不断发展的时代，档案管理以社会信息化为基础，应用先进的现代信息技术，使档案管理工作与时俱进、开拓创新，实现真正意义上的档案管理电子化，让档案管理工作为全社会提供更好的服务，也让档案管理工作顺利健康的持续发展。
