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办公档案数字化管理范文1
文书档案作为档案管理工作的主要组成部分之一，其主要是对领导决策、基本建设、研究开发以及问题处理等各个方面进行的客观性反映。随着我国改革开放的深入和市场经济的不断发展，文书档案的管理工作也逐渐进入了一个新的发展阶段。文书档案管理的办公自动化主要是通过电子计算机等现代办公设备和技术来准确、迅速地对文书档案信息进行处理，进而提高工作效率。办公自动化在文书档案管理中的应用有着巨大的优势作用，但同时也存在着一些弊端，这就需要档案馆在新时期的发展中要加快管理设备的硬件建设，并通过有效的措施来增强文书档案的保密性，从而保障文书档案管理工作的健康高效开展。
1 文书档案管理办公自动化存在的问题
1.1 电子文件的保密性受到削弱
与纸质文件相比，电子文件没有固定的形式且易于变化，这就使得其文件内容容易被他人修改，且改动后不留下痕迹。此外，电子文件还没有特定的字迹，并且其字号、字体等的修改都较为容易，同时，电子文件还不能同纸质文件一样进行签名或盖章。电子文件的这些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人们无法根据文件的印章、字迹等特点来判断其是否为原件，这也造成了电子文件自身原始性不能得到确定。以上这些问题都对网络电子文件自身的保密性造成了严峻的考验，并使文件自身的保密性受到削弱。
1.2 对档案管理人员自身的综合素质要求提高
电子文件和电子档案的归档与管理是一项技术性和专业性结合较强的工作，这就决定了其对档案管理人员自身的综合素质有着更高的要求。具体来说，档案管理人员不仅要具有较高层次的知识素养，还要熟练掌握数据通讯技术或计算机技术的应用，并且熟悉传统档案管理的原则、理论、技术和方法，从而以高水平的业务素质和专业技能来切实提高文书档案工作的管理水平。
2 提高文书档案管理办公自动化的有效措施
办公自动化在文书档案管理中的有效应用有着巨大的优势，也揭开了文书档案管理工作的新篇章。但同时，文化档案管理的办公自动化也存在着一些问题，针对这些问题，该文提出了以下几个方面的解决措施。
2.1 积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善
文书档案管理的办公自动化主要依赖于互联网、电子计算机以及其他各种类型的数字化设备，因此，积极进行硬件设备的建设对于提高文书档案管理的办公自动化有着决定性的作用。同时，只有加强档案管理设备的硬件建设，改善文档管理的硬件环境，才能促使工作人员更积极地参与到现代化技术的学习和应用当，从而实现文档管理技术手段和技术设备的现代化，促使档案管理水平的提高。
2.2 加强对系统自动化外网和内网的合理布局
办公自动化内外网的有效隔离是保证网络安全的最有效和最主要措施之一。具体来说，第一层主要是利用路由器来过滤掉被屏蔽的服务和IP地址，然后在选择一些可以放行的地址来进入文档办公自动化的网络。第二层是利用防火墙来进行有效地隔离防护。一般来说，网络中的防火墙大都具有认证机制，且从整体来看，防火墙具有的基本功能主要有以下几种：对网络攻击的相关检测和告警；对经过防火墙的活动和信息内容进行记录；封堵一些被禁止的业务；对进、出网络的某些访问行为进行管理。通过这样的方法不仅能够对文档信息起到保密作用，还可以提高档案管理的时效性。
2.3 促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合
档案管理人员的现代化是促使档案管理办公自动化实现的重要保证。传统文档管理模式的长期沿用使得当前的档案管理存在着工作人员的现代技术水平较低或者是技术文盲的现象，这就使得进行档案管理的一些现代化设备并不能得到良好的应用，文档信息管理的办公自动化也就无从谈起。因此，在科学技术快速发展的新形势下，档案管理人员必须要增强忧患意识和时代精神，认清时展的形式，通过培训或学习来积极掌握传统档案管理的原则、理论，技术和方法等专业技能，同时还要不断提高对数据通讯技术和计算机技术等的掌握能力，以实现自身现代化和专业化的有机结合。
2.4 采取有效的措施来提高电子档案管理的安全性
电子档案保密性和安全性的提高可以从以下几个方面来进行：（1）采用缩微技术把字迹模糊、带有手迹或盖有印章的文书档案转成具有图像性质的网络电子文件，以防止文件信息被篡改，从而保证文件内容的原来面貌和原始性。另外，通过这种方式还可以减少文档的储存空间，并且有利于实现文档的长期保存；（2）运用专用软件来加强对电子文档的保密处理；（3）通过采用验证和备份措施来防止文件的失真和丢失，同时还要把一些需要永久性保存的文件制成缩微品或者纸质文件；（4）利用防火墙和路由器等措施来把办公自动化的内外网进行隔离，以增强文档的保密性。
办公档案数字化管理范文2
1 办公自动化环境下的文档管理优势
在实践研究中发现我国目前实施的办公自动化文档管理的优势主要在三个方面，这三个方面对于促使文档管理的顺利实施都起到非常重要的作用。在这种情况下就需要对现在社会上实施的办公自动化条件下的文档管理进行全面研究，保证其在我国社会发展中有更加广泛的应用，在这里笔者就针对于办公自动化环境下的文档管理中存在的三方面优势进行详细的论述。
第一，目前在我国社会上各个企业中实行的文档管理大多数是使用计算机进行的，在这个过程中主要是利用计算机自身灵活性进行实施的。在目前使用计算机进行文档管理和传统的纸质档案管理进行比较，发现在档案管理过程中使用的计算机自身具备非常良好的信息处理和存储功能，也就是说采用计算机进行档案管理能够有效减少在进行档案管理中投入的时间和人力，减少处理档案的复杂性，从而达到提升文档整理和归纳的速度。另外在进行档案查找的过程中还能够有效利用计算机自身具备的检索功能，有效减少在进行档案查找过程中投入的时间。在这个过程中能够减少人们对档案的查找时间，主要是因为计算机在接收相应档案的过程中，在第一时间就对相应档案进行分类归纳，并对档案所属的科室也进行有效过滤。另外在企业中采取这种档案管理方式，还能够大大提升企业在实施档案管理上的工作效率。
第二，在对现在企业内部使用的计算机档案管理进行深入研究，了解到我国各个企业内部使用的电子档案管理方式具备灵活的储存形式。在办公自动化的环境下，相应的档案管理人员可以将企业自身涉及的档案储存在硬盘、内存卡和光盘等高科技存储介质中，这种储存方式并不受环境的影响，也就是说在任何环节下都能够完成存储。而且在对这些存储介质进行全面分析中，发现这些存储介质自身存储范围都比较大，而且档案在其中存储的时间也长于传统的纸质档案存储方式。另外在研究中发现采取这种存储方式还能够地档案进行密保处理，有效降低不法分子窃取企业内部档案的可能性，使得档案存储更加安全可靠。
第三，在企业发展过程中各个科室、部门之间形成的档案也存在很大的差异，这就导致采取传统的纸质档案存储还存在一些问题，针对于这一点就可以采用现在社会上使用的计算机档案管理技术，实现各个部门和科室之间的档案信息共享，这样对于促使整个企业得到更好的发展起到非常重要的作用。除此之外在进行计算机文书档案管理的过程中，还能够有效减少企业在实施档案管理中的成本，使得档案自身利用率得到有效提升。在使用计算机信息技术进步性档案管理的时候，在相应人员进行档案查询的时候，还能够有效减少相应人员查询档案时需要的时间，并且在写档案还能够通过网络技术进行直接传送，对实现我国企业内部档案的全面化和规范化都起到不可忽视的作用。
2 办公自动化环境下文档管理的问题
2.1 网络办公环境存在安全风险
在办公自动化环境下，文书档案的传输与共享以网络为依托，这就意味着电子档案面临着传输与存储上的风险性。为此，如何有针对性的加强电子档案在传输与归档上的安全与稳定是自动化办公的关键问题。首先，档案管理者应定期进行办公设备的软件、硬件维护、升级与维修，对存档的文件进行多重备份与更新，以确保文书档案存储的稳定性；此外，档案管理者应当充分发挥用户身份验证、网络防火墙等加密手段的强大优势，最大限度的提升文档存储与信息共享上的安全性与保密性，杜绝其他用户对重要文件进行非法阅读、下载与修改，避免因文件泄露造成的不必要的损失。
2.2 电子档案处理易造成操作失误
办公自动化环境下的档案管理，因其在电子文档的存储与共享上存在一定的安全风险性，因此，档案管理者应当建立规范的管理操作规程与严格的档案管理制度。例如，档案管理者应当针对电子文档收集、存储、传输、共享的各个环节制定科学有效的操作规范，避免操作流程中的错误与漏洞造成文档的损坏与遗失；为加强文书档案的保密性与安全性，档案管理者不仅应当充分利用现代信息加密技术的强大优势，更要建立严格的身份验证制度与档案保密制度，通过完善的档案管理制度弥补档案加密技术的疏漏与不足。
3 办公自动化环境下文档管理的有效手段
3.1 以保证档案归档的安全为前提
计算机网络技术的迅猛发展是一把双刃剑，快捷、高速的文件传输也意味着黑客入侵与网络病毒等不稳定因素威胁着档案管理的稳定与安全。对此，企事业单位的档案管理者应当不断学习并应用最先进的信息安全技术与加密手段。管理者应当设置严格的权限，设定可以登录数据库或服务器的用户的范围，避免文档被非法下载、盗用、篡改甚至删除。
3.2 以培养高素质的档案管理人员为基础
只有培养一支专业的、高素质的档案管理队伍，才能使现代化的办公设备得到最大限度的利用。办公自动化环境下的档案管理要求管理人员不仅应当掌握文档处理方面的基础知识，还需熟练操作计算机等电子设备，灵活运用办公自动化系统来实现信息数据的编辑、储存、分类、检索、传输、共享等环节。为此，企事业单位应当定期组织培训与讲座，有效的提高档案管理者的业务素养和管理水平。
办公档案数字化管理范文3
关键词：文书档案管理 办公自动化应用
在机关事业单位档案的整体工作中，文书档案占据了十分重要的地位，它明确记载着机关事业单位的历史发展过程，对处理问题、领导决策、研究开发、基本建设等方面的内容有一个客观的反映。随着信息网络的快速发展，怎样应用办公自动化管理文书档案以提高机关事业单位的档案管理水平显得尤为重
一、应用办公自动化的文书档案管理的优点
1.提高工作效率
计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电于文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高湿、高温、酸、碱、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通^网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2.档案管理人员无法适应现代技术要求
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、应对措施
文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。
1.办公自动化系统内、外网隔离
在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备、设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
四、结语
文书电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究整理文书电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用文书电子档案的目的。
在当代信息化迅速发展的今天，在加强文书电子档案管理工作时，要根据文书电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代文书档案管理的层次和工作效率。
参考文献：
办公档案数字化管理范文4
关键词：办公自动化；文书档案管理；信息化
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
计算机强大的信息处理能力使办公自动化成为强大的优势。以往的文书档案管理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，费时费力。OFFICE办公软件的专业档案管理软件的应用，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷有序，同时大大缩短了办公时间。下面我就以办公自动化环境下的文书档案管理的若干问题进行探讨。
一、办公自动化对于文书档案管理的优势
（一）高效、方便、快捷的归档速度。强大的信息处理能力是计算机赋予办公自动化的最大优势。办公自动化环境下的文书档案管理，是与信息化技术充分结合，最大限度地将传统纸质档案的繁琐程序降到最低，同时还能进行归档的相关工作，通过这些优势的发挥，能有效保障单位的优势资源得到更好的利用。
（二）全面高效地实现资源共享。办公自动化环境下的档案管理能充分发挥信息技术的作用，能有效地实现档案的体系管理，实现资源上的共享，阅读、查找等等都能更加方便与快捷。同让翻阅时网络、信息传输等技术的推广，让电子档案管理可以根据不同的情况进行搜索、分类、安排、优化、过滤等等操作，这些都有利于档案管理的加强，最大限度的发挥了传输速度快、应用能力强、储蓄信息量大等优势。另外还能够共享单位资源，在政府机关事业单位的各种信息使用方面更加全面、更加高效。
（三）储存更加稳定、安全。办公自动化电子档案管理与传统的纸质档案对比，电子档案可以充分利用现代科技技术，如 DVD 光碟、U 盘、移动硬盘、内存卡等等进行储存与传输，这些设备的优势在于不容易受到客观环境的影响，而且具有储存时间长、信息量大、超强稳定性的特点，通过网络工具直接传递文书档案资源，促使传递文件的稳定性、安全性得到很大的提升。
二、应用办公自动化管理文书档案存在的风险问题
（一）电子档案数据的完整性。传统的纸质档案管理中，一次处理上的失误或者笔误，所造成的后果影响范围会比较小，而且容易进行补救。而办公自动化电子档案管理中是对文件进行批量处理的，一次处理的文件量是非常大的，一次操作上的失误就可能造成很严重的后果。另外，文件是属于开放状态的，更新不及时，也会让信息出现丢失的情况。电子文件在结上是比较复杂的，而且储存的方式也多元化，在不同的方式转换中容易因为外界因素的影响导致信息丢失或被破坏。
（二）电子档案储存的安全性。事业单位保存的档案大部分是属于重要的文书资料，如今很多储存设备具有高速读写的速度，如果被盗取了，受侵害的程度是非常大的。其次，因为信息化手段所使用都是统一的字体与标识，丧失了手写汉字的特点，这样也不利于对真假进行鉴别，导致被侵害的文件不易被察觉。另外，网络传输的风险性也很大，在传输的过程中存在被修改、被恶意破坏、被盗用等风险。因此电子档案储存的安全性问题是不可忽视的。
（三）电子档案管理的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的载体上，信息的读取与储存需要指定的设备，这样会导致信息对软硬件的依赖。当前办公自动化、电子技术等发展非常快，计算机影响的更新速度也非常快，若是在兼容性方面出现了问题，也有几率会让信息丢失，直接将电子档案的使用寿命缩短。
（四）对档案管理人员的综合素质要求较高。绝大多数政府机关事业单位从事档案管理工作的都是兼职人员，对于档案管理没有经过系统专业的培训，对档案管理专业知识比较匮乏。而应用办公自动化对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。如果引进了现代化的设备，却不能得到充分的利用，那么就谈不上档案管理办公自动化。
三、办公自动化在文书档案管理中的具体应用
（一）加强电子档案储存设备以及办公自动化网络的安全性。前面提到电子档案在网络传输过程中存在一定的安全风险性，因此，要重视这个环节，要针对性的进行加强档案储存设备的安全性，方法可以是：对相关软硬件进行检查、更新、升级、维修，要定期对相关设施与网络服务期进行检测、维护与清理，要以此为职责设立网络安全监督员，定期对存档的文件，特别是重要的文书文件进行备份与更新，还要加强身份验证、数字签名、网络防火墙等等，利用这些手段来提升设备的安全性，最大限度的保障电子档案在传输、储存、运用操作的过程中的保密性、发展性、持续性、安全性。同时，应用办公自动化进行电子档案管理时，必须遵照相关的要求，在使用的过程中不能擅自修改与下载，最大限度的防止电子文件被其他用户进行非法使用或者随意修改，进一步提高其安全性。
（二）对相关规章制度进行完善，对操作流程进行规范。在对具体的文书档案管理实施办公自动化的过程中，需要对相关制度进行科学完善，并且要以实际情况为出发点，例如：文件保密制度、归档制度、用户身份确认制度等等，从而最大限度的保障电子档案管理中信息化建设的安全程度。在实际的工作过程中，应该构建一个相对规范的管理制度与操作标准，需要将各个部门的储存格式、处理手段进行统一，对保管、使用、收集等各个环节的标准进行完善与规范，最大限度的防止在转换过程中又或者兼容性的问题导致文件被破坏，杜绝在实际操作过程中出现漏洞，同时更要保障文件制作与检索过程中与档案管理及时同步。从实际出发，根据政府机关事业单位现有的资源，加以充分利用，来对阶段性的目标进行明确。基于目前事业单位档案管理信息化的现状来分析，必须要分步推进，实现文书档案信息化管理。需要加强这方面技能与思想方面的培训，从而拥有正确的文书档案信息服务意识。
（四）强化技能培训，提升档案管理人员的综合素质。事业单位的文书档案管理工作具有很强的政治性及政策性，因此文书档案管理人员的工作任重道远。单位的办公室领导需要注意加强单位员工的档案工作建设，就需要着力组建或打造一支专业化的档案管理队伍，在选配相关管理人员时，要选择作风正派、责任心强、政治上可靠的，真正能够在实践工作中坚持原则和立场，能够快速适应科技信息更新的专业管理工作人员担任单位的文书档案管理工作。同时还需要侧重于对文书档案另外，需让我们的工作人员充分了解管理档案的重要性，增强工作的责任心，不断掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。要做好新时期的档案管理工作，必须努力学习、掌握科学管理原则和方法，从提高工作人员素质方面来不断提升事业单位文书档案管理工作的整体水平。
结语：为了适应新形势下的档案管理工作需要，办公自动化档案管理在政府机关事业单位的整个档案管理应用的作用是不可忽视的。我们应该科学地应用办公自动化积极探索，勇于尝试，不断的进行分析、总结和创新，规范和完善相关操作流程与制度，切实加强和提高信息时代的文书档案管理工作。
参考文献：
① 陈文珊 . 简述档案管理与办公自动化的融合 [J]. 信息与电脑（理论版）, 2012, 01.
办公档案数字化管理范文5
关键词:档案数字化;加工;管理
档案现代化管理是国家电网公司建设“一强三优”现代化公司的基本要求,也是国家电网公
司实施“SG186”工程的重要部分。档案数字化是指利用计算机、扫描、数字摄影、数据库、多媒体、存储等高新技术,把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,实现资源共享。这也是办公自动化和档案现代化建设发展的需要。
1档案管理现代化的定义及内容
档案管理现代化就是指运用现代化管理理论、思想、技术、设备、方法对档案和档案工作实行科学管理，提高工作效率和效益，以适应社会政治、经济、文化科学、技术发展对档案的需求。档案管理现代化主要包括以下内容：实现档案的标准化、规范化管理。按照国家标准对档案进行分类、组卷、著录、标引，保证归档文件齐全、完整、分类科学合理，卷内文件排序正确，检索清楚便捷，以适应应用微机管理档案的需要；实现档案管理科学化、高效化和系统化；加强对档案人员的专业培训和管理，使之掌握先进的档案管理技术手段和知识，不断引入竞争机制，充分发挥档案工作人员的积极性、创造性，建立一支适应档案管理现代化要求的档案干部队伍。
2协同办公与档案管理系统的衔接为历史档案数字化提供了保障
协同办公系统与档案管理系统的建设,为做好历史档案的数字化奠定了基础。
1)档案数据加工后,转移到档案信息管理平台,档案目录进入管理系统中。
2)档案扫描后,可直接在目录下挂接电子文件。
3)在系统中对迁移的历史数据进行信息补充与完善,为用户查阅、借阅等做铺垫。
4)在系统中对用户进行权限、档案类型及角色配置。
5)对迁移的数据进行项目配置,如文书档案配置年度、工程档案配置工程项目等。
6)协同办公系统中流转的文件,在基本信息填写后直接归档。
7)纸质来文可在协同办公系统中收文登记后网上流转,填写文件基本信息等数据后归档。
3历史档案数字化加工实施要求
3・1准备阶段
1)做好现存历史档案的现状分析。包括档案类型、载体形态、状态、数量等。根据档案情况
制定档案数字化方案,确定项目需求以及扫描系统的集成解决方案。
2)发挥辅助设备功能。重点从档案数字化设备配置计划的成套性、项目硬软件的集成性、数
字化方案与公司档案需求的适应性等方面加以考虑,从实际需要出发长远打算,力求确保扫描仪等硬件设施的配套具有较强的支撑能力和扩展能力。
3・2实施阶段
1)档案数字化加工。形成电子文件的存储格式。国家电网公司实施的档案管理系统中设置
有:一是稿本代码,包括正式、草稿性和非正式电子文件;二是类型代码,包括底(原始)稿、附件、
发文稿签/收文单、正文;三是文件类型,如声音、数据、图像、超媒体链接、程序、文本、影像文件等。对纸质载体档案做数据化处理时,根据现行档案管理系统设置的要求选择相应的格式,使用扫描仪按页扫入计算机制成图形文件,然后根据格式要求逐一挂接到相应文件目录下的档案信息化管理平台档案库中。
2)根据公司具体情况逐年推进。档案数字化受设备及档案室人手制约,档案室要根据归档
文件保管期限、档案整理规范进行数字化,尽量将部分重点档案、特色档案、利用率比较高的档案优先进行数字化处理,力争做到数字化档案的高价值和高利用率。
3)加强载体质量检查和处理。经数字化加工处理后的档案要保持原貌,并且字迹清楚不失真,纸质文件在摆放时要端正,亮度达到要求。由于查阅,造成文件有破损的须纸面处理后方可进
行扫描。
4)形成资料。为保证每个环节的正常进行和顺利衔接,需制定纸质档案数字化加工流程表,
如《纸质档案数字化加工流程记录》、《扫描图像质检记录》、《目录录入及校对统计表》、《目录与图像检查对应表》等。这些登记表在数字化加工流程和加工管理过程中起到了重要的保障作用。数字化加工完成后,应及时将登记表整理、汇总、装订成册,并在此基础上详细编写数字化加工说明,包括全宗号、年代、件数、总页数、目录代号、案卷总数、电子数据容量、存储方式以及加工中存在的问题及解决方案等等,形成一套完整规范的资料并保存,它是档案数据有章可循的依据。
4做好文件材料双归制
文件材料双归制是保证纸质文件归档的同时必须有电子文件归档,其工作包括:
1)对有归档价值的文件,将纸质文件按要求扫描为电子文件;
2)对地方来文或有归档价值的文件,扫描后进入协同办公系统进行收文登记,保证文件在协
同办公中流转;
3)对办理完毕的纸质文件在档案管理系统中进行添加,并挂接电子文件;
4)新建、扩建、技改、输变电(基建)竣工工程资料归档:
①工程前期文件。从立项开始,工程资料的收集与工程进度同步进行,并在档案管理系统中
录入,扫描挂接电子文件。
②施工资料及监理资料。根据现场施工进度及时在单机版管理系统中进行处理,保证工程进
度与资料数据化同步。
③非物资及物资招投标文件、厂家设备资料。招投标单位在提供纸质文件的同时提供电子文
件,保证归档文件数字化。
5档案管理人员怎样适应档案管理现代化的要求
实现档案管理现代化首先是档案人员的现代化。它要求档案管理人员必须具有高尚的职业道德，掌握先进的科学知识和管理技能。同时还要具备较高的业务能力、理论素养和文化修
养。作为一名供电企业档案工作者，适应档案管理现代化应从以下几方面着手：
（1）认清形势，调整心态，树立献身档案事业的观念。要适应供电企业档案管理现代化的需要，必须提高认识，认清供电企业改革和发展的方向，认清档案工作的意义和价值，强化职业道德，努力开创供电企业档案工作新局面。
（2）努力学习现代科学技术知识，积累驾驭现代科技设备，运用现代技术手段的能力。
（3）广泛涉猎现代科学文化知识，逐步完善自身的知识结构，努力使自己成为一专多能的复合型高级人才。以适应档案工作日益复杂、变化的需要。
（4）努力提高业务水平，在实现档案管理规范化、标准化的基础上，积极开发档案信息资源，为供电企业工业的生产、经营管理提供高效的服务
办公档案数字化管理范文6
【关键词】工程档案；数字化；策略
1.概述
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。水电工程档案是指从水电工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等建设及管理过程期间形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料。伴随着档案信息化的不断发展，档案管理方面也提出了数字化档案、数字化档案馆等要求。水电工程档案作为工程建设档案中的一类，其数字化收集和管理也势必是其发展的一个方向。同时，随着计算机网络技术的不断发展，数字化、网络化办公系统已经在企业中使用，节能环保、无纸化办公更是社会提倡的一个发展方向。若将水电工程档案管理在工程建设中就采取数字化和网络化的管理模式，那么，水电工程档案的数字化工作同工程建设进度同步进行的目标将得以实现。水电工程档案数字化的进程将进一步加快。
2.水电工程档案数字化的主要内容
水电工程档案数字化是指根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DT/A 28-2002）规定，要求在工程建设过程中需要进行归档的所有档案资料全部数字化。主要包括以下内容：
（1）档案目录信息数字化，建立档案目录数据库。
（2）载体档案的数字化，如纸质档案、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。
（3）档案管理网络化，建立档案管理数据网。
3.水电工程档案形成过程
4.水电工程档案数字化的策略
根据水电工程档案的形成过程，要达到水电工程档案数字化的目的，特别是要使水电工程档案数字化同水电工程建设同步进行、同步完成。这就需要将水电工程档案数字化工作也作为水电工程建设中的一个系统工程进行规划设计和实施。其主要内容有：
（1）做好数字化整体规划工作
要将工程档案数字化工作作为水电工程建设中的一个子系统工程，在工程规划阶段，就要对数字化工作进行整体规划和设计。提出数字化策略、数字化实施方案和数字化实施步骤等详细的子系统工程要求。由于工程档案数字化工作是一个贯穿工程全过程的一项系统工程，这就要求在工程建设初期，甚至在工程规划阶段，就应首先实施工程档案数字化系统工程。
（2）建立统一的网络办公系统
水电工程建设不但涉及到很多文件资料，而且参与工程建设的单位也较多。业主单位、设计单位、多家施工单位、监理单位、制造单位等，这些单位都来自不同地区，又在工程建设过程中发挥不同的作用，各单位之间存在技术、资金、文件、设备等不同的联系。而作为工程档案，他们之间发生的各种联系文件和资料，最终都要归档并移交相应单位。如果让所有因工程而发生联系的单位，均建立一套统一的网络办公系统。所有文件传送，在通过纸质文件传送的同时，也在统一的网络办公系统上进行传送的话。就可以使得各种资料在流转过程中自然完成数字化的工作。
（3）建立统一的文件档案编号系统
水电工程档案归档分类需按照《水电企业档案分类表6-9大类》的要求对所有档案进行编号和分类，最终将以档号进行排架和上架工作。档案的分类编号有比较严格的规定，若能够在工程建立之初，就对各单位在档案管理方面，下达基于水电工程归档要求而制定的、统一的档案分类编号要求。不同单位按照档案最终归档要求对相关档案按照一定规律进行编号。从而形成统一的、又有联系的一套完整的档案编号系统。这样一来，所有的水电工程档案在形成过程中就进行了初步的档号分类编号，既便于档案的统一管理，又有利于对档案进行数字化归档管理。
（4）建立数字化档案馆
水电工程施工过程中将产生各种各样的工程档案，为便于工程档案的统一管理。可以建立统一的数字化档案馆，数字化档案馆的作用主要是对工程建设过程中已经形成的工程档案进行预归档和日常管理。工程施工过程中形成一份最终的档案，便将电子档案提交给数字化档案馆进行归档管理，完成一份，收录一份。最终工程完工时，数字化档案馆的归档工作也同时完成。只需要对数字化档案馆所收集到的数字化档案再按照归档要求进行排架，即可形成该工程一个完整的数字化档案馆。
5.结语
随着信息技术的发展，国家也提出了数字化档案馆建设的规划要求。国内很多档案馆也在逐步开始将原纸质的档案进行数字化保存的工作。同时，档案信息化和数字化，已经是作为新建工程档案验收中所需达到的一个指标进行要求。
新建水电工程档案数字化是将工程档案数字化工作提前谋划、逐步实施的过程；将档案的数字化工作融入到工程建设的过程当中。这样以来，一方面可以保证工程施工过程中档案的完整性和可追溯性，另一方面也可以极大的减少将成批纸质档案数字化所需的人力和物力。可以预见，水电工程档案数字化的工作必将是水电工程中一个重要的发展趋势和需求。
